Virksomhedsplan 2015 Regionssekretariatet Region Midtjylland

Transkript

1 Virksomhedsplan 2015 Regionssekretariatet Region Midtjylland

2 Regionssekretariatets virksomhedsplan 2015 Henvendelse om virksomhedsplanen til: Region Midtjylland Regionssekretariatet Skottenborg 26 Postbox Viborg Udgivet januar 2015 Grafisk opsætning og Layout udarbejdet af Regionssekretariatet

3 Regionssekretariatets virksomhedsplan 2015

4 Indholdsfortegnelse 1. Forord Regionssekretariatets opgaver og organisation Mission, vision og værdier Fælles tema om service Udviklingsmål Ledergruppen Råds- og Direktionssekretariatet Juridisk Kontor Digital Forvaltning Intern Service Regionssekretariatets aktiviteter Ledelses- og styringsgrundlag...43

5 1. Forord Virksomhedsplanen er en status over Regionssekretariatets opgaveløsning i 2014 og en oversigt over udviklingsmål for Virksomhedsplanen fungerer samtidig som et opslagsværk, hvor man som læser nemt og hurtigt får et overblik over Regionssekretariatets organisering, arbejdsopgaver, mål m.v. Derudover er der bagerst også billeder af alle medarbejderne, så du får et ansigt på os alle sammen. Temaet for virksomhedsplanen 2015 er service. Regionssekretariatet har altid haft som mål at yde en høj kvalitet og god service til vores samarbejdsparter. Samtidig oplever vi, at efterspørgslen på vores ydelser stiger. Så hvordan yder vi fortsat høj kvalitet og god service? Vi vil som altid analysere på, hvordan vi kan løse opgaverne nemmere, samtidig med at vi leverer høj kvalitet. Vi er optaget af at effektivisere måden at arbejde på, om det er i kantinen, i receptionerne eller i kontorerne. Vi er altid nysgerrige efter at undersøge, om brug af it, samarbejder på tværs m.v. kan hjælpe os med at gøre tingene nemmere - hver dag. Derudover vil vi sikre, at vores gode service også er forventningsafstemt med vores samarbejdsparter. Vi håber, at I vil læse virksomhedsplanen med interesse og ønsker god læselyst. 1

6 2. Regionssekretariatets opgaver og organisering Regionssekretariatet er en centralt placeret afdeling med ca. 75 medarbejdere, fordelt på tre kontorer. Regionssekretariatet fungerer som et strategisk og koordinerende bindeled på tværs af organisationen. Råds- og Direktionssekretariatet Kontoret sekretariatsbetjener det politiske system i Region Midtjylland, dvs. regionsrådet, forretningsudvalget, rådgivende og midlertidige udvalg, Kontaktudvalget, møder med regionale folketingspolitikere m.m. Sekretariatet har en stor berøring og samarbejde med regionsrådet og hele koncernen, særligt direktionen, den øvrige administration i regionshusene og administrationerne på hospitalerne. Organisationsdiagram for Regionssekretariatet Sekretariatsbetjeningen omfatter blandt andet: Planlægning og afholdelse af møder i de politiske fora Planlægning og afholdelse af temamøder og besigtigelsesture for regionsrådet Taleskrivning Opdatering af politikerintranet og hvervsdatabase Udbetaling af partistøtte og andre praktiske opgaver i forbindelse med at understøtte regionsrådet. Den overordnede koordinering af mødekalender for politiske og administrative møder Regionssekretariatet ledes af en sekretariatschef med reference til direktionen samt tre kontorchefer: En kontorchef er leder af Råds- og Direktionssekretariatet, en kontorchef er leder af Juridisk Kontor og en kontorchef er leder af Digital Forvaltning & Intern Service. Kontoret har endvidere en mere overordnet rolle med at varetage regionsrådets og regionsrådspolitikernes interesser internt i administrationen ved at sikre, at det politiske aspekt indtænkes i alle relevante processer og beslutninger. Derudover løses opgaver for direktionen og koncernen, og kontoret fungerer som Regionssekretariatets interne sekretariat. Kontoret varetager sekretariatsfunktionen for regionsrådsformanden, de to næstformænd for regionsrådet og De har hver deres ansvars- og opgaveområde, men fungerer som en samlet enhed, der fastlægger retningslinjer og sikrer en tværgående koordinering af opgaveløsningen både internt og eksternt. 2

