Side 3 af januar 2015

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde mandag d. 8. december 2014 kl. 18:30-21:30 i eget mødelokale i Grøndal MultiCenter Hvidkildevej 64, 2400 Kbh. NV 25. januar 2015 Til stede: Helle Dahlslund Buus, Katia Abbondio, Birgitte Hvid, Martin Lotz, Lin Solvang, Jacob Dahlslund Buus og Ellen Margrethe Pedersen. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde d. 13. november Fastsættelse af dato for opvisningen Fastsættelse af dato for generalforsamling marts Evaluering af DM KIG Trin 4-6 d november Konkurrenceplanlægning. 7. Afsluttende drøftelse af en gymnast. 8. Evaluering af forældres brug af klublokalet under deres børns træning. 9. Afsluttende vurdering af MIG Elites trænings- og uddannelseslejr i Barcelona. 10. Forslag om nye navne til MIG-hold. 11. Tilbagemelding fra DGF s Rep-møde d oktober Ansøgning om lokaler til sæson Hjælp til BH nu og her vedr. optælling af medlemmer til DGF, DGI og DSU samt ansøgning om lokaler til sæson Hjælp til kassererjobbet / evt. ny kasserer. 15. Kort økonomisk oversigt. 16. Kort nyt om hold og udvalg. a. MIG b. KIG c. BMG d. Spring e. GLH f. Svømning g. Støttehold h. Eliteudvalg i. Hal- og materialeudvalg j. Forældreudvalg k. Sponsorudvalg l. Uddannelse- og coachingudvalg 17. Tjek af fordelte opgaver. 18. Næste bestyrelsesmøde. (forslag tirsdag d. 6. januar 2015) 19. Eventuelt.

2 Side 2 af 6 Ad p. 1 Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt. Ad p. 2 Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde d. 13. november Referatet blev godkendt. Ad p. 3 Fastsættelse af dato for opvisningen Opvisningen planlægges til søndag d. 12. april Ad p. 4 Fastsættelse af dato for generalforsamling marts Generalforsamlingen planlægges til onsdag d. 25. marts 2015 kl.19:00-21:00. Mødelokale 1-2 bestilles (Ellen Margrethe). Alexander Windfeldt foreslås som dirigent igen i år. (Ellen Margrethe tager kontakt). Alternativ dato vil være mandag d. 23. marts. Ad p. 5 Evaluering af DM KIG Trin 4-6 d november Overordnet blev afviklingen af stævnet rost. Derefter blev forskellige delelementer vurderet. Deadline for lukning af Centret kl. 18 skal tages seriøst. Det var meget uheldigt, at tiden blev overskredet om lørdagen, så oplæsning af resultater og præmieoverrækkelse fandt sted ude på parkeringspladsen. Det blev foreslået, at vi ved et kommende stævne med så mange gymnaster skal starte konkurrencen lidt tidligere. Hertil blev det bemærket, at dommerteamet arbejdede ret langsomt, ligesom beregnerne var urutinerede og derfor trak konkurrencen yderligere i langdrag. Der blev fremsat ønske om, at DGF uddanner faste teams af beregnere, Med hensyn til planlægningen blev det anført, at Sidsel skulle være inddraget lidt før. Der herskede på konkurrencedagene usikkerhed om betalingen for indgangen. En beslutning om, at der var tale om to selvstændige konkurrencedage med hver sin betaling blev tilsidesat, så nogle tilskuere kom gratis ind søndag. Derfor blev det besluttet, at vi ved lignende arrangementer skal forsøge at arbejde med endagsbillet og todagesbillet (for eksempel 25 kr./40 kr.). Dommerchokoladen er efterhånden uddelt til de fleste dommere. Rester af indkøb af nonfood bør gemmes i Gefionkassen (i det blå stålskab) til det næste arrangement. De mange pakker servietter, som var tilovers, er ikke til at finde. Klimaet under konkurrencerne var kritisabelt, idet der blev meget varmt og fugtigt. Dørene ud til det fri må i princippet ikke åbnes på grund af rottefare. Dette ville kunne afhjælpes, hvis vi får lavet en plade, som ved en simpel anordning kan sættes for døråbningen. Katia taler med Nils, om han kan lave en sådan løsning. Det blev endelig slået fast, at når forældre og bestyrelsesmedlemmer bliver bedt om at bage kager i forbindelse med for eks. konkurrencer eller opvisning, betragtes det som en donation. Der udbetales ikke penge for udgiften ved bagningen. Ad p. 6 Ad p. 7 Ad p. 8 Konkurrenceplanlægning. Det var den generelle opfattelse, at der ikke var styr nok på detaljerne i planlægningen. Det blev pointeret: Bestyrelsen har ansvaret for den overordnede planlægning af konkurrencer m.m. Dette ansvar bør ikke uddelegeres til en enkelt træner. Der skal derfor som hovedregel afholdes et koordinerende møde mellem bestyrelse og trænere. Afsluttende drøftelse af en gymnast. Da der er tale om en personsag, refereres der ikke fra sagsbehandlingen. På baggrund af korrespondancen mellem bestyrelsesmedlemmer og familien til gymnasten, blev det tilkendegivet, at der bør afholdes et møde med familien. Birgitte Hvid rykker for manglende kontingentbetaling. Helle Dahlslund Buus skriver til familien. Evaluering af forældres brug af klublokalet under deres børns træning. Bestyrelsen evaluerede de forskellige holdninger til brugen af klublokalet. Mange forældre har udtrykt glæde over ordningen. Flere trænere er utilfredse med, at forældre (og mindre søskende) er i lokalet og siger, at det skaber uro blandt gymnasterne.

