Brugervejledning til GS1Trade Sync

Transkript

1 GS1Trade Sync A GS1 Denmark Service Brugervejledning til GS1Trade Sync Oprettelse af data til Tyskland Version 2.0

2 Indholdsfortegnelse 1 Dataoprettelse af varestamdata til det tyske marked Om dette dokument Oprettelse af basisenheden Brug knappen <Tjekliste> Skærmbilledet Basisoplysninger Skærmbilledet Target markets og handelspartnere Skærmbilledet Afgifter Skærmbilledet Alkoholinformation Allergeninformation Angivelse af økologiske informationer Databærere og identifikation Skærmbilledet Dimensioner Skærmbilledet Emballageinformation Skærmbilledet Ernæringsinformation Skærmbilledet Farlige substanser Skærmbilledet Holdbarhedsoplysninger Skærmbilledet Klassificering af farlig transport Skærmbilledet Leverings- og indkøbsinformation Skærmbilledet Lovinformation om produkt Mad og drikkevarer: Ingredienser Skærmbilledet Mængdevariabelt produkt Skærmbilledet Mærkning: Dato og emballage Skærmbilledet Oprindelse- og toldoplysninger Skærmbilledet Produktbeskrivelse Skærmbilledet Produktets bæredygtighed Skærmbilledet Salgsinformation Skærmbilledet Temperaturinformation Oprettelse af emballageenheden (CASE) Skærmbilledet Yderligere data Knappen <Hierarki> Skærmbilledet Basisoplysninger Fejlrapporten Skærmbilledet Databærere og identifikation Skærmbilledet Dimensioner Skærmbilledet Emballageinformation Skærmbilledet Håndtering Skærmbilledet Leverings- og indkøbsinformation Skærmbilledet Mængdevariabelt produkt Skærmbilledet Mærkning: Dato og emballage Skærmbilledet Palleniveau uden GTIN Skærmbilledet Palleopbygning Publicering af data

3 6 Status på publicerede data til Tyskland Excelark med oversigt over tyske felter

4 1 Dataoprettelse af varestamdata til det tyske marked I Tyskland har man ligesom her i Danmark en datapool til lagring af varestamdata til de tyske retailere. Den tyske datapool hedder 1WorldSync og ejes af GS1 Tyskland og GS1 USA. Alle spørgsmål vedrørende dataoprettelse og vedligeholdelse af data i GS1Trade Sync til det tyske marked kan stiles til GS1 Denmark på telefon eller per mail til [email protected]. 2 Om dette dokument Hensigten med dette dokument er at forklare, hvordan data oprettes korrekt til det tyske marked. Der tages udgangspunkt i et fødevareprodukt med henblik på beskrivelse af, hvordan relevante ernæringsmæssige oplysninger skal angives ud over de data, som er obligatoriske at angive uanset varetype. 3 Oprettelse af basisenheden I det følgende beskrives, hvordan basisenheden oprettes. Basisenheden kan meget ofte sidestilles med den enhed, der sælges til slutforbrugeren i supermarkedet i dokumentet her benævnt forbrugerenheden. Når du er logget ind, klikker du på knappen <Nyt Produkt> 4

5 I næste skærmbillede Grundlæggende data udfyldes felterne GTIN, Beskrivelse af enhed, Landekode for Target Market samt Er offentlige. I sidstnævnte felt kan vælges <Privat>, HVIS data kun ønskes delt med den eller de virksomheder, man handler med. Herefter udfyldes feltet Datamodtager med GLN-nummer på den virksomhed, der skal have adgang til at se/modtage data. Der skal som minimum angives én datamodtager. Senere i forløbet bliver det muligt at angive flere datamodtagere. Feltet Privat elelr public? kan også udfyldes med <Public>, hvorefter data udveksles med ALLE datamodtagere, der abonnerer på jeres virksomheds data. Når felterne er udfyldt som oven for vist, klikkes der på knappen <Næste> Herefter skal der vælges en GDSN produkt klassifikationskode (Global Product Classification Code) Klik i feltet til højre for feltnavnet Filtrer listen ved:. 5

