Programopdatering DSM version Marts 2007

Transkript

1 Kære DSM bruger Vi har sendt denne beskrivelse til dig, da du er tilmeldt med din -adresse i vores kartoteker. For at sikre, at alle relevante medarbejdere i jeres virksomhed får den bedst mulige udnyttelse af DSM systemet, skal vi bede dig sørge for, at de snarest får kendskab til denne beskrivelse. I det følgende har vi beskrevet alle de ændringer, som programopdateringen omfatter. Oversigten er opdelt efter menuerne i DSM-systemets hovedmenu. Relationsstyring, Udlejning og Maskinbladet er tilkøbsmoduler. Den kode, som står i kolonnen mellem menupunkt og beskrivelse, angiver følgende: N Ny funktion R Rettelse af fejl og uhensigtsmæssigheder ndringer af funktionaliteten i programmet F Felt eller menupunkt er fjernet Nødvendige opsætninger Der er i systemet tilføjet nye rapporter. De er angivet under de enkelte punkter i beskrivelsen. For at kunne anvende disse rapporter, skal de tilføjes under Rapporter, Ret. Tast F3 for at få en ny linie. Der skal ikke skrives noget i feltet Tekst, under Rapport-id skrives den ID, som angivet under det enkelte punkt i denne beskrivelse. Rapportnavn udfylder systemet selv. De nye rapporter kan efter behov indlægges under Rapporter i både Salg, Køb, Maskinhandel osv. Hvis du ønsker hjælp til denne opsætning kan du kontakte vores support. (Tidsforbrug vil blive debiteret). Find brugerhåndbogen på JMA s extranet Der findes en del beskrivelse af udvalgt funktionalitet i DSM-løsningen. Disse beskrivelser og brugervejledninger er tilgængelige på vores extranet på Det er nødvendigt at kende brugernavn og adgangskode for at få adgang til disse oplysninger. Kender du ikke brugernavn og adgangskode, anbefaler vi, at du spørger jeres systemansvarlige. Der er i den efterfølgende beskrivelse af programopdateringen i stor udstrækning henvist til disse beskrivelser/vejledninger. Med venlig hilsen DSM Opdatering v01.59.doc Dokumentet er udskrevet den 6. marts Dette er side 1 af 15

2 Finans Der er ingen opdateringer til Finans i denne version. Kostprisreg. VIGTIGT Kostprisregulering er ændret så der kan periodiseres og køres for et enkelt varenummer. Se yderligere beskrivelse under lager DSM Opdatering v01.59.doc Dokumentet er udskrevet den 6. marts Dette er side 2 af 15

3 Salg Bogført leverance Samle leverancer Fragtbreve R Bemærk rettelsen gælder kun for ordrer der oprettes efter at rettelsen er indlæst. Leverancer, hvor der er tilknyttet en afgift til en vare, kan tilbageføres R Hvis en leverance blev ført tilbage og ordrelinjen slettet, stoppede Saml leverancer. Er rettet. Fragtbrev til Danske Fragtmænd: Det er nu muligt at indtaste 4 linjer (indhold). Der kan også indtastes et telefonnummer, og dette vil blive udskrevet på fragtbrevet. Fragtbrev til Danske Fragtmænd og Post Danmark: I felterne Postnr./by kan man nu lave opslag via F6. Desuden hentes by, hvis man indtaster et postnummer, der er oprettet i postnr./by tabellen. (Samme funktionalitet som på debitorkortet). Ordre Kreditnota Eksterne udskrifter Bemærk at fragtbreve udskrives på formular i endeløse baner. Følgeseddel til salgsordre: Ordrenummer udskrives nu på følgeseddel. Oprindeligt fakturanr. udskrives på kreditnota. Felterne udligningsbilagstype og -nummer udskrives på kreditnota, hvis dette vælges under indstillinger på rapporten. Det er muligt pr. kunde at angive om der skal udskrives varenr. på eksterne bilag. Salgsordre På kunden angives om der skal udskrives varenr. på følgende udskrifter. DSM-salgsfaktura( ), DSM-salgskreditnota ( ), DSMordrebekræftelse ( ), DSM Service - faktura FIK752 ( ), DSM Serviceordre ( ), DSM Salg - faktura FIK752 ( ) N Mulighed for advarsel ved bogføring af salgsordre med salgspris 0 kr. eller antal 0 stk. Sættes op under forhandler servicestyring opsætning på Fanen generelt: Advarsel hvis fakt.linjebeløb er nul. Rapport Salgsfaktura Dette giver en advarsel under bogføring af salgsfakturalinier, hvis fakturalinjebeløbet er nul (ingen antal/salgspris). Bemærk: Ved massebogføring vil disse ordrer ikke blive bogført, og der kommer ingen advarsel herfor. Samme gælder ved Saml leverancer. På fakturaer er følgende ændret: leveringsadresse bliver nu udskrevet med større skrift, så den bliver mere tydelig. (Dog kun hvis det er muligt under 132 tegn i leveringsadressen) Gælder for salgsfaktura og salgsfaktura med FIK DSM Opdatering v01.59.doc Dokumentet er udskrevet den 6. marts Dette er side 3 af 15

