Modelbilag til driftskontrakt (D17) IT-Branchen 16. januar 2018

Transkript

1 Modelbilag til driftskontrakt (D17) IT-Branchen 16. januar 2018

2 Dagens program 1. D17 de første erfaringer 2. Modelbilag 3. Kort om aktuelle emner 1. Erhvervsansvarsforsikring 2. Salg af data 3. Databehandleraftaler 4. Spørgsmål

3 D17 De første erfaringer

4 Mindre komplekse driftsydelser De hvide bokse er ydelsen. Mulighed for skalering fra infrastruktur til platform Nærmere afgrænsning af ydelserne er nødvendig. Begrænsninger i forhold til fuld outsourcing og cloud Applikation Management er ikke med Mere avanceret behov kræver mange tilpasninger og overvejelser Anvendelsesområdet

5 Anvendelsen Anvendelsesområdet for D17 Kunderne tilbageholdende med at bruge den i udbud m.v. Leverandørsiden positive og flere i gang med at implementere den, og bruger den som en konkurrenceparameter Skal ses i lyset af meget varierende kvalitet Behov for en Light-vesion

6 De første erfaringer Due Diligence før indgåelse af kontrakten (Punkt 4) Tilvejebringelsen af Due Diligence Information Før Kontraktens indgåelse har Leverandøren gennemført en due diligence. Af Bilag 2a (Information og materiale udleveret i forbindelse med due diligence) fremgår hvilken Due Diligence Information Leverandøren har modtaget før Kontraktens indgåelse. Leverandørens forudsætninger Leverandørens forudsætninger for de angivne priser, levering af Services i overensstemmelse med Kontraktens krav og Leverandørens forpligtelser under Kontrakten i øvrigt er angivet i Bilag 2b (Leverandørens Forudsætninger).

7 De første erfaringer Analysefasen Leverandørens verifikation af Due Diligence Informationen Kravene til analyserapporten Beskrivelse af forhold, der ikke er i overensstemmelse med Due Diligence Informationen. Beskrivelse af forhold, som fortsat måtte være udokumenterede, eller hvor fyldestgørende oplysninger fortsat mangler, og hvor yderligere afklaring er nødvendig. Angivelse af konstaterede afvigelser fra Leverandørens forudsætninger anført i Bilag 2b (Leverandørens forudsætninger).

8 De første erfaringer Administration af tredjepartskontrakter (pkt. 6.3) Kontrakter om licens, leasing, vedligeholdelse, support, telekommunikation, etc. Leverandøren skal sørge for, at kontrakterne overholdes og skal behørigt påtale eventuel misligholdelse overfor tredjemand. Leverandøren har ansvaret for tredjemands eventuelle misligholdelse, hvis dette skyldes mangler ved Leverandørens administration Overtagelse af tredjepartskontrakter (pkt. 6.4) Leverandøren overtager eksempelvis licens- og vedligeholdelsesaftaler. Enhver betaling under de overtagne kontrakter er omfattet af den faste periodiske betaling.

9 De første erfaringer Afprøvning og idriftsættelse Kontrakten foreskriver/forudsætter et formaliseret afprøvningsforløb. Leverandøren skal udarbejde og efter prøvens afslutning levere en rapport med behørig dokumentation i forhold til startkriterier, testforløb, eventuelle testcases og godkendelseskriterier.

10 De første erfaringer Kontrakten kræver, at Leverandøren respektere princippet om udbedre først afklar senere. Princippet udbedre først afklar senere indebærer, at de konkrete omtvistede Services skal leveres af Leverandøren på Kundens anfordring uanset Parternes uoverensstemmelse. Er det dertil knyttede vederlag omtvistet, kan Leverandøren kræve, at det omtvistede beløb deponeres. Dette sker ikke. Overvej i stedet; Sikkerhedsstillelse, hvis der er tvivl om betalingsevne Afgræns periode eller saldo i forhold til, hvor længe Leverandøren skal være forpligtet af udbedre først afklar senere.

