Kontrakt om Drift, Support, Vedligeholdelse og Videreudvikling af Tilskuds- og Kontroladministrative. Udbudsbetingelser for begrænset EU-udbud

Transkript

1 Kontrakt om Drift, Support, Vedligeholdelse og Videreudvikling af Tilskuds- og Kontroladministrative Systemer. Udbudsbetingelser for begrænset EU-udbud Side 1/24

2 Indholdsfortegnelse 1. ORDREGIVENDE MYNDIGHED KORT BESKRIVELSE AF PROJEKTET DE RETLIGE RAMMER UDBUDSMATERIALET Udbudsmateriale PRÆKVALIFIKATION Oplysninger om den økonomiske aktør Personlige forhold Den juridiske person Anmodning afgivet af konsortium Underleverandører Støtteerklæringer Krav til økonomisk, finansiel, teknisk og faglig formåen Økonomisk og finansiel formåen Teknisk og faglig formåen Objektive kriterier for valg af kvalificerede ansøgere Ansøgers personlige forhold: Ansøgers økonomiske og faglige formåen: Adgang til spørgsmål, frister og formalia for anmodningen Spørgsmål til anmodningen om prækvalifikation Anmodnings frist og afgivelse: Anmodningens indhold, udformning m.v UDARBEJDELSE AF TILBUD Vejledning til udarbejdelse af tilbud Alternative tilbud Forhandlingsforbud Forbehold og mindstekrav Disposition og udfyldelse af udbudsmaterialet Datarum Spørgsmål Formkrav til tilbuddet Frist for afgivelse af tilbuddet Vedståelsesfrist ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD Åbning af tilbud Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Vurdering af forbehold Kriterium for vurdering af tilbud Underkriterier og delkriterier med vægte Side 2/24

3 7.4.2 Evalueringsmetode: pointmodel med fast økonomisk ramme Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument TILDELING AF KONTRAKT FÆLLES BESTEMMELSER Sprog Kommunikation og spørgsmål til ordregiver Eventuelle ændringer af udbudsmaterialet Fortrolighed Omkostninger ved deltagelse Annullation Øvrige oplysninger TJEKLISTE TIL UDARBEJDELSE AF ANMODNING TJEKLISTE TIL UDARBEJDELSE AF TILBUD OVERSIGT OVER TIDSFRISTER I UDBUDDET Side 3/24

4 1. ORDREGIVENDE MYNDIGHED Landbrugsstyrelsen Nyropsgade København Hjemmeside: Kontaktperson: Julian Bethencourt Alle henvendelser skal ske skriftligt og på dansk. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, gælder de skriftlige angivelser til enhver tid forud. 2. KORT BESKRIVELSE AF PROJEKTET Dette udbud er et begrænset udbud på drift, support, vedligehold og videreudvikling af Kundens tilskuds- og kontroladministrative systemer jf. Udbudsmaterialets bilag 2 og hertil beskrivelsen i udbudsbekendtgørelsen II.1.4. Kontrakten er ikke opdelt i særskilte delkontrakter, jf. udbudsbekendtgørelsen punkt II.1.6, da Landbrugsstyrelsen har vurderet, at der kan sikres ensartethed mellem Kontrakterne, opnås stordriftsfordele og mere enkel kontraktadministration. Der er tale om både økonomiske og markedsmæssige hensyn bag beslutningen. Der kan derfor afgives tilbud på en enkelt kontrakt i sit hele. Kontrakten er 4-årig uden mulighed for option. Nedenfor gennemgås hvert af de nævnte stadier og milepæle i prækvalifikations- og tilbudsfasen. 3. DE RETLIGE RAMMER Dette udbud afholdes som et begrænset udbud efter reglerne i udbudsloven, jf. lov nr af 15. december Alle paragrafhenvisninger i nærværende udbudsbetingelser henviser til denne lov, medmindre andet er angivet. Disse udbudsbetingelser er et supplement til den offentliggjorte udbudsbekendtgørelse. Udbuddet består af en udvælgelsesfase (prækvalifikation) og en tilbudsfase. Udvælgelsesfasen omfatter følgende stadier og milepæle: 1) Ansøgning om prækvalifikation interesserede ansøgere udarbejder ansøgning om prækvalifikation på baggrund af udbudsmaterialet ved indgivelse af ESPD (det fælles europæiske udbudsdokument). Ansøger har i denne periode mulighed for at stille skriftlige spørgsmål, jf. pkt og ) Ansøgers personlige forhold efter modtagelse af ansøgninger om prækvalifikation vurderer ordregiver som det første, hvorvidt ansøger har fremsendt ESPD et, samt hvorvidt de indsendte dokumenter indeholder forhold, der kan føre til, at ansøger udelukkes fra at deltage i udbudsforretningen. Side 4/24

