TrivselAPV 2010 Teknisk guide til sikkerhedsgrupperne2 (supplement)

Transkript

1 TrivselAPV 2010 Teknisk guide til sikkerhedsgrupperne2 (supplement) Flere rapporter muligheder supplement til del 2 Denne guide beskriver, hvordan I kan udtrække flere oplysninger fra spørgeskemaundersøgelsen. A: Oprettelse af rapport over de enkelte afdelinger/team (side 2) Hvordan der dannes totalrapporter for de enkelte afdelinger/teams B: Oprettelse af rapport med tekstsvar (side 10) Hvordan tekstsvarene kan krydses med medarbejdernavn/brugerid. C: Oprettelse af totalrapport i Excel (side 21) Hvordan samtlige data kan udstrækkes i Excel, så det er muligt at se alle besvarelser for hver enkelt medarbejder. Derved kan gule, orange og røde søjler nærmere identificeres. Rapporterne kan laves uafhængigt af hinanden. Der er mange flere rapportmuligheder i systemet så prøv jer frem eller spørg, hvis I har specielle ønsker til udtræk. 1

2 A: Oprettelse af rapport over de enkelte afdelinger/team Her beskrives, hvordan der dannes totalrapporter for de enkelte afdelinger/teams Når kortlægningen er afsluttet, trækkes resultaterne ud vha. rapportdelen. Klik først på Tilføj rapport 2

3 Undersøgelsen markeres og der markeres i Avancerede indstillinger og der klikkes på Næste > 3

4 Der markeres i Filter og klikkes på Næste> 4

5 Markeringen står allerede i Filtrering på spørgsmål den bibeholdes og der klikkes på Næste> 5

6 Klik på pilen under Vælg spørgsmål og marker spørgsmål: 26. [Baggrund] Afdeling/team 6

7 De forskellige mulige svar fremkommer automatisk der markeres i den afdeling/team, der ønskes en rapport over (der kan vælges af flere afdelinger/teams i samme rapport) Klik videre på Næste> 7

8 Her kan enten vælges at lave en rapport i html i så fald anbefales det at flette spørgsmål 1 og spørgsmål 23 se ovenfor. Eller der kan vælges rapport i Excel og samme fremgangsmåde som beskrevet i den første Tekniske guide om rapporter og præsentation. 8

9 Rapporten er på forhånd navngivet efter valgt afdeling/team navnet kan ændres hvis det ønskes og der klikkes på Afslut 9

10 B: Oprettelse af rapport med tekstsvar Her beskrives, hvordan man finder resultaterne af tekstspørgsmålene og krydser med BrugerID, så man kan se, hvem der har skrevet hvad. Når kortlægningen er afsluttet, trækkes resultaterne ud vha. rapportdelen. Klik først på Tilføj rapport 10

11 Undersøgelsen markeres og der markeres i Avancerede indstillinger og der klikkes på Næste > 11

12 Der markeres i Filter og klikkes på Næste> 12

13 Markeringen flyttes ned til Filtrering på userid og der klikkes på Næste> 13

14 I listen over userid markeres alle tal det gøres med at holde venstremusetast nede mens musen trækkes ned over alle tal (der er ingen begrænsning i antal) Klik på Næste> 14

15 For at gøre rapporten mere overskuelig slettes følgende spørgsmål fra rapporten: 1,3,5,7,9,11,13,15,17,19,21,23 og 24. Markér spørgsmålet i højre boks under Dine spørgsmål og klik på Slet <-En Spørgsmålet flyttes dermed over i boksen Vælg spørgsmål Det gøres med alle ovenstående spørgsmål ét ad gangen (OBS hvis der skal laves en medarbejderliste til sortering efter BrugerID, er det her der vælges Slet <<-Alle og bagefter Tilføj En->> til spørgsmål 25. [Baggrund] name] og der markeres i Rapport i Excel - se side 20 i denne guide.) 15

16 Der klikkes på Indstillinger 16

17 De øverste markeringer bliver stående desuden tilføjes markeringer i: Vis kun linier med data (enkeltsvar) Og Vis UserID Klik på OK 17

18 Der er i forvejen markeret i Rapport i html. Denne markering anbefales bibeholdt, da det giver den mest læsevenlige rapport. Klik på Næste> 18

19 Tilføj f.eks. følgende tekst til rapport-titlen: 2 Tekstsvar krydset med BrugerID så rapporten nemmere kan adskilles fra den første rapport. Klik på Afslut 19

20 Der vil nu være to rapporter også denne åbnes ved at klikke på den og vælge Åbn Bruger id står desværre ikke i rækkefølge, så hvis man har mange medarbejdere, kan det være hensigtmæssigt at lave en Excel-rapport, hvor kun spørgsmål 25 name krydses med BrugerID. Den laves på samme måde som beskrevet fra starten i denne guide blot slettes først alle spørgsmål og dernæst vælges spørgsmål 25 og så vælges Rapport i Excel (se side 15 i denne guide) 20

21 C: Oprettelse af totalrapport i Excel Her beskrives, hvordan man opfører samtlige svar til Excel, så det er muligt at se alle svar for hver enkelt medarbejder. Derved kan gule, orange og røde søjler nærmere identificeres. Højre klik på undersøgelsen, hvorved tekstboksen fremkommer her vælges 2. nederst linie Besvarelser 21

22 I næste skærmbillede er der markeret i Eksporter svar den bibeholdes og der klikkes på Næste> 22

23 I næste skærmbillede er Excel markeret bibeholdes og klikkes på Næste> 23

24 Her behøves heller ikke ændret noget klik på Afslut 24

25 Når lysreguleringen forsvinder er rapporten klar der klikkes på den og vælges øverste linie Åbn Rapporten åbnes automatisk i Excel, hvor øverste linie indeholder nummer på spørgsmålene mens der vil være en linie med hver enkelt medarbejders besvarelser i hver linie. Med enkelte undtagelser vil det det være tal-svar på 3 (gule), 4 (orange) og 5 (røde) som er interessante (farverne svarer til søjlerne i den tidligere beskrevne rapport) De sidste kolonner indeholder baggrundsdata: , navn og en tal-værdi for afdeling/teams. Der kan nu efterfølgende arbejdes videre med dataene i Excel. 25