Programopdatering DSM version september 2006

Transkript

1 Kære DSM bruger Vi har sendt denne beskrivelse til dig, da du er tilmeldt med din -adresse i vores kartoteker. For at sikre, at alle relevante medarbejdere i jeres virksomhed får den bedst mulige udnyttelse af DSM systemet, skal vi bede dig sørge for, at de snarest får kendskab til denne beskrivelse. Der har været ønske om nyt design/funktionalitet på eksterne formularer. Der er i denne opdatering ændret på en række formularer. Vi har beskrevet ændringer i denne oversigt og anbefaler meget at læse beskrivelsen på JMA s extranet. Vi har kaldt beskrivelsen Eksterne formularer, og den kan findes både under Salg, Service, Maskinhandel og Køb. I det følgende har vi beskrevet alle de ændringer, som programopdateringen omfatter. Oversigten er opdelt efter menuerne i DSM-systemets hovedmenu. Relationsstyring er et tilkøbsmodul, som jeres virksomhed måske ikke bruger Servicekontrakter findes under Service, men da det er et tilkøbsmodul, som jeres virksomhed måske ikke bruger, har vi valgt at beskrive dette i et selvstændigt punkt (på en side for sig selv). Da vi skønner, at nogle punkter har interesse for flere i jeres firma, er der beskrivelser som er med flere steder, f.eks. er Rabat på arbejdsløn med både under Service og under Salg. Den kode, som står i kolonnen mellem menupunkt og beskrivelse, angiver følgende: N Ny funktion R Rettelse af fejl og uhensigtsmæssigheder Æ Ændringer af funktionaliteter i programmet F Felt eller menupunkt er fjernet Nødvendige opsætninger Der er i systemet tilføjet nye rapporter. De er angivet under de enkelte punkter i beskrivelsen. For at kunne anvende disse rapporter, skal de tilføjes under Rapporter, Ret. Tast F3 for at få en ny linie. Der skal ikke skrives noget i feltet Tekst, under Rapport-id skrives den ID, som angivet under det enkelte punkt i denne beskrivelse. Rapportnavn udfylder systemet selv. De nye rapporter kan efter behov indlægges under Rapporter i både Salg, Køb, Maskinhandel o.s.v. Hvis du ønsker hjælp til denne opsætning kan du kontakte vores support. (Tidsforbrug vil blive debiteret). Find brugerhåndbogen på JMA s extranet Der findes en del beskrivelse af udvalgt funktionalitet i DSM-løsningen. Disse beskrivelser og brugervejledninger er tilgængelige på vores extranet på Det er nødvendigt at kende brugernavn og adgangskode for at få adgang til disse oplysninger. Kender du ikke brugernavn og adgangskode, anbefaler vi, at du spørger jeres systemansvarlige. Der er i den efterfølgende beskrivelse af programopdateringen i stor udstrækning henvist til disse beskrivelser/vejledninger. Med venlig hilsen Dokumentet er udskrevet den 8. - Dette er side 1 af