6 Skriv på dansk en søgetekst der passer på produktet, der skal oprettes data på Tryk derefter på knappen <Søg> 6

7 Vælg den ønskede GPC Brick kode. Ovenfor er valgt Mælk/mælkerstatning (kølevare). Tryk på <Gem>. 7

8 Gå videre ved klik på knappen <Næste> 8

9 Tryk på <Opret produkt> 3.1 Brug knappen <Tjekliste> Tjeklisten i højre side af skærmbilledet vises automatisk. Nederst til højre i skærmbilledet er der en knap, som hedder <Tjekliste>. Klikkes der på den, skjules tjeklisten. Som det ses i oven for viste skærmbillede, har man tjeklisten til højre. Under hver fejlbeskrivelse er der en knap, som vil føre dig direkte til det felt, som mangler at blive udfyldt. Det kan være en god idé at udfylde alle felter ved hjælp af dette fejlfindingsværktøj. 9

10 I resten af guiden vil hvert relevant skærmbillede og felt til Tyskland blive beskrevet. Vi starter med skærmbilledet Basisoplysninger. 3.2 Skærmbilledet Basisoplysninger Det næste skærmbillede man kommer til er Basisoplysninger. Det skal udfyldes på følgende måde. Feltnavn Er produktet en basisenhed? Forbrugerenhed? Forsendelsesenhed? Faktureringsenhed? Bestillingsenhed? Producents GLN Producentens navn Kontaktinformation: GLN Kontaktinformation: Kontaktnavn Kontaktinformation: Adresse Kontaktinformation: Kontakttype Udfyldes med Ja Ja Nej. Enheden bliver senere pakket i en kollienhed. Nej eller Ja Nej. Forbrugerenheden er næppe bestillingsenhed. Det er kollikartonen, som er det. Denne emballageenhed oprettes senere. Angiv jeres egen virksomheds GLN-nummer Angiv jeres virksomhedsnavn Angiv jeres egen virksomheds GLN-nummer. Alle kontaktinformationer skal kun udfyldes, hvis de fremgår af varens emballage ellers ikke. Her angives navnet på virksomheden eller personen, som er distributøren. Adressen på virksomheden eller personen, som er distributøren. Kontakttypen der skal vælges er Licenstager Register (GS1 Code). 3.3 Skærmbilledet Target markets og handelspartnere I dette skærmbillede kan flere datamodtagere (kunder) tilføjes. Vi anbefaler at der først tilføjes nye datamodtagere, når produktet er færdigoprettet. Dette skyldes, at så bliver al data kopieret og man skal kun oprette produktet én gang. Hvis flere handelspartnere (kunder) skal tilføjes, klikkes på knappen <Tilføj Handelspartner> 10

11 Skriv eksempelvis en del af et virksomhedsnavn i feltet Datamodtager og vælg den ønskede datamodtager i den liste der fremkommer Klik på <Næste> 11

12 Vælg Nyt produkt med data kopieret fra og derpå fra hvilken handelspartner, data skal kopieres. Tryk til sidst på <Gem>. Denne procedure skal gentages for hver datamodtager (handelspartner), der skal sættes på. 3.4 Skærmbilledet Afgifter I det følgende beskrives, hvordan moms angives til det tyske marked. 12

13 Feltnavn Skatter & afgifter: Myndighedskode Skatter & afgifter: Afgiftstypekode Skatter & afgifter: Kategorikode Udfyldes med GS1 Tyskland VAT Fødevarer = Lav Andet = Standard 3.5 Skærmbilledet Alkoholinformation Hvis GPC kode for øl er valgt skal følgende udfyldes. 13

14 3.6 Allergeninformation Hvis produktet indeholder allergener, udfyldes disse i skærmbilledet Allergeninformation. Der må kun angives Indeholder eller Kan indeholde i feltet Tilstedeværelse af allergen. 3.7 Angivelse af økologiske informationer I Tyskland stilles der krav om angivelse af flere informationer, hvis et produkt er økologisk eller på vej til at blive det (in Conversion / omlægning). Felterne under Certificeringsinformation skal KUN udfyldes, hvis produktet er økologisk eller under omlægning. Ellers ikke. Feltnavn Opdræts- og forarbejdningsinformation: Økologisk produktkode Certificeringsinformation: Certificerende myndighed Certificeringsstandard Certificeringsværdi Udfyldes med 2 Økologisk (mindst 95% efter vægt) 5 Ikke økologisk 6 - Omlægning EU 834_2007_Certification Fx Fødevarestyrelsen eller EU Certificeringsinformation: Certificerende myndighed EU Certificeringsstandard 834_2007_QualitySymbol Certificeringsværdi Her er en kodeliste. For eksempel EG - EEC 834/2007 unprocessed products EG. Kontakt GS1 Denmark for at få kodelisten. 14