5 3) Ansøgers økonomiske, finansielle, tekniske og faglige formåen ordregiver vurderer herefter, hvorvidt ansøger skal dokumentere, at ansøger opfylder de i pkt stillede krav til økonomisk, finansiel, teknisk og faglig formåen. 4) Udvælgelse af tilbudsgivere på baggrund af nogle objektive kriterier, jf. punkt 5.3, udvælger ordregiver fem ansøgere, såfremt der mindst er fem ansøgere, der har anmodet om at blive prækvalificeret, og som opfylder de fastsatte krav til egnethed, som opfordres til at afgive tilbud i tilbudsfasen. Disse benævnes i processen for tilbud som tilbudsgivere. Tilbudsfasen omfatter følgende stadier og milepæle: 1) Udarbejdelse af tilbud de tilbudsgivere, der er prækvalificeret efter udvælgelsesfasen, påbegynder udarbejdelsen af deres tilbud på baggrund af punkt 6, udbudsmaterialet og den deri anførte vejledning, og dette afsluttes med afgivelse af tilbud inden tilbudsfristens udløb, jf. pkt Tilbudsgiver har i denne periode mulighed for at for at få adgang til datarum jf. pkt 6.2 og mulighed for at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 6.3 og ) Vurdering af tilbuddene efter ordregivers åbning af tilbuddene påbegynder ordregiver derefter vurderingen af tilbuddene i overensstemmelse med de i punkt 0 angivne tildelingskriterier. Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD et. 3) Tildeling af kontrakten - ordregiver træffer beslutning om tildeling af kontrakten, som ledsages af en underretning af samtlige tilbudsgivere om beslutningen. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet af begge parter. Kontrakten underskrives først efter udløbet af en standstill-periode. Efter kontraktens underskrift offentliggør ordregiver en bekendtgørelse om tildeling af kontrakten på TED, hvorved udbuddet afsluttes. Nedenfor gennemgås hvert af de nævnte stadier og milepæle i udvælgelses- og tilbudsfasen. 4. UDBUDSMATERIALET Udbudsmateriale Til brug for ansøgere og tilbudsgivere har ordregiver udarbejdet et udbudsmateriale, som består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelsen. Nærværende udbudsbetingelser, som navnlig indeholder retningslinjer for udarbejdelse af ansøgninger om deltagelse og tilbud, krav til ansøgers økonomiske og faglige formåen, kriterier for vurdering af ansøgninger om deltagelse og tilbud samt information angående tildeling af kontrakten. Bilag til nærværende udbudsbetingelser: o Bilag a: o Bilag b: o Bilag c: o Bilag d: o Bilag e: Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). Skabelon til støtteerklæringer til brug for tilbudsgivers støtte på anden virksomheds økonomiske eller tekniske formåen. Konsortieerklæring Skabelon til tilbudsbrev. Tilbudsgivers tro og love erklæring på informering af medarbejdere. Side 5/24

6 Udkast til rammekontrakt med tilhørende bilag, indeholdende de juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mellem kontraktparterne i kontraktens løbetid. 5. PRÆKVALIFIKATION Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen kommer til at foregå mellem ansøgere, som er egnede til at varetage det udbudte projekt, samt begrænse antallet af tilbudsgivere. Ordregiver vil prækvalificere fem ansøgere, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal egnede ansøgere. De virksomheder, der bliver prækvalificeret efter udvælgelsesfasen, vil blive opfordret til at afgive tilbud og skal først herefter følge processen for udarbejdelse i punkt 6. Ordregiver vil i udvælgelsesfasen foretage en bedømmelse af ansøgers egnethed til at opfylde den udbudte kontrakt. Egnethedsbedømmelsen vil omfatte ansøgers personlige forhold, økonomiske og finansielle egnethed samt tekniske og faglige egnethed jf. punkt Ansøger skal udfylde og vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) til foreløbig opfyldelse af ordregivers krav til dokumentation angående udelukkelse samt økonomisk og faglig formåen, jf. punkt 5.1. Vejledning til udfyldelsen af ESPD-et Inden ansøger/tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sin ansøgning/sit tilbud, anbefales det, at ansøger/tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsbetingelserne. Ansøger/tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det udelukkende er ansøgers/tilbudsgivers ansvar, at ansøgningen/tilbuddet er komplet, afgivet inden for tidsfristerne og overholder de i udbudsbetingelserne fastsatte retningslinjer. Ansøger skal udfylde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), Del II-VI og vedlægge det i anmodningen som foreløbigt bevis for, at 1) ansøger ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene anført i udbudslovens 135, stk. 1 eller 3 samt 137, stk. 1, nr. 2, 2) at ansøgeren opfylder de fastsatte minimumskrav til egnethed, og 3) hvordan ansøgeren opfylder de objektive og ikkediskriminerende kriterier for udvælgelse, jf. 145, stk. 2. Følgende felter i ESPD skal udfyldes: Del II. Oplysninger om den økonomiske aktør: A. Identifikation (Generelle oplysninger, Deltagelsesform). B. Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter. C. Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. D. Oplysning om underleverandør, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på. Del III. Udelukkelsesgrunde: A. Grunde vedr. straffedomme. B. Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger. C. Grunde vedr. insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet. Del IV. Udvælgelseskriterier: B. Økonomisk og finansiel formåen. C. Teknisk og faglig formåen. Del V. Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere ved prækvalifikation. Side 6/24

