BILAG 3. Modelbilag til driftsaftale Om IT infrastruktur services (IT drift)

Transkript

1 BILAG 3 Modelbilag til driftsaftale 2017 Om IT infrastruktur services (IT drift)

2 Side 2 1 VEJLEDNING 1.1 Dette afsnit er blot en vejledning til udfyldelse af bilaget og skal slettes inden Kontrakten underskrives. Det samme gælder indsatte kommentarbokse med noter samt sidehoved med henvisningen til DAHL Advokatfirma. 1.2 Transformationsydelser er ikke indeholdt i bilaget, så dette skal indskrives hvis relevant. 1.3 Nedenfor er oplistet de forhold, som Kontrakten foreskriver skal behandles i dette bilag. Bilagsnummer: 3 Referencesteder Sammenhæng Bilag 3: Transition og transformation Pkt Transition udføres som angivet i Bilag 3 (Transition og transformation)[ ]. Pkt Pkt Leverandøren skal på begæring fra Kunden udlevere en kopi af alle eller dele af Kundens data, herunder alle logfiler og øvrige data, der er genereret i forbindelse med Kontraktens opfyldelse, på et it-læsbart medie uden transformeringer, der kan give datatab. Medie og dataformat aftales mellem Parterne i forbindelse med transitionsfasen og specificeres i Bilag 3 (Transition og transformation), hvor eventuelt varsel ligeledes kan være angivet. Med mindre udlevering eksplicit efter Bilag 3 (Transition og transformation), Bilag 4 (Leverandørens Services) eller Bilag 6 (Priser) er omfattet af et fast vederlag, faktureres Leverandørens tidsforbrug dertil efter medgået tid og til

3 Side 3 de i Bilag 6 aftalte timepriser. Pkt Pkt Pkt Pkt Kundens eventuelle ret til bod ved forsinkelse med frister i forbindelse med transition eller overdragelse ved ophør fremgår af Bilag 3 (Transition og transformation). Med virkning fra Kontraktens indgåelse giver Kunden, Leverandøren, en tidsbegrænset, ikke eksklusiv og uoverdragelig brugsret, til det programmel, der i Bilag 2 (Due diligence), Bilag 3 (Transition og transformation) eller Bilag 4 (Leverandørens Services) er listet som Kunden programmel [ ]. Med virkning fra Kontraktens indgåelse giver Leverandøren, Kunden, en ikke-eksklusiv og uoverdragelig brugsret til det programmel, der i Bilag 2 (Due Diligence), Bilag 3 (Transition og transformation) eller Bilag 4 (Leverandørens Services) er listet som Kunden programmel, i det omfang dette er nødvendigt for Kontraktens opfyldelse. Licensvilkår for sådant tredjepartsprogrammel er indeholdt i Bilag 2 (Due Diligence), Bilag 3 (Transition og transformation) eller Bilag 4 (Leverandørens Services).

4 Side 4 Bilag 3a: Transitions- og transformationsplan Pkt Pkt Pkt Transition udføres som angivet i Bilag 3 (Transition og transformation), idet Bilag 3a (Transitions- og transformationsplan) angiver frister for gennemførte transition og Leverandørens levering af Services. Den i Bilag 3a (Transitions- og transformationsplan) indeholdte transitionsplan skal senest, på den i planen fastlagte dato, nedbrydes i en detailplan, der fastlægger samtlige aktiviteter og forpligtelser for hver af Parterne i transitionsfasen, herunder (i) Kundens forpligtelser i forhold til koordinering med og levering af services fra Kunden og Kundens øvrige leverandører; (ii) etablering af samarbejde i henhold til Bilag 8 (Samarbejdsorganisation); (iii) etablering af processer og rapportering, jf. punkt 9.3; og (iv) løbende udarbejdelse af Dokumentation for etablerede miljøer. Afprøvning gennemføres i overensstemmelse med tidsplanerne i Bilag 3a (Transitions- og transformationsplan) [ ].

