Beretning Boligkontoret Århus

Transkript

1 Beretning Boligkontoret Århus

2 Beretning for perioden Et år med udfordringer Boligkontoret startede 2010 med en udfordring vedr. organiseringen af teknisk afdeling. Udfordringen bestod i organiseringen af driftsafdelingen efter etablering af en projektafdeling. Løsningen blev ansættelse af en driftsleder og 1.maj 2010 blev Michael Andersen ansat. Michael blev ansat som leder, men skal også betjene nogle få afdelinger. Afdelingen er i dag inde i en god og stabil udvikling, som på sigt vil give plads til optimering af serviceniveauet for beboer og afdelingerne. I løbet af året fik vi desværre afslag fra LBF og Realdania til støtte for projekt vedr. fremtidssikring af de ældre boligafdelinger. Projektet skal nu gennemgås og endelig beslutning tages om det skal igangsættes. IT medarbejder til at servicere administrationen, beboerdemokratiet og ejendomsfunktionærerne blev også sat på dagsorden og besluttet. Det er dog på nuværende tidspunkt ikke klart om dette ønske kan realiseres i 2011 eller senere. Fra starten af året var der opbakning i hele BKÅ til byggeri i Elev. Efter drøftelser i organisationsbestyrelserne og ændringer i projektet blev resultatet, at to organisationer har tilsluttet sig projektet. Den nye lovgivning gav ligeledes mange udfordringer. Alle medarbejdere og specielt udlejningen har i årets løb arbejdet ihærdigt med servicering af ansøgere, beboere og bestyrelser for at få implementeret lovgivningen. Bestyrelsen udarbejdede et oplæg til fælles fortolkning af reglerne og på de fleste områder kunne findes fælles fodslag. Eneste område hvor der ikke kunne findes en fælles model er for udlejning af 4-rums og 5-rums boliger. Konverteringen af medlemskab til anciennitet på ventelisterne var en stor og besværlig opgave, men blev løst fortrinligt. Boligkontorets, organisationernes og afdelingernes hjemmesider tog form og blev igangsat i årets løb. Et flot arbejde som mange havde ventet på. Nu er opgaven, at få afdelingerne til at benytte siderne og tilpasse konceptet til de ønsker og krav som givetvis vil følge. Vandtårnsområdet blev sat på dagsorden via en beboerundersøgelse. Desværre har rapporten ikke sat området så meget på dagsorden, at alle de berørte organisationer har igangsat initiativer for området. En enkelt organisation har i fællesskab med nogle afdelinger holdt et opstartsmøde med udgangspunkt i rapporten, så mon ikke der langsomt kommer skred i arbejdet. 2

3 Da budgettet for 2011 i april blev forelagt bestyrelsen kom konsekvenserne af momsen for dagens lys. I 2010 var det gennemsnitlige administrationsbidrag på kr I 2011 budgettet blev gebyret kr moms = ca. kr pr. lejemålsenhed. Denne forhøjelse har klart skubbet til tankerne om fusion. Således har alle også nedsat udvalg, der pt. enten har afdækket fordele og ulemper eller står lige for, at komme med en afklaring. I foråret blev der også taget endnu et skridt i arbejdet med forvaltningsrevisionen. Følgende områder blev opsat som første prioritet. Målsætninger og værdigrundlag Målsætninger for bestyrelsen Information Organisationsplan+ansvarsfordeling Personalepolitik 2010 blev også året, hvor en fælles opnotering for alle almene boliger i Århus og omegn så dagens lys. Igennem året blev der arbejdet med opgaven både i BKÅ, men alle organisationer i Århus deltog med stort engagement og den 1/ fik Århus nøglen til hele byens almene boliger. Sammensætningen af administrationsbidraget blev ændret således, at der opkræves samme beløb pr. lejemålsenhed samt bidrag for forskellige tillægsydelser. Denne form har virkning fra og med 2011 budgettet. En række områder har fået fast pris, mens andre vil blive afregnet efter medgået tid og om der er rimelighed i den ekstra betaling. Ultimo august måned sagde Steen Møller Andersen sin stilling som direktør op. Bestyrelsen aftalte aftrædelse til den 30/9 med sidste arbejdsdag den 10/9. Opsigelsen blev af bestyrelsen modtaget med beklagelse, men det blev accepteret, at fratrædelsen kunne ske hurtigt, da Steen havde fået nyt job. I forlængelse af opsigelsen besluttede bestyrelsen, at lave et evalueringsforløb samtidig med at få udarbejdet en profil til brug ved ansættelse af ny direktør. I processen med evalueringen blev det klarlagt, at projektchefen ikke længere havde tillid hos et flertal af bestyrelsens medlemmer. Konklusionen af mange overvejelser og undersøgelser blev derfor at projektchef Kurt Kjeldgaard blev fritstillet den 23. november Kurt Kjeldgaard blev fritstillet i henhold til kontrakt og funktionærloven. Han har efterfølgende via advokat henvendt sig angående uberettiget afskedigelse. I løbet af efteråret blev der udarbejdet en profil, som efterfølgende har været grundlag for ansættelsen af Morten Homann som ny direktør. Processen med udarbejdelse af profil var bredt funderet og der rettes hermed en tak til alle som bidrog i debatten. Via den grundige proces fik vi vist og brugt styrken af, at være mange sammen om at løse en konkret opgave. Alle relevante områder blev i processen belyst, hvilket gav BL (som konsulent) et godt udgangspunkt for udvælgelsen af kandidaterne til første samtale runde. I processen med ansættelse af ny direktør, er der ligeledes indlagt flere muligheder for opfølgning og støtte i startfasen både for Morten og bestyrelsen. 3