15 3.8 Databærere og identifikation I skærmbilledet Databærere og identifikation skal typen af stregkodesymbol, som varen er mærket med, angives. 3.9 Skærmbilledet Dimensioner I skærmbilledet Dimensioner skal alle felter i nedenstående skema angives. Sørg for at anvende GRAM som måleenhed for netto- og bruttovægt. Sørg venligst for at vælge millimeter som måleenhed i felterne Dybde, Bredde og Højde. Feltnavn Bredde Højde Dybde Bruttovægt Nettovægt Nettoindhold Drænet vægt Udfyldes med Facingen afgør bredden, som angives i millimeter. Højden angives i millimeter. Dybden angives i millimeter. Bruttovægten angives i gram og er den totale vægt inklusiv al emballagen. Nettovægten angives i gram og er vægten af indholdet i emballagen. Det deklarerede indhold på forbrugerenheden angives her. Måleenheder der må anvendes er: Gram, styk, mikrogram, milligram, milliliter, kvadratmeter og kubikmeter. Hvis der er angivet drænet vægt på emballagen, angives denne med gram som måleenhed. Drænet vægt skal være mindre end nettovægt. 15

16 3.10 Skærmbilledet Emballageinformation I dette skærmbillede angives detaljer om emballagetypen, forbrugerenheden er pakket i. Feltnavn Emballagetype Udfyldes med Feltet Emballagetype skal udfyldes Skærmbilledet Ernæringsinformation I skærmbilledet Ernæringsinformation skal angives det deklarerede ernæringsmæssige indhold, som fremgår af forbrugerenhedens etiket. I skærmbilledet herunder er vist, hvordan kilojoule og kilokalorier angives. Herefter skal der trykkes x antal gange på den nederste knap <Tilføj en anden gruppe +> svarende til det antal gange, som der er andre ernæringsmæssige komponenter i produktet. For eksempel fedt, heraf mættede fedtsyrer, kulhydrater, heraf sukkerarter, protein (PRO-), salt, ernæringsfibre, etc. Af skemaet under billedet fremgår det, hvilke felter der skal udfyldes i skærmbilledet Ernæringsinformation 16

17 Feltnavn Ernæringsmæssigt indhold: Komponent Målenøjagtighed Ernæringsmæssigt indhold: Værdi (og måleenhed) Tilberedningstype Ernæringsmæssig basiskvantitet: værdi Udfyldes med Når man angiver salt, skal det være den, der hedder Salt ækvivalent. Her må kun vælges CIRKA eller MINDRE END. Angivelsen af værdien af det ernæringsmæssige indhold, fx Fedt 3,4 gram. Her må kun vælges TILBEREDT eller IKKE-tilberedt, og det er typisk IKKE-tilberedt, der skal vælges. Vælg pr. 100 gram eller pr. 100 milliliter 17

18 3.12 Skærmbilledet Farlige substanser Når man har produkter til Tyskland, skal man tage stilling til om der er farlige substanser i produktet Skærmbilledet Holdbarhedsoplysninger Holdbarhedsoplysningerne angives som vist herunder. I feltet Minimum holdbarhed fra ankomst [Dage] angives, det antal lagerdage, der garanteres som minimum, når varen leveres til kunden. I feltet Minimum holdbarhed fra produktion [Dage] angives den totale holdbarhed i dage fra færdigproduktion/pakning. 18

19 3.14 Skærmbilledet Klassificering af farlig transport Nedenstående felter skal ALTID udfyldes. Farligt gods (ja/nej) skal ALTID angives på basisenheden. ADR skal ALTID stå i Farligt gods: Regulerende myndighed. ZNA i Farligt gods: Regulationskode betyder Nej til farligt gods Skærmbilledet Leverings- og indkøbsinformation Det eneste felt, der skal udfyldes i neden for viste skærmbillede, er Varen disponibel fra: dato. I feltet angives, fra hvornår detailkunden kan bestille produktet. 19