4 Rapport Salgs tilbud Ønskes salgspris ikke udskrevet på tilbud fravælges det ved udskrivning af tilbud under fanebladet indstillinger Salgskreditnota R Nu muligt at bogføre en salgskreditnota med vare, hvor der er tilknyttet en afgift. DSM Opdatering v01.59.doc Dokumentet er udskrevet den 6. marts Dette er side 4 af 15

5 Relationsstyring Tilkøbsmodul til DSM systemet Det er nu muligt at angive hvilken kontakt, der er den primære servicekontakt for den enkelte kunde. Se beskrivelse på JMA s extranet: Relationsstyring, Primær servicekontakt DSM Opdatering v01.59.doc Dokumentet er udskrevet den 6. marts Dette er side 5 af 15

6 Service Serviceordre Rapporter - Igangværende arbejde til salgspris Serviceordre Serviceordre Serviceordre Serviceordre Servicefaktura Det er nu muligt at ændre momsvirksomhedsbogføringsgruppe på serviceordrehovedet Igangværende arbejde til salgspriser tager nu højde for valuta Advarsel om forfalden saldo og andre kredit meddelelser kommer kun når det er angivet i salgsopsætning R Nu muligt at ændre faktureringsdebitor på serviceordre, der er kopieret ind fra en bogført serviceordre. R Avancerede serviceomkostninger får nu udført dato = første ressourcelinies dato. Ikke muligt at bogføre på en serviceordre med faktureringsdebitoren egen serviceartikel kunde. R Forskel mellem beløb og beløb på fik-kort. Det var muligt at slette en maskinoverskriftslinje på servicefaktura herved kom maskinen ikke med ud på fakturaen. Programmet rettet så det ikke er muligt at slette overskriftslinjen. Serviceordre På serviceordrelinjen er der tilføjet et nyt felt: Antal udskrevne arbejdskort feltet vises ikke på linjen, men kan ses vha. ctrl + F8. Rapporter Igangværende arbejde Garantiopfølgning Igangværende arbejde salgspriser (Rapport ) og Igangværende arbejde Kostpriser (Rapport ) Ved bestilling af udskrift skal det anfordres om 0-linjer skal udskrives. I Garantihåndtering er tilføjet nyt felt (Fejlrapportnr.), hvor det er muligt at angive leverandørens Fejlrapportnummer. Bogføringsdato Det er nu muligt at opsætte hvilken bogføringsdato, der skal/kan anvendes ved bogføring af ordre/faktura. Opsæt laves under Maskinhandel Opsætning Maskinforhandleropsætning Vælg knappen Opsætning og undermenu Bogføringsdatoopsætning Det er muligt at angive om bilagsdato skal være ordredato, arbejdsdato eller dags dato. Det kan sættes op så bogføringsdato foreslås eller ændres automatisk. Rettes opsættet ikke, anvendes ordredato som bogføringsdato (udsendt i hotfix) DSM Opdatering v01.59.doc Dokumentet er udskrevet den 6. marts Dette er side 6 af 15