3 Side 3 af januar 2015 Helle meddelte, at det godt kan lade sig gøre, at der indsættes en dør, så der bliver direkte adgang fra gangen til klubrummet. Derefter blev det foreslået, at vi selv betaler for at få en dør sat i. Dette synspunkt vandt tilslutning blandt flere bestyrelsesmedlemmer. Ellen Margrethe fandt det derimod uhensigtsmæssigt, da hun ved et par lejligheder har hørt Robert sige, at han søger penge til projektet og regner med at få pengene på det kommende års budget. Dette synspunkt vandt ikke fremme, da Helle gjorde gældende, at man ikke kunne være sikker på pengene, selv om der blev søgt om den. Det blev derefter besluttet, at Gefion selv vil bidrage med et mindre beløb, hvis det bliver nødvendigt. Roberts udspil afventes. Ordningen med klublokalet fortsætter indtil videre. Ad p. 9 Ad p. 10 Afsluttende vurdering af MIG Elites trænings- og uddannelseslejr i Barcelona. Der mangler stadig tilstrækkelig dokumentation for, at regnskabet kan afsluttes til godkendelse hos revisor. Jacob skal genfremsende dagsplanen for de enkelte dage samt flybilletterne, så der kan dannes et bilag, som godtgør, at Gefion har udbetalt kr. til støtte for turen. Det er ikke blevet undersøgt hos Københavns Kommune, om der var tale om et kursus i traditionel forstand, således at der kunne have været søgt om kommunalt kursustilskud. Forslag om nye navne til MIG-hold. Jacob stillede forslag om, at ændre navnene på MIG-holdene, så det klart fremgik, at der er tale om begynderhold, minielitehold og elitehold. MIG 3-4 foreslås ændret til MIG mini elite. MIG 2-3 foreslås ændret til MIG talent MIG 2 samt alle MIG 1 hold foreslås ændret til MIG begynder (a, b, c ) Forslaget blev godkendt. Sidsel skal informeres og spørges, om en lignende navneændring vil være relevant for KIG holdene. En navneændring kommer først på tale til næste sæson. Ad p. 11 Tilbagemelding fra DGF s Rep-møde d oktober Vores forbund hedder stadig Danmarks Gymnastik Forbund, men med binavnet GymDanmark. MIG Øst er ikke interesseret i forbundets satsning DTT (Dannebrog til Tops). Repræsentantskabet accepterede et regnskab med et underskud på ½ million kr. Derefter blev et budget godkendt, som balancerede med en stor sponsorindtægt, som ikke er sikret. Dette blev dog kraftigt kritiseret af mange af de fremmødte. DGF vil tage bekæmpelse af matchfixing med i vedtægterne. Ad p. 12 Ansøgning om lokaler til sæson Helle meddelte, at der er udsendt mail fra Københavns Kommune om, at den nuværende lokalefordeling forlænges til sommeren Hvis vi ønsker at udvide vores aktiviteter, skal der søges på sædvanlig vis om en evt. tildeling af overskydende lokaler. Ad p. 13 Ad p. 14 Hjælp til BH nu og her vedr. optælling af medlemmer til DGF, DGI og DSU samt ansøgning om lokaler til sæson Arbejdet med optælling af medlemmer består i al væsentlighed i at flette lister fra GOAS og Klub Modul. Ingen bestyrelsesmedlemmer meldte sig umiddelbart til at hjælpe med dette arbejde. Ellen Margrethe tilbød sig derpå som hjælper. Ansøgning af lokaler er bortfaldet som en opgave i dette forår. Hjælp til kassererjobbet / evt. ny kasserer. Birgitte gjorde det klart, at hun skal have hjælp til det arbejde, som ligger på hendes skuldre. Birgitte vil ikke fortsætte på kassererposten efter generalforsamlingen, hvis der ikke kan findes en løsning. Det vil være særdeles ønskeligt, at der skaffes hjælp til medlemsadministrationen, mens Birgitte helst vil beholde bogføringsdelen.