7 direktionen samt generelle sekretariatsfunktioner for koncernen. Sidstnævnte indbefatter sekretariatsbetjening af en række forskellige koncerndækkende og strategiske mødefora som: Koncernledelsesmøder Strategisk Sundhedsledelsesforum Administrativt Sundhedsledelsesforum Administrativt Ledelsesforum Sundhedsbrugerrådet/patientinddragelsesudvalget Direktionens dialogmøder Herudover løses koncerndækkende opgaver som opdatering af organisationsplan og gennemførelse af regionsrådsvalg. Endelig løses en række interne opgaver for Regionssekretariatet. Herunder intern økonomifunktion, interne personalemæssige forhold og generelle sekretariatsopgaver som f.eks. arbejde med Regionssekretariatets målstyringssystem. Aktindsigt, sagsbehandling Regionsloven og myndighedsfuldmagt Aftaler og kontrakter Retssager og inkasso Juridiske opgaver i forbindelse med de nye sygehusbyggerier herunder særligt DNU. Derudover varetager enheden opgaver vedrørende borgerhenvendelser som f.eks. serviceklager på sundhedsområdet. Forsikringsenheden varetager alle koncerndækkende opgaver vedrørende forsikringer, ligesom den administrerer de selvforsikrede områder dvs. patientforsikringsskader, ansvarsskader og arbejdsskader. Enheden for de videnskabsetiske komiteer sekretariatsbetjener de to videnskabsetiske komiteer i Region Midtjylland, som behandler ansøgninger om godkendelse af sundhedsvidenskablige forskningsprojekter. Yderligere varetages også en række opgaver og funktioner med tilknytning til Psykiatri og Social. Det indbefatter henvendelser og klagesager til direktionen eller regionsrådsmedlemmer på psykiatri- og socialområdet samt sekretariatsbetjeningen af to kontaktfora. Juridisk kontor Kontoret består af tre enheder: Juridisk Enhed, Forsikringsenheden og De Videnskabsetiske Komiteer. Juridisk Enhed er ansvarlig for juridisk rådgivning og sagsbehandling for hele koncernen. Det drejer sig om en lang række forskellige retslige sagsområder: Lejeret og fast ejendom Spørgsmål inden for sundhedslovgivningen og persondataret Bistand i forbindelse med entrepriser og udbud Digital Forvaltning & Intern Service Digital Forvaltning Kontoret har til formål at fremme digitaliseringen i Region Midtjylland og varetager desuden regionens journal- og arkivfunktion. Derudover varetages systemejerskaberne for regionens administrative it-systemer samt telefoni og mobility, herunder den elektroniske 3

8 elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH). Digital Forvaltning betjener Informationssikkerhedudvalget, direktionen og andre ledelsesfora i forhold til spørgsmål vedrørende organisatoriske aspekter af it for det administrative område og betjener sammen med It Styregruppen for it. Intern Service Kontoret for Intern Service er ansvarlig for, at de fysiske rammer i regionshusene fungerer optimalt. Det betyder blandt andet, at Intern Service sørger for driften af regionshusene, herunder også sikring og adgangsforhold, og har ansvaret for den daglige rengøring, kantinefunktion, bemanding af receptionerne, postfordeling m.v. Regionshusenes servicepersonale er derfor også tilknyttet Regionssekretariatet. Derudover varetager Intern Service administrationen af den fælles feriefond for Region Midtjylland, der udlejer ca. 50 ferieboliger i Danmark og enkelte i udlandet til ansatte i Region Midtjylland, ligesom kontoret sekretariatsbetjener feriefondens bestyrelse. Region Midtjyllands ESDH-system er ejet af en brugerklub, og Digital Forvaltning bidrager i høj grad til det arbejde, der foregår i brugerklubben såvel i forhold til systemudvikling som udvikling af brugerklubbens samarbejde. Digital Forvaltning indgår i sekretariatsbetjening af brugerklubben. Digital forvaltning er desuden ansvarlig for at sikre, at der arbejdes systematisk med informationssikkerhed i hele regionen inden for en fælles ramme. 4