7 Servicetilbud Tidsregistrering N Nyt layout til Udskrift af servicetilbud. Det nye layout ligner proformafaktura fra service. Formularen hedder og sættes op under Service Opsætning Rapportvalg - Servicetilbud Tidsregistreringsoverblik muligt at sætte op så der vises pr. ansvarscenter Tidsregistrering Tidsregistrering Se beskrivelse Tidsregistrering med scanner for yderligere oplysninger. Muligt at foreslå afdeling og arbejdstype i indscanningskladden. Afdeling og arbejdstype angives på ressourcen, hvis funktionen ønskes udnyttet. Muligt at angive fraværstype ferie eller fravær på arbejdsarten. Bemærk at afspadsering ikke registreres. Rapporterne Tidsregistreringskladde ressource( ), Tidsregistringsstatistik ( ), Tidsregistreringsposter arbejdstype ( ) håndterer også fravær. Tidsregistrering Se beskrivelse Tidsregistrering med scanner for yderligere oplysninger N Ny rapport, der udskriver løngrundlaget for månedslønnede (Rapport ). Rapporten skal sættes op under udskrifter, se beskrivelse hertil Tidsregistrering Serviceordre Se beskrivelse Tidsregistrering med scanner for yderligere oplysninger Ved indtastning af serviceordrenr. vises kundenavn nederst i billedet. Udskrivning af arbejdskort Hvis der angives serienummer på serviceartikellinien (også selv om maskinen ikke er oprettet), skrives dette nu ud på arbejdskort, på proforma-faktura og ved bogføring på faktura. Rapporter N Ny rapport der kan udskrive serviceordrer, hvor der er linjer med salgspris = 0 kr. eller antal = 0. Faktura Rapporten har nr se beskrivelse for opsæt af rapporter. Undlade at udskrive enheden time(r) på faktura og kreditnota. Rapporter Arbejdskort Servicejournal Enheden for time(r) udskrives ikke hvis enhedskode på fakturalinien er lig med indmeldt enhedskode i DSM-opsætning (feltet Std. Serviceenhed). Anvendes hvis man ikke ønsker at få udskrevet standard enheden for Timer faktura i arbejdsløn-linier. Nu udskrives montørnavn og montørinitialer på arbejdskort og serviceordre. Funktion med påføring af montør er ikke ændret. R Servicekreditnota blev ikke markeret i servicejournalen DSM Opdatering v01.59.doc Dokumentet er udskrevet den 6. marts Dette er side 7 af 15

8 Udlejning Tilkøbsmodul til DSM systemet Udlejning N Muligt at håndtere udlejning i DSM - tilkøbsmodul DSM Opdatering v01.59.doc Dokumentet er udskrevet den 6. marts Dette er side 8 af 15

