Virksomhedsplan for Juridisk Service 2017

Transkript

1 Virksomhedsplan for Juridisk Service 2017 Vi har fokus på at finde de løsninger, Aarhus har brug for. Vi tager medansvar for den løsning, vi finder sammen. Vi vil gerne udfordre rammerne, når det giver mening. Vi er på forkant. Vi har en høj faglighed og gør det, vi er bedst til. Vi gør det, der giver mening. Vi gør det sammen. Vi gør det på nye måder. Side 1 af 6 BORGMESTERENS AFDELING Juridisk Service Aarhus Kommune Sådan arbejder vi Vi tror på, at vi finder de bedste løsninger sammen, hvis vi alle gør det, vi er bedst til. Vi har derfor fokus på at inddrage andre fagligheder og kompetencer. Vi lever i en verden, der konstant forandrer sig. Den sag, der er vigtigst i morgen er måske en anden end den, der er vigtigst i dag. Vi er fleksible og prioriterer løbende vores opgaver samtidig med, at man skal kunne have tillid til, at vi holder, det vi lover. Juridisk Service Rådhuset, Rådhuspladsen Aarhus C Telefon: jura@ba.aarhus.dk Hvis vi skal kunne leve op til det, skal vi være skarpe i vores prioriteringer og have stor fokus på hele tiden at have en klar forventningsafstemning med vores samarbejdspartnere, se bilag 1. Sådan prioriterer vi For os er en sag er vigtig, når den: taler ind i en politisk eller strategisk dagsorden, kan udvikle sig til en politisk konflikt, eller er principiel. Vi hjælper med at tænke juraen ind i en strategisk og politisk kontekst udfordrer gerne de juridiske rammer på tværs i Aarhus Kommune. Det betyder derfor ikke noget for os, hvilken magistratsafdeling sagen er forankret i. Somme tider bidrager vi som specialiserede juridiske rådgivere, hvis vi har mulighed for det. Andre gange koordinerer vi med specialister fra andre afdelinger, som kan bidrage med deres ekspertise. Hvis kommunen ikke internt har de rette kompetencer, sørger vi gerne for kontakt til eksterne konsulenter.

2 Vi prioriterer løbende vores opgaveportefølje med udgangspunkt i følgende liste, hvor vi tillægger opgaverne øverst på listen mest vægt: Side 2 af 6 1. Juridisk tilsyn, hvor der er rejst tvivl om lovlighed. 2. Juridisk strategisk rådgivning i politiske/strategiske sager. 3. Sekretariatsbetjening af politikere og ledelse 4. Specialiseret juridisk rådgivning inden for vores fagområder (se bilag 2), i forbindelse med: a. Udviklingsopgaver, der har et vigtigt potentiale for borgere og virksomheder i Aarhus Kommune eller for Aarhus Kommune selv. b. Konkrete sager, som vi kan hjælpe andre videre med - normalt ret hurtigt og nemt. Strategiske udviklingsprojekter Ved siden af den daglige prioritering afsættes der på kontorniveau løbende ressourcer til at varetage strategiske udviklingsprojekter, hvor juridiske kernekompetencer på langt eller mellemlangt sigt vil kunne skabe værdi i Aarhus Kommune.

3 Bilag 1: Værktøj til forventningsafstemning Side 3 af 6 Politisk opgave? Er højt prioriterede interessenter involverede? Er der behov for særlig (politisk) fortrolighed? Er opgaven relateret til Must Wins? Ja Bør vi hjælpe? Afklaring på tlf/mail/møde: Hvem stiller opgaven? Hvilket formål har initiativet? Hvor skal produktet bruges? Hvorfor er BA/JS inde over? Hvilke kompetencer har de selv? Hvem har hvilke roller? Hvordan kan vi hjælpe? Er det en juridisk strategisk eller politisk opgave? Har vi anden grund i at hjælpe? Nej Juridisk strategisk opgave? Stor risiko og/eller alvorlig potentiel konsekvens? Påvirker opgavens resultat flere afdelinger i kommunen? Vil indsatsen gavne en vigtig relation? Opmærksomhed på om andre i Juridisk Service har kompetencer eller særlig viden (historik), eller inden for sagens område. 1. Afstem forventninger Find frem til førstkommende deadline. Håndter roller og kompetencer (evt. andre kompetencer tilknyttet projektet). Opmærksomhed på at hjælpe forespørgslen videre på en god måde. 1. Henvis om muligt til intern konsulent Brug listen over interne jurister og sæt vedkommende på cc. i mail, hvor der samles op på afklaring. Afklar proces- og/eller tidsplan. Følg op. 2. Find ud af, hvad opgaven er og løs den Opmærksomhed på, om man er enige om formål, produkt og målgruppe for kommunikation. Inddrag evt. andre faggrupper. 2. Henvis til ekstern konsulent, hvis ingen relevant intern assistance er til rådighed. Hjælp med at finde rette konsulent (advokatudbud). Hjælp med at skabe kontakt og med evt. overslag. Dokumentation og journalisering Opfølgning