11 De første erfaringer Generel holdning om behov for udlugning i de administrativt tunge bestemmelser Leverandørens udkast til rapport forelægges Kunden til skriftlig godkendelse. På baggrund af rapporterne med dokumentation vurderer Kunden, om Leverandøren har opfyldt kravene til prøvernes godkendelse i henhold til Bilag 3e (Prøver i transitions- og transformationsfasen). Kundens godkendelse eller afvisning skal foreligge senest [XX] Arbejdsdage efter rapporten er modtaget. Såfremt Kunden ikke overholder fristen, kan Leverandøren afgive meddelelse om, at prøven anses for godkendt, medmindre Kunden inden [XX] Arbejdsdage afgiver begrundet meddelelse om afvisning af prøven.

12 Modelbilag

13 Bilagsoversigt 1/2 Bilagsnr. Titel Underbilag 1 Definitioner - 2 Due diligence 2a - 2c 3 Transition og transformation 3a - 3f 4 Leverandørens Services 4a 4h 5 Leverandørens rapportering - 6 Priser 6a 6c

14 Bilagsoversigt 2/2 Bilagsnr. Titel Underbilag 7 Servicemål - 8 Samarbejdsorganisation - 9 Kundens ansvarsområder - 10 Ændringshåndtering - 11 Risikostyring og proaktive handlinger - 12 Databehandleraftale (- bruger D17 standardbilag) -

15 Bilag 1 Definitioner

16 Minimumskrav til indhold Referencer til bilaget i Kontrakten Pkt Henvisning til definerede begreber gælder medmindre andet konkret er angivet i kontrakten. Pkt Forrangsbestemmelse - bilag 1 har forrang frem for de øvrige bilag.

17 Anbefalinger til indhold Definitioner bør angives specifikt og utvetydigt

18 Bilag 2 Due Diligence

19 Minimumskrav til indhold Referencer til bilaget i Kontrakten Pkt Due Diligence information modtaget af Leverandøren før Kontraktens indgåelse Pkt Efterspurgte oplysninger, materiale og anden dokumentation, som Kunden ikke har været i stand til at give Leverandøren. Pkt Leverandørens forudsætninger for angivne priser, levering af Services og forpligtelser Pkt Analyserapporten Pkt Liste over Kundens programmel og det programmel, som Kunden overlader til Leverandøren som led i levering af services. Pkt Liste af Kundens programmel Pkt Specifikation af licensvilkår til tredjepartsprogrammel

20 Anbefalinger til indhold Modtaget materiale Medium for modtagelse Manglende materiale Forudsætninger Specifikt angivne Kutyme/sædvane Ikke udtømmende Analyserapport Forhold, ikke i overensstemmelse med DD Information Udokumenterede forhold Konstaterede afvigelser forslag til justering af kontrakt og vederlag

21 Bilag 3 Transition og transformation

22 Minimumskrav til indhold 1/2 Referencer til bilaget i Kontrakten Pkt Beskrivelse af udførelsen af transitionen. Pkt Angivelse af formater for udlevering af data. Pkt Betaling som udgangspunkt på T&M-vilkår. Pkt Bod ved forsinkelse i transition eller overdragelse ved ophør. Pkt Angivelse af Kundens programmel. Pkt Angivelse af Leverandørens programmel. Pkt Licensvilkår for tredjepartsprogrammel.

23 Minimumskrav til indhold 2/2 Underbilag Titel Reference til bilaget i Kontrakten 3a Transitions- og transformationsplan Pkt Frister i/for transitionen. Pkt Krav til detailplan. Pkt Tidsplan for prøver. 3b Overdragelse af medarbejdere Pkt Medarbejdere til overdragelse. Pkt Vilkår og tidsplan for overdragelse. 3c 3d 3e 3f Kontrakter, hvor Leverandøren overtager administration Kontrakter, som overdrages til Leverandøren Kundens aktiver, som stilles til rådighed for Leverandøren Prøver i transitions- og transformationsfasen Pkt Angivelse af kontrakterne. Pkt Angivelse af kontrakterne. N/A Pkt Overensstemmelse med tidsplan og beskrivelse af prøver. Pkt Godkendelseskriterier.