9 Vidste du... at Region Midtjylland udpeger til 274 politiske hverv. Betegnelsen hverv dækker over bestyrelser, repræsentantskaber, kommissioner, komiteer, råd, nævn, fora, netværk og udvalg at 30 af regionsrådspolitikerne er udpeget til mere end fem hverv at 15 af regionsrådspolitikerne er udpeget til mere end syv hverv at hvervsdatabasen, udover at holde styr på udpegningerne, f.eks. også kan lave automatiske oversigter over fordelingen af hverv mellem de politiske partier 5

10 3. Mission, vision og værdier Region Midtjylland drives ud fra et fælles ledelses- og styringsgrundlag. Formålet med ledelses- og styringsgrundlaget for Region Midtjylland er at skabe en fælles referenceramme for arbejdet med de mange vigtige opgaver, som regionens arbejdspladser har ansvar for. Ledelses- og styringsgrundlaget indeholder de overordnede principper for styring og ledelse i Region Midtjylland, herunder regionens mission, visioner, værdier og strategispor, som er det fælles fundament for driften og den videre udvikling af regionen. Regionssekretariatet har med udgangspunkt i regionens fælles ledelses- og styringsgrundlag og regionens overordnede mission, visioner og værdier formuleret sin egen mission, vision og uddybning af værdierne. Mission og vision. Regionssekretariatets mission tager dels udgangspunkt i afdelingens centrale placering i Region Midtjyllands organisation som en del af administrationen dels i Regionssekretariatets konkrete opgaver. 6 Mission Regionssekretariatet vil sikre, at regionsrådet, direktionen og den øvrige koncern har de bedst mulige rammer og vilkår for udførelsen af deres opgaver. Regionssekretariatet bidrager til, at Region Midtjylland fungerer som en sammenhængende koncern med fælles virksomhedskultur og moderne og effektive rammer for opgaveløsningen. Missionen tager således afsæt i Regionssekretariatets opgaver i forhold til betjeningen af regionsrådet og direktionen samt i afdelingens konkrete opgaver i forhold til organisationen mere bredt. Det indebærer blandt andet en række forhold, der skal være på plads, for at administrationen kan fungere effektivt, eksempelvis de fysiske rammer i form af regionshusene, digital forvaltning, forsikringer, rengøring, kantine m.m. Det afspejles samtidig i missionen og visionerne, at Regionssekretariatet i særlig grad ser betjeningen af regionsrådet som en vigtig opgave. Det er Regionssekretariatets særlige opgave at tage ansvar for at sikre, at regionsrådets og regionsrådspolitikernes behov og ønsker tilgodeses bedst muligt på tværs af administrationen. Regionssekretariatet har nedenfor formuleret en række visioner for afdelingen. Visionerne tager udgangspunkt i den mission, der er formuleret for Regionssekretariatet. Vision Vi servicerer regionsrådet, så regionrådspolitikerne har de bedst mulige rammer og vilkår til for at udføre hvervet. Vi servicerer direktionen og koncernledelsen i den løbende opgaveløsning. Vi varetager en række tværgående funktioner og fungerer som koordinerende bindeled i organisationen. Vi rådgiver og vejleder organisationen inden for en række tværgående opgavefelter. Vi medvirker til, at Region Midtjylland har moderne og effektive rammer for opgaveløsningen. Vi varetager driften af Region Midtjyllands administrative bygninger.

