Styrelsen for Patientsikkerhed Tilsyn og Rådgivning Øst Islands Brygge København S

Transkript

1 Styrelsen for Patientsikkerhed Tilsyn og Rådgivning Øst Islands Brygge København S Dato: 10. juli 2017 Uddybende redegørelse om udrulning af Sundhedsplatformen i Region Sjælland Styrelsen for Patientsikkerhed har i brev af 27. juli 2017 (sagsnr /2) anmodet Region Sjælland om en uddybende redegørelse vedrørende varetagelsen af den forestående udrulning af Sundhedsplatformen i Region Sjælland. Styrelsen fokuserer særligt på, at Sundhedsplatformen planlægges udrullet samtidig på alle regionens sygehuse. I den forbindelse ønsker styrelsen en redegørelse for, hvorledes regionen planlægger at håndtere patientsikkerheden i den situation, hvor kapaciteten måtte falde i forbindelse med udrulningen, samt under eventuelle systemnedbrud. Brevid: Kvalitet og Udvikling Alléen Sorø Tlf.: Indledningsvis skal det bemærkes, at Region Sjælland ikke har baggrund for at skulle antage at den tænkte situation, som Styrelsen beskriver som at kapaciteten i forbindelse med udrulningen måtte falde væsentligt på samtlige af regionens sygehuse i en periode skulle opstå. Tværtimod viser erfaringerne fra Region Hovedstaden især i de seneste implementeringer at der ikke er nogen væsentlig risiko for et sådant tænkt scenarie. Der er således heller ikke grund til at antage, at der vil foreligge en særlig risiko for patientsikkerheden for akutte patienter. Som det fremgår nedenfor, planlægges der dog alligevel med iværksættelse af en lang række konkrete tiltag og foranstaltninger, som, ud over at tage højde for eventuelle patientsikkerhedsmæssige udfordringer, også vil bidrage til at skabe gode patientforløb, og ikke mindst tryghed i befolkningen samt blandt patienter, pårørende og personale, således at implementeringen forløber som planlagt. I regionens svar af den 13. juni 2017 er det beskrevet, hvorledes regionen har draget fordel af de væsentligste erfaringer fra de første implementeringer i Region Hovedstaden, og at regionen tilrettelægger produktionen med fokus på nødvendig kapacitet i overgangsperioden. Desuden er regionen i gang med at tilpasse beredskabet i forhold til den forestående implementering. Der pågår forsat detailplanlægning af aktiviteterne i forbindelse med Go-Live, således at de sidste detaljer vil være på plads efter sommerferien 2017.

2 Patienthåndtering i forbindelse med udrulning af Sundhedsplatformen Som udgangspunkt planlægger Region Sjælland, at sygehusene og Psykiatrien modtager akutte patienter som vanligt under Sundhedsplatformens implementering (normalindtaget). For at sikre håndtering af de akutte patienter under implementeringen, planlægger sygehusene og psykiatrien med en lavere elektiv og ambulant aktivitet i ugen op til, under og efter Go-live, med det formål at øge kapaciteten på sygehusene. Samtidig øges bemandingen på alle afdelinger, med det formål at tage højde for klinikernes ekstra tidsforbrug til hver enkelt patientkontakt, som ibrugtagning af Sundhedsplatformen forventeligt medfører i en periode. På denne baggrund forventes det, at et normalindtag af akutte patienter som udgangspunkt i Go-live døgnet og i den efterfølgende hypercareperiode kan varetages med den til rådighed værende bemanding. Der vil herudover blive suppleret med mere end hundrede studerende, dels IT-studerende med erfaring fra deltagelse under hypercare i Region Hovedstaden, dels medicinstuderende på sidste del af studiet, der skal indgå i den daglige drift i tre måneder op til, og efter Go-live, ligesom der i denne periode suppleres med indlånte medarbejdere fra Region Hovedstaden, for samlet på denne måde at understøtte implementering og ibrugtagning af Sundhedsplatformen. Samtidig har sygehusene og psykiatrien afklaret, hvor der kan være udvalgte særlige patientgrupper, hvor Region Sjælland vil kunne få behov for hjælp under Sundhedsplatformens implementering. For sådanne patientgrupper vil Region Sjælland på forhånd have mulighed for at kunne indgå aftaler med relevante samarbejdspartnere. For eventuelle særlige akutte patienter vil det i sagens natur være Region Sjællands naboregioner, der indgås aftaler med, hvor der allerede er etableret et samarbejde om udvalgte patientgrupper, og hvor Region Sjælland på samme måde har været behjælpelig under implementeringen i Region Hovedstaden. Både Region Hovedstaden og Region Syddanmark har tilkendegivet, at de vil bistå Region Sjælland i det omfang, vi ønsker. Konkret pågår der en afdækning af udvalgte eller særlige patientgrupper inden for nedenstående områder, primært relateret til Sjællands Universitetshospital (SUH): Urologi, akutte og elektive. Gastro-kirurgi, akutte. Kardiologi, elektive, regionsfunktion og højt specialiseret. Hæmatologi, akutte, højt specialiseret. Onkologi, elektive og amb. Som udgangspunkt arbejdes der under Sundhedsplatformens implementering ud fra nuværende, gældende retningslinjer for driften og for beredskabet, men i kraft af Sundhedsplatformens implementering styrkes disse retningslinjer med en plan for opskalering, hvor den fulde plan iværksættes i tilfælde af, at det mod forventning skulle vise sig, at en akutmodtagelse ikke har tilstrækkelig kapacitet i en periode. Konkret etableres der et løbende kapacitetsoverblik, som vil være tilgængeligt for de relevante fora, der overvåger implementeringen, herunder beredskabsorganisationen. Opskaleringen koordineres af regionens AMK-Vagtcentral, der vil være i løbende kontakt med Akutberedskabet i Region Hovedstaden. Der foreligger klare kriterier for nedenstående skaleringsplan: 1. Informationsberedskab: I ugen op til Go-live starter Region Sjælland med at gå i Informationsberedskab. 2. Som udgangspunkt modtages akutte patienter som vanligt på de enkelte sygehuse under Go-live. Side 2

