Bestyrelsesmøde i Sydtrafik

Transkript

1 J.nr.: /07 Dato: 14. juni 2007 Initialer: UG Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Dagsorden Tid: Onsdag, den 20. juni 2007 kl Sted: Nymindegab Kro Medlemmer: Peter Christensen Hans Peter Geil (afbud) Erwin Andresen Inger Donslund Jørgen Elsted Hansen Poul Rosendahl Morten Kristensen Thyge Nielsen Ole Jacobsen Øvrige: Direktør H. C. Bonde Afdelingsleder Kirsten Therkildsen (ref.) Dagsordenspunkter: 42/07 Orienteringer /07 Høringssvar til budget /07 Udformning af udbudsvilkår for 1. udbud af buskørsel /07 Høring om grundlæggende principper for stoppesteder og rutebilstationer /07 Orientering om status på Rejsekortet /07 Regnskab 2006 for X bus /07 Forslag til Dagsorden for Repræsentantskabsmøde

2 42/07 Orienteringer Dato: 12. juni 2007 Til orientering Læserbrev fra DSB salgsdirektør Bjørn Wahlsten Brev af 5. juni fra formændene for trafikselskaberne i Danmark til KL og Danske Regioner Nyansatte i Sydtrafik Brev af 6. juni 2007 fra Brancheforeningen Dansk Kollektiv Trafik JK 53

3 43/07 Høringssvar til budget 2008 Dato: 11. juni 2007 På bestyrelsesmødet den 25. april 2007 godkendte bestyrelsen et budget for Sydtrafik for 2008 og budgetoverslag med henblik på en høring hos kommunerne og Regionen. Høringsfristen er fastsat til den 15. juni Nyt dagsordenspunkt med bilag eftersendes. eftersendes den 15. juni JK 44/07 Udformning af udbudsvilkår for 1. udbud af buskørsel Dato: 4. juni 2007 Udbudsvilkår og kontrakter godkendes, idet de i notaterne anbefalede principper indarbejdes i standardmaterialet. 54

4 Tildelingskriterier og kvalitetsbestemmelser godkendes. Sekretariatet færdiggør bilagsmaterialet. Udbudsprocessen iværksættes ifølge tidsplan. Efter høring i region og kommuner vedtog Sydtrafiks bestyrelse i sit møde den 30. maj 2007 en række grundlæggende principper for 1. udbud af buskørsel. Med baggrund heri er udarbejdet udbudsbetingelser og kontraktgrundlag. Efter ønske fra en kommune er miljøvenlige busser og sundhedstiltag i arbejdsmiljøet indarbejdet som en del af tildelingskriterierne. Udbudsmaterialet skal herudover indeholde en række tekniske bilag, som udarbejdes af sekretariatet. Notat af 8. juni 2007 om udformning af udbudsvilkår for 1. udbud af buskørsel TKE 45/07 Høring om grundlæggende principper for stoppesteder og rutebilstationer Dato: 8 juni 2007 Stoppestedsudstyr anskaffes og finansieres af Sydtrafik incl. topskilte, afgangstavler o.l. Opsætning og vedligehold (areal) foretages af kommunerne. Læskure anskaffes, opsættes og finansieres af kommunerne. 55

5 Der udarbejdes fællesdesign, som kommunerne kan benytte (evt. central indkøbsaftale med leverandør). Ventesale uden bemanding etableres, vedligeholdes og finansieres af kommunerne. Busstationer med bemanding etableres, vedligeholdes og finansieres af kommunerne, med tilskud fra Sydtrafik til kortsalg og chaufførfaciliteter, efter en fast lejemodel. Bemanding af og drift af busstationer afholdes af Sydtrafik. Stadepladser (Vejareal) etableres, vedligeholdes og finansieres af kommunerne. Ændringen til de nye principper indarbejdes, når det er muligt at opsige bestående aftaler/kontrakter. Ændringerne indarbejdes løbende i budgetterne og budgetopfølgningerne. De tre hidtidige trafikselskaber har haft forskellige politikker for indkøb, opsætning, drift, vedligehold og finansiering af stoppesteder, læskærme og rutebilstationer. Bestyrelsen for Sydtrafik besluttede derfor på sit møde den 28. marts 2007, dagsordenspunkt 25/07, at sende forslag til grundlæggende principper i høring hos region og kommuner med høringsfrist 8. juni Høringssvarene fremgår af vedlagte notat. : Notat af 8. juni 2007 om svar på høring om principper for rutebilstationer og stoppesteder Høringssvar fra kommunerne HCB/TKE 56