24 Anbefalinger til indhold Relevant programmel Kundens/Leverandørens/Tredjemands Bod/bodsstørrelse Transition beskrives i integreret aktivitetsoversigt og tidsplan med angivelse af start/slut og initiativtager Særlige forventninger til Kunden eller tredjepartsleverandører Medarbejdere til overdragelse tidspunkt, ansættelsesvilkår mv. samt fordeling af økonomi mellem parterne Kontrakter til administration startdato, afgrænsning af forpligtelsen Kontrakter til overtagelse startdato, evt. fordeling af økonomi mellem parterne Aktiver til rådighed for Leverandøren startdato, forpligtelser f.eks. vedr. vedligehold/udskiftning Prøver godkendelseskriterier og prøverapport

25 Bilag 4 Leverandørens Services

26 Minimumskrav til indhold 1/3 Referencer til bilaget i Kontrakten Pkt Beskrivelse af Services og kriterier for skalering. Pkt Omfattede typer af Services. Pkt Sikkerhedsforanstaltninger. Pkt Antivirus og beskyttelse mod hacking. Pkt Revisionserklæring. Pkt Angivelse af Kundens programmel. Pkt Angivelse af Leverandørens programmel og evt. brugsrettens omfang. Pkt Licensvilkår for tredjepartsprogrammel.

27 Minimumskrav til indhold 2/3 Underbilag Titel Reference til bilaget i Kontrakten 4a Leverandørens lokationer N/A 4b Sikkerhedskrav Pkt Sikkerhedskrav. Pkt Kundens interne sikkerhedsforskrift. Pkt Backup. 4c Ophørsbistand Pkt Specifikation af forpligtelser. Pkt Materiale til udlevering og vilkår herfor. Pkt Andre nødvendige oplysninger 4d Overdragelsesplan Pkt Udkast til overdragelsesplan og godkendelse heraf.

28 Minimumskrav til indhold 3/3 Underbilag Titel Reference til bilaget i Kontrakten 4e Kundens medvirken Pkt Kundens ansvarsområder. Pkt Krav til Kundens medvirken. 4f Dokumentation N/A 4g 4h Associerede virksomheder Godkendte Underleverandører Pkt Juridiske enheder som kan få adgang til Services. Pkt Audit hos underleverandører. Pkt Godkendte underleverandører og Kundens indtrædelsesret i underleverandøraftaler.

29 Anbefalinger til indhold 1/3 Tekniske definitioner Serviceområder Netværksservices Datacenterservices Applikationsdrift Service-desk Desktopservices Tværgående Services Skalering Service Request > < Ændringsanmodning

30 Anbefalinger til indhold 2/3 Beskrivelse af ITIL-processer Incident Management Problem Management Request Fulfillment Servicebeskrivelser for hver Service indenfor hvert serviceområde. (uddrag fra Bilag 4 - komprimeret skema ) Matrix til angivelse af ansvarsniveau for hver Service

31 Anbefalinger til indhold 3/3 Lokationer kontorer > < datacentre Ophørsdokumenter specifikation, immaterielle rettigheder, udleveringsprocedure Skabelon til erklæring fra tredjepart som får udleveret dokumentation mv. Overdragelsesplan krav til indhold, godkendelseskriterier, Leverandørens medvirken til overdragelsen Konkrete opgaver for Kunden

32 Bilag 5 Leverandørens Rapportering

33 Minimumskrav til indhold Referencer til bilaget i Kontrakten Pkt Angivelse af regler vedrørende indhold, form og frekvens af Leverandørens rapportering til Kunden.

