Resume Bestyrelsen konstituerer sig på sit første møde og foretager valg af formand og næstformand.

Transkript

1

2 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 27. maj Tlf Tlf. direkte Mobil Fax Dato 9. maj 2014 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 1 bestyrelsen konstituerer sig. Resume Bestyrelsen konstituerer sig på sit første møde og foretager valg af formand og næstformand. Sagsfremstilling Af vedtægterne for VUC Storstrøm fremgår det af 4 stk. 2, at bestyrelsen er sammensat således: 7 udefra kommende medlemmer: 1 medlem, der udpeges af Regionsrådet i Region Sjælland. Regionsrådsmedlem Ole Marqweis er udpeget. 1 medlem udpeges af kommunalbestyrelserne i regionen i forening. Borgmester John Brædder er udpeget. 1 medlem, der repræsenterer erhvervsuddannelserne, udpeges af erhvervsskolerne CELF, EUC Sjælland og Zealand Business College i forening. Direktør Per Skovgaard Andersen er udpeget. 1 medlem, der repræsenterer de mellemlange videregående uddannelser, udpeges af Professionshøjskolen Sjælland University College. Uddannelseschef Stina Løvgreen Møllenbach er udpeget. 1 medlem, der repræsenterer grundskoleområdet, udpeges af Børne- og kulturchefforeningen i Region Sjælland. Direktør Kirsten Jacobsen, Faxe kommune, er udpeget. 1 medlem med indsigt i arbejdsmarkedsforhold i VUC Storstrøms opland udpeges ved selvsupplering. Chefkonsulent Jan Hendeliowitz, Arbejdsmarkedsstyrelsen er udpeget. 1 medlem med indsigt i uddannelses- og erhvervspolitik udpeges ved selvsupplering. Direktør Michael Bang, CELF, er udpeget. 2) 1 medlem med stemmeret og 1 medlem uden stemmeret, der udpeges af og blandt VUC Storstrøms medarbejdere. Medarbejderne har endnu ikke gennemført valg til bestyrelsen. Indtil valget har fundet sted, er pladserne derfor vakante. 3) 1 medlem med stemmeret og 1 medlem uden stemmeret, der udpeges af kursistrådet blandt deltagere i uddannelsen ved VUC Storstrøm. Martin Henrioud er udpeget med stemmeret. Haris Glamocak er udpeget uden stemmeret. Af vedtægtens 12 fremgår det, at bestyrelsen vælger blandt de udefra kommende medlemmer jf. 4, stk. 2, nr. 1, sin formand og næstformand. Per Skovgaard Andersen har tilkendegivet, at han gerne modtager genvalg som formand. I henhold til bekendtgørelse 1275 af 4/ om særskilt vederlæggelse af bestyrelsesmedlemmer ved visse uddannelsesinstitutioner under Undervisningsministeriet kan der til formand og næstformand for en bestyrelse, der leder uddannelser med studenterårsværk/årselever (VUC Storstrøm har ca studenterårsværk), ydes op til kr., henholdsvis kr. pr. kalenderår. Til bestyrelsens øvrige medlemmer, bortset fra repræsentanter for institutionens medarbejdere og studerende, kan institutionerne yde et særskilt vederlag på kr. pr. kalenderår.

3 Der kan ikke ydes særskilt vederlag til 1) medlemmer, hvis deltagelse i bestyrelsesvirksomheden indgår som led i deres tjenstlige opgaver i hovedstillingen, 2) medlemmer, der er udpeget som repræsentanter for interesseorganisationer, 3) medlemmer, der er udpeget af en kommunalbestyrelse/et regionsråd, og som tillige er medlem af denne, eller 4) medlemmer, der er udpeget af en kommunalbestyrelse/et regionsråd, og som uden at være medlem af denne modtager diæter for varetagelsen af hvervet som medlem af institutionens bestyrelse, jf. 16 a i lov om kommunernes styrelse. VUC Storstrøm har hidtil honoreret formand og næstformand og øvrige berettigede bestyrelsesmedlemmer med det maksimale vederlag. Det foreslås, at denne praksis fortsættes. Af vedtægternes 4 stk. 5 fremgår det, at institutionens leder er bestyrelsens sekretær og deltager i bestyrelsens møder. Funktionen som referent er i den tidligere bestyrelse varetaget af VUC Storstrøms økonomi- og administrationschef. Det foreslås derfor, at bestyrelsen indbyder økonomi- og administrationschefen til at deltage i bestyrelsens møder og tage referat af møderne. Vedtægt for VUC Storstrøm I hht 1, stk. 3 i lov nr. 937 af 22. september 2008 om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse mv. reguleres institutionernes styrelse i en vedtægt, der er godkendt af undervisningsministeren. Vedtægten beskriver VUC Storstrøms formål, og hvilke regler der gælder, f.eks. i forhold til bestyrelsesarbejde og administrativt arbejde på VUC Storstrøm. Den gældende vedtægt for VUC Storstrøm er vedlagt til orientering. Forretningsorden for bestyrelsen ved VUC Storstrøm I hht 18 i lov nr. 937 af 22. september 2008 om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse mv. fastsætter bestyrelsen en forretningsorden for sit virke. Forretningsordenen regulerer bestyrelsens arbejde og beskriver snitflader i kompetencerne mellem bestyrelsen og VUC Storstrøms direktør. Forretningsordenen fastlægger forhold omkring bestyrelsens valg og konstituering bestyrelsesmødernes antal og indkaldelse dagsorden bestyrelsesbeslutninger bestyrelsens opgaver VUC Storstrøms protokoller inhabilitet institutionslederens deltagelse tavshedspligt løbende orientering og ekstern kommunikation årsregnskab og budget. Forretningsorden for bestyrelsen ved VUC Storstrøm er vedlagt til orientering. Regnskabsinstruks for VUC Storstrøm I hht. 9 stk. 3 i Finansministeriets bekendtgørelse nr af 19. december 2006 om statens regnskabsvæsen m.v. er der udarbejdet en regnskabsinstruks for VUC Storstrøm. Instruksen og bilagene indeholder en beskrivelse af VUC Storstrøms formål, regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelsen af regnskabsopgaver, herunder oplysning om ansvars- og kompetencefordelingen og de regelsæt, der skal følges af institutionens medarbejdere ved udførelsen af opgaverne.

4 Regnskabsinstruksen er under revision. Den nuværende regnskabsinstruks for VUC Storstrøm er vedlagt til orientering. Budget Budget 2014 blev vedtaget af den afgåede bestyrelse på december mødet i Budget 2014 vedlægges til orientering. Bilag vedtægt for VUC Storstrøm forretningsorden for bestyrelsen ved VUC Storstrøm regnskabsinstruks for VUC Storstrøm budget 2014 for VUC Storstrøm Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at Bestyrelsen vælger formand. Bestyrelsen vælger næstformand. Honorar for hvervet som formand og næstformand fastsættes til årligt kr ,- og kr ,- i niveau 1. oktober Øvrige bestyrelsesmedlemmer, der er berettiget til honorar, honoreres med årligt kr ,- i niveau 1. oktober Bestyrelsen indbyder økonomi- og administrationschefen til at deltage i bestyrelsens møder og tage referat af samme. Bestyrelsen tager orienteringen om vedtægt, forretningsorden og regnskabsinstruks og budget 2014 til efterretning. Beslutning

5 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 27. maj Tlf Tlf. direkte Mobil Dato 6. maj 2014 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 3a Udpegning af revisor. Resumé Revisionsfirmaet Deloitte har siden VUC Storstrøms overgang til selveje varetaget revisionsopgaven for VUC Storstrøm. Den nuværende aftale om vilkår for revisionsarbejdets udførelse udløb ved udgangen af 2013, og bestyrelsen skal derfor beslutte udpegning af revisor. VUC Storstrøms ledelse anbefaler, at der indgås aftale om revisionsopgaven gældende for perioden 2014 til 2016 med Deloitte. Sagsfremstilling Siden overgangen til selveje har revisionsfirmaet Deloitte varetaget revisionsopgaven for VUC Storstrøm. Deloitte har fremsendt tilbud om løsning af revisionsopgaven for perioden 2014 til og med Prisen for revisionsopgaven har Deloitte hævet med kr ,- om året i forhold til prisen for opgaven i årene svarende til en stigning på 9 %. Prisstigningen er primært begrundet med, at revisionsopgaven er blevet mere omfattende med et stadig stigende krav til dokumentation, og fordi VUC Storstrøms omsætning er steget. Der er tale om en fastprisaftale for perioden uden nogen form for regulering for prisudviklingen. Bilag Tilbud om revision i perioden 2014 til og med 2016 fra Deloitte Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at bestyrelsen indgår aftale med Deloitte om revisionsopgaven gældende for perioden 2014 til og med 2016 på de i bilaget beskrevne vilkår Beslutning

6 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 27. maj Tlf Tlf. direkte Mobil Fax Dato 6. maj 2014 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 3b nye krav til ligestillingstiltag på institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse. Resumé Ligestillingsloven er blevet ændret med henblik på at fremme en mere ligelig fordeling af kvinder og mænd i de øverste ledelsesorganer. For VUC Storstrøm betyder det, at der skal opstilles måltal for andelen af det underrepræsenterede køn i bestyrelsen, og at der skal udarbejdes en politik for at øge andelen af det underrepræsenterede køn på de øverste ledelsesniveauer. Der skal desuden foretages en årlig indberetning til Undervisningsministeriet inden udgangen af maj måned. I denne sag skal bestyrelsen fastsætte et specifikt måltal for andelen af det underrepræsenterede køn i bestyrelsen samt beslutte en politik for at øge andelen af det underrepræsenterede køn på de øverste ledelsesniveauer. Sagsfremstilling Det er regeringens målsætning at fremme en mere ligelig fordeling af kvinder og mænd i de øverste ledelsesorganer. Det gør man bla ved at stille krav til bestyrelsernes sammensætning via ligestillingsloven. VUC Storstrøm, er omfattet af ligestillingsloven. Det betyder, at VUC Storstrøms bestyrelse bør have en ligelig sammensætning af kvinder og mænd. Ved ligelig sammensætning forstås, at hvert køn bør være repræsenteret med minimum 40 %. Det er uden betydning, hvilket køn, der udgør henholdsvis 40 % eller 60 %. Bestyrelsen skal fastsætte et specifikt måltal for andelen, herunder antallet af det underrepræsenterede køn i bestyrelsen. Måltallet skal være større end den andel og det antal, som det underrepræsenterede køn udgør på tidspunktet for fastsættelsen af måltallet. Bestyrelsen skal også fastsætte en tidsperiode (højst 4 år), inden for hvilken det forventes, at måltallet opfyldes. Medarbejder- og studenterrepræsentanter indgår ikke i måltallet. Den nuværende bestyrelse består af 7 medlemmer fordelt med 2 kvinder og 5 mænd. Det betyder at det underrepræsenterede køn udgør 29 % af bestyrelsen. Måltallet for det underrepræsenterede køn fastsættes til 43 %, hvilket svarer til 3 medlemmer. Måltallet søges opnået enten i løbet af bestyrelsesperioden i forbindelse med evt. udtræden af bestyrelsesmedlemmer fra det overrepræsenterede køn eller ved udpegning af en ny bestyrelse i Målet nås ved fremadrettet at anmode udpegende myndigheder om at foreslå både en mandlig og en kvindelig kandidat til bestyrelsen.

7 Ligestillingsloven stiller som noget nyt krav om, at bestyrelsen på institutioner med flere end 50 medarbejdere (VUC Storstrøm har ca. 200 medarbejdere) skal udarbejde en politik for at øge antallet af det underrepræsenterede køn på de øvrige ledelsesniveauer. Ved øvrige ledelsesniveauer forstås de ledende stillinger, der ikke relaterer sig til bestyrelsen. Det omfatter på VUC Storstrøm, direktør, uddannelseschef, økonomi- og administrationschef, projektchef og fire afdelingsledere. Politikken skal indeholde en beskrivelse af VUC Storstrøms ligestillingsmæssige tiltag for at øge antallet af det underrepræsenterede køn i VUC Storstrøms ledende stillinger. Ledelsen i VUC Storstrøm består af 8 medlemmer, fordelt med 1 kvinde og 7 mænd. Det betyder, at det underrepræsenterede køn udgør 12,5 % af ledelsen. Den senest ansatte leder er en kvindelig afdelingsleder på afdelingen i Nykøbing F., der tiltrådte sin stilling den 1. december I politikken skelnes mellem øverste ledelse og øvrige ledelseslag, således at det bliver et mål at sikre, at begge køn er repræsenterede i øverste ledelse og begge køn er repræsenterede i øvrige ledelseslag. Som noget nyt forpligtes institutionerne til at indberette følgende til Undervisningsministeren: Opstillede måltal. Forholdet af mænd og kvinder i den aktuelle sammensætning i bestyrelsen ekskl. medarbejder- og studenterrepræsentanter. Konkludere om det opstillede måltal er nået. Institutioner med mere end 50 medarbejdere skal oplyse om den udarbejdede politik for at øge antallet af det underrepræsenterede køn i de øvrige ledelsesniveauer, hvordan den gennemføres, og hvad der er opnået. Indberetningerne skal ske årligt og senest inden udgangen af maj måned første gang i Bilagt sagen følger et forslag til måltal for bestyrelsessammensætningen og en politik for at øge antallet af det underrepræsenterede køn i VUC Storstrøms ledelse. Bilag Notat fra Undervisningsministeriet om nye krav til ligestillingstiltag på institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse. Indberetning til Undervisningsministeren og politik for at øge antallet af det underrepræsenterede køn i VUC Storstrøms ledelse Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at Bestyrelsen fastlægger måltal og politik for at øge antallet af det underrepræsenterede køn i bestyrelse og ledelse og godkender indberetning til Undervisningsministeren. Beslutning

8 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 27. maj Tlf Tlf. direkte Mobil Fax Dato 8. maj 2014 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 3c Justering af VUC Storstrøms lønpolitik Resumé VUC Storstrøms lønpolitik, skal medvirke til at sikre, at lønsystemet afspejler den enkeltes ansvar, kompetence, kvalifikationer og indsats, medvirker til at understøtte VUC Storstrøms mål og resultater og skaber sammenhæng mellem løn, resultater, mål og VUC Storstrøms personalepolitik. Lønpolitikken blev besluttet i VUC Storstrøms bestyrelse i 2009 og trådte i kraft pr. 1. august Lønpolitikken har gennemgået enkelte redaktionelle justeringer ved indførelsen af ny ledelsesorganisation pr. 1. maj VUC Storstrøms MIO-udvalg besluttede på sit møde den 11. september 2013 at genoprette sit lønudvalg og anmode dette om at udarbejde forslag til evt. justeringer af lønpolitikken. Der skulle bl.a. ses på: Det fremadrettede perspektiv Videreudvikle en anerkendende kultur på arbejdspladsen Mulighed for indbygning af resultatløn MIO-udvalget fremsender revideret lønpolitik til bestyrelsens beslutning. Sagsfremstilling: VUC Storstrøms lønpolitik er besluttet af VUC Storstrøms bestyrelse. Det vil således også være VUC Storstrøms bestyrelse, der skal tage stilling til justeringer eller ændringer af lønpolitikken. MIO-udvalget genetablerede på sit møde den 11. september 2013 et lønudvalg bestående af medarbejderrepræsentanterne Mogens Rething (GL), Erik Lund Larsen (Uddannelsesforbundet), Jette Bakkedal (HK) og Niels Broe Andersen (3F). Ledelsesrepræsentanterne i lønudvalget er Ib V. Pedersen, Ole Munksgaard og Niels Henriksen. Personalekonsulent Mette Norrmann varetager lønudvalgets sekretærfunktion. Lønudvalget har gennemgået og udarbejdet denne indstilling til VUC Storstrøms bestyrelse om justeringer af VUC Storstrøms lønpolitik. Formålet med lønpolitikken er at sikre, at lønsystemet afspejler den enkeltes ansvar, kompetence, kvalifikationer og indsats, medvirker til at understøtte VUC Storstrøms mål og resultater og skaber sammenhæng mellem løn, resultater, mål og VUC Storstrøms personalepolitik. Det er VUC Storstrøms bestyrelse, der i henhold til sin forretningsorden fastlægger VUC Storstrøms overordnede løn- og personalepolitik.

9 I lønpolitikken er fastlagt principper for anvendelse af forskellige løntillæg for på den måde at medvirke til, at den lokale løndannelse i VUC Storstrøm sker på et klart og gennemskueligt grundlag. Lønpolitikken beskriver de overordnede retningslinjer for, hvordan løn anvendes og understøtter arbejdspladsens strategier og mål i sammenhæng med personalepolitikken. Bilagt denne sag følger arbejdsgruppens forslag til revideret lønpolitik for VUC Storstrøm. Forslaget har været forelagt MIO-udvalget, hvorfra det oversendes til bestyrelsen med anbefaling. Bilag Indstilling til bestyrelsen om revideret lønpolitik for VUC Storstrøm Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at Bestyrelsen beslutter revideret lønpolitik for VUC Storstrøm, som den fremlægges i denne sag. Beslutning

10 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 27. maj Tlf Tlf. direkte Mobil Fax Dato 6. maj 2014 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 3d beslutning om VUC Storstrøms deltagelse i fællesskab om udvikling af digitale læringsmidler. Resumé VUC Storstrøms fjernundervisningstilbud frekventeres af en stadigt stigende kreds af studerende. Undervisningsmaterialet til fjernundervisningen tilgås digitalt og er primært materiale, som VUC Storstrøm har fået adgang til via KVUC. Fjernundervisningsmaterialet kan også anvendes til undervisning tilrettelagt mere traditionelt med fremmøde. VUC Storstrøm kan ikke selv løfte opgaven med at udvikle digitale læringsmaterialer, uanset til hvilken undervisningsform materialet tænkes anvendt. I denne sag skal bestyrelsen beslutte, om VUC Storstrøm skal indgå i et administrativt fællesskab med 6 andre VUC er om udvikling af digitale læringsmidler. Sagsfremstilling VUC Storstrøm, KVUC, VUC Aarhus, HF og VUC Nordsjælland, VUC Hvidovre-Amager, VUC Roskilde og VUC Vestegnen arbejder med at etablere et administrativt fællesskab om udvikling af digitale læringsmaterialer. Samarbejdet skal bidrage til at imødekomme fremtidige behov for nye materiale- og læringsformer ved i fællesskab at udvikle og producere digitale undervisningsmaterialer. Undervisningsmaterialerne skal udvikles til vore hf-tilrettelæggelser; men samarbejdet skal også bidrage til øget videndeling om nye undervisningsformer baseret på øget inddragelse af ny teknologi. KVUC påtager sig rollen som værtsinstitution, og derfor er det overordnede ansvar for udvikling af digitale læringsmidler placeret på KVUC. Alle omkostninger forbundet med udviklingsopgaverne betales af deltagerne i fællesskabet efter en fordelingsnøgle baseret på antal årskursistværk på hf. Der nedsættes en styregruppe med deltagelse fra alle parternes ledelser. Styregruppen godkender hvert år et budget for det kommende år. Styregruppen godkender det årlige regnskab for samarbejdet. Regnskabet revideres og påtegnes af KVUC s revisor.

11 Som partner i fællesskabet har VUC Storstrøm adgang og rettigheder til alle de undervisningsmaterialer, der udvikles i samarbejdet. Ved evt. udtræden får vi mulighed for fortsat at anvende materialer, der er udviklede i den tid, VUC Storstrøm har været medlem af fællesskabet. I første omgang binder VUC Storstrøm sig for at deltage i en periode gældende frem til udgangen af Ansvaret for udvikling, styring og endelig færdiggørelse af materialerne varetages af KVUC s e-lærings afdeling. VUC Storstrøm skal bidrage med lærere, der udvikler til konkrete fag. Til hvert produktionsforløb udpeges to lærere (fagredaktører), der har hovedansvaret for det faglige indhold. Til udvikling af et fagniveau afsættes hvad der svarer til ca. 20 % af en lærerstilling. Til hvert produktionsforløb knyttes endvidere én fagrepræsentant fra hver af fællesskabets deltagere. Denne gruppe udgør en form for kvalitetscirkel, der kan påvirke form, indhold og medvirke i test af materialet undervejs i forløbet. Der produceres til typisk 2 fag pr. halvår. VUC Storstrøms udgift til deltagelse i fællesskabet vil over 1½ år udgør kr ,-. Fordelt med kr ,- i 2014 og kr ,- i I 2014 foreslås det, at udgiften finansieres ved træk på VUC Storstrøms andel af den ikke udmøntede omstillingspulje, som antages at udgøre godt kr ,- i I 2015 indarbejdes udgiften i budgettet. Bilag Samarbejdsaftale om udvikling af digitale læringsmidler Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at Bestyrelsen beslutter at VUC Storstrøm indgår i fællesskabet om udvikling af digitale læringsmidler, og at udgiften finansieres som beskrevet i sagsfremstillingen Beslutning

12 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 27. maj Tlf Tlf. direkte Mobil Fax Dato 9. maj 2014 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 3e implementering af Lov 409 på LC-området. Resumé Lov 409 på LC-området ændrer vilkårene for arbejdets tilrettelæggelse på AVU-området på VUC Storstrøm. Hensigten med ændringerne er at give lærerne arbejdstidsregler som på det øvrige arbejdsmarked i en forventning om, at det vil skabe bedre og mere fleksible muligheder for udvikling af undervisningen. På VUC Storstrøm er det hensigten, at benytte de nye muligheder i Lov 409 til et skoleudviklingsprojekt, der bla skal bidrage til, at vi tilrettelægger arbejdet på en måde, der bedst muligt løfter den pædagogiske og faglige kvalitet og dermed realiserer vore studerendes potentialer bedst muligt. Sagsfremstilling: Lov 409 på LC-området, som har virkning fra 1. august 2014, medfører at AVU-lærerne bliver omfattet af den til enhver tid gældende aftale om arbejdstid for tjenestemænd i staten. Dermed findes der ikke længere detaljerede regler om anvendelsen af arbejdstiden, fx tid til forberedelse, opgaveevaluering og eksamen. I stedet er det ledelsen og lærerne, der sammen tilrettelægger arbejdet uden faste normer for lærernes tidsforbrug, bla for at lærerne kan tilbringe mere tid sammen med de studerende. De vigtigste forandringer i L409 i forhold til OK11 er: Aftaleretten bortfalder. Alle hidtidige lokale aftaler og kotumer vedrørende anvendelsen af lærernes arbejdstid bortfalder. Aldersreduktionen udfases, så kun lærere der pr. 31. juli 2013 er fyldt 57 år vil være omfattet af ordningen. Det betyder, at disse lærere får tillagt 21 minutter i arbejdstid pr. times undervisning, når de fylder 60 år. Lærerne kompenseres for udfasningen med et årligt pensionsgivende tillæg på kr ,- (niveau 31. marts 2012) Lærere, der pr. 31. juli 2013 er fyldt 50 år; men ikke 57 år har når de fylder 60 år ret til nedsat arbejdstid med på til 175 timer årligt imod en tilsvarende lønnedgang; men uændret pensionsoptjening. Bestemmelser om overarbejde. Der indføres værns regler Arbejdet tilrettelægges normalt på mandage til fredage i dagtimerne Den daglige arbejdstid skal så vidt muligt være samlet Ledelsen udarbejder en opgaveoversigt for normperioden og drøfter eventuelle ændringer heri med den enkelte lærer. Fra centralt hold er der et udtrykt ønske om, at lærerne anvender en større andel af deres arbejdstid sammen med de studerende, og at de betragtelige overarbejdsmængder reduceres betydeligt.

