Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling Lundebjerg onsdag den 19. september 2018

Transkript

1 1. oktober 2018 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling Lundebjerg onsdag den 19. september 2018 Deltagere 87 lejemål, svarende til 174 stemmer Afdelingsbestyrelsen ved René Hansen, Jette Bork, Thomas Larsen og Dorte Mortensen Ejendomskontoret ved Finn Dalhammer, Frank Hansen og Andreas Moen Almenbos bestyrelse ved Per Kloster Andersen Almenbos administration ved Claus Hansen, Lisbet Schaltz og Lene Terpe (referent) Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde 3. Godkendelse af revideret husorden og råderetskatalog 4. Behandling af indkomne forslag 5. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år 6. Valg til afdelingsbestyrelsen a. Valg af formand b. Valg af bestyrelsesmedlemmer c. Valg af suppleanter 7. Valg til repræsentantskabet a. Valg af repræsentantskabsmedlemmer b. Valg af suppleanter 8. Eventuelt. Ad 1 Valg af dirigent Per Kloster Andersen blev valgt og konstaterede, at mødet var lovligt indkaldt. Der blev nedsat et stemmeudvalg med to beboere: Allan Bogholdt og Thomas Larsen.

2 Ad 2 Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde Beboerne havde før mødet modtaget den skriftlige beretning: Da vores formand valgte at trække sig fra bestyrelsen her lige før sommeren, indtrådte vores næstformand Rene Hansen som konstitueret formand, og denne beretning er derfor lavet af bestyrelsen i fællesskab. Selskabslokalet: Der er indkøbt en del nyt service, så der igen er mulighed for at dække et pænt festbord. Der er også indkøbt en Slush-ice maskine, som kan lejes til forskellige fester el.lign. Gulvet i festlokalet er blevet slebet og lakeret og vi håber, at lejerne af lokalet vil passe på det. Opgange: Efterhånden som badeværelsesrenoveringen skrider frem, bliver opgangene malet og de gamle lysarmaturer udskiftes til nye LED-lamper, som har et væsentligt mindre strømforbrug. Ny områdebelysning: Det har længe været planen at udskifte belysningen i områdets lamper, men det er endnu ikke lykkedes at finde LED-pærer som på en ordentlig måde kan erstatte de kviksølvspærer, som sidder i de høje lamper. Kældertrapper: Mange af afdelingens kældertrapper er blevet renoverede og vi håber, at de sidste kan nå at blive klaret i år. Loppemarked: Blev afholdt tidligere i år nemlig den 16. juni. Folk hyggede sig i det dejlige vejr, og da det blev en succes, forventer vi at afholde loppemarked igen næste år og på ca. samme tidspunkt. Grill pladser: Alle gårde har nu fået en grill og vil på et senere tidspunkt få opsat en form for overdækning. Hjertestartere: Der er blevet opsat hjertestartere udenfor afdelingens 3 vaskerier og vi opfordrer beboerne til at reagere, hvis børn eller andre piller ved dem uden grund. Affalds-øer: Afdelingens 16 affalds-øer er hen over sommeren blevet repareret og er i skrivende stund ved at blive malet. Flyttelejligheder: Der er i løbet af året blevet istandsat og udlejet 39 flyttelejligheder. Garageporte: Det er planen, at afdelingens 35 garageporte bliver udskiftet til nye ledhejseporte hen over efteråret. Børneinstitutionen: Da Ballerup Kommune jo valgte at bygge institution længere nede af Lundebjerggårdsvej, blev børneinstitutionen bag selskabslokalet revet ned og det er som de fleste ved afdelingens plan at opføre 28 nye familieboliger på grunden. Boligerne står forhåbentlig klar til indflytning i Legepladser: Afdelingens legepladser trænger virkelig til fornyelse og vi opfordrer vores beboere til at melde sig til et udvalg, som kan arbejde med idéer og vælge legeredskaber. Kontakt derfor bestyrelsen med dine idéer, så vi kan komme i gang. Arrangementer: Bestyrelsen har hen over foråret og sommeren afholdt forskellige arrangementer bl.a. en pandekage/vaffel-dag, hvor vi åbnede lokalet til en dejlig hyggelig dag. Arrangementet var rigtig godt besøgt. Så var der jo Fodbold-VM hvor vi jo skulle møde Kroatien og her havde vi sat stole op til en fantastisk aften, hvor kampen blev vist på storskærm og ca. 30 beboere hyggede sig med bold, popcorn, øl og sodavand. Vi har planer om at lave en filmaften for beboerne, men det hører I nærmere om. Alle kan komme med ønsker om andre arrangementer, vi er meget lydhøre og med på det meste. 2

