TrivselAPV 2010 Teknisk guide til sikkerhedsgrupperne 1

Transkript

1 TrivselAPV 2010 Teknisk guide til sikkerhedsgrupperne 1 DEL 1: Igangsætning af kortlægning Inden I går i gang med TrivselMeter, skal I oprettet en Excel-fil med jeres målgruppe dvs. en mailliste over de ansatte, som skal deltage i undersøgelsen. Filen skal indeholde følgende kolonner: name Afdeling/team Når der vælges den engelske ord name som overskrift på 2. kolonne, vil navnet automatisk indsættes i mailen med invitationen. Sidste kolonne er kun hvis I som sikkerhedsgruppe dækker over flere afdelinger/teams, som I gerne vil have adskilt i rapporten hvis ikke kan I bare slette kolonnen. Skabelon til Excel-filen medsendes denne guide. Bemærk at filen skal gemmes som filtype CSV (semikolonsepareret) Det anbefales, at alle medarbejdere oprettes med en mailadresse. Der kan både benyttes arbejdsmail og private mailadresser (forudsat medarbejderen vil benytte denne). De medarbejdere, som ikke har mailadresse, kan oprettes med f.eks. afdelingens officielle mailadresse eller med jeres egen mailadresse. I skal så efterfølgende udskrive mail-invitationen til medarbejderen. Invitationen indeholder et link, samt et login og password, som medarbejderen skal benytte, ved besvarelsen. Det er også muligt at udskrive breve med login direkte fra systemet men i så fald skal alle medarbejdere have et brev. Det er ikke muligt at kombinere de to former for invitationer. 1

2 Målgruppefilen gemmes: Bemærk: Hvis der tilføjes navne på Afdelinger/teams SKAL navnene være fuldstændige ens (også ens mht. store og små bogstaver) ellers kan resultaterne ikke opdeles indenfor de pågældende Afdelinger/teams. Såfremt denne meddelelse fremkommer, når målgruppefilen skal gemmes, klikkes på Ja 2

3 Startsiden Klik på Åbn Trivselmeter 3

4 Log på Brugernavn og Password er sendt pr. mail til ledelsesrepræsentanten i sikkerhedsgruppen/afdelingen. 4

5 Klik på Projekter i venstre side 5

6 Klik på Tilføj panel 6

7 Marker feltet Panelet skal udloades fra tekstfil og klik på Næste > 7

8 Klik på Gennemse og find den Excel-fil I har oprettet med listen over ansatte (husk den skal være gemt i CSV) se første side i denne guide Klik dernæst på Upload fil Det vil fremgår af teksten, når filen er uploadet - Klik på Næste > 8

9 Angiv navne for baggrundsdata adskilt med ; ;name;Afdeling/team Bemærk, at når der bruges det engelske ord name, vil navnet på den pågældende medarbejder automatisk blive indsat i mailen med invitationen. Markér i Filen indeholder navne for baggrundsdata Såfremt der sendes flere invitationer til samme mailadresse f.eks. hvis invitationer til medarbejdere uden egen mailadresse sendes til afdelingens mailpostkasse skal markeringen ovenfor Kontroller for dubletter fjernes. Dernæst klik på Næste > 9

10 Navnet: Nyt panel kan f.eks. overskrives med jeres afdelingsnavn-panel Dernæst klikkes på Afslut 10

11 Dernæst kommer du tilbage på denne side hvor det nye panel fremgår i højre side. For at komme i gang med selve kortlægningen klikkes nu på Tilføj spørgeskema 11

12 Her kan der vælges mellem forskellige spørgeskemaer Du vælger TrivselAPV Holstebro Kommune og klikke videre på Næste > 12

13 Her kan spørgeskemaet redigeres DU SKAL IKKE ÆNDRE NOGET.. Så bare klik videre på Næste > 13

14 Titel på undersøgelsen overskrives med f.eks. TrivselAPV2010 Og du klikker på Afslut 14

15 Du kommer nu tilbage til dette billede - hvoraf det fremgår at TrivselAPV2010 er oprettet. For at udsende spørgeskemaerne klikkes på Udsend 15

16 Undersøgelsen: TrivselAPV2010 markeres og du klikker på Næste> 16

17 Forudsat af alle er oprettet med en mailadresse skal afviklingsformen Via panel bibeholdes. Dernæst klikkes på Næste> 17

18 Der markeres i Send til eksisterende panel Og markeringen i Send til alle respondenter bibeholdes Klik på Næste> Bemærk at hvis der er rettelser til en mailadresse eller tilføjelser af medarbejdere samt hvis der senere skal udsendes rykkere til medarbejdere, som ikke har svaret på TrivselAPV, er det samme procedure, men hvor markeringen flyttes til den relevante linie. 18

19 Standardteksten til med overskrift ses nu. Både overskriften og mailteksten skal tilrettes, så den passer til netop jeres undersøgelsen husk at indsætte tidsfrister, dvs, overskriv XX.XX mm. Når I retter her rettes teksten i samtlige mails, der bliver udsendt med invitationer. Bemærk i første linie står Kære [name]. Hvis I har beholdt denne overskrift i kolonnen i målgruppefilen (se side 1) vil navnet automatisk blive indsat. OBS der må IKKE RETTES ELLER SLETTES i disse linier. Når det hele er rettet klikkes på Næste> 19

20 Dernæst fremkommer dette billede, hvoraf det fremgår det antal respondenter, som der sendes til. Klik på Afslut og mailene med invitationer vil blive afsendt. Du vil efterfølgende modtage en statusmail fra Trivselmeter, hvoraf mailteksten fremgår samt hvem der er sendt mails til. 20

21 Hvor får I hjælp? Kontakt arbejdsmiljøkonsulenterne: NAVN OMRÅDE TELEFON MAIL Karen Frost Hoved-MED Stabene Kultur og Fritid Karen.Frost@holstebro.dk Erik Carstensen Børn og Unge Erik.Carstensen@holstebro.dk Annette Vognbjerg Jørgen Refslund Poulsen Teknik og Miljø Social og Sundhed Annette.Vognbjerg@holstebro.dk Jorgen.Refslund@holstebro.dk Åse Pedersen Arbejdsmarked Aase.Pedersen@holstebro.dk Hjælp til tekniske spørgsmål: Support og hjælp Der er adgang til online hjælp i Trivselmeter - tryk på hjælp-knappen i topbjælken for at åbne online-manualen. Med Trivselmeter følger gratis support fra interresearch a s. Ring og tal med vores supportere på , eller send en til support@trivselmeter.dk hvis du har spørgsmål vedrørende Trivselmeter. Telefonen er åben på hverdage mellem 8.30 og Karen Frost 29/