Indhold. Evalueringsvejledning. En undersøgelse fra start til slut involverer 4 programmer: - SurveyXact - Excel - E-learn - SiteCore

Transkript

1 Evalueringsvejledning En undersøgelse fra start til slut involverer 4 programmer: - SurveyXact - Excel - E-learn - SiteCore Indhold 1 - Respondentgruppe hentes Undersøgelsen oprettes i SX Distributions- og rykkermail tilrettes Opret tidsplan Excelfil med mailliste tilpasses og importeres til SurveyXact Svarprocent Træk rapport Rapport over alle spørgsmål, ekskl. de åbne spørgsmål Rapport over de 5 obligatoriske spørgsmål Rapport over alle spørgsmål, inkl. de åbne spørgsmål

2 1 - Respondentgruppe hentes Log ind på denne side med dit almindelige brugernavn og password, som du bruger til din arbejdscomputer. Indtast KursusId på det fag, du evaluerer for. Husk at kursus id skal efterfølges af -1 [samt perioden, f.eks. F12] 2

3 Tryk send og vælg Åbn zip fil 3

4 Udpak herefter filerne til en mappe hvor du kan finde dem. Bemærk at hvis der er flere studieretninger på faget, vil de fremgå af hver deres excel fil. Du har nu de mailinglister du skal bruge til den senere import af respondenter 2 Undersøgelsen oprettes i SX og navngives 4

5 5

6 og redigeres ud fra de tilbagemeldinger du fra ansvarlig har fået om undersøgelsens udformning (husk at slette betegnelsen De 5 obligatoriske spørgsmål denne er kun ment som hjælp til dig). Hvis der er flere uddannelsesretninger repræsenteret på faget, skal du indlægge et spørgsmål som det allerførste, som hedder: Er du studerende på.. Derefter indsætter du uddannelsesretningerne som valgmulighederne. 6

7 Når du er færdig gemmer du dine ændringer 3. Distributions- og rykkermail tilrettes Gå til fanebladet DATAINDSAMLING 7

8 Følg nedenstående sti til først distributionsmailen. ret den (bliver du bedt om at indtaste et præfiks, så skriv blot SDU ) 8

9 Og dernæst til rykkermailen 9

10 og ret den (bliver du bedt om at indtaste et præfiks, så skriv blot SDU) 10

11 4. Opret tidsplan Det var de to første skridt nu kan du oprette en tidsplan, der gør, at du ikke skal tænke på at huske på at udsende distributions- og rykkermail. Gå til Opret tidsplan: 11

12 Indtast for både distributionsmail og rykkermail hvilken dato og klokkeslæt din undersøgelse skal udsendes samt en dato for, hvornår undersøgelsen skal lukkes: 12

13 5. Excelfil med mailliste tilpasses og importeres til SurveyXact Åbn Excell filen med maillisten, som du hentede til at starte med Listen ser sådan ud Slet kolonne E, hvor der står retning. Denne kolonne er til orientering i de fag, hvor der er studerende fra flere studieretninger. Gem filen Luk Excell. Gå tilbage til SurveyXact 13

14 Under fanebladet Respondenter finder du Importer Tryk Gennemse 14

15 Find dit excel dokument med maillisten og tryk Åbn : Og importer 15

16 Dit skærmbillede ser nu sådan ud: Herefter kan du lukke SurveyXact. Når deadline er nået skal du trække en rapport. 6. Svarprocent Efter deadline og inden du trækker rapporten, skal du finde en svarprocent på den udsendte evaluering. Du gør således: Gå ind i den pågældende måling på SurveyXact 16

17 Under den overordnede fanen DATAINDSAMLING, vælger du Status: Vælg detaljeret status Under oprettelsesstatus kan du se, hvor mange undersøgelsen blev sendt til 17

18 Under Samlet status kan du se hvor mange respondenter gennemførte Antallet af gennemførte divideres med antallet af studerende som fik undersøgelsen tilsendt og så får du svarprocenten: Eksempel: En undersøgelse blev sendt til 173 respondenter og 52 gennemførte: 52/173*100 = Svarprocenten er 30 % Noter svarprocenten ned du skal bruge den senere i processen! 7. Træk rapport Efter der er lukket for besvarelser dannes de nødvendige rapporter. Der skal i alt laves 3 rapporter: A. En rapport over alle spørgsmål, ekskl. de åbne spørgsmål. Rapporten skal have den grafiske visning Søjlediagram med farveskalaen grønlysegrøn-gul-orange-rød. De 5 farver repræsenterer de 5 svarmuligheder til hvert spørgsmål Rapporten er til intern offentliggørelse 18