3 Ad 3 Ad 4 Til sidst vil vi sige tak for det gode samarbejde vi har med Almenbo og vores personale på ejendomskontoret. Der var følgende bemærkninger til beretningen: Der blev spurgt om grunden til, at formanden gik i utide. Den tidligere formand svarede, at det var på grund af økonomiske problemer i bestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen svarede, at konkret manglede der på et tidspunkt kr. i kassen. Bestyrelsen har efterfølgende installeret kameraovervågning. Desuden har de fået Mobilepay, således at afdelingsbestyrelsens kontor er pengeløst. Administrationen supplerede svaret med, at alle afdelingens aktiviteter, herunder indtægter fra loppemarked, depositum og lign. går direkte ind på en bankkonto og afregnes kvartalsvist med Almenbo. Administrationen oplyste endvidere, at afdelingen har haft indtægter uden bilag, som har modregnet tabet på de kr. Regnskabet over rådighedsbeløbet er vedhæftet dette referat. En beboer stillede mistillid til bestyrelsen, hvorfor beretningen blev sendt til skriftlig afstemning. Resultatet af afstemningen blev følgende: Godkender beretningen Godkender ikke beretningen Beretningen blev godkendt. 88 stemmer 64 stemmer Godkendelse af revideret husorden og råderetskatalog Administrationen oplyste, at der var en fejl i råderetskataloget vedrørende markiser, hvorfor punktet omkring råderetskatalog udgik. Den reviderede husorden blev godkendt. Behandling af indkomne forslag Forslag 1 - Fældning om poppeltræer ved byggelegepladsen Forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Afdeli gsbestyrelse har odtaget et forslag fra beboere o fæld i g af yderligere poppeltræer på og udenfor byggelegepladsens grund. På baggrund af dette stiller bestyrelsen forslaget. En beboer oplyste, at de mange frøtotter fra poppeltræerne var meget generende, da de i stort antal føg ind i de omkringliggende lejligheder. Der blev spurgt til økonomien og administrationen oplyste, at arbejdet koster kr. plus moms samt udgift til reetablering af hegn. Forslaget blev vedtaget. 3

4 Forslag 2 Etablering af skure til barnevogne og el-scootere Forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Bestyrelse foreslår etablering af skure til barnevogne og evt. el-scootere til handicappede/dårligt gåe de. Forslaget bygger på etableri g flere steder på pt. uud yttede o råder. Afdelingsbestyrelsen oplyste supplerende, at adgangsforholdene er vanskelige i de eksisterende barnevognsrum samt at der er pladsmangel på grund af de mange cykler, der parkeres i rummene. Da forslaget ikke indeholdt et prisoverslag, ønskede afdelingsbestyrelsen at ændre forslaget således: Afdelingsbestyrelsen bemyndiges til at indhente priser vedrørende etablering af skure til barnevogne og evt. el-scootere til handicappede/dårligt gående og få udarbejdet skitser af skurene samt mulige placeringer af disse. Forslag om etablering af ovenstående med prisoverslag og skitsemateriale sendes til urafste i g i afdeli ge. Flere beboere mente, at man skulle rydde op i afdelingens fællesrum og derved skabe bedre plads. Ejendomsmesteren oplyste, at der årligt udføres oprydning af cykler i afdelingens fællesrum. Ændringsforslaget blev vedtaget. Forslag 3 Ændring af husorden tilføjelse: knallertkørsel på stisystemer ikke tilladt Forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Bestyrelse stiller forslag o æ dri g af husorde i afd. Lu debjerg. Der ø skes tilføjet at k allertkørsel på stisystemerne ikke er tilladt. Der blev spurgt, hvordan man undgår, at folk, som ikke bor i afdelingen, ikke kører på knallert på stierne. Det blev drøftet, om der efterfølgende skal opsættes skilte med knallertkørsel forbudt. Forslaget blev godkendt. Forslag 4 Etablering af parkeringspladser ud for blok 9, 11 og 13 Forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Bestyrelsen stiller forslag om etablering af parkeringspladser ud for blok 9, 11 og 13 imod Lundebjerg. Der mangler parkeringspladser i afdelingen og Lundebjerg er ofte fyldt op med køretøjer fra både afdeli ge s beboere og besøge de, sa t edarbejdere fra Skovlu de Skole Nord. Da forslaget ikke indeholdt et prisoverslag, ønskede afdelingsbestyrelsen at ændre forslaget således: Afdeli gsbestyrelse be y diges til at i dhe te priser vedrørende etablering af parkeringspladser ud for blok 9, 11 og 13 imod Lundebjerg og få udarbejdet skitsetegninger med placering af parkeringspladser. Forslag om etablering af ovenstående med økonomi og skitsemateriale sendes til urafstemning i afdeli ge. Ændringsforslaget blev vedtaget. 4