7 Del VI. Afsluttende bemærkninger. Ordregivere skal udelukke en ansøger fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af de i udbudslovens 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde. Ordregiver vil herudover udelukke ansøger fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis der er tale om de forhold, der er angivet i udbudslovens 137, stk.1, nr. 2 om, at ansøgeren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling m.v. Der gøres særligt opmærksom på, at visse af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivet er gjort obligatoriske i udbudslovens 136 (udelukkelse pga. interessekonflikt, udelukkelse pga. konkurrencefordrejning som følge af forudgående inddragelse og udelukkelse pga. afgivelse af groft urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger eller ikke at være i stand til at fremlægge den endelige dokumentation). En økonomisk aktør, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders kapacitet for at opfylde dokumentation for udelukkelse samt udvælgelseskriterierne, skal kun udfylde ét ESDP. En økonomisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere andre enheders kapacitet, skal sikre, at ordregiver modtager vedkommendes eget ESDP sammen med et separat ESDP med de relevante oplysninger for hver af de enheder, som denne baserer sig på. Når grupper af økonomiske aktører, herunder midlertidige sammenslutninger, deltager i udbudsproceduren sammen, skal der for hver af de deltagende økonomiske aktører udfyldes et særskilt ESDP med de oplysninger, der kræves i Del II-VI. ESPD-dokumentet (bilag 1) kan kun åbnes og udfyldes fra Europa-Kommissionens hjemmeside Under fanen start vælges Jeg er en økonomisk aktør, og dernæst vælges Importere ESPD under overskriften Hvad ønsker De at gøre?. Hjemmesiden guider ansøgerne videre i, hvordan ESPD-dokumentet åbnes, udfyldes og afslutningsvist udskrives og/eller eksporteres som dokument til tilbudsgiverens egen computer. Ved fremsendelse af det fælles europæiske udbudsdokument i forbindelsen med anmodning om deltagelse i udbuddet skal ESPD et vedlægges i print. Der henvises i øvrigt til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens ESPD Sådan virker det fra marts 2017 om korrekt udfyldelse af formularen. Vejledningen findes på: Oplysninger om den økonomiske aktør Personlige forhold Følgende dokumentation for personlige forhold skal fremlægges, når ordregiver anmoder herom: Som bevis for, at ansøger/tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135, stk. 1 eller 3 samt 137, stk. 1, nr. 2, kan der forud for tildeling af kontrakten fremlægges: 1) Et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at ansøger/tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i 135, stk. 1, 2) Et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at ansøgeren/tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i de i 135, stk. 1 eller 3 og 137, stk. 1, nr. 2, nævnte tilfælde. For så vidt angår danske ansøgere/tilbudsgivere kan beviset bestå i en fuld serviceattest, der udstedes af Erhvervsstyrelsen. Udsteder det pågældende land Side 7/24

8 ikke de nævnte certifikater eller dokumenter, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der anvendes en erklæring på tro og love i henhold til udbudslovens 153, stk. 2. Dokumentation, herunder serviceattester, må ikke være ældre end 3 måneder regnet fra dagen for annonceringen af udbudsbekendtgørelsen. Serviceattest bestilles på Den juridiske person Ansøger skal klart og entydigt angive, hvilken juridisk person der er ansøger og dermed ansvarlig over for ordregiver, samt hvortil svarbreve skal rettes og hvilken fysisk person, der kan anses kom kontaktperson for ordregiver Anmodning afgivet af konsortium Hvis en anmodning afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige ansøgere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt. Deltagerne hæfter solidarisk. Såfremt et konsortium får tildelt kontrakten, skal hvert medlem af konsortiet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse. Dette skal foregå ved at udfylde den vedlagte konsortieerklæring. At indgå i et konsortium vil sige, at flere virksomheder slutter sig sammen for i fællesskab at løse det udbudte projekt, som f.eks. ville have været for stort at løse enkeltvis. Anvendelse af underleverandører ved løsning af projektet er ikke et konsortium. Når grupper af økonomiske aktører, herunder konsortier, deltager i udbudsproceduren sammen, skal der for hver af de deltagende økonomiske aktører udfyldes et særskilt ESDP med de oplysninger, der kræves i Del II-VI. Et konsortium skal dog blot samlet set leve op til mindstekravene i udbudsbetingelserne, og herunder skal konsortiet blot samlet set aflevere det krævende antal leverancer Underleverandører Hvis ansøger agter at anvende underleverandører til udførelsen af det udbudte projekt eller dele heraf, skal navne, CVR og kontakt på underleverandørerne angives klart og entydigt i ESPD-et Del II, D. Endvidere skal ansøger i Del IV, C anføre den andel, ansøger eventuelt agter at give i underleverance. Aktøren påtager sig al ansvar for valgte underleverandører i hele Kontraktens løbetid, og underleverandøren vil af Kunden opfattes som var underleverandøren en del af aktøren selv i forhold til leveringen af Kontraktens Ydelser Støtteerklæringer Baserer en virksomhed sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre, skal virksomheden i forbindelse med ansøgningen dokumentere at råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at fremlægge en støtteerklæring eller anden dokumentation for, at ansøgeren faktisk råder over den nødvendige økonomiske og/eller faglige kapacitet. Det skal dokumenteres, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøgeren. I modsat fald vil ordregiver ikke lægge vægt på andre enheders formåen. Ordregiver har udarbejdet en skabelon til støtteerklæring, som ansøger kan benytte Krav til økonomisk, finansiel, teknisk og faglig formåen Tilbudsgiver skal udfylde det fælles europæiske udbudsdokuments Del IV med nedenstående oplysninger om økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen efter nedenstående punkter med samme navne. Side 8/24

9 Økonomisk og finansiel formåen Ansøger skal vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) med angivelse af den økonomiske aktørs samlede nettoomsætning for de seneste 3 disponible regnskabsår i del IV, afsnit B. Ansøger skal endvidere oplyse størrelsen på egenkapitalen for det seneste disponible regnskabsår. Som mindstekrav for egenkapitalen kræves at egenkapitalen er positiv. Dog undtaget anden tilstrækkelig dokumentation jf. udbudslovens 154 stk. 2. Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge eller henvise til database med dokumentation for de oplysninger, der er angivet i ESPD Del IV, afsnit B, som omfatter erklæring om eller årsregnskab med virksomhedens samlede nettoomsætning i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår virksomheden blev etableret eller startede, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Som mindstekrav for den økonomiske aktørs økonomiske og finansielle formåen kræves en samlet nettoomsætning på mindst DKK i de seneste 3 disponible regnskabsår. Dog undtaget anden tilstrækkelig dokumentation jf. udbudslovens 154 stk. 2. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som ansøgerens og disse andre enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår Teknisk og faglig formåen Ansøger skal vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) med angivelse af tilsvarende tjenesteydelser (referenceliste) i del IV, afsnit C. Referencelisten skal omfatte de betydeligste leverancer af tilsvarende tjenesteydelser som den udbudte kontrakt, der er udført inden for de seneste 3 år regnet fra datoen for offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen. Dog undtaget anden tilstrækkelig dokumentation jf. udbudslovens 154 stk. 2 fx i form af de pågældende medarbejderes referencer inden for lignende opgaver dem indeholdt i Kontrakten. Hver reference bedes indeholde en kort, men klar beskrivelse af den udførte leverance inklusiv hvilke ydelser indenfor enten drift vedligehold, videreudvikling eller support leverancen har bestået af inden for systemer med hvilke karakteristika og bagvedliggende teknologi (jf. nedenstående teknologiliste), samt hvorfor erfaringen kan anvendes ifht. opgaverne i denne Kontrakt. Endvidere bedes referencen indeholde den økonomiske værdi af leverancen (beløb), dato for leverancen samt navn på kunden (modtager), herunder kontaktperson hos modtager. Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet. Som mindstekrav for teknisk og faglig formåen skal der fremlægges mindst 3 og højest 5 tilsvarende referencer inden for de seneste 3 år regnet fra datoen for offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen. Side 9/24