34 Anbefalinger til indhold Servicemålrapport Systemstatusrapport Backuprapport Frekvenser og fremsendelser Særlige rapporter

35 Bilag 6 Priser

36 Minimumskrav til indhold Referencer til bilaget i Kontrakten Pkt Udtrædelsesgodtgørelse Pkt Priser for skalering af services Pkt Specifikation af priser for associerede virksomheder Pkt Specifikation af vederlag ved udlevering af data Pkt Udarbejdelse af Overdragelsesplan Pkt Vederlag for ophørsbistand Pkt Bistand i forbindelse med overdragelse af Services Pkt Priser for Services periodiske og forbrugsafhængige Pkt Faktureringsfrekvens

37 Minimumskrav til indhold Referencer til bilaget i Kontrakten Pkt Krav til faktura Pkt Regler for regulering af priser Pkt Benchmarking af Leverandørens Services Pkt Bistand til øvrige leverandører Pkt Afhjælpningsbistand, som ikke skyldes Leverandørens forhold Pkt Bod ved manglende overholdelse af Servicesmål Pkt Erstatning for internt tidsforbrug Pkt Opsigelsesgodtgørelse

38 Anbefalinger til indhold Prismodeller Enhedspris Fast Pris Tid & Materialer Øvrige økonomiske forhold Ændringer, udgifter og udlæg, regulering, betalingsbetingelser Bod Servicemål Incitamenter og bonus Servicemål

39 Bilag 7 Servicemål

40 Minimumskrav til indhold Referencer til bilaget i Kontrakten Pkt Angivelse af Servicemål. Pkt Omfang, måling, opfyldelse og rapportering af Servicemål. Pkt Kundens evt. ret til ændring af Servicemål. Pkt Rapportering fra Overtagelsesdagen. Pkt Opgørelse af evt. bod og evt. konkret regel om rapportering.

41 Anbefalinger til indhold 1/2 Særlige definitioner Beregningsmetode Rapporteringsfrekvens Servicevinduer Evt. bodsmodel Vores model fleksibel pointmodel Pulje af Bodspoint på i alt 100 Bodspoint Parterne fordeler Bodspoint på Servicemålene ved Kontraktindgåelse ( ikke alle Servicemål nødvendigvis bodsbelagte) Bod opgøres forholdsmæssigt i forhold til en forud fastsat andel af det samlede vederlag (=bodsmaksimum) og antallet af ifaldne Bodspoint

42 Anbefalinger til indhold 2/2 Servicemål på Reaktionstider > < løsnigstider på Incidents og Service Requests Tilgængelighed server, applikation Niveauer for Servicemål Guld, Sølv, Bronze Målemetoder Matrix til angivelse af Servicemål på de konkrete dele af Services

43 Bilag 8 Samarbejdsorganisation

44 Minimumskrav til indhold Referencer til bilaget i Kontrakten Pkt Krav til detailplanlægning Pkt Kundens estimerede medvirken. Pkt Loyalitetspligt og generel medvirkenspligt Pkt udbedre først afklar senere Pkt Specifikationerne af kundens medvirken. Pkt Udskiftning af personer. Pkt Etablering af samarbejdsfora og behandling af grænseflader. Pkt Proces for ændringer af Services og Kontrakten i øvrigt.

45 Anbefalinger til indhold Samarbejdsprincipper og forpligtelser Samarbejdsmodel Strategisk niveau Taktisk niveau Operationelt niveau Møder Fora, frekvens, afvikling Roller og ansvarsområder Værktøjer til brug for styring og rapportering

46 Bilag 9 Kundens Ansvarsområder

47 Anbefalinger til indhold Forholdet til Kundens tredjepartsleverandører Kundens ansvar og risiko Varsling Adgang til ressourcer Adgang til data/persondata Nedtagning og bortskaffelse af udstyr Kundens ansvarsområder i transitionen Kundens ansvarsområder i driftsfasen Licensforhold Levering af softwarelicenser til Driftsmiljøet