5 Forslag 5 Oprydning og fjernelse af affald og containere foran Lundebjerg Forslag 6 Flytte byggepladsen ind på den store græsplæne Forslagsstiller: Kenneth Madsen I forbi delse ed re overi ge af Lundebjerg, har der siden starten været etableret en kombineret bygge-, lager- og affaldsplads i og omkring Lundebjerg med de gener, som det medfører. 1. Gården er fyldt med containere, selvbyggede brandfarlige redskabsskure og materiel, som ligger foran og begrænser indkørsel til garager og carporte. 2. Foran ejendommen ligner det en losseplads. Her opbevares gamle toiletkummer, håndvaske og gammelt isoleringsmateriale, plus at der står et par opbevaringscontainere, som der hentes materialer fra kl dagligt i en meget slidt truck som støjer unødigt. På baggrund af ovenstående fremsender jeg hermed forslag om, at Forslag 5 - Der ryddes op og fjernes affald og containere på græsset foran bygningen. Forslag 6 - Byggepladsen i gården flyttes ind på den store græsplæne til mindre gene for beboer e. Forslagsstiller mente ikke, at det var aftalt, at der skulle være affaldsplads foran hans bolig og han følte, at hans boligforhold er blevet væsentligt forringede i forbindelse med renoveringen. Administrationen gav forslagsstiller medhold i, at hans boligforhold pt. var forringede, men at det var i en tidsbegrænset periode frem til maj Det er korrekt, at det tidligere var besluttet, at byggepladsen skulle kunne flyttes med rundt, men beboerne opnår en væsentlig besparelse både økonomisk og tidsmæssigt ved at der ikke skal bruges tid og penge til flytning. Administrationen lovede igen at indskærpe overfor entreprenør, at der skal ryddes op i området. Endvidere vil administrationen bede entreprenør flytte affaldspladsen til et sted, hvor den er til mindre gene for beboerne. Konklusion forslag 5 Det blev vedtaget, at der foretages oprydning og fjernelse af affald og containere foran Lundebjerg samt at affaldspladsen flyttes til anden placering. Det blev endvidere aftalt, at skurvognsmodul i 1. sals højde flyttes. Administrationen oplyste, at det vil koste ca kr. plus moms at reetablere byggepladsen et andet sted samt forsinke projektet yderligere. En flytning af byggepladsen til græsarealet er desuden en dårlig ide, da hverken græsareal eller stisystem kan holde til de tunge køretøjer/trafik. Konklusion forlag 6 Forslaget om at flytte byggepladsen ind på den store græsplæne blev forkastet. Ad 5 Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år Administrationen gennemgik budgetforslaget, der anviser en stigning på 2,0% for familieboliger og 1,6% for ældreegnede boliger med virkning fra 1. januar Lejeforhøjelsen skyldes primært en forhøjelse af vandafgiften samt at tilskuddet fra Landsbyggefonden i forbindelse med facaderenoveringen reguleres ned. Budgettet blev godkendt. 5

