Indhold. Indhold Indhold. Forord... 19

Transkript

1 Indhold Indhold Forord Introduktion til International Projektledelse Internationale projekter har til formål at løse virksomhedens globale udfordringer Den internationale projektledelse står over for et sæt egenartede problemstillinger Mange internationale projekter ikke lever op deres målsætning International projektledelse handler om, at projekter opfylder organisationens mål Bogens otte hovedafsnit er baseret på de udvalgte succeskriterier og følger den samtidig den internationale projektledelses livscyklus Bogens metodetilgang er baseret på et åbent systemperspektiv Konklusioner Kapitel 1. Interessentledelse i internationale projekter Interne og eksterne interessenter i det internationale projekt Interessentstyring i det internationale projektforløb Trin 1: Identifikation af interessenter Trin 2: Analyse af interessenters respektive roller og deres indbyrdes forhold Undersøgelse af interessenters karakteristika og deres roller i projektet Analyse af interessenters magtrelation til projektets øvrige interessenter Institutionel kapacitetsanalyse for at vurdere interessentens bidrag

2 1.5. Trin 3: Kortlægning af interessenters relative magt og indflydelse Trin 4: Håndtering af interessentrelationer som en integreret del af projektets design Strategisk håndtering af interessenternes forventninger og krav Håndtering af interessenters forventninger og krav indgår i et samlet projektdesign Konklusion Kapitel 2. Forankring af det internationale projekt i organisationens strategi Virksomheden under forandring: Den strategiske forretningsudvikling Internationale projekters forankring i organisationens strategi Sammenkædningen af virksomhedens strategiske ledelsescyklus (SLC) og projektets livscyklus (PLC) til formulering af strategier Udvikling af projektets forretningsmodel som grundlag for projektets igangsættelse Program for en gruppe af sammenhængende internationale projekter Værktøjer til implementering af strategi gennem et projekt Teknisk-økonomisk strategiforståelse Strategiens afbalancering Strategisk positionering Konklusioner Kapitel 3. Effektivisering af international projektporteføljestyring ud fra organisationens strategi Projektporteføljestyringsprocessen (PPM) Opbygning og screening af projektportefølje Opbygning og kategorisering af programmer og projekter Screening til bestemmelse af porteføljens kompleksitet og udfordringer

3 3.3. Prioritering af projekter i porteføljer ud fra udvalgte kriterier Prioritering af projekters værdi ud fra deres produktpotentiale Prioritering af strategiske produkttilgange til etablering af den rette balance i projektporteføljen Tilvejebringelse af en strategisk samstemt portefølje Prioritering af organisationens kapacitet gennem effektiv udnyttelse af ressourcer til porteføljesyring Udvælgelse af en projektportefølje Udvælgelse af projektportefølje er en ledelsesbeslutning Udvælgelse af porteføljers risiko og afkast ud fra en efficiens betragtning Normative udvælgelsesstrategier af projektportefølje Implementeringsledelse og monitorering af projektporteføljen Implementeringsledelse og monitorering af porteføljestyring Projektstyringsudvikling (PMM) Projektporteføljestyringens administrative enhed Overvejelse af forslag til nye projekter i porteføljen Relevante projektledelsesmetoder, der alle sigter mod strategiimplementering Konklusion Kapitel 4. Målsætningsanalyse og strategivalg for det internationale projekt Situationsanalyse Problemanalysen Målanalyse: Fastlæggelse af projektmål Strategianalyse: Valg af projektets strategiske mål Projektets logiske rammeanalyse (Logical Framework Analysis, LFA) Projektets gennemførlighed Aktiviteter opdelt i indsatsområder baseret på projektets målhierarki Understøttende ledelses- og ressourceforanstaltninger til sikring af projektets værdiskabelse Bæredygtighedsvurdering

4 4.7. Konklusioner Kapitel 5. Operative redskaber til målstyring og målrettet ledelse af et projekt Beslutnings- og leveranceplan for indsatsområder baseret på projektets målhierarki Tilrettelæggelse og koordinering af fastlagte indsatsområder og deres arbejdspakker Formalisering af forandringer i indsatsområder gennem konfigurationsledelse Planlægning og koordinering af projektets milepæle Anvendelsen af arbejdspakker i det internationale projekt Kriterier for udspecificering af indsatsområder i arbejdspakker Arbejdspakkerne danner forbindelse mellem projektaktiviteterne og de resultatbestemte milepæle Konklusioner Kapitel 6. Kulturkløftanalyse og styring af kulturforskelle i det internationale projekt Virksomhedsbetingede kulturpåvirkninger Virksomhedskultur og normer Vurdering af virksomhedskulturen under forandring Organisationskultur og strategimplementering Virksomhedskultur og projektkultur Nationale kulturforskelle og kulturkløftanalyse Hofstedes nationale kulturdimensioner Trompenaars model til kortlægning af forskelle i national adfærd Kulturkløftanalyse til systematisk analyse af nationale kulturbetingelser i internationale projekter Dynamisk global kulturforanderlighed Diversitetsledelse i det internationale projekt Konklusioner Kapitel 7. Risikostyringsprocessen i det internationale projekt Risikostyringsprocessen Risiko og muligheder