20 3.16 Skærmbilledet Lovinformation om produkt Navn på regulativ, Lovgivningsmæssig myndighed og Tilladelsesidentifikationskode skal udfyldes for angivelse af, om produktet er mærket med GHS-oplysninger (farligt gods / farlige substanser). Se oven for Mad og drikkevarer: Ingredienser Fødevarens ingrediensliste skal angives på tysk og med tysk sprogkode, som vist herunder. Start teksten med Zutaten:. Bemærk venligst at allergener skal skrives med STORE BOGSTAVER. 20

21 3.18 Skærmbilledet Mængdevariabelt produkt I skærmbilledet vist herunder skal angives, om produktet er mængdevariabelt eller ej. Svares der ja, skal feltet Variabel vægt: Afvigelsesprocent udfyldes med en procent for, hvor meget nettoindholdet/nettovægten kan variere i vægt Skærmbilledet Mærkning: Dato og emballage Feltet Er emballagen markeret returnerbar? Udfyldes med Nej med mindre, der er pantmærke på emballagen. I feltet Datomærkning på produkt vælges, om holdbarhedsdatoen er Bedst før eller Sidste anvendelse. I feltet Emballagelabel: Miljø- og emballagemærkning skal angives, hvilken miljømærkning og lignende, der er påtrykt emballagen. Det kan være nødvendigt at tilføje flere mærkningskoder eksempelvis Nøglehulsmærket, EU's økologilabel, etc. Tilføjelse af flere mærker sker ved at trykke på knappen <Tilføj en anden gruppe +>. Feltnavn Er emballagen markeret returnerbar? Datomærkning på produkt Emballagelabel: Miljø- og emballagemærkning Udfyldes med Udfyldes med Nej med mindre der er pantmærke på produktet. Vælg mellem Bedst før eller Sidste anvendelsesdato. Her findes en kodeliste. 21

22 3.20 Skærmbilledet Oprindelse- og toldoplysninger I dette skærmbillede angives importklassifikation og oprindelseslandet på produktet. Importklassifikation: Værdi = den 8 cifrede import-/intrastatkode og Importklassifikation: Typekode = Toldtarifnummer eller intrastat. Importklassifikation: Værdi = 8 cifre Importklassifikation: Værdi = 10 cifre Importklassifikation: Typekode = INTRASTAT Importklassifikation: Typekode = TOLDTARIFNUMMER 22

23 3.21 Skærmbilledet Produktbeskrivelse I dette skærmbillede findes forskellige felter til udfyldelse af varebeskrivelser. Det er vigtigt, at man overholder de tyske regler for udfyldelse af disse felter. Reglerne bliver specificeret i tabellen herunder. Feltnavn Varemærke Varens navn Funktionelt navn Fødevarenavn i henhold til regulativ Udfyldes med Varemærket er Brand på produktet. Skriv KUN varemærket i dette felt, som kan indeholde op til 70 tegn. Feltet må maksimalt indeholde 35 tegn. Undlad at angive indholdsoplysninger og varemærke. Funktionelt navn bruges til at beskrive produktets funktion. Angivelse af produktets juridiske navn, såfremt produktets navn ikke er en dækkende betegnelse for produktets anvendelsesformål Skærmbilledet Produktets bæredygtighed Det er et krav, at man skal tage stilling til om produktet indeholde pesticider/biozid. 23

24 3.23 Skærmbilledet Salgsinformation I tabellen herunder ses det, hvilke felter og hvordan de skal udfyldes. Feltnavn Relevant for prissammenligningsgrundlag Prissammenligning: Mængde Udfyldes med Udfyldes med Ja eller Nej. Udfyldes med samme oplysninger som angivet i feltet Nettoindhold Skærmbilledet Temperaturinformation Hvis produktet skal opbevares under særlige temperaturforhold, skal dette angives i de felter, som vises herunder. Angiv minimum- og maksimumtemperaturer samt Temperatur: Typekode. 24

25 4 Oprettelse af emballageenheden (CASE) Efter oprettelsen af basisenheden/forbrugerenheden skal emballageenheden (rent kolli) oprettes. Denne enhed er både bestillingsenhed, faktureringsenhed og forsendelsesenhed. Tryk nu på knappen <Opret næste pakkeniveau> for oprettelse af emballageenheden. I skærmbilledet Grundlæggende data skal man udfylde GTIN på emballageenheden i feltet GTIN og, at der er tale om en emballageenhed (rent kolli) i feltet Beskrivelse af enhed. Felterne Landekode for Target market, Er offentlige og Datamodtager er udfyldt med oplysningerne angivet på basisenheden. Tryk på <Næste>. 25