3 3. Aflastning internt i regionen: Hvis et sygehus skulle vise sig at have kapacitetsproblemer, omfordeles efter nuværende retningslinje og kapacitetsstatus på de øvrige sygehuse. 4. Aflastning vha. naboregioner: Samarbejdsaftaler om kendte patientgrupper aktiveres ved manglende kapacitet med de afgrænsede kendte patientgrupper. 5. Stabsberedskabet: Hvis mere end ét sygehus begynder at have kapacitetsvanskeligheder aktiveres stabsberedskabet. I forlængelse af den løbende overvågning af sygehusenes samlede kapacitet vil sygehusledelserne rettidigt kunne erkende, hvornår der er behov for at samle staben. 6. Sygehusberedskab/det operative beredskab: I tilfælde af, at alle sygehuse er pressede aktiveres hospitalsberedskabet, hvor sygehusenes beredskabsplaner aktiveres. Udover ovenstående tiltag, forbereder Region Sjælland de praktiserende læger, privatpraktiserende speciallæger, lægevagten og regionens kommuner om den forandringsproces, som sygehusene gennemgår, samt de konsekvenser det kan have for de implicerede parter. Der er på nuværende tidspunkt indgået aftale med Lægevagten således, at der planlægges bemanding med et særlig erfarent vagtlægehold under Go-live. Risiko for muligt systemnedbrud og håndtering af patientsikkerhed Sundhedsplatformen har på det tidspunkt, hvor Region Sjælland kobles på, været i produktion i 1½ år siden 21. maj 2016 og har til dato haft en tilgængelighed tæt på 100 % (målt 24/7/365) og i øvrigt med optimale svartider. Sundhedsplatformen drives dubleret fra to datacentre. Det er derfor regionens vurdering, at risikoen for et systemnedbrud er meget lille. Denne risiko skal ses i forhold til regionens nuværende systemer, der er bygget på ældre teknologi, som bl.a. betyder, at de nuværende systemer kun i begrænset omfang er dubleret. De nuværende systemer er relativt hyppigt utilgængelige, og systemernes leverandør har vanskeligt ved at opretholde en kvalificeret bemanding til systemernes vedligeholdelse. Til håndtering af situationer med væsentlige systemnedbrud har Region Sjælland opbygget en overordnet IT Beredskabsplan baseret på en IT Beredskabsstrategi. Beredskabsplanen omfatter en beskrevet beredskabsorganisation. Der er som led i beredskabsplanen oprettet en eksternt placeret Nødhjemmeside, som i en beredskabssituation, hvor der ikke er adgang til regionens netværk, opdateres med relevant information. Forretningskritiske systemer er identificeret og prioriteret, og der er en række beskrevne nødprocedurer for kliniske it-systemer, som er tilgængelig i regionens instrukssystem. Dette gælder også for Sundhedsplatformen, når den er ibrugtaget. Nødprocedurerne tager hånd om at sikre adgang til patientdata, herunder som minimum relevante og kritiske data af hensyn til patientsikkerheden. Nødprocedurerne beskriver, hvorledes oplysninger om patienter dokumenteres i det tidsrum, hvor Sundhedsplatformen ikke måtte være tilgængelig. Adgang til journaloplysninger under eventuelt nedbrud Ved et eventuelt nedbrud af Sundhedsplatformen er der forskellige niveauer af læseadgang til patientdata afhængig af det konkrete nedbruds karakter (fra nedbrud på selve løsningen til infrastrukturelle og netværksbaserede nedbrud): Fuld spejling af Sundhedsplatformen. Det betyder, at hvis et datacenter går ned, tager et andet datacenter over uden tab af data, og der kan arbejdes uhindret videre med patientdata. Hvis begge datacentre og/eller de dublerede netværk hertil er utilgængelige, kan sygehusene benytte Sundhedsplatformens nød-web-servere, der er installeret på hvert sygehus. Nød-web-serverne giver skærmadgang til det mest relevante og nødvendige indhold af patientdata. Side 3