19 B. En rapport over de 5 obligatoriske spørgsmål. Hver gang et fag/modul evalueres, skal de tidligere målinger indgå i den opdaterede rapport. Således vil denne rapport vise udviklingen i svarerne på de 5 spørgsmål. Rapporten skal have den grafiske visning Søjlediagram med farveskalaen grønlysegrøn-gul-orange-rød. De 5 farver repræsenterer de 5 svarmuligheder til hvert spørgsmål Denne rapport er til ekstern offentliggørelse C. En rapport over alle spørgsmål, inkl. de åbne spørgsmål. Rapporten skal have den grafiske visning Tabelvisning Rapporten er kun til modultovholder samt studienævnet Rapport over alle spørgsmål, ekskl. de åbne spørgsmål Under den overordnede fane Analyse vælges Søjlestak under overskriften Analyser besvarelser. 19

20 Tryk Vælg alle (Da det ikke er muligt at lave en søjlestak over de åbne spørgsmål, er disse ikke repræsenteret i listen over spørgsmål, så det er ikke nødvendigt at vælge dem fra) 20

21 Nu ser dit skærmbillede sådan ud: For at ændre farverne på søjlestakkene skal du holde musen over fanen Farver og vælg mulighed nummer 2. Hvis du ved et uheld kommer til at trykke på musen, og et pop-up-vindue kommer frem på din skærm, skal du blot vælge muligheden Bliv på siden. Der vil således ikke være lavet nogen ændringer i din rapport. 21

22 Vælg Kopier farverne til alle grafer For at tilføje en overskrift til din endelige rapport, skal du manuelt tilføje en tekstboks. Dette kan gøres gennem hele rapporten ved at holde musen over knappen Tilføj dér, hvor du ønsker at tilføje en overskrift. I standardrapporten ønsker vi, at den skal stå først. 22

23 Hold musen over Tilføj og vælg Indsæt tekst under overskriften Andet. Indtast nu modul, fagets overskrift, periode samt svarprocent (som du har nedskrevet tidligere i forløbet). Bemærk: Hvis faget samlæses med flere uddannelser, skal du huske at opdele rapporten pr. studieretning under fanen Filter, som du kan finde ved at holde fanen over første besvarelse i rapporten. Her vælger du Vælg Filter og Anden variabel. Nu kan du vælge det spørgsmål, der skal bruges til at dele din rapport op (Det vil som regel dreje sig om spørgsmålet: Er du studerende på ). Tryk OK. For at anvende filtreringen på alle øvrige spørgsmål, vælger du fanen Rediger og trykker på Kopier visningsindstillinger. Kontakt evt. AC Fuldmægtig Dorthe Majlund Sørensen på dksorensen@health.sdu.dk hvis du er i tvivl. 23

24 Tryk Gem rapport og navngiv den modul_fag_semester (f.eks. B3_Viden og Information_E12). Hvis din uddannelse ikke er opdelt i moduler, udelader du blot det i navngivningen. Tryk OK. Vælg nu fanen Rapporter. 24

25 Sæt musen på den lille pil ud for den rapport du netop har lavet. Vælg publicer rapport Du får nu et link frem, som du skal bruge til at linke til din rapport på e-learn. 25

26 Åbn en ny fane i din browser Gå ind på e-learn Vælg fanen Organisations Vælg organisationen Resultater af undervisningsevalueringer på Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. Hvis du ikke er tilmeldt denne organisation, så henvend dig til Dorthe Majlund Sørensen på dksorensen@health.sdu.dk med dit brugernavn. På evalueringssiden på e-learn, finder du den uddannelse du varetager evalueringer for. Første gang du lægger en evaluering ud for et fag, skal du oprette en mappe til faget under Build Content Content folder. Navngiv mappen med kursusnavnet og tryk submit. Derefter går du ind i den netop oprettede mappe. Under Build Content vælger du URL. Du navngiver rapporten ved at skrive Evaluering_semester(f.eks. Evaluering_E10). I feltet URL indsætter du linket fra SurveyXact. Længere nede i valgmulighederne, skal du huske at vælge at rapporten skal åbne i nyt vindue ( Open in new window ). Tryk derefter Submit. Din evaluering er nu offentliggjort internt. Hvis du har undervisere, som gerne vil se resultaterne kan du sætte dem på som brugere på organisationen, ligesom du gør ved almindelige kurser. 26

27 Rapport over de 5 obligatoriske spørgsmål Her følger du den foregående vejledning, men inkluderer UDELUKKENDE de 5 obligatoriske spørgsmål. Ideen med dette træk er at det skal vise historik. Disse træk laves når regularitetsplan foreskriver det og samler en række analyser af det samme fag/modul over en periode. Her skal der derfor laves samleanalyser Ved siden af mappenavnet, trykker man på den lille pil og vælger Opret samleanalyse 27

28 Navngiv analysen, f.eks. Samleanalyse for B3_Viden og Information Tryk enter Vælg hvilke målinger du vil tilknytte (den seneste måling for faget, samt tidligere) Tryk ok 28

29 Du kan se de inkluderede målinger i højre side af skærmen. Vælg Søjlestak under Frekvens. Tryk Vælg flere og marker de 5 obligatoriske spørgsmål samt den variabel, der hedder Måling. Tryk OK. 29