26 4.1 Skærmbilledet Yderligere data I oven for viste skærmbillede skal feltet Antal af det pågældende produkt indeholdt i denne enhed udfyldes med antallet af forbrugerenheder pakket i emballageenheden. Oven for er anført, at der er 10 x 1 liter mælk i emballageenheden. Tryk derefter på <Næste>. 26

27 Tryk <Opret produkt> 4.2 Knappen <Hierarki> Ved tryk på knappen <Hierarki> ses en grafisk fremstilling af pakkehierarkiet. Man kan navigere mellem enhederne i pakkehierarkiet ved at trykke på enten Emballageenhed eller Basisenhed. Den lyseblå farve indikerer, at du i øjeblikket er på emballageenheden. 27

28 4.3 Skærmbilledet Basisoplysninger I skærmbilledet Basisoplysninger udfyldes felterne som vist herunder. Bemærk, at feltet Forsendelsesenhed bliver markeret med rødt, da ja i dette felt kræver, at feltet Stablingsfaktor i skærmbilledet Håndtering bliver udfyldt med, hvor mange emballageenheder, der kan stables oven på hinanden. Se side 32 - Skærmbilledet Håndtering. Feltnavn Er produktet en basisenhed? Forbrugerenhed? Forsendelsesenhed? Faktureringsenhed? Bestillingsenhed Yderligere produktidentifikation eller kode Udfyldes med Nej Nej Ja Enten Nej eller Ja, men ethvert hierarki skal indeholde mindst en faktureringsenhed. Enten Nej eller Ja, men ethvert hierarki skal indeholde mindst en bestillingsenhed. I det venstre felt vælges Leverandørens varenummer. I feltet til højre skrives leverandørens interne varenummer, som gerne må være det samme som basisenhedens og pallens, hvis internt varenummer også er angivet på disse to enheder. Bemærk venligst, at det kun er på den enhed i hierarkiet, der er markeret som 28

29 bestillingsenhed, man skal angive et internt varenummer. Gem data. 4.4 Fejlrapporten I Tjeklisten kan man se hvilke felter der mangler at blive udfyldt Man kan med fordel klikke på knapperne under de enkelte fejlmeddelelser, eksempelvis på <Bruttovægt>. Gør man det, bliver man dirigeret direkte hen til feltet Bruttovægt i skærmbilledet Dimensioner, hvor bruttovægten således kan udfyldes. Se side 31 - Skærmbilledet Dimensioner. I denne guide vil alle relevante skærmbilleder for de forskellige hierarkienheder blive beskrevet. 29

30 4.5 Skærmbilledet Databærere og identifikation I skærmbilledet Databærere og identifikation skal typen af stregkodesymbol, som varen er mærket med, angives. 30

31 4.6 Skærmbilledet Dimensioner I skærmbilledet Dimensioner angives mål og vægt på emballageenheden. Husk at højde, dybde og bredde angives i millimeter, mens brutto- og nettovægt skal angives i gram. Feltnavn Bredde Højde Dybde Bruttovægt Nettovægt Udfyldes med Bredden på emballageenheden (kartonen) indeholdende x antal forbrugerenheder. Bredden angives i millimeter. Højden på emballageenheden (kartonen) indeholdende x antal forbrugerenheder. Højden angives i millimeter. Dybden på emballageenheden (kartonen) indeholdende x antal forbrugerenheder. Dybden angives i millimeter, og det er altid den længste led, der er dybden, når højden er fastsat. Bruttovægten på emballageenheden (kartonen) indeholdende x antal forbrugerenheder. Bruttovægten er den TOTALE vægt af indholdet OG emballagematerialet. Nettovægten på emballageenheden (kartonen) indeholdende x antal forbrugerenheder. Angivelsen her er summen af forbrugerenhedernes nettovægt. 31