10 Dog undtaget anden tilstrækkelig dokumentation jf. udbudslovens 154 stk. 2, tilstrækkeligheden vil dog være op til Ordregiver at vurdere. For at en reference kan forstås som tilsvarende, er det et krav, at referencen vedrører drift, support, vedligehold eller videreudvikling af systemer, og demonstrere at leverandøren kan foretage versionsopgraderinger og løfte opgaver inden for flere teknologier på følgende teknologiliste: Windows Server 2012 R2 Standard Oracle Linux 6.5 Oracle database 12c Microsoft SQL-server 2012 Oracle Forms / Weblogic 12c Oracle PL/SQL Oracle Java: 1.7+ Oracle ADF med Struts 1 Embarcadero Delphi 10 Seattle.NET Framework 3.5 SP1, og C# 3 ASP.NET VB 6 SP6 MSXML 4 SP3 VBA (MS Word 2013) Apache FOP Microsoft BizTalk Java Server Pages Der kan højst fremlægges 5 referencer. Såfremt ansøger vedlægger mere end fem referencer, vil alene de 5 nyeste blive taget i betragtning. Der kan maksimalt angives fem leverancer (referencer), uanset om der er tale om en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på en anden virksomheds formåen eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurderingen af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelserne, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen. I vurderingen af referencerne vil der blive lagt vægt på hvor tæt op ad de af ordregiver stillede opgaver referencerne ligger både med hensyn til konkrete erfaringer samt bredt dækkende kompetencer relevante for opgaverne i sin helhed. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter. Hvis ansøgeren forventer at anvende underleverandører til dele af opgaven, og allerede har aftaler med underleverandører, skal det beskrives hvem og hvilke ydelser denne forventes at varetage, og hvordan man sikrer leveringssikkerhed og sikrer at bevare strukturen for drift, support, vedligehold og videreudvikling af systemerne inklusiv varetagelse ovenstående teknologimæssige krav til deres tildelte dele af opgaven. Man må herunder gerne som dokumentation vedlægge en og højest en af underleverandørens relevante referencer udført inden for de sidste tre år fra en lignende opgave, tildelt af andre end Leverandøren selv og lignende den konkrete opgave Leverandøren ønsker at underleverandøren under denne Side 10/24

11 kontrakt skal varetage, men det er ikke et krav. Oplysningerne udfyldes ligeledes i ESPD'ens litra C under»andel i underleverance«jf. ovenstående Objektive kriterier for valg af kvalificerede ansøgere Ansøgers personlige forhold: Ordregiver vurderer indledningsvist, hvorvidt det fælles europæiske udbudsdokument indeholder oplysninger om forhold, som kan føre til, at ansøger udelukkes fra deltagelse i udbuddet. Ordregiver kan på ethvert tidspunkt i proceduren bede ansøger om at dokumentere oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument Ansøgers økonomiske og faglige formåen: Derefter vurderer ordregiver, hvorvidt det fælles europæiske udbudsdokument indeholder de i afsnit krævede oplysninger for økonomisk og faglig formåen, samt hvorvidt ansøger opfylder de opstillede mindstekrav. Ordregiver kan bede ansøger om at dokumentere oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument. Vurderingen af ansøgers økonomiske og faglige formåen vedrører ansøgers egnethed til at kunne opfylde kontrakten. Hvis der er flere ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne, end det angivne antal, der ønskes prækvalificeret, vil den ordregivende myndighed ved vurderingen af, hvilke ansøgere der er bedst egnede som tilbudsgivere, lægge vægt på nedenstående kriterier: - Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer(referencer), har bedst dokumenteret arbejde med levering af teknologilisten, jf. beskrivelsen i punkt II.1.4 A-D i udbudsbekendtgørelsen og ovenstående punkt Herunder hvilke referencer og opgaver ihht teknologilisten, der er mest relevante i forhold til de anførte ydelser, som kontrakten omfatter, herunder hvem der kan demonstrere at kunne arbejde med flest mulige teknologier på listen. Adgang til spørgsmål, frister og formalia for anmodningen Spørgsmål til anmodningen om prækvalifikation Ansøgere har i tiden for udarbejdelse af prækvalifikations anmodningen mulighed for at stille ordregiver skriftlige spørgsmål til det der vedrører udarbejdelsen af prækvalifikations anmodningen dvs. til udbudsbetingelsernes pkt 1-5 og 9-12, udfyldelse af bilag til udbudsbetingelserne inkl. ESPD, udbudsbekendtgørelsen eller til prækvalifikations processen. Det vil ikke være muligt at stille øvrige spørgsmål fx til udarbejdelse eller afgivelse af tilbuddet øvrige udbudsmateriale inkl. Kontrakten med tilhørende bilag, da der alene vil være mulighed for prækvalificerede tilbudsgivere at stille spørgsmål ved udarbejdelsen af tilbuddet jf. pkt 6.3. Sådanne spørgsmål vil ikke blive besvaret. Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er ansøgers ansvar at sikre, at anmodningen er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at ansøger benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål. Spørgsmålene skal være på dansk og skal stilles skriftligt pr. til følgende adresse: Udbud- TKS@lbst.dk Side 11/24