5 Side 5 Bilag 3b: Overdragelse af medarbejdere Bilag 3c: Kontrakter, hvor Leverandøren overtager administration Bilag 3d: Kontrakter, som overdrages til Leverandøren Pkt Pkt Pkt Pkt Pkt Bilag 3b (Overdragelse af medarbejdere) angiver de medarbejdere, der overgår til ansættelse hos Leverandøren. Som led i transitionen overgår de i Bilag 3b (Overdragelse af medarbejdere) angivne medarbejdere til ansættelse hos Leverandøren på de i Bilaget angivne vilkår og som nærmere fastlagt i transitionsplanen. Leverandøren overtager fra Overtagelsesdagen administrationen af de kontrakter om licens, leasing, vedligeholdelse, support, telekommunikation, etc., der er angivet i Bilag 3c (Kontrakter, hvor Leverandøren overtager administration). Leverandøren har ikke ansvaret for tredjemands eventuelle misligholdelse af de administrerede kontrakter, medmindre denne misligholdelse skyldes mangler ved Leverandørens administration af den pågældende kontrakt i henhold til betingelserne i Bilag 3c. Leverandøren skal med bistand fra Kunden overføre de i Bilag 3d (Kontrakter som overdrages til Leverandøren) angivne tredjepartskontrakter, herunder licens- og vedligeholdelsesaftaler, fra Kunden til Leverandøren med virkning fra Overtagelsesdagen, således at Leverandøren

6 Side 6 bliver kontraktpart i stedet for Kunden. Bilag 3e: Kundens aktiver, som stilles til rådighed for Leverandøren Bilag 3f: Prøver i transitionsog transformationsfasen Pkt Pkt Afprøvning gennemføres i overensstemmelse med tidsplanerne i Bilag 3a (Transitions- og transformationsplan) og Bilag 3g (Prøver i transitions- og transformationsfasen). Leverandørens udkast til rapport forelægges Kunden til skriftlig godkendelse. På baggrund af rapporterne med dokumentation vurderer Kunden, om Leverandøren har opfyldt kravene til prøvernes godkendelse i henhold til Bilag 3f.

7 BILAG 3 Transition og transformation

8 Side 2 1 INDLEDNING 1.1 Dette bilag beskriver forholdene i relation til transitionsfasen i henhold til Kontraktens punkt 6, og er uddybet i underbilagene. 1.2 Dette bilag beskriver derudover i overensstemmelse med Kontraktens punkt 36 Kundens og Leverandørens programmel, som alene skal anvendes i transitionsfasen og ikke i driftsfasen. 2 UNDERBILAG Bilag 3a Bilag 3b: Bilag 3c Bilag 3d Bilag 3e Bilag 3f Transitions- og transformationsplan Overdragelse af medarbejdere Kontrakter, hvor Leverandøren overtager administration Kontrakter, som overdrages til Leverandøren Kundens aktiver, som stilles til rådighed for Leverandøren Prøver i transitions- og transformationsfasen 3 DEFINITIONER 3.1 Definitionerne i Bilag 1 (Definitioner) har samme betydning i dette bilag, medmindre de er defineret anderledes heri. Ord med stort begyndelsesbogstav, som ikke er defineret, har den betydning, der normalt tilskrives sådanne termer, herunder i overensstemmelse med ITIL. 4 KUNDENS PROGRAMMEL 4.1 Licensen i Kontraktens punkt omfatter bl.a. følgende programmel: Programmel Beskrivelse Evt. begrænsninger [Navn] [ ] [ ] 5 LEVERANDØRENS PROGRAMMEL 5.1 Licensen i Kontraktens punkt omfatter følgende programmel: Programmel Beskrivelse Evt. begrænsninger [Navn] [ ] [ ] 6 LICENSVILKÅR FOR TREDJEMANDS PROGRAMMEL 6.1 Det programmel hver Part stiller til rådighed er omfattet af følgende licensvilkår:

9 Side [Evt. henvis til bilag eller link i stedet] 7 BOD 7.1 Såfremt den aftalte Overtagelsesdag overskrides som følge af forhold, som alene Leverandøren hæfter for, betaler Leverandøren en dagbod. Boden beregnes pr. Arbejdsdag af transitionsvederlaget. Boden udgør 0,15% pr. Arbejdsdag. Kommenterede [DAHL1]: Note: Fjernes, hvis der ikke er aftalt bod. Tilsvarende tilføjes, hvis der aftalt bod i forbindelse med ophørsydelser. Kommenterede [DAHL2]: Note: Overvej størrelsen