2 Finans Der er ikke i denne version opdateringer til Finans. Dokumentet er udskrevet den 8. - Dette er side 2 af

3 Salg Rapporter Debitorer Debitorer Debitorer Debitorer Debitorer Bogførte fakturaer/kreditnotaer N Man kan nu udskrive fragtbreve til hhv. Danske Fragtmænd og Post Danmark. Kræver printer med gennemslag (matrix-printer). Følgende rapporter skal opsættes (se hvordan på side 1): Danske Fragtmænd og Post Danmark. Se beskrivelse på JMA s extranet: Salg, Fragtbreve Æ Hvis man på en debitor åbner Bemærkning (ved at klikke på den lille gule blyant ved siden af debitorens Nummer) skriver en tekst og sætter flueben i feltet Advarsel, vil der i forbindelse med oprettelse af salgsordre til denne debitor poppe et vindue op, som spørger om man ønsker at se denne advarsel. Æ Der er nu åbnet mulighed for at man på Service kan give rabat på arbejdsløn eller anvende faste ressourcesalgspriser ved hjælp af en gruppe og ikke som tidligere, hvor det skulle opsættes på den enkelte debitor. Se beskrivelser på JMA s extranet: Service,Rabat på arbejdsløn og Service, Ressourcesalgspriser Æ Når man klikker på knappen Debitor, Maskiner er feltet Reference tilføjet. (Vil også blive vist hver gang man i systemet kan tage en F5 oversigt på maskiner) Æ Man kan nu sætte max. beløb på avancerede serviceomkostninger (fx hjælpematerialer) på Serviceordrer. Man kunne tidligere på den enkelte kunde opsætte en anden beregning end standard, men kan nu også pr. kunde udelade beregning af serviceomkostninger. Se beskrivelse på JMA s extranet: Service, Serviceomkostninger af ressourcer Æ Det er nu muligt at knytte servicekontakter på debitorer. Kræver at man kører Relationsstyring. Se yderligere beskrivelse under Relationsstyring. Æ Hvis man tidligere har haft bogstaver i sine fakturanumre og har ændret dette (evt. i forb. m. overgang til Payment Management indbetalinger) kunne disse fakturaer ikke genudskrives. Hvis man klikker på Udskriv og på fanebladet Indstillinger sætter flueben i Skip betalingsid vil man nu kunne foretage udskrivning. Betalingskort udskrives ikke. Dokumentet er udskrevet den 8. - Dette er side 3 af

4 Salg (fortsat) Eksterne formularer, generelt Periodiske aktiviteter, Saml salgsleverancer til faktura Periodiske aktiviteter, Rykkere Periodiske aktiviteter, Rentenotaer Æ Æ Æ Æ Der er ændret på følgende formularer under Salg: Tilbud, Ordrebekræftelse, Faktura (med og uden indbetalingskort), Bogførte leverancer, Kreditnota, Rykker, Rentenota. - Antal udskrives som heltal uden decimaler med mindre der tastes et decimaltal. - Overskriften Rabat udskrives kun hvis der er rabat på en eller flere linier - Enhed på varer udskrives ikke som separat kolonne. Standardenhed udskrives aldrig. NB: Standard basisenhed skal opsættes under Service, Opsætning, Forhandler servicestyring opsætning, fanebladet Integration. - Enhed (fx Timer) udskrives ikke, hvis der foretages samling af ressourcer - Ved genudskrivning af faktura printes teksten KOPI ikke. - Overskriften Beløb er ændret til Enhedspris. - På salgsordrer kan man nu markere linier, hvor Beskrivelse ønskes udskrevet med fed skrift. - Det er muligt at fravælge udskrift af Varenummer på en række udskrifter - opsættes i Service, Forhandler servicestyring opsætning, fanebladet Rapporter. Se beskrivelse på JMA s extranet: Salg, Eksterne formularer Man kan nu få indtastede tekstlinier fra salgsordren/leverancen med på samlefaktura hvis der sættes flueben i feltet Kopier tekstliner. Man kan sætte en anden kontokode på den enkelte rykkerlinie end kontokoden fra debitorkortet. Udskrives på rykkeren. Man kan nu vælge at udskrive rykkere uden indbetalingskort. Gå i Opsætning, Rapportvalg (rykker og rente), Rapporttype = Rykker, sæt Rapport-id til Der er mulighed for at sætte en anden kontokode på den enkelte rentelinie end kontokoden fra debitorkortet. Udskrives på rentenotaen. Dokumentet er udskrevet den 8. - Dette er side 4 af

5 Relationsstyring Tilkøbsmodul til DSM systemet Æ Det er nu muligt at angive hvilken kontakt, der er den primære servicekontakt for den enkelte kunde. Se beskrivelse på JMA s extranet: Relationsstyring, Primær servicekontakt Dokumentet er udskrevet den 8. - Dette er side 5 af