5 Planlægning og implementering af risikostyringsprocessen Typer af projektrisiko og risikokomponenter i risikostyringsprocessen Identifikation af risiko Systematisk risikoidentifikation og risikopakker Værktøjer til identifikation af risici i projektets omverden Værktøjer til identifikation af risici i projektets marked Værktøjer til identifikation af interne projektrisici Opstilling af risikoregister Prioritering af projektrisici gennem kvantitativ og kvalitativ risikoanalyse Sammenfatning af eksterne og interne risici i et projekt Prioriteringsværktøjer og teknikker til kvalitativ risikoanalyse Prioriteringsværktøjer og teknikker til kvantitativ risikoanalyse Prioriteringsproces for kvalitativ og kvantitativ risikovurdering Planlægning af risiko Strategier for håndtering af usikkerhed i internationale projekter Risikobeslutningen og valg af risikostrategi Monitorering og kontrol af risiko Monitorering af risiko Kontrolforanstaltninger for risiko Afvejning af risiko og usikkerhed i projektledelse Konklusioner Kapitel 8. Det internationale projekts kapitalbudgettering Kapitalbudgetteringsmodellen har udgangspunkt i kvantitativ risikoanalyse Det internationale projekts finansiering Kapitalbudgettering med pengestrømsestimering Beregningsmetoder Estimering af projektbudget Bestemmelse af projektværdi

6 8.4. Risikobegivenheds påvirkning af projektets kapitalbudget Internationale aspekter af kapitalbudgettering Konklusioner Kapitel 9. Værktøjer og teknikker til at prioritere opstået usikkerhed i internationale projekter Sensitivitetsanalyse Vurdering af forskellige udfald under usikkerhed Scenarieanalyse og projektets forventede monetære værdi (EMV) Monte Carlo-simulation Analyse af realoptioner Optioner for ændring af investeringsmønstret ved at afvente eller igangsætte et projekt Optioner for at forlade eller nedlukke projekt Option for vækst eller ekspansion Enkeltstadieprojekter, flerstadieprojekter og netværksprojekter Netværksoptioner: Beslutninger ved binomial forgrening Håndtering af opstået usikkerhed Konklusioner Kapitel 10. Styring af valutaeksponering i internationale projekter Forsikring af valutaeksponering Internationale paritetsbetingelser Købekraftspariteten (PPP) Rentepariteten (IRP) Styring af projektets transaktionseksponering Transaktionseksponering Tre alternative veje til sikring af transaktionseksponering i et internationalt projekt Transaktionseksponering og sikringsalternativer Operationseksponering Strategisk diversifikation af valutaeksponering i internationale projekter Operativ og finansiel strategisk diversificering

7 Udligning af valutapositioner Konklusioner Kapitel 11. Planlægning af internationale projekter i tid, omkostninger og kvalitet Planlægningsprocessen Kulturdimensionen i projektplanlægning Tidsplanlægning af det internationale projekt Programlægning (Scheduling) Bestemmelse af sekvensen af de fastlagte arbejdspakker Netværksdiagrammer Optimering af sekvensen af de fastlagte aktiviteter i et netværksdiagram International påvirkning af programplanlægningen De kvantitative og kvalitative aspekter af ressourceplanlægningen i det internationale projekt Det ressourceladede Gantt Chart Omkostningsplanlægning Programlægning af omkostningsskøn Estimering af omkostninger Opstilling af projektbudget Kvalitetsplanlægning Principper Kvalitetsplanlægning og kvalitetsstyring i det internationale projekt Kvalitetssikring Kvalitetskontrol Konklusioner Kapitel 12: Internationale projektstrukturer i multinationale organisationer Det internationale projekts ledelsesstruktur Typer af projektstrukturer Funktionel projektstruktur Projekt-orienterede struktur Matrix-projektstrukturen Virtuelle projektstrukturer