12 Ansøgernes spørgsmål og ordregivers besvarelser vil blive anonymiseret og derefter offentliggjort på Landbrugsstyrelsens hjemmeside. Spørgsmålene skal stilles senest d.6. april 2018 kl jf. punkt 12. Ordregiver besvare sådanne spørgsmål senest d.13. april 2018, medmindre ordregiver vurderer, at dette er uforholdsmæssigt byrdefuldt. I forbindelse med helligdage, må der påregnes en længere svartid. Spørgsmål modtaget efter den førstnævnte frist vil ikke blive besvaret Anmodnings frist og afgivelse: Anmodning skal jf. pkt. 12 være den ordregivende myndighed i hænde senest 20. april 2018 kl Anmodninger, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Anmodning om prækvalifikation skal afgives ved at fremsende/aflevere anmodningen i papirversion i 5 eksemplarer hver især vedlagt elektronisk version af anmodningen på en usb, på ordregivers adresse, jf. punkt 1 og udbudsbekendtgørelsen. Anmodningen skal være tydeligt mærket: Kontrakt om Drift, Support, Vedligeholdelse og Videreudvikling af Tilskuds- og kontroladministrative systemer, anmodning att: Julian Bethencourt må ikke åbnes af postfunktionen. Anmodning kan ikke afgives på anden måde Anmodningens indhold, udformning m.v. Ved fremsendelse af anmodning skal denne indeholde de nødvendige bilag som beskrevet i udbudsbekendtgørelsen og nærværende materiale. Anmodningen skal indeholde følgende: 1. Følgebrev underskrevet af ansøger. 2. Det fælles europæiske udbudsdokument ESPD, jf. bilag a (som print og usb). 3. Støtteerklæring hvis relevant, jf. bilag b. 4. Konsortieerklæring hvis relevant jf. bilag c 5. Såfremt anmodningen indeholder oplysninger om leverandørens medarbejdere fx ved angivelsen af referencer eller tidligere opgaver skal tro og love erklæringen vedlægges jf. bilag e. Såfremt den ikke vedlægges i forbindelse med prækvalifikations anmodningen skal den vedlægges, hvis man efterfølgende bliver opfordret til at afgive Tilbud og afgiver et tilbud til Ordregiver indeholdende sådanne oplysninger. Den afleverede anmodning skal indeholde alle de efterspurgte oplysninger. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at berigtige eller afhjælpe formelle fejl og mangler ved de modtagne anmodninger i overensstemmelse med udbudslovens regler herom. Ordregiver vil efter fristen for prækvalifikationsanmodninger vurderer de indkomne anmodninger og sende svarbreve med afslag på anmodning om prækvalifikation eller opfordring til at afgive tilbud. Kun de som er blevet opfordret til at afgive tilbud vil blive taget i betragtning i tilbudsfasen. Side 12/24

13 6. UDARBEJDELSE AF TILBUD I det følgende forklares, hvorledes prækvalificeret tilbudsgiver jf. ovenstående, bør udforme sit tilbud (afsnit 6.1), samt hvilke formkrav der gælder for tilbuddet (afsnit 6.2). Vejledning til udarbejdelse af tilbud Alternative tilbud Tilbudsgiver har som angivet i udbudsbekendtgørelsen ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud Forhandlingsforbud Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at ordregiver ikke kan forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de udbudsretlige rammer for forhandling, som bl.a. følger af udbudsdirektiverne. Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at kontrakten vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende Forbehold og mindstekrav Tilbuddet må ikke indeholde forbehold over for mindstekrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Ved et forbehold overfor grundlæggende element i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikkegrundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Ved et mindstekrav forstås et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der er i udbudsmaterialet angivet, hvilke krav der er mindstekrav. Tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige jf. punkt 7. Hvis tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelsen af bilag eller i tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet, opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 9.2. Inden for de nedenfor angivne rammer har tilbudsgiver mulighed for at tage forbehold over for de dele af udbudsmaterialet, der ikke er grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Såfremt tilbudsgiver har skullet udfylde/færdiggøre et eller flere bilag til Kontrakten, og dette er sket i overensstemmelse med den vejledende tekst i bilagene, betragtes dette ikke som forbehold. Hvis tilbudsgiver tager forbehold over for udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver angive, hvad konsekvenserne af disse forbehold er, og hvilke konkrete bestemmelser eller kravformuleringer, tilbudsgiver vil erstatte. Tilbudsgiver bedes anføre de enkelte forbehold i afsnit 4 bilag d(tilbudsbrev), gerne med en Side 13/24