6 Ad 6 Valg til afdelingsbestyrelsen a. Valg af formand René Hansen blev valgt for en 1-årig periode. Ad 7 Ad 8 b. Valg af bestyrelsesmedlemmer Jette Bork og Dorte Mortensen blev genvalgt for en 2-årig periode. Anette Schmidt blev valgt for en 2-årig periode. c. Valg af suppleanter Frank Hansen blev genvalgt for en 1-årig periode. Linda Offenberg blev valgt for en 1-årig periode. Afdelingsbestyrelsen består herefter af: René Hansen, formand 2019 Thomas Larsen 2019 Jette Bork 2020 Dorte Mortensen 2020 Anette Schmidt 2020 Frank Hansen, suppleant 2019 Linda Offenberg, suppleant 2019 Valg til repræsentantskabet a. Valg af repræsentantskabsmedlemmer Thomas Larsen, Anne Grethe Guldfeldt, René Hansen og Frederik Gylstorff blev genvalgt for en 1-årig periode. Bjarne Fogt blev valgt for en 1-årig periode. b. Valg af suppleanter Birthe Rudloff og Kirsten Christophersen blev genvalgt for en 1-årig periode. Eventuelt Flere beboere gjorde opmærksom på, at de ved hjemflytning efter renoveringen finder store huller i væggene og at arbejdet generelt er udført sjusket. Endvidere behandler håndværkerne ikke beboere særlig pænt. Administrationen svarede, at skader selvfølgelig bliver udbedret. Arbejdet foretages dog ikke straks, men i etaper, og 1. halvdel af renoveringen er på nuværende tidspunkt udført og mangler udbedret. Hvis man har en fejl og/eller mangel opstået i forbindelse med renoveringen, skal man rette henvendelse til renovering@almenbo.dk. Flere beboere klagede over dårligt skyl i toilettet samt manglende varmt vand. Administrationen svarede, at de kendte til problemet med det ringe skyl i toilettet. Problemet er blevet undersøgt af eksperter, men der er pt. ingen løsning. Med hensyn til det varme vand har der været uforudsete problemer, hvilket er beklageligt. Også her søges en løsning på problematikken. En beboer opfordrede de beboere, som har en have, om ikke at grille, da røgen generer de omkringboende. 6

7 Der blev spurgt, hvornår ejendomskontoret bygges. Administrationen svarede, at projektet desværre er forsinket. Ballerup Kommune har meddelt, at for at bygge på fællesarealet skal der en ændring til i lokalplanen. Tillæg til lokalplanen forventes godkendt snarest. Derudover orienteredes om, at nybyggeriet omfattende 28 familieboliger på arealet, hvor børnehaven lå, har en udfordring i at overholde det lovmæssige rammebeløb for opførelse af almene boliger. Forhandlinger med de bydende entreprenører pågår. En beboer var utilfreds med det forventede nybyggeri, der efter beboerens mening ligge for tæt på det eksisterende byggeri. Administrationen oplyste, at der er udarbejdet skyggeplaner, som viser, at nybyggeriet ikke skygger for eksisterende byggeri. En beboer takkede afdelingsbestyrelsen for deres store engagement og indsats i det frivillige bestyrelsesarbejde samt de gode og populære arrangementer. Der blev spurgt, om skraldeposerne ikke kunne indkøbes i genbrugsplast, som ikke belaster miljøet så meget. Ejendomsmesteren svarede, at de nuværende poser er produceret af genbrugsplast. Mødet sluttede kl Referat digitalt underskrevet af Formand Renè Hansen Dirigent Per Kloster Andersen Referent Lene Terpe 7

8 Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Per Kloster Andersen Dirigent Serienummer: PID: IP: xxx.xxx :27:30Z Lene Terpe Referent Serienummer: CVR: RID: IP: xxx.xxx :33:47Z Rene Hansen Bestyrelsesformand Serienummer: PID: IP: xxx.xxx :35:59Z Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: