Sådan sætter du TraceTool op til tælleugerne

Transkript

1 Sådan sætter du TraceTool op til tælleugerne TraceTool er det værktøj, som medarbejderne i din kommune skal anvende til at registrere henvendelser manuelt i tælleugerne. Denne vejledning beskriver, hvordan du sætter værktøjet op. Hvis du ikke allerede er oprettet, skal du oprettes i systemet for at få adgang til TraceTool/ Hvis du ønsker at blive oprettet, skal kommunens projektleder for KOMHEN 2.0 sende en mail til komhen@kl.dk med navn og adresse. Din kommune kan få oprettet lige så mange administratorer og tovholdere, som I ønsker. KL anbefaler dog, at I begrænser antallet af tovholdere til 2-3 stykker, så I undgår misforståelser omkring fremgangsmåden og har overblik over, hvad der bliver oprettet. Se listen med tovholdere på Når I oprettes har I automatisk også adgang til Det Digitale Landkort, Tovholdere vil løbende få tilsendt orienteringsmails mv. fra KOMHEN-projektgruppen i KL. Sørg for at gennemføre prøvetællinger forud for tælleugerne, så der i selve tælleugerne ikke opstår tvivl om metoden og anvendelsen af TraceTool. Sådan sætter du TraceTool op til tælleugerne TIP før du læser videre Har din kommune før deltaget i KOMHEN 2.0 og anvendt TraceTool til dette, kan du med fordel tage udgangspunkt i allerede oprettede enheder, opgaver og parametre og eventuelt tilføje yderligere, på den måde kan du reducere oprettelsestiden betydeligt! 1) Log på TraceTool Det gør du på adressen: Brugernavn: Din Password: skiftmig2012 (ved første login skal ændres) System ved, at du er tovholder, og du kommer nu til administrationsdelen af TraceTool, hvor du skal opsætte værktøjet. 2) Opret enheder i TraceTool Det første trin er at oprette de enheder (kaldet brugere i værktøjet), der skal tælle. Du kan oprette lige så mange enheder, som du har brug for. Overvej størrelse og antallet af opgaver under hver enhed. Fx kan en Borgerservice sagtens være opdelt i flere enheder, hvis en gruppe medarbejdere udelukkende sidder med pladsanvisning, folkeregister, pension eller vielser. Det kan også være en 1

2 opdeling i front og bagland, hvor medarbejderne logger på alt afhængig af, hvor de befinder sig den pågældende dag. Klik på + Opret enhed og du kommer til følgende vindue: Brugernavn skal altid starte med kommunenummeret (bliver automatisk indsat) for at brugernavne ikke bliver identiske på tværs af kommunerne. Derudover må brugernavnet ikke indeholde tal. Medarbejderne i samme enhed skal bruge det samme brugernavn og password til at logge på. Det er således muligt at spore henvendelserne ned til den enkelte medarbejder. Der er ingen krav til passwordets format (antal tegn, tal, store bogstaver, osv.). Navn er den betegnelse for enheden, som kommer til at optræde i rapporterne. Under udseende vælger du, hvilken størrelsen ikoner, medarbejderne i enheden skal kunne se. Hvis en enhed har mange opgaver, kan du med fordel vælge små ikoner eller inden ikoner. Du kan også vælge, om enheden skal sættes i testtilstand. HUSK AT FJERNE FLUEBENET NÅR I GENNEMFØRER TÆLLEUGER! DATA BLIVER IKKE GEMT, HVIS ENHEDEN ER I TEST. TIP! Brugernavne og passwords kan enten distribueres ud til medarbejderne på en mail, på intranettet, på gule post -its på computerskærmene, plakater eller rettere sagt: Det, der virker i din organisation! 3) Opsætning af kanaler for enheden 2

3 Det er fra oktober måned 2012 muligt at vælge, hvilke henvendelseskanaler hver enkelt enhed skal have mulig for at registrere på. Under Kanal opsætning skal der være flueben i de kanaler, som enheden skal have adgang til. 4) Tilføj opgaver til hver enhed Du har nu oprettet din enhed, og nu skal du vælge de opgaver, som hver enkelt enhed skal se, når de logger på Der er som default knyttet en opgave Fejlhenvendelse til din enhed. Den kan du ikke fjerne. Nu består øvelsen i at finde opgaverne i KLE-hierarkiet i højre side og trække dem over på enheden. Du finder opgaverne ud fra opgavens KLE-nummer (seks cifre). Du kan også folde hele KLE-listen ud eller bruge søgefunktionen. Når du trækker en opgave over på enheden, kan du slippe den, når enheden får en grå nuance. De 35 obligatoriske opgaver i KOMHEN 2.0 er i KLE-listen markeret med rød farve. Gruppering af opgaver Hvis en enhed skal registrere på mange opgaver at registrere på, kan du med fordel gruppere opgaverne. Ved at gruppere ser brugeren færre opgaver på første skærmbillede og kommer ved et klik på opgavegruppen ind til opgaverne. Gruppering sker ud fra KLE-hierarkiet. Det betyder, at overgruppen altid er en KLE-gruppe (fire cifre). Nyt fra oktober 2012: Hvis du har behov for at oprette andre gruppebetegnelser, ex Front, Bagland, Ydelsesteam, kan du skrive til komhen@kl.dk med angivelse af gruppenavnet. Du modtager svar med bekræftelse på, at gruppen er oprettet og hvilket KLE-nummer, du kan finde den under. Du trækker først gruppen over på enheden, herefter trækker du opgaverne ind på grupperne: 3

4 Hvis du er ved at opsætte mange opgaver, så anbefaler vi, at du gemmer tit. Teknik kan altid pludselig drille, hvis ex internetforbindelsen falder ud. 5) Tilføj frivillige måleparametre til dit opgavehierarki Næste trin er at tilknytte eventuelle frivillige parametre i TraceTool. Sørg for at gå i dialog med enhederne om, hvorvidt de ønsker at måle på andre ting i tælleugerne, end de obligatoriske måleparametre. Det kan være en brugertilfredshedsundersøgelse, profilering af borgerne (køn, postnummer, alder, etc.) eller om borgerne har adgang til internettet. Registreringer skal skabe værdi for enheden, og derfor er det vigtigt, at registreringerne måler effekten af enhedens kanalstrategiske indsatser. De ekstra spørgsmål og svarmulighederne finder du under fanebladet Ekstra spørgsmål, hvor du også kan oprette nye spørgsmål. Tjek altid om et spørgsmål allerede er oprettet, inden du selv gør det. Genbrug er godt i den her sammenhæng! De frivillige parametre kan tilføjes opgaverne enkeltvist (træk hen på opgaven) eller for hele enheden og alle underliggende opgaver (træk hen på enheden og sæt flueben for at nedarve parameteren bliver vist med en rød farve på de opgaver, der bliver berørt). Husk at trykke på Gem for at gemme dine ændringer. 4

5 6) Skal værktøjet være i test-tilstand? På fanebladet Test tilstand kan du sætte hele værktøjet i test-tilstand, altså alle enheder samtidig. Denne tilstand skal være aktiveret, når enhederne i kommunerne afprøver værktøjet frem til tælleugerne. Husk at deaktivere testtilstanden inden tælleugen (også for de enkelte enheder)! 7) Forøg evt. hastigheden i TraceTool Nogle kommuner oplever, at TraceTool reagerer langsommere end ønsket, og et par kommuner har oplevet, at deres browsere ikke kan loade TraceTool, uden der kommer en advarsel om tungt script. Det skyldes, at der er oprettet mange enheder og et stort opgavehierarki. Det betyder, at værktøjet skal indlæse opgaver for alle enheder, når der logges på som en enhed og det kan hos nogen begrænse hastigheden. Det er derfor muligt som tovholder at forbedre hastigheden og derved brugeroplevelsen hos registranterne. Når du er logget ind som tovholder, klikker du på fanebladet Kontoindstillinger i administrationen, følgende skærmbillede kommer frem: Her er der en funktion, som du kan slå til, som begrænser muligheden for at vælge sig ind på andre enheder end sin egen. Den er testet, og KL anbefaler, at tovholderne slår den til, hvis ikke medarbejderne med jeres opsætning har brug for at vælge sig ind som en anden enhed. Dermed vil medarbejderne opleve, at TraceTool reagerer hurtigere. 8) Nu er du klar til at bruge Tracetool i din organisation! Test hver enkelt enhed selv, inden du sender brugernavne og adgangskoder ud til enhederne. 5

6 Du kan altid ændre i din opsætning, men sørg for have gennemtestet og lagt en plan for de videre analyser, inden tælleugerne. Da formålet med KOMHEN 2.0 er at måle over tid, er det din opgave som tovholder at sikre, at målingerne giver mening og er sammenlignelige over tid. Du skal derfor ikke over tid ændre alt for meget på de parametre, der bliver målt på. 9) Mulighed for registrering på papirskemaer KL s generelle anbefaling er, at TraceTool så vidt muligt anvendes til registreringerne, hvor end det er muligt. Imidlertid er der medarbejdere, for hvem der ikke er direkte adgang til computer i det daglige arbejde, selvom de varetager opgaver af administrativ karakter. Derfor er det ligeledes muligt at foretage registreringerne på papirskemaer, der downloades direkte fra TraceTool. Papirskemaerne genereres for hver enhed, der er oprettet i TraceTool og vil derfor repræsentere den unikke opsætning for den pågældende enhed. Papirskemaerne kan kun hentes, når man er logget ind som enhed (dvs. den indgang som registranterne benytter). Tovholdere, der vil se papirskemaet, for en enhed, skal derfor logge ind som den pågældende enhed. For at få samtlige parametre med, er skemaet uformet således, at én henvendelse er lig ét papirskema. Det er dog fx muligt at udskrive skemaet på begge sider af ét papir. Sådan gør du: Når du er logget ind som enhed, vil der øverst i højre side være en funktion, der hedder Udskriv skema. Klik på den, for at downloade et papirskema for den pågældende enhed. Har du brug for hjælp? Som tovholder/administrator er det din opgave at svare på spørgsmål vedrørende tælleugerne i din kommune. Hvis der skulle være generelle tvivlsspørgsmål til tællemetoden eller TraceTool, kan du kontakte Kontoret for Digitalisering og Borgerbetjening i KL på komhen@kl.dk. Det er forbudt at tage direkte kontakt til leverandøren SiteImprove! Sørg altid for først at søge efter svaret på dit spørgsmål i vejledningerne på hvor du også finder en FAQ, som løbende bliver opdateret. 6