9 Maskinhandel Maskinkort Maskinkort Maskinsalgsord re Maskinkort Maskinkort Maskinkort Rapporter Maskinlagerlist e (Pris) Integration til Maskinbladet Maskinkort R Styring af statuskode, debitor, juridisk ejer m.m. når der ændres på salgsordre og købsordre, f.eks. ved tilbagelevering af maskine. Følgende felter er flyttet fra fanebladet Generelt til fanebladet Detaljer: Lukket og Serviceartikelkomponent. Følgende felter er tilføjet på fanebladet Generelt: Aktiv udlejningsartikel og Korttidsleje felterne udfyldes automatisk fra udlejningsmodulet (tilkøb) Vigtigt: Kræver opsæt inden start Angiv hvilke felter, der skal medtages, når en maskine indtastes på en ordre. Følgende felter kan tilvælges: Årgang, Tæller, Maskinnummer, Serienummer(ekstern), Garanti. Opsættes i Maskinhandel Opsætning Maskinhandelsopsætning: På fanebladet Rapporter under maskinfaktura angives hvilke felter, der skal foreslås på ordren. R Opdatering af status, kunde/leverandør m.m. opdateres korrekt, når der indbyttes flere maskiner på en salgsordre R Når en hel maskine flyttes til en anden maskine opdateres felterne Kunde kundenavn blankes Statuskode ændres til installeret Solgt den blankes Garantidato opdateres med bogføringsdato for flytning hvis der er angivet garanti Installationsdato bogføringsdato for flytning Kald til sygejournal gjort hurtigere. R Maskinrapporten Maskinlagerliste (Pris) Rapport Overskrift rettet, så der skrives Nye ved nye og Brugt ved brugte. N Tilkøbsmodul - Se beskrivelse på JMA s extranet: Maskinblad. Når der oprettes en maskine via maskin-oprettelsesguiden, og der vælges Servicejournalkæde, kopieres også felterne Eksternt serienr, Sidste service, Årgang, Model år, Timer (Sidste). Ligeledes kopieres kontraktbemærkninger og specifikationer for de Modeldatakilder der ikke har markering i Inkludere specifikationer (dvs. gælder ikke for Agrimach). DSM Opdatering v01.59.doc Dokumentet er udskrevet den 6. marts Dette er side 9 af 15

10 Maskinhandel (fortsat) Maskinkort Servicejournal: Faktureres til tilføjes på servicejournal, så man kan se hvem der har afholdt omkostningen på maskinen. Rapporter Maskinoversigt (rapport )(maskinoversigt pr. kunde). Layout ændret og beløb er beregnet for kunden i stedet for faktureringskunden. Rapporter N Omkostningsoversigt (Rapport ) En ny udskrift, der udskriver en side pr maskine og fortæller hvilke omkostninger, der er afholdt pr. maskine. Rapporten udskrives på A4 høj med kundens navn, maskinnr, beskrivelse, serviceordrenr., tæller, beløb. Rapporter Maskinværdilisten Maskine Maskine Modeldatakilde Overpris Se beskrivelse for opsæt af rapporter Maskinværdilisten er ændret så maskinlokationen fra maskinkortet udskrives på maskinværdilisten i stedet for nyt/brugt som fremgår af overskriften. Ved ændring af felterne Brugt på maskinkortet eller Varebogføringsgruppe på serienummervarer fremkommer der nu advarsel, da ændring af feltet kan give afstemningsproblemer imellem værdien på maskinlageret og værdien af maskinlageret i finansbogholderiet. Varenummer på maskinkort kan ikke ændres hvis der findes vareposter til varenummer. Er der vareposter til varenummeret bliver feltet gråt (ikke editerbart) R ndres den primære Modeldatakilde fremkom en fejl om at felterne specifikationskode 1 og 2 ikke måtte være ens. Er nu rettet. R Nu muligt at overprisregulere maskiner med flere dimensioner DSM Opdatering v01.59.doc Dokumentet er udskrevet den 6. marts Dette er side 10 af 15