13 Målsætninger Regeringens overordnede målsætninger for uddannelsesområdet er drivende for iværksættelsen af L409 på VUC Storstrøm: Alle skal blive så dygtige, som de kan Den sociale arvs betydning skal mindskes i forhold til de faglige resultater De studerendes trivsel skal øges. På VUC Storstrøm har vi i flere år haft fokus på vores, desværre, relativt lave gennemførselsfrekvens. Med L409 har vi fået en række nye muligheder for at tilbyde en mere differentieret tilrettelæggelse af uddannelserne, hvilket vil bidrage til, at vore studerende vil få mulighed for mere tid sammen med lærerne. VUC Storstrøm vil tilbyde vore studerende Mere tid sammen med en lærer Flere og bedre undervisningstimer Mere lektiehjælp og skriftligt arbejde sammen med en lærer Mere håndholdt og differentieret undervisning, kursisttilpasset undervisning fx ved holddeling, tolærerordning etc. Studietid til skriftligt arbejde. Mere individuel faglig vejledning. Det vil vi gøre ved at indføre en række nye tiltag: 2-lærerordninger i et omfang svarende til ca. 8 lærerårsværk. Variabel tid til diverse studiestøttende foranstaltninger, studieværksteder etc. svarende til ca. 8 lærerårsværk. De studerendes skriftlige arbejde omlægges, så en del af arbejdet foregår skemalagt på skolen. Udvidet teamdannelse. Regelgrundlag Hidtil har VUC Storstrøm benyttet skoleåret som normperiode. Med overgangen til L409 benyttes lejligheden til at omlægge normperioden på både AVU- og hf-området til kalenderår. Det medfører, at der som en overgang arbejdes med en normperiode gældende fra den 1. august 2014 til den 31. december 2014, og derefter er normperioden kalenderåret. Regelgrundlag for arbejdet på VUC Storstrøms AVU-afdeling gældende for normperioden fra den 1. august 2014 til den 31. december 2014 og for kalenderåret 2015 er vedlagt denne sag som bilag. Regelgrundlag for planlægning af hf-lærernes arbejdstid er også vedlagt som bilag. L409 stiller ikke krav om etablering af et registreringssystem af lærernes arbejdstid. På VUC Storstrøm indfører vi imidlertid et timeregistreringssystem for AVU-lærerne efter samme principper, som hf-lærerne har registreret deres arbejdstid i 2013/2014. Det er erfaringen fra hf-området, at timeregistreringssystemet er et godt udgangspunkt for ledelsens dialog med lærerne om arbejdets tilrettelæggelse. Timeregistreringssystemet registrerer, hvornår arbejdet påbegyndes og hvornår arbejdet afsluttes. Det fremgår af planlægningsgrundlaget at den enkelte lærer selv er ansvarlig for at registrere sin arbejdstid. Arbejdstiden registreres dagligt og indberettes månedligt. I dag er AVU-lærerne tilstede på VUC Storstrøm i gennemsnitligt % af arbejdstiden. I den kommende normperiode skal lærerne være til stede på VUC Storstrøm i mindst 70 % af arbejdstiden. Den øgede tilstedeværelse vil primært blive anvendt til teamsamarbejde/fælles forberedelse, 2-lærerordninger og omlagt skriftlighed. Det forventes, at lærerne kun i mindre omfang vil gøre brug af tilstedeværelsen til at rette skriftlige opgaver. Afdelingslederne vil ved jævnlige samtaler med lærerne følge udviklingen i arbejdsopgaver, arbejdsmængde og trivsel på arbejdspladsen.

14 Udgifter ved overgangen fra OK11 til L409 Udfasningen af aldersreduktionen kompenseres med et årligt pensionsgivende tillæg på kr ,- (niveau 31. marts 2012) til AVU-lærerne. Det medfører for VUC Storstrøms vedkommende en ekstra lønudgift på årligt kr ,-, i 2014 vil udgiften blive kr ,-. Overgangen til L409 vurderes at medføre en mindre udgift for VUC Storstrøm til overarbejde. VUC Storstrøms udgifter til overarbejde blandt AVU-lærerne udgjorde i 2013 kr Det vurderes, at omkostningerne til overarbejde maksimalt vil udgøre kr ,- på årsbasis. Besparelsen indhøstes imidlertid tidligst i 2015 og vil derfor ikke øve indflydelse på årets resultat i L409 vurderes at medføre en varig nedsættelse af de årlige lønomkostninger på AVU-området på VUC Storstrøm på ca. kr ,-. Engangsudgifter ved overgang til L409 Med arbejdstidssystemet i L409 er det en forudsætning og derfor udgangspunktet, at alt arbejde skal foregå på arbejdsstedet. VUC Storstrøms AVU-lærere har pligt til at udføre arbejdet på arbejdspladsen eller på andre af ledelsen anviste steder, f.eks. som led i censorater, studierejser, ekskursioner mv. Tilsvarende har læreren ret til at udføre alt sit arbejde på arbejdspladsen. Der er dog ikke krav på eget kontor. VUC Storstrøm stiller et antal arbejdspladser til rådighed på alle afdelinger. Ved overgangen til OK13 på hfområdet etablerede VUC Storstrøm i alt 42 arbejdspladser, svarende til at to lærere deler en arbejdsplads. I forbindelse med etableringen af lærerarbejdspladser til hf-lærerne etablerede vi også 16 arbejdspladser til AVU-lærerne. Nu etableres yderligere 23 arbejdspladser til AVU-lærerne, således at der i alt er 39 arbejdspladser til rådighed, hvilket svarer til en arbejdsplads for hver anden lærer. I alt vil der herefter være 81 arbejdspladser til rådighed for VUC Storstrøms lærere. Arbejdspladsens indretning tager hensyn til varierede arbejdsformers krav om plads til fordybelse, plads til samtale og til møder. Arbejdspladserne indrettes, så de kan anvendes ved jobrotation, dvs den samme arbejdsplads kan benyttes af flere medarbejdere. Det stiller krav til, at arbejdsborde og arbejdsstole kan tilpasses skiftende brugere. Der skal være tilstrækkelig belysning i arbejdsrummet og passende særlig belysning på den enkelte arbejdsplads. Der gives mulighed for adgang til tre typer af arbejdspladser: Et antal afskærmede arbejdspladser indrettet i storrum. Et antal stillearbejdspladser indrettet i individuelle rum. Et antal grupperum. Arbejdspladserne vil være etablerede primo september. Udgiften til etablering af arbejdspladserne anslås til kr ,-. Midlerne hertil er afsat i budget Ved overgangen til L409 forudsættes det, at samtlige overtimer og indeståender i timebanker afvikles. Det har altid været sådan, at optjente overtimer bogføres i det regnskab, hvor overtimerne optjenes. Udgiften kendes derfor først ved afslutningen af kursusåret 2013/2014. På nuværende tidspunkt vurderes det, at udgiften bliver på niveau med udgiften i Der vil derfor ikke være ekstraudgifter forbundet med afvikling af overtimer i 2014 ved overgangen til L409. De samlede meromkostninger i 2014 til implementering af L409 vurderes at udgøre kr ,-. Udgiften kan finansieres indenfor det ordinære budget Henvendelse fra Minister for Børn og Undervisning til bestyrelsesformanden. Ved implementeringen af OK13 på hf-området henvendte Undervisningsminister Christine Antorini sig til bestyrelsesformændene for de selvejende uddannelsesinstitutioner, der udbyder gymnasiale uddannelser.

15 I henvendelsen understregede ministeren sine forventninger til, at skolerne og ministeriet sammen realiserer et kvalitetsløft på de gymnasiale uddannelser. Ministeren opfordrede til, at der ikke indgås lokale aftaler, der genindfører de aftalebindinger på anvendelsen af arbejdstiden, som netop er blevet ophævet med de nye overenskomster. VUC Storstrøms ledelse har meddelt lærernes tillidsrepræsentanter, at vi ikke ønsker at indgå lokale tjenestetidsaftaler. Arbejdets tilrettelæggelse vil fremadrettet ske i henhold til de overordnede rammer, der er beskrevet i regelgrundlaget, og udmøntningen vil ske i en tæt og tillidsfuld dialog mellem VUC Storstrøm og den enkelte lærer. Bilag Regelgrundlag for planlægning af AVU-lærernes arbejdstid Regelgrundlag for planlægning af hf-lærernes arbejdstid Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at bestyrelsen tager følgende til efterretning VUC Storstrøms regelgrundlag for planlægning af AVU-lærernes arbejdstid VUC Storstrøms regelgrundlag for planlægning af hf-lærernes arbejdstid Beslutning

16 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 27. maj Tlf Tlf. direkte Mobil Fax Dato 7. maj 2014 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 3f Uddannelsesudvalgets indstilling til Sprogcentrenes ansøgning om driftsoverenskomst indenfor FVU. Resumé: Næstved Sprog- og Integrationscenter og Guldborgsund Sprog- og integrationscenter har søgt om driftsoverenskomst på FVU-området i dansk på alle 4 trin. Baggrunden for ansøgningen er, at sprogcentrene med en driftsoverenskomstaftale får mulighed for at tilgodese de behov, som voksne tosprogede med en anden uddannelseskulturel baggrund end dansk har, i forhold til at kunne deltage i FVU undervisningen. Sagen har været behandlet i Uddannelsesudvalget på møde den 11. april 2014, hvor udvalget besluttede at indstille til bestyrelsen, at der her og nu gives afslag på ansøgningen, men at området følges det næste år, hvor der forventes at komme forskellige forsøgsaktiviteter i gang på FVU- området for personer med dansk som andet sprog. Sagsfremstilling: Sprog- og integrationscentrene mener at kunne bidrage til: at tilbyde FVU for sprogcentrenes kursister ved udslusning fra danskuddannelserne, når disse falder inden for målgruppen og hermed bidrage til at styrke overgangene til de almene og erhvervsrettede voksen- og efteruddannelse. at forestå FVU-forløb for personer med anden etnisk baggrund, hvor problemstillingerne vurderes væsentligt at bunde i andetsprogsproblematikker. at kunne varetage FVU på forløb for personer med anden etnisk baggrund på arbejdspladser og på uddannelsesinstitutioner, i såvel ordinære forløb som i forsøgs- og udviklingssammenhænge. Antallet at personer med dansk som andet sprog er ikke dominerende i FVU-aktiviteten i VUC Storstrøms geografiske område; men der er enkelte på de forskellige hold samt to hold pr. halvår, som udbydes målrettet denne gruppe. Der er enkelte, der vurderes ikke at være tilstrækkeligt gode til dansk for optagelse på FVU, og de henvises til yderligere sprogundervisning på et af sprogcentrene, men det er meget få i løbet af et halvår. Generelt ønsker de ikke at komme tilbage til sprogcentrene og vurderingen er, at kun få følger denne vejledning. Mange FVU-kursister med dansk som andet sprog går på andre fag på VUC Storstrøm f.eks. dansk som andetsprog eller andre AVU/hf-fag og benytter FVU som støtteundervisning. Undervisningsministeriet har meldt ud, at det fra august 2014 bliver muligt som forsøg at tilbyde et FVU trin 0 særlig tilrettelagt for personer med dansk som andet sprog, netop for at tilgodese de borgere, der har behov for især at blive bedre til at læse og udvide deres ordforråd, inden de er parate til at gå i gang med det skriftsproglige.

17 Uddannelsesudvalget vurderer, at de nuværende udbydere kan dække behovet. Ligesom de har undervisere, der har kompetencer til at undervise både i FVU og personer med dansk som andet sprog. Sprogcentrenes argument for, at der bliver en væsentlig stigning i søgningen til FVU-dansk er Uddannelsesudvalget tvivlende overfor på baggrund af de hidtidige erfaringer med søgningen. Uddannelsesudvalget anbefaler at afvente resultatet af de kommende forsøg. Uddannelsesudvalget anbefaler, at de, der får mulighed for at deltage i forsøgene indgår i et samarbejde med Sprogcentrene. Uddannelsesudvalget anbefaler bestyrelsen, at der her og nu meddeles afslag på FVU-driftsoverenskomst til Sprog-og Integrationscentrene, idet det vurderes, at de nuværende udbydere kan dække behovet. Uddannelsesudvalget vil dog gerne følge de kommende forsøg, og efter de er evalueret vurdere, om der er basis for at tage sagen op igen. De udbydere, der deltager i det kommende forsøg skal tilbyde et samarbejde med Sprog- og integrationscentrene omkring visitation m.m. Indstilling Uddannelsesudvalget indstiller at bestyrelsen meddeler afslag på FVU-driftsoverenskomst til Sprog-og Integrationscentrene, idet det vurderes, at de nuværende udbydere kan dække behovet. Beslutning

18 Økonomiafdelingen Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 27. maj Tlf Tlf. direkte Mobil Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 3g økonomirapport pr. 31. marts Dato 15. maj 2014 Resumé I denne sag forelægges VUC Storstrøms regnskab for 1. kvartal 2014 til bestyrelsens godkendelse. Regnskabet for perioden udviser et resultat på kr ,- mod et budgetteret på kr ,- eller kr ,- bedre end forventet for denne periode. Der er gennemført en uddannelsesaktivitet svarende til 688,7 årselever (ÅE) mod en forventet uddannelsesaktivitet på 668,0 ÅE. Det svarer til en afvigelse på 20,7 ÅE eller en ændring på 3,1 % i forhold til det budgetterede. Gennemført uddannelsesaktivitet i 1. kvartal samt forventningerne til uddannelsesaktiviteten i kvartal 2014 giver anledning til en mindre justering af forventningerne til årets uddannelsesaktivitet inden for de enkelte uddannelser. Det samlede årselevtal forventes nu at blive 1.353,2 ÅE eller en fremgang på 15,7ÅE i forhold til det oprindelige budget. Det samlede resultat for 2014 forventes at medføre et overskud på kr ,- hvilket er kr ,- bedre end først antaget. Den likvide beholdning udgør pr. 31. marts 2014 kr ,- mod sidste år ved samme tid kr ,-. Sagsfremstilling Økonomirapporten for VUC Storstrøm pr. 31. marts 2014 er vedlagt som bilag Regnskab 1. kvartal 2014 Kolonnerne Budget, Forbrug og Afvigelse i bilaget viser budget og regnskab samt afvigelse for 1. kvartal år 2014, hvor budget er det sidst vedtagne af bestyrelsen. Budget og forbrug er periodiseret i forhold til, hvor meget de belaster 1. kvartal Statstilskuddet er bogført ud fra den faktiske/indberettede aktivitet i 1. kvartal Aktivitet 1. kvartal 2014 (ÅE) Aktivitet Budget Afvigelse Afvig. GSK 0,0 1,0-1,0 - HF2 156,2 163,2-7,0 4,3 % HFe 216,8 208,0 8,8 4,2 % AVU 256,7 232,0 24,7 10,7 % FVU 52,1 57,5-5,4-9,4 % OBU 5,1 4,5 0,6 13,3 % Andet 1,8 1,8 0,0 - I ALT 688,7 668,0 20,7 3,1 %

19 Der er gennemført en uddannelsesaktivitet svarende til 688,7 årselever (ÅE) mod en forventet uddannelsesaktivitet på 668,0 ÅE. Det svarer til en afvigelse på 20,7 ÅE eller en ændring på 3,1 % i forhold til det budgetterede. Indtægter: (Statstilskud og deltagerbetaling) Der er væsentlige årsager til den opnåede merindtægt: 1. Stigningen i årselever på 20,7 medfører en merindtægt på ca. kr ,-, og da den primære indtægt er inden for kommuneaktivitet bliver administrations- og bygningstaxameter udløst som tidstro betaling. Den budgetlagte aktivitet var ordinær aktivitet hvor adm.- og bygningstaxameter udløses forskudt. 2. Omstillingsreserven som ikke var med i det oprindelige budget, og som først blev vedtaget i forbindelse med finansloven er efterfølgende blevet tillagt taxametrene (udløses ikke som et særskilt beløb). Den højere takst giver en merindtægt på ca. 1,0 mio. kr. i 1. kvartal. Omstillingsreserven er en merindtægt, som kunne danne baggrund for at ændre årsresultatet, men denne del af overskuddet disponeres af bestyrelsen. Beløbet er derfor hensat til senere anvendelse. 3. Indtægter fra driftsoverenskomstparterne er blevet ca. kr ,- mindre end budgetteret, der er derfor også under udgifter blevet udbetalt ca. kr ,- mindre, så det har ingen virkning på budlinjen. 4. Resten af ændringerne er ændringer i sammensætning af udbud. Undervisningens gennemførelse: Her er der realiseret kr ,- i udgifter, og der var budgetteret kr ,-. Dette medfører et nuværende mindre forbrug på kr ,-. Nedganen i forbrug kan forklares således: 1. Lønninger er blevet kr ,- mindre end budgetteret. Dette skylder at der i 1. kvartal var budgetlagt med ekstra ressourcer. 2. Omkostninger er blevet kr ,- mindre end budgetteret. Her skyldes den primære ændring, at der er udbetalt mindre til vores driftsoverenskomstpartnere ca. kr ,-. Resten er forskydninger i forbruget som komme senere. Den likvide beholdning udgør pr. 31. marts 2014 kr ,- mod sidste år ved samme tid kr ,-. Der vil i den kommende tid ske træk på likviditeten som følge af igangsatte byggerier. Årsestimat 2014 Kolonnerne Budget kvartal, Ankerbudget, Nyt årsestimat og afvigelser viser udviklingen og forventningerne til det nye årsresultat Ankerbudget viser det af bestyrelsen vedtagne budget pr. 12. december Nyt Estimat er sammensat af budget kvartal samt afviklet 1. kvartal 2014 og afspejler forventningerne til året Det samlede årselevtal skønnes at blive 1.353,2, som indeholder en lille stigning som følge af ekstra aktivitet i første kvartal. Den budgetterede aktivitet for kvartal 2014 er fastholdt. Udvikling i aktivitet år 2014 (ÅE) Anker budget Nyt Estimat Afvigelse Afvig. GSK 6,0 5,0-1,0 16,7 % HF2 291,0 279,0-12,0-4,1 % Hfe 424,0 432,8 8,8 2,1 % AVU 464,0 488,7 24,7 5,3 % FVU 133,0 127,6-5,4-4,1 % OBU 16,5 17,1 0,6 3,6 % Andet 3,0 3,0 0,0 - I ALT 1.337, ,2 15,7 1,2 %

20 Der forventes en forbedring af overskuddet på kr ,- eller et samlet overskud på kr ,-. I bygningsomkostninger er indarbejdet kr ,-, som var den del vedrørende nybyggeriet som skulle finansieres over driften. På øvrige områder er det sket mindre justeringer. Bilag Regnskab pr. 31. marts Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at Bestyrelsen godkender økonomirapport pr. 31. marts 2014 Beslutning

21 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 27. maj Tlf Tlf. direkte Mobil Fax Dato 9. maj 2014 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 3h bestyrelsens strategiseminar Resume På bestyrelsesmødet den 19. marts 2014 blev det besluttet at afvikle et strategiseminar i dagene 29. september 1. oktober Det er hensigten at afvikle seminaret i udlandet og kombinere strategiarbejdet med et besøg hos en af VUC Storstrøms internationale samarbejdspartnere. Sagsfremstilling VUC Storstrøms bestyrelse skal som en af sine første opgaver i denne bestyrelsesperiode fastlægge strategi for VUC Storstrøm gældende frem til og med Bestyrelsen afholder derfor et strategiseminar i dagene 29. september 1. oktober Seminaret kombineres med et besøg hos en af VUC Storstrøms internationale samarbejdspartnere Cheshire Community Development der er beliggende i Northwich, en by med ca indbyggere ca. 50 km sydøst for Manchester. Cheshire Community Development hed tidligere Voluntary Action Vale Royal og er organisatorisk opbygget noget forskelligt fra VUC. De forskellige projekter i huset er afhængig af pengemæssig støtte fra forskellige fonde og er derfor under konstant pres og uden sikkerhed for, om projekterne overlever det følgende år. De forskellige projekter, har alle på forskellig vis det formål at give voksne mennesker en god platform at komme videre i tilværelsen fra. På Cheshire Community development er fokus at sætte kursisten i centrum og ikke at virke som lærer, men facilitator - og give de enkelte kursister færdigheder, mod og selvtillid. Området i og omkring Northwich har stor brug for denne indsats for de mange voksne, som på forskellig vis har svært ved at klare sig i samfundet pga. arbejdsløshed og manglende færdigheder indenfor deres modersmål. Planlægningsarbejdet for turen er i gang, så det konkrete indhold i seminaret foreligger ikke pt.; men der bliver tale om at arbejde med strategiudvikling, afvikle et ordinært bestyrelsesmøde samt et til to besøg hos vores samarbejdspartner og relevante offentlige myndigheder i relation til Cheshire County. Vi rejser søndag den 28. september fra Kastrup kl og ankommer til Manchester kl (lokal tid). Vi indkvarteres på Nunsmere Hall, hvortil vi ankommer ca. kl Hjemrejsen foregår den 1. oktober med afgang fra Manchester kl og ankomst til Kastrup kl Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at bestyrelsen tager orienteringen om programmet til efterretning Beslutning

