SimaxCash. Brugervejledning

Transkript

1 SimaxCash Brugervejledning 1

2 Indhold 1 Opsætning af varer Hovedgrupper Varegrupper Varer Opsætning af tilbud Kombinationstilbud Opsætning af kasseterminal Opsætning af varetaster på kassebillede Definér ny varetast Slet varetast

3 1 Opsætning af varer SimaxCash indeholder en vareliste hvori det er muligt at oprette de enkelte varer. Derudover findes en liste med varegrupper, samt en liste med hovedgrupper. Før en vare kan oprettes, skal der være en varegruppe at placere den i. Ligeledes skal der, før der oprettes en varegruppe, være en hovedgruppe at placere varegruppen i. Hver hovedgruppe indeholder således op til flere enkelte varegrupper og hver varegruppe indeholder op til flere varer. I dette afsnit beskrives hvordan hovedgrupper, varegrupper og varer administreres (oprettes, rettes og slettes). 1.1 Hovedgrupper En hovedgruppe er en gruppering af varegrupper. Samtlige varegrupper i systemet skal knyttes til en hovedgruppe. Hovedgrupper administreres fra menuen Kartoteker -> Hovedgrupper. Vinduet herunder viser en liste med hovedgrupper 3

4 Hvis du vil Oprette en ny hovedgruppe Skal du Klikke på knappen Ny 1. Markere den hovedgruppe du vil Rette en eksisterende hovedgruppe rette 2. Klikke på knappen Ret 1. Markere den hovedgruppe du vil Slette en eksisterende hovedgruppe slette 2. Klikke på knappen Slet Hvis du vælger enten at oprette eller rette en hovedgruppe, vises et vindue på skærmen magen til dette: 4

5 En hovedgruppe består som minimum at et nummer og et navn som bruges til at identificere hovedgruppen. Angiv det nummer og navn du ønsker hovedgruppen skal have. Du kan vælge en baggrunds- og tekstfarve for varegrupper der senere hen oprettes i denne hovedgruppe. Når du er færdig med at indtaste oplysninger om hovedgruppen klikkes på knappen Ok for at gemme indstillingerne. 1.2 Varegrupper En varegruppe er en gruppering af varer. Samtlige varer i systemet skal tilknyttes en varegruppe. Varegrupper administreres fra menuen Kartoteker -> Varegrupper Vinduet herunder viser en liste med varegrupper 5

6 Hvis du vil Oprette en ny varegruppe Skal du Klikke på knappen Ny 1. Markere den varegruppe du vil Rette en eksisterende varegruppe rette 2. Klikke på knappen Ret 1. Markere den varegruppe du vil Slette en eksisterende varegruppe slette 2. Klikke på knappen Slet Hvis du vælger enten at oprette eller rette en varegruppe, vises et vindue på skærmen magen til dette: Figur 1 Som minimum skal der angives et nummer, et navn samt en tilhørende hovedgruppe til varegruppen. Felterne i figur 1 er beskrevet herunder: Nummer o Brugeren kan enten selv vælge et nummer og indtaste dette, eller lade det nummer stå systemet har valgt (systemet vælger som udgangspunkt det næste ledige nummer i rækken når en ny varegruppe oprettes) 6

7 Navn o Her indtastes et navn som identificerer varegruppen. Hovedgruppe o Angiver den eksisterende hovedgruppe som varegruppen skal placeres i. Knappen Ny hovedgruppe o Er der i systemet endnu ikke oprettet en passende hovedgruppe at placere varegruppen i, kan en ny hovedgruppe oprettes ved at klikke på denne knap. Farver o Den tekst- og baggrundsfarve, som varerne i denne varegruppe vil blive vist med. Brugeren kan vælge en selvvalgt farvekombination her. Hvis der ikke vælges en farvekombination, får varegruppen samme farver som den tilhørende hovedgruppe. Bruttoavance (pct.) o Her kan angives en anbefalet bruttoavance i procent for varer der oprettes i denne varegruppe. Brugeren vil herefter, under oprettelse af varer, kunne få systemet til at anbefale en udsalgspris ud fra en evt. angivet indkøbspris. Udsalgspris o I dette felt kan angives en standard udsalgspris for varer der oprettes i denne varegruppe. Den enkelte vares pris kan dog ændres efter behov. 7

8 Moms (procent) o I dette felt kan angives en standard momssats for varer der oprettes i denne varegruppe. Den enkelte vares momssats kan dog ændres efter behov. Når de ønskede oplysninger for varegruppen er indtastet, gemmes varegruppen ved at klikke på knappen Ok. 8

9 1.3 Varer Systemets vareliste administreres under menupunktet Kartoteker -> Varer (F2). Listen herunder viser en liste med varer Hvis du vil Oprette en ny vare Rette en eksisterende vare Slette en eksisterende vare Skal du Klikke på knappen Ny 1. Markere den vare du vil rette 2. Klikke på knappen Ret 1. Markere den vare du vil slette 2. Klikke på knappen Slet 9

10 Hvis du vælger enten at oprette eller rette en vare, vises et vindue på skærmen magen til det der er vist i afsnit herunder: Vinduet til indtastning af varedata er opdelt i følgende 3 faner: 1. Generelt 2. Lagerstyring 3. Alternative priser Skærmbillede med vareoplysninger (fanen generelt) Dette afsnit beskriver oplysninger der kan indtastes under fanen Generelt. (figur 2) Figur 2 10

11 Felterne i figur 2, er beskrevet herunder: Salgsvare / udlånsvare / billet o Salgsvare: varen er en salgsvare og vil blive trukket fra varelageret ved salg. o Udlånsvare: Varen er en udlånsvare og vil ved salg blive registreret på en kunde. Varen vil herefter være udlånt indtil ekspedienten registrere varen som kommet retur. Lageret nedskrives ved udlån og opskrives ved returnering. o Billetvare: Varen er en billet og en billet vil blive udskrevet på billetprinter (ekstraudstyr) ved salg heraf. Varenummer o Varens ønskede varenummer. Systemet vælger næste ledige nr. ved oprettelse af en ny vare. Brugeren kan overskrive dette hvis det ønskes. Varenavn o Varens navn som også vil fremgå på kundebon Stregkode o Varens stregkode. Denne kode kan scannes ind ved at skanne varen mens dette skærmbillede (figur 2) er åbent. Varegruppe o Her vælges den varegruppe varen ønskes placeret i. Findes der i systemet endnu ikke en passende varegruppe, kan ny varegruppe oprettes ved at klikke på knappen. Enheder pr. colli o Antal enheder at varen i en pakning. F.eks. antal sodavand i en kasse eller pakker cigaretter i et karton. 11

12 Colli stregkode o Pakningens stregkode. Når denne stregkode scannes fra kasseterminalbilledet vil der blive solgt det antal enheder af vares som er angiv i feltet Ehneder pr. colli og varelageret vil blive nedskrevet tilsvarende. Bemærk at denne stregkode ikke kan scannes ind men skal tastes manuelt. Moms o Angiver momssatsen på varen. Dansk moms er i skrivende stand 25 %, og systemet vil derfor udfylde denne værdi som standard. Købspris ex. moms o Her kan angives varens indkøbs ex. moms. Tastes prisen inkl. moms, trykkes på knappen - til højre for at trække momsen ud. Salgspris inkl. moms o Her angives varens salgspris inkl. moms. Tastes prisen ex. moms, trykkes på knappen + til højre for at lægge momsen til. Knappen % kan benyttes hvis man vil have systemet til at udregne en salgspris ud fra bruttoavance-procentsatsen for den tilhørende varegruppe. Prisen er fast og kan ikke ændres o Som udgangspunkt vil systemet markere dette felt ved oprettelse af en ny vare. Funktionen sikre at en ekspedient ikke kan sælge varen til anden pris end den der er angivet i feltet Salgspris inkl. moms. Fjernes markeringen, vil det være muligt at vælge anden pris til varen idet den sælges. Slavevarer 12

13 o En slavevare er en vare der følger med en anden vare. F.eks. en flaskepant. Ønsker man at tilknytte en anden vare i systemet som slavevare, trykkes på knappen Vis vareliste. En liste med samtlige varer i systemet vises til højre. Ved at trække en vare fra listen til højre over i listen til venstre, føjes denne vare til listen over slavevarer. Klik på knappen Vis vareliste igen for at lukke listen til højre. Leverandør o Her angives evt. den leverandør som primært levere denne vare. Finanskonto o Finanskonto. Er der i systemet oprettet finanskonti, kan her vælges den konto varens salg skal summeres på. Ved periodeafstemning vil man så kunne se bogføringstal til brug i eksternt regnskabssystem. 13