11 Værdier Dialog. I Regionssekretariatet ønsker vi dialog både i forhold til samarbejdspartnere og brugere og mellem ledere og medarbejdere. Vi lytter, vi er åbne og troværdige, og der er en sammenhæng mellem det, vi siger, og det vi gør. Vi samarbejder både med interne og eksterne samarbejdspartnere. Dygtighed Vi kombinerer kompetence og effektivitet, så vi opfattes som troværdige og leverer produkter, der giver modtagerne de bedst mulige vilkår. Vi er initiativrige, opsøger ny viden og bruger samarbejdspartneres ekspertise. Vi besidder en faglig stolthed, og vi dokumenterer effekten af vores indsats og formidler vores resultater. Vi er til stadighed parate til at indgå i nye tværgånde projekter og arbejdsgrupper, der kan styrke en sammenhængende koncern. Dialog Vi fremstår serviceorienteret og møder vores samarbejdspartnere og kolleger med åbenhed og respekt. Vi vil gennem samarbejde og vidensdeling bidrage til at skabe kvalitet og merværdi i en sammenhængende koncern. Vi lytter til vores brugere med henblik på at levere den rette ydelse. Vi er kendt for en uformel og åben kultur. Dygtighed. Vi arbejder på et højt fagligt niveau med stort engagement. Vi tager udgangspunkt i behovet hos vores brugere og samarbejdspartnere. Vi er konkurrencedygtige og i stand til - i et godt arbejdsklima og med stor effektivitet at levere de relevante ydelser, der efterspørges nu og i fremtiden. Vi dygtiggør os og har fokus på faglig og personlig kompetenceudvikling, og vi sikrer det fulde udbytte af de ansattes viden, erfaring og engagement. Vi måles på de resultater, vi opnår. Dristighed Dristighed er en vigtig forudsætning for udviklingen af vores ydelser og udfordring af eksisterende arbejdsgange. Vi har en kultur, der fremmer faglig nysgerrighed, og hvor vi under ansvar og med respekt hele tiden arbejder på at forbedre vores processer og ydelser. Dristighed må aldrig skabe usikkerhed om, at ydelsen er i orden. Vi er parate til at gå forrest for at nå de rigtige løsninger. Vi søger nye udfordringer og påtager os uvante opgaver. Vi udfordrer traditionelle arbejdsgange internt og hos vores samarbejdspartnere. 7

12 4. Fælles tema om service Hvorfor fælles tema om service i Regionssekretariatet? Service er et tema, som Regionssekretariatet har besluttet at arbejde med på tværs af alle enheder. Ideen om et fælles tema om service udspringer af LMU s udannelsesdag lige før sommerferien. LMU finder, at det, der kendetegner Regionssekretariatet på tværs af kontorer er, at vi i høj grad yder service til resten af organisationen. Også på områder, hvor vi har en kontrolfunktion, oplever vi bedre resultater og større arbejdsglæde, når vi har en serviceorienteret tilgang. service fremadrettet. Arbejdet med service skal ikke nødvendigvis føre til gennemgribende ændringer af den måde, vi allerede arbejder med service i afdelingen, men formålet med temaet er at se på, om der er steder, hvor vi kan justere eller ændre på vores arbejdsgange, således at vores opgaver får et kvalitetsløft. Derudover vil arbejdet med service hjælpe os i vores hverdag til at forventningsafstemme med vores kunder, hvad det er for en service, de har behov for. LMU s vision er, at Regionssekretariatet ikke blot er kendt som en fagligt dygtig afdeling, men også som en afdeling der er imødekommende, hjælpsom og samarbejdsorienteret. Vi vil være en afdeling, som man ikke tøver med at henvende sig til, når man er i tvivl om sagsgange eller har andet behov for hjælp og afklaring. Vi vil ligeledes være en afdeling, som man tager godt imod, når vi tager initiativet til kontakt - også når vi skal aflevere et andet budskab end forventet. Det er en holdning, der hænger godt sammen med, at vi i Regionssekretariatet tror på, at en grundlæggende positiv tilgang til vores omverden kommer os selv til gavn. Vi får gladere samarbejdspartnere og kolleger, en bedre opgaveløsning og et bedre arbejdsmiljø. Vilkåret for arbejdet med service i kontorerne er, at den gode service kan være forskellig fra enhed til enhed. Ønsket er, at der skal være en fælles ramme om projektet, så der er nedsat en arbejdsgruppe, der sammen med LMU sætter rammerne for arbejdet med Hvad er god service? Fælles temaet om service har sat gang i mange tanker og drøftelser hos os om, hvad god service egentlig er, og hvordan vi idag arbejder med at yde god service. Vi har valgt at bringe et udsnit af de tanker, som de forskellige enheder har gjort sig om god service, og under afsnittene om de forskellige kontorer kan man læse om de konkrete virksomhedsmål om service, som blandt andet er udsprunget af vores fælles fokus på dette emne. 8