22 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 19. marts Tlf Tlf. direkte Mobil Fax Dato 10. marts 2014 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 3i Bestyrelsen møderække for perioden maj 2014 til marts Resumé Den ny bestyrelse tiltræder den 1. maj 2014 og er valgt for en fireårig periode. Bestyrelsen fastlægger mødeplan for et år ad gangen. Det foreslås, at der fastlægges 4 møder årligt. Sagsfremstilling Bestyrelsen fastlægger sin mødeplan for perioden maj 2014 til marts Ifølge forretningsordenens 4 stk. 3 afholder bestyrelsen mindst 4 møder årligt. Bestyrelsesmøde skal endvidere afholdes, når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer fremsætter krav herom. Herunder følger en skitse til en mødeplan, hvor mødernes placering i første omgang er angivet ved et ugenummer. Placering på ugedag og tidspunkt besluttes af bestyrelsen. Der er foreslået et strategiseminar af 3 dages varighed. Seminaret gennemføres i dagene 29. september til 1. oktober. På strategiseminaret skal bestyrelsen formulere VUC Storstrøms strategi for hele bestyrelsesperioden. Seminaret afvikles i Manchester (Cheshire County) og kombineres med besøg hos VUC Storstrøms samarbejdspartner, Cheshire Community Development, der er beliggende i Northwich, en by med ca indbyggere ca. 50 km sydøst for Manchester. Bestyrelsens møder 27. maj 2014 kl september 1. oktober Uge 51 Dato og tidspunkt skal besluttes Uge 12 Dato og tidspunkt skal besluttes Emner Bestyrelsen konstituerer sig Lønpolitik Ligestillingstiltag Status på bygningsforhold Budgetopfølgning Strategiseminar i udlandet Mål og strategier for bestyrelsesperioden Indsatsområder for 2015 Halvårsregnskab 2014 Budgetopfølgning Budget 2015 Vedtagelse af strategier for bestyrelsesperioden Vedtagelse af indsatsområder for 2015 Årsrapport 2014

23 Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at Bestyrelsen træffer beslutning om mødedage/tidspunkter jfr. ovenstående forslag. Beslutning

24 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 27. maj Tlf Tlf. direkte Mobil Fax Dato 7. maj 2014 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 4a Status på Campus Næstved. Resumé: Bestyrelsen besluttede på sit møde i december 2013at bevilge midler til det videre udviklingsarbejde om Campus Næstved. Det igangværende arbejde strækker sig over perioden 1. januar til 30. juni 2014 og skal skabe et fælles grundlag for uddannelserne i Campus. Der er igangsat et arbejde med at udarbejde og udvikle visionsoplæg foreløbigt rumprogram samt bygherremodel. Det forventes, at bestyrelser og kommunalbestyrelse forelægges et beslutningsgrundlag indenfor ovenstående tre emner til september Sagsfremstilling: Erhvervsakademi Sjælland (EASJ), University College Sjælland (UCSJ) og VUC Storstrøm er i samarbejde med Næstved Kommune i gang med anden fase i processen omkring etablering af et Campus Næstved på Munkebakken i Næstved bymidte. Fase 2 i projekt Campus Næstved har til formål at skabe et fælles grundlag for uddannelserne i Campus: En fælles vision for hvordan uddannelserne ser sig selv sammen i Campus En fælles referenceramme ift. hvad fremtidssvarende uddannelsesbyggeri er og kan Et fælles rumprogram, som systematisk afdækker de individuelle og fælles behov for lokaler og funktionalitet, samt Afklaring af hvilken bygherremodel, der kan understøtte ønskerne til Campus bedst muligt. Arbejdet med at udvikle en fælles vision er gennemført af uddannelsesinstitutionerne og Næstved kommune. Processen er dygtigt styret af Næstved kommunes udviklingsafdeling. Visionen for Campus Næstved foreligger nu i udkast. Visionen er planmæssigt det første af de tre produkter, som fase 2 af projektet skal tilvejebringe, og som tilsammen vil udgøre det projektgrundlag, der præsenteres for uddannelsernes bestyrelser i efteråret Visionen er skabt af uddannelserne i fællesskab. I alt 11 repræsentanter har deltaget fra EASJ, UCSJ og VUC Storstrøm. Medlemmerne af den administrative styregruppe har været ansvarlige for at udpege deltagerne fra egen institution.

25 Visionsprocessen har bestået af følgende arrangementer: Inspirationstur til Innovationsfabrikken i Kolding, SDU i Kolding, VUC i Haderslev samt Alsion i Sønderborg (23. januar 2014) Idé-workshop med fokus på at få bredt idéerne ud og se både de nye og de kendte muligheder i en fælles Campus (24. februar 2014) Inspirationsoplæg ved hhv. Per Feldthaus, Signal Arkitekter om læringsrum, arbejdsrum og fællesrum og Niels Benn Sørensen, UCSJ, om erfaringer og udfordringer ifm. byggeriet af UCSj s Campus i Roskilde (24. marts 2014) 2. workshop konkretisering af visionen og formulering af de fælles værdier som skal kendetegne Campus Næstved (22. april) Opgaven med at udvikle en fælles forståelse af hvad fremtidssvarende uddannelsesbyggeri er og kan og herunder også udvikle et fælles rumprogram har været i udbud, og opgaven er vundet af fa. Signal-arkitekter. Udviklingsarbejdet er i gang. Der er indtil dato gennemført 3 møder/interview med Signal-arkitekter. Opgaven med at fastlægge en bygherremodel er lagt hænderne på advokatfirmaet Horten. Arbejdet med at udvikle bygherremodellen er i gang. Der har været afholdt et møde med parterne og Horten, hvor det primært drejede sig om at finde præferencer indenfor modeller for eje-model, leje-model eller offentligt/privat partnerskab opp. Der orienteres mundtligt om processen. Bilag Forslag til vision for Campus Næstved Indstilling Ledelsen indstiller at Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning

26 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 27. maj Tlf Tlf. direkte Mobil Fax Dato 15. maj 2014 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 4b Campus Nakskov. Resumé Lolland Kommune, CELF, Nakskov Gymnasium og hf samt VUC Storstrøm underskrev i foråret en partnerskabsaftale om udvikling af Campus Nakskov. I denne sag gives en status på arbejdet med udvikling af Campus Nakskov siden da. Sagsfremstilling Lolland Kommune, CELF, Nakskov Gymnasium og hf samt VUC Storstrøm underskrev i foråret en partnerskabsaftale om udvikling af Campus Nakskov med henblik på at udvikle uddannelsesområdet på Vestlolland. Lolland Kommune og uddannelsesinstitutionerne i Nakskov Uddannelsescenter står overfor tre store fælles udfordringer: 1. Udvikle og højne befolkningens uddannelsesniveau 2. Fastholde og tiltrække uddannelser 3. Sikre velkvalificeret arbejdskraft. Partnerskabsaftalen skal via et tæt fagligt og strategisk samarbejde og et bygningsmæssigt fællesskab bidrage til at sikre: Relevante uddannelsesudbud på Lolland, som løbende udvikles Høj faglighed og kvalitet i uddannelserne Tryghed og høj gennemførelsesgrad blandt elever og kursister. Visionen for Campus Nakskov er, at Campus Nakskov skal fremstå attraktiv for borgeres og virksomheders udviklingsinteresser. Campus Nakskov skal medvirke til at udvikle Lollands styrkepositioner og bidrage til, at Lolland fremstår som et attraktivt sted at bosætte sig og etablere virksomhed. Der orienteres mundtligt om status på Campus Nakskov. Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at bestyrelsen tager orienteringen om status på Campus Nakskov til efterretning.

27 Bispegade Nykøbing F. Bestyrelsesmødet den 27. maj Tlf Tlf. direkte Mobil Fax Dato 15. maj 2014 Sagsfremstilling til dagsordenens punkt 5a Årets offentlige bestyrelseskonference. Resumé Årets offentlige bestyrelseskonference afvikles den 2. oktober. Temaet for konferencen omhandler inddragelse af bestyrelsesmedlemmers kompetencer og netværk i skabelsen af en visionær strategi, samt sikring af at strategien bidrager til at skabe varige resultater for organisationen. Sagsfremstilling Dagens dagsorden forum for offentlige bestyrelser tilrettelægger en årlig konference for offentlige bestyrelser. Konferencen giver inspiration til strategilægning og opfølgning med fokus på de værdiskabende samarbejdsrelationer mellem bestyrelsen og ledelsen i strategiarbejdet. Konferencen foregår på Radisson Blu Scandinavia i København fra kl , 2. oktober. Sidste tilmeldingsfrist er 1. september Årets tema om at inddrage bestyrelsesmedlemmernes kompetencer og netværk til at skabe en visionær strategi og sikre, at strategien bliver brugt til at skabe varige resultater, er valgt i samråd med bestyrelsesforeningerne og brancheorganisationerne for offentlige bestyrelser. Det er ligeledes på opfordring af bestyrelsesforeningerne og brancheorganisationerne, at der afholdes sektoropdelte workshops om eftermiddagen. Formiddagens program byder på tværgående oplæg fra ind- og udland med debatter for alle deltagere. Efter frokost deler vi os i tre workshops, hvor vi på baggrund af oplæg fra erfarne bestyrelsesformænd går i dybden med udvalgte problemstillinger om strategi og opfølgning i hver sektor. Konferencen slutter med kåringen Årets Offentlige Bestyrelse indenfor: Forsyning & Infrastruktur Undervisning & Forskning Kultur VUC Storstrøm sørger for tilmelding. Indstilling VUC Storstrøms ledelse indstiller at bestyrelsen tager orienteringen om årets konference for offentlige bestyrelser til efterretning. Bestyrelsesmedlemmer, der ønsker at deltage, kan tilmelde sig via VUC Storstrøms sekretariat.

28 Bilag sag 2c Bestyrelsesmødet den 12. december Budget 2014 VUC Storstrøm Bestyrelsesbudget - Side 1 af 22 -

29 Indhold 1 INDLEDNING BUDGET OVERORDNEDE BUDGETKOMMENTARER SAMLET DRIFTSBUDGET FOR VUC STORSTRØM AKTIVITETSBUDGET DELELEMENTER AF BUDGET Lønninger Omkostninger Fysiske rammer Investeringer Likviditetsbudget Egenkapital UDVIKLING OVER 5 ÅR BUDGETFORUDSÆTNINGER INDTÆGTER Følger af finansloven LØNNINGER LØN TIL ADMINISTRATION OG SERVICE TIMERESSOURCEBUDGETTET FOR UNDERVISNING FORDELING AF ÅRSVÆRK OG BRUTTOLØNNINGER EKSTRAORDINÆRE OMKOSTNINGER FINANSIELLE POSTER Renteindtægter Renteudgifter INSTITUTIONSBYGNINGER FORMÅL MED OG PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRINGEN PÅ VUC STORSTRØM HOVEDFORMÅL Prognoseopgaven Løbende budgetstyring Lønsomhedsvurderinger DECENTRALISERING DET OVERORDNEDE PRINCIP FOR ØKONOMISTYRING ANSVARSBUDGETTER OG REGNSKABSRAPPORTER Omsætning Afdelingernes omkostninger Fællesomkostninger RESSOURCEBUDGETTET BILAG 1 NOTER TIL BUDGET BILAG 2 AKTIVITET PÅ AFDELINGSNIVEAU Side 2 af 22 -

30 1 Indledning Nærværende budgetmateriale er udarbejdet med henblik på bestyrelsens behandling af budget 2014 på bestyrelsesmødet torsdag den 12. december 2013 og på et aggregeringsniveau, som er vurderet hensigtsmæssigt til formålet. Såfremt man alene ønsker en overordnet vurdering af de forudsætninger, som danner grundlag for budgettet, henvises til selve budgettet i afsnit 2 og budgetforudsætningerne i afsnit 3. Budgettet omhandler de økonomiske konsekvenser ved drift af VUC Storstrøm for perioden 1. januar 31. december Budgettet er baseret på institutionens forventede udbud af uddannelser for 2014, fordelt på 5 afdelinger og 2 uddannelsessteder. Der foreligger endnu ikke en endelig finanslov, så omsætningen er beregnet ud fra taksterne, som de foreligger i finanslovsforslaget for 2014, som er offentliggjort d. 27. august Budgettet er godkendt på bestyrelsesmøde den 12. december Side 3 af 22 -

31 2 Budget Overordnede budgetkommentarer Budget 2014 udviser et budgetteret overskud på kr ,- på baggrund af samlede indtægter på kr ,- omkostninger på kr ,- samt finansielle poster på kr ,-. Der forventes en uddannelsesaktivitet på 1.337,5 årselever med en vækst på 5,4 % og VUC Storstrøm påregner at beskæftige 194,6 årsværk mod 195,8 i Budgettet 2014 udviser et likviditetsunderskud på kr ,- med forventede investeringer på kr ,- og en samlede likviditetsreserve ultimo 2014 på kr ,-. Egenkapitalen ultimo 2014 forventes at være kr ,-. VUC Storstrøm har afsat kr ,- til Statens selvforsikring, men har en latent selvrisiko på 1% af omsætningen, svarende til en total selvrisiko på kr ,-. Ud fra tidligere års skadesforløb forventes kr at være tilstrækkelig. I det efterfølgende fremgår yderligere specifikationer og forklaringer. 2.2 Samlet driftsbudget for VUC Storstrøm Nedenfor er opstillet det overordnede driftsbudget på hovedposter, sammenlignet med estimat for Tabel 1 - Driftsbudget 2014 Budget 2014 Note Budget 2014 Estimat 2013 Afvigelse Afvig. % INDTÆGTER: Statstilskud ,9% Deltagerbetaling og andre indtægter ,8% Omsætning ,9% UDGIFTER: Undervisningens gennemførelse ,0% Markedsføring ,2% Ledelse og administration ,9% Bygningsdrift ,1% Aktiviteter med særlige tilskud ,1% Driftsomkostning ,7% Driftsresultat før finansielle og ekstraord. poster ,1% Finansielle indtægter ,2% Finansielle omkostninger ,9% Finansielle poster ,6% Driftsresultat før ekstraordinære poster ,9% Årets resultat ,9% AKTIVITETSUDVIKLING Budget 2014 Estimat 2013 Afvigelse Afvig. % GSK 6,0 10,7-4,7-43,9% HF2 291,0 277,0 14,0 5,1% HFe 424,0 416,9 7,1 1,7% AVU 464,0 441,5 22,5 5,1% FVU 133,0 105,3 27,7 26,3% OBU 16,5 13,5 3,0 22,2% Andet 3,0 3,6-0,6-16,7% Årselever i alt 1.337, ,5 69,0 5,4% Specifikation af noterne til årsbudget 2014 ses i bilag 1. - Side 4 af 22 -

32 2.3 Aktivitetsbudget Nedenstående tabel viser udviklingen i aktiviteter for årene 2010 til 2014 og giver et overblik over udviklingen på de enkelte afdelingers elevaktivitet. Tabel 2 - Aktivitetsudvikling pr. afdeling TOTAL AKTIVITET VUC Indeks TOTAL aktivitet Faxe 163,7 149,4 156,2 160,6 165,4 99% 90% 94% 97% 100% 20 Maribo 60,0 55,0 50,8 50,7 53,4 112% 103% 95% 95% 100% 30 Nakskov 138,1 130,3 118,1 90,5 107,9 128% 121% 109% 84% 100% 40 Nykøbing 318,6 313,2 327,9 318,2 288,1 111% 109% 114% 110% 100% 50 Næstved 414,1 398,8 416,2 409,6 385,4 107% 103% 108% 106% 100% 60 Vordingborg 153,0 136,9 104,7 122,7 123,4 124% 111% 85% 99% 100% 70 Fjernundervis. 90,0 84,9 62,6 71,6 22,1 407% 384% 283% 324% 100% I ALT 1.337, , , , ,7 117% 111% 108% 107% 100% Fordelingen af årseleverne på de forskellige uddannelser ses i nedenstående skema. Tabel 3 - Årselever fordelt på uddannelsesretninger Budget 2014 Forventet 2013 Afvig. Afvig. % GSK 6,0 10,7-4,7-43,9% HF2 291,0 277,0 14,0 5,1% HFe 424,0 416,9 7,1 1,7% AVU 464,0 441,5 22,5 5,1% FVU 133,0 105,3 27,7 26,3% OBU 16,5 13,5 3,0 22,2% Andet 3,0 3,6-0,6-16,7% I ALT 1.337, ,5 69,0 5,4% Nedenfor er en oversigt over det budgetterede antal HF2-studerende i de forskellige afdelinger. I Faxe er der i efteråret 2013 etableret 1 almindeligt 2-årigt spor på HF2, samt 1 specielt spor der vil løbe over 3 år. Forventningerne til 2014 er, at der i Faxe kun etableres 1 almindeligt spor til opstart, hvorfor antallet af opstartsstuderende forventes lavere i Deri er indregnet et løbende forventet frafald på ca. 10% pr. semester. For specielklassen i Faxe regnes med et frafald på ca. 20% pr. semester. Tabel 4 - Antal HF2-studerende 2013 Efterår 2014 Forår Efterår Faxe Nakskov Nykøbing F Næstved Vordingborg HF Studerende I ALT For en yderligere specifikation på fordeling af uddannelserne på VUC Storstrøms afdelinger henvises til bilag 2. - Side 5 af 22 -

33 2.4 Delelementer af budget I det efterfølgende er der kort skitseret nogle delelementer af budgettet, som kan have særlig interesse Lønninger Nye læreroverenskomster Med virkning pr. 1. august 2013 trådte den ny overenskomst på gymnasie- og HF-området i kraft, og den 1. august 2014 træder L215 på AVU-lærerområdet i kraft, og herefter er alle lærergruppers arbejdstidsforhold normaliseret i forhold til det øvrige arbejdsmarked. Målet med de nye arbejdstidsregler er at sikre et kvalitetsløft på alle uddannelser. Udfordringerne for VUC Storstrøm kan kort beskrives således: Vi skal have flere studerende til at gennemføre deres uddannelse Vi skal have flere studerende til at vælge en erhvervsuddannelse efter endt almen opkvalificering på VUC Storstrøm Social baggrund har stor betydning for faglige resultater og frafald Mere sammensat studentergruppe stiller større krav til undervisningen Det studieforberedende fokus skal øges bl.a. med sigte på at flere efter endt HF-uddannelse på VUC Storstrøm søger videreuddannelse indenfor erhvervsakademiuddannelserne Flere voksne (ufaglærte og kortuddannede) skal have forbedret deres almene kompetencer, så de kan opkvalificeres til faglært niveau De nye arbejdstidsregler åbner nye og bedre muligheder for: Flere og bedre undervisningstimer (bredt undervisningsbegreb) Mere tid mellem lærer og elev til undervisning og læring Mere lektiehjælp og skriftligt arbejde sammen med en lærer Mere håndholdt, differentieret undervisning, elevtilpasset undervisning, fx ved holddeling, tolærerordninger m.v. Mere individuel faglig vejledning løbende evaluering og opfølgning På VUC Storstrøm er arbejdet med at udvikle modeller for etablering af mere studentertilpasset undervisning påbegyndt. Målet er, at vores studerende får mere tid sammen med deres lærere, end det har været muligt i de hidtidige overenskomster. På den måde udvikles uddannelsestilbuddet og de studerendes muligheder for at gennemføre deres uddannelse forøges. Der er allerede iværksat en række omlægninger af uddannelsestilbuddet, der skal bidrage til at øge de studerendes gennemførelse: Omlægning af undervisningen til flere korte (typisk ½-årlige) uddannelsestilrettelæggelser. Lektieminimerende/inkluderende uddannelsestilrettelæggelser Omlagt skriftlighed hvor det traditionelle rettearbejde delvis erstattes af lærertilstedeværelse under de studerendes skriveproces er blandt de tiltag, der allerede er iværksat i 2013, og som forstærkes yderligere i 2014, bl.a. som en konsekvens af de mere fleksible muligheder, som de nye arbejdstidsregler giver mulighed for. De nye arbejdstidsreglers fleksibilitet medfører, at omfanget af merarbejde i forhold til omfanget af overarbejde i de hidtidige arbejdstidsaftaler minimeres betydeligt. Reduktionen i merarbejde vil dog først slå igennem i fuldt omfang i Personaleadministration projektudvikling VUC Storstrøm har i dag mere end 200 medarbejdere. Det stiller betydelige krav til personaleadministrationen. Den tekniske side af personaleadministrationen varetages på bedste vis af en personalekonsulent med 26 timers ugentlig ansættelse. Den mere bløde del af personaleadministrationen varetages i dag i et samarbejde mellem direktør, uddannelseschef, økonomi- og administrationschef og afdelingslederne. For at professionalisere denne del af personaleadministrationen har VUC Storstrøm med virkning fra den 1. januar 2014 tilknyttet en ½-tidsstilling som hr-konsulent. HR-konsulentens primære arbejdsopgaver består i, at bidrage til at sikre personalets omfang, kompetencer og kvalitet. VUC Storstrøms projektafdeling har til opgave at udvikle større projekter. Blandt projektafdelingens seneste resultater kan nævnes den nye læringsplatform og IKT-videncenter. Arbejdsmængden i projektafdelingen er støt stigende, og VUC Storstrøms ledelse har vurderet, at projektafdelingen skal tilføres - Side 6 af 22 -

