Hvorfor er denne workshop om produktion af tilgængeliggørelsesversioner relevant for mig?

Transkript

1 Hvorfor er denne workshop om produktion af tilgængeliggørelsesversioner relevant for mig? Står I over for særlige problemstillinger? Hvad skal I anvende denne viden til? Ønsker I svar på konkrete spørgsmål?

2 Brug af digitale arkivalier Ann-Kristin Egeland Systemudvikler

3 3 typer tilgængeliggørelsesformater 1. Kopi af AIP udleveres Typisk hvis data skal indlæses i statistikprogram Kræver en teknisk kompetent bruger og programmer Uhensigtsmæssig hvis AIP indeholder digitale dokumenter 2. AIP genrejses som database i Sofia Kræver en teknisk kompetent bruger Bruger laver egne SQL-forespørgsler 3. Søgeformular laves i Sofia Brugervenlig søgning Bruger skal ikke forholde sig til noget teknisk

4 Erfaring Hvis data ikke er velbeskrevet, i metadata og kontekstdokumentationen, bliver data ubrugelige!

5 Migreringsstrategien Nyt dataformat Originalt data medie Nyt medie = CD Originalt system Nyt system = PC

6 Konsekvens: Den kontekst som har givet data mening forsvinder ved arkivering! Den mening og brug der fremgik af ESDH-systemets skærmbilleder. Den mening der fremgik af systemets kildekode, hvor sammenhænge mellem data i brug beskrives. Medarbejdernes erfaringer med hvordan systemet anvendtes.

7 Et par gode råd om Metadata og dokumentation Beskriv tabeller og felters indhold GRUNDIGT! Forklar forkortelser. Kodeforklaringer er vigtige! Helst digitale! Beskriv den administrative brug af systemet

8 Konsekvenser af mangelfuld dokumentation Hvis metadata er mangelfuld Betydning mistes Hvis nøgler ikke er korrekte eller unikke Fejl laves ved udtræk Hvis data mangler Resten af data måske ubrugelige Hvis brugen af systemet ikke er dokumenteret Vi laver utilstrækkelige søgninger

9 NU SKAL VI PRØVE AT VÆRE BRUGERE

10 OPSAMLING Hvordan er det at være bruger af digitale arkivalier?

11 Hvis metadata er mangelfuld Betydning mistes Øvelse 1 Hvornår er sagen oprettet? SAGSLBNR SAGSNR DATO_1 KORTTEKST DATO_2 DATO_ /AHJ Annis adviseringssag NKO Omjournaliseret DBJ Dans adviseringssag LPE Louises adviseringssag MKG Meretes adviseringssag TSG Omjournaliseret BWI Birgittes adviseringssag JOP Jannies adviseringssag Anmeldelse af nyt journalsystem Dokumentliste virker ikke længere Flagning med nordiske flag Opholds-/arbejdstilladelse Førtidspension/sygedagpenge

12 Løsning, øvelse 1 Dårlig metadata Feltnavn Feltinfo SAGSLBNR PN i tabel SAG SAGSNR SAGSNR, alternativ PN i tabel SAG DATO_1 Dato KORTTEKST Sagens titel DATO_2 Dato DATO_3 Dato God metadata Feltnavn Feltinfo SAGSLBNR PN i tabel SAG SAGSNR SAGSNR, alternativ PN i tabel SAG DATO_1 Dato for sagens oprettelse KORTTEKST Sagens titel DATO_2 Dato for sagens afslutning DATO_3 Planlagt afslutningsdato

13 Hvis nøgler ikke er korrekte eller unikke Fejl laves ved udtræk Øvelse 2 I udtrækket er opmærkede nøgler anvendt. Men der er en fejl. Kan I finde den? Eksamenskode Eksamen Karakter Termin 401 Statistik Ledelse og Organisation Svejseteknik - Øvelseskursus Bestået Introduktion til Operationsanalyse, Operationsanalyse Ikke-Destruktiv Prøvning (NDT) Svejseteknik - Materialeteknologi Generel Plastteknologi (Materiale-Proces-Produkt) Ej mødt Øvelser i Kemiske Enhedsoperationer Bestået Human Fysiologi, Human Fysiologi Bestået RAM 41 Søjler, bjælkesøjler og rammer Bestået Støbe-og Svejsemetallurgi Almen Proceslære 2, Almen Proceslære 2 Bestået Produktudviklingslinien m.apparattilvalg Bestået 8705

14 Løsning, øvelse 2 Nøgle der kobler kode til beskrivelse er ikke unik Institution Eksamenskode Eksamensbeskrivelse DTH 2311 Organisk Kemi 1, Øvelseskursus DIA-B 2311 DAT 11 Elementær datamatik DTH 2541 Human Fysiologi DTH 2541 Human Fysiologi DIA-B 2541 RAM 41 Søjler, bjælkesøjler og rammer DTH 2542 Immunologi DIA-B 2542 RAM 42 Skiver og plader Institution Studieretning Optagelsestermin Afsluttet dato Status DTH Civilingeniørstuderende uden ret til elektro-kurser Kandidat

15 Hvis data mangler Resten af data er ubrugelige Øvelse 3 I hvilke fag fik han karakteren 10? Fagniveau Karakter Karaktertype På bevis 6353I 6 Skriftlig årskarakter Ja Mundtlig eksamen Ja 6353I 9 Mundtlig årskarakter Ja Mundtlig årskarakter Ja Mundtlig årskarakter Nej Mundtlig eksamen Ja Bortfaldet Mundtlig eksamen Ja Mundtlig årskarakter Ja Mundtlig årskarakter Ja Mundtlig årskarakter Ja Mundtlig årskarakter Ja Mundtlig årskarakter Ja Mundtlig årskarakter Ja Bortfaldet Mundtlig eksamen Nej Mundtlig årskarakter Ja Mundtlig årskarakter Ja Mundtlig eksamen Ja Bortfaldet Mundtlig eksamen Ja Mundtlig årskarakter Ja 7,6 Gennemsnit

16 Løsning, øvelse 3 Hvad er forklaringen til fagniveaukode 61030? = ABCDE AB = 61 = Oldtidskundskab C = 0 = stud.eks. oblig. D = 3 = gymnasiet fælles E = 0 = bekendtgørelsesfag Kontekstdokumentation i AIP Bilag 3 GIA kodefiler Bilag 0 GIA snitflade

17 Burde vi teste semantikken? I dag laves grundig test af syntaksen. Ved aflevering af SIP testes om den overholder bekendtgørelsen, så data teknisk kan blive vist igen. Skal vi kun bevare data eller bør vi også bevare datas betydning? Giver det mening at bevare data vi ikke kan forstå og bruge?