13 »God service er for mig«at jeg viser naturligt, at jeg er interesseret i at hjælpe, og at jeg er opmærksom og lytter. At jeg er positiv og nærværende overfor mine kollegaer og samarbejdspartnere. Kate Dornhoff, Rengøring»God service er for mig«at jeg sørger for, at din forespørgsel bliver hørt og taget seriøst- og naturligvis bliver behandlet på bedst mulig måde. Mie Dahl Jakobsen, Råds- og Direktionssekretariatet»God service er for mig«at jeg har glade kunder i butikken. Earl Byron Wallace, Intern Service»God service er for mig«at sætte sig i kundens sted og minimum give den service, som man selv ønsker - og lige lidt mere. Ulla Høgholm Pedersen, Feriefonden»God service er for mig«at sørge for at visitere mine henvendelser effektivt. At jeg svarer på de mere simple henvendelser først, så mine kunder kan komme videre med sagen. At jeg orienterer kunden, hvis sagen er kompliceret og tidskrævende. Rasmus Grønborg Jakobsen, Juridisk Kontor Afdelingsdagen Temaet for årets afdelingsdag var Service Challenge 2014, og formålet var at give inspiration til arbejdet med service i enhederne. Afdelingsdagen i 2013 havde innovation som tema, og det var derfor naturligt at arbejde videre med, hvordan innovation som værktøj kunne inspirere os til arbejdet med service i afdelingen. Dagen blev kickstartet med et inspirerende oplæg fra konsulent Dan Andersen, der fortalte om sit arbejde med enestående service i samarbejde med Walt Disney organisationen. Koncern HR igangsatte herefter innovationsworkshops for enhederne, hvor de på baggrund af inspiration fra Dan Andersens oplæg om Disney og ved hjælp af innovationsværktøjer skulle udarbejde forslag til prøvehandlinger for service. Afdelingsdagen gav anledning til gode drøftelser i enhederne om service samt inspiration til, hvordan de kan arbejde med nye servicetiltag. På dagen blev ideerne til prøvehandlinger for service fra enhederne præsenteret, og det bedste forslag blev kåret. Afdelingsdagen har givet inspiration til det videre arbejde med service, og det har givet et fælles sprog om service på tværs af enhederne. Det er enhedernes opgave at arbejde videre med prøvehandlingerne samt virksomhedsmålene om service. LMU vil i løbet af 2015 følge op på de forskellige tiltag herunder arbejde med kommunikation i forhold til service, f.eks. redskaber til at håndtere den»svære samtale«. 9