34 arbejdskraft, hvis afdelingen fortsat skal kunne udvikle projekter af det ønskede omfang. Til støtte for projektchefen er derfor pr. 1. januar 2014 etableret en ½-tidsstilling som projektudvikler. Studiestøttende foranstaltning i form af psykologordning for studerende VUC Storstrøm har sat fokus på øget fastholdelse bl.a. ved at formulere en fastholdelsespolitik. På linje med en lang række andre uddannelsesinstitutioner oplever VUC Storstrøm, at et stigende antal af vores studerende har behov for en række særlige foranstaltninger for at kunne gennemføre deres uddannelse. VUC Storstrøm har siden 2013 tilbudt en psykologordning på alle vore afdelinger. Der er indregnet kr til drift af psykologordningen på VUC Storstrøm i budget Der er indgået kontrakt med Næstved kommune om psykologbetjening af afdelingerne i Næstved, Vordingborg og Faxe gældende til sommeren Psykologbetjeningen på afdelingerne i Nykøbing F. og Nakskov/Maribo udløber ved udgangen af Herefter skal der tages stilling til omfang og indhold af studiestøttende foranstaltninger på afdelingerne. Campus Næstved VUC Storstrøm arbejder sammen med Næstved Kommune, Erhvervsakademi Sjælland og University College Sjælland på at etablere et Campus i Næstved. I budget 2014 afsættes kr ,- til etablering af bygherrerådgivning, der bl.a. skal Udarbejde ideoplæg og færdigt rumprogram. Udarbejde bygherremodel. Herefter tages stilling til det videre forløb Omkostninger Øvrige omkostninger er baseret på et skønnet forbrug. Der er ikke indregnet en generel pris- og lønfremskrivning (PL) af disse. Der er afsat ca. kr. 200,- pr. årselev til elevaktiviteter og kr ,- til kursistrådsarbejdet. Til undervisningsmidler til uddannelser er afsat kr ,- pr. årselev på AVU, FVU, HF2, HFe og kr ,- til OBU, hvilket er samme niveau som Dette giver et samlet budget til undervisningsmidler på de ordinære uddannelser på kr , Fysiske rammer VUC Storstrøm afslutter to større byggeprojekter i Vordingborg Som erstatning for pavillonen i Vordingborg opføres en nybygning på 599 m 2 i 1½ etage, der rummer 4 undervisningslokaler på m 2, hvoraf 1 lokale kan åbnes med en foldevæg til opholdsrum/studiemiljø 1 opholdsrum/studiemiljø på 84 m 2, der ved sammenlægning med 1 undervisningslokale danner én samlingssal 1 åbent 2-delt grupperum på 55 m 2 på 1 sals-niveau med udblik over opholdsrum/studiemiljø 1 anretterkøkken 1 depot/rengøringsrum 2 toiletter 1 teknikrum Der er i projektoplægget arbejdet med ovenlys og glasvægge, således at bygningen optræder åben og lys. Der er indarbejdet en fleksibilitet i form af fleksible vægge og åbne miljøer i flere etageniveauer med henblik på at skabe indbydende studiemiljøer og gruppearbejdspladser. Den nye bygning opføres som en rektangulær bygning, der placeres ved hovedbygningens sydside drejet 45 grader i forhold til hovedbygningen. Bygningerne forbindes med en glasgang. Projektet omfatter en ombygning af den eksisterende foyer i hovedbygningen samt opførelse af en ny servicebygning på 50 m 2, der rummer depot-faciliteter. Anlægsbudgettet udgør kr ,- samt kr ,- til etablering af udenoms arealer. I budget 2014 afsættes kr ,- til indretning af den nye bygning i Vordingborg. - Side 7 af 22 -

35 Nykøbing F. VUC Storstrøm har købt og nedrevet ejendommen Kulturmejeriet i Nykøbing F. med henblik på at opføre en administrationsbygning på 555 m 2. Den nye bygning skal rumme VUC Storstrøms tværgående administrative funktioner samt to undervisningslokaler til intern kompetenceudvikling. Ved nybygningen skabes plads i A-bygningen til etablering af studieadministration, lærerarbejdspladser og undervisningslokaler. Arkitektfirmaet Friis Andersen har udarbejdet en programskitse for et nybyggeri på 555 m 2 i to etager, der rummer følgende funktionalitet: 24 kontorarbejdspladser. 2 undervisningslokaler af 32,4 m 2. 1 køkken/personalerum. 3 toiletter. 1 rengøringsrum. 1 teknikrum. På baggrund af byggerådgiverens oplæg er der afsat kr ,- til nybyggeri og reetablering af udenoms arealer. I budget 2014 afsættes kr ,- til indretning af den ny administrationsbygning i Nykøbing F. Ved udflytningen af den centrale administration fra A-bygningen til den ny administrationsbygning overtages det ledigblevne areal i A-bygningen af afdelingen i Nykøbing F. I budget 2014 afsættes kr ,- til indretning af lokalerne i A-bygningen til afdelingsadministration, lærerarbejdspladser og undervisningslokaler. IT-lokaler i Næstved og Vordingborg. I to IT-lokaler i Næstved og et IT-lokale i Vordingborg bestykket med stationære pc er fjernes de stationære pc er, så lokalerne fremover kan benyttes til ordinær undervisning. Til erstatning for de stationære pc er indkøbes et antal bærbare pc er. Der afsættes kr ,- til formålet. Afdelingen i Næstved udbyder med virkning fra den 1. august 2014 en HF2-klasse tilrettelagt som den ny læringsplatform. Der skal derfor etableres fysiske rammer, der muliggør anvendelse af den ny læringsplatform. Hertil afsættes kr , Investeringer VUC Storstrøm har 8 tjenestevogne til rådighed, som der er stor efterspørgsel på. Indkøbet af tjenestevognene skete samtidig med, at VUC Storstrøm overgik til at al kørsel i egen bil som udgangspunkt foregår til statens lave takst. På baggrund af kørselsbehovet vurderer VUC Storstrøms ledelse, at der er behov for indkøb af yderligere 1 tjenestevogn samt udskiftning af en 8 år gammel tjenestevogn. Det maksimale investeringsbehov i den forbindelse vurderes til kr ,-. Der forventes en stigning i ordblindeundervisningen (OBU) på alle afdelinger og for at afhjælpe presset på OBU-lokaler planlægges det at indkøbe en autocamper Ordstrømmen, som indrettes som et mobilt undervisningslokale til ordblindeundervisning. Autocamperen indrettes med 6 undervisningspladser og muliggør tilbud om undervisning ude på virksomheder. Den vil samtidig være en kørende reklamesøjle og en vigtig brik i markedsføringen af OBU. Prisen for Ordstrømmen anslås til kr ,-. Den samlede investering i udstyr over kr ,- andrager således kr ,-. Øvrige mindre anskaffelser er udgiftsført i driften. - Side 8 af 22 -

36 2.4.5 Likviditetsbudget I likviditetsbudgettet er det forudsat, at forskydninger i tilgodehavender og kortfristet gæld er konstante. Det har vist sig gennem årene, at der kun sker mindre forskydninger inden for disse statusposter. Der er derfor ikke indregnet forskydninger. Likviditetsbudget opstillet med virkninger fra driften, samt påvirkninger af investeringer opstilles i nedenstående tabel. Tabel 5 - Likviditetsbudget (i tusinde kr.) Budget 2014 Estimat 2013 Regnskab 2012 Regnskab 2011 Regnskab 2010 Overskud fra driften afskrivninger ændringer i driftskapital = likviditet til rådighed fra driften afdrag på prioritetsgæld Optagelse af lån Udstyr og inventar Tilgang på bygninger = likviditetsoverskud likviditet primo = akkumuleret likviditet Ovenstående likviditetsbudget har gennem årene udvist en fornuftig konsolidering af den likvide kapital. I budgettet for 2014 er det forudsat, at der netto trækkes t.kr. i forbindelse med nybygninger i Vordingborg og Nykøbing F. Den likvide reserve forventes ultimo 2014 at udgøre kr , Egenkapital Udviklingen i egenkapitalen har været positiv siden Udviklingen de seneste 3 år kan ses i nedenstående tabel. Tabel 6 - Egenkapital i kr. Budget 2014 Estimat 2013 Regnskab 2012 Saldo primo året Årets overskud Egenkapital ultimo året Side 9 af 22 -

37 2.5 Udvikling over 5 år Udviklingen i VUC Storstrøms fremtidige rammevilkår. Flere forhold spiller ind, når VUC Storstrøms fremtidige økonomiske muligheder og risici skal vurderes: 1. Den demografiske udvikling og VUC Storstrøms målgruppeorientering. 2. Forventningerne til udviklingen i statens bevillinger. 3. VUC Storstrøms udviklingspotentiale og de deraf følgende muligheder for ændringer i indtægtsgrundlaget Befolkningsudvikling Fra 2013 til 2018 falder folketallet i VUC Storstrøms område med personer, dvs. med 1 %. Udviklingen er hovedsageligt præget af et fald i aldersgruppen år på mere end personer samt en fremgang i aldersgruppen 50+ med knap personer. Tabel 7 - Befolkningsudvikling i VUC Storstrøms område fra , fordelt på alder Personer i VUC Storstrøms område, antal personer Ændr Ændr i pers. i % % % % % I alt % Kilde: Danmarks statistik, FRKM112: Befolkningsfremskrivning 2012 efter kommune, køn og alder. Folketallet falder i Lolland og Guldborgsund kommuner. Der er også et mindre fald i Vordingborg. De øvrige kommuner nord for Storstrømmen oplever stigende folketal. Tabel 8 - Befolkningsudvikling i VUC Storstrøms område fra , fordelt på kommune Personer i VUC Storstrøms område, antal personer Ændr Ændr i pers. i % Faxe/Stevns % Lolland % Guldborgsund % Næstved % Vordingborg % I alt % Kilde: Danmarks statistik, FRKM112: Befolkningsfremskrivning 2012 efter kommune, køn og alder. Analysen af befolkningsudviklingen understreger, at VUC Storstrøm ikke får hjælp fra den demografiske udvikling i bestræbelserne på at fastholde det nødvendige indtægtsniveau. En række andre faktorer medfører imidlertid, at der kan stilles forventninger til en fortsat positiv udvikling i uddannelsesaktiviteten på VUC Storstrøm. Med de seneste reformer på uddannelses- og beskæftigelsesområdet er det blevet endnu mere tydeligt, at VUC erne er udset til at spille en vigtig rolle for unge, som skal sikres en ungdomsuddannelse, og for kortuddannede og ledige, der skal videre i uddannelse eller beskæftigelse med styrkede almene kompetencer. Kontanthjælpsreformen og den kommende reform af erhvervsuddannelserne giver VUC Storstrøm en række opgaver, der alt andet lige må forventes at medføre en aktivitetsstigning primært på AVU. Det kræver imidlertid, at VUC Storstrøm udvikler sine AVU-uddannelser i retning af mere fleksibilitet og anvendelsesorientering. Der skal arbejdes med udviklingen af AVU, således at AVU-uddannelsen i større grad end i dag bliver vejen til en erhvervsuddannelse. - Side 10 af 22 -

38 Den nye kontanthjælpsreform træder i kraft den 1. januar Alle unge under 30 år uden uddannelse og andet forsørgelsesgrundlag modtager uddannelseshjælp og får i den anledning et uddannelsespåbud. VUC Storstrøms uddannelsestilbud vil være en af hjørnestenene i uddannelsesindsatsen overfor denne målgruppe. Det vil stille krav til VUC Storstrøm om større fleksibilitet i form af muligheder for løbende optag og evt. undervisning i hidtidige undervisningsfrie perioder som fx sommerferien. Undervisningsministeriet har iværksat et forsøgs- og udviklingsprogram indenfor AVU, med henblik på at udvikle fire udvalgte områder. VUC Storstrøm har tilmeldt sig alle fire indsatsområder i Undervisningsministeriets forsøgs- og udviklingsprogram indenfor AVU: Bedre introduktion og øget fastholdelse af de svageste studerende Strukturforsøg med samlede uddannelsestilbud på fuld tid Øget fokus på overgang til EUD efter AVU (i samarbejde med CELF og EUC Sjælland) Integration af skriftligt arbejde i uddannelsestiden OECD har gennemført en international undersøgelse af voksnes kompetencer. Undersøgelsen afdækker voksnes evner til at læse, regne og bruge en computer. Godt danskere har deltaget i undersøgelsen. Ca. hver sjette dansker mellem 16 og 65 år har dårlige læsefærdigheder, dvs at de har svært ved at læse simple tekster og besvare enkle spørgsmål om indholdet. Ca. hver syvende dansker mellem 16 og 65 år har dårlige regnefærdigheder, dvs. at de har svært ved at løse simple opgaver, som at tælle, sortere, lægge hele tal sammen eller udpege ens figurer. Endelig viser undersøgelsen at mere end hver fjerde dansker i aldersgruppen år er dårlige til at løse almindelige hverdagsopgaver på computer såsom at søge på nettet, vurdere information og finde rundt på hjemmesider, sende s og bruge regneark. I VUC Storstrøms optageområde var der i 1. kvartal borgere i aldersgruppen år. Overføres undersøgelsens konklusioner til VUC Storstrøms optageområde, medfører det, at borgere har store vanskeligheder med grundlæggende dansk, borgere har store vanskeligheder med grundlæggende regning og borgere kan ikke håndtere de mest grundlæggende funktioner indenfor IT. Undersøgelsen viser også, at der er en ligefrem proportional sammenhæng imellem færdigheder og forankring på arbejdsmarkedet samt færdigheder og indkomst. Jo bedre ens færdigheder er, jo større er sandsynligheden for at være i arbejde og jo højere er ens indkomst. VUC Storstrøm har som udbyder af både OBU, FVU og AVU en forpligtelse til at sikre, at borgerne i vort optageområde gives muligheder for at opkvalificere deres almene kompetencer. VUC Storstrøms FVU-tilbud skal udvikles i retning af mere anvendelsesorientering og inddragelse af IT i undervisningen. VUC Storstrøms HF-uddannelse skal differentiere sig yderligere fra gymnasiernes HF-uddannelse Det er derfor væsentligt, at VUC Storstrøm arbejder med at udvikle og tydeliggøre identiteten i HF-tilbuddet på VUC Storstrøm både for enkeltfag og for HF2. Der skal være en tydelig differentiering, så VUC Storstrøms studerende ser og oplever, hvad styrkerne er ved HF på VUC Storstrøm. VUC Storstrøms HF-uddannelser skal udvikles med fokus på innovation og anvendelsesorientering i undervisningen, anvendelse af IT i uddannelsen og styrket brobygning til kompetencegivende uddannelser, herunder erhvervsakademiuddannelserne. Endelig skal det nævnes, at en række større anlægsopgaver på Lolland-Falster og Sydsjælland sandsynligvis vil øve positiv indflydelse på VUC Storstrøms aktivitetsniveau i form af almen kompetenceudvikling af både ledige og medarbejdere indenfor bygge- og anlæg og servicebranchen. VUC Storstrøms indtjening sker for langt størstedelen af indtægterne i form af statstilskud via aktivitetsafhængige bevillinger. Udviklingen i de aktivitetsafhængige bevillinger fremgår af finanslovens takstkatalog. Med baggrund i ovenstående er opstillet nedenstående forudsætninger, der medvirker til at illustrere VUC Storstrøms udvikling frem til og med 2017 med nogle forenklede forudsætninger og med afsæt i det nuværende finanslovsforslag. I tabel 9 herunder er oplistet en række forudsætninger, som VUC Storstrøms ledelse lægger til grund for vurderingen af de fremtidige økonomiske vilkår. - Side 11 af 22 -

39 Tabel 9 - Forudsætninger for forventet udvikling fra 2013 til PL-regulering med 0,5 % pr. år Vækst i kursistaktiviteten: 0-vækst Taxameteret forudsættes at udvikle sig med -2,0% i 2015, -2,0% i 2016 og -2,0% i 2017 Stigning i lønnen på 1,5% pr. år i Lærerbehov er udregnet efter ÅE pr. lærerårsværk; AVU 11,4, FVU 7,5, HF 11,0, OBU 4,0. Stigning i omkostninger på 2% pr. år i Afskrivninger iht. Investeringsbudgettet Finansielle poster i forhold til nuværende belåning. Der er ikke indregnet omlægning af lån. Tabel 10 viser den forventede udvikling i VUC Storstrøms økonomi frem til og med Udviklingen er beskrevet ud fra en forudsætning om, at uddannelsesaktiviteten er uændret fra 2014 til Øvrige forudsætninger er beskrevet under tabel 11 og i figur 1, der illustrerer udviklingen i taxametrene. Tabel 10 - Forventet udvikling fra 2013 til 2017 (i tusinde kr.) Årselever 1.268, , , , ,5 Gennemsnitpris pr. årselev Omsætning Lønninger Andre omkostninger Afskrivninger = Resultat før renter Finansielle poster = Årets resultat Skemaet viser med al tydelighed VUC Storstrøms økonomiske udfordringer. Budget 2014 udviser et overskud på kr. 2,4 mio., mens budgetterne for 2015, 2016 og 2017 udviser et resultat i størrelsesordenen -2,0 mio. og -10,3 mio. kr., såfremt der ikke sker ændringer i forhold til de nuværende forudsætninger. Den forventede udvikling i VUC Storstrøms økonomiske grundvilkår kræver, at VUC Storstrøm øger sine indtægter, justerer organisationen og tilpasser omkostningerne, så den fortsatte sammenhæng mellem udgifter og indtægter bevares. Der er derfor krav om, at vi nøje følger vores ressourceanvendelse og forsøger at tænke nyt i forhold til den måde, vi organiserer opgaveløsningen på. Hvilke forventninger kan vi stille til udviklingen i uddannelsesaktiviteten i perioden frem til 2017? VUC Storstrøm vil de kommende år blive udfordret på en lang række områder. Her skal specielt fremhæves: Gennemførelse og eksamensfrekvens skal hæves herunder fokuseres på mulighederne i de nye arbejdstidsregler Flere, bedre og mere sammenhængende uddannelsesforløb for unge voksne skal udvikles og etableres Anvendelsesorientering og innovation skal være gennemgående elementer/emner i uddannelserne. Samarbejdet med erhvervsakademiuddannelserne styrkes, så HF på VUC Storstrøm bliver adgangsvej til en akademiuddannelse Samarbejdet med erhvervsuddannelserne styrkes, så AVU bliver adgangsvejen til EUD Løbende udvikling af VUC Storstrøms fysiske og psykiske studiemiljø Øget anvendelse af ny teknologis muligheder i undervisningen Øget forventning om at inddrage internationalisering i uddannelserne Strategien for VEU-arbejdet på VUC Storstrøm skal implementeres => bedre og mere synlige VEUforløb, herunder kombinationer af FVU og AMU Listen er lang og næppe udtømmende, og den illustrerer med al ønskelig tydelighed de mange og spændende udfordringer, der ligger foran VUC Storstrøm; men den illustrerer også, at der vil være et betyde- - Side 12 af 22 -

40 ligt behov for enten at få tilført yderligere ressourcer til opgaveløsningen, eller til at vi øger vores evne til at tænke anderledes uden forventning om, at nytænkning behøver at koste penge. 3 Budgetforudsætninger 3.1 Indtægter Budget for taxameterindtægter er baseret på de takster, som fremgår af finanslovsforslaget for 2014, som er offentliggjort d. 27. august Tabel 11 - Ændring i taxameter fra 2013 til 2014 År 2014 År 2013 Afvig. Afvig. % 3007 GSK ,8% 3017 HF - 2-årig ,5% 3015 HF e - DTB ,5% 3016 AVU - DTB ,3% 3018 FVU ,3% 3019 OBU ,9% 22 Pædagogikum - NY ordning ,5% Diverse tillægstakster 3017 HF - 2-årig færdiggørelse stk ,5% 3015 Enkelfag hf og stx - udvalgte fag ,3% 3019 OBU - visitationstest (screning) ,8% 3019 OBU - udredning pr. cpr.nr ,3% Fællesudgiftstilskud HF enkeltfag - administration ,9% 5610 AVU - administration ,6% 5610 FVU - administration ,9% 5610 OBU - administration ,2% Gennemsnitlig ændring i taksterne -1,7% Ovenstående tabel illustrerer et gennemsnitligt fald i taksterne på -1,7% i Følger af finansloven Finanslovsforslagets takster er pris- og lønreguleret i forhold til 2013 med 0,5% på undervisnings-, fællesudgifts- og færdiggørelsestakster. Bygningstaksterne er pris- og lønreguleret med 0,9 %, hvilket svarer til Finansministeriets forventninger til den generelle pris- og lønudvikling fra 2013 til Figur 1 - Takstudvikling i procent i forhold til 2013 ekskl. pris og lønudvikling. Almene voksenuddannelser Undervisningstaxamenter -1,8-3,7-6,1-8,0 Fællesudgiftstaxamenter -3,3-5,5-7,5-9,4 Bygningstaxamenter -1,9-3,9-5,8-7,7 FVU Undervisningstaxamenter -1,8-3,6-5,9-7,8 Fællesudgiftstaxamenter -4,2-6,5-8,4-10,3 Bygningstaxamenter -1,9-3,9-5,8-7,7 HF-enkeltfag Undervisningstaxamenter -2,0-4,0-5,9-7,8 Fællesudgiftstaxamenter -4,2-6,5-8,4-10,3 Bygningstaxamenter -1,9-3,9-5,8-7,7 2-årig HF Undervisningstaxamenter -2,0-3,3-5,3-7,2 Fællesudgiftstaxamenter -3,9-6,1-8,1-10,0 Bygningstaxamenter -2,0-4,0-5,9-7,8 Ordblindeundervisning Undervisningstaxamenter -1,4-3,4-5,7-7,6 Fællesudgiftstaxamenter -4,0-6,3-8,2-10,1 Bygningstaxamenter -1,7-3,7-5,6-7,5 - Side 13 af 22 -