8 12.3. Graduering af matrixstrukturen i internationale projekter Projektstyringsaspekter ved forskellige strategiske stadier i den internationale virksomhed Tværkulturel forankring af den internationale projektorganisationen En mere finmasket struktur i det internationale projekt Konklusioner Kapitel 13. Koordination og samstemning af internationale projekter Intern koordination af et internationalt projekt Ekstern koordination af et internationalt projekt Kontrakter som et værktøj for ekstern projektkoordinering Projektkoordinering og internationale indtrængningsformer Uformelle veje til projektkoordinering Sammenkædning af opgaver, strukturer og ressourcer Sammenkædning af virksomhedens organisationspakker og projektets arbejdspakker Ansvarsfordelingsmatrix Konklusioner Kapitel 14. Implementeringsfasen: Monitorering af internationale projekter Monitorerings- og kontrolprocessen i det internationale projekt Projekt master plan for implementering af aktiviteter Kulturel indvirken på projektimplementering Monitoreringsværktøjer og redskaber Udvikling af relevante indikatorer i implementeringsfasen Normer for databehandling i implementeringsfasen Monitoreringsmatrix for internationale projekter Forhåndenværende kontrolredskaber Trafiklyssystemet Milepælssystemet Den logiske projektramme (LFA)

9 Gantt chart Konklusioner Kapitel 15. Kontrolredskaber i det internationale projekt Udført Værdi Analyse (EVA): Styring af planlagt og uplanlagt forandring Balanced Scorecard (BSC) som projektstyringsredskab Projektkontrol gennem Kritiske kæder (CCPM) Den kritiske betingelse i CCPM Effektivisering af projektets tidsforløb gennemkritiske kæder Implikationer af brug af kritiske kæder Projektkontrol ved brug af kritiske kæder Agil projektstyring (Scrum) i det internationale projekt Begrebet Agil projektstyring Metoden i Agil projektstyring Udviklings- og kontrolprocessen i Agil projektstyring Implikationer af Agil projektstyring Logbog for legitimitetskløfter i et internationalt projekt Opfølgning og foranstaltninger til forskellige former for forandringsledelsesledelse Konklusioner Kapitel 16. International projektledelse under forandring, herunder projektlederens og projektteamets rolle Ledelsesfunktionen i internationale projekter Kulturel indvirkning på ledelsesstilen i internationale projekter Den internationale projektleders lederegenskaber Motivation er en central ledelsesfærdighed i internationale projekter Den internationale projektleders kompetencer og karaktertræk Den internationale projektleders væsentligste opgaver Projektteamets opbygning og kompetencer Projektteamets betydning og struktur Opbygning, karakteristika, udvælgelse og opstart af et internationalt projektteam

10 Projektledelse og teamets udvikling i projektforløbet Rolleskift i projektteamet i projektforløbet Projektteamet som en matrix Incitamentsstrukturer for projektteams Konklusioner Kapitel 17. Betydningen af international projektledelse i innovationsprocesser og digitalisering Den teknologiske innovationsproces Disruptiv innovations betydning for skabelsen af nye forretningsmodeller Det innovative projekts værdiskabelse Fra innovation til marked: Udvikling af forretningsmodeller gennem projekter Disruptiv innovationsstrategi 1: Skabelse af nyt marked for opbrud Disruptiv innovationsstrategi 2: Opbrydning af markedet op fra den lave ende Opbygningen af en forretningsmodel Strategiplanlægning og disruptiv innovation Elementer til organisering af innovationsprocesser gennem projekter Rammesystem for organisering af innovative produkter Innovative projekter afhænger først og fremmest af de menneskelige ressourcer Om digitaliseringens indvirkning på internationalt projektarbejde Digitalisering af værdikæden Konsekvensen af en yderligere opsplitning af værdikæden for projekter Projektledelsesudfordringer ved digitalisering Digitaliseringen giver nye muligheder for anvendelse af nye projekter Konklusioner Kapitel 18: Særlige projektudfordringer ved global outsourcing Beslutningen om outsourcing som et internationalt projekt

11 Motiver for outsourcing Beslutningen om outsourcing Fra outsourcing af industrien til outsourcing af produktionsled og serviceydelser Den første bølge af outsourcing: Industrier i bevægelse Den anden bølge af outsourcing: Opsplitning af værdikæden Den tredje bølge af outsourcing: Outsourcing af services og digitalisering Konsekvensen af de nye bølger af outsourcing for internationalt projektarbejde Resourcing af første bølge Outsourcingprojektets livscyklus Outsourcingprojektets konceptudviklings- og designfase Geografisk placering af outsourcing Risikoanalyse ved outsourcing Implementeringsfasen Forandringsledelse Kontraktledelse Interessentledelse Relationsledelse Fælder i implementering af outsourcingprojekter Kontrol og færdiggørelse Konklusion Kapitel 19. Kommunikation i internationale projekter Kommunikation er nøglen til værdiforøgelse i det internationale projekt Tværkulturel kommunikationsmodel Perceptionsforløb i kommunikation Geografisk afstand og tværkulturel kommunikation Kommunikationsstyringsprocessen i det internationale projekt Kommunikation i komplekse internationale omgivelser Overvindelse af sprogbarrierer Kommunikationsformer og håndtering kommunikationsstilarter