14 10 Ledergruppen

15 11

16 Udviklingsmål 5.1. Ledergruppen Ledergruppen har igen i 2014 haft fokus på at sikre en så optimal opgaveløsning som muligt inden for de givne personalemæssige og økonomiske rammer. Afdelingens organisering med tre kontorer, som blev implementeret i 2013, fungerer godt, og der er en klar opgave- og ansvarsfordeling. Ledergruppen tager i forlængelse heraf et fælles ansvar for, at der på tværs af kontorerne sikres den bedst mulige opgaveløsning, bl.a. når der er særligt pres på et område eller kontor. Ledergruppen analyserer således løbende ressourcebehovet og forbruget i de enkelte enheder med henblik på at sikre den optimale brug af ressourcer i afdelingen også set på tværs af kontorerne. Der har været særlige udfordringer i Juridisk Kontor, hvor vækst i arbejdsopgaver og sygdom har presset kontoret i forhold til sagsbehandlingstider, kvalitet og service. Ledergruppen har taget forskellige initiativer til at afbøde udfordringerne. Der er blandt andet tilført ressourcer fra Intern Service og Råds- og Direktionssekretariatet, og der arbejdes fortsat med at skabe mere varige løsninger. Ledergruppen har ligeledes fokus på, at afdelingens ressourcer udnyttes effektivt i forhold til den konkrete opgaveløsning. I den almindelige daglige drift er der fokus på arbejdsgangene herunder en sikring af, at der er en fælles forståelse af, hvordan opgaverne løses og et fælles fokus på optimering og dokumentation. På nogle områder fungerer afdelingen som rådgiver eller konsulent, og her er ledergruppens holdning, at afdelingen skal levere en ydelse, der er af høj kvalitet, og som kan konkurrere med eventuelle andre udbydere af ydelsen. Afdelingens ydelser indgår ofte i større sammenhænge, hvor det kan være vanskeligt at se den direkte effekt. Ledergruppen er dog ikke i tvivl om, at f.eks. bedre aftaler, afgørelser og politiske beslutningsoplæg kan ses på regionens bundlinje i forhold til et mindre ressourceforbrug, økonomiske besparelser, bedre politiske beslutninger og regionens omdømme i offentligheden. Ledergruppen sørger endvidere for, at der arbejdes på tværs af kontorerne, når det er hensigtsmæssigt i forhold til den givne opgave. I 2014 har det f.eks. drejet sig om et afbureaukratiseringsprojekt og en del af arbejdet med informationssikkerhed. Koncerntankegang er ligeledes en integreret del af ledergruppens tilgang til afdelingens virke. Ledergruppen er løbende opmærksom på, om der er opgaver, der med fordel kan løses på koncernniveau, så der kan sikres stordriftsfordele f.eks. gennem større viden samme sted, højere kvalitet og/eller bedre ressourceudnyttelse. Som et eksempel på koncerntankegang kan nævnes, at ledergruppen har lagt en del kræfter i udvikling og etablering af den nye koncernuddannelse, ligesom både ledere og medarbejdere underviser på en række af de kurser, der udbydes. Også opgaver som mobility og informationssikkerhed har været områder, hvor Regionssekretariatet har været meget bevidste om koncernperspektivet, da disse opgaver løses på vegne af den samlede organisation. Endelig skal det nævnes, at ledergruppen giver plads til medarbejderdrevne initiativer som f.eks. det tema om service, som har været prioriteret i Initiativet ligger godt i forlængelse af tidligere initiativer og koncerntankegangen i afdelingen, og ledergruppen vil bakke op om, at der arbejdes videre med konkrete initiativer under servicetemaet i

17 Ledergruppens udviklingsmål Ressourcer Organisation Ledergruppen vil tage konkrete initiativer, der skal medvirke til at optimere ressourceforbruget i koncernen og internt i afdelingen. Ledergruppen vil tage ansvaret for, at der arbejdes videre med afdelingens fælles servicemål og politikker. Ledergruppen vil sikre, at der på flere områder udarbejdes servicemål for den konkrete opgaveløsning f.eks. i forhold til tidsfrister. Ledergruppen vil optimere arbejdsgange og sikre, at der udarbejdes flere arbejdsgangsbeskrivelser. Ledergruppen vil trække på de gode erfaringer fra 2014 og inddrage LMU i flere temaer vedrørende afdelingens udvikling. Ydelser Effekt Ledergruppen vil supplere udsendelsen af nyhedsmails med korte mundtlige dialoger i forlængelse af nogle af chefmøderne. Ledergruppen vil have særligt fokus på økonomistyringen i afdelingen. Omdømme Ledergruppen vil tage på besøg på hospitaler, institutioner eller hos andre myndigheder med henblik på udveksling af erfaringer, drøftelser af organisationsforståelser m.m. 13