4 Bilag 2: Opgavefordeling Side 4 af 6 Lars Helle Kirsten Kristian Louise Rasmus PRIVATRET Udbud - Tjenesteydelser X X Udbud - Driftsopgaver X X Selskaber, fonde, foreninger, X selvejende insti- tutioner Kontraktsret X X Erstatningsret X X OFFENTLIG RET Styrelsesret og vederlag X X X Kommunalfuldmagt/ X X X kommunale erhvervslove/ folkeoplysningslov Aktindsigt X X Habilitet X X X Persondataloven X X Restaurationsloven X PERSONALEJURA X X X Ansættelsesformer Afskedigelse/bortvisning/ fratrædelse/seniorordninger Chefklassificeringsaftalen Ligebehandling Kollektive arbejdsnedlæggelser Kompetencefordeling i Aarhus Kommune Overenskomstfortolkning Tidsbegrænset ansættelse Tillidsrepræsentanter Udbud og virksomhedsoverdragelse Tjenestemænd Tværmagistratlige lokalaftaler

5 Bilag 3: Opgaver 1. Faste opgaver Kontorets faste opgaver er karakteriseret ved at være tilbagevendende og uden en foruddefineret afslutning. Side 5 af 6 Beskrivelse Underopgaver Betjening af politikere Kommunalvalget Introduktion til nyt byråd Ændring af styrelsesvedtægten Besættelse af poster Sekretariatsbetjening af Afklaring af spørgsmål om åben/lukket dagsorden. Byrådet Afklaring af hvad der skal forelægges byrådet. Juridisk gennemgang af sager på vej til magistraten/byrådet Support til Budget og Planlægning Gennemsyn af sager til Tilsynet i Ankestyrelsen Afklaring af habilitetsspørgsmål Undervisning af politikerne Sekretariatsbetjening Social- og Beskæftigelsesudvalget Teknisk Udvalg Sundheds- og Omsorgsudvalget Børn og Ungeudvalget Udvalget for besættelse af udvalg Kontrakter og kontrol Udbud og/eller kontraktholder Borgermægleren Aftale med Karnov Group Lovinformationssystemer Advokatydelser Fast juridisk bistand Selskabsteamet Gennemførelse af politiske initiativer Sociale klausuler Whistleblowerordningen Personaleområdet Bindeled til KL Ved strejker og andre principielle sager Sekretariatsbistand Personalestyregruppen FMU-arbejdsgrupper Netværkskoordinator Personalejuridisk Netværk Lønforhandlinger Faseforhandlinger - fase 1½, 2 og 3 2. Strategiske udviklingsopgaver Kontorets strategiske udviklingsopgaver er karakteriseret ved at være forankret i eget kontor og omhandle de områder, hvor juridiske kernekompetencer på langt eller mellemlangt sigt vil kunne skabe værdi i Aarhus Kommune.

6 Opgave Beskrivelse Tovholder Side 6 af 6 Aktindsigt Stor stigning i antallet af aktindsigtssager over de seneste år. KWJ Det medfører stort potentiale ved at strømline processer og klæde sagsbehandlerne bedre på. Målet er løbende at blive mere strategiske i vores opgaveløsning. Listen kan sammen med bobler-listen nedenfor bruges som et dialogværktøj med ledelsen, når der skal tales prioritering og ressourcer. Bobler Beskrivelse Evt. tovholder Accessorisk virksomhed forbindelse med byggerier, fx sportshal og kulturbygninger. Generelt skriv om, hvad Aarhus Kommune lovligt kan opføre i KWJ I forbindelse med regeringens udspil Fair og lige konkurrence og den medfølgende lovgivning vil det være god timing til at udarbejde et generelt skriv til brug for samtlige magistratsafdelinger om kommunens muligheder. Efterspurgt af MKB. Entrepriseret 3. Ad hoc opgaver Ad hoc opgaver er alle opgaver, der ikke rummes af de to ovenstående kategorier. Der vedligeholdes ikke en samlet bruttoliste, men ved prioritering tages udgangspunkt i følgende fire kategorier: 1. Prioriterede koncernopgaver, som løses på hele kommunens vegne. 2. Kontorets egne prioriterede opgaver. 3. Andres prioriterede opgaver: BA (herunder must wins). 4. Andres prioriterede opgaver: Andre magistratsafdelinger. 5. Andre ad hoc opgaver. Hvis der ikke længere er behov for juridisk kernefaglighed i opgaveløsningen, bør opgaven som udgangspunkt ikke løses af jurister. Derfor vurderes det løbende i samarbejde med kolleger og ledelsen, om de enkelte opgaver stadig håndteres mest effektivt af Juridisk Service, eller om organiseringen af opgaven skal gentænkes med henblik på at forankre opgaven, hvor det giver bedst mening.