10 BILAG 3a Transitions- og transformationsplan

11 Side 2 1 INDLEDNING 1.1 Dette bilag indeholder en beskrivelse af de aktiviteter, som skal udføres i transitionsfasen, samt en tidsplan herfor jf. Kontraktens punkt og punkt Derudover beskrives Parternes forpligtelser i forbindelse med aktiviteterne. 2 DEFINITIONER 2.1 Definitionerne i Bilag 1 (Definitioner) har samme betydning i dette bilag, medmindre de er defineret anderledes heri. Ord med stort begyndelsesbogstav, som ikke er defineret, har den betydning, der normalt tilskrives sådanne termer, herunder i overensstemmelse med ITIL. 3 AKTIVITETSOVERSIGT OG TIDSPLAN FOR TRANSITIONSFASEN 3.1 Transitionsservices omfatter de opgaver, der er anført nedenfor. Hver Part skal udføre de opgaver, som denne har ansvaret for i henhold til nedenstående. Kommenterede [DAHL3]: NOTE: Til inspiration. Kan evt. erstattes af separat bilag. Aktivitet/begivenhed Periode Initiativtager Start Slut Forberedelse af transition Underskrivelse af Kontrakten; Opfyldelse af andre krav, der stilles til Kunden (bl.a. i henhold til Bilag 2b (Leverandørens forudsætninger) og Bilag 4e (Kundens medvirken) og nedenfor under punkt 5); Overdragelse til projektleder; Kickoff-møde med Kunden; Udarbejdelse af projektgrundlag; Projekt-kickoff; Afslutning af projektgrundlag; Teknisk setup, kontrol af processer og distribution af dokumentation Give supportteammedlemmer adgang til det supporterede miljø og dokumentere adgangsprocessen; Verificere og dokumentere det supporterede miljø; Dokumentere formål, kritiske processer og relevante integrationer på understøttet miljø;

12 Side 3 Oprette Kundens setup i Leverandørens ITSM-løsning grundlæggende funktioner og adgang for Kunden; Dokumentere eskaleringspunkter og kommunikationsplan; Etablere skabeloner; Øvrige forberedende aktiviteter Vidensoverdragelse Overdragelse til drift Installere aftalte og udviklede avancerede scripts til avanceret overvågning; Dokumentere processen med utilsigtede hændelser, problemprocessen og relevante operatører på 3. niveau; Udarbejde driftshåndbog; Definere, hvilke batchkørsler der skal overvåges. Angive individuelle prioriteter i henhold til kontrakten. Aktivere overvågning på aftalte jobs i applikationen; Definere, hvilke integrationspunkter der skal overvåges; Oprette specifikke kundetilpasninger; Teste overvågningsydelser i det supporterede miljø; Afklare forventninger vedrørende forudgodkendte ændringer/ønsker baseret på anbefalinger; Dokumentere, herunder vidensoverdragelse; Vidensoverdragelse (applikation/teknisk); Vidensoverdragelse teknisk fra projektorganisation til support; Vidensoverdragelse applikation (2.+3. niveau) fra projektorganisation; Formidle information og uddannelse efter Go-Live; Starte SOP til fremtidig vidensoverdragelse; Forberede første statusmøde med leveranceansvarlig;

13 Side 4 Foretage procestest af AMS-drift; Færdiggøre første statusmøde med leveranceansvarlig; Overgang til drift og overlevering; Projektledelse; Møde om resultater og uddannelse; 4 FORUDSÆTNINGER KRAV TIL KUNDEN OG KUNDENS LEVERANCER I TRANSITIONSFASEN 4.1 [..] Kommenterede [DAHL4]: Note: Såfremt Leverandøren har særlige forventninger til Kunden eller Kundens øvrige samarbejdspartnere under transitionsfasen, eksempelvis hvis Kunden selv skal anskaffe udstyr, licenser etc. bør dette beskrives her med samtidig angivelse af deadline for opfyldelse heraf.