30 Hold musen over fanen Farver og vælg mulighed nummer 2. Vælg derefter Kopier farverne til alle grafer i den gule bjælke, der kommer frem på skærmen. Bemærk: Hvis faget samlæses med flere uddannelser, skal du huske at opdele rapporten pr. studieretning under fanen Filter, som du kan finde ved at holde fanen over første besvarelse i rapporten. Her vælger du Vælg Filter og Anden variabel. Nu kan du vælge det spørgsmål, der skal bruges til at dele din rapport op (Det vil som regel dreje sig om spørgsmålet: Er du studerende på ).Tryk OK. For at anvende filtreringen på alle øvrige spørgsmål, vælger du fanen Rediger og trykker på Kopier visningsindstillinger. Kontakt evt. AC Fuldmægtig Dorthe Majlund Sørensen på dksorensen@health.sdu.dk hvis du er i tvivl. 30

31 Tilføj en overskrift til rapporten med modul og fagets titel. Dette gør du ved at holde musen over den øverste tilføj -knap, og vælg Indsæt Tekst under overskriften Andet. Tryk OK. Tryk nu Gem rapport og navngiv den ligeledes med modul og fagets titel. Tryk OK. 31

32 Vælg nu fanen Rapporter og sæt musen på den lille pil ud for den rapport du netop har lavet. Vælg publicer rapport. Nu får du et link. Dette link skal du lægge på alueringsresultater under den korrekte uddannelse og fag. Du skal selv angive titel på modulnavne, så der f.eks. står Modul K 1 [ efterfulgt af modultitel] samt titel på de pågældende fag under hvert modul/semester/kvartal. For at tilgå evalueringssiden på skal du kunne redigere i Sitecore. Du skal logge dig ind på følgende adresse. Torsten fra Web og Kommunikation kan oprette dig som bruger med rettigheder til at redigere under Evalueringsresultater under Kvalitetssikring på Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. Vejledninger til at redigere samt til at lægge link på sitecore findes her: 32

33 Du kan nu på basis af denne samleanalyse fremadrette tilføje målinger. Dette gør du ved at åbne din samleanalyse og tilføje ny måling: Tryk ok Vælg Frekvens Søjlestak Marker de 5 obligatoriske spørgsmål samt Måling. Ændr farverne under fanen Farver i den første besvarelse, og vælg Kopier til alle grafer efterfølgende. Tryk Gem Rapport. Herefter navngiver du rapporten med modulnavn_fag_(b3_viden og Information). Modulnavn kan undlades hvis du f.eks. varetager evalueringen på uddannelser som ikke er opdelte i moduler. I disse tilfælde skriver du blot fagtitel. Du skal navngive din rapport det samme rapport navn, som du gjorde første gang du oprettede analysen (i fase 1). Derefter vælger du overskriv eksisterende rapport Luk rapporten Fordi du valgte Overskriv eksisterende rapport og den eksisterende rapport allerede var publiceret på hjemmesiden, så har systemet automatisk opdateret rapporten og det er den opdaterede rapport som vises på (det er altid en god idé at dobbelttjekke om det er opdateret korrekt) 33

34 Rapport over alle spørgsmål, inkl. de åbne spørgsmål Vælg den måling du vil arbejde med. Under Frekvens vælger du Tabel. Tryk Vælg alle 34

35 Nu skal de åbne spørgsmål tilføjes til den endelige rapport. OBS.: den endelige rapport skal som udgangspunkt afspejle den evaluering, de studerende har modtaget. Derfor skal placeringen af de åbne spørgsmål svare til den placering, de har haft i den udsendte evaluering. Start med at finde det sted i rapporten, hvor det åbne, obligatoriske spørgsmål skal fremgå (efter spørgsmålet I hvilken grad kan du erklære dig enig i følgende udsagn? - Generelt har jeg været tilfreds med undervisningen ). Hold nu musen over knappen Tilføj dér, hvor du vil placere spørgsmålet. Vælg nu Bullet list under Observationer. Vælg nu dit åbne, obligatoriske spørgsmål fra listen ( Har du kommentarer eller forslag til forbedringer ). Tryk OK. Brug samme fremgangsmåde til eventuelle andre åbne spørgsmål dvs. find ud af, hvor i den endelige rapport, de skal fremgå > Tilføj > Bullet list > vælg spørgsmål fra listen. 35

36 Hvis du er i tvivl om, hvilke det er åbne eller lukkede, kan du se det under selve spørgsmålet: Gå nu tilbage til begyndelsen af din rapport, og tilføj overskriften (modul_fag_semester samt svarprocent): 36

37 Tryk nu Gem rapport og indtast modulets navn, fagtitel og semester. Hold musen over fanen Eksporter og vælg PDF Gem nu filen på din computer/serveren. Send til studienævnet/studienævnssekretæren/modultovholder (se processen for udsendelse i regularitetsplanen eller forhør dig hos studienævnssekretæren) 37