6 Service Menupunkt Maskiner Ordrer eller Ordrer (Kvik) Garantiopfølgning - blev tidligere kaldt Garantihåndtering Ordrer eller Ordrer (Kvik) Ordrer eller Ordrer (Kvik) Maskiner Opsætning Bogførte fakturaer/kreditnotaer Arbejdskort Beskrivelse N Der kan nu vises reparationskoder på Servicejournalen. Disse koder knytter sig til arbejdstypekoderne. Man kan bruge disse koder til at få et hurtigt overblik over hvilke arbejdstypekoder, der har været anvendt på den enkelte ordre, f.eks. om der har været overtid, kørsel eller foretaget rep. af motor, bremser o. s. v. alt efter hvordan/hvor mange arbejdstypekoder, man har oprettet (kræver opsætning). N Det er nu muligt at angive en arbejdstypekode på en tekstlinie på maskinkladden. Arbejdstypekoden vil hvis den har påhæftet en reparationskode - blive vist på Servicejournalen (se ovenstående beskrivelse). Til orientering er det ikke muligt at benytte arbejdstypekode uden ressourcenummer hvis man indtaster via tidsregistreringskladden. Æ Man har nu mulighed for at udelukke garantityper, så de ikke kommer med under garantiopfølgning. Det kunne eksempelvis være brugtgaranti, som man måske ikke har behov for at følge op på. Se beskrivelse på JMA s extranet: Service, Garantiopfølgning N Hvis man ønsker at udskrive arbejdskort på den fortrykte formular, som man bl.a. også bruger til fakturaer og kontoudtog, kan man under Opsætning, Rapportvalg, Rapporttype = Arbejdskort rette Rapport-id til Husk at rette printervalg til at køre på den skuffe, hvori den fortrykte formular ligger. Æ Der er nu åbnet mulighed for at kunne give rabat på arbejdsløn eller anvende faste ressourcesalgspriser ved hjælp af en gruppe og ikke som tidligere, hvor det skulle opsættes på den enkelte debitor. Se beskrivelser på JMA s extranet: Service,Rabat på arbejdsløn og Service, Differentiering af ressourcesalgspriser Æ I oversigten (F5) på maskiner er feltet Reference tilføjet. (Vil blive vist hver gang man i systemet kan tage en F5 oversigt på maskiner) Æ Man kan nu sætte max. beløb på avancerede serviceomkostninger (fx hjælpematerialer). Man kunne tidligere på den enkelte kunde opsætte en anden beregning end standard, men kan nu også pr. kunde udelade beregning af serviceomkostninger. Se beskrivelse på JMA s extranet: Service, Serviceomkostninger af ressourcer Æ Hvis man tidligere har haft bogstaver i sine fakturanumre og har ændret dette (evt. i forb. m. overgang til Payment Management indbetalinger) kunne disse fakturaer ikke genudskrives. Hvis man klikker på Udskriv og på fanebladet Indstillinger sætter flueben i Skip betalingsid vil man nu kunne foretage udskrivning. Betalingskort udskrives ikke. Æ Feltet Telefon2 er udvidet, så der i dette felt kan udskrives mere end ét telefon/mobiltelefonnummer. Dokumentet er udskrevet den 8. - Dette er side 6 af

7 Service (fortsat) Menupunkt Ordrer eller Ordrer (Kvik) Eksterne formularer, generelt Faktura Beskrivelse N Der kan nu allokeres en inaktiv ressource på serviceordre. Forudsætter at man bruger montøren som sælger på ordren. Montøren udskrives ikke på standardarbejdskortet. Der kan ligeledes påsættes lokation ud fra sælgerkode. Se beskrivelser på JMA s extranet: Service, Allokering af ressourcelinier via sælgerkode / Service, Lokation på serviceordre via sælgerkode Æ Der er ændret på følgende formularer under Service: Serviceordre (Proformafaktura), Faktura (med og uden indbetalingskort). - Antal udskrives som heltal uden decimaler med mindre der tastes et decimaltal. - Overskriften Rabat udskrives kun hvis der er rabat på en eller flere linier - Enhed på varer udskrives ikke som separat kolonne. Standardenhed udskrives aldrig. Standard basisenhed skal opsættes under Service, Opsætning, Forhandler servicestyring opsætning, fanebladet Integration. - Enhed (fx Timer) udskrives ikke, hvis der foretages samling af ressourcer - Ved genudskrivning af faktura printes teksten KOPI ikke. - Overskriften Beløb er ændret til Enhedspris. - På serviceordrer kan man nu markere linier, som ønskes udskrevet med fed skrift. - Det er muligt at fravælge udskrift af Varenummer på en række udskrifter - opsættes i Service, Forhandler servicestyring opsætning, fanebladet Rapporter. Se beskrivelse på JMA s extranet: Service, Eksterne formularer Æ Servicefaktura og proformafaktura (sidstnævnte findes under Udskriv, Serviceordre) er ændret, så der for hver maskine på ordren kommer et gråt felt, som indeholder Maskintype, Serienr., Årgang, Udført dato, Maskinnr., Reference (fra maskinkortet), Timetæller. Hvis der er forskellig udført datoer på ordren, vil der på fakturaen stå Påbegyndt den og Afsluttet den i stedet for Udført den. Hvis man har flere maskiner på samme ordre vil der blive udskrevet en total for hver maskine og til sidst udskrives en fakturatotal. På fakturaer med garanti og rabat udskrives både rabat og garantiprocent. Før totalen på den enkelte maskine udskrives garanti/reklamationsbeskrivelse samt reduktionsbeløbet. Dokumentet er udskrevet den 8. - Dette er side 7 af

8 Servicekontrakter Tilkøbsmodul til DSM systemet Periodiske aktiviteter Kontrakter Periodiske aktiviteter Kontrakter Periodiske aktiviteter Service, ordrer Kontrakter Æ Der er lavet en ny rapport, som kan udskrives i forbindelse med dannelse af kontraktserviceordrer. Kræver opsætning. Rapport Se beskrivelse på JMA s extranet: Service, Servicekontrakter Æ Der er lavet et nyt felt Maks. antal timer på fanebladet Service, som bruges til at registrere hvor mange timer en maskine maksimalt må køre fx i en udlejningsperiode. Se beskrivelse på JMA s extranet: Service, Servicekontrakter Æ Det er nu muligt at få genereret en udskrift af arbejdskort af alle nye ordrer, som er oprettet i forbindelse med kørsel af Opret kontraktserviceordrer Æ Det er nu muligt at få systemet til at oprette en dimensionsværdi i Servicekontraktdimensionskode i forbindelse med oprettelse af en servicekontrakt Se beskrivelse på JMA s extranet: Service, Servicekontrakter Æ Man kan nu lade systemet oprette ekstra serviceordre til kunde i forbindelse med kørslen Oprettelse af kontraktserviceordre. Kan bruges hvis kunden skal debiteres for arbejde, som ikke er omfattet af servicekontrakten. Hvis den ekstra serviceordre ikke benyttes, skal man slette den manuelt. Se beskrivelse på JMA s extranet: Service, Servicekontrakter Æ Hvis man indtaster en maskinlinie på en serviceordre og der er servicekontrakt på maskinen, kom der en advarsel. Denne advarsel fremkommer nu kun hvis kontrakten er indenfor den i opsætningen angivne periode. Se beskrivelse på JMA s extranet: Service, Servicekontrakter Æ Der er nu lavet en ny rapport til udskrivning af servicekontrakt, som passer til den fortrykte formular, som også bruges til fakturaer, kontoudtog m.v. Under Opsætning, Rapportvalg, Rapporttype = Kontrakt skal Rapport-id sættes til Se beskrivelse på JMA s extranet: Service, Servicekontrakter Dokumentet er udskrevet den 8. - Dette er side 8 af

9 Maskinhandel Rapporter N Udviklet til Microsoft Word 2003 Man kan udskrive et datablad for hver maskine, der er oprettet på en salgskanal (DMiBrugt, Maskinbladet m.fl. - eller egen). Databladet kan indeholde billede af maskinen samt en række oplysninger og specifikationer. Følgende rapport skal opsættes: (se hvordan på side 1) Se beskrivelse på JMA s extranet: Serviceartikelhandel, Datablad Det er muligt at definere hvilke oplysninger fra modelbasen, der skal udskrives og i hvilken rækkefølge. Se beskrivelse på JMA s extranet: Rapportskabeloner Rapporter N Udviklet til Microsoft Word 2003 Man kan udskrive en fotoliste en slags lagerliste indeholdende maskiner oprettet på en salgskanal (DMiBrugt, Maskinbladet m.fl. - eller egen). Fotolisten kan indeholde billeder af maskinerne samt en række oplysninger og specifikationer. Følgende rapport skal opsættes: (se hvordan på side 1) Se beskrivelse på JMA s extranet: Serviceartikelhandel, Fotoliste Maskiner N Der kan nu vises reparationskoder på Servicejournalen. Disse koder knytter sig til arbejdstypekoderne. Man kan bruge disse koder til at få et hurtigt overblik over hvilke arbejdstypekoder, der har været anvendt på den enkelte ordre, f.eks. om der har været overtid, kørsel eller foretaget rep. af motor, bremser o. s. v. alt efter hvordan/hvor mange arbejdstypekoder, man har oprettet (kræver Maskiner Faktura køb, Kreditnota Opsætning, Modelbase Rapporter eller Maskiner (F5 oversigt) Bogførte salgsfakturaer/kreditnotaer Æ opsætning). I oversigten (F5) på maskiner er feltet Reference tilføjet. (Vil blive vist hver gang man i systemet kan tage en F5 oversigt på maskiner) R Debitornummer på maskiner blev ikke altid opdateret når der blev købt/indbyttet mere end én maskine af kunden på samme ordre. Dette er nu rettet. R Hvis man har oprettet sin egen modeldatabase og har sat dette op som standard eller manuelt vælger datakilde, vises nu kun fabrikater fra den aktuelle modeldatabase. N Man kan nu udskrive henholdsvis en Lagerliste, brugte maskiner og en Lagerliste, nye maskiner. Følgende rapporter skal opsættes: (brugte) og (nye) På disse lister kan man navngive en række modelspecifikationer, som kan anvendes i kolonnevisninger på skærmbilleder og/eller ovennævnte rapporter. Opsættes under Maskinhandel, Opsætning, Forhandler Servicestyring Opsætning, Model. Se beskrivelse på JMA s extranet: Serviceartikelhandel, Kolonnespecifikation Æ Hvis man tidligere har haft bogstaver i sine fakturanumre og har ændret dette (evt. i forb. m. overgang til Payment Management indbetalinger) kunne disse fakturaer ikke genudskrives. Hvis man klikker på Udskriv og på fanebladet Indstillinger sætter flueben i Skip betalingsid vil man nu kunne foretage udskrivning. Betalingskort udskrives ikke. Dokumentet er udskrevet den 8. - Dette er side 9 af

10 Dokumentet er udskrevet den 8. - Dette er side 10 af

11 Maskinhandel (fortsat) Maskiner, knappen Maskine, Bogført service, Maskinelinjer Maskiner, knappen Funktion, Flyt til anden maskine Rapporter Eksterne formularer, generelt Salgsordre, faktura, kreditnota Æ Eksternt serienummer er nu tilføjet i oversigten. R Når en maskine sammenlægges med en anden maskine bliver status nu ændret til Installeret og debitornummer blanket på den gamle maskine. Man kan således ikke oprette serviceordrer på maskinen længere. R Maskinværdiliste: Fremover udskrives maskiner, som ikke er på lager, hvis de har en lagerværdi. Æ Der er ændret på følgende formularer under Maskinhandel: Tilbud, Ordrebekræftelse, Bogførte leverancer, Kreditnota, Faktura (med og uden indbetalingskort). - Antal udskrives som heltal uden decimaler med mindre der tastes et decimaltal. - Overskriften Rabat udskrives kun hvis der er rabat på en eller flere linier - Enhed på varer udskrives ikke som separat kolonne. Standardenhed udskrives aldrig. Standard basisenhed skal opsættes under Service, Opsætning, Forhandler servicestyring opsætning, fanebladet Integration. - Enhed (fx Timer) udskrives ikke, hvis der foretages samling af ressourcer - Ved genudskrivning af faktura printes teksten KOPI ikke. - Overskriften Beløb er ændret til Enhedspris. - På maskinordrer kan man nu markere linier, hvor Beskrivelse ønskes udskrevet med fed skrift. - Det er muligt at fravælge udskrift af Varenummer på en række udskrifter -opsættes i Service, Forhandler servicestyring opsætning, fanebladet Rapporter. Se beskrivelse på JMA s extranet: Maskinhandel, Eksterne formularer Æ Følgende oplysninger hentes automatisk ind på ordren, når maskinnr. indtastes: Årgang, Maskinnr., Serienummer. Dokumentet er udskrevet den 8. - Dette er side 11 af