41 Nye initiativer i finanslovsforslaget 2014 Omstillingsreserve på -2,0%. Midler til partssamarbejde om kompetenceudvikling på +0,4 %. Merudgifter til ekstern skriftlig censur; FVU på -0,2% og HF på -0,04%. Der indføres udgiftsloft i staten hvilket betyder, at det såkaldte udsvingsbånd kan medføre nedsættelse af taksterne, såfremt der sker udgiftsskred i statens budget. I 2013 resulterede udgiftsloftet i en efterregulering på ca. kr Der er ikke afsat beløb til dispositionsbegrænsning i Lønninger Der er i budgettet taget udgangspunkt i lønniveauet på VUC Storstrøm ultimo Lønninger er generelt pris- og lønreguleret i forhold til 2013 med 1,5 %, pr. den 1. april VUC Storstrøm er i fuld gang med at gennemføre et generationsskifte både blandt det pædagogiske og det administrative personale. Frem til og med 2016 forventes det, at ca. 20 % af det nuværende personale vil forlade arbejdsmarkedet for at gå på pension. Sammenholdt med VUC Storstrøms geografiske placering kan det medføre udfordringer i opgaven med at rekruttere nye medarbejdere. Det er en udvikling, VUC Storstrøm allerede har konstateret i forbindelse med læreransættelser. VUC Storstrøm må medtænke mange forskellige parametre udover lønnen, når der fremover skal rekrutteres nye medarbejdere til uddannelsesinstitutionen. 3.3 Løn til administration og service I nedenstående tabel ses udvikling i administrative årsværk sammenlignet med indtægter fra taxameteret for fællesomkostninger. Tabellen viser, hvordan fællesomkostningsindtægten er faldende på trods af en stigende aktivitet. Årsværk er talt pr. 1. januar i årene og tager derfor ikke forbehold for personaleændringer i løbet af året. Tabel 12 Udvikling i administrative årsværk Årsværk 18,1 17,5 15,6 13,6 12,3 13,5 Fællesomkostningsindtægt Årselever 1.337, , , , ,7 919,9 3.4 Timeressourcebudgettet for undervisning Ressourcebehov Der er foretaget en beregning af VUC Storstrøms forventede forbrug af lektioner. Estimeret ud fra de forventede årselever anslås forbruget at ville udgøre ca lektioner, under følgende økonomiske gennemsnitsforudsætninger: HF lektioner pr. klasse HFe 22 studerende pr. hold AVU 21 studerende pr. hold FVU 14 studerende pr. hold OBU 4 studerende pr. hold Ressourcerådighed Ressourcer som er til rådighed udgør ca lektioner, som er et estimat ud fra, at lærerne gennemsnitlig underviser: Lektioner Timer HF AVU FVU OBU Side 14 af 22 -

42 i finansåret 2014, hvilket er på et højere niveau end i skoleåret 2012/13. Lønfølsomhed Der er stor følsomhed i timeressourcebudgettet, da der er flere variabler i spil, såsom antal studerende, gennemsnitlige antal studerende pr. hold, gennemsnitlige undervisningstimer pr. lærer. Det betyder at enhver afvigelse fra de budgetterede måltal vil resultere i store afvigelser på lønomkostningerne. F.eks. hvis lærernes gennemsnitlige timer afviger 5 %, svarende til 20 timer, betyder det en ændring i lønomkostningerne på ca. kr. 3,3 mio. Hvis der udover lærernes timeafvigelse yderlige er en afvigelse i gennemsnitlige studerende pr. hold på 1 studerende, så betyder det en ændring på ca. kr. 7,8 mio. Nedenstående tabel viser ændring i lønomkostninger for lærerne ved positiv eller negativ ændring i gennemsnitlige holdstørrelser og gennemsnitlige undervisningstimer. De røde tal er et udtryk for den meromkostning der vil komme, mens de sorte tal er et udtryk for en eventuel besparelse. Tabel 13- Følsomhed ved ændring i holdstørrelser og undervisningstimer (i tusinde kr.) uv.timer/ holdstr Måltal Måltal I tabel 14 er der som grundlag for beregning af lærerressourcen anvendt lærer/studerende ratio inden for GL på 11,0, for AVU 11,4, for FVU 7,5 og for OBU 4,0. Til sammenligning var der i 2013 anvendt lærer/studerende ratio inden for GL på 9,1, samlet for AVU og FVU på 8,2 og for OBU på 4, Fordeling af årsværk og bruttolønninger Nedenstående tabel viser fordelingen af årsværk og løn inkl. pension mellem de forskellige funktioner på VUC Storstrøm. Antallet af årsværk er stort set uændret, men med en højere budgetteret aktivitet. Tabel 14 - Fordeling af årsværk og løn inkl. pension. Budget 2014 Estimat 2013 Årsværk Løn i t.kr Årsværk Løn i t.kr GL 69, , UFB 66, , OBU 6, , Ledelse + konsulenter 9, , IT 3, , Undervisning 154, , Ledelse 2, , Projektorganisation 2, , Markedsføring 1, ,0 391 Administration 18, , Rengøring 5, , Pedeltjeneste 4, , Kantine 0, ,9 304 Sociale klausuler 5, , I ALT 194, , Side 15 af 22 -

43 3.6 Ekstraordinære omkostninger Når VUC Storstrøms faste omkostninger er opgjort resterer der kr ,-, som foreslås anvendt til nedenstående. Etablering af yderligere lærerarbejdspladser: VUC Storstrøms uddannelser styrkes ved at vores studerende tilbydes mere tid sammen med vore lærere. Vore uddannelser styrkes også ved at vore lærere tilbringer mere tid sammen til forberedelse og planlægning af undervisningen samt til arbejdet i teams, enten fagteams eller teams centreret omkring en konkret uddannelse. Det øgede lærersamarbejde kan bidrage til at udvikle undervisningen yderligere i retning af anvendelsesorientering og job/studierelevans. Lærersamarbejdet kræver, at der er gode arbejdsforhold tilsted på alle afdelinger. I 2013 er der etableret lærerarbejdspladser til VUC Storstrøms HFlærere på alle afdelinger i forholdet 1 arbejdsplads til deling mellem 2 lærere. Der skal etableres lærerarbejdspladser efter samme retningslinjer til AVU-lærerne i Der afsættes kr ,- Forsøgs- og udviklingsarbejde Der afsættes kr ,- til pædagogiske udviklingsarbejder i Undervisningsministeriet igangsætter et forsøgs- og udviklingsprogram indenfor Almen Voksenuddannelse. Programmet igangsættes i foråret 2014 og løber til udgangen af skoleåret 2014/2015. Forsøgs- og udviklingsprogrammet skal bidrage til at udvikle indsatser, der kan skabe forandringer indenfor AVU på VUC. VUC Storstrøm tilmelder sig følgende indsatsområder: 1. Bedre introduktion og øget fastholdelse af de svageste studerende. 2. Strukturforsøg med samlede uddannelsestilbud på fuld tid. 3. Øget fokus på overgang til EUD efter AVU. 4. Integration af skriftligt arbejde i uddannelsestiden. VUC Storstrøm udbyder fjernundervisning efter et koncept købt af og udviklet på KVUC. Med projektet den nye læringsplatform har VUC Storstrøm indhøstet en række erfaringer med brug af videotransmitteret undervisning, som med fordel kan integreres i fjernundervisningstilbuddet. VUC Storstrøm igangsætter derfor et projekt, der skal udvikle fjernundervisningstilbuddet, så det bliver mere interaktivt mellem fjernstuderende og lærere. Der er de seneste år afsat og anvendt ekstra ressourcer til kompetenceudvikling bl.a. med sigte på at skabe variation i undervisningen og sikre, at undervisningen tilrettelægges og gennemføres under hensyntagen til de studerendes forskellige læringsstile. I 2014 er det hensigten at fortsætte kompetenceudviklingen. Således skal der bl.a. fokuseres på de forandringer i lærernes arbejdstilrettelæggelse som de nye arbejdstidsregler stiller indenfor: To-lærerordninger Mere individuel evaluering fælles forberedelse anvendelsesorientering Der afsættes kr ,- til kompetenceudvikling i 2014 for hele VUC Storstrøm, hvilket er på niveau med Bestyrelsesseminar Der afsættes kr ,- til afvikling af et bestyrelsesseminar for den kommende nye bestyrelse og VUC Storstrøms ledelse. Seminaret skal bidrage til at lægge ny strategi for VUC Storstrøm gældende for den kommende bestyrelses valgperiode. Seminaret afvikles i efteråret Byggeomkostninger Der afsættes kr ,- til Campus Næstved til bygherrerådgivning, kr ,- til indretning af 5 undervisningslokaler i nybyggeri i Vordingborg, kr ,- til indretning af nybyggeri i Nykøbing F. samt kr ,- til indretning af lokaler til undervisning i Nykøbing F. Pædagogisk udvikling Der afsættes kr ,- til bærbare racks i Næstved og Vordingborg i stedet for stationære IT lokaler, samt kr ,- til smartphones/tablet til FVU og OBU. - Side 16 af 22 -

44 3.7 Finansielle poster Renteindtægter Renteindtægter dækker over renter fra et aftaleindlån på 13,2 mio. frem til april ,93 %. Der beregnes ikke med renter for øvrig overskydende likviditet. Overskydende likviditet skal benyttes til de igangværende byggerier, hvorfor de ikke er valgt bundet Renteudgifter Renteudgifter dækker over 2 kreditforeningslån CIBOR 3 obligationslån og 2 kontantlån på samlet kr. 42,6 mio. Der er ikke indregnet nogen lånomlægning i Institutionsbygninger I nedenstående tabel ses kapacitet i VUC Storstrøms afdelinger. I Faxe er der totalt 3038 m 2, hvoraf der udlejes 197 m 2 til UU-vejledningen, således at VUC Storstrøm kun bruger 2841m 2. Opgørelsen af m 2 er lavet pr. 1/ og der er derfor ikke justeret i forhold til byggerierne der færdiggøres i løbet af Tabel 15 Kapacitet Faxe m 2 Egne bygninger Nakskov m 2 Egne bygninger Nykøbing F m 2 Egne bygninger Vordingborg m 2 Egne bygninger Egne bygninger i alt m 2 Maribo 500 m 2 Lejemål Haslev 187 m 2 Lejemål Næstved m 2 Lejemål Egne bygninger og lejemål i alt m 2 Udnyttelse af bygningernes kapacitet kan vises i nedenstående tabel. Tabel 16 Årselever pr. m 2 Faxe/Haslev Nakskov/Maribo Nykøbing F. Næstved Vordingborg I alt m Årselever 163,7 198,1 318,6 414,1 153, ,5 m 2 pr. årselev 18,5 13,4 11,7 11,3 11,3 12,7 - Side 17 af 22 -

45 4 Formål med og principper for økonomistyringen på VUC Storstrøm 4.1 Hovedformål Hovedformålet med den økonomiske styring på VUC Storstrøm er at skabe og fastholde en sund økonomi, så kræfter og ressourcer kan koncentreres om skolen kernevirksomhed - uddannelse. Økonomisystemet skal således bidrage til, at der skabes økonomisk råderum til den daglige undervisningsaktivitet såvel som til pædagogisk og faglig udvikling. I den forbindelse fokuserer økonomisystemet primært på at løse følgende opgaver: Prognoseopgaven Systemet skal sikre, at VUC Storstrøm til enhver tid ligger inde med troværdige prognoser for dens økonomiske resultater i budgetåret, suppleret med summariske fremskrivninger for en længere periode udover budgetåret Løbende budgetstyring Systemet skal sikre, at de budgetansvarlige har det nødvendige grundlag for at udføre deres økonomiske ledelsesopgave i henhold til skolens decentrale ledelsesprincipper Lønsomhedsvurderinger Økonomisystemet skal levere økonomiske beslutningsgrundlag i såvel den løbende budgetstyring som ad-hoc-basis. Dette med henblik på, at kunne vurdere de økonomiske konsekvenser af både kortsigtede, marginale beslutninger og langsigtede mere vidtrækkende, strategiske beslutninger. 4.2 Decentralisering det overordnede princip for økonomistyring Ledelsesopgaven på VUC Storstrøm er defineret ud fra principper om vis form for decentralisering, hvilket følgelig også gælder den økonomiske styring. Den budgetansvarlige har ansvar for budget inden for eget område. Dette gælder primært omkostninger samt timeressourceforbrug, der udløses af aktiviteten på egen afdeling. 4.3 Ansvarsbudgetter og regnskabsrapporter Udgangspunkt for afdelingsregnskaber er, at omkostninger skal tilregnes de enkelte afdelinger. Dette skal i regnskabet så vidt muligt ske ved direkte kontering. Fordelinger skal så vidt muligt undgås Omsætning Omsætning budgetteres og registreres på centralt niveau. Undervisningstaxametre indtægtsføres i det år, hvor aktiviteten afvikles. Fællesomkostningstaxameter i det år hvor disse modtagers, da fællesomkostningstaxameter baseres på sidste års aktivitet Afdelingernes omkostninger Afdelingens direkte omkostninger omfatter alle omkostninger, der kan henføres direkte til afdelingen uden brug af fordelingsnøgler. - Side 18 af 22 -

46 4.3.3 Fællesomkostninger Ved fællesomkostninger forstås omkostninger, som er fælles for hele VUC Storstrøm. Der er tale om omkostninger knyttet til de fælles funktioner. 4.4 Ressourcebudgettet Et væsentligt værktøj i budgetlægningen og budgetopfølgningen er timeressourcebudgettet, som vil blive udarbejdet pr. afdeling. Det er en opgørelse over de arbejdstimer, som er til rådighed på den enkelte afdeling, holdt op i mod det antal arbejdstimer, der er nødvendige for at gennemføre afdelingens planlagte aktivitet. Nedenfor ses en principskitse for ressourcebudget og regnskab. Tabel 17 Principskitse for ressourcebudget og regnskab antal af arbejdstimer til rådighed i afdelingen - antal af arbejdstimer det kræver at gennemføre afdelingens aktivitet = ressourcebalance (over- eller underkapacitet) Timeressourcebudgetter og timeressourceregnskaber er væsentlige grundlag for vurdering af kapacitetsdisponering, overtid og undertid. - Side 19 af 22 -

47 Bilag 1 Noter til budget Budget 2014 Noter 1. Statstilskud Budget 2014 Estimat 2013 Afvigelse Afvig. % Undervisningstaxameter ,3% Fællesudgiftstilskud ,8% Bygningstaxameter ,2% Særlige tilskud ,0% ,9% 2. Deltagerbetaling og andre indtægter Deltagerbetaling, uddannelse ,3% Anden ekstern rekvirentbetaling ,9% Andre indtægter ,2% ,8% 3. Undervisnings gennemførelse Løn og lønafhængige omkostninger ,0% Afskrivning ,6% Øvrige omkostninger vedr. undervisningens gennemførelse ,5% ,0% 4. Markedsføring Løn og lønafhængige omkostninger ,4% Afskrivning 0 Øvrige omkostninger vedrørende markedsføring ,4% ,2% 5. Ledelse og administration Løn og lønafhængige omkostninger ,1% Afskrivning 0 Øvrige omkostninger vedrørende ledelse og administration ,7% ,9% 6. Bygningsdrift Løn og lønafhængige omkostninger ,7% Afskrivning Øvrige omkostninger vedrørende bygningsdrift ,6% ,1% 7. Aktiviteter med særlige tilskud Løn og lønafhængige omkostninger ,5% Afskrivning Øvrige omkostninger vedrørende særlige tilskud ,0% ,1% 8. Finansielle indtægter Renteindtægter og andre finansielle indtægter ,2% 9. Finansielle omkostninger Renteomkostinger og andre finansielle omkostninger Finansielle omkostninger ,9% - Side 20 af 22 -

48 Bilag 2 Aktivitet på afdelingsniveau Fordeling af aktivitet på afdelinger - Side 21 af 22 -

49 - Side 22 af 22 -

50

51

52

53

54 Regnskabsinstruks for VUC STORSTRØM CVR Inst.nr

55 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Forord For selvejende institutioner skal der foreligge en regnskabsinstruks, der beskriver institutionens organisation og økonomiske forvaltning. VUC Storstrøm er en statslig selvejende institution, hvis hovedpart af indtægter modtages fra Undervisningsministeriet. Denne regnskabsinstruks med tilhørende bilag er udarbejdet i overensstemmelse med: Finansministeriets bekendtgørelse nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen m.v. Moderniseringsstyrelsens vejledning af 16. april 2010 om udarbejdelse af regnskabsinstrukser. Instruksen og bilagene indeholder en beskrivelse af VUC Storstrøms formål, regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelsen af regnskabsopgaver, herunder oplysning om ansvars- og kompetencefordelingen og de regelsæt, der skal følges af institutionens medarbejdere ved udførelsen af opgaverne. Instruksen og bilagene er delt med de medarbejdere, der deltager i det daglige arbejde med institutionens økonomiopgaver. Instruksen og bilagene vedligeholdes og ajourføres løbende. Regnskabsinstruksen og de dertil hørende bilag er gyldig fra den 20. august Nykøbing F., d. / - Formand Direktør 20. august 2013 Side 2 af 50

56 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Indhold Forord... 2 Indhold Indledning VUC Storstrøms opgaver og organisatoriske opdeling VUC Storstrøms regnskabsmæssige opgaver VUC Storstrøms it-anvendelse VUC Storstrøms regnskabsopgaver Regnskabsmæssig registrering og opbevaring af regnskabsmaterialer Tilrettelæggelse af registrering Kontoplan Opbevaring af regnskabsmateriale Forvaltning af udgifter Disponering af udgifter Indkøb Godkendelse af bilag (kreditorforvaltning) Forvaltning af indtægter Forvaltning af anlægsaktiver Forvaltning af omsætningsaktiver Forvaltning af passiver Betalingsforretninger Regnskabsaflæggelse Øvrige regnskabsopgaver IT-anvendelse Generelt om IT-anvendelsen Specifikt om anvendelsen af de af Økonomistyrelsen administrerede centrale økonomi-, lønog betalingssystemer Specifikt om anvendelsen af Navision Stat Specifikt om anvendelsen af IT-driftcenterløsninger Bilag 1 Vedtægter for VUC Storstrøm Bilag 2 VUC Storstrøms organisation Bilag 3 Økonomiafdelingen august 2013 Side 3 af 50

57 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Bilag 4 Oversigt over disponeringsberettigede fordelt på funktionsbetegnelser Bilag 5 - Vejledning i overgivelse af restante fordringer til Skat Bilag 6 Oversigt over medarbejdere, hvortil institutionen har udstedt betalingskort Bilag 7 Oversigt over aftaler, samarbejdsaftaler, brugervejledninger mv Bilag 8 Oversigt over medarbejdere med adgang til systemerne Bilag 9 Retningslinjer og arbejdsgange i forbindelse med afvikling af betalinger via VUC Storstrøms kasse august 2013 Side 4 af 50

58 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks 1. Indledning VUC Storstrøms hovedkontor er beliggende Bispegade 5, 4800 Nykøbing F. Institutionen er desuden fordelt med undervisning på følgende adresser: VUC Storstrøm - Faxe, Præstøvej 5, 4640 Faxe VUC Storstrøm - Haslev, Skolegade 21a, 4690 Haslev VUC Storstrøm - Maribo, C. E. Christiansens Vej 12, 4930 Maribo VUC Storstrøm - Nakskov, Søvej 6 D, 4900 Nakskov VUC Storstrøm - Nykøbing F, Bispegade 5, 4800 Nykøbing F. VUC Storstrøm - Næstved, Birkebjerg Alle og Troensevej 15, 4700 Næstved VUC Storstrøm - Vordingborg, Næstvedvej 3, 4760 Vordingborg VUC Storstrøm er en statslig selvejende institution. Bilag 2 illustrerer den interne organisation. VUC Storstrøms CVR-nummer er: VUC Storstrøms opgaver og organisatoriske opdeling VUC Storstrøm er en statslig selvejende institution, der er godkendt af Undervisningsministeriet i henhold til: Lovbekendtgørelse nr. 880 af 8. august Institutionen modtager tilskud i henhold til bekendtgørelse nr. 730 af 29. juni 2012 og nr af 25. oktober 2012 om tilskudsudbetaling m.v. til institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse mv. Institutionens ledelse og virke er fastsat i de af Undervisningsministeriets godkendte vedtægter, jf. bilag 1. Det overordnede formål er ifølge vedtægterne: 3. Institutionens formål er i overensstemmelse med lovgivningen at sikre udbud af almen voksenuddannelse, forberedende voksenundervisning og ordblindeundervisning for voksne i det geografiske område, der er nævnt i det i 1, stk. 2, nævnte brev fra Ministeriet for Børn og Undervisning. Institutionen kan endvidere i overensstemmelse med dens udbudsgodkendelser og lovgivningen udbyde gymnasiale uddannelser. Institutionens aktuelle udbud af uddannelser fremgår af det til vedtægten vedhæftede bilag med bestyrelsens underskrifter. 20. august 2013 Side 5 af 50

59 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Stk. 2. Institutionen kan i tilknytning til de uddannelser, den er godkendt til at udbyde, jf. stk. 1, gennemføre indtægtsdækket virksomhed i overensstemmelse med budgetvejledningens regler herom og de regler herom, som er fastsat af børne- og undervisningsministeren. Den interne organisation er illustreret i bilag 2. Institutionens øverste myndighed er bestyrelsen, som vælges i overensstemmelse med institutionens vedtægter, jf. bilag 1. Bestyrelsen fastlægger de nærmere retningslinjer for den samlede regnskabsvirksomhed samt godkender budget og årsrapport. Bestyrelsen er over for undervisningsministeren ansvarlig for institutionens forvaltning af regnskabsopgaver, herunder statslige tilskud. Bestyrelsen har fastlagt de nærmere retningslinjer for direktørens virksomhed. Bestyrelsen har bemyndiget direktøren til at udøve beføjelser, der organisatorisk er tillagt bestyrelsen på de områder, der fremgår af Forretningsorden for bestyrelsen. Institutionens administrative og regnskabsmæssige ansvar varetages af direktøren. Direktøren er blandt andet ansvarlig for regnskabsopgavernes organisering og gennemførelse i institutionen. Herudover er direktøren ansvarlig for: At institutionens virksomhed udføres i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger og retningslinjer At uddannelserne og serviceaktiviteterne gennemføres i overensstemmelse med gældende regler Direktøren udøver sine funktioner under hensyntagen til lovgivningen og øvrige retningslinjer. I direktørens fravær varetages direktørens funktioner af uddannelseschefen. Under direktøren varetager administrations- og økonomichefen de personaleadministrative opgaver og de regnskabsmæssige opgaver. Fordelingen af regnskabsopgaver i organisationen har følgende struktur: Administrations- og økonomichefen tilrettelægger og leder arbejdet i økonomifunktionen og varetager herunder opgaver som regnskabsrapportering, bogholderi, kasse m.v. Bogholderen har ansvaret for registreringer opdelt på finansbogholderi, debitorbogholderi og kreditorbogholderi Regnskabsfrigiveren har ansvaret for frigivelse af registreringer i finans,- debitor- og kreditorbogholderiet m.v. Kassereren har ansvaret for institutionens pengeinstitutkonti og betalingsformidling Personalekonsulenten har ansvaret for lønregistreringer m.v. Administrations- og økonomichefen har ansvaret for frigivelse af løn m.v. Med hensyn til IT-funktionens ansvarsområde og organisering henvises til Kapitel 3 i denne instruks samt til institutionens sikkerhedsinstruks. Ovenstående funktionsområder varetages i tilfælde af fravær af den medarbejder, som direktøren eller administrations- og økonomichefen udpeger hertil. 20. august 2013 Side 6 af 50