18 14 Råds- og Direktionsekretariatet

19 15

20 5.2. Råds- og Direktionssekretariatet Politisk betjening Kontoret har i første kvartal af 2014 koncentreret kræfterne om at sætte gode rammer for det politiske arbejde i den nye valgperiode , samtidig med at vi skulle afvikle det gamle regionsråd. For at sikre en god opstart for det nye regionsråd har vi bl.a. planlagt et todages introduktionsseminar for regionsrådet. Derudover har vi tilrettelagt temamøderne og besigtigelsesturene i 2014 således, at de gav politikerne et grundigt indblik i regionens opgaver og ansvarsområder. Der har bl.a. været besøg på hospitalerne, DNU, DNV, Sundhedshuset Skive og psykiatrien. Vi sørgede også for, at 27 regionsrådspolitikere kunne deltage i Folkemødet på Bornholm. Vi har gjort meget ud af at forberede og koordinere de politiske møder herunder udarbejdet mødeplaner, kommissorier, indkaldt stedfortrædere til regionsrådsmøderne m.v. Derudover har vi justeret styrelsesvedtægter og forretningsordenen og forberedt og planlagt udpegningen til hverv. Vi har endvidere sørget for det praktiske omkring det nye regionsråd herunder bl.a. udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste og vederlag, udlevering af it-udstyr i samarbejde med it- afdelingen, oprettelse af abonnementer på aviser m.v. Vi arbejder fortsat på at skrive bedre dagsordener til regionsrådet. Vi afholder kurser for sagsbehandlere i at skrive gode dagsordener, og vi har især haft fokus på, at der er mange nyvalgte regionsrådsmedlemmer. Kurserne er i 2014 blevet en fast del af koncernuddannelsen. Kontoret forsyner endvidere regionsrådsmedlemmerne med taler og oplæg efter behov. Efter grundig forberedelse har vi i 2014 fået oprettet en hvervsdatabase. Databasen indeholder oplysninger om de ca. 300 hverv, som regionsrådsmedlemmerne og andre på vegne af regionsrådet er udpeget til. Det er tanken, at basen får en web-platform, så hele koncernen og borgerne kan se oplysningerne via henholdsvis koncern intra og rm.dk. Koncern- og direktionsbetjening Vi sekretariatsbetjener direktionen f.eks. i forhold til direktionsmøder, direktionens årlige dialogmøder med alle hospitals- og afdelingsledelser, ad hoc opgaver m.v. Vi sørger for koordinering af de tværgående adminitrative møder og forbereder direktørernes deltagelse i eksterne møder i f.eks. Danske Regioner, ministerier m.v. Vi har også sørget for det praktiske i forhold til direktørskiftet i direktionen. Vi betjener endvidere flere andre tværgående mødefora bl.a. Strategisk Sundhedsledelsesforum, Administrativ Sundhedsledelsesforum, Koncernledelsen m.v. Kontoret løser en række opgaver på tværs af administrationen. Vi tilbyder bl.a. introduktionsprogrammer for nye administrative medarbejdere m.v. hvor vi præsenterer det politiske arbejde. Vi har også afholdt et introduktionsarrangement for handelsskoleelever fra Viborg. Arrangementet var en succes, og formålet i forhold til at skabe indsigt og interesse for Region Midtjylland blev opfyldt. Test og udvikling af dagsordensmodul Vores grundlæggende arbejdsredskab sbsys (dagsordensmodul) forventes opdateret i starten af I den forbindelse holder vi sammen med Digital For- 16

