Bookingsystem til hoteller. JTA-Data Jylland JTA. Vinkelvej 108a 8800 Viborg Tlf DATA. Jylland

Transkript

1 Bookingsystem til hoteller

2 -Data: C5 bookingsystem til hoteller Indhold 1. Daglig brug af bookingsystemet. 2. Ny booking et værelse 3. Ny booking flere værelser 4. Ankomst 5. Rengøring 6. Afrejse 7. Værelsesoversigt 8. Værelsesstatus 9. Booking arkiv 10. Parametre 11. Værelsestyper 12. Pakker

3 -Data: C5 bookingsystem til hoteller Introduktion til bookingsystem. Bookingsystemet er bygget ovenpå en Microsoft Dynamics C5, således at alle standardfunktioner i Microsoft Dynamics C5 er bibeholdt. Bookingsystemet ligger i en separat kolonne i menuen. Det er derfor muligt at lave en menu til f.eks. receptionen, som kun indeholder bookingsystemet og ikke har direkte adgang til f.eks. finans. 1. Daglig brug af bookingsystemet. Som det ses, er der et helt nyt menupunkt, som hedder Hotel. Foreløbig er der ikke lavet nogle udskrifter i modulet, så derfor mangler punktet rapporter. Under Dagligt findes der 3 punkter: Bookingoversigten er så at sige motoren i systemet, og rengøring er til indberetning om at rengøring af de enkelte værelser er foretaget. Restaurant er til indtastning af regninger fra restauranten.

4 -Data: C5 bookingsystem til hoteller Når man går ind på punktet Bookingoversigt får man følgende skærmbillede frem. I første omgang vises alle bookinger der er foretaget til ens eget hotel. Der er et filter i skærmbilledet, så det som udgangspunkt kun viser bookinger med ankomst i dag eller afrejse i dag eller tidligere. Ved et klik på knappen Alle bookinger, fjernes datofilteret, således at man kan se alle fremtidige bookinger for ens eget hotel. Hvis man klikker på knappen Alle hoteller, får man en oversigt over alle bookinger i de oprettede regnskaber med samme filter som ovenfor. D.v.s at hvis man klikker på knappen alle bookinger vises alle bookinger på alle hoteller, og hvis man klikker igen, vises kun bookinger med ankomst i dag eller afrejse i dag eller tidligere.

5 -Data: C5 bookingsystem til hoteller Her følger en oversigt over kolonnernes betydning: DB: Booking nr.: Ankomst, afrejse og antal dage: Konto: Værelsestype: Hvilket hotel er bookingen lavet til. Denne kolonne viser, hvilket hotel der har oprettet bookingen sammen med et fortløbende bookingnummer. Disse felter giver sig selv. Der er lavet en automatisering af felterne. Når der skrives i afrejsefeltet, udregnes automatisk antal dage, og hvis der skrives i antal dage, udregnes afrejsedagen. Det er ikke muligt at indtaste datoer, som ligger tilbage i tiden. Feltet slår automatisk op i debitorkartoteket, og hvis kunden ikke er oprettet, slås der op i Krak. Det skal lige bemærkes, at denne service skal tilkøbes hos Krak, og koster ca kr. pr. år. Dette felt slår op i lagergrupperne, hvortil de enkelte værelse er tilknyttet. M: Feltet står for Multi bestilling". Det vil her være muligt at booke flere værelser på samme booking nr. Produkt: Voksne/børn: Beløb: Gæst: Kundenavn: Ordre: Deres ref: Oprettet af: Intern ordre: Viser hvilket produkt der er booked, f.eks. overnatning, weekendophold, miniferie. Hvor mange personer er der bestilt til. Viser den samlede pris for opholdet. Gæstens navn. Dette felt kan udfyldes straks eller man kan vente til gæsten ankommer. Dette felt kommer fra debitorkartoteket Kan udfyldes med kundens rekvisitionsnummer eller lignende Kan udfyldes med kundens kontaktperson eller lignende. Udfyldes automatisk fra medarbejderkartoteket med navnet på den som er logget på computeren. Udfyldes automatisk ved ankomst med ordrenummer og ordrelinienummer.

6 -Data: C5 bookingsystem til hoteller 2. Ny booking et værelse Der skal indtastes ankomstdato og afrejsedato eller antal dage. Derefter skal indtastes kontonummer og værelsestype. Hvis der i forvejen er fuldt booket af den pågældende værelsestype kommer en advarsel: Denne advarsel kan håndteres på to måder: Man kan vælge en anden værelsestype. Man kan overbooke værelset. 3. Ny booking flere værelser Såfremt der bliver bestilt flere værelser på en gang til samme kunde, er det muligt at samle disse på et booking nummer og på en faktura. For at gøre det skal det afmærkes i feltet M. Derefter klikker man på knappen Flere værelser. Herved får man en oversigt over de ledige værelser i de forskellige typer. Her kan så vælges hvor mange værelser, der skal bookes af hver type. Efter endt indtastning trykkes på F3. Som det ses, er der nu oprettet to bookinglinier med samme bookingnummer.

7 -Data: C5 bookingsystem til hoteller 4. Ankomst Når gæsten ankommer, skal han/hun skrives ind. Det gøres ved at trykke på knappen Ankomst. Derved fremkommer et skærmbillede, hvori man skal indtaste antal gæster samt gæstens navn. Når man har godkendt disse oplysninger, kommer man ind i et skærmbillede, hvor man skal vælge, hvilket værelse gæsten skal have. Afkrydsningsfelterne i dette skærmbillede har følgende betydning: V: Valg af værelse til denne kunde L: Er værelset ledigt R: Er værelset rengjort I: Er gæsten InHouse Når man klikker på V ved det værelse kunden skal have, fremkommer følgende dialogboks: Her har man mulighed for at fortryde, og vælge et andet værelse til gæsten. Hvis man bekræfter, kommer man tilbage til bookingoversigten. Man kan nu se, at felterne Gæst og Intern Ordre er blevet udfyldt.

8 -Data: C5 bookingsystem til hoteller Bookingen som er valgt i dette eksempel er en Multi Booking. Når den næste gæst til denne booking ankommer, får man mulighed for at vælge, om de to skal på samme eller hver sin ordre. I dette eksempel, skal bookingerne samles på en ordre, og når vi returnerer til Bookingoversigten, ses det, at ordrenummeret er det samme, men med et nyt linienummer: Hvis man ønsker at se selve ordren, klikker man på knappen Hop til Ordre. I dette skærmbillede kan man se alle kundens oplysninger fra debitorkartoteket, og man kan se bookingnummeret og værelsesnummeret / -numrene.

9 -Data: C5 bookingsystem til hoteller Hvis man klikker på linier, vil man kunne se fakturalinierne. Her ses det, at teksten viser produktet der er bestilt samt hvilken periode opholdet dækker over. I notatet til linien står navnet på den person der er på værelset samt værelsesnummer og antal voksne og børn. Hvis man klikker på knappen Filter On/Off vil man kunne se yderligere detaljer om den pågældende booking. Denne opsplitning bliver kun brugt internt i systemet af hensyn til kontering i finans. I skærmbilledet, hvor man tildeler gæsten sit værelse, vil man hele tiden kunne holde øje med status for de enkelte værelser. Der vises altid status pr. dags dato.

10 -Data: C5 bookingsystem til hoteller 5. Rengøring I rengørings skærmbilledet vil personalet have mulighed for at afkrydse værelserne efterhånden som de bliver rengjort eller afmærke et interval af værelser på en gang. Derudover er der mulighed for at indtaste fejl og mangler ved værelset. Det gøres ved at trykke Alt + n eller ved at klikke på Notes-feltet på den pågældende linie. Derved åbnes et notatfelt, som man har mulighed for at skrive sine bemærkninger i. 6. Afrejse Når gæsten rejser, klikkes der på knappen Afrejse. Derved slås op i ordrekartoteket på den ordre, som blev dannet ved ankomsten. Her er det så muligt at føre yderligere oplysninger på ordren inden den faktureres. Hvis gæsten yderligere skal betale for minibar, restaurant eller lignende, klikkes der på Linier, og de pågældende poster skrives ind.

11 -Data: C5 bookingsystem til hoteller Her ses ordrelinier, hvor der er skrevet ekstra poster på. Hvis en ordre skal deles, i f.eks. privat og firma, kan man flytte de enkelte linier over på en anden ordre ved at klikke på knappen Flyt linie. I eksemplet ønsker vi at flytte posten vedr. øl/vand til værelse 204 over på en ny ordre. Ved et klik på Flyt linie, fremkommer denne dialogboks. Her er mulighed for at flytte til en eksisterende ordre ved at udfylde feltet Flyt til med et eksisterende ordrenummer, eller at oprette en ny ordre ved at lade feltet stå blankt. Der er desuden mulighed for at regulere antallet på linien, som flyttes. Vi lader feltet stå blankt, og opretter derved en ny ordre. Der kommer nu en boks, hvor der skal bekræftes, at der oprettes en ny ordre til denne linie. Hvis der svares nej på dette sted, bliver flytningen afbrudt, og linien bliver, hvor den er. Når man har bekræftet, at en ny ordre ønskes oprettet, føres man straks ind på denne ordre, som dermed straks kan faktureres. Hvis der er flere linier, som skal flyttes til samme ordre, stiller man sig på den næste linie, som ønskes flyttet. Denne gang skriver man det ordrenummer, der er blevet oplyst, i feltet Flyt til.

12 -Data: C5 bookingsystem til hoteller Når der vendes tilbage til de oprindelige ordrelinier, ses det, at linien nu er væk. Når linierne er klar til fakturering, trykkes på F3 for at returnere til ordren. Her klikkes på Fakturering, hvorved ordren færdigbehandles, og beløbene bogføres i både finansmodulet og som tilgodehavende på debitoren. Såfremt at alt på ordren er faktureret, vil bookingen være fjernet fra bookingoversigten, og flyttet over i et bookingarkiv.

13 -Data: C5 bookingsystem til hoteller I gruppen kartotek findes der tre underpunkter 7. Værelsesoversigt Kartotek Skærmbilledet Værelsesoversigt viser for de enkelte dage en oversigt over ledige værelser af de forskellige typer, belægningsprocent og antal personer, som er på hotellet. Hvis man med musen klikker på en værelsestype for en bestemt dag, kan man se, hvem der har bestilt eller befinder sig på denne værelsestype, og hvis gæsten har checked in, vises værelsesnummeret. Hvis man klikker på knappen Filter, vises alle reservationer/ gæster på hotellet på denne dato.

14 -Data: C5 bookingsystem til hoteller 8. Værelsesstatus Skærmbilledet Værelsesstatus viser alle oplysninger om de enkelte værelser. L: Er værelset ledigt R: Er værelset rent I: Er gæsten In- House U: Er værelset ude af drift Desuden vises gæstens navn, ankomst og afrejse dato samt noter fra rengøring. 9. Booking arkiv Alle bookinger, som har været oprettet, vil efterfølgende blive flyttet til arkivet uanset om de er blevet annulleret eller gennemført. Hvis en kunde har annulleret en bestilling, vil den være markeret i kolonnen A.

15 -Data: C5 bookingsystem til hoteller Tilpasning 10. Parametre Under parametre findes der nogle systemtilpasninger, som skal udfyldes før man går i gang. Først skal der angives en nummerserie til bookingsystemet. Nummerserierne findes under Finans/Tilpasning/Bilagsserier Dernæst skal angives en standardvare ved booking. Dette bliver gennemgået under punktet Hotelpa k- ker. Endelig skal der angives en debitorkonto til kontant-debitorer. 11. Værelsestyper Under punktet værelsestyper, vedligeholder man sine værelsesoplysninger. Hver type i den øverste del af billedet dækker over et antal værelser, som vises i den nederste del af billedet. For at oprette et nyt værelse, stiller man sig på den type værelset skal tildeles i øverste del af billedet, hvorefter man stiller sig på en tom linie og indtaster oplysningerne. Det betyder ikke noget, i hvilken rækkefølge værelserne indtastes, idet den efterfølgende vil sortere dem efter værelsesnummer. Det er ikke muligt at indtaste 2 værelser med samme nummer. Hvis et værelse skal ændre type, f.eks. fra BI -> B, kan dette kun gøres ved først at slette værelse under BI, og dernæst oprette det igen under B

16 -Data: C5 bookingsystem til hoteller 12. Pakker Under dette punkt opsætter man sine standardprodukter, som bestilles ved booking af værelse. Dette skærmbillede er delt op i 2 sektioner. Øverst kan man se sine standardprodukter, og nederst kan man se, hvad det markerede produkt består af. Alle pakker og produkter skal være oprettet i lagermodulet, idet bogføringen finder sted derfra. Hvis man skal oprette en ny pakke, starter man med at klikke på opret, hvorved man slår op i lagersystemet. Her starter man med at trykke på F2 for at oprette en ny vare. I dette eksempel oprettes pakken MFE Miniferie. Varetypen for alt, som indgår i pakker, skal være Ydelse. For at få pakken med i ovenstående pakkedefinition, sættes der mærke i feltet P (Pakke). Gruppe udfyldes med lagergruppen for værelsesudlejning. Hvis der trykkes Enter efter udfyldelse af Gruppe, kommer man ind på side 2 i Lagerkartoteket, men der er ikke noget som skal udfyldes der.

17 -Data: C5 bookingsystem til hoteller Hvis man ønsker at oprette en ny vare til brug i en pakke skal denne oprettes på samme måde. Dog må den IKKE afmærkes i feltet P. Derudover skal man udfylde pris for de forskellige prisgrupper på side 2 i lagerkartoteket. Hvis man ønsker at oprette flere prisgrupper, gøres dette under Lager/Prisgrupper. Man skal her sørge for at sætte mærke i feltet M, som betyder, at prisen er incl. moms. Man er nu klar til at definere sine pakker. Herunder er vist et eksempel på hvorledes en Miniferie kunne sammensættes De tre kollonner I, B og O står for: I = check In - dag, B = Blive-dage og O = check Out dag Herefter er det bare at definere hvorledes pakken er sammensat, såfremt opholdet er for 1 voksen. Efterhånden som man taster posterne, kan man følge med i priserne for de forskellige dage i de tre felter øverst til højre

18 -Data: C5 bookingsystem til hoteller Når man er færdig med at definere for 1 voksen, klikker man på feltet 2. Herved fremkommer en blank definition. Man har nu mulighed for at kopiere definitionen ved at klikke på feltet kopier. Herved fremkommer nøjagtig de samme linier, som blev udfyldt for 1 voksen. Dog er antal og prisgruppe ikke udfyldt. Disse felter udfyldes med det korrekte antal og den korrekte prisgruppe. Feltet Gæster viser, hvilket antal personer man laver definitionen for. Når man er færdig med at taste de forskellige antal voksne, klikker man på feltet Barn. Her indtastes prisen for 1 barn for de forskellige punkter. Man kan igen kopiere opsætningen, som man startede med at indtaste for 1 voksen. Herefter bør man slette linierne med værelser, idet barnet ikke betaler selvstændig for værelse. Og husk, at i dette skærmbillede er det prisen pr. barn, som skal tastes.