4 Lokale pc er med egen strømforsyning og lokalprint indeholdende en offline-version af de seneste og meste relevante patientoplysninger. Benyttes i situationer hvor nødstrøm eller lokalnet ikke virker. Endelig vil der, afhængig af adgang til netværket, være mulighed for at tilgå sundhed.dk med adgang til Sundhedsjournalen (e-journalen) og til FMK/Medicinkortet for medicinoplysninger. Region Sjælland har udarbejdet procedurer og processer for Business Continuity Access (BCA) i forhold til nuværende sundheds it-løsningerne, og i forhold til Sundhedsplatformen. I nødprocedurerne er det beskrevet, hvorledes nye oplysninger skal dokumenteres på papir baseret på forskellige skabeloner hertil, som ligger printet og klar på sygehusenes afdelinger. Det skal bemærkes, at der til Sundhedsplatformen er udarbejdet betydeligt flere skabeloner til at sikre detaljeret og struktureret opsamling af patientdata under en nede-situation end i den nuværende situation med OPUS. Der foreligger instruks herom i regionens instrukssystem, idet det sikres, at disse procedurer er kendt af alle sundhedsmedarbejdere. Adgang til rekvirering af prøver og prøvesvar under eventuelt nedbrud Region Sjælland har etableret en nødløsning for adgang til rekvirering af prøver og mulighed for at se prøvesvar via en web-baseret adgang til regionens laboratorieløsning. Nødløsningen kan anvendes, såfremt der ikke er adgang til regionens elektroniske patientjournal, men den kræver naturligvis adgang til Internettet. Proceduren er gældende med den nuværende løsning, og vil være den samme i forhold til integrationen til Sundhedsplatformen. For det tilfælde at netværket ikke er tilgængeligt, er der etableret en nødprocedure med papirrekvisitioner (udelukkende til livsvigtige prøver), med telefonisk kontakt for prøvetagning og svarafgivelse fra de klinisk biokemiske afdelinger i regionen. Intern og ekstern kommunikation ved eventuelt nedbrud Intern kommunikation i Region Sjælland Ved nedbrud på regionens sundheds it-systemer orienteres brugerne i Region Sjælland via et lille pop-up vindue, der er obligatorisk på alle pc er, og ikke kan fravælges. Koncern IT giver status, herunder forventet tidspunkt for normal drift igen, såfremt det er muligt. Har der været nedetid i en halv time, er det sygehusenes ledelser, der skal beslutte igangsættelse af nødprocedurer. Status vil blive opdateret på IT-driftsstatus, hvilket naturligvis forudsætter adgang til netværket. Telefonen til IT Helpdesk suppleres med en kort indtalt status om situationen, som alle brugere, der kontakter IT Helpdesk telefonisk, vil blive mødt af som det første ved opkald. Ud over kommunikation til alle brugere iværksættes en såkaldt Major Incident-proces i de situationer, hvor et nedbrud har omfattende konsekvenser. Major Incident-processen indebærer, at IT-ledelsen inddrages direkte i problemløsningen og i kommunikationen til sygehusledelserne. Såfremt en Major Incident udvikler sig til en egentlig beredskabssituation aktiveres IT-Beredskabsplanen og dennes kommunikationsplaner og -redskaber. Kommunikation med eksterne parter Side 4