14 BILAG 3b Overdragelse af medarbejdere

15 Side 2 1 INDLEDNING 1.1 Dette bilag beskriver Leverandørens specifikke forudsætninger, jf. Kontraktens punkt 4.2.1, idet der i øvrigt henvises til øvrige forudsætninger, således som disse er anført i Kontrakten med øvrige bilag, samt sådanne forudsætninger som i øvrigt ud fra kutyme/sædvane for leverancer af denne karakter med rimelighed må kunne lægges til grund for samarbejdet. 2 UNDERBILAG Bilag 3b.i: Bilag 3b.ii: Ansættelseskontrakt for [ ] Ansættelseskontrakt for [ ] 3 DEFINITIONER 3.1 Definitionerne i Bilag 1 (Definitioner) har samme betydning i dette bilag, medmindre de er defineret anderledes heri. Ord med stort begyndelsesbogstav, som ikke er defineret, har den betydning, der normalt tilskrives sådanne termer, herunder i overensstemmelse med ITIL. 4 OMFATTEDE MEDARBEJDERE 4.1 Leverandøren indtræder i Kundens rettigheder og forpligtelser overfor de medarbejdere, der er opregnet nedenfor, jf. Kontraktens punkt 6.2, pr. den i nedenstående skema angivne dato. 4.2 Medarbejdernes ansættelsesvilkår m.v. vedlægges som underbilag til dette bilag. I den udstrækning Kunden har varslet ændrede vilkår til de overdragne medarbejdere, skal sådanne varslinger tilsvarende indgå. 4.3 Indenfor 15 Arbejdsdage efter Kontraktens indgåelse skal Kunden udlevere de overdragne medarbejderes fulde personalemappe til Leverandøren. 4.4 Følgende medarbejdere overdrages. Navn Funktion Dato for overdragelse Særlige bemærkninger [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] 5 ØVRIGE VILKÅR 5.1 I tilfælde af, at Leverandøren bliver mødt med krav fra øvrige af Kundens ansatte/tidligere ansatte om, at sådanne ansatte i henhold til lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse skulle være overdraget til Leverandøren, skal Kunden skadesløsholde Leverandøren for alle sådanne krav og øvrige omkostninger for Leverandøren forbundet hermed, inklusive omkostninger og kompensationsbeløb, som Leverandøren må udrede for at bringe sådanne medarbejderes ansættelsesforhold til ophør. 5.2 Kunden er ansvarlig for og holder Leverandøren skadesløs for alle forpligtelser og krav, der vedrører perioden forud for overdragelsen af medarbejderne, uanset om sådanne krav frem-

16 Side 3 sættes eller forfalder til betaling før, på eller efter overdragelsen. Tilsvarende gælder for alle krav, som tidligere ansatte hos Kunden måtte fremsætte overfor Leverandøren, og hvis ansættelsesforhold hos Kunden er opsagt eller i øvrigt brag til ophør forud for overtagelsen af medarbejdere til Leverandøren, samt krav som udspringer af forpligtelser overfor overtagne medarbejdere som påberåbes på baggrund af vilkår som ikke er indeholdt i dette Bilag 3b. 5.3 Leverandøren er berettiget til refusion af eventuelle betalinger, som Leverandøren har udredt uden at være ansvarlig for den underliggende forpligtelse eller krav i det indbyrdes forhold mellem Parterne, jf. ovenstående afsnit, straks betalingen er afholdt. 5.4 Kunden skal informere de overdragne medarbejdere om overdragelsen til Leverandøren, jf. 5 og 6 i lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse. Leverandøren skal assistere Kunden hermed i nødvendigt omfang. 5.5 Kunden er indforstået med, at Leverandørens tilbud er baseret på de fremlagte oplysninger. 5.6 Skadesløsholdelse i medfør af dette punkt er ikke underlagt ansvarsbegrænsningerne i Kontraktens punkt 33.

17 BILAG 3b.i Ansættelseskontrakt for [ ]

18 BILAG 3b.ii Ansættelseskontrakt for [ ]

19 BILAG 3c Kontrakter, hvor Leverandøren overtager administration

20 Side 2 1 INDLEDNING 1.1 Dette bilag indeholder den af Leverandøren eventuelt udarbejdede analyserapport, jf. Kontraktens punkt UNDERBILAG Bilag 3c.i Bilag 3c.ii Kontrakt for [ ] Kontrakt for [ ] 3 DEFINITIONER Definitionerne i Bilag 1 (Definitioner) har samme betydning i dette bilag, medmindre de er defineret anderledes heri. Ord med stort begyndelsesbogstav, som ikke er defineret, har den betydning, der normalt tilskrives sådanne termer, herunder i overensstemmelse med ITIL. 4 OMFATTEDE KONTRAKTER 4.1 Leverandøren overtager pr. den i nedenstående skema angivne dato administrationen af følgende kontrakter, jf. Kontraktens punkt 6.3.1: Kontraktpart Kontraktens område Dato for overtagelse af administration [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] 4.2 Kontrakterne i deres fulde længde inkl. eventuelle ændringer og tillæg mv. vedlægges som underbilag til dette bilag. 5 ØVRIGE VILKÅR VEDRØRENDE ADMINISTRATIONEN 5.1 Underretning af kontraktparterne Kunden underretter kontraktparterne om Leverandørens overtagelse af administrationen, og at al korrespondance inkl. fakturaer fremover skal stiles til Leverandøren, idet fakturaer dog fortsat skal udstedes til Kunden. 5.2 Betaling af fakturaer Leverandøren godkender fakturaer til betaling. De godkendte fakturaer videresendes til Kunden, som selv sørger for betaling heraf. 5.3 Overvågning af kontrakters opgør Leverandøren skal overvåge kontrakternes varighed og ophør og indstille til Kunden, om kontrakter skal forlænges eller opsiges, idet det er Kunden, som træffer endelig beslutning herom.

21 Side 3 Spørgsmål herom behandles i [SAMARBEJDSORGANISATION], jf. Bilag 8 (Samarbejdsorganisation). Kommenterede [DAHL5]: Note: Her indsættes det relevante forum. 5.4 (Gen)Forhandling af kontrakter Såfremt en af kontraktparterne kræver en genforhandling af deres respektive kontrakt, skal Leverandøren orientere Kunden herom, idet Kunden selv varetager forhandlingen. Leverandøren skal på anmodning rådgive Kunden om behovet for den eller de ydelser, der er til forhandling Såfremt Leverandøren skal deltage i forhandlingen, er Leverandøren berettiget til særskilt betaling herfor i henhold til de i Bilag 6 (Priser) anførte timepriser.

22 BILAG 3c.i Kontrakt for [ ]

23 BILAG 3c.ii Kontrakt for [ ]

24 BILAG 3d Kontrakter, som overdraget til Leverandøren

25 Side 2 1 INDLEDNING 1.1 I henhold til Kontraktens punkt 6.4 er det i dette bilag angivet, hvilke tredjepartskontrakter, som Leverandøren indtræder i som kontraktpart i stedet for Kunden. 2 UNDERBILAG Bilag 3d.i Bilag 3d.ii Kontrakt for [ ] Kontrakt for [ ] 3 DEFINITIONER Definitionerne i Bilag 1 (Definitioner) har samme betydning i dette bilag, medmindre de er defineret anderledes heri. Ord med stort begyndelsesbogstav, som ikke er defineret, har den betydning, der normalt tilskrives sådanne termer, herunder i overensstemmelse med ITIL. 4 OMFATTEDE KONTRAKTER 4.1 Leverandøren overtager pr. den i nedenstående skema angivne dato følgende kontrakter: Kontraktpart Kontraktens område Dato for overtagelse [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] 4.2 Kontrakterne i deres fulde længde inkl. eventuelle ændringer og tillæg mv. vedlægges som underbilag til dette bilag. 4.3 Kunden udarbejder senest seks måneder efter overtagelsen en refusionsopgørelse over betalinger, som vedrører perioden efter overtagelsen, og som Kunden ikke er ansvarlig for, jf. Kontraktens punkt