14 1.3.2 Skærmbillede med vareoplysninger (fanen lagerstyring) Dette afsnit beskriver oplysninger der kan indtastes under fanen Lagerstyring. (figur 3) Figur 3 Felterne i Figur 3, er beskrevet herunder: Lagerbeholdning (aktuel) o Den på et hvert tidspunkt nuværende lagerbeholdning af den pågældende vare. Hvis denne værdi rettes, vil systemet justere lagerbeholdningen til det angivne antal. Lagerbeholdning (anbefalet) o Det antal af varen der ønskes værende på lager efter modtaget varebestilling. F.eks. hvis den aktuelle lagerbeholdning er 10 stk. og anbefalet lagerbeholdning er 30 stk. vil systemet foreslå at der bestilles 20 stk. af varen ved næste varebestilling. 14

15 Lagerbeholdning (minimum) o Det mindste antal af varen som på ethvert tidspunkt ønskes værende på lager. Hvis lagerbeholdningen når ned under denne værdi, vil systemet foreslå at yderligere enheder af denne vare bestilles. Vis i liste med varebestillinger o Er denne option markeret, vil varen fremgå i lagerlisten i varebestillingsvinduet. Det er i denne liste man kan se hvilke varer der bør bestilles og hvor mange. 15

16 1.3.3 Skærmbillede med vareoplysninger (fanen Alternative priser) Dette afsnit beskriver oplysninger der kan indtastes under fanen Alternative. (Figur 4) Figur 4 Alternativ stregkode/pris Ved brug af alternativ stregkode/pris kan man, ved at registrere yderligere stregkoder på en vare, sælge denne til alternative priser. Denne funktion bruges oftest til salg af cigaretter og andre varer der ved prisstigning får ny stregkode. På denne måde kan varen sælges til den rigtige pris uanset hvilken stregkode der scannes under ekspedition. 16

17 Alternative prisgrupper Det er muligt for hver kasseterminal i systemet at skifte mellem to forskellige prisgrupper (prisgruppe 1 og prisgruppe 2). Prisgrupper skiftes manuelt under opsætning af den enkelte POS-Unit. Ved her at angive en alternativ varepris ved prisgruppe 2, kan varen sælges til denne pris når kasseterminalen er sat til at køre i Prisgruppe 2. Prisen skal indtastes inkl. moms. Tastes prisen ex. moms trykkes derefter på knappen + for at lægge momsen til. 17

18 2 Opsætning af tilbud 2.1 Kombinationstilbud Introduktion I SimaxCash opereres med et begreb kaldet Kombinationstilbud. Et kombinationstilbud er et tilbud, der udløser rabat, når en kunde køber en kombination af én eller flere udvalgte varer. Kombinationstilbud administreres fra menuen Opsætning -> Tilbud Vinduet herunder viser en liste med tilbud. Hvis du vil Oprette et nyt kombinationstilbud Rette et eksisterende kombinationstilbud Skal du Klikke på knappen Opret tilbud 1. Markere det kombinationstilbud du vil rette 18

19 Slette et eksisterende kombinationstilbud 2. Klikke på knappen Ret tilbud 1. Markere det kombinationstilbud du vil slette 2. Klikke på knappen Slet tilbud Hvis du vælger at oprette et nyt kombinationstilbud, Vises følgende vindue på skærmen Figur 5 Klik på knappen Ok for at gå videre til opsætning af kombinationstilbuddet. Følgende vindue vises: 19

20 Figur 6 Følgende oplysninger skal angives ifbm. oprettelse af et kombinationstilbud: Nummer o Systemet vælger automatisk det næste ledige tilbudsnummer. Brugeren kan ændre numnmeret hvis det ønskes. Navn o Her indtastes et navn som identificere tilbuddet. Fra og med o Dato hvorfra dette tilbud skal gælde. Systemet udløser ikke dette tilbud før denne dato. Til og med o Dato hvortil dette tilbud skal gælde. Systemet udløser ikke dette tilbud efter denne dato. Antal enheder 20

21 o Antallet af varer kunden skal købe før dette tilbud udløses. Salgspris o Den samlede pris der skal betales for varerne i dette tilbud. Rabatvare o Her vælges en vare, som det givne rabatbeløb registreres på. Oftest vælges blot en vare ved navn rabat. Hvis f.eks. 2 hariboposer til en normalpris på 22 kr. sælges for 40 kr., vil der blive registreret -4 kr. på rabatvaren. Næste skridt er nu at vælge de varer der skal indgå i tilbuddet. Der er 2 måder at gøre dette på. Enten ved at scanne stregkoden på varerne eller at udvælge dem manuelt Tilføj vare til tilbuddet ved scanning Ved scanning af en vares stregkode, dukker varen op i listen med varer der indgår i tilbuddet. Scannes varen endnu engang fjernes den fra listen igen og dermed også fra tilbuddet. I vinduet herunder er 4 varer scannet ind. 21

22 I det ovenstående eksempel vil der blive udløst rabat når der sælges 2 ud af de 4 valgte tilbudsvarer. Prisen for de 2 varer vil være 39,95 kr. og rabatten på 3,95 kr. registreres på varen ved navn Rabat. Tryk på Ok for at gemme tilbuddet Tilføj varer til tilbuddet ved manuel udvælgelse Hvis vi vil manuelt vil udvælge de varer der skal indgå i tilbuddet, skal vi først have en liste med varer at vælge fra. For at se samtlige varer i listen, fjernes markeringen udfor teksten: Vis kun varer der indgår i dette tilbud. Fra varerne i listen kan der nu sættes flueben udfor de varer der skal indgå i tilbuddet. I vinduet herunder ses et eksempel. 22

23 Tryk på Ok for at gemme tilbuddet. 23

24 3 Opsætning af kasseterminal 3.1 Opsætning af varetaster på kassebillede Dette afsnit beskriver hvordan varer placeres på kasseterminalbilledet som varetaster. Kasseterminalbilledet åbnes fra menuen Funktioner -> Start kasseterminal Figur 7 Et skærmbillede, magen til det herunder, vises 24

25 Varetasterne er de farvede taster der er vist i arealet nederst til venstre. 3.2 Definér ny varetast For at placere en vare på en af varetasterne, tastes først på knappen Funktioner øverst til venstre. Følgende billede vises: Figur 8 Tryk på knappen Definér varetaster. En liste med varer vises nu øverst til højre i kasseterminalbilledet. Som vist herunder: 25

26 Figur 9 Vælg i listen den vare du ønsker at placere på en varetast og træk den hen på tasten med venstre museknap nede. Idet du slipper museknappen, vises følgende billede: 26

27 Figur 10 Beskrivelse af felter i figur 10: Plu-tast tekst o Det navn der skal stå på tasten på kasseterminalbilledet. Systemet foreslår automatisk at taster viser varens navn Kasser o Hvis der er flere kasseterminaler tilknyttet systemet, kan man her sætte hak ud for de kasser denne tast skal placeres på. Således behøver man ikke gentage processen hvis andre kasser i systemet skal have samme opsætning. Antal enheder o Det antal enheder der skal sælges af varen, og dermed fratrækkes varelageret, når der trykkes på denne varetast. Pris pr. enhed o Her kan vælges om varen skal sælges til den pris der til en hver tid er angivet for varen, eller om den skal sælges til en alternativ pris når den sælges via denne varetast. 27

28 Ved tryl på knappen Ok, oprettes varetasten (se Figur 11). Klik på knappen med navnet Luk på varelisten så denne forsvinder. Figur Slet varetast Fra kasseterminalbilledet klikkes først på knappen funktioner. Et billede magen til det vist i Figur 8 (side 25Definér ny varetast) vises. Klik på knappen Definér varetaster så varelisten vises i øverste højre hjørne. Nu klikkes på den varetast der ønskes slettet, og følgende skærmbillede fremkommer: 28

29 Figur 12 Ved at trykke på knappen Slet denne PLU-tast slettes varetasten på de kasser der er sat hak ud for i listen. 29