11 Køb Indkøbskladde Tilføjet nyt felt Genbestillingsmetode så der nu kan dannes indkøbskladde ud fra 3 principper. Følgende genbestillingspunkter kan anvendes: Normal der bestilles hjem hvis beholdning <= genbestillingspunkt og der bestilles op til maks. Genbestillingspunkt der bestilles hjem hvis beholdning er under genbestillingspunkt og der bestilles op til genbestillingspunkt Maks antal der bestilles op til maks når beholdning er under maks lagerbeholdning. (ndringen er kommet ud med et tidligere hotfix) Indkøbskladde R Vareinformationen solgt (-1år), solgt (-2år), solgt (-3år), medtager nu kun salgsposter (se næste punkt) Indkøbskladde Vareinformationen solgt (-1år), solgt (-2år), solgt (-3år), medtager nu kun salgsposter. Ønskes overførsler til servicebiler medtaget som salg sættes det op under Maskinhandel Opsætning Maskinhandelsopsætning: På fanebladet Generelt, feltet Inkluder overførsler i salgstal. Indkøbskladde R Ved kaldet fra Antal solgte til vareposter blev der periodisk vist et blankt skærmbillede. Rettet så posterne vises Købsordre R Købsordre med link til serviceordre kalder nu den rigtige serviceordre Købsordrelinje R Ved oprettelse af købsordre fra specialordre overføres felterne indkøbskode, specialordrekode, salgsordrenr., salgslinjenr / serviceordrenr, servicelinjenr. Felterne kan vises på købsordrelinjen Købsordre Udskrift af Købsordre: På købsordren er ordrenummer forstørret og med fede typer og leverandørens telefonnummer er tilføjet. Ordrenummer hedder nu rekvisitionsnummer på udskriften. Købsordre N Der kan fremkomme en advarsel, hvis man på en købsordre indtaster et varenummer, som i forvejen er i ordre - enten på samme købsordre eller en anden købsordre. Indkøbskladden Der skal foretages opsætning i forhandler servicestyring opsætning, såfremt advarsel ønskes. Mulighed for at få advarsel hvis varenummer er på indkøbskladden i forvejen. Markeres der i forhandler service opsætning med flueben i feltet: Købsordre advarsel (varenr.), vil man få en advarsel, hvis det varenr., man indtaster, findes i forvejen på den pågældende indkøbskladde. Købsordre N Det er muligt at få opdateret salgspris fra købsordren, hvis dette ønskes. Nyt felt "ajourfør salgspris på varekort" på købsordre og købsfaktura hovedet. DSM Opdatering v01.59.doc Dokumentet er udskrevet den 6. marts Dette er side 11 af 15

12 Hvis der sættes hak i dette felt opdateres salgspris på varekortet med købspris. DSM Opdatering v01.59.doc Dokumentet er udskrevet den 6. marts Dette er side 12 af 15

13 Lager Varer Overflytningsordre Varerapporter Vare Salgsstatistik Opdatering af salgspris fra katalogvarer Overflytningsordre R Ved erstatning af varer, som er leveret, men endnu ikke faktureret, er fejlteksten rettet R Overskrift på overflytningsordre kommer på alle sider R Rapport 712: Hele varenummeret udskrives Kørslen Opdatering af salgspris fra katalogvarer er rettet så beskrivelsen på varen udfyldes med beskrivelsen fra katalogvarer, hvis feltet Beskrivelse er blank på varen. Der opdateres ikke hvis der findes en beskrivelse på varen i forvejen N Mulighed for nye udskrifter af Overflytningsordre, Følgesedler og Læg på lager dokumenter til overflytningsordre. Den nye overflytningsordre udskriver placering og alternativ placering for både afgangs- og tilgangslager. Den nye overflytningsleverance udskriver placering og alternativ placering + evt. restordre. Den nye overflytningskvittering udskriver placering og alternativ placering + evt. restordre. Alle nye udskrifter udskrives på A4 liggende Globale dimensioner udskrives også på overflytningsordren. Dokument Nuværende rapport Ny rapport Overflytningsordre Overflytningsleverance Overflyt. Kvittering Overflytningsordre Overflytningsordre Der er ændret i tabulering, så man kommer gennem felterne global dimension. N Rapport Overflytningsordre i restordre Viser hvilke overflytningsordrer der er gået i restordre Skal sættes op under rapporter Vare fantom varer N Det er nu muligt at oprette varer, der ikke danner lagerværdi sættes der et flueben i feltet Lagerværdi nul er varen en fantomvare. Varen kan kun markers som fantomvare ved vareoprettelsen og koden kan ikke fjernes, hvis der er vareposter på varen. DSM Opdatering v01.59.doc Dokumentet er udskrevet den 6. marts Dette er side 13 af 15