26 BILAG 3d.i Kontrakt for [ ]

27 BILAG 3d.ii Kontrakt for [ ]

28 BILAG 3e Kundens aktiver, som stilles til rådighed for Leverandøren

29 Side 2 1 INDLEDNING 1.1 I dette bilag er angivet de aktiver, som Kunden stiller til rådighed for Leverandøren til brug for levering af Services. 2 DEFINITIONER 2.1 Definitionerne i Bilag 1 (Definitioner) har samme betydning i dette bilag, medmindre de er defineret anderledes heri. Ord med stort begyndelsesbogstav, som ikke er defineret, har den betydning, der normalt tilskrives sådanne termer, herunder i overensstemmelse med ITIL. 3 OMFATTEDE AKTIVER 3.1 Kunden skal pr. den i nedenstående skema angivne dato stille følgende aktiver til rådighed for Leverandøren: Aktiv Lokation hvor aktivet stilles til rådighed Dato [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] 3.2 Det er Kundens ansvar at sikre, at disse aktiver overdrages i fejlfri stand, og at Kunden har alle fornødne rettigheder til at kunne overdrage eventuelt programmel præinstalleret på udstyr til Leverandøren. 3.3 Kunden forpligter sig derudover til at have serviceaftaler på ovenstående aktiver, hvor Leverandøren har driftsansvaret. 3.4 Ved Kontraktens ophør tilbageleveres udstyret således som dette er og forefindes på dette tidspunkt. Aktiver der i mellemtiden er udskiftet er ikke omfattet af tilbageleverings-pligten, og tilbageleveringspligten omfatter ej heller sådanne aktiver der har erstattet ovenstående aktiver i Kontraktens løbetid.

30 BILAG 3f Prøver i transitions- og transformationsfasen

31 Side 2 4 INDLEDNING 4.1 Dette bilag beskriver prøver til gennemførelse i transitionsfasen samt procedurer herfor, jf. Kontraktens punkt DEFINITIONER 5.1 Definitionerne i Bilag 1 (Definitioner) har samme betydning i dette bilag, medmindre de er defineret anderledes heri. Ord med stort begyndelsesbogstav, som ikke er defineret, har den betydning, der normalt tilskrives sådanne termer, herunder i overensstemmelse med ITIL. 6 OVERTAGELSESPRØVE 6.1 Transitionsfasen afsluttes med en overtagelsesprøve, hvor transitionsservices skal underkastes en overtagelsesprøve. 6.2 Godkendelseskriterie Resultatet af overtagelsesprøven kan for hver del kategoriseres som en af følgende: Kriterie G BG Forklaring Prøven er godkendt Prøven er betinget godkendt, og eventuelle ikke-væsentlige fejl noteres i en mangelliste. A Prøven er ikke godkendt, og konstaterede væsentlige fejl noteres i en mangelliste Overtagelsesprøven anses som godkendt, når denne er aflagt uden kategori A fejl. Kan Leverandøren umiddelbart anvise en foreløbig workaround i forhold til en kategori A fejl, nedkategoriseres denne til BG. Kommenterede [DAHL6]: Note: Det kan overvejes at tilføje en tabel med fejlkategorier, f.eks. 1-4 eller A-D som alternativ En betinget godkendelse kan tilbagekaldes, hvis manglen ikke håndteres i overensstemmelse med Bilag 7 (Servicemål), eller indenfor rimelig tid, hvis forholdet ikke er omfattet af Bilag 7, medmindre andet konkret er aftalt mellem Parterne herom. 6.3 Prøvens resultat Godkendelseskriterier G BG A Bemærkninger Opfyldelse af andre krav, der stilles til Kunden (bl.a. i henhold til Bilag 2b (Leverandørens forudsætninger), Bilag 3a (Transitions- og transformationsplan)

32 Side 3 Adgang til det supporterede miljø, inkl. tredjepartsadgang, til supportteammedlemmer og dokumentation af adgangsprocessen Dokumentation af data i supportsystemet/itsm-værktøj Etablere skabeloner Dokumentation af processen med utilsigtede hændelser, problemprocessen og relevante operatører på 3. niveau Driftshåndbog med løsningsoversigt Test af overvågningsydelser i det supporterede miljø Dokumentation, herunder overdragelse af viden Vidensoverdragelse teknisk Vidensoverdragelse applikation Foretage procestest af AMS-drift Første statusmøde med leveranceansvarlig 6.4 Prøven gentages indtil godkendelseskriterierne er opfyldte.