4 Den 22. marts 2011 besluttede Fagbos repræsentantskab, at give Fagbos bestyrelse mandat til at forhandle en fusion med boligorganisationen Statsbo. Grundlag og konsekvenserne for denne beslutning er givet ved et fællesmøde den 29. marts Der forestår nu et vanskeligt arbejde med tilpasning af medarbejderstaben til den nye situation. Denne tilpasning må ikke tage unødig lang tid og forventes afklaret snarest muligt. Bestyrelsen finder Fagbos beslutning beklagelig og til dels uforståelig, men vil arbejde på at frigørelsen af Fagbo, kan ske for alle parter på en acceptabel og reel måde. Bestyrelsen vil gerne takke medarbejderne, samarbejdspartner og repræsentantskabet for et godt men udfordrende samarbejde. Økonomi Der var et overskud på kr. i Det store overskud skyldes især højere honorarer fra nybyggeri og forbedringsarbejder end budgetteret. Det er altid vanskeligt at budgettere disse indtægter, da vi kun normalt kun medtager byggesager der er besluttet på det tidspunkt budgettet udarbejdes. Indtægterne fra gebyrer og årsbonus var også større end budgetlagt. Udgifterne til personaleudgifter og kontorholdsudgifter var lavere mens afskrivninger var højere. Selvom der var et stort overskud i 2010 er der stadig en negativ arbejdskapital. Den samlede egenkapital var kr. pr. 31/ Der er indbetalt kr. i indskud fra hver af de 4 boligorganisationer. Hovedparten af udgifterne til edb vil være afskrevet ved udgangen af Bilen til direktøren og projektchefen forventes solgt i år. Der vil således ikke være udgifter i BKÅ Portalen BKÅ Portalen har ca. 1½ år på bagen. Efter forskellige indsatser bl.a. en konkurrence har portalen i skrivende stund 263 medlemmer. Man kan sige, at vores online netværk har nået en kritisk masse. Dvs. en størrelse og aktivitet, hvor medlemmer selv begynder at fortælle andre om portalen fx om interessante debatter som man kan blande sig i eller bare lure lidt med på 4

5 BKÅ Portalen lagde ud med at være en informationskanal for administrationen. Det er hurtigt og bekvemt at sende beskeder ud via portalen. Og nye som gamle folkevalgte og ansatte kan nemt få et overblik samt en historik. Eneste dilemma er, at vi ikke kan være sikre på at vi rammer alle, da det jo er frivilligt at være medlem og modtage beskeder. Derfor er vi nødt til at gentage vigtige informationer ved også at sende direkte mails. Administrationen gør dog hvad den kan for at informere om portalens eksistens og værdi fx i informationsmaterialet til nye folkevalgte. BKÅ Portalen har fra start rummet et mere ambitiøst potentiale: BKÅ Portalen som et fælles og tværorganisatorisk netværk, der forbinder og inddrager alle personer i organisationen. Og der kommer stille og roligt mere liv i den dimension. Flere og flere starter selv indlæg op og svarer på andres. Samtidig begynder flere udvalg at få øjnene op for portalens gruppefunktion at man kan skrive sammen og dele info i afgrænsede og emne-specifikke fora. BKÅ Portalen har som sådan ikke succeskriterier for deltagelsen. Man deltager som man har tid, lyst og interesse. Og man skal ikke fortvivle, hvis man ikke får respons på et ellers interessant indlæg. Der findes nemlig en regel om brugerdeltagelse på online fora som også ser ud til at gælde for BKÅ Portalen: 90 % lurer i baggrunden. De læser og observerer, men skriver ikke selv. 9% bidrager af og til Ca. 1 % deltager meget og står for de fleste indlæg Og her skal man huske på: At læse med og holde sig opdateret er også en måde at deltage på! Man kan desuden hæfte sig ved, at aktiv deltagelse ofte knytