Virksomhedsplan 2015 Regionssekretariatet Region Midtjylland

Transkript

1 Virksomhedsplan 2015 Regionssekretariatet Region Midtjylland

2 Regionssekretariatets virksomhedsplan 2015 Henvendelse om virksomhedsplanen til: Region Midtjylland Regionssekretariatet Skottenborg 26 Postbox Viborg Udgivet januar 2015 Grafisk opsætning og Layout udarbejdet af Regionssekretariatet

3 Regionssekretariatets virksomhedsplan 2015

4 Indholdsfortegnelse 1. Forord Regionssekretariatets opgaver og organisation Mission, vision og værdier Fælles tema om service Udviklingsmål Ledergruppen Råds- og Direktionssekretariatet Juridisk Kontor Digital Forvaltning Intern Service Regionssekretariatets aktiviteter Ledelses- og styringsgrundlag...43

5 1. Forord Virksomhedsplanen er en status over Regionssekretariatets opgaveløsning i 2014 og en oversigt over udviklingsmål for Virksomhedsplanen fungerer samtidig som et opslagsværk, hvor man som læser nemt og hurtigt får et overblik over Regionssekretariatets organisering, arbejdsopgaver, mål m.v. Derudover er der bagerst også billeder af alle medarbejderne, så du får et ansigt på os alle sammen. Temaet for virksomhedsplanen 2015 er service. Regionssekretariatet har altid haft som mål at yde en høj kvalitet og god service til vores samarbejdsparter. Samtidig oplever vi, at efterspørgslen på vores ydelser stiger. Så hvordan yder vi fortsat høj kvalitet og god service? Vi vil som altid analysere på, hvordan vi kan løse opgaverne nemmere, samtidig med at vi leverer høj kvalitet. Vi er optaget af at effektivisere måden at arbejde på, om det er i kantinen, i receptionerne eller i kontorerne. Vi er altid nysgerrige efter at undersøge, om brug af it, samarbejder på tværs m.v. kan hjælpe os med at gøre tingene nemmere - hver dag. Derudover vil vi sikre, at vores gode service også er forventningsafstemt med vores samarbejdsparter. Vi håber, at I vil læse virksomhedsplanen med interesse og ønsker god læselyst. 1

6 2. Regionssekretariatets opgaver og organisering Regionssekretariatet er en centralt placeret afdeling med ca. 75 medarbejdere, fordelt på tre kontorer. Regionssekretariatet fungerer som et strategisk og koordinerende bindeled på tværs af organisationen. Råds- og Direktionssekretariatet Kontoret sekretariatsbetjener det politiske system i Region Midtjylland, dvs. regionsrådet, forretningsudvalget, rådgivende og midlertidige udvalg, Kontaktudvalget, møder med regionale folketingspolitikere m.m. Sekretariatet har en stor berøring og samarbejde med regionsrådet og hele koncernen, særligt direktionen, den øvrige administration i regionshusene og administrationerne på hospitalerne. Organisationsdiagram for Regionssekretariatet Sekretariatsbetjeningen omfatter blandt andet: Planlægning og afholdelse af møder i de politiske fora Planlægning og afholdelse af temamøder og besigtigelsesture for regionsrådet Taleskrivning Opdatering af politikerintranet og hvervsdatabase Udbetaling af partistøtte og andre praktiske opgaver i forbindelse med at understøtte regionsrådet. Den overordnede koordinering af mødekalender for politiske og administrative møder Regionssekretariatet ledes af en sekretariatschef med reference til direktionen samt tre kontorchefer: En kontorchef er leder af Råds- og Direktionssekretariatet, en kontorchef er leder af Juridisk Kontor og en kontorchef er leder af Digital Forvaltning & Intern Service. Kontoret har endvidere en mere overordnet rolle med at varetage regionsrådets og regionsrådspolitikernes interesser internt i administrationen ved at sikre, at det politiske aspekt indtænkes i alle relevante processer og beslutninger. Derudover løses opgaver for direktionen og koncernen, og kontoret fungerer som Regionssekretariatets interne sekretariat. Kontoret varetager sekretariatsfunktionen for regionsrådsformanden, de to næstformænd for regionsrådet og De har hver deres ansvars- og opgaveområde, men fungerer som en samlet enhed, der fastlægger retningslinjer og sikrer en tværgående koordinering af opgaveløsningen både internt og eksternt. 2

7 direktionen samt generelle sekretariatsfunktioner for koncernen. Sidstnævnte indbefatter sekretariatsbetjening af en række forskellige koncerndækkende og strategiske mødefora som: Koncernledelsesmøder Strategisk Sundhedsledelsesforum Administrativt Sundhedsledelsesforum Administrativt Ledelsesforum Sundhedsbrugerrådet/patientinddragelsesudvalget Direktionens dialogmøder Herudover løses koncerndækkende opgaver som opdatering af organisationsplan og gennemførelse af regionsrådsvalg. Endelig løses en række interne opgaver for Regionssekretariatet. Herunder intern økonomifunktion, interne personalemæssige forhold og generelle sekretariatsopgaver som f.eks. arbejde med Regionssekretariatets målstyringssystem. Aktindsigt, sagsbehandling Regionsloven og myndighedsfuldmagt Aftaler og kontrakter Retssager og inkasso Juridiske opgaver i forbindelse med de nye sygehusbyggerier herunder særligt DNU. Derudover varetager enheden opgaver vedrørende borgerhenvendelser som f.eks. serviceklager på sundhedsområdet. Forsikringsenheden varetager alle koncerndækkende opgaver vedrørende forsikringer, ligesom den administrerer de selvforsikrede områder dvs. patientforsikringsskader, ansvarsskader og arbejdsskader. Enheden for de videnskabsetiske komiteer sekretariatsbetjener de to videnskabsetiske komiteer i Region Midtjylland, som behandler ansøgninger om godkendelse af sundhedsvidenskablige forskningsprojekter. Yderligere varetages også en række opgaver og funktioner med tilknytning til Psykiatri og Social. Det indbefatter henvendelser og klagesager til direktionen eller regionsrådsmedlemmer på psykiatri- og socialområdet samt sekretariatsbetjeningen af to kontaktfora. Juridisk kontor Kontoret består af tre enheder: Juridisk Enhed, Forsikringsenheden og De Videnskabsetiske Komiteer. Juridisk Enhed er ansvarlig for juridisk rådgivning og sagsbehandling for hele koncernen. Det drejer sig om en lang række forskellige retslige sagsområder: Lejeret og fast ejendom Spørgsmål inden for sundhedslovgivningen og persondataret Bistand i forbindelse med entrepriser og udbud Digital Forvaltning & Intern Service Digital Forvaltning Kontoret har til formål at fremme digitaliseringen i Region Midtjylland og varetager desuden regionens journal- og arkivfunktion. Derudover varetages systemejerskaberne for regionens administrative it-systemer samt telefoni og mobility, herunder den elektroniske 3

8 elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH). Digital Forvaltning betjener Informationssikkerhedudvalget, direktionen og andre ledelsesfora i forhold til spørgsmål vedrørende organisatoriske aspekter af it for det administrative område og betjener sammen med It Styregruppen for it. Intern Service Kontoret for Intern Service er ansvarlig for, at de fysiske rammer i regionshusene fungerer optimalt. Det betyder blandt andet, at Intern Service sørger for driften af regionshusene, herunder også sikring og adgangsforhold, og har ansvaret for den daglige rengøring, kantinefunktion, bemanding af receptionerne, postfordeling m.v. Regionshusenes servicepersonale er derfor også tilknyttet Regionssekretariatet. Derudover varetager Intern Service administrationen af den fælles feriefond for Region Midtjylland, der udlejer ca. 50 ferieboliger i Danmark og enkelte i udlandet til ansatte i Region Midtjylland, ligesom kontoret sekretariatsbetjener feriefondens bestyrelse. Region Midtjyllands ESDH-system er ejet af en brugerklub, og Digital Forvaltning bidrager i høj grad til det arbejde, der foregår i brugerklubben såvel i forhold til systemudvikling som udvikling af brugerklubbens samarbejde. Digital Forvaltning indgår i sekretariatsbetjening af brugerklubben. Digital forvaltning er desuden ansvarlig for at sikre, at der arbejdes systematisk med informationssikkerhed i hele regionen inden for en fælles ramme. 4

9 Vidste du... at Region Midtjylland udpeger til 274 politiske hverv. Betegnelsen hverv dækker over bestyrelser, repræsentantskaber, kommissioner, komiteer, råd, nævn, fora, netværk og udvalg at 30 af regionsrådspolitikerne er udpeget til mere end fem hverv at 15 af regionsrådspolitikerne er udpeget til mere end syv hverv at hvervsdatabasen, udover at holde styr på udpegningerne, f.eks. også kan lave automatiske oversigter over fordelingen af hverv mellem de politiske partier 5

10 3. Mission, vision og værdier Region Midtjylland drives ud fra et fælles ledelses- og styringsgrundlag. Formålet med ledelses- og styringsgrundlaget for Region Midtjylland er at skabe en fælles referenceramme for arbejdet med de mange vigtige opgaver, som regionens arbejdspladser har ansvar for. Ledelses- og styringsgrundlaget indeholder de overordnede principper for styring og ledelse i Region Midtjylland, herunder regionens mission, visioner, værdier og strategispor, som er det fælles fundament for driften og den videre udvikling af regionen. Regionssekretariatet har med udgangspunkt i regionens fælles ledelses- og styringsgrundlag og regionens overordnede mission, visioner og værdier formuleret sin egen mission, vision og uddybning af værdierne. Mission og vision. Regionssekretariatets mission tager dels udgangspunkt i afdelingens centrale placering i Region Midtjyllands organisation som en del af administrationen dels i Regionssekretariatets konkrete opgaver. 6 Mission Regionssekretariatet vil sikre, at regionsrådet, direktionen og den øvrige koncern har de bedst mulige rammer og vilkår for udførelsen af deres opgaver. Regionssekretariatet bidrager til, at Region Midtjylland fungerer som en sammenhængende koncern med fælles virksomhedskultur og moderne og effektive rammer for opgaveløsningen. Missionen tager således afsæt i Regionssekretariatets opgaver i forhold til betjeningen af regionsrådet og direktionen samt i afdelingens konkrete opgaver i forhold til organisationen mere bredt. Det indebærer blandt andet en række forhold, der skal være på plads, for at administrationen kan fungere effektivt, eksempelvis de fysiske rammer i form af regionshusene, digital forvaltning, forsikringer, rengøring, kantine m.m. Det afspejles samtidig i missionen og visionerne, at Regionssekretariatet i særlig grad ser betjeningen af regionsrådet som en vigtig opgave. Det er Regionssekretariatets særlige opgave at tage ansvar for at sikre, at regionsrådets og regionsrådspolitikernes behov og ønsker tilgodeses bedst muligt på tværs af administrationen. Regionssekretariatet har nedenfor formuleret en række visioner for afdelingen. Visionerne tager udgangspunkt i den mission, der er formuleret for Regionssekretariatet. Vision Vi servicerer regionsrådet, så regionrådspolitikerne har de bedst mulige rammer og vilkår til for at udføre hvervet. Vi servicerer direktionen og koncernledelsen i den løbende opgaveløsning. Vi varetager en række tværgående funktioner og fungerer som koordinerende bindeled i organisationen. Vi rådgiver og vejleder organisationen inden for en række tværgående opgavefelter. Vi medvirker til, at Region Midtjylland har moderne og effektive rammer for opgaveløsningen. Vi varetager driften af Region Midtjyllands administrative bygninger.

11 Værdier Dialog. I Regionssekretariatet ønsker vi dialog både i forhold til samarbejdspartnere og brugere og mellem ledere og medarbejdere. Vi lytter, vi er åbne og troværdige, og der er en sammenhæng mellem det, vi siger, og det vi gør. Vi samarbejder både med interne og eksterne samarbejdspartnere. Dygtighed Vi kombinerer kompetence og effektivitet, så vi opfattes som troværdige og leverer produkter, der giver modtagerne de bedst mulige vilkår. Vi er initiativrige, opsøger ny viden og bruger samarbejdspartneres ekspertise. Vi besidder en faglig stolthed, og vi dokumenterer effekten af vores indsats og formidler vores resultater. Vi er til stadighed parate til at indgå i nye tværgånde projekter og arbejdsgrupper, der kan styrke en sammenhængende koncern. Dialog Vi fremstår serviceorienteret og møder vores samarbejdspartnere og kolleger med åbenhed og respekt. Vi vil gennem samarbejde og vidensdeling bidrage til at skabe kvalitet og merværdi i en sammenhængende koncern. Vi lytter til vores brugere med henblik på at levere den rette ydelse. Vi er kendt for en uformel og åben kultur. Dygtighed. Vi arbejder på et højt fagligt niveau med stort engagement. Vi tager udgangspunkt i behovet hos vores brugere og samarbejdspartnere. Vi er konkurrencedygtige og i stand til - i et godt arbejdsklima og med stor effektivitet at levere de relevante ydelser, der efterspørges nu og i fremtiden. Vi dygtiggør os og har fokus på faglig og personlig kompetenceudvikling, og vi sikrer det fulde udbytte af de ansattes viden, erfaring og engagement. Vi måles på de resultater, vi opnår. Dristighed Dristighed er en vigtig forudsætning for udviklingen af vores ydelser og udfordring af eksisterende arbejdsgange. Vi har en kultur, der fremmer faglig nysgerrighed, og hvor vi under ansvar og med respekt hele tiden arbejder på at forbedre vores processer og ydelser. Dristighed må aldrig skabe usikkerhed om, at ydelsen er i orden. Vi er parate til at gå forrest for at nå de rigtige løsninger. Vi søger nye udfordringer og påtager os uvante opgaver. Vi udfordrer traditionelle arbejdsgange internt og hos vores samarbejdspartnere. 7

12 4. Fælles tema om service Hvorfor fælles tema om service i Regionssekretariatet? Service er et tema, som Regionssekretariatet har besluttet at arbejde med på tværs af alle enheder. Ideen om et fælles tema om service udspringer af LMU s udannelsesdag lige før sommerferien. LMU finder, at det, der kendetegner Regionssekretariatet på tværs af kontorer er, at vi i høj grad yder service til resten af organisationen. Også på områder, hvor vi har en kontrolfunktion, oplever vi bedre resultater og større arbejdsglæde, når vi har en serviceorienteret tilgang. service fremadrettet. Arbejdet med service skal ikke nødvendigvis føre til gennemgribende ændringer af den måde, vi allerede arbejder med service i afdelingen, men formålet med temaet er at se på, om der er steder, hvor vi kan justere eller ændre på vores arbejdsgange, således at vores opgaver får et kvalitetsløft. Derudover vil arbejdet med service hjælpe os i vores hverdag til at forventningsafstemme med vores kunder, hvad det er for en service, de har behov for. LMU s vision er, at Regionssekretariatet ikke blot er kendt som en fagligt dygtig afdeling, men også som en afdeling der er imødekommende, hjælpsom og samarbejdsorienteret. Vi vil være en afdeling, som man ikke tøver med at henvende sig til, når man er i tvivl om sagsgange eller har andet behov for hjælp og afklaring. Vi vil ligeledes være en afdeling, som man tager godt imod, når vi tager initiativet til kontakt - også når vi skal aflevere et andet budskab end forventet. Det er en holdning, der hænger godt sammen med, at vi i Regionssekretariatet tror på, at en grundlæggende positiv tilgang til vores omverden kommer os selv til gavn. Vi får gladere samarbejdspartnere og kolleger, en bedre opgaveløsning og et bedre arbejdsmiljø. Vilkåret for arbejdet med service i kontorerne er, at den gode service kan være forskellig fra enhed til enhed. Ønsket er, at der skal være en fælles ramme om projektet, så der er nedsat en arbejdsgruppe, der sammen med LMU sætter rammerne for arbejdet med Hvad er god service? Fælles temaet om service har sat gang i mange tanker og drøftelser hos os om, hvad god service egentlig er, og hvordan vi idag arbejder med at yde god service. Vi har valgt at bringe et udsnit af de tanker, som de forskellige enheder har gjort sig om god service, og under afsnittene om de forskellige kontorer kan man læse om de konkrete virksomhedsmål om service, som blandt andet er udsprunget af vores fælles fokus på dette emne. 8

13 »God service er for mig«at jeg viser naturligt, at jeg er interesseret i at hjælpe, og at jeg er opmærksom og lytter. At jeg er positiv og nærværende overfor mine kollegaer og samarbejdspartnere. Kate Dornhoff, Rengøring»God service er for mig«at jeg sørger for, at din forespørgsel bliver hørt og taget seriøst- og naturligvis bliver behandlet på bedst mulig måde. Mie Dahl Jakobsen, Råds- og Direktionssekretariatet»God service er for mig«at jeg har glade kunder i butikken. Earl Byron Wallace, Intern Service»God service er for mig«at sætte sig i kundens sted og minimum give den service, som man selv ønsker - og lige lidt mere. Ulla Høgholm Pedersen, Feriefonden»God service er for mig«at sørge for at visitere mine henvendelser effektivt. At jeg svarer på de mere simple henvendelser først, så mine kunder kan komme videre med sagen. At jeg orienterer kunden, hvis sagen er kompliceret og tidskrævende. Rasmus Grønborg Jakobsen, Juridisk Kontor Afdelingsdagen Temaet for årets afdelingsdag var Service Challenge 2014, og formålet var at give inspiration til arbejdet med service i enhederne. Afdelingsdagen i 2013 havde innovation som tema, og det var derfor naturligt at arbejde videre med, hvordan innovation som værktøj kunne inspirere os til arbejdet med service i afdelingen. Dagen blev kickstartet med et inspirerende oplæg fra konsulent Dan Andersen, der fortalte om sit arbejde med enestående service i samarbejde med Walt Disney organisationen. Koncern HR igangsatte herefter innovationsworkshops for enhederne, hvor de på baggrund af inspiration fra Dan Andersens oplæg om Disney og ved hjælp af innovationsværktøjer skulle udarbejde forslag til prøvehandlinger for service. Afdelingsdagen gav anledning til gode drøftelser i enhederne om service samt inspiration til, hvordan de kan arbejde med nye servicetiltag. På dagen blev ideerne til prøvehandlinger for service fra enhederne præsenteret, og det bedste forslag blev kåret. Afdelingsdagen har givet inspiration til det videre arbejde med service, og det har givet et fælles sprog om service på tværs af enhederne. Det er enhedernes opgave at arbejde videre med prøvehandlingerne samt virksomhedsmålene om service. LMU vil i løbet af 2015 følge op på de forskellige tiltag herunder arbejde med kommunikation i forhold til service, f.eks. redskaber til at håndtere den»svære samtale«. 9

14 10 Ledergruppen

15 11

16 Udviklingsmål 5.1. Ledergruppen Ledergruppen har igen i 2014 haft fokus på at sikre en så optimal opgaveløsning som muligt inden for de givne personalemæssige og økonomiske rammer. Afdelingens organisering med tre kontorer, som blev implementeret i 2013, fungerer godt, og der er en klar opgave- og ansvarsfordeling. Ledergruppen tager i forlængelse heraf et fælles ansvar for, at der på tværs af kontorerne sikres den bedst mulige opgaveløsning, bl.a. når der er særligt pres på et område eller kontor. Ledergruppen analyserer således løbende ressourcebehovet og forbruget i de enkelte enheder med henblik på at sikre den optimale brug af ressourcer i afdelingen også set på tværs af kontorerne. Der har været særlige udfordringer i Juridisk Kontor, hvor vækst i arbejdsopgaver og sygdom har presset kontoret i forhold til sagsbehandlingstider, kvalitet og service. Ledergruppen har taget forskellige initiativer til at afbøde udfordringerne. Der er blandt andet tilført ressourcer fra Intern Service og Råds- og Direktionssekretariatet, og der arbejdes fortsat med at skabe mere varige løsninger. Ledergruppen har ligeledes fokus på, at afdelingens ressourcer udnyttes effektivt i forhold til den konkrete opgaveløsning. I den almindelige daglige drift er der fokus på arbejdsgangene herunder en sikring af, at der er en fælles forståelse af, hvordan opgaverne løses og et fælles fokus på optimering og dokumentation. På nogle områder fungerer afdelingen som rådgiver eller konsulent, og her er ledergruppens holdning, at afdelingen skal levere en ydelse, der er af høj kvalitet, og som kan konkurrere med eventuelle andre udbydere af ydelsen. Afdelingens ydelser indgår ofte i større sammenhænge, hvor det kan være vanskeligt at se den direkte effekt. Ledergruppen er dog ikke i tvivl om, at f.eks. bedre aftaler, afgørelser og politiske beslutningsoplæg kan ses på regionens bundlinje i forhold til et mindre ressourceforbrug, økonomiske besparelser, bedre politiske beslutninger og regionens omdømme i offentligheden. Ledergruppen sørger endvidere for, at der arbejdes på tværs af kontorerne, når det er hensigtsmæssigt i forhold til den givne opgave. I 2014 har det f.eks. drejet sig om et afbureaukratiseringsprojekt og en del af arbejdet med informationssikkerhed. Koncerntankegang er ligeledes en integreret del af ledergruppens tilgang til afdelingens virke. Ledergruppen er løbende opmærksom på, om der er opgaver, der med fordel kan løses på koncernniveau, så der kan sikres stordriftsfordele f.eks. gennem større viden samme sted, højere kvalitet og/eller bedre ressourceudnyttelse. Som et eksempel på koncerntankegang kan nævnes, at ledergruppen har lagt en del kræfter i udvikling og etablering af den nye koncernuddannelse, ligesom både ledere og medarbejdere underviser på en række af de kurser, der udbydes. Også opgaver som mobility og informationssikkerhed har været områder, hvor Regionssekretariatet har været meget bevidste om koncernperspektivet, da disse opgaver løses på vegne af den samlede organisation. Endelig skal det nævnes, at ledergruppen giver plads til medarbejderdrevne initiativer som f.eks. det tema om service, som har været prioriteret i Initiativet ligger godt i forlængelse af tidligere initiativer og koncerntankegangen i afdelingen, og ledergruppen vil bakke op om, at der arbejdes videre med konkrete initiativer under servicetemaet i

17 Ledergruppens udviklingsmål Ressourcer Organisation Ledergruppen vil tage konkrete initiativer, der skal medvirke til at optimere ressourceforbruget i koncernen og internt i afdelingen. Ledergruppen vil tage ansvaret for, at der arbejdes videre med afdelingens fælles servicemål og politikker. Ledergruppen vil sikre, at der på flere områder udarbejdes servicemål for den konkrete opgaveløsning f.eks. i forhold til tidsfrister. Ledergruppen vil optimere arbejdsgange og sikre, at der udarbejdes flere arbejdsgangsbeskrivelser. Ledergruppen vil trække på de gode erfaringer fra 2014 og inddrage LMU i flere temaer vedrørende afdelingens udvikling. Ydelser Effekt Ledergruppen vil supplere udsendelsen af nyhedsmails med korte mundtlige dialoger i forlængelse af nogle af chefmøderne. Ledergruppen vil have særligt fokus på økonomistyringen i afdelingen. Omdømme Ledergruppen vil tage på besøg på hospitaler, institutioner eller hos andre myndigheder med henblik på udveksling af erfaringer, drøftelser af organisationsforståelser m.m. 13

18 14 Råds- og Direktionsekretariatet

19 15

20 5.2. Råds- og Direktionssekretariatet Politisk betjening Kontoret har i første kvartal af 2014 koncentreret kræfterne om at sætte gode rammer for det politiske arbejde i den nye valgperiode , samtidig med at vi skulle afvikle det gamle regionsråd. For at sikre en god opstart for det nye regionsråd har vi bl.a. planlagt et todages introduktionsseminar for regionsrådet. Derudover har vi tilrettelagt temamøderne og besigtigelsesturene i 2014 således, at de gav politikerne et grundigt indblik i regionens opgaver og ansvarsområder. Der har bl.a. været besøg på hospitalerne, DNU, DNV, Sundhedshuset Skive og psykiatrien. Vi sørgede også for, at 27 regionsrådspolitikere kunne deltage i Folkemødet på Bornholm. Vi har gjort meget ud af at forberede og koordinere de politiske møder herunder udarbejdet mødeplaner, kommissorier, indkaldt stedfortrædere til regionsrådsmøderne m.v. Derudover har vi justeret styrelsesvedtægter og forretningsordenen og forberedt og planlagt udpegningen til hverv. Vi har endvidere sørget for det praktiske omkring det nye regionsråd herunder bl.a. udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste og vederlag, udlevering af it-udstyr i samarbejde med it- afdelingen, oprettelse af abonnementer på aviser m.v. Vi arbejder fortsat på at skrive bedre dagsordener til regionsrådet. Vi afholder kurser for sagsbehandlere i at skrive gode dagsordener, og vi har især haft fokus på, at der er mange nyvalgte regionsrådsmedlemmer. Kurserne er i 2014 blevet en fast del af koncernuddannelsen. Kontoret forsyner endvidere regionsrådsmedlemmerne med taler og oplæg efter behov. Efter grundig forberedelse har vi i 2014 fået oprettet en hvervsdatabase. Databasen indeholder oplysninger om de ca. 300 hverv, som regionsrådsmedlemmerne og andre på vegne af regionsrådet er udpeget til. Det er tanken, at basen får en web-platform, så hele koncernen og borgerne kan se oplysningerne via henholdsvis koncern intra og rm.dk. Koncern- og direktionsbetjening Vi sekretariatsbetjener direktionen f.eks. i forhold til direktionsmøder, direktionens årlige dialogmøder med alle hospitals- og afdelingsledelser, ad hoc opgaver m.v. Vi sørger for koordinering af de tværgående adminitrative møder og forbereder direktørernes deltagelse i eksterne møder i f.eks. Danske Regioner, ministerier m.v. Vi har også sørget for det praktiske i forhold til direktørskiftet i direktionen. Vi betjener endvidere flere andre tværgående mødefora bl.a. Strategisk Sundhedsledelsesforum, Administrativ Sundhedsledelsesforum, Koncernledelsen m.v. Kontoret løser en række opgaver på tværs af administrationen. Vi tilbyder bl.a. introduktionsprogrammer for nye administrative medarbejdere m.v. hvor vi præsenterer det politiske arbejde. Vi har også afholdt et introduktionsarrangement for handelsskoleelever fra Viborg. Arrangementet var en succes, og formålet i forhold til at skabe indsigt og interesse for Region Midtjylland blev opfyldt. Test og udvikling af dagsordensmodul Vores grundlæggende arbejdsredskab sbsys (dagsordensmodul) forventes opdateret i starten af I den forbindelse holder vi sammen med Digital For- 16

21 valtning en række kurser og informationsmøder for sagsbehandlere og dagsordensansvarlige fra hele koncernen. Derudover har kontoret en omfattende opgave i at teste dagsordensmodulet inden idriftssættelse. En ny funktion er den rullende behandlingsplan. Det, at man nu systemmæssigt kan lave en behandlingsplan, hvor dagsordenspunkter automatisk videreføres til det næste møde, giver nye muligheder for at effektivisere arbejdsgangene i dagsordensarbejdet. Vi har derfor analyseret egne forretningsgange for bedst muligt at udnytte de nye funktioner i forhold til at lave bedre politiske og administrative dagsordener. bedst udnytter hinandens forskelligheder. Vi kender nu vores egen persontype og ved, hvordan vi med enkelte justeringer i vores kommunikation med andre kan påvirke samarbejder i en positiv retning. Kurset om persontyper har givet os alle et friskt og sjovt indspark og ikke mindst et fælles sprog i forhold til kommunikation. Kontoret har derudover arbejdet med grafisk layout i Regionssekretariatets publikationer,vejledninger, Brugere og borgere Der er i dag stor politisk bevågenhed omkring brugere og borgerinddragelse, og i forbindelse med den nye sundhedslov blev det besluttet, at hver region skal nedsætte et patientinddragelsesudvalg, der inddrages i forbindelse med udarbejdelse af praksisplan og sundhedsaftale. Regionsrådet har endvidere vedtaget at nedsætte et nyt sundhedsbrugerråd, der behandler de mere generelle sager på sundhedsområdet for at sikre den brede forankring af brugerinteresser i regionen. Vi sekretariatsbetjener begge udvalg og har derfor opgaven med at sikre sammenhængen herimellem og koble arbejdet til regionens mange indsatser omkring patientinddragelse. Kommunikation og flot layout Kontoret har løbende fokus på skriftlig og mundtlig kommunikation i forhold til kontorets eksterne samarbejdsparter. Vi er blevet undervist i persontyper, herunder har vi set på, hvilke stærke og svage sider de forskellige typer har og arbejdet med, hvordan vi rapporter, mødeplaner m.v. Flere af kontorets medarbejdere har været på kursus i at bruge layoutprogrammet Adobe InDesign, og vi kan nu selv opsætte størstedelen af vores publikationer i et professionelt layout f.eks. denne publikation. Sekretariat for hele afdelingen Vi hjælper hele Regionssekretariatet med økonomi, it, møder via video, ny kontorpakke m.v. Derudover har vi ansvaret for planlægning af TULE, afdelingsarrangementer m.v. Vi sørger for, at afdelingens tre kontorelever får en god og lærerig uddannelse. Kontoret løser også ad hoc-opgaver og projekter udenfor afdelingen. Det gælder f.eks. deltagelse i et forenklingsprojekt i en afdeling på Aarhus Universitethospital. Projektet er igangsat af Danske Regioner og har til formål at identificere forslag, der kan forenkles. Regionssekretariatet er en del af projektet og leverer administrativ hjælp i form af planlægning, koordinering og sekretærbistand. 17

22 Råds- og Direktionssekretariatets udviklingsmål Ressourcer Organisation Vi vil styrke de politiske dagsordener, så de bliver yderligere målrettet det politiske niveau. Vi vil styrke egen viden og dokumentation i forhold til det politiske arbejde f.eks. vedrørende stedfortrædere, inhabilitet m.m. Vi vil fortsat udvikle vores kompetencer indenfor det danske sprog. Formålet er at styrke korrekturlæsningen af dagsordenspunkterne. Vi vil være mere opsøgende i forhold til andre afdelinger f.eks. ved at fortælle om det politiske arbejde på kontor- eller afdelingsmøder. Vi vil sikre en god modtagelse af det nye HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling herunder være med til at sikre det formelle og praktiske i forbindelse med valget til HMU primo Vi vil undersøge, om der er funktioner i ESDH, som kan smidiggøre vores proces i forhold til registrering, søgning og håndtering af henvendelser fra borgere og politikere. 18

23 Ydelser Effekt Vi vil gennemføre brugerundersøgelse(r) med henblik på at forbedre/justere vores service. Vi vil tilrette politikerafregningssystemet, så de Videnskabsetiske Komiteer også kan bruge systemet. Vi vil i samarbejde med Digital Forvaltning sikre en driftsikker implementering af nyt dagsordensmodul i sbsys herunder undervise sagsbehandlere og dagsordensansvarlige i de nye funktioner i systemet. Vi vil sikre større synlighed af kontoret/afdelingen ved at gennemgå og eventuelt justere vores sider på inter- og intranet i forbindelse med omlægning til nyt hjemmesidesystem. Omdømme Vi vil forbedre vores service i forhold til vores kommunikation med vores samarbejdspartere. Borgernes Sundhedsvæsen - Vi vil sammen med Koncern Kommunikation afholde to dialogmøder, hvor regionsrådspolitikerne og borgere mødes for at tale om, hvad der er vigtigt i fremtidens sundhedsvæsen. Dialogmøderne er en del af Danske Regioners projekt Borgernes Sundhedsvæsen, og der afholdes derfor sideløbende dialogmøder i alle regioner. 19

24 20 Juridisk kontor

25 21

26 5.3. Juridisk Kontor De Videnskabsetiske Komiteer 2014 har været et usædvanligt år. De to komiteer består af nye medlemmer og nye formænd, som har skullet klædes på til de nye opgaver. Det har været vigtigt at sikre, at de nye komiteer kom godt fra start og fulgte op, hvor de foregående komiteer slap. Komiteerne er samtidig gået over til elektroniske dagsordener og Ipads, og har således i praksis skullet lære nye arbejdsmetoder. Disse to dele er lykkedes. Der er dog en tredje og uventet ændring, som for alvor har stillet komiteen over for nye udfordringer. I 2013 lå kontoret relativt højt med 313 nye projekter. I 2014 kom det samlede antal op på 378. Det store antal nye projekter har også affødt tilsvarende flere telefoniske forespørgsler og vil formentlig især i de kommende år også afføde tilsvarende flere tillægsprotokoller. Dertil skal lægges, at der i 2014 var et stort antal komplekse aktindsigtsanmodninger 25 mod typisk kun 2. Dette skal sammenholdes med, at de videnskabsetiske komiteer i Region Midtjylland behandler væsentlig flere sager pr. medarbejder og pr. komite end i de andre regioner. Forsikringsområdet Forsikringsenheden har på de forsikrede områder også i 2014 samarbejdet med de samme forsikringsselskaber. Til gengæld har sygdom i afdelingen sat enheden under pres det meste af året. På de selvforsikrede områder har det økonomisk mindste område ansvarsskader mængdemæssigt såvel som økonomisk været stabilt, på arbejdsskadeområdet har der været et betydeligt fald i udgifter på cirka 10 mio. kr., medens regionen på patientskadeområdet til gengæld har oplevet en mærkbar stigning på 36 mio. kr. mere end budgetteret. Der er dog ikke sket en større ændring i det samlede antal af sager. Stigningen på patienterstatningsområdet er sket på grund af langt flere store patienterstatninger. Derudover har kontoret igen i år været præget af flere serieskader (flere skader, som har samme årsag), som har været arbejdskrævende og forudsat et løbende og tæt samarbejde med flere berørte hospitaler og patienterstatningen. Den såkaldte hoftesag, hvor producenten skal godtgøre regionens udgifter, er ikke afsluttet, men er afregnet for størstedelen af regionens undersøgelsesog behandlingsudgifter. Sammenlagt forventes det, at Region Midtjylland får refunderet mellem 8-10 mio. kr. Forsikringsenheden anker fortsat relevante arbejdsskadesager til Ankestyrelsen. I 2013 gav ankesagerne regionen en besparelse på cirka 4,7 mio. kr. Besparelsen vil ikke blive så stor i 2014, da det ikke har været relevant at anke sager i samme omfang som i Det juridiske område Kontoret har gennemført en række forskellige undervisningsforløb i Der har været et forløb om persondataloven, som er blevet udbudt bredt i organisationen og hospitalerne. Juridisk 22

27 enhed har ligeledes stået for en række større undervisningsopgaver i forbindelse med den nye koncernuddannelse. Det gælder såvel en forvaltningsretlig basisdel, en avanceret del som undervisning i den nye offentlighedslov. Derudover har der været en række specielt rettede større og mindre kursusforløb i forbindelse med introduktion af nye medarbejdere, undervisning af lægesekretærer, administrative medarbejdere, sundhedsmedarbejdere herunder ikke mindst sygeplejersker mv. Forløb, som har givet mange positive tilbagemeldinger og evalueringer, og som har den sidegevinst, at enheden bliver mere kendt i organisationen, får en bedre kontaktflade og en tættere berøring med de udfordringer ikke kun administrationen, men også sundhedsmedarbejdere arbejder med. Undervisningsforløbene gentages alle i 2015, ligesom kontoret arbejder med at forbedre de eksisterende kurser og udvikle nye, således at regionen er bedre klædt på til såvel nuværende som kommende juridiske udfordringer. Vi har i det forgangne år sammen med it-afdelingen og Digital Forvaltning udviklet samarbejdet om informationssikkerhed og har i den forbindelse bevæget os fra at være gode samarbejdspartnere til at udgøre et velfungerende fælles team på området. En af de meget håndfaste udfordringer er, at der fortsat sker en voldsom vækst i antallet af anmeldelser af forskningsprojekter, i 2014 fra 560 til 814. Kontoret har i de senere år koordineret lovhøringer og sikrer, at regionen sender kvalificerede og koordinerede høringer, samtidig med at der ikke bruges unødige ressourcer på at løse opgaven. Nye regler medfører også ændrede krav til organisationen. Patientmobilitetsdirektivet trådte i kraft i 2014 og har medført en større implementeringsopgave, som kontoret har stået for sammen med hospitalerne. Det er en opgave, som forventes at være støt stigende, fordi flere behandles i udlandet, og fordi flere udenlandske patienter ønsker at blive behandlet i Danmark. Tilsvarende er den nye offentlighedslov trådt i kraft, hvilket har affødt en række undervisnings- og rådgivningsopgaver samt aktindsigtssager, hvor Juridisk Kontor har ydet konsulentbistand. De store sygehusbyggerier, ikke mindst DNU, fylder meget, og det er en af de vigtigste opgaver at være med til at sikre de juridiske rammer. Kontoret har derfor efter aftale med DNU opnormeret sin medarbejderstab. Det er en opgave, som fortsat vil fylde i de kommende år, samtidig med at den skifter karakter, som byggerierne skrider frem. Det giver en læring, som kan anvendes i forhold til andre byggerier, som regionen står for i disse år. Samtidig har kontoret været dybt involveret i udbuddet vedrørende psykiatrien i Risskov og salget af det tidligere amtssygehus i Aarhus. Der har også været en række andre driftsopgaver, som ikke nødvendigvis umiddelbart påkalder sig den samme særlige opmærksomhed, men er centrale i forhold til at få en stor organisation som Region Midtjylland til at fungere. Det drejer sig om salg af en række mindre ejendomme, lejekontrakter, tinglysning, stillingtagen til aftaler, spørgsmål om habilitet, mangeartede henvendelser og forespørgsler af sundhedsretlig karakter, nye og bedre databehandleraftaler osv. 23

28 Juridisk Kontors udviklingsmål Ressourcer Organisation Det forventes, at der i 2015 vil blive udarbejdet en dagsorden til regionsrådet, hvor der skal tages stilling til, hvorvidt der på baggrund af væksten i nye forskningsprojekter skal nedsættes en tredje videnskabsetisk komite. Kontoret vil på grund af generelt stigende arbejdsopgaver have særlig fokus på at sikre korte sagsbehandlingstider, god kvalitet og god service. Den nye persondataforordning gennemføres i løbet af få år. Der vil kun være relativ kort tid til at implementere den i praksis, det er derfor vigtigt, at der tidligt foreligger konkrete modeller for, hvordan den nye ordning kan implementeres i Region Midtjylland. Kontoret vil i et tæt samarbejde med Digital Forvaltning og it udarbejde tidsplaner og forslag til implementering. Kontoret vil også i 2015 stå for eller indgå i undervisning i offentlighedsloven, forvaltningsret på forskellige niveauer, sundhedsretlige emner og persondataret. Kontoret vil forbedre og videreudvikle sine tilbud. Juridisk Kontor vil have særlig fokus på sin rådgivning i forbindelse med de nye store sygehusbyggerier. 24

29 Ydelser Effekt Region Midtjyllands forsikringsaftaler udløber i 2015, og der skal tegnes nye aftaler med virkning fra Der skal således gennemføres et større forsikringsudbud i 2015 i samarbejde med regionens forsikringsmægler. Målet er at fastholde attraktive forsikringspræmier. Kontoret udarbejdede i 2013 en forsikringsrapport, som følges op i 2015 med en tilsvarende, således at der gives en viden om de forsikrede og selvforsikrede områder, samt de udfordringer regionen står over for på området. Juridisk Kontor vil have fokus på klinikeres og forskeres behov og muligheder for at tilgå oplysninger til kvalitetssikring og udvikling samt forskning sammenholdt med patienternes behov for fortrolighed. Konkret arbejdes der på sammen med klinikere at udarbejde nye interne retningslinjer og vejledninger og at udvikle undervisningstilbud, men også at styrke de tekniske muligheder for at skærme oplysninger og på at angive begrundelse for opslag i MidtEPJ mv. Forsikringsenheden vil have fokus på kritisk at gennemgå arbejdsskader og patientskader for at vurdere, hvorvidt der er truffet de rigtige afgørelser, eller om der er grundlag for at anke sagerne for at få en stillingtagen til enten erstatningsgrundlaget eller erstatningsopgørelsen. Dette vil blandt andet ske i et tæt samarbejde med hospitalerne. Der forventes at blive fremsat et konkret dagsordenspunkt til direktionen, hvor forsikringsenheden vil redegøre for den nuværende indsats og mulighederne for at styrke indsatsen fremadrettet. Kontoret vil have fokus på de digitale muligheder for at styrke kommunikationen internt såvel som eksternt. Kontoret vil ligeledes have fokus på, hvordan it i endnu højere grad kan understøtte og forenkle kontorets arbejdsprocesser. Omdømme Kontoret vil arbejde med dets service. Herunder sagsbehandlingstider kvaliteten i ydelserne, men også kontorets lydhørhed i forhold til organisationens behov. Regionen står i de kommende år over for at skulle afhænde store ejendomme ikke mindst i Aarhus, Herning og Holstebro. Juridisk Kontor vil indgå i denne proces i et tæt samarbejde sammen med Byggeri og Ejendomme. Vi vil give vores brugere en oplevelse af, at det er enkelt at komme i kontakt med kontoret og dets medarbejdere, og herunder at det er tydeligt, hvem der kan hjælpe i en given situation. Det gælder både i administrationen, hospitalerne, institutioner og eksterne samarbejdspartnere. De skal opleve, at de bliver lyttet til, og at det kan betale sig at inddrage juridisk kontor i løsningen af deres udfordringer. 25

30 26 Digital forvaltning

31 27

32 5.4. Digital Forvaltning Informationssikkerhed har i 2014 været et hot emne i medierne. Som en del af regionens informationssikkerhedsfunktion har Digital Forvaltning været tæt involveret i aktiviteter på området, og der har været særlig fokus på at udarbejde en informationskampagne rettet mod medarbejderne, da tidligere års risikovurderinger har påpeget, at mange sikkerhedsbrud sker pga. manglende viden og omtanke hos medarbejderne. Kampagnen gennemføres primo Kampagnen gennemføres på flere platforme, bl.a. via film, e-læring, MidtNyt og plakater. Ved at klæde medarbejderne bedre på til at håndtere borgernes følsomme data er det forventningen, at mange uheldige hændelser kan undgås. Region Midtjylland har i 2014 påbegyndt udskiftning af kontorpakken. Det er besluttet, at standardkontorpakken fremover er LibreOffice, som alle medarbejdere får, mens et begrænset antal medarbejdere typisk administrative medarbejdere af hensyn til arbejdsopgaver og systemintegrationer herudover også får en Microsoft Office Kontorpakkeskift har været meget efterspurgt de senere år, men selve udskiftningen er en stor opgave, da der er etableret mange mindre integrationer og lokale skabeloner og makroer. Digital Forvaltning forestår sammen med en ekstern konsulent projektledelsen af kontorpakkeudskiftningen. 1. november 2014 blev det obligatorisk for alle borgere at kunne modtage digital post fra det offentlige. Det betyder naturligvis også, at borgerne forventer, at posten kommer digitalt. Digital Forvaltning har bidraget til at sikre, at der er løsninger til digital forsendelse, herunder at de forskellige elementer i løsningerne fungerer sammen. Digital Forvaltning har vejledt medarbejdere i hele regionen om forskellige muligheder for at sende sikker digital post. Der er udsendt information om 1. november til medarbejderne i regionshusene, således at alle er informeret om, at den primære forsendelsesform fremover skal være digital, ligesom der er afholdt informationsmøder om løsningerne for de administrative medarbejdere. Digital Forvaltning har også i 2014 arbejdet med telefoniområdet - nu med udgangspunkt i mobilitystrategien, der blev udarbejdet i De fleste af projekterne i strategien er igangsat herunder anskaffelse af et system til at administrere de mobile enheder, udredning af behovene ift. basistelefoni på de mobile enheder og organisering af teleområdet. Der har også vist sig behov for at arbejde med områder, der ikke blev adresseret i strategiens handlingsplan herunder teleaftaler, hvor der er indgået en ny aftale under SKI (Statens og Kommunernes Indkøbsfællesskab), der giver Region Midtjylland billigere priser og fleksibilitet ift. opsigelse. 28

33 Der er også arbejdet på det lokale niveau, hvor Regionssekretariatet har gennemført et pilotforsøg, hvor udvalgte medarbejdere udelukkende har anvendt mobiltelefoni. Pilotprojektet giver vigtig baggrundsviden ift. en senere overgang til den fælles telefoniplatform, idet ikke alle medarbejdere behøver en bordtelefon. På ESDH-området er der på vanlig vis stor aktivitet i Digital Forvaltning, der bl.a. servicerer superbrugerorganisationen, har kontakt til leverandør og brugerklub mv. I 2014 har der bl.a. været fokus på anvendelse af dagsordensmodulets muligheder for skabeloner og en god implentering af det nye dagsordensmodul, oprydning i sagsparter, tjek af kvaliteten på postlisterne samt udvikling af en bedre integration til BSK, der sikrer at nye medarbejdere nemt kan oprettes i ESDH med de korrekte data, og at fratrådte medarbejdere bliver inaktiveret i ESDH. hospitalerne og de øvrige enheder. I Region Midtjylland er der ikke en fælles standard på tværs af enhederne for, hvordan man administrerer kunstværker. Det skal der heller ikke nødvendigvis være, men Digital Forvaltning har erfaret, at mange enheder mangler et moderne værktøj til at håndtere administration af kunstværker af en vis værdi. I samarbejde med DNU/AUH og It har Digital Forvaltning derfor udarbejdet en database til registrering af kunst, der kan anvendes af alle regionens enheder. Databasen skal afprøves i forbindelse med et pilotprojekt, hvor kunsten i Regionshuset samt Regionshospitalerne i Viborg og Skive registreres i databasen. Databasen bygger på moderne teknologi, der giver mulighed for senere udbygning af funktionaliteten og integration til andre systemer fx hvis man ønsker at fremvise værkerne på inter-/intranet eller i en app, der kan vise, hvor værkerne er placeret. På tværs af regionen anvendes mange forskellige kortløsninger til fx låse, identifikation, betaling mv. Digital Forvaltning har i samarbejde med de tekniske afdelinger, It og Koncern Kommunikation iværksat en afklaring af, om regionen kan blive mere konsolideret på dette område. Dette arbejde har indtil videre resulteret i et nyt fælles kortdesign og en fremtidig fælles teknisk kortstandard. På arkivområdet er Digital Forvaltning tovholder på tilsynet fra Statens Arkiver. Der følges i øjeblikket op på et tidligere tilsyn, hvor Statens Arkiver har pålagt Region Midtjylland at skabe overblik over bevaringsværdige papirarkivaler. Samtidig forventer Statens Arkiver at gennemføre endnu et tilsyn i nærmeste fremtid, der ligeledes skal koordineres. Digital Forvaltning yder desuden rådgivning om arkivalier til 29

34 Digital Forvaltnings udviklingsmål Ressourcer I 2014 blev det besluttet, at Region Midtjyllands fælles telefonisystem skal opgraderes til nyeste generation Aura. I den forbindelse forventes regionshusene at overgå til det fælles system. Digital Forvaltning vil forestå projektledelsen af overgangen til det nye system i regionshusene og bistå projektet i øvrigt. Digital Forvaltning vil fortsat bidrage med optimering af regionens telefonirelaterede abonnementer f.eks. via udbud og vejledningsmateriale. Digital Forvaltning vil i samarbejde med de øvrige kontorer undersøge, om der er områder, hvor Regionssekretariatet kan have gavn af at anvende styringsreolen i ESDH. Styringsreolen er et modul, der b.la. kan hjælpe med at holde styr på, hvor langt sagerne er i en given sagsbehandlingsproces, og om deadlines bliver overholdt. Digital Forvaltning vil sammen med Juridisk Kontor bidrage til Brugerklubben SBSYS arbejde med at udvikle et sletningsmodul til ESDH. Sletningsmodulet er en funktion, der skal hjælpe os med en korrekt sletning af dokumenter i SBYSYS, når der ikke længere er administrativt brug for dem. Lovgivningen stiller krav til, hvor længe dokumenter må opbevares. Organisation I starten af 2015 gennemføres en kampagne, hvor alle medarbejdere i Region Midtjylland oplyses om informationssikkerhed. Efter gennemførelsen af kampagnen vil Informationssikkerhedsfunktionen (der består af Digtital Forvaltning og Juridisk kontor i Regionssekretariatet samt It s sikkerhedsfunktion) evaluere kampagnen og følge op på, om elementer i kampagnen skal gøres mere permanente. Region Midtjylland tager udgangspunkt i informationssikkerhedsstandarden ISO Standarden er i 2013 kommet i en opdateret version, og Informationssikkerhedsfunktionen vil vurdere, hvorvidt det vil være hensigtsmæssigt, at Region Midtjylland skifter til den opdaterede version af standarden. I 2015 forventes EU at beslutte en forordning om informationssikkerhed, der umiddelbart får retsvirkning i medlemslandene. Dette vil få direkte betydning for Region Midtjyllands arbejde med informationssikkerhed. Informationssikkerhedsfunktionen vil forberede implementering af forordningen, der forventes at blive en stor opgave. Mobile teknologier vinder større og større udbredelse i Region Midtjylland. Digital Forvaltning vil understøtte denne udvikling ved aktivt at bidrage til implementering af regionens tele- og mobilitystrategi. Det sker b.la. ved at bidrage med programledelse af mobilityprogrammet, bistand til afklaring og organisering af området samt implementering af nyt telefonsystem i regionshusene. 30

35 Ydelser I 2014 har der været stor fokus på Digital Post, idet alle borgere med få undtagelser fik pligt til at modtage Digital Post fra den 1. november. Det betyder, at borgere og virksomheder forventer at modtage post fra Region Midtjylland digitalt. Digital Forvaltning vil derfor følge op på, at post, der kan sendes digitalt, bliver sendt digitalt ved at kontakte de afdelinger og medarbejdere, der fortsat sender papirpost. Effekt ESDH indeholder et modul, der kan anvendes til aktindsigt. Digital Forvaltning vil udbrede anvendelsen af dette modul. Der bliver primo 2015 implementeret et nyt CMSsystem til intranet. Digital Forvaltning vil i den anledning optimere kontorets intranetsider med henblik på medarbejdernes muligheder for at finde den ønskede information. Digital Forvaltning oplever, at der kan være en vis usikkerhed om, hvordan aktindsigt skal håndteres i de tilfælde, hvor arkivloven også er i spil. Vi vil derfor udarbejde en vejledning til dette. Digital Forvaltning vil bidrage til, at der bliver defineret en fælles proces for nøglekortproduktion i Region Midtjylland. 31

36 32 Intern Service

37 33

38 5.5. Intern Service I 2014 har Intern Service bl.a. haft fokus på affaldshåndtering. I kantinen er der gjort en stor indsats for at sortere affaldet, så mest muligt kan afleveres til genanvendelse. I rengøringen er ergonomien forbedret i forbindelse med affaldshåndtering, idet restaffald nu håndteres på samme måde som papiraffald, hvor medarbejderne afleverer skraldet i en fælles skraldespand i afdelingen. Derved slipper rengøringen for at bukke sig ned mange gange om dagen. Integreringen af bookingsystemet med økonomisystemet er testet, men er ikke på plads endnu. Der arbejdes løbende på at tilpasse feriefondens tilbud gennem renoveringer og nyindkøb, bl.a. er der i 2014 anskaffet to nye ferieboliger, et poolhus i Juelsminde og et aktivitetshus i Grønhøj ved Løkken. Begge huse blev taget godt imod af lejerne med en god udlejning som følge. En lovændring i Berlin, som forbød kortidsudlejning, har i 2014 givet Feriefonden store udfordringer. Lejlighederne skulle registreres til udlejning hos de lokale bydelsmyndigheder i Berlin, og herefter skulle der søges dispensation fra loven. Det er nu lykkedes at få dispensation på den ene af de tre lejligheder, og det forventes at de sidste to også kommer på plads. Fonden blev samtidig pålagt at skulle betale selskabsskat, turistskat og moms i Berlin, hvorfor der har været travlhed med at få udarbejdet både selvangivelser og momsregnskaber for årene fra 2008 til Feriefondens bookingsystem er ved at finde på plads, men der er stadig udfordringer f.eks. omkring spidsbelastninger, hvor systemet ikke lever op til kravene, hvorfor Feriefonden er i jævnlig kontakt med udbyderen for at få systemet tilpasset. Kantinen har løbende fokus på at udvikle de kulinariske tilbud og har i 2014 været på inspirationstur til FOODfestival i Aarhus, hvor der var fokus på lokale råvarer. Kantinen har afholdt flere temadage bl.a. om kylling, hvor man kunne smage henholdsvis konventionel, velfærds- og økologisk kylling. Herudover er kantinen overgået til elektronisk egenkontrol, hvor kantinens hygiejne bliver dokumenteret, hvilket giver en mere smidig procedure omkring egenkontrol samt en bedre tilgængelighed af de indsamlede data. Endelig er der etableret et ekstra kølerum til kantinen, hvilket bidrager til smidigere arbejdsgange og bedre mulighed for brug af ferskvarer frem for frostvarer. 34

39 På de lokationer, hvor der er kaffeautomater, er størstedelen af disse skiftet pga. alder. I den forbindelse er der desuden skiftet til økologisk kaffe. Dette gælder også for mødekaffe i Viborg. Regionshuset i Aarhus er blevet udvidet med et mindre område på Olof Palmes Allé 13-19, der hidtil har stået tomt. I den forbindelse er der sket en samling af bygningens lejekontrakter for hhv. kontorer og kælderarealer, således at kontraktmaterialet nu er væsentlig mere overskueligt og det samlede lejemål har samme vilkår. Kopimaskinerne i regionshusene er blevet udskiftet. Kopimaskinerne i regionshusene er blevet udskiftet. De nye maskiner er mere energieffektive end de gamle, har en lavere pris pr. kopi/udskrift og er desuden hurtigere og har dermed en større kapacitet. Receptionerne i regionshusene har arbejdet på at sikre et bedre datagrundlag for telefonomstilling. Når receptionisterne har opdaget manglende telefonnumre, har de f.eks. kontaktet den pågældende medarbejder for at få vedkommende til at indtaste sit nummer i BSK. På grund af mange indbrud i biler om natten er det planlagt at etablere indhegnet, aflåst parkering bag Olof Palmes Allé 34. Hegnet forventes opsat primo I Viborg er tagene på blok A, C og D blevet renoveret. I forbindelse med ny tagbelægning er der efterisoleret, hvilket forventes at give en varmebesparelse samt et bedre indeklima især på de øverste etager. Ventilationsanlæggene i blok C og D er desuden blevet udskiftet. De nye anlæg er væsentlig mere energieffektive end de tidligere anlæg. Receptionen i Aarhus har overtaget betjeningen af hovednummer for Indkøb & Medicoteknik, der tidligere er blevet varetaget af afdelingen selv. I Aarhus er der desuden arbejdet med bemandingen af de to receptioner. Bemandingen er revurderet, og konklusionen var, at det vil være en mere effektiv udnyttelse af ressourcerne at lukke receptionen i nummer 34 og søge andre løsninger til at løfte de behov, der er i denne bygning. 35

40 Intern Service s udviklingsmål Ressourcer Pedelfunktionen vil fortsat energioptimere driften af bygningerne bl.a. ved at skifte til mindre energiintensive lyskilder, hvor det er hensigtsmæssigt. Pedelfunktionen i Viborg vil løbende vurdere, om der er områder, der kræver renovering eller særligt vedligehold. Det kan bl.a. være områder, der af den ene eller anden grund ikke er renoveret sammen med de øvrige dele af huset. Rengørings- og pedelfunktionen i Viborg vil undersøge, om det er muligt at indføre yderligere affaldssortering i regionshuset, f.eks ved at indføre frivillige sorteringsordninger i afdelingerne. I forbindelse med at Region Midtjylland anskaffer et fælles facility management-system, vil pedelfunktionen implementere en ny servicedeskløsning. Der skal i 2015 gennemføres udbud af rengøringsopgaven i Regionshuset Aarhus. Organisation Receptionen og pedelfunktionen i Regionshuset Aarhus vil have fokus på, at OPA32-36 oplever en tilstrækkelig service, selvom den bemandede reception er nedlagt. Det vil bl.a. ske ved, at henvendelser til receptionen på OPA15 kan ske via video. Receptionerne i regionshusene vil informere afdelingerne om, hvordan de kan bidrage med information, der kan hjælpe receptionisterne med at give den rette information til de kunder/gæster/samarbejdspartnere, der henvender sig i receptionen og på regionshusenes hovednummer. Kantinen i Viborg vil systematisere informationsindsatsen. Det gælder bl.a. information om temadage, oplysning om lukkedage og dage med begrænset udvalg og mere generel information om kantinens aktiviteter og fokusområder. Kantinen vil i 2015 opdatere betalingssystemet, så det bl.a. bliver mere robust over for udfald af Dankortsystemet. Intern Serivice vil i 2015 udføre forsøg med at opsætte ipads ved mødelokaler i Regionshuset Aarhus. Formålet er at sikre en bedre udnyttelse af kapaciteten. 36

41 Ydelser Effekt Kantinen i Viborg bestræber sig på at bruge økologiske eller lokale produkter. I 2015 er målet at opnå bronzemærket i økologi, dvs., at mindst 30 % af råvarerne skal være økologiske. Kantinens temadage i Viborg er generelt blevet rigtig godt modtaget af medarbejderne. Kantinen vil derfor også i 2015 lave temadage med fokus på de gode råvarer. Intern Service oplever, at gæster har svært ved at finde rundt i Regionshuset Viborg ved hjælp af det eksisterende kort. Der skal derfor udarbejdes et mere overskueligt kort over Regionshuset Viborg, der kan udleveres til gæster. Feriefonden vil i 2015 arbejde videre med at få bookingsystemet integreret med økonomisystemet. Rengøringen i Viborg vil vurdere informationsindsatsen og i den forbindelse overveje, om der kan informeres yderligere eller anderledes, så regionshusets medarbejdere ved, hvad de kan forvente af rengøringen. Receptionerne vil følge op på navngivning af møder i Pronestor, således at der gives meningsfuld information på informationsskærmene. Feriefonden vil løbende arbejde med tilpasning af porteføljen bl.a. gennem renoveringer, salg og køb. Feriefonden vil styrke rådgivningen af kunderne ved at have større fokus på, hvilke oplevelser man finder i de områder, vi har feriefaciliteter i. Det vil bl.a. ske ved at udbygge beskrivelsen af områderne i bookingsystemet. Receptionerne i regionshusene vil gennem en struktureret indsats arbejde for en forbedring af informationerne i Trioomstillingssystemet, så det bliver lettere at stille om til den rette person. Det vil bl.a. ske ved at kontakte afdelingerne for at sikre opdateret information og for at få information om medarbejdernes arbejdsområder, så der kan indtastes stikord i Trio. Omdømme Rengøringen i Viborg vil have fokus på dialogen med kunderne dvs. afdelingerne i regionshuset. I den forbindelse vil rengøringen bl.a. tilbyde at deltage i afdelingsmøder, hvor vi bl.a. vil fortælle om den rengøringsstandard, der anvendes. For at fremme dialogen vil rengøringen i Viborg overveje, hvordan vi kan skilte med vores navne, da det vil understøtte den gode relation til husets medarbejdere, at de ved, hvem de er i kontakt med. Da der er kommet flere gå-i-byensteder i nærheden af Regionshuset Viborg, vil pedelfunktionen have øget opmærksomhed på udendørsarealernes beskaffenhed. 37

42 Vidste du... at tagrenoveringen af Regionhuset Viborg forventes at give en energibesparelse på 75 MWh / kr. årligt, at solcellerne på taget af Regionshuset Viborg er på 281 m3, og at de producerede ca kwh. det første driftsår, at vi forventer en strømbesparelse på op mod 30 % med de nye ventilationsanlæg i blok C og D i forhold til de gamle anlæg, at affald sorteres i kategorier f.eks. madrester, metal, elektronik, lyskilder og batterier for at kunne genavendes, at kantinen er Refood-certificeret (madrester genanvendes til f.eks biobrændsel), og at de nye kaffeautomater giver 6 ton mindre affald pr. år (affald i form af kaffegrums). 38

43 Vidste du... at Folketinget har besluttet, at borgere over 15 år og virksomheder skal have en digital postkasse, så de kan modtage Digital Post fra det offentlige, at digitale breve sendes krypteret og i øvrigt har samme retsvirkning, som hvis de var sendt med almindelig post, at regeringen, kommunerne og regionerne har en målsætning om, at 80 % af alle breve sendes digitalt, at et gennemsnitligt digitalt brev fra Region Midtjylland koster omkring 2,50 kr. at sende (et papirbrev - A-post ca. 7,05 kr.), at regionen skal tilrette op mod brevskabeloner, så de passer til digitale platforme.

44 6. Regionssekretariatet Forsikringsudbud og forsikringsrapport - Der gennemføres forsikringsudbud, således at der kan tegnes nye aftaler med virkning fra Målet er at fastholde attraktive forsikringspræmier. Der skal udarbejdes en forsikringsrapport, som giver viden om de forsikrede og selvforsikrede områder samt de udfordringer regionen står over for på forsikringsområdet. Anke af erstatningssager Forskning og kvalitetsikring De store sygehusbyggerier Borgernes Sundhedsvæsen - Vi vil sammen med Koncern Kommunikation afholde to dialogmøder, hvor regionsrådspolitikerne og borgere mødes for at tale om, hvad der er vigtigt i fremtidens sundhedsvæsen. Dialogmøderne er en del af Danske Regioners projekt Borgernes Sundhedsvæsen, og der afholdes derfor sideløbende dialogmøder i alle regioner. Forsikringsrapport Styrke egen viden og dokumentation i forhold til det politiske arbejde JURIDISK KO NTO R Styrke korrekturlæsning Brugerundersøgelse 20 Koncerntankegang - Der skal være et stærkt fokus på koncerntankegang. Vi vil være mere opsøgende overfor andre afdelinger med henblik Undervisning i nyt dagsordensmodul på, at vi i fællesskab kan opnå større effektivitet gennem fælles og effektive arbejdsgange. Et led heri vil være at udbrede et større kendskab til det politiske arbejde, f.eks. ved at vi fortæller herom på afdelings- eller kontormøder. Nyt dagsordensmodul - Vi vil i samarbejde med Digital Forvaltning sikre en driftsikker implementering af nyt Fortælle andre afdelinger om det politiske arbejde Opdatering af RM.dk og intranet RÅDS- OG DIREKTIONSSEKRETARIATET Bedre service, bedre dialog med samarbejdspartere Afdelingskompetencer IT og layout Introduktionsforløb for andre afdelinger, hospitaler m.v. Skabe endnu mere arbejdsglæde dagsordensmodul i sbsys, herunder undervise sagsbehandlere og dagsordensansvarlige i de nye funktioner i systemet. 40

45 Aktiviteter 2015 Undervisning - Der videreudvikles kursustilbud for at klæde regionen bedre på i forhold til grundlæggende juridiske udfordringer men også således at der skabes et endnu stærkere samarbejde mellem Juridisk Kontor og hospitaler, afdelinger, institutioner og medarbejdere. Dette sker ved at fortsætte og styrke koncernuddannelserne, men også ved at tilbyde målrettede kurser til hospitaler, afdelinger og forskellige personalegrupper. Den trejde komite Sagsbehandlingstider Forsikringsudbud Samarbejde med hospitaler Undervisning Samarbejde med projekter ipads ved mødelokaler - Der vil i 2015 blive opsat ipads ud for mødelokalerne i Regionshuset Aarhus. Her vil man kunne se, hvem der har booket et lokale, afslutte et møde, hvis det stopper før tid, så lokalet frigives og booke direkte på ipaden. Formålet er at sikre en bedre udnyttelse af kapaciteten. 15 DIGITAL FORVALTNING OG INTERN SERVICE Affald Feriehuse Aura Energioptimering Mobility Digital post Arkiv Awareness Rengøringens dialog med kunderne - Rengøringen i Regionshuset Viborg vil have fokus på dialogen med kunderne altså husets medarbejdere. De vil bl.a. tilbyde at deltage i afdelingsmøder, hvor de vil fortælle om den rengøringsstandard, der anvendes, og hvad det betyder for medarbejderne. EU-forordningen om informationssikkerhed - I 2015 forventes EU at beslutte en forordning om informationssikkerhed, der umiddelbart får retsvirkning i medlemslandende. Dette vil få direkte betydning for Region Midtjyllands arbejde med informationssikkerhed. Informationssikkerhedsfunktionen vil forberede implementering af forordningen, der forventes at blive en stor opgave. Ny kontorpakke Økologi Digital post - I 2014 har der været stor fokus på Digital Post, idet alle borgere med få undtagelser fik pligt til at modtage Digital Post fra den 1. november. Det betyder, at borgere og virksomheder forventer at modtage post fra Region Midtjylland digitalt. Digital Forvaltning vil derfor følge op på, at post, der kan sendes digitalt, bliver sendt digitalt ved at kontakte de afdelinger og medarbejdere, der fortsat sender papirpost 41

46 Vidste du... at Regionssekretariatet kvalitetssikrer og korrekturlæser i snit 40 dagsordenspunkter om måneden, det vil sige over 500 dagsordenspunkter årligt, at Regionssekretariatet vejleder og rådgiver mellem sagsbehandlere og ledere hver gang, der skal laves en dagsorden til regionsrådet, at Regionssekretariatet er udvalgssekretærer på 10 politiske udvalg at Regionssekretariatet sekretariatsbetjener otte administrative mødefora, og at Regionssekretariatet hjælper andre afdelinger med at få deres dagsordner i edagsorden. 42

47 43

48 Regionssekretariatet 2014 Sommerudflugt den 14. maj

49 Regionssekretariatet 2014 Sommerudflugt den 14. maj 2014 Afdelingsdag den 14. november

50 46

51 Regionssekretariatet Skottenborg Viborg