14 Vare Kostprisregulering Varen danner beholdning og kommer med beholdningsadvarsel, men der dannes aldrig værdiposter til varen. Det medfører at udskrives der en vare/salgsstatistik vil disse varer vise et DB på 100% JMA anbefaler at der laves specielt opsæt til disse varer, så de kører på egne produkt- og varebogføringsgrupper, og i kontoplanen bør køb og salg bogføres på selvstændige konti (der dannes ikke købsudlignings-, lager- eller forbrugsposter til fantomvarer). Er der beholdning på disse varer skal man selv opgøre evt. lagerværdi. På vareoversigten er felterne "antal i købsordre", "antal i salgsordre" og "antal i serviceordre" tilføjet. Bemærk, at visning af felterne kan gøre vareoversigten langsommere. Vigtigt Læs beskrivelse til lagerreguleringen inden kørslen køres efter opdateringen. Afgifter Varer Kostprisreguleringen er tilrettet så det kan vælges om kostprisreguleringen skal medtage poster efter den indtastede lukkedato (som nuværende kørsel), eller der kun skal medtages poster til og med lukkedato (ny funktion, for at undgå periodiseringsproblemer). Ønskes denne nye funktion skal det sættes op under maskinforhandler opsæt under fanebladet Reservedele. Det er endvidere muligt at selektere på enkelte varenr. Er du i tvivl om hvordan du skal anvende kørslen så kontakt JMA inden du kører kostprisreguleringen første gang efter opdateringen. Afgifter understøtter nu valuta og det er muligt at angive om afgiften skal anvendes på køb, salg og/eller service. Dvs. at det er muligt at håndtere f.eks. bortskaffelsesafgift på filtre alene i service. I forbindelse med opdatering sættes alle afgifter automatisk op, således at der anvendes afgifter i køb, salg og service. Se beskrivelse Afgifter på ekstranettet for udnyttelse af denne funktion. Varekategori har fået følgende nye felter: Genbestillingsmetode, udskriv labels, varerabatgruppe samt priskalkulationskode DSM Opdatering v01.59.doc Dokumentet er udskrevet den 6. marts Dette er side 14 af 15

15 Vare Rapporter Intern Salgsprisliste Rapporter Optællingsliste A4 høj Rapporter Sammenlign ukurantberegning Naviger varer Rapporter, Lager Varedisponering Ved oprettelse af varer, hvor varekategorien angives, vil disse felter blive udfyldt automatisk. Ovenstående gælder for oprettelse af varer via varekortet, oprettelse af varer via katalogvarer, oprettelse af skaffevarer, oprettelse af varer via modelbasen, oprettelse af varer via wizard. N Muligt at sætte op så varenummer ikke kan ændres. Nyt felt under forhandler servicestyring opsætning på vare fanen. Spær for varenummer omdøbning. Sættes der flueben i dette felt kan varen ikke omdøbes. N Vareprisliste intern er en ny rapport der udskriver en prisliste på A4 høj med felterne varenr., beskrivelse, placering, antal, salgspris ex. moms Rapporten har rapportnr Se beskrivelse for opsæt af rapporter. N DSM Lageropgørelsesoversigt A4 høj er en ny optællingsliste der udskrives... på A4 høj.... Udskriver følgende:... Bogf.dato,... varenummer,... beskrivelse, antal.. i... serviceordre,... placeringsnr.,. alternativ placeringsnr., antal beregning og skrivefelt til antal optalt. Rapporten har rapportnr Se beskrivelse for opsæt af rapporter. N Muligt at sammenligne to ukuranskørsler Rapporten har rapportnr Se beskrivelse for opsæt af rapporter R Åbnede ikke altid det rigtige lager pr. lokation fra Naviger varer. Er rettet. R Udskriver nu hele varenummeret (Rapportnr. 705) DSM Opdatering v01.59.doc Dokumentet er udskrevet den 6. marts Dette er side 15 af 15