6 46/07 Orientering om status på Rejsekortet Dato: 6. juni 2007 Orienteringen tages til efterretning Der foretages en orientering om status på arbejdet med Rejsekortet. Notat af 6. juni 2007 om udskydelse af pilotprojektet for Rejsekortet. HCB 47/07 Regnskab 2006 for X bus Dato: 8. juni 2007 Regnskabet med revisionsberetning tages til efterretning. 57

7 X bus samarbejdet har udsendt regnskabet for 2006 med tilhørende beretning. Desuden er der fremsendt en revisionsberetning. Regnskabet ender med et 0-regnskab, hvor indtægter og udgifter går lige op. Det har i årets løb været nødvendigt at opkræve kr ekstra for at opnå denne balance. Den samlede balancesum er på ca 3,76 mill kr. Aktiverne og passiverne er 0 kr ultimo Sydbus bidrog i 2006 til X bus samarbejdet med kr og VAT med kr, begge incl ekstraopkrævningen. Sydtrafik er ved kommunesammenlægningen indtrådt i X bus samarbejdet, som fortsætter med sekretariatet placeret ved Midttrafik. 4 X bus ruter berører Sydtrafiks område: 900X Sønderborg-Vejle 907X Vejle-Skjern 913X Århus-Esbjerg 915X Sønderborg-Esbjerg Årsregnskab 2006 X bus samarbejdet Revisionsberetning X bus samarbejdet JK 58

8 48/07 Forslag til Dagsorden for Repræsentantskabsmøde 2007 Dato: 5. juni 2007 Dagsordenen godkendes og der fastsættes en dato for Repræsentantskabsmødet. I henhold til 13 i trafikselskabets vedtægt, skal der årligt afholdes mindst ét Repræsentantskabsmøde. Repræsentantskabet holdt sit første møde den 20. december 2006, hvor der blev valgt bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, godkendelse af vedtægt og forretningsorden samt godkendelse af den forholdsmæssige fordeling af de deltagende parters tilskud til selskabets finansiering (Budget 2007). I henhold til Lov om Trafikselskaber og trafikselskabets vedtægt, skal Repræsentantskabet godkende bestyrelsens beslutning om den forholdsmæssige fordeling af de deltagende parters tilskud til selskabets finansiering, bestyrelsens forslag til ændringer af eller tillæg til vedtægten samt træffe beslutning i sager, som bestyrelsen forelægger. I bestyrelsesmødet den 28. februar 2007, dagsordenpunkt 12/07 drøftede bestyrelsen Repræsentantskabets opgaver. Trafikselskabets vedtægter har været fremsendt til Trafikministeriet til godkendelse. Ministeren (Trafikstyrelsen) har meddelt godkendelse af vedtægten på visse betingelser. To af disse betingelser om Vestbanens indskrivning i vedtægten og valg af suppleanter er tilbageskrevet Styrelsen, med henblik på en endelig afklaring af disse to punkter. Der foreligger p.t. ikke svar fra styrelsen, men det er aftalt, at det tilstræbes, at sagen kan godkendes i repræsentantskabsmødet. Vedtægtsændringen skal endvidere til godkendelse hos Regionen. Fordelingsprincipperne for finansiering fastsættes i bestyrelsens endelige behandling af Budget 2008 f.f. på bestyrelsesmødet i august. Mødedato bør fastsættes efter bestyrelsesmødet i august (29. august ). Forslag mandag den 10. eller den 17. september kl Forslag til dagsorden for Repræsentantskabsmøde september 2007 HCB 59