4 Side 4 af 6 Efter debat blev det nogenlunde afklaret, at der skal findes en ekstern hjælp. Måske kunne der findes en hjælp ved at forhøre sig hos andre foreninger om, hvordan de får løst deres kassereropgaver. Helle vil kontakte KTK, Hermes og KG 66. Birgitte vil forsøge at kontakte Rødovre. Jacob vil spørge Gymnastikringen. Birgitte blev bedt om at lave en tydelig liste over opgaver, som ønskes udliciteret. Ad p. 15 Ad p. 16 Kort økonomisk oversigt. Birgitte orienterede om økonomien. Det skal kontrolleres, om Mathias V. Nilsens lønudbetalinger er bragt i orden. Ellers var der ingen bemærkninger. Kort nyt om hold og udvalg. MIG Serbienturen var vellykket. Der var 3 MIG- og 2 KIG-gymnaster med, sammen med Marian, Sidsel og Katia. De hjembragte i alt 3 medaljer. KIG Der var endnu ikke svaret på en henvendelse fra Helsingør om mulighed for at træne hos os i juleferien. Katia blev bedt om at kontakte foreningen, hvilket efterfølgende blev gjort, under mødet. Helsingør har imidlertid fundet en anden løsning. Caroline har startet sin ekstratræning af udvalgte piger fra KIG Trin 1b. Problemet med de mange klager og udmeldelser fra KIG Trin 1b og Trin 1c blev igen bragt på bane. Helle meddelte, at der pågår et arbejde, og at bestyrelsen vil blive orienteret, når dette arbejde er afsluttet. På gentagne spørgsmål om, hvad der bliver gjort, meddelte Helle, at hun har talt med såvel Sidsel som træneren. Derefter blev der spurgt til, om det er korrekt, at vi har 2 trænere, som om søndagen underviser nogle gymnaster med aflønning direkte fra forældrene. Helle bekræftede dette. Det så påpeget, at en sådan ordning tidligere er blevet totalt afvist. Martin slog fast, at en sådan ordning altid skal rundt om bestyrelsen. Derefter blev en forespørgsel fra en KIG-træner lagt frem. Træneren har ikke mulighed for at deltage i samtlige timer, som hendes hold er programsat til, da der er 4 timers sammenfald med hendes trænerarbejde. Derfor fremsatte hun et ønske om nedsat kontingent. Hun henviste til, at en anden træner (MIG) har forstået, at han har fået løfte om nedsat kontingent på grund af sammenfald mellem egen træning og trænerarbejde. Helle og Jacob påpegede, at KIG-træneren får ekstra træning sammen med MIG Elite, så hun ikke bør føle sig snydt. MIG træneren skal tilmelde sig MIG Senior, idet hans træningsindsats i timer, svarer meget godt til den tid, som dette hold har til rådighed. BMG Jacob forespurgte, om han kan lave en ordning, så to klubber med Freestyle på programmet kan få en slags mængderabat. Der må arbejdes videre med idéen. Spring En ung mand, Tobias Nellemann Eriksen, er ansat som træner. Han skal hjælpe Aske med holdene. Der kan derfor nu åbnes for ventelistebørnene med start pr.1. januar. GLH De tre trænere har henvendt sig med et ønske om at måtte deltage i et stort endagskursus i DGI regi d. 10. januar. Da kurset koster 1015 kr. pr. træner, ønskede man, at trænerne skulle love at fortsætte som trænere næste sæson. Bestyrelsen fandt det rimeligt, at foreningen ikke bruger midler på, at vi uddanner træner, som forsvinder hurtigt efter. Støttehold Sparta har ikke vist sig i denne sæson. Jacob meddelte, at klubben ikke har reageret på en henvendelse i efteråret. Peter Gade har ikke efterlevet en aftale med Peter Hegel om, at hans piger skulle indmeldes i Gefion, og at han dermed skulle udgøre en slags støttehold. Der er kun betalt for 3 måneder i foråret 2014, og der er intet opkrævet eller betalt for efteråret.