60 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Direktør Direktøren har det overordnede pædagogiske, administrative og økonomiske ansvar for VUC Storstrøm. Uddannelses- og udviklingschef Uddannelses- og udviklingschefen har den tværgående ledelsesfunktion med drift af samtlige VUC Storstrøms uddannelser som hovedopgave og har den tværgående ledelsesfunktion med udvikling og salg af VUC Storstrøms uddannelser som hovedopgave samt opgaver omhandler samtlige niveauer for VUC Storstrøms uddannelsestilbud, dvs. ordblindeundervisning, FVU, AVU og hf. Administrations- og økonomichef Administrations- og økonomichefen har en tværgående ledelsesfunktion med administrativ og økonomisk ledelse af VUC Storstrøm som hovedopgave, samt ansvar for bygninger og servicefunktionen. Funktionschef Funktionschefen har reference til uddannelses- og udviklingschefen med ansvar for VUC Erhverv som er en salgsfunktion. FVU-team med FVU-konsulent og opsøgende virksomhed er forankret organisatorisk funktionschefen. Funktionschefen har en tværgående ledelsesmæssig funktion med ansvar for drift og udvikling af VUC Storstrøms administrative og pædagogiske IT samt VUC Storstrøms PR herunder udvikling og drift af hjemmesiden som hovedopgaver. Projektchef Projektchef har med reference til uddannelses- og udviklingschefen ansvar for en tværgående ledelsesmæssig funktion med ansvar for tværsektorielle uddannelsesprojekter samt samarbejde med region og jobcentrene. Afdelingsledere De nuværende 7 undervisningssteder grupperes i 5 afdelinger. Til hver af de 4 knyttes en afdelingsleder. Den tværgående organisering af strategisk ledelse medfører at store dele af de administrative opgaver, der i dag er afdelingsinterne, fremover adresseres til strategisk ledelse. Afdelingsledernes opgaver bliver derfor rettet primært mod den pædagogiske opgaveløsning i relation til afdelingernes kerneydelse: Undervisning. 20. august 2013 Side 7 af 50

61 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Afdelingslederne står efter aftale til rådighed for tværgående administrative opgaveløsninger. Der er oprettet en strategisk ledelse for VUC Storstrøm, der består af: direktør uddannelses- og udviklingschef administrations- og økonomichef Der er etableret en ledergruppe bestående af projektchef funktionschef for IT, salg og marketing afdelingsleder på afdelingen i Næstved afdelingsleder på afdelingerne i Vordingborg/Faxe/Haslev afdelingsleder på afdelingen i Nykøbing F. afdelingsleder på afdelingen i Nakskov/Maribo Ledelsesstrukturen skal opfylde flere forskellige formål, idet den skal sikre at VUC Storstrøm er synlig både lokalt, regionalt og landsdækkende VUC Storstrøms strategiske udvikling er i overensstemmelse med uddannelsesbehovet i Region Sjælland VUC Storstrøms strategiske udvikling og kompetenceudvikling af personalet spiller sammen der er kontinuitet i ledelsesopgaven på VUC Storstrøms afdelinger der er gode vilkår for udvikling af det pædagogiske miljø på VUC Storstrøm VUC Storstrøm indhøster stordriftsfordele der etableres sammenhængskraft i VUC Storstrøm der er klare kompetencer og tydelig ansvarsfordeling Ledelsesstrukturen skal sikre, at der på VUC Storstrøm på samme tid udøves strategisk ledelse, pædagogisk ledelse, driftsledelse og personaleledelse. VUC Storstrøm består i dag af 5 geografisk spredte afdelinger samt 2 undervisningssteder. Afdelingerne varierer i størrelse og det er en afgørende udfordring, specielt på de 5 mindre afdelinger, at etablere et fagligt pædagogisk miljø af en størrelse, der giver mulighed for den nødvendige pædagogiske sparring og udvikling internt i lærergruppen. Det er af vital betydning for VUC Storstrøms decentrale struktur, at der sikres udviklingsmuligheder for lærergruppen, således at uddannelsestilbuddet fremstår som et reelt uddannelsestilbud, der opfylder de krav samfundet stiller. Der etableres derfor en tættere sammenknytning af afdelingerne i Maribo og Nakskov og afdelingerne i Faxe, Vordingborg og Haslev specielt med relation til pædagogisk udvikling, faglige netværk og pædagogisk råd. 20. august 2013 Side 8 af 50

62 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Alle medarbejdere forankres på en afdeling. Af bilag 2 fremgår det, at ledelsesarbejdet organiseres som en matrix. Der etableres projektorganisationer til løsning af konkrete opgaver, når behovet opstår. Alle medarbejdere har mulighed for at bidrage med netop deres kompetencer til diverse udviklings- og uddannelsesopgaver. Politisk struktur Ledelsesstrukturen afspejler sig i en MIO-struktur, TR-struktur og struktur for organiseringen af pædagogisk råd. Denne struktur blev implementeret i august I VUC Storstrøm vil der være et samlet MIO-udvalg. Der etableres en TR-funktion for LVU- og GL-lærerne med 3 TR er på hvert område. TR erne er hinandens suppleanter. Herved sikres en TR-funktion på alle 4 afdelinger, der kan medvirke til at styrke dialogen mellem medarbejdere og afdelingsleder og mellem medarbejdere og strategisk ledelse. Herved sikres et ligeværdigt samarbejdsforhold mellem ledelse og medarbejdere. For HK-personalet etableres en TR-funktion bestående af én TR med suppleant og for servicepersonalet etableres en TR-funktion bestående af én TR med suppleant. Ved hver af de 4 afdelinger etableres et pædagogisk råd. Afdelingerne i Nakskov/Maribo og Faxe/Vordingborg/Haslev etablerer hver et pædagogisk råd. I pædagogisk råd sikres den pædagogiske debat på afdelingerne og pædagogisk råd fungerer som rådgivende organ for VUC Storstrøms ledelse. Mindst 2 gange årligt deltager min. 1 fra strategisk ledelse i møderne. Ledelsesstrukturen skal medvirke til at sikre stordriftsfordele synlighed sammenhængskraft. For at det skal lade sig gøre, er der etableret et ledelsesfagligt miljø i og omkring strategisk ledelse. Snitfladerne mellem den pædagogiske udviklings- og salgsfunktion og driftsfunktionen er variable, og det er derfor vigtigt, at den nødvendige kommunikation og videndeling internt i strategisk 20. august 2013 Side 9 af 50

63 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks ledelse og i relation til hele organisationen sikres. Samtidig skal det også for strategisk ledelse sikres, at der er en afbalancering mellem behovene for intern dialog og synlighed i forhold til afdelingerne. Der indføres en mødestruktur med et strategisk ledelsesmøde á 2 timer hver anden uge, samt møde i ledelsesforum min. 1 gang i kvartalet. Den fysiske forankring af strategisk ledelse er således: VUC Storstrøms administrative og ledelsesmæssige hovedsæde er i Nykøbing F. Direktør, uddannelses- og udviklingschef og administrations- og økonomichef løser deres opgaver med udgangspunkt fra Nykøbing F. Det skal her bemærkes, at VUC Storstrøm har en samarbejdsaftale om administrative og tekniske opgaver i Nakskov Uddannelses Center mellem CELF og Nakskov Gymnasium og HF og VUC Storstrøm, med CELF som driftsherre. Dette samarbejde er etableret med virkning fra 1. juli VUC Storstrøms regnskabsmæssige opgaver Som selvejende institution udføres tilskudsfinansierede aktiviteter og indtægtsdækket virksomhed. Her angives øvrige institutionsspecifikke oplysninger om institutionens forvaltning af de regnskabsmæssige opgaver: Institutionen har henlagt regnskabsmæssige opgaver til Ejerforeningen for Nakskov Uddannelses Center og et administrativt fællesskab, hvor KVUC står for driften af LUDUS NG. VUC Storstrøm råder ikke over aktiver og passiver, som ikke er egne midler, for hvis forvaltning og tilstedeværelse institutionen er ansvarlig. Institutionen er registreringspligtig i henhold til merværdiafgiftsloven som følge af kantinedrift i Faxe samt automatsalg under CVR-nummer og indeholdelsespligtig i henhold til kildeskatteloven under CVR-nr Institutionen låner eller udlåner personale med de øvrige lokale uddannelsesinstitutioner. Institutionen udfører indtægtsdækket virksomhed, tilskudsfinansierende aktiviteter og andre former for indtægtsfinansierede aktiviteter. VUC Storstrøm opkræver ingen afgifter og gebyrer. VUC Storstrøm er registreret ved følgende numre: 20. august 2013 Side 10 af 50

64 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks CVR-nummer: Instutitionsnummer: Bogføringskreds: 2167 EAN-nummer: Administrations- og økonomichefen er ansvarlig for udarbejdelse og løbende ajourføring af denne regnskabsinstruks. 1.3 VUC Storstrøms it-anvendelse VUC Storstrøms it-anvendelse er beskrevet nærmere i afsnit 3 og mere detaljeret beskrevet i diverse systembeskrivelser, brugervejledninger, forretningsgange, sikkerhedsinstrukser m.v. VUC Storstrøm anvender Navision Stat opsat til selveje som lokalt økonomisystem til regnskabsregistreringer. Institutionen anvender Navision Stat/IM Soft til frigivelse og afvikling af betalinger til institutionens kreditorer, herunder også lønkreditorer. Institutionen anvender KMD som lønsystem til registrering og beregning af løn til institutionens ansatte. VUC Storstrøm anvender Ludus NG og Ludus-Web som studieadministrativt system. Heri registreres alle oplysninger vedrørende kursister, lærere og administrativt personale. Systemet drives i et administrativt fællesskab hos KVUC. I forbindelse med udlån af undervisningsmaterialer/bøger anvendes BOSS, der samtidig tjener som grundlag for fakturering for ikke-afleverede bøger. Herudover er der ikke yderligere edb-systemer i institutionen, som direkte eller indirekte genererer data til de i institutionen anvendte. 20. august 2013 Side 11 af 50

65 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks 2 VUC Storstrøms regnskabsopgaver VUC Storstrøms overordnede regnskabsopgaver omfatter: Registrering af institutionens udgifter og indtægter Kontrol og afstemning af registreringer Regnskabsmæssig forvaltning af aktiver og passiver Udarbejdelse af årsregnskaber. I det følgende foretages en mere detaljeret gennemgang af de forskellige typer af regnskabsopgaver, der varetages af institutionen. Økonomiafdelingens medarbejdere og opgavefordeling blandt disse fremgår af bilag Regnskabsmæssig registrering og opbevaring af regnskabsmaterialer Tilrettelæggelse af registrering VUC Storstrøms regnskabsmæssige registrering foretages i overensstemmelse med reglerne i i Finansministeriets bekendtgørelse nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen mv. og omfatter samtlige økonomiske hændelser af betydning for og som en konsekvens af institutionens aktivitet. Der foregår central regnskabsføring på VUC Storstrøm. Al registrering af regnskabsmæssige data er henlagt til økonomiafdelingen. Økonomiafdelingens medarbejdere og opgavefordeling blandt disse fremgår af bilag 3. Som grundlag for registreringen skal bilag være godkendt af hertil bemyndigede medarbejdere og indeholde de for registreringen nødvendige oplysninger: At enhver registrering dokumenteres ved bilag, og at disse bilag indeholder de oplysninger, der er nødvendige for at identificere registreringernes rigtighed At der forefindes et intakt transaktionsspor, således at alle registreringer (bilag) kan følges til regnskaber m.m. og omvendt, at sådanne regnskaber m.m. kan opløses i de registreringer, hvoraf disse er sammensat. Der er i Navision Stat et intakt transaktionsspor. Hermed forstås, at registreringerne i Navision Stat kan følges fra de oprindelige registreringer til saldi i måneds- og årsregnskaber. Det kan gøres ved hjælp af funktionen Naviger, der findes i modulerne Finans, Salg, Køb, Lager, Ressourcer, Sager og Anlæg. Endvidere er det muligt i kontoplanen under modulet Finans at opløse bevægelserne på de enkelte konti i enkeltposteringer. At alle økonomiske hændelser, der er af betydning for eller en konsekvens af institutionens aktiviteter, registreres At registreringen som udgangspunkt foretages, når leveringen har fundet sted 20. august 2013 Side 12 af 50

66 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks At registreringen af udgifter og indtægter m.v. foretages under hensyntagen til de regler, der er omtalt i bogføringsloven At registreringen foretages i overensstemmelse med den af Undervisningsministeriets fastlagte formålskontoplan med tilhørende vejledning At alle transaktioner registreres nøjagtigt og så vidt muligt i den rækkefølge, som transaktionerne er foretaget i Forud for registreringen føres kontrol med, at bilagene indeholder de oplysninger, der er nødvendige for registreringen. Disse oplysninger omfatter som minimum: Bogføringskreds og delregnskab (identifikation over for bevillingslovene) Bilagsidentifikation (nummerkontrol med samtlige bilag) Ved køb og salg - skal købers henholdsvis sælgers navn og adresse fremgå Ved køb og salg - leverancens eller ydelsens art, omfang og beløb, ved andre bilag - begrundelse for/formål med betalingen/overførslen/registreringen Dato (periodeangivelse) transaktionen vedrører (henføringsdato/måned) Dato for udstedelse af bilaget (bilagsdato) Beløb Kontering Intern godkendelse af hertil bemyndigede personer. Som led i den regnskabsmæssige registrering foretages endvidere løbende afstemning og kontrol med den foretagne registrering, herunder: Løbende afstemninger, kontroller og fejlrettelser af den regnskabsmæssige registrering samt afstemning med kontoudtog fra pengeinstitutter samt kontrol med udligning af interimskonti og mellemregningskonti Kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser, herunder afstemning med kontoudtog fra leverandører og tilgodehavender Kontrol med, at der foreligger udgiftsbilag, som er godkendt af hertil bemyndigede medarbejdere, at checks, girokort m.v. er udfyldt i overensstemmelse med udgiftsbilagene, samt at de anvendes i nummerorden. Som eksterne bilag anses bilag udstedt af andre end institutionen. Øvrige bilag anses som interne. Såfremt der for en aktivitet foreligger eksternt bilag, skal dette anvendes frem for et eventuelt internt bilag. Bilag, som vedrører ensartede økonomiske hændelser, kan registreres som en sumpostering, hvis det uden besvær kan klarlægges, hvilke hændelser der indgår i en sådan post. Momsafløftning foretages ved automatisk genererede registreringer. Den automatisk genererede momsafløftning foretages efter defineret kode i Navision Stat. Udgifter og indtægter hidrørende fra levering af varer og tjenesteydelser til eller fra institutionen registreres, når levering har fundet sted. 20. august 2013 Side 13 af 50

67 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks I tilfælde, hvor udgifter og indtægter ikke hidrører fra levering af varer og tjenesteydelser, foretages registreringen, så snart beløbet kan opgøres og senest på betalingstidspunktet. Projektindtægter mv., hvis retmæssige modtagelse forudsætter gennemførelse af en nærmere specificeret aktivitet, indtægtsføres i takt med udgiftsafholdelsen i denne aktivitet. Ud- og indbetalinger, der ikke straks kan henføres til en udgifts- og indtægtskonto, registreres på en beholdningskonto, indtil endelig registrering kan finde sted Kontoplan VUC Storstrøm anvender Statens Kontoplan som artskontoplan og Undervisningsministeriets Formålskontoplan som formålskontoplan. Arts- og formålskontoplan udmeldes til institutionerne via Moderniseringsstyrelsen DataUdvekslingsPunkt (ØDUP), som er et system til kommunikation mellem Moderniseringsstyrelsen og institutioner. Statens Kontoplan samt konteringsvejledning findes på Økonomistyrelsens hjemmeside: VUC Storstrøms interne artskontoplan er opbygget af kontonumre bestående af 6 cifre, hvoraf de første 4 svarer til den statslige kontoplan. Der konteres på: Delregnskab (obligatorisk) Artskonto (obligatorisk) Formål (obligatorisk) Ansvar (obligatorisk) Geografi (hvor det er relevant) Projekt (hvor det er relevant) Fag (hvor det er relevant) Medarbejdere med adgang til Navision Stat har mulighed for at foretage ændringer i den interne kontoplan, jf. bilag Opbevaring af regnskabsmateriale I Navision Stat opbevares den elektroniske del af institutionens regnskabsmateriale (transaktionsog stamdata) i Navision databasen, som forefindes på en server (på institutionen). Adgangskontrollen til serverrummet er beskrevet i institutionens sikkerhedsinstruks. Elektroniske regnskabsdata for tidligere år opbevares ligeledes i databasen, og slettes ikke. 20. august 2013 Side 14 af 50

68 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Det samlede materiale, der dokumenterer bogføringens udførelse og verificerer dens rigtighed og nøjagtighed, betragtes som regnskabsmateriale. Følgende materiale anses i den forbindelse som regnskabsmateriale: Registreringer, herunder transaktionssporet Bilag og anden dokumentation samt oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet Regnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger Instrukser, herunder beskrivelser af bogføringen, og aftaler om elektronisk dataudveksling Beskrivelser af systemer til at opbevare og fremfinde opbevaret regnskabsmateriale Årsregnskaber, Årsrapporter og Revisionsprotokollater. For så vidt angår beskrivelser af bogføringen, indgår heri beskrivelser af de i institutionen anvendte systemer, programmer og systemdokumentation m.v. Følgende generelle retningslinjer følges i forbindelse med opbevaring af institutionens regnskabsmateriale: At regnskabsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af vedkommende regnskabsår. Der forekommer dog særlige krav til opbevaring af regnskabsmateriale vedrørende blandt andet EU-projekter, hvilket skal iagttages. At regnskabsmaterialet opbevares på betryggende vis og på en måde, som muliggør en selvstændig fremfinding og udskrivning i klarskrift af det pågældende materiale, herunder transaktions- og kontrolsporet. Dette gælder også registreringer, der alene er overført elektronisk. Regnskabsmateriale, der ikke opbevares i klarskrift, kan, uden bearbejdning, fremkaldes som billeder af det originale materiale (med påtegning og godkendelser m.v.) samt have samme indhold og opbygning som det tilsvarende læsbare materiale. Ansvars- og kompetencefordelingen Administrations- og økonomichefen har ansvaret for, at opbevaring af regnskabsmateriale finder sted på betryggende vis og i overensstemmelse med det generelle regelsæt. Regnskabsassistenten vil kunne inddrages i det praktiske arbejde, herunder opbevaring og kassation af regnskabsmaterialet. 2.2 Forvaltning af udgifter Forvaltningen af udgifter omfatter dels disponering af udgifter dvs. indgåelse af forpligtelser m.v., der medfører eller kan medføre udgifter for organisationen, dels godkendelse af udgiftsbilag. Kreditorstamdata opbevares i Navision Stats kreditortabeller. Adgang til at læse, oprette, ændre og slette stamdata i Navision Stats kreditortabeller styres via brugerprofilerne i Navision Stat. De 20. august 2013 Side 15 af 50

69 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks fastlagte brugerprofiler giver alene mulighed for løsning af delopgaver, og modvirker således mod uautoriserede forsøg på oprettelse, ændring eller sletning Disponering af udgifter Disponering med bindende virkning for institutionen kan alene foretages af direktøren eller af de medarbejdere, som direktøren har bemyndiget hertil. Adgangen til at disponere udgifter følger nedenstående retningslinjer: Hvem kan disponere udgifter: Direktør Aktivitetsansvarlig: Uddannelses-og udviklingschef Adm.- og økonomichef Projektchef Funktionschef Afdelingsleder Ansvar omfatter: Generel bemyndigelse til at disponere med bindende virkning for institutionen. Bemyndigelse til at disponere indenfor egne aktiviteter Dispositioner rettet mod det uddannelsesmæssige område Dispositioner rettet mod det udviklingsmæssige område, herunder VUC Erhverv og efteruddannelse Dispositioner inden for administration og bygningsvedligeholdelse Dispositioner inden for projekter Dispositioner inden for IT, PR og salg. Dispositioner inden for det uddannelsesmæssige område og inden for egen afdeling. Følgende undtagelser gælder dog: Nye dispositioner over kr. forelægges direktøren til godkendelse inden iværksættelse. Dispositioner vedrørende køb af konsulentbistand el. lign forelægges direktøren til godkendelse. Dispositioner vedrørende optjening af over-/merarbejde forelægges strategisk ledelse til godkendelse. Udbetaling af over/merarbejde, hvor det kun er administrations- og økonomichefen, som kan godkende udbetalingen. Ovenstående oversigt ajourføres af administrations- og økonomichefen I bilag 4 indgår en oversigt over, hvilke medarbejdere der kan disponere med bindende virkning for institutionen. Af disponeringsområder skal fremhæves: Institutionens bestyrelse ansætter og afskediger direktør. Ansættelse og afskedigelse af institutionens øvrige ledelse samt fastansættelse og afskedigelse af øvrige medarbejdere foretages af direktøren eller af den medarbejder, som direktøren har bemyndiget hertil Aflønning sker i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og de respektive overenskomstområder. Personalemedarbejderen er ansvarlig for at kontrollere, at de omfattede bilagsoplysninger er korrekte ifølge personaleakter eller anden grunddokumentation 20. august 2013 Side 16 af 50

70 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Direktøren eller de medarbejdere, som direktøren har bemyndiget hertil, kan træffe beslutning om ydelse af varige vederlag og særlige ydelser efter gældende regler. Personalekonsulenten kontrollerer og afstemmer bilagene med foreliggende beslutninger om afholdelse af sådanne udgifter Direktøren eller de medarbejdere, som direktøren har bemyndiget hertil, kan disponere i forbindelse med iværksættelse af overarbejde/merarbejde og tjenesterejser. Personalekonsulenten kontrollerer og afstemmer bilagene på grundlag af attesterede underbilag, såsom timeregistreringer, ferielister, sygedagslister eller andre kontrolnoteringer Indgåelse af aftaler om køb af varer, materiel, tjenesteydelser og værdipapirer, der medfører eller kan medføre udgifter for institutionen foretages af direktøren eller af de medarbejdere, som direktøren har bemyndiget hertil. Aftalerne indgås i overensstemmelse med institutionens vedtægter og eventuelle bestemmelser i de respektive institutionslove. De disponeringsberettigede medarbejdere har ansvaret for at kontrollere bilagenes materielle og økonomiske indhold Direktøren eller de medarbejdere, som direktøren har bemyndiget hertil, kan afholde udgifter til repræsentation og møder. Bilagene skal være påført oplysning om anledning og deltagere Tilsagn om tjenesterejser kan gives af direktøren eller af de medarbejdere, som direktøren har bemyndiget hertil. Kassereren afstemmer bilag med oplysninger om udbetalte rejseforskud, afrejse- og ankomsttider, afholdte udgifter ifølge dokumentation samt oplysninger til brug ved fastsættelse af dagpengesats og eventuelle andre oplysninger, der har betydning for afregningen. Endvidere påses, at bilagene er underskrevet af de pågældende medarbejdere, samt at afregning finder sted inden for de fastsatte frister. Alle bilag forsynes med en attesteret godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til regnskabsmæssig registrering og betaling Direktøren eller de medarbejdere, som direktøren har bemyndiget hertil, kan træffe beslutning om indgåelse af kontrakter, herunder rammekontrakter med leverandører om indkøb (eksklusive huslejekontrakter) Køb og salg af bygninger og arealer samt indgåelse og opsigelse af huslejekontrakter varetages af bestyrelsen. Aftaler om større reparations- og vedligeholdelsesarbejder samt bygge- og anlægsarbejder skal besluttes og gennemføres strategisk ledelse Indkøb Der findes ingen egentlig indkøbsfunktion, men den enkelte afdeling indkøber inden for deres rammer. Ved indkøb over kr indhentes der tilbud og ved større indkøb benyttes SKI-aftalen Godkendelse af bilag (kreditorforvaltning) Godkendelse af eksterne bilag Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesterejser mv. dokumenteres i form af regninger, fakturaer osv. fra leverandørerne. 20. august 2013 Side 17 af 50

71 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Regninger fremsendes elektronisk til institutionen og godkendes i det af institutionen anvendte fakturahåndteringssystem: IM Soft. Forretningsgangen er følgende: Fakturaer modtages hos en af bogholderne i institutionen, der sikrer at leverandører er E- handelsklar inden faktura videreformidles til sagsbehandling og godkendelse af den relevante af de udpegede budgetgodkendere. Bogholderne påfører kontostreng, såfremt denne ikke medfølger fakturaen. Godkendelse af budgetgodkendere eller disses stedfortrædere, herunder sikring af, at den påførte kontostreng er relevant, samt at bilaget indeholder alle de nødvendige oplysninger, såvel materielle som økonomiske forhold. Bogføring og efterfølgende betaling. Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesteydelser m.v. dokumenteres i form af fakturaer m.v. (bilag) fra leverandørerne. Ved godkendelsen af bilagenes materielle og økonomiske indhold føres kontrol med: At de i bilagene nævnte leverancer/ tjenesteydelser er leveret At leverancer/tjenesteydelser svarer til de afgivne bestillinger, for så vidt angår mængde, kvalitet, pris og leveringsfrister At det fremgår af bilaget, såfremt der undtagelsesvist er anvendt en kopi som bilag At bilaget er efterregnet og konteret. Ved godkendelse tages stilling til, om konteringen er foretaget i overensstemmelse med den af Undervisningsministeriet fastlagte kontoplan med tilhørende vejledninger. Ved godkendelsen tages ligeledes stilling til, hvornår betaling senest skal finde sted. Kan der opnås kontantrabat, skal denne så vidt muligt udnyttes. Eventuelle kontantrabatter, der ikke er aftalt ved kontraktindgåelse, benyttes i det omfang, dette findes fordelagtigt. De kontrollerede bilag forsynes herefter med en dateret godkendelsespåtegning af hertil bemyndigede personer som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling. Godkendelse af interne bilag Enkelte udgifter dokumenteres ved internt udarbejdede bilag, opgørelser, beregninger mv. Bilag skal underskrives (evt. med initialer) og dateres af de medarbejdere, der har udfærdiget bilagene. Alle bilag forsynes med dateret godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling. Udgiftsbilag vedrørende ydelser til medarbejdere skal altid godkendes af en overordnet medarbejder, der har bemyndigelse hertil. Godkendelse af øvrige bilag foretages af de dispositionsberettigede medarbejdere eller deres stedfortræder. Direktørens egne bilag forudsættes ligeledes godkendt af en dertil bemyndiget medarbejder. 20. august 2013 Side 18 af 50

72 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Anvisning af udgiftsbilag generelt Den medarbejder, der foretager anvisning skal sikre sig, at udgiften er fyldestgørende dokumenteret. Ved anvisning af udgifter må der normalt ikke foretages rettelser i beløb eller andre betydende oplysninger i udbetalingsmaterialet. Eventuelle rettelser skal attesteres af den medarbejder, som forestår anvisningen. Ved anvisning skal man sikre sig, at det tydeligt fremgår, hvem udbetalingen er til, hvad der skal udbetales, og hvornår udbetalingen skal ske. Anvisning af bilag med beløb på mere end (5.000 kr.), kan ikke foretages af samme person, som har udført det tilrettelæggende arbejde (disponering/godkendelse). Anvisning af bilag med beløb under (5.000 kr.) kan foretages af samme person, som har udført det tilrettelæggende arbejde (disponering/godkendelse), dog skal i sådanne tilfælde originaldokumentationen medfølge bilaget. Ved anvisning af udgifter til udbetaling via kassefunktionen anvendes et udbetalingsbilag på hvilket beløbet skal være påført via Word, eller på tilsvarende måde som sikrer mod efterfølgende ændring. Der må ikke foretages rettelser i beløbsfeltet, eventuelle andre rettelser i udbetalingsformularen af indholdsmæssig karakter skal attesteres af de medarbejdere, som har udarbejdet udbetalingsordren. Udbetalingsbilaget skal være udfyldt efter gældende konteringsregler. Udbetaling skal så vidt muligt ske ved konto til konto overførsel. Efterregning og kontering af bilagene i overensstemmelse med den af Undervisningsministeriet fastlagte kontoplan med tilhørende vejledninger varetages af regnskabsassistenten. Kassebilag efterregnes af afdelingssekretæren/kassereren. Udgifter vedrørende ydelser til medarbejdere skal altid godkendes af direktøren eller af de medarbejdere, som direktøren har bemyndiget hertil. Direktøren kan godkende egne bilag. Dog forudsætter det, at der en eller flere gange om året udarbejdes en samlet opgørelse over direktørens bilag, som skal godkendes af den samlede bestyrelse eller formandskabet for bestyrelsen. En oversigt over disponeringsberettigede fordelt på funktionsbetegnelser er medtaget i bilag Periodeafgrænsning og generel periodisering af udgifter Udgifter hidrørende fra levering af varer og tjenesteydelser til institutionen registreres, når levering har fundet sted. I tilfælde, hvor udgifter ikke hidrører fra levering af varer og tjenesteydelser, sker registrering, så snart beløbet kan opgøres og senest på betalingstidspunktet. 20. august 2013 Side 19 af 50

73 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Inden afsluttende regnskabsaflæggelse foretages periodisering/registrering af udgifter vedrørende gammelt kalenderår, såfremt levering af en vare eller tjenesteydelse til institutionen har fundet sted, eller anden fordring eller tilgodehavende er opstået inden kalenderårets udløb. Såfremt størrelsen af et betydeligt krav mod institutionen ikke kan opgøres endeligt inden afsluttende regnskabsaflæggelse, foretages registreringen på en udgiftskonto i regnskabet for det pågældende kalenderår på grundlag af et skøn, hvorefter korrektion af beløbet foretages i det kalenderår, hvor kravet kan opgøres endeligt. Udbetalinger, der ikke straks kan henføres til en udgiftskonto, registreres på en beholdningskonto, indtil endelig registrering kan finde sted Lønbogholderi Lønbogholderiet udgør et selvstændigt ansvarsområde. Instruksen indeholder dels en beskrivelse af de lønadministrative opgaver, dels en beskrivelse af, hvilke kompetencer opgavevaretagelsen forudsætter. Lønadministrative opgaver: Ansættelser Lønændringer Fravær Udbetaling Fratrædelse Økonomistyring/ledelsesinformation Øvrige lønopgaver Associerede opgaver De lønadministrative opgaver udføres af lønkonsulent. Ansvars- og kompetencefordelingen Personalekonsulenten fungerer som lønbogholder, og har ansvar for indtastning af grunddata for institutionens medarbejdere (som eksempelvis lønydelser og registrering af fravær). Opgaver for lønkonsulent Ændring i stamdata: Personalekonsulenten (i dennes fravær stedfortræderen) indberetter oprettelser/ændringer i personaleregistret på grundlag af ansættelsesbrev m.v. Før lønkørsel: 20. august 2013 Side 20 af 50

74 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Lønkonsulenten har ansvaret for indrapportering af lønoplysninger samt fejlrettelser, kontrol og afstemning. Lønkonsulenten kontrollerer, at indrapportering finder sted i overensstemmelse med attesterede timeregistreringer, fagfordelinger, særydelser eller honoraropgørelser, og at disse er i overensstemmelse med gældende overenskomster m.v. Lønkonsulenten har ligeledes ansvaret for indrapportering, rettelser, forespørgsler og fraværsregistrering. Efter lønkørsel: Afstemninger, fejlrettelser, kontroller m.v. af den udbetalte løn foretages af lønkonsulenten. Adgang til KMD Da institutionen løser lønadministrationen selv, indtaster lønmedarbejderen grunddata direkte i KMDs lønsystem. Løntallene fra KMD importeres månedligt i Navision og afstemmes. Adgangen til KMD etableres ved angivelse af usere og passwords i overensstemmelse med forskrifter. En oversigt over usere med adgange er medtaget i bilag 8. Direktøren er ansvarlig for tildeling af usere. Lønkonsulenten (og dennes stedfortræder) har hver deres user med tilhørende password. Administrations- og økonomichefen har eget user med tilhørende password. Den enkelte bruger har ansvaret for, at andre ikke bliver bekendt med brugerens password. 2.3 Forvaltning af indtægter Institutionens forvaltning af indtægter omfatter disponering, regningsudskrivning, godkendelse af indtægtsbilag samt debitorforvaltning Oversigt over indtægter og gebyrer VUC Storstrøms vigtigste indtægtsarter er: Tilskud fra staten i henhold til tilskudsbekendtgørelsen Deltagerbetaling Indtægtsdækket virksomhed Indtægter fra automater Projekter Renteindtægter Kantinedrift Andre mindre indtægtsområder 20. august 2013 Side 21 af 50

75 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Ved varetagelse af institutionens debitorforvaltning iagttages, at forhold, der påregnes at medføre debitorindbetalinger, dokumenteres så tidligt som muligt og rapporteres hurtigst muligt til økonomifunktionen. Den overordnede beløbsmæssige fordeling af indtægter på indtægtsarter er følgende: Det væsentligste indtægtsgrundlag er de undervisningsmæssige tilskud fra staten. Institutionen opkræver ingen afgifter og gebyrer. Institutionens fastsættelse af priser og takster for indtægtsdækket virksomhed mv. er som udgangspunkt beregnet i overensstemmelse med reglerne i Finansministeriets budgetvejledning. Fastsættelse af takster og priser, der ikke er fastsat ud fra love og bestemmelser, dækker de faktiske udgifter samt dækningsbidrag. Institutionens takster og priser fastlægges ud fra følgende retningslinjer: VUC Storstrøms samlede takst- og priskatalog Disponering af indtægter Indtægtsdisponeringen sker i overensstemmelse med de materielle og beløbsmæssige forudsætninger, hvorunder tilskud er givet. Ved disponering forstås indgåelse af aftaler mv., der medfører eller kan medføre indtægter for institutionen, eller for områder, som institutionen administrerer. Disponering, dvs. indgåelse af aftaler, der medfører eller kan medføre indtægter for institutionen, foretages af direktøren eller af de medarbejdere, som direktøren har bemyndiget hertil Godkendelse af indtægtsbilag og udskrivning af regninger Enhver indtægt dokumenteres ved et indtægtsbilag enten i form af en faktura udarbejdet i institutionen eller i form af en indtægtsanvisning til institutionen. Før bilagene kan videregives til regnskabsmæssig registrering, kontrolleres det økonomiske og materielle indhold af bilagene. Det kontrolleres, at grundlaget for indtægten er korrekt, og at de fastlagte arbejdsgange og procedurer er fulgt, samt at bilaget er korrekt. Selve kontrolfunktionen omfatter endvidere en kontrol med, at alle tilgodehavender faktureres. Kontrollen med bilagene varetages af en anden medarbejder end den, som forestår faktureringen. De kontrollerede bilag forsynes med en attesteret godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til regnskabsmæssig registrering og opkrævning. Udarbejdelse af regninger Fremskaffelse af grundlaget for udskrivning af regninger/opkrævninger og regningsudskrivningen påhviler den forretningsansvarlige som en del af sagsbehandlingen, og udføres som hovedregel ved anvendelse af IT opkrævningssystemer for det pågældende område. I de pågældende systemer er indbygget de nødvendige maskinelle kontroller. På grundlag af disse registreringer udskrives 20. august 2013 Side 22 af 50

76 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks automatisk opkrævninger fra systemerne. Samtidig dannes posteringsgrundlag for den regnskabsmæssige registrering. Posteringer foretages enten direkte i regnskabssystemet, eller der udskrives posteringsordrer til godkendelse. Godkendelse af indtægtsbilag Alle indtægter skal kunne dokumenteres. Dokumentation skal medfølge posteringsordren, eller det skal af ordren fremgå, hvor dokumentation beror. Godkendelse af indtægtsbilag, der modtages fra eksterne samarbejdsparter, omfatter kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold. Efterregning og kontering af bilag foretages af de respektive områder. Godkendelse af manuelt udskrevne opkrævninger mv. omfatter en kontrol med, at der udskrives opkrævninger for alle tilgodehavender, samt at konteringen er i overensstemmelse med gældende kontoplaner. Kontrollen udføres af det enkelte kontor og må ikke varetages af medarbejdere, der har foretaget udskrivning af opkrævningen. Tilskud Godkendelse og kontrol af modtagne tilskud, herunder kontrol med tilskudsopgørelsernes/indtægtsbilagenes materielle og økonomiske indhold samt efterregning og kontering heraf, varetages af en hertil bemyndiget medarbejder. Deltagerbetalinger og indtægtsdækket virksomhed Opkrævning af deltagerbetaling varetages af en bemyndiget medarbejder. Godkendelse af de udskrevne fakturaer, herunder kontrol med, at der udskrives fakturaer for alle tilgodehavender samt efterregning af bilagene, varetages af en anden bemyndiget medarbejder. Opkrævning af betaling for indtægtsdækket virksomhed varetages af en bemyndiget medarbejder. Godkendelse af de udskrevne fakturaer, herunder kontrol med, at der udskrives fakturaer for alle tilgodehavender samt efterregning af bilagene, varetages af en anden bemyndiget medarbejder. Udskrivning af fakturaer m.v. samt godkendelse af udskrevne fakturaer og godkendelse af indtægtsbilag, der modtages udefra Regnskabsassistenten har ansvaret og bemyndigelsen for udskrivning af fakturaer. Godkendelse af udskrevne fakturaer og godkendelse af indtægtsbilag, der modtages udefra, er forbeholdt medarbejdere, der ikke har foretaget udskrivning af fakturaer. Godkendelsen omfatter kontrol med, at der udskrives fakturaer for alle tilgodehavender, og at efterregning og kontering af bilagene foretages. Godkendelse af indtægtsbilag, der modtages udefra, omfatter kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold samt efterregning og kontering af bilagene. Øvrige indtægtsområder 20. august 2013 Side 23 af 50

77 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Tømning af automater samt optælling foretages af pedel og afdelingssekretær i forening, og beløbet afleveres sammen med en underskrevet opgørelse over dets størrelse til kassereren. Kontrol med og opkrævning af betaling for udleje af lokaler varetages af regnskabsassistenten. Kontrol med og opkrævning af betaling for øvrige ydelser varetages af regnskabsassistenten. Godkendelse, efterregning og kontering af institutionens renteindtægter varetages af regnskabsassistenten Debitorforvaltning Debitorstamdata opbevares i Navision Stats debitortabeller. Adgang til at læse, oprette, ændre og slette stamdata i Navision Stats debitortabeller styres via brugerprofilerne i Navision Stat. Kreditgivningspolitik Institutionen yder normalt ikke kredit på solgte materialer eller ydelser. I særlige tilfælde af salg på kredit udvises særlig omhyggelighed, og salg foretages alene til købere, som er institutionen bekendt, eller efter en forudgående vurdering af købers kreditværdighed. Dokumentation af salg på kredit udfærdiges i form af følgesedler, salgsfakturaer, erstatningsdokumenter, kopier af breve m.v. Eventuel udlevering af varer, dokumenter m.v. på kredit foretages alene mod kvittering. Betalingsfrist er normalt straks og senest løbende måned. Under særlige forhold kan der afviges fra standardfristen. Beløbet opkræves gennem udsendelse af faktura bilagt indbetalingskort eller kontooplysninger Betalingsterminer fastsættes af institutionen på fakturaer, kontrakter, aftaler m.v. Kredit kan ikke ydes på de områder, hvor tildeling af tilskud helt eller delvist forudsætter deltagerbetaling m.v. Retningslinjer for restante fordringer Såfremt institutionen bliver opmærksom på, at debitor har standset sine betalinger, anmeldes fordringen over for skifteretten. Såfremt debitor ikke indbetaler det skyldige beløb rettidigt, iværksættes en rykkerprocedure. Indbetales det skyldige beløb ikke i forbindelse med rykkerproceduren, anses fordringen for at være i restance. Fordringen overdrages til SKAT og afskrives. Vejledning i overgivelse af restante fordringer til SKAT fremgår af bilag 5. Ved afskrevne fordringer indhentes med passende mellemrum og inden forældelsesfristens udløb oplysninger om debitors økonomi med henblik på eventuel genoptagelse af inddrivelsen. Dette gælder dog ikke, såfremt fordringen afskrives som følge af konkurs, tvangsakkord eller lignende, 20. august 2013 Side 24 af 50

78 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks eller hvis det må anses for åbenbart formålsløst og forbundet med uforholdsmæssige store omkostninger. Iværksættelse af rykkerprocedure ved forsinket betaling Direktøren har ansvaret for institutionens fastlæggelse af rykkerprocedure. Institutionen iværksætter rykkerprocedure efter følgende retningslinjer. Ved konstatering af manglende betaling med max. 14 dage udsendes et første rykkerbrev. Ved fortsat manglende betaling 14 dage senere, forsøges telefonisk kontakt til skyldneren. Ved fortsat manglende betaling udsendes 2. rykkerbrev. Efter yderligere 14 dage sendes tilgodehavendet til inkasso. Ansvaret for iværksættelse og opfølgning af rykkerprocedurer ved forsinket betaling påhviler regnskabsassistenten. Behandling af restante fordringer samt nedskrivning af fordringer Direktøren har ansvaret for behandling af sager vedrørende restante fordringer. Af- og nedskrivning af væsentlige tilgodehavender kan alene foretages efter direktørens eller administrations- og økonomichefens godkendelse. Mindre tilgodehavender kan af- og nedskrives af en dertil bemyndiget medarbejder Periodeafgrænsning og generel periodisering af indtægter Indtægter hidrørende fra levering af varer og tjenesteydelser fra institutionen registreres, når levering har fundet sted. I tilfælde, hvor indtægter ikke hidrører fra levering af varer og tjenesteydelser, sker registrering, så snart beløbet kan opgøres og senest på betalingstidspunktet. Inden afsluttende regnskabsaflæggelse foretages periodisering/registrering af indtægter vedrørende gammelt kalenderår, såfremt levering af en vare eller tjenesteydelse fra institutionen har fundet sted, eller anden fordring eller tilgodehavende er opstået inden kalenderårets udløb. Indbetalinger, der ikke straks kan henføres til en indtægtskonto, registreres på en beholdningskonto, indtil endelig registrering kan finde sted. 2.4 Forvaltning af anlægsaktiver Institutionen anvender Anlægsmodulet i Navision Stat i forbindelse med forvaltning af anlægsaktiver, og arbejdsopgaven og ansvarsforhold beskrives i det følgende. Institutionen registrerer anlægsaktiver i overensstemmelse med de retningslinjer, der er fastsat af Undervisningsministeriet. Ansvaret for registreringer vedrørende anlægsaktiver (udstyr og inventar) er fordelt som følger: 20. august 2013 Side 25 af 50

79 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Godkendelse af anskaffelser foretages af direktøren Godkendelse af salg/kassation foretages af administrations- og økonomichefen Vurdering og fastlæggelse af levetider og heraf følgende indplacering i levetidsgrupper samt kontering foretages af administrations- og økonomichefen Ansvaret for periodisk stikprøvekontrol med den fysiske tilstedeværelse af aktiver varetages af administrations- og økonomichefen Værdifastsættelse Aktiver og forpligtelser skal værdifastsættes ud fra kostprisprincippet. For et aktiv er kostprisen det beløb, der er ydet som vederlagt for aktivet. Kostprisen for en forpligtelse er det beløb, der er modtaget som vederlag for forpligtelsen Værdiregulering af aktiver VUC Storstrøm foretager værdiregulering af aktiver i henhold til Statens regnskabsregler Aktivering af nyanskaffelser Anskaffelser over kr aktiveres og bestyrelsen har besluttet ikke at bruge bunkningsprincippet Aktivering af udviklingsprojekter VUC Storstrøm har ingen udviklingsprojekter for egen regning. 2.5 Forvaltning af omsætningsaktiver Varebeholdninger Der føres kvantitative fortegnelser over institutionens beholdninger af undervisningsmaterialer og kontorartikler m.v., der er anskaffet med henblik på videresalg eller institutionens eget løbende forbrug. Der føres dog ikke fortegnelse over beholdninger af helt uvæsentlig betydning. Varebeholdningerne overstiger ikke, hvad der anses for nødvendigt, under hensyntagen til institutionens uforstyrrede virksomhed samt til en forsvarlig indkøbs- og lagerøkonomi. Kvantitative fortegnelser over varebeholdningerne. Fortegnelser indeholder oplysninger om varernes pris, art, fabrikat/mærke, placering, til- og afgang (herunder kassation), beholdningernes størrelse samt andre oplysninger, der er relevante for kontrollen med beholdningernes tilstedeværelse og for forvaltningen af beholdningerne i øvrigt. 20. august 2013 Side 26 af 50

80 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Registreringen af tilgang og afgang fra lager sker løbende. Den løbende registrering af afgang kan dog i hensigtsmæssigt omfang erstattes af en periodisk opgørelse af vareforbruget ved optælling af beholdningerne. Registreringen baseres så vidt muligt på godkendte grundbilag såsom købsfakturaer og udleverings- /salgsbilag eller genparter af sidstnævnte. Optælling og afstemning m.v. af varebeholdninger Ved årets udgang og i øvrigt efter behov foretages optælling af de faktiske lagerbeholdninger og afstemning af disse optællinger med de kvantitative fortegnelser. I forbindelse hermed foretages kassation/nedskrivning af beholdningerne, for så vidt angår ukurante varer, dvs. varer, der lider af fysiske mangler. Endvidere foretages nedskrivning (opskrivning) af beholdningerne som følge af differencer mellem de registrerede varemængder og de faktiske beholdninger. Væsentlige op- og nedskrivninger af værdien skal godkendes af direktøren og skal fremgå af institutionens regnskab. Ansvars- og kompetencefordelingen Den løbende forvaltning samt udarbejdelse af kvantitative fortegnelser over institutionens varebeholdninger varetages af en række medarbejdere på tværs af organisationen. I det følgende redegøres for ansvarsfordelingen i forhold til følgende opgaveområder: Ansvaret for den fysiske, løbende forvaltning af beholdningerne påhviler de disponeringsberettigede Institutionen fører periodisk, dog senest ved årets udgang, en fortegnelse over de faktiske beholdninger. Fortegnelsen udarbejdes af de disponeringsberettigede Institutionen foretager en periodisk kontrol med beholdningernes tilstedeværelse og størrelse, herunder optælling af beholdningerne samt kassation, nedskrivning m.v. af varer. Kontrollen varetages af to medarbejdere under administrations- og økonomichefen, hvoraf den ene ikke er beskæftiget med lagerforvaltningen eller har ansvar for beholdningernes anvendelse Institutionen følger en godkendelsesprocedure af bilag vedrørende kassation, nedskrivning og eventuel opskrivning af varer samt bilag vedrørende differencer mellem de registrerede varemængder og de faktiske beholdninger. Opgaven varetages af direktøren eller af en medarbejder, som denne har bemyndiget hertil. Medarbejdere, som er beskæftiget i lagerforvaltningen er ikke bemyndiget til at kontrollere bilag vedrørende kassation eller opog nedskrivning af varelageret. Konstaterede differencer mellem de registrerede 20. august 2013 Side 27 af 50

81 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks varemængder og de faktiske beholdninger skal godkendes af administrations- og økonomichefen eller af en hertil bemyndiget medarbejder Udlån VUC Storstrøm yder ikke lån. 2.6 Forvaltning af passiver Ved passiver forstås summen af egenkapital og indgåede forpligtelser. Egenkapitalen udgør forskellen mellem aktiver og forpligtelser. Forpligtelser er kort- eller langfristede gældsforpligtelser eller hensatte forpligtelser (hensættelser) Egenkapital og videreførelser Egenkapitalen er forskellen mellem VUC Storstrøms aktiver og forpligtelser. Egenkapitalen for VUC Storstrøm omfatter de akkumulerede overskud siden overgangen til selveje. Bevægelserne i egenkapitalen vil for VUC Storstrøms vedkommende begrænse sig til ændringer i videreførelserne Kort- og langsigtet gæld Langfristet gæld er forpligtelser, som er kendt med hensyn til beløb og betalingstidspunkt, og som først forfalder efter mere end 1 år. Kortfristet gæld, at den del af gælden som forfalder inden for 1 år. 2.7 Betalingsforretninger Institutionens betalingsfunktion varetages som et selvstændigt funktionsområde i forhold til institutionens regnskabsmæssige registreringsfunktion. Medarbejdere, der varetager betalingsfunktioner, må således ikke samtidig foretage regnskabsmæssig registrering. StatensKoncernBetaling (SKB) anvendes som betalingssystem i forbindelse med betaling af kreditorer, herunder lønkreditorer. Institutionens betalingsforretninger afvikles som hovedregel ved anvendelse af elektroniske overførsler mellem pengeinstitutterne, således at kontante betalinger eller betaling med betalingskort begrænses til situationer, hvor det ikke er muligt eller hensigtsmæssigt at foretage betalingen som en elektronisk overførsel Forvaltning af likviditetsordningen SKB-konto med Danske Bank, hvor konti indgår i Koncern Cash Pool: 20. august 2013 Side 28 af 50

82 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks SKB: Reg. nr konto (FF3) SKB: Reg.nr konto (FF3-ind) NEM-konto SKB: Reg.nr konto (FF3-ind) SKB: Reg.nr konto (FF3-indsp) SKB: Reg.nr konto (FF3-kub) SKB: Reg.nr konto (FF3-løn) SKB: Reg.nr konto (FF3-udb) SKB: Reg.nr konto SKB: Reg.nr konto (Dankort/visa) SKB: Reg.nr konto (Mastercard) Institutionens betalingsforretninger foregår dels via Navision Stat, dels via institutionens kontante beholdninger samt via betalingskort. Danske Bank Business Online anvendes til betalinger, som ikke kan foretages via Navision Stat af tekniske årsager. Betalingerne kan vedrøre lønforhold og øvrige kreditorforhold, som ikke er genereret via Navision Stat. Institutionen modtager tilskud fra Undervisningsministeriet. Tilskuddene overføres fra Undervisningsministeriet til institutionens Nemkonto, hvor de overførte beløb indgår til finansiering af institutionens betalingsforretninger. Det er muligt at afvikle selve betalingen via automatisk overførsel til DB via NKS systemet. Institutionen er som udgangspunkt opsat til at anvende den automatiske overførsel til DB via NKS. Institutionens betalinger af kreditorer afvikles (som hovedregel) via Navision Stat, hvor betalingsafviklingen finder sted. I Navision Stat udvælger bogholderen kreditorposter til betaling. Efter kontrol og godkendelse, udskrives kontrolliste, der sammen med grundbilagene kontrolleres af kassereren, som derefter kan foretage 2. godkendelse af betalingerne. Elektroniske fakturaer lægges til betaling umiddelbart efter godkendelse. Udbetalingsposterne overføres nu automatisk til NKS systemet og derfra videre til endelig betaling via SKB, fra institutionens udbetalingskonto. Fremgangsmåden er nærmere beskrevet i Økonomistyrelsens generelle beskrivelse af Navision Stat. Det sikres, at der rettidigt og til enhver tid er tilstrækkelig dækning på institutionens konto til dækning af kreditorudbetalinger. Ved indbetalinger i Navision Stat modtager kassereren kontoudtog fra Danske Bank, Nordea og Nykredit. Bogholderen bogfører derefter indbetalingerne på de relevante likvide konti. Kassereren stemmer de likvide konti af, og bogholderen bogfører en evt. difference. Ud- og indbetalinger foregår fortrinsvis via Danske Bank. Kontoudskrifter importeres ugentligt i Navision og afstemmes. Adgangen til betalingssystemet (DBO) reguleres af en aftale mellem institutionen og Danske Bank. For hver konto udpeges en kontoejer, som tildeler rettigheder til bogholder og kasserer. Adgangen 20. august 2013 Side 29 af 50

83 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks til systemet er beskyttet af et password/diskette med sikkerhedsfiler, der er genereret af Girobank og knytter sig til en konkret arbejdsplads. Adgangskontrollen er nærmere beskrevet i institutionens sikkerhedsinstruks. Alle relevante brugere af NKS har fået tildelt de rolleprofiler, som de har brug for i NKS. I forbindelse med tilslutning til NKS er der udfyldt en tilslutningsaftale til NKS. De forskellige rolleprofiler er beskrevet på Afvikling af betalinger via betalingssystemet Betalingssystemet forudsætter involvering af mindst to medarbejdere, således at det sikres, at funktionerne vedrørende registrering og betaling holdes adskilt. Den medarbejder, som varetager registreringsfunktionen, kan ikke samtidig varetage betalingsfunktionen bortset fra afsendelse af betalinger til banken. Institutionens udbetalingsmaksima af likvide midler er fastsat til: kr kr. pr. dag. Ved behov for større udbetalinger pr. dag kan dette gennemføres ved tilladelse hertil mod behørig skriftlige underskrifter, givet fra gang til gang af Danske Bank. Dog gælder denne begrænsning ikke for lønudbetalingerne. Ansvars- og kompetencefordelingen I Navision Stat er oprettet en regnskabsmedarbejderprofil, som har både kassererrettigheder og bogholderrettigheder. En medarbejder med regnskabsmedarbejderprofil kan foretage registreringer i kassererkladden og også bogføre den. Dog kræves det, at funktionsadskillelsen opretholdes i arbejdsgangen. Regnskabsmedarbejderen må således ikke varetage begge arbejdsgange for hver enkel udbetalingskladde. I Navision Stats log kan det spores, hvem der klarmelder og hvem der godkender et bilag. Institutionens betalingsforretninger varetages af to medarbejdere med regnskabsmedarbejderprofil eller af to medarbejdere, hvoraf den ene har regnskabsmedarbejderprofil og den anden er oprettet som kasserer eller af to medarbejdere, hvoraf den ene er oprettet som kasserer og den anden som bogholder. 20. august 2013 Side 30 af 50

84 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks I det følgende er ansvarsfordelingen illustreret: Bankudbetaling via udbetalingskladden Regnskabsmedarbejder 1 (Kasserer) (Kasserer) Bogholder Bogholder 1-1- Sekretær Sekretær Laver udbetalingsforslag Udbetalingsposter udsøges Udskriver specifikationsliste og Check original dokument Kontrol af betalingsoplysninger 1. godkendelse af betalingsoverigt Regnskabsmedarbejder 2 (Bogholder) Bogholder Bogholder Økonomichef Rektor Rektor Modtager papirfakturaer og rapport udskifter Nej Bilag sendes tilbage med oplysning om fejlen Kontrol af betalingsoplysninger Kontrol OK? Ja 2. godkendelse af betalingsoversigt Nem Nem Konto Konto System System NKS NKS / / Jyske Jyske Netbank Netbank Erhverv Erhverv JNE JNE Betalingsposter sendes via NKS til JNE Kasseudbetaling via kassererkladden Regnskabsmedarbejder 1 (Kasserer) (Kasserer) Bogholder Bogholder 1-1- Sekretær Sekretær Bilag godkendes Kassebilag registreres Afstemning i forhold til beholdning Klarmelding af kladde Godkender Godkender Disponent Disponent Bilag godkendes Regnskabsmedarbejder 2 (Bogholder) Bogholder Bogholder Økonomichef Rektor Rektor Nej - så fejretters der Modtagelse og kontrol af bilag Kontrol OK? Ja Bogføring Forvaltning af likviditetskonti udenfor likviditetsordningen Øvrige pengeinstitutkonti: Nordea, Faxe Afdeling: Reg.nr konto Danske Bank (ErhvervsGiro): Reg.nr konto Nykredit: Reg.nr konto Nykredit aftalemarked Kasseren foretager månedlig afstemning af likvide konti. 20. august 2013 Side 31 af 50

85 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Kontantkasse Likvide beholdninger i de 7 lokale kasser kan tilsammen maksimalt udgøre kr i kontanter. Institutionens kontante kassebeholdning anbringes efter kontortid i pengeskabet. I pengeskabet opbevares tillige institutionens beholdning af uforbrugte checks m.v. Hovedkassen er på adressen: Bispegade 5., 4800 Nykøbing F. Retningslinier og arbejdsgange i forbindelse med afvikling af betalinger via institutionens kasse fremgår af bilag Betalingskort Institutionen kan udstede betalingskort til medarbejdere som regelmæssigt foretager mindre indkøb og betalinger, som ikke hensigtsmæssigt kan afvikles via institutionens centrale betalingssystemer. I forbindelse med udstedelsen af betalingskort udfærdiges en bemyndigelseserklæring, der nærmere angiver hvad betalingskortet må anvendes til. Bemyndigelseserklæringen underskrives af medarbejderen og institutionen. Betalingskort skal anvendes i overensstemmelse med Finansministeriets cirkulære af 26. november 2004 samt Finansministeriets Vejledning af 26. november 2004 om anvendelse af betalingskort. Anvendelse af betalingskort f.eks. til betaling ved indkøb via Internettet kan foretages under forudsætning af, at købet sker i overensstemmelse med de forudsætninger, der gælder for indkøbsfunktionen, herunder at tilsendte fakturaer godkendes af en dispositionsberettiget, inden betalingen foretages. Der er udstedt betalingskort til 2 medarbejder i institutionen, jf. bilag Regnskabsaflæggelse Institutionens årsregnskab udarbejdes under hensyntagen til, at alle tilgodehavender og skyldige beløb m.v. er registreret i regnskabet, således at dette giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det pågældende kalenderår samt aktiver og passiver ved kalenderårets udløb. Som led i den løbende kontrol og endelige godkendelse af årsregnskabet foretages blandt andet følgende: Kontrol af, at de registrerede tilskud er i overensstemmelse med modtagne tilskud, samt at disse tilskud er i overensstemmelse med den indberettede aktivitet og gældende takster Det vurderes, om forbruget forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den pågældende periode 20. august 2013 Side 32 af 50

86 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Kontrol med, at de fastlagte periodiseringsregler og tilsvarende efterfølgende periodeafslutning/spærring af afsluttede regnskabsperioder er overholdt Godkendelse af de kvartalvise regnskaber De kvartalvise regnskaber godkendes af strategisk ledelse Godkendelse af det årlige regnskab Institutionens officielle regnskabsaflæggelse omfatter årsrapporten. Herudover udarbejder institutionen interne regnskaber efter behov. VUC Storstrøms årsrapport revideres af den af bestyrelsen valgte statsautoriserede revisor. Institutionens årsrapport revideres ligeledes af Rigsrevisionen. Følgende generelle retningslinjer følges: Årsrapporten aflægges med udgangspunkt i den pågældende instruks herom samt bogføringsloven Årsrapporten skal underskrives af den samlede bestyrelse og direktøren og påtegnes af institutionens revisor Den af bestyrelsen godkendte og reviderede årsrapport sendes sammen med institutionens revisionsprotokollat og eventuelle bemærkninger hertil fra bestyrelsen til Undervisningsministeriet og Rigsrevisionen. I forbindelse med godkendelse af årsrapporten føres tilsyn med, om forbruget af aktiver og passiver er opgjort korrekt og regnskabsmæssigt afstemt, herunder om forbruget forekommer korrekt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode, og om aktiver og passiver har en rimelig størrelse og forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode. Det påses endvidere, at alle tilgodehavender og skyldige beløb m.v. er registreret i regnskabet, således at dette giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det pågældende kalenderår samt af aktiver og passiver ved kalenderårets udløb. Kontrol og afstemninger Institutionen gennemfører løbende følgende kontroller og afstemninger i forbindelse med regnskabsaflæggelse: Overordnet regnskabskontrol for institutionen Styring af debitorer og kreditorer Omposteringer af kursdifferencer Momsafregning 20. august 2013 Side 33 af 50

87 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Kritisk gennemgang af beholdningskonti Vurdering af de likvide beholdningers størrelse samt afstemning heraf Iværksættelse af rykkerprocedurer Afstemning og afregning i forhold til udlagte forskudskasser Styring af anlægsaktiver Korrekt periodisering. Administrations- og økonomichefen er ansvarlig for kontrol og afstemning af årsrapporten, interne regnskaber samt løbende regnskabsrapportering. Interne regnskaber Direktøren og administrations- og økonomichefen har ansvaret for eventuel udarbejdelse, kontrol og godkendelse af institutionens interne regnskaber. 2.9 Øvrige regnskabsopgaver Kontrol af værdipost Som led i poståbningen skal der gennemføres en særskilt kontrol med og registrering af værdipost, dvs. checks, giroanvisninger, værdipapirer, gældsbeviser, anbefalede breve m.v. Værdiposten forsynes med modtagelsesstempel og registreres herefter på forud nummererede blanketter med oplysning om ankomstdato, værdiens art og afsender. På blanketterne skal der være afsat plads til anførelse af kvitteringspåtegning. Ansvars- og kompetencefordelingen Ansvaret for de specielle kontrolforanstaltninger til sikring af værdipost påhviler følgende medarbejdere: Poståbning, udtagning og registrering samt intern fordeling af værdipost varetages i forening af to administrative medarbejdere, der fungerer under administrations- og økonomichefen Indkomne checks, postgiroanvisninger m.v. indgår straks i institutionens kasse mod kvittering fra kassereren Kassereren (eller bogholderen ved manuel kasserapport) registrerer de modtagne værdier i institutionens regnskab Administrations- og økonomichefen har ansvaret for, at alle modtagne værdier bliver korrekt registreret i institutionens regnskab. Kopien af blanketterne med oplysning om ankomstdato, værdiens art og afsender opbevares af regnskabsassistenten med henblik på dennes kontrol af den regnskabsmæssige registrering af de modtagne værdier. 20. august 2013 Side 34 af 50

88 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Legatforvaltning VUC Storstrøm forvalter ikke legater Forvaltning af ikke statslige aktiver VUC Storstrøm forvalter ikke ikke-statslige aktiver Værdipapirer Institutionen fører fortegnelser over sine eventuelle beholdninger af værdipapirer. Fortegnelserne indeholder oplysninger om værdipapirernes art, anskaffelsestidspunkter, værdipapirernes nominelle værdi, anskaffelsesværdi og eventuelle senere ændringer af værdiansættelsen. Af fortegnelserne fremgår, om værdipapirerne er udstedt gennem Værdipapircentralen eller anbragt i depot i et pengeinstitut eller på anden måde. Fortegnelserne ajourføres løbende. Af værdipapirer må følgende anskaffes: Obligationer (også fra EØS lande, hvis sikkerhed er OK) Bankaktier i forretningspengeinstitut Andelsbeviser (med begrænset hæftelse) i forsyningsvirksomheder Ansvars- og kompetencefordelingen Institutionens føring af fortegnelser over værdipapirbeholdningen varetages af administrations- og økonomichefen. Institutionens afstemning af beholdningen med kontoudtog fra Værdipapircentralen, pengeinstitutter m.fl. og med registreringen på beholdningskontiene i regnskabet varetages af regnskabsassistenten. Denne opgave varetages ikke af medarbejdere, der har ansvaret for køb/salg af værdipapirer. 20. august 2013 Side 35 af 50

89 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks 3 IT-anvendelse 3.1 Generelt om IT-anvendelsen VUC Storstrøm anvender Navision Stat til økonomistyring. Betalinger afvikles gennem Danske Netbank Erhverv (SKB). KMD anvendes til beregning og anvisning af løn til institutionernes ansatte. Institutionen har anvendt Navision Stat siden d. 1. januar LUDUS NG og LUDUS Web anvendes til styring af kursistaktivitet. VUC Storstrøm anvender IM Soft til fakturahåndtering. Der er indgået aftale mellem institutionen og Danske Bank om anvendelse af Danske Banks office banking-system jf. bilag 7. Der henvises til Økonomistyrelsens generelle beskrivelse af Navision Stat for en nærmere beskrivelse af opbygningen af Navision Stat, herunder en beskrivelse af de enkelte moduler, der indgår i Navision Stat. 3.2 Specifikt om anvendelsen af de af Økonomistyrelsen administrerede centrale økonomi-, løn- og betalingssystemer. VUC Storstrøms Navision System opkobles til følgende edb-systemer: Statens Koncernsystem Statens Koncernbanksystem KMD Danske Bank s betalingssystemer Indbetalingskonto/Nemkonto Elektronisk fakturering - IM Soft Proceduren for overførsel af data mellem VUC Storstrøms Navision-system og ovenstående systemer findes nærmere beskrevet i Økonomistyrelsens generelle beskrivelse af Navision Stat. VUC Storstrøms medarbejdere der har adgang til systemerne fremgår af bilag Specifikt om anvendelsen af Navision Stat Navision Stat hostes hos KD og der henvises til Moderniseringsstyrelsen. 3.4 Specifikt om anvendelsen af IT-driftcenterløsninger VUC Storstrøm anvendes ikke af andre institutioner som et IT-driftscenter til afvikling af edbmæssige opgaver i forbindelse med regnskabsføringen. 20. august 2013 Side 36 af 50

90 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks VUC Storstrøm er med i et administrativt fællesskab om drift af LUDUS NG som administreres af KVUC. 20. august 2013 Side 37 af 50

91 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Bilag 1 Vedtægter for VUC Storstrøm 20. august 2013 Side 38 af 50

92 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks 20. august 2013 Side 39 af 50

93 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks 20. august 2013 Side 40 af 50

94 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks 20. august 2013 Side 41 af 50

95 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks 20. august 2013 Side 42 af 50

96 VUC Storstrøm - Regnskabsinstruks Bilag 2 VUC Storstrøms organisation 20. august 2013 Side 43 af 50