5 IT-kommunikation vedrørende patientdata med eksterne parter foregår via MedCom-meddelelser også i Sundhedsplatformen. Ved systemnedbrud vil der ikke kunne sendes eller modtages MedCom-meddelelser. Såfremt en praksislæge har fremsendt en elektronisk henvisning, vil denne blive parkeret i MedCom-systemet, indtil den kan afleveres, og den vil således ikke gå tabt men være klar i det øjeblik, hvor Sundhedsplatformen igen er tilgængelig. Ved akutte patienter har Region Sjælland i forvejen en fast procedure, der tilsiger, at praksislæge/vagtlæge/speciallæge altid telefonisk kontakter vagthavende læge på den pågældende afdeling, og aftaler akut indlæggelse/tilsyn. Dette skal suppleres med en elektronisk henvisning til sygehuset. Ved en nedesituation vil vagthavende læge på sygehuset være bekendt med den aktuelle situation og vil derfor udbede sig de supplerende oplysninger pr. telefon, som ellers vil fremgå af den elektroniske henvisning, evt. suppleret med, at patienten medgives et udskrift af henvisningen fra henvisende læge. Ved anden nødvendig og relevant kommunikation til eksterne parter sikres denne via telefonisk kontakt et eksempel kunne være en udskrivningsmeddelelse til en kommune på en patient, der udskrives, hvor hjemmepleje skal aktiveres igen. Her vil udskrivende afdeling sikre dette via telefonisk kontakt til den pågældende kommune. I øvrigt skal det bemærkes, at der i beredskabsplanen også er taget højde for orientering af pressen ved større nedbrud, og hvor det skønnes relevant at informere pressen herom. Opsummering Samlet set vurderer regionen, at der ikke er risiko for væsentlige fald i kapaciteten på samtlige sygehuse, og at der ikke er er nogen øget risiko for systemnedbrud efter overgangen til Sundhedsplatformen. Region Sjælland har dog tilrettelagt en plan for opskalering af kapaciteten, dels indenfor rammerne af regionen og dels gennem samarbejde med andre regioner. Samtidig indsættes ekstra bemanding, og Region Sjællands medarbejdere, hvoraf flere har erfaring fra deres bistand til Region Hovedstadens hospitaler under implementeringen dér, støttes af erfarne kollegaer fra Region Hovedstaden, som har været igennem en implementering af Sundhedsplatformen. Region Sjælland har i samarbejde med Region Hovedstaden, gennem vort fælles programkontor med bistand af leverandøren af Sundhedsplatformen, Epic, etableret en robust it-infrastruktur med dokumenteret høj tilgængelighed samt en række forholdsregler og værktøjer, som sikrer, at Sundhedsplatformen vil være tilgængelig på et højere niveau end det, der kendes i forhold til regionens nuværende systemer, som planlægges udfaset. Regionen har netop gennemført en succesrig 150 dages parathedsvurdering forud for den planlagte Go-live den 25. november Vurderingen er, at det fælles program og Region Sjælland på dette tidspunkt har en parathed, som overstiger de tidligere implementeringers tilsvarende parathed på samme tidspunkt. Parathedsvurderingerne gentages løbende frem til Go-live. Region Sjælland ser ingen grund til at ændre planen. Det er Region Sjællands vurdering, at de potentielle udfordringer, der knytter sig til ibrugtagningen af Sundhedsplatformen, ikke er relateret til Sundhedsplatformens funktion eller stabilitet, men snarere vedrører den forandring, som organisationen skal igennem. Det er en forandring, som er betydelig, men som ikke vil blive mindre, såfremt udrulningen udskydes til et andet tidspunkt. En udskydelse af udrulningen vil tværtimod betyde, at de nuværende mere ustabile og stadigt mere sårbare systemer i stedet vil skulle anvendes i en længere periode. En senere udrulning vil også indebære, at Region Sjælland ikke vil kunne opfylde en Side 5

6 række nationale forpligtelser, fx i forhold til FMK. En udskydelse af udrulningen vil endvidere betyde, at den programorganisation, som er opbygget, ikke vil kunne holdes intakt. En senere udrulning vil derfor betyde, at en ny organisation skal etableres, hvorved viden i ikke ubetydelig grad vil gå tabt, hvilket vil betyde, at en senere udrulning vil blive mere risikabel. Samlet set er det derfor Region Sjællands vurdering, at en senere udrulning af Sundhedsplatformen vil indebære en forringet patientsikkerhed i forhold til en fastholdelse af de aktuelle planer. Styrelsen for Patientsikkerhed anfører afslutningsvist i sit brev, at såfremt Styrelsen vurderer, at hvis Region Sjællands implementering af Sundhedsplatformen indebærer fare for patientsikkerheden, kan Styrelsen give påbud om helt eller delvist at indstille udrulningen af Sundhedsplatformen i forhold til behandlingen af akutte patienter, indtil det vurderes at implementeringsprocessen tilgodeser patientsikkerheden. Ifald denne oplysning er begrundet i en konkret aktuel vurdering af forhold der bringer patientsikkerheden i fare, og som det fælles Sundhedsplatform-program eller regionens egenleveranceprogram ikke allerede har adresseret, ønsker Region Sjælland selvklart at få kendskab til sådanne forhold snarest muligt, så imødegående tiltag kan iværksættes. Afslutningsvis kan der henvises til, at der er aftalt møde med Styrelsen for Patientsikkerhed om vore forberedelser til Sundhedsplatformen den 4. september 2017, hvor vi gerne uddyber ovenstående beskrivelse og de øvrige problemstillinger, som styrelsen måtte ønske at drøfte. Venlig hilsen Peder Ørnsholt Ring Kvalitetsdirektør Side 6