12 Køb Ordrer N Det er nu muligt at foretage ordreintegration til MI (Maskinhandlernes Indkøbsring) dvs. at man kan fremsende sin ordre direkte. Tilkøbsmodul. Kontakt JMA s salgsafdeling for nærmere information. Kreditorer N Hvis man på en kreditor åbner Bemærkning (ved at klikke på den lille gule blyant ved siden af kreditorens Nummer) skriver en tekst og sætter flueben i feltet Advarsel, vil der i forbindelse med oprettelse af købsordre til denne kreditor poppe et vindue op, som spørger om man ønsker at se denne advarsel Eksterne formularer, generelt Købsordre Købsordre Æ Der er ændret på følgende formularer under Køb: Udskrift af købsordre - Antal udskrives som heltal uden decimaler med mindre der tastes et decimaltal. - Overskriften Rabat udskrives kun hvis der er rabat på en eller flere linier - Enhed på varer udskrives ikke som separat kolonne. Standardenhed udskrives aldrig. Standard basisenhed skal opsættes under Service, Opsætning, Forhandler servicestyring opsætning, fanebladet Integration. - Enhed (fx Timer) udskrives ikke, hvis der foretages samling af ressourcer - Ved genudskrivning af faktura printes teksten KOPI ikke. - Overskriften Beløb er ændret til Enhedspris. - På købsordrer kan man nu markere linier, hvor Beskrivelse ønskes udskrevet med fed skrift. - Det er muligt at fravælge udskrift af Varenummer på en række udskrifter - opsættes i Service, Forhandler servicestyring opsætning, fanebladet Rapporter. Se beskrivelse på JMA s extranet: Køb, Eksterne formularer Æ Ved udskrivning af købsordre vil leverandørens faxnummer blive udskrevet. Æ Der udskrives ikke længere enhedspris og rabatbeløb på købsordren med mindre man i forbindelse med udskrivningen på fanebladet Indstillinger sætter flueben i feltet Vis beløb. Dokumentet er udskrevet den 8. - Dette er side 12 af

13 Lager Overflytningsordrer Overflytningsordrer Overflytningsordrer Varerapporter, DSM Lagerværdi Varer Varer eller Opsætning, reservedele eller Periodiske aktiviteter, reservedele R Ved bogføring og udskrivning i forbindelse med levering, bliver både afgivne og modtagne lagers Placering nu udskrevet. R Placering fra første eller sidste vare på Overflyningsordren blev gentaget på de øvrige varer. Dette er nu rettet. Æ Når man bogfører og udskriver i forbindelse med levering printes Alternativ Placering og Restordre også på udskriften af overflytningsleverancen. Æ Navnet på varebogføringsgruppen udskrives nu på listen. Æ På fanebladet Udenrigshandel er der tilføjet et nyt felt Nettovægt, som kan udfyldes og anvendes til Intrastat. N Man kan nu opsætte en eller flere Priskalkulationskoder, som på varenummerniveau, priskalkulationsprofilniveau eller for flere varer/priskalkulationsprofiler kan anvendes til beregning af salgspris, hvis der på købsprisen fra leverandøren skal kalkuleres rabat, omkostning og/eller kalkulationsfaktorer (valuta). Se beskrivelse på JMA s extranet: Lager, Priskalkulation Dokumentet er udskrevet den 8. - Dette er side af