5 Da Helle mente, at der ikke forelå en aftale om betaling, skal Ellen Margrethe sende mailkorrespondancen mellem Peter Hegel og Peter Gade til hende. Side 5 af januar 2015 Eliteudvalg Jacob meddelte, at der skal afholdes et første møde i januar Flere bestyrelsesmedlemmer mindede om, at Sidsel skal tilbydes plads i udvalget. Hal- og materialeudvalg Katia meddelte, at der arbejdes på at få styr på de manglende indkøb af bevilliget materiel. Et stort skumredskab ( et køleskab, som Jacob efterlyste på forrige møde, er stadig ikke dukket op. Forældreudvalg Der var intet at meddele. En henvendelse fra en ph.d. studerende, om vi ville svare på en række spørgsmål vedrørende idrætsforeningers brug af hjemmeside, blev overdraget til Martin. Sponserudvalg Der er ikke kommet noget ud af henvendelsen fra et firma om, hvorvidt vi ønsker at medvirke ved firmaets arrangementer med lønnet arbejdskraft (voksne gymnaster). Lin skal skrive til firmaet, så vi får en nærmere orientering om, hvad der foreligger af kommende events, hvor vi måske kan have interesse i at tilbyde vore gymnaster denne mulighed. Ellen Margrethe fastslog, at såfremt vi går ind i et samarbejde, skal vi have diskuteret, hvordan løn skal fordeles mellem forening og gymnaster. Konceptet er i sin grundidé, at foreninger kan tjene penge til hjælp til deres hold. Lin fortalte derefter om sin kontakt til KTK (Københavns Trampolinklub). Lin mente, at det kan være en rigtig god idé at samarbejde med dem om Åben skole. Åben skole skal på næste dagsorden. Uddannelse- og coachingudvalg. Martin meddelte, at fysioterapeutklinikken i GC har foreslået ham, at vi får screenet vore elitegymnaster. Martin skal skaffe et tilbud fra klinikken, så vi har et bedre diskussionsgrundlag. Ad p. 17 Ad p. 18 Ad p. 19 Tjek af fordelte opgaver. Katia overtager Nils opgave med at lave et regneark over indkøbte redskaber. Katia sørger for indkøb af de sidste redskaber fra tidligere bevilling. Da Jacob ikke har set på muligheder for et musikanlæg, overtager Martin denne opgave. De fleste øvrige opgaver er enten udført eller har mistet relevans. Næste bestyrelsesmøde. Næste møde afholdes mandag d. 12. januar Eventuelt. Der efterlyses nye billeder på hjemmesiden. Helsingør har fremsat et ønske om at kunne komme i hallen hver anden søndag. Da ingen har givet Sidsel besked om, at hun kan afholde den Talentsamling i februar, som hun har spurgt om, skal Lin sørge for at give hende besked om, at det er accepteret. Mødet sluttede kl. 22:30 Ellen Margrethe Pedersen

6 Side 6 af 6 Liste over besluttede opgaver: Ellen Margrethe bestiller Mødelokale 1-2 til generalforsamlingen og kontakter Alexander Windfeldt, som foreslås som dirigent igen i år. Katia taler med Nils, om han kan lave en løsning med en plade til døren i bunden af hallen, så det bliver muligt at åbne døren til det fri under for eks. konkurrencer Birgitte Hvid rykker for manglende kontingentbetaling fra en familie. Helle Dahlslund Buus skriver til familien og forklarer vores beslutning. Jacob skal genfremsende dagsplanen for de enkelte dage for trænings- og uddannelsesturen til Barcelona samt sender flybilletterne. Sidsel skal informeres og spørges, om en navneændring som påtænkt i MIG, vil være relevant for KIG holdene. For at eftersøge mulige ordninger med hensyn til kassererhjælp vil Helle kontakte KTK, Hermes og KG 66. Birgitte vil forsøge at kontakte Rødovre. Jacob vil spørge Gymnastikringen. Ellen Margrethe skal sende mailkorrespondancen mellem Peter Hegel og Peter Gade til Helle. Birgitte og Martin skal sammen kontrollere, om Mathias V. Nilsens lønudbetalinger er bragt i orden. Martin skal skaffe et tilbud fra fysioterapeutklinikken. Lin skal skrive til Eventfirmaet, så vi får en nærmere orientering om, hvad der foreligger af kommende events. Lin skal sørge for at give Sidsel besked om, at Talentsamlingen i februar er accepteret. Katia skal lave et regneark over indkøbte redskaber. Katia sørger for indkøb af de sidste redskaber fra tidligere bevilling.