32 4.7 Skærmbilledet Emballageinformation I dette skærmbillede skal man på emballageenheden (kollienheden) vælge, hvilken emballagetype kollienheden er (kasse, karton, æske, bakke, etc.). Derudover skal der angives information om palletype og pallehåndtering. Feltnavn Emballagetype Palletype Pallehåndtering (engangs- eller genbrugsplatform Udfyldes med Vælg en godkendt type fra denne kodeliste: Vælg den palletype som produktet bliver leveret på. Dette felt skal udfyldes i fald at der ikke er et palleniveau. Vælg om pallen er en engangspalle eller om den kan returneres 4.8 Skærmbilledet Håndtering I dette skærmbillede skal man på alle forsendelsesenheder angive Stablingsfaktor og Stablingsfaktor: Typekode. Feltnavn Stablingsfaktor Stablingsfaktor: Typekode Udfyldes med Antallet af paller der kan stables oven på hinanden under transport. Her angives ALTID transport uspecificeret 32

33 4.9 Skærmbilledet Leverings- og indkøbsinformation Feltet Varen disponibel fra: dato udfyldes med den dato, hvorfra kunden kan begynde at bestille produktet. Denne dato skal være lig med eller senere end basisenhedens dato Skærmbilledet Mængdevariabelt produkt I skærmbilledet vist herunder skal angives, om emballageenheden er mængdevariabel eller ej. Svares der ja, skal feltet Variabel vægt: Afvigelsesprocent udfyldes med en procent for, hvor meget nettovægten kan variere i vægt. 33

34 4.11 Skærmbilledet Mærkning: Dato og emballage Feltet Er emballagen markeret returnerbar? udfyldes med Nej med mindre, der er pantmærke på emballagen. Feltnavn Er emballagen markeret returnerbar? Udfyldes med Udfyldes med Nej med mindre der er pantmærke på produktet Skærmbilledet Palleniveau uden GTIN I Tyskland stilles der ikke krav om at der skal være en GTIN mærket palle. Derfor skal man udfylde palle dimensionerne under palleniveau uden GTIN. Feltnavn Bredde Højde Dybde Bruttovægt Pallestablingsfaktor Udfyldes med Bredden på pallen i millimeter. Højden på pallen i millimeter. Højden udregnes ved at gange antal lag med højden på kartonen og lægge højden af selve den tomme palle til. Dybden på pallen i millimeter. Dybden er det længste led altså større end bredden. Bruttovægten som er den totale vægt af kartonerne på pallen samt pallens egen vægt og den film, der eventuelt er viklet rundt om pallen. Angivelse i gram. Her angives hvor mange paller der kan stå ovenpå hinanden ved opbevaring 34

35 4.13 Skærmbilledet Palleopbygning Feltnavn Er enheden pakket uregelmæssigt Antal lag indeholdt i enheden Antal forsendelsesenheder per palle Antal enheder per pallelag Udfyldes med Her angives om pallen er pakket uregelmæssig Antal lag på pallen. Antal emballageenheder på pallen Antal emballageenheder (kolli) per lag. 35

36 5 Publicering af data Tryk nu på knappen <Publicer> Tryk igen på knappen <Publicer> 36

37 6 Status på publicerede data til Tyskland I skærmbilledet Beskeder kan man se en status over de data, man har sendt til det tyske og andre markeder. Bemærk venligst, at det altid er øverste pakkeniveaus GTIN, der refereres til i dette skærmbillede. Som det ses oven for venter data på bekræftelse. Der kan gå fra 20 minutter op til flere timer før, der kommer svar retur fra den eller de kunder, som har abonneret på data fra leverandøren. På et tidspunkt ændres status i kolonnen Status til enten: Venter på bekræftelse (som betyder, at data er leveret, men endeligt svar retur fra modtageren mangler). Synkroniseret (som betyder at data er modtaget og accepteret af kunden/datamodtageren). Rettelser krævet. Står der Rettelser krævet vil man kunne se en oversigt over de fejl, som skal rettes, før data vil blive accepteret. Ret disse fejl og publicer data igen. 6.1 Excelark med oversigt over tyske felter GS1 Denmark er i besiddelse af 1WorldSyncs Profile Overview, som indeholder datamodellen for både Tyskland, Schweiz og Østrig. Dokumentet er meget omfattende og indeholder oversigter over alle felter, kodelister og valideringsregler. Kontakt GS1Trade Sync for rekvirering af Excelarket. Telefon [email protected]. 37