14 begrundelse for hvert forbehold, og hvad konsekvenserne af disse forbehold er. Disse må dog ikke være forbehold for mindstekrav jf. ovenstående. Eventuelle forbehold vil blive tillagt betydning i tilbudsevalueringen inden for rammerne af de kvalitative underkriterier Disposition og udfyldelse af udbudsmaterialet Ved udarbejdelsen af tilbuddet bedes tilbudsgiver følge dispositionen med tilhørende anvisninger anført som punkt A-D nedenfor. Hvis tilbudsgiver vælger at fravige dispositionen/anvisningerne, bør tilbudsgiver være særlig opmærksom på at kontrollere, at tilbuddet indeholder alle nødvendige oplysninger. A. Tilbudsbrev og udfyldelse af bilag Tilbudsgiver bedes anvende skabelonen til tilbudsbrev, jf. bilag d. Tilbudsbrevet bør udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst i brevet. Af tilbudsbrevet bør det entydigt fremgå, hvilken virksomhed eller sammenslutning der afgiver tilbuddet. Hvis et tilbud afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige ansøgere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå kontrakt med. Dette skal være i overensstemmelse med de i prækvalifikationen, bilag c konsortieerklæring, angivne juridiske personer. Tilbudsgiver bedes i tilbudsbrevet angive en kontaktperson, adresse samt telefonnummer, hvortil ordregiver kan rette henvendelser i forbindelse med udbuddet, dette er ved et konsortium den fælles befuldmægtigede. Tilbudsbrevet bør endvidere indeholde en angivelse af eventuelle forbehold, jf. pkt , og en angivelse af hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt, jf. punkt 9.4. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af til enhver tid gældende lovgivning. B. Udkast til kontrakt Ordregiver har udarbejdet et udkast til kontrakt. Tilbudsgiver skal ikke udfylde eller færdiggøre kontrakten. Kontrakten er endvidere i sin helhed mindstekrav. Dette betyder, at der ikke må tages forbehold over for Kontrakten, jf C. Bilag til kontrakten Ordregiver har udarbejdet Kontraktens Bilag 1-13 med tilhørende underbilag. I bilagene er det tydeligt anført om bilaget skal udfyldes af tilbudsgiver og i givet fald hvordan. I bilagene kan det forekomme, at krav til ydelserne er udtrykt i form af en teknisk standard. Ordregiver har bestræbt sig på, at der til alle sådanne henvisninger er tilføjet "eller tilsvarende". Såfremt der enkelte steder alene måtte være henvist til en bestemt standard, skal enhver reference til sådanne tekniske standarder læses med tilføjelsen "eller tilsvarende". I de enkelte bilag til kontrakten er det anført om indholdet er mindstekrav, som der ikke kan tages forbehold over for. Tilbudsgiver skal ved udfyldelsen/færdiggørelsen af bilagene så vidt muligt benytte formuleringer, der er egnet til at bære retlige forpligtelser, og ikke formuleringer, som eksempelvis "dette kunne tænkes at gå ud på, at ", "man kan også tænke sig, at " eller "sædvanligvis anvendes ", "vi har ofte med succes gjort ", "man kunne også forestille sig, at ", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at ". D. Tro og Love erklæring Ordregiver har udarbejdet en Tro og Love erklæring jf. bilag e, som har til formål at opfylde Databeskyttelsesforordningen krav om behandling af modtagene oplysninger, særligt personfølsomme. Hvis Tilbudsgiveren ikke allerede i sin anmodning om prækvalifikation jf. punkt 5.5 Side 14/24

15 informerede alle de medarbejdere, der måtte være relevante for tilbudsmaterialet, og vedlagde den i bilag e angivne Tro og Love erklæring på at disse var informeret, bedes Tilbudsgiver efter prækvalifikation informere sine medarbejdere om videregivelse af oplysninger og vedlægge erklæringen underskrevet. Hvis tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelsen eller færdiggørelsen af bilagene eller i tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet, opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punk 9.2. Endvidere opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 9.2, hvis tilbudsgiver opfatter elementer i Kontrakten og/eller Kontraktens bilag som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige. I sådanne spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som erstatning. Ordregiver vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer til udbudsmaterialet vil blive indarbejdet, og om det vil medføre udsættelse af Tilbudsfristen. Ændringer vil under alle omstændigheder ikke blive foretaget, såfremt disse kan anses som væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Eventuelle ændringer vil samtidigt blive meddelt alle tilbudsgivere, der herefter vil kunne afgive tilbud på ens vilkår. Datarum Ordregiver vil efter planen anført i punkt 12 give tilbudsgiverne adgang til et datarum på ordregivers adresse, jf. punkt 1, hvor tilbudsgiver i et kontrolleret miljø vil få adgang til Systemets Dokumentation. Alle personer, der skal have adgang til datarummet, skal lade sig registrere af ordregiver og underskrive en fortrolighedserklæring udleveret på stedet af Ordregiver. Procedure for datarummet: 1. Hver tilbudsgiver får ved anmodning adgang til datarummet i 5 timer, hvor Systemets Dokumentation vil være til rådighed for tilbudsgivers gennemgang med Ordregiver til stede. 2. I datarummet er der 2 arbejdsstationer til rådighed. 3. Der må ikke fjernes print eller lignende fra datarummet, og der bliver ikke eftersendt materialer. Der må ikke medbringes kamera, mobiltelefon, smartphone eller andet kopierings- eller optageudstyr. Selvom Ordregiver har bestræbt sig for at gøre datarummet så fuldstændigt og korrekt som muligt, kan det ikke udelukkes, at tilbudsgiverne måtte ønske yderligere information eller have yderligere spørgsmål til Systemet. Tilbudsgiverne anmodes om at følge proceduren i punkt 6.3 og 9.2, såfremt tilbudsgiverne måtte have spørgsmål eller kommentarer til datarumsmaterialet. Spørgsmål Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at tilbudsgiver benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål. Side 15/24