21 valtning en række kurser og informationsmøder for sagsbehandlere og dagsordensansvarlige fra hele koncernen. Derudover har kontoret en omfattende opgave i at teste dagsordensmodulet inden idriftssættelse. En ny funktion er den rullende behandlingsplan. Det, at man nu systemmæssigt kan lave en behandlingsplan, hvor dagsordenspunkter automatisk videreføres til det næste møde, giver nye muligheder for at effektivisere arbejdsgangene i dagsordensarbejdet. Vi har derfor analyseret egne forretningsgange for bedst muligt at udnytte de nye funktioner i forhold til at lave bedre politiske og administrative dagsordener. bedst udnytter hinandens forskelligheder. Vi kender nu vores egen persontype og ved, hvordan vi med enkelte justeringer i vores kommunikation med andre kan påvirke samarbejder i en positiv retning. Kurset om persontyper har givet os alle et friskt og sjovt indspark og ikke mindst et fælles sprog i forhold til kommunikation. Kontoret har derudover arbejdet med grafisk layout i Regionssekretariatets publikationer,vejledninger, Brugere og borgere Der er i dag stor politisk bevågenhed omkring brugere og borgerinddragelse, og i forbindelse med den nye sundhedslov blev det besluttet, at hver region skal nedsætte et patientinddragelsesudvalg, der inddrages i forbindelse med udarbejdelse af praksisplan og sundhedsaftale. Regionsrådet har endvidere vedtaget at nedsætte et nyt sundhedsbrugerråd, der behandler de mere generelle sager på sundhedsområdet for at sikre den brede forankring af brugerinteresser i regionen. Vi sekretariatsbetjener begge udvalg og har derfor opgaven med at sikre sammenhængen herimellem og koble arbejdet til regionens mange indsatser omkring patientinddragelse. Kommunikation og flot layout Kontoret har løbende fokus på skriftlig og mundtlig kommunikation i forhold til kontorets eksterne samarbejdsparter. Vi er blevet undervist i persontyper, herunder har vi set på, hvilke stærke og svage sider de forskellige typer har og arbejdet med, hvordan vi rapporter, mødeplaner m.v. Flere af kontorets medarbejdere har været på kursus i at bruge layoutprogrammet Adobe InDesign, og vi kan nu selv opsætte størstedelen af vores publikationer i et professionelt layout f.eks. denne publikation. Sekretariat for hele afdelingen Vi hjælper hele Regionssekretariatet med økonomi, it, møder via video, ny kontorpakke m.v. Derudover har vi ansvaret for planlægning af TULE, afdelingsarrangementer m.v. Vi sørger for, at afdelingens tre kontorelever får en god og lærerig uddannelse. Kontoret løser også ad hoc-opgaver og projekter udenfor afdelingen. Det gælder f.eks. deltagelse i et forenklingsprojekt i en afdeling på Aarhus Universitethospital. Projektet er igangsat af Danske Regioner og har til formål at identificere forslag, der kan forenkles. Regionssekretariatet er en del af projektet og leverer administrativ hjælp i form af planlægning, koordinering og sekretærbistand. 17

22 Råds- og Direktionssekretariatets udviklingsmål Ressourcer Organisation Vi vil styrke de politiske dagsordener, så de bliver yderligere målrettet det politiske niveau. Vi vil styrke egen viden og dokumentation i forhold til det politiske arbejde f.eks. vedrørende stedfortrædere, inhabilitet m.m. Vi vil fortsat udvikle vores kompetencer indenfor det danske sprog. Formålet er at styrke korrekturlæsningen af dagsordenspunkterne. Vi vil være mere opsøgende i forhold til andre afdelinger f.eks. ved at fortælle om det politiske arbejde på kontor- eller afdelingsmøder. Vi vil sikre en god modtagelse af det nye HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling herunder være med til at sikre det formelle og praktiske i forbindelse med valget til HMU primo Vi vil undersøge, om der er funktioner i ESDH, som kan smidiggøre vores proces i forhold til registrering, søgning og håndtering af henvendelser fra borgere og politikere. 18

23 Ydelser Effekt Vi vil gennemføre brugerundersøgelse(r) med henblik på at forbedre/justere vores service. Vi vil tilrette politikerafregningssystemet, så de Videnskabsetiske Komiteer også kan bruge systemet. Vi vil i samarbejde med Digital Forvaltning sikre en driftsikker implementering af nyt dagsordensmodul i sbsys herunder undervise sagsbehandlere og dagsordensansvarlige i de nye funktioner i systemet. Vi vil sikre større synlighed af kontoret/afdelingen ved at gennemgå og eventuelt justere vores sider på inter- og intranet i forbindelse med omlægning til nyt hjemmesidesystem. Omdømme Vi vil forbedre vores service i forhold til vores kommunikation med vores samarbejdspartere. Borgernes Sundhedsvæsen - Vi vil sammen med Koncern Kommunikation afholde to dialogmøder, hvor regionsrådspolitikerne og borgere mødes for at tale om, hvad der er vigtigt i fremtidens sundhedsvæsen. Dialogmøderne er en del af Danske Regioners projekt Borgernes Sundhedsvæsen, og der afholdes derfor sideløbende dialogmøder i alle regioner. 19