48 Bilag 10 Ændringshåndtering

49 Minimumskrav til indhold Referencer til bilaget i Kontrakten Pkt Ændringshåndteringsprocedure

50 Anbefalinger til indhold Forenklet procedure for ændringer af Services, som ikke er egentlige ændringsmodninger, f.eks. skalering Ændringsanmodninger Kundens > < Leverandørens Krav til indhold Leverandørens ret til vederlag for udarbejdelse af løsningsforslag Løsningsforslag Krav til indhold Procedure for Kundens godkendelse Evt. ændringer af løsningsforslaget Ændringslog

51 Bilag 11 Risikostyring og proaktive handlinger

52 Minimumskrav til indhold Referencer til bilaget i Kontrakten Pkt Leverandøren skal udføre risikostyring og foretage pro-aktive handlinger som beskrevet i Bilag 11 (Risikostyring og proaktive handlinger).

53 Anbefalinger til indhold Risikostyring i transitionen Løbende rapportering på aktivitet og risici Handlinger ved gule og røde risici Leverandøren har initiativet Proaktive beføjelser Definition af triggers F.eks. dårlig driftseffektivitet eller gentagende misligholdelse Definition af beføjelser F.eks. analyser, tilføjelse af ressourcer mv. Skal nøje afpasses med leverancen ikke altid nødvendig

54 Bilag 12 Databehandleraftale

55 Minimumskrav til indhold Referencer til bilaget i Kontrakten Pkt Specifikation af kravene til Leverandørens behandling af personoplysninger og Parternes indbyrdes forhold i relation hertil.

56 Anbefalinger til indhold Baggrund, omfang og varighed Specificering af de behandlede personoplysninger Kundens forpligtelser Dataansvarlig Leverandørens databeskyttelsesforpligtelser Tekniske- og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger Bistand til opfyldelse af Kundens forpligtelser Påvisning af overholdelse og audit Underdatabehandlere Overførsel af personoplysninger til tredjelande Ansvarsbegrænsning

57 DAHL s modelbilag

58 1. Henvisninger til Kontrakten Eksempel - udklip fra Bilag 1:

59 2. Forklarende noter Eksempel - udklip fra Bilag 4:

60 3. Markering af punkter til udfyldelse Eksempel - udklip fra Bilag 6 og 6b:

61 Kort om aktuelle emner

62 Erhvervsansvarsforsikring

63 Erhvervsansvarsforsikringer for driftsleverandører Erhvervsansvarsforsikringer og deres dækningsomfang Forsikringen betaler på vegne af Sikrede ethvert krav om erstatning som følge af formuetab, påført tredjemand ved en faktisk eller påstået uagtsom handling eller undladelse, begået af sikrede i forbindelse med dennes professionelle rådgivning eller aktiviteter (ydelser), som det fremgår af policen eller er meddelt skriftligt til forsikringsselskabet. Forsikringen omfatter sikredes hæftelsesansvar/erstatningsansvar for formuetab for underleverandørers arbejde udført for sikrede som følge af professionelle ydelser leveret på vegne af de sikrede, men dækker ikke underleverandørens selvstændige ansvar. Det er en forudsætning for denne udvidelse, at sikrede indgår skriftlig aftale med underrådgiver. Forsikringsselskabet bibeholder retten til regres mod underleverandøren. Forsikringen dækker ikke krav om erstatning for formuetab påført tredjemand, jf. forsikringens omfang (Professionelt ansvar) som følge af eller som kan henføres til Sikredes eget tab ved at måtte udbedre, supplere eller omlevere mangelfuld rådgivning eller tjenesteydelse, eller som følge af krav om tilbagebetaling af honorar eller vederlag Bøder, herunder punitive - og exemplary damages, kaution, skatter og stempelafgift, eller forhold, som ikke måtte være forsikringsbare. Forsikringen omfatter dog bøder pålagt 3. mand når kravet (bøden) udspringer af en ansvarspådragende handling foretaget af sikrede.

64 Data som forretningsmodel

65 Forretningsmodel Der er skrevet og sagt meget om denne forretningsmodel på det seneste: Persondataforordning giver privatpersoner mulighed for at indhente, flytte og slettet persondata Persondata udgør en værdi for mange virksomheder Dermed nyt marked for handel med persondata Virksomheder, der baserer deres forretning på kendskabet til deres kunder, vil fremadrettet kunne købe sig til kundernes persondata => Virksomheder, specialiseret i opbevaring af persondata, vil kunne købe oplysninger direkte af private personer med det formål at videresælge disse data til virksomheder der kan bruge disse data kommercielt

66 Salg af data (proces) Dataindsamler Fx bank el. pengeinstitut Forpligtet til at udlevere indsamlet data til bankkunder Bankkunde Privatperson som har data hos dataindsamleren Kan anmode om at få den registrerede data udleveret Databank Kan købe data af bankkunden for et aftalt beløb Kan videresælge data en til virksomheder der kan bruge denne data kommercielt

67 Nyt? Nej! Reglerne der understøtter dette eksistere allerede sådan da Fokus på dette nu modsat tidligere Ny regel om dataportabilitet Samtykket kan (fortsat) være et problem Videregivelse kræver samtykke Skal være frivilligt, specifikt og informeret => Næppe mulighed for generelt salg nok kun specifikt fra gang til gang

68 Nyt? Uklarhed om omfang af dataportabilitet Kun egne persondata indlæst af personen selv? Også anden genereret data? Dog i alle tilfælde: Stiller krav til virksomhedernes opbevaring af data og eksportfunktion. Måske er en CSV-fil godt nok Personlig holdning: Nok mest en nyhed skabt af journalisterne Dog måske mulighed indenfor bankdata Nye regler pr. 1. januar 2018 om adgang til betalingsdata (PSD2-direktiv)

69 Databehandleraftaler

70 Databehandleraftale til driftsleverandører Særlig overvejelse Underleverandør (underdatabehandler) Kunden (dataansvarlig) Leverandør (databehandler) Underleverandør (underdatabehandler) Jura Kommercielt Jura Kommercielt Databeskyttelsesforpligtelser Leverandør: Start kæden bagfra og brug så vidt muligt egen databehandleraftale Kunde: Undgå overimplementering det kan umuliggøre/fordyre brug af underleverandør

71

72 Claus F. Sørensen Advokat (L), merc.jur./partner Claus F. Sørensen har gennem 20 år beskæftiget sig indgående med forhandling af IT-kontrakter. Det har givet ham dybt kendskab til branchen og en god forståelse for tekniske forhold, og derfor er Claus F. Sørensen også en ofte brugt rådgiver i forbindelse med M&A-transaktioner. Han er uddannet mediator og voldgiftsdommer og bistår ofte erhvervskunder med håndtering af konflikter på området. Han foretrækker dog at forebygge gennem veldisponerede, forståelige og anvendelige kontrakter. Blandt Claus F. Sørensens andre fagområder er rådgivning til leverandører og kunder inden for kontraktstyring- og administration, og om etablering og sikring af virksomheders IP-rettigheder. Han fører desuden en del sager om plagiering eller misbrug af varemærker, designs og ophavsrettigheder. Claus F. Sørensen er leder af DAHLs afdeling for IT & IPR, konkurrence- og udbudsret. cfs@dahllaw.dk

73 Tim Nielsen Advokat Tim Nielsen arbejder primært med teknologi- og IT-retlige forhold som f.eks. ITanskaffelser, outsourcing og managed services, persondataret, licensforhold og konfliktløsning. Desuden yder Tim Nielsen selskabsretlig og generel kommerciel rådgivning og forhandling - særligt til teknologivirksomheder. Tim Nielsens personlige forkærlighed for iværksættermiljøet gør, at han jævnligt rådgiver opstartsvirksomheder, ligesom han er gæsteforelæser på bl.a. Københavns Erhvervsakademi. tim@dahllaw.dk

74