16 Det bemærkes at det kun er de max. 5 prækvalificerede virksomheder, som har mulighed for at stille spørgsmål i tilbudsfasen. I forbindelse med helligdage, må der påregnes en længere svartid. Spørgsmålene skal være på dansk og skal stilles skriftligt pr. til følgende adresse: Udbud- TKS@LBST.dk Tilbudsgivernes spørgsmål og ordregivers besvarelser vil blive anonymiseret og derefter offentliggjort på Landbrugsstyrelsens hjemmeside. Spørgsmålene skal stilles senest d. 01 juni 2018 kl Ordregiver besvare sådanne spørgsmål senest fredag den 08. juni 2018, medmindre ordregiver vurderer, at dette er uforholdsmæssigt byrdefuldt. Spørgsmål modtaget efter den førstnævnte frist vil ikke blive besvaret. Formkrav til tilbuddet Frist for afgivelse af tilbuddet Fristen for afgivelse af tilbud er jf. punkt 12 senest: 15. juni 2018 kl Det er vigtigt, at tilbudsgiver overholder denne frist, da tilbud, som modtages efter dette tidspunkt, ikke vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiver bør derfor afsætte tilstrækkelig tid til aflevering af tilbuddet inden for fristen. Tilbud skal afgives ved at fremsende/aflevere tilbuddet på ordregivers adresse, jf. punkt 1. Tilbuddet skal afgives i 5 eksemplarer i papirversion, hver især vedlagt tilbuddet elektronisk på en usb. Tilbuddet skal være tydeligt mærket: Tilskuds- og kontroladministrative systemer Tilbud, att.: Julian Bethencourt må ikke åbnes af postfunktionen. Tilbud kan ikke afgives på eller på anden vis. Ordregiver har ikke adgang til tilbuddets indhold før efter tilbudsfristens udløb. Tilbuddet bør ikke indeholde kontrakten eller minimumskrav, idet disse anses for accepteret af tilbudsgiver, da der ikke kan tages forbehold jf. punkt Kommentarer til minimumskrav kan blive tolket af ordregiver som forbehold og kommentarer til krav kan tælle ned i bedømmelsen jf. punkt Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. 7. ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Side 16/24

17 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil ordregiver som det første vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet. Ordregiver forbeholder sig ret til at anvende fremgangsmåden i udbudslovens 159, stk. 5 og 6, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne af 159. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Ordregiver kan endelig afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for udbudslovens rammer. Vurdering af forbehold Efter den indledningsvise vurdering af, hvorvidt tilbuddene opfylder udbudsmaterialets formelle krav, vil ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav, jf. punkt 6.1.3, som medfører, at et tilbud skal afvises som ukonditionsmæssigt. Kriterium for vurdering af tilbud Ordregiver vil herefter vurdere tilbuddene på grundlag af tildelingskriteriet Det økonomisk mest fordelagtige tilbud", på baggrund af "bedste forhold mellem pris og kvalitet", ved anvendelse af nedenstående underkriterier med den pågældende vægtning. Side 17/24

18 7.4.1 Underkriterier og delkriterier med vægte Ordregiver vil således lægge følgende underkriterier med delkriterier til grund: 1) Pris % Vurderingen af dette kriterium vil ske på grundlag af den evalueringstekniske pris, således som denne er opgjort i underbilag 13A, fanebladet Evalueringsteknisk pris. 2) Kvalitet 60-70% Bedømt på grundlag af følgende delkriterier: Drift og Support: 20% Vurderingen vil ske på baggrund af tilbudsgivers besvarelse i bilag 3 og bilag 5. Vurderingen vil ske i overensstemmelse med de elementer, som ordregiver i relation til kravene i bilag 3 og 5 har anført, vil blive tillagt positiv vægt. Test, Vedligeholdelse og Videreudvikling: 25% Vurderingen vil ske på baggrund af tilbudsgivers besvarelse i bilag 4 og bilag 8. Vurderingen vil ske på baggrund af, hvordan tilbudsgiver vil overholde Test og Prøve procedurer i bilag 8, og ske i overensstemmelse med de elementer, som ordregiver i relation til kravene i bilag 4 har anført, vil blive tillagt positiv vægt. Leverancesikkerhed og bemanding: 45 % Vurderingen vil ske på baggrund af tilbudsgivers besvarelse i bilag 11, kompetenceniveauet i underbilag 11A, sikring for samarbejde i bilag 11 B og besvarelsen af bilag 12 herunder forslag til proces for ændringer. Vurderingen vil ske i overensstemmelse med de elementer, som ordregiver i relation til kravene i bilag 11 og 12 med tilhørende underbilag har anført, vil blive tillagt positiv vægt. Tidsplaner samt Overtagelse 10 % Hvordan tilbuddet opfylder de i bilag 6 og bilag 10 anførte krav. Vurdering vil ske på baggrund af tilbudsgivers udkast til tidsplan for afklaringsfasen som anført i underbilag 10A, samt tilbudsgivers udkast til tidsplan jf. overtagelsen som anført i underbilag 6B. Vurderingen vil ske i overensstemmelse med de elementer, som ordregiver i relation til kravene i bilag 6 med tilhørende underbilag, bilag 10, vil blive tillagt positiv vægt. Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers og delkriteriers vægt i tilbudsevalueringen. Ordregiver har valgt at anvende delkriterierne som følge af den forventede arbejdsmæssige betydning, for at sikre levering og samarbejde især omkring drift og løbende behov. Ordregiver ønsker at sende et stærkt signal om vægten af den leverede kvalitet og dermed opfordre til konkurrence på denne i højere grad end på timepriser. Man ønsker hertil et kvalificeret personale, der kan demonstrere at virke inden for Landbrugsstyrelsens både nuværende og fremtidige procedurer, og sikre at Landbrugsstyrelsens slutbrugere ikke rammes af Leverandørskiftet. Landbrugsstyrelsen har herved gjort sig klart, at kvalificerede medarbejdere, der kan varetage alle aspekter af opgaven, og dermed Leverandører af disse, eventu- Side 18/24

19 elt vil koste mere. Til gengæld kan de spare Landbrugsstyrelsen for de større udgifter, der vil være forbundet med fx en længere overtagelses proces, funktionsnedgang, manglende konditionsmæssighed med lovkrav, længere sagsbehandlingstider, forstyrrelse hos slutbrugerne mv Evalueringsmetode: pointmodel med fast økonomisk ramme Med henblik på at vurdere, hvilket tilbud der har det bedste forhold mellem pris og kvalitet, benytter ordregiver en pointmodel til sammenstilling af underkriterierne Pris og Kvalitet. Pointmodellen er beskrevet nærmere nedenfor. Særdeles tilfredsstillende besvarelse Meget tilfredsstillende besvarelse Tilfredsstillende besvarelse Mindre tilfredsstillende besvarelse Ikke tilfredsstillende besvarelse 5 point 4 point 3 point 2 point 1 point Vurderingen af tilbuddets opfyldelse af de enkelte delkriterier under Kvalitet vurderes ud fra kravene anført i bilagene, der henvises til i de enkelte delkriterier i Ved vurderingen vil Ordregiver anvende karakterskalaen anført ovenfor. Ordregiver foretager en skønsmæssig vurdering af opfyldelsesgrad. Ved vurdering Pris vil ordregiver anvende en lineær pointmodel, som angivet nedenfor. Pointmodel med offentliggjort hældningsgrad: Lineær pointmodel: De indkomne tilbud tildeles point for Pris efter en lineær model, hvor tilbuddet med den laveste pris får tildelt 5 point (det maksimale antal point), og 1 point (minimumpoint) gives ved laveste pris + 75 %. Ordregiver vil dog justere det ovenfor angivne prisspænd (75 %) i følgende tilfælde: Såfremt ét eller flere tilbud ligger uden for prisspændet (spændet mellem laveste pris og laveste pris + 75 %), og det tilbud, der samlet står til at opnå det højeste totale antal point for pris og kvalitet, er blandt disse, udvides prisspændet til at inkludere dette tilbud, hvorefter der foretages en fornyet prisevaluering. Der gives point med 2 decimaler. Ovenstående er udtryk for, at Pris vurderes relativt, således at tilbuddene vurderes op imod hinanden. Side 19/24

20 Tilbuddet, der med udgangspunkt i ovenstående evalueringsmetode, har opnået det højeste antal point henset til kriteriernes indbyrdes vægtning, jf. lige ovenfor, vurderes at være tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og leveringssikkerhed. Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt (hvilket kan være når som helst i udbudsprocessen), skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD-et, jf. 159, stk. 2. Dokumentationen vedrører de i punkt 5.2 stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold, samt økonomisk og teknisk formåen. Dette kan opfyldes af tilbudsgiver ved indhentning af Serviceattest hos Erhvervsstyrelsen. Ordregiver henleder i denne sammenhæng tilbudsgivers opmærksomhed på, at fremsendelsen af denne dokumentation bør kunne ske hurtigst muligt og inden for en af ordregiver nærmere fastsat tidsfrist, idet manglende overholdelse af denne tidsfrist vil kunne medføre, at ordregiver er forpligtet til at afvise tilbuddet. Dansk registrerede ansøgere/tilbudsgivere henvises til Erhvervsstyrelens hjemmeside for så vidt angår oplysninger om forventet bestillingstid på serviceattester. 8. TILDELING AF KONTRAKT Når ordregiver har vurderet, hvilket tilbud der har den leveret det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af det i pkt. 7.4 anførte kriterium, træffer ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten. Ordregiver underretter herefter samtidig samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, men som ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud og navnet på den vindende tilbudsgiver, samt hvornår standstill-perioden udløber. Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. pkt Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten kan først underskrives efter udløbet af standstill-perioden. Denne periode skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt underretning, hvis underretning er sket ad elektronisk vej, og mindst 15 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt underretning, hvis underretning er sket pr. brev. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af kontrakt. Ordregiver er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. Efter kontrakten er underskrevet, vil ordregiver sende en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED. Herved afsluttes udbuddet. Side 20/24

21 9. FÆLLES BESTEMMELSER Sprog Anmodning og tilbud samt eventuelle skriftlige spørgsmål skal være på dansk. Kommunikation og spørgsmål til ordregiver Såfremt ansøger/tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare, opfordres ansøger/tilbudsgiver til at stille uddybende spørgsmål. Ansøger/tilbudsgiver kan skriftlig stille spørgsmål til udbudsbetingelserne og udbudsforretningen i øvrigt. Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Hvis tilbudsgiver finder, at der er elementer i kontrakten og/eller kravspecifikationen, som er uacceptable eller klart uhensigtsmæssige, kan tilbudsgiver foreslå en ændring. Ordregiver vil konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer vil blive indarbejdet. Spørgsmål skal være på dansk og skal indgives skriftligt til ordregivers mail Udbud-TKS@lbst.dk. Spørgsmål til hhv. prækvalifikationsmaterialet og udbudsbetingelserne skal stilles senest de tidspunkter, der fremgår af afsnit 12. Spørgsmål stillet efter de nævnte datoer vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden anmodningsfristens, hhv. tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage inden udløbet af anmodningsfristen, hhv. tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Ansøgeres/ tilbudsgiveres spørgsmål og ordregivers besvarelse heraf vil i anonymiseret form blive offentliggjort via ordregivers hjemmeside: Det er ansøgers/tilbudsgivers ansvar, at spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade er modtaget, idet ansvar for eventuelt mangelfuld ansøgning/tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler ansøger/tilbudsgiver. Eventuelle ændringer af udbudsmaterialet Ordregiver kan foretage ændringer i udbudsmaterialet. Såfremt Ordregiver foretager væsentlige ændringer i udbudsmaterialet, vil de angivne frister for aflevering af anmodning/tilbud blive forlænget. Ændringer i udbudsmaterialet vil blive meddelt til alle tilbudsgivere, der deltager i udbuddet via Landbrugsstyrelsens hjemmeside. Fortrolighed Dokumenter eller oplysninger i anmodninger og tilbud kan være omfattet af reglerne om aktindsigt. Konkurrenter m.fl. kan således anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen Side 21/24