12 Kommunikationsstilarter Forhandlingsstilarter Planlægning af kommunikation i et kommunikationsstyringssystem Kommunikationsvejledninger som en fælles reference for alle projektdeltagere Kommunikationsstyring Kommunikationsvejledning for virtuelle teams Fælles grundlæggende kommunikationsvejledninger Konklusioner Kapitel 20. Samordningsmodeller, forhandling og effektiv konfliktløsning i internationale projekter Samarbejdsformer i internationale projekter Tillidsbegrebet som basis for samarbejde i internationale projekter International forhandling Distribuerende og integrerende forhandling Strategiske rammer for international forhandling Forhandlingens indholdskriterier Generelle erfaringer Konfliktløsning Konfliktårsager Holdninger til konflikt Konfliktløsningsstrategier Opsamling af elementer for effektivt internationalt projektsamarbejde Konklusioner Kapitel 21. Projektafslutningsfasen og procesorienterede læringsmodeller i international projektledelse Procesorienterede læringsmodeller i international projektledelse Læring fra projekter i organisationen forudsætter individuel læring og effektiv kommunikation Læringsmodeller Metoder til forankring af læring fra internationale projekter Kundskabsledelsesprocessen i internationale projekter

13 Projektlæring i en kulturel kontekst Forhindringer i international projektlæring Organisatoriske læringsmetoder: Opsamling af kundskab og erfaring Personbaserede opsamlingsmetoder Procesbaserede opsamlingsmetoder Substantielle opsamlingsmetoder Projektredskaber i afslutningsfasen Typer af projektafslutning og årsager til lukning af internationale projekter Nedlukningsprocessen ved naturlig og førtidig afslutning af det internationale projekt Endelig evaluering og dokumentation ved det internationale projekts færdiggørelse Læringsorganisation i en international kontekst Konklusioner

14

15 Forord Forord Forord International projektledelse udføres i en dynamisk global forandringsproces International projektledelse... Danske virksomheder står i dag over for store udfordringer på nye og eksisterende internationale markeder. Samtidig skal virksomhederne være i stand til konstant at udvikle deres produkter i takt med den skærpede globale konkurrence og den stadig hastigere teknologiske forandringsproces. Disse udfordringer besvares i overvejende grad gennem dannelsen af internationale projekter. I forhold til traditionelle projekter har det internationale projekt sine egenartede problemstillinger, ikke mindst i form af højere kompleksitet og kulturel diversitet, større risiko og dynamik, samt betydelige krav til ressource- og tidsstyring. Mange internationale projekter lever ikke op til deres målsætning, fordi de i overvejende grad er upræcist definerede eller har ineffektiv projektplanlægning, dårlig organisering og forkert projektstyringsformat. Hertil kommer, at der kan være tale om utilstrækkelige menneskelige og tekniske ressourcer tilført projektet. Men ved siden af disse mangler i egentlig projektledelse, indebærer den skærpede internationale konkurrence og de øgede krav til innovativ produktudvikling, at en betydelig mængde projekter må afbrydes i projektforløbet, simpelthen på grund af lav sandsynlighed for teknisk gennemførlighed eller svigtende kommercielt potentiale. Disse forløb betyder for store virksomheder, at det ofte kun er et begrænset antal projekter, der ender op med at dække virksomhedens afkast af de samlede investeringer. Internationale programmer og projekter i virksomheder på den globale scene er stærkt præget af disse forhold. Den højere usikkerhed og ustabilitet nødvendiggør på den ene side en behændig ledelsestilgang inden for virksomhedens strategiske råderum med en parathed til at justere retning, sigte og forretningsgange i virksomhedens projekter. På den anden side er der et øget pres for at sikre en præcis styring af internationale pro- 19

16 Forord jekter gennem stadig mere detaljerede og solide planer. Det gælder helt fra projekters opstart og ved måling af tid, kvalitet og omkostninger og fortsætter gennem projektforløbet, ikke mindst når internationale projekter og programmer er af betydende kommerciel interesse for virksomhederne. Netop disse forhold udgør det naturlige udgangspunkt for denne bogs gennemgang af de særlige ledelsesforanstaltninger og praktiske ledelsesværktøjer, som er afgørende for at sikre et vellykket udkomme af det internationale projekt. Det gennemgående tema for bogens behandling af internationale projektledelse er derfor at afveje nødvendigheden af fleksible løsninger i komplekse og usikre omgivelser med brugen af en række systematiske og anvendelige projektstyringsredskaber. Virksomhedsbegrebet i denne bog er generisk og dækker således både private virksomheder, offentlige myndigheder og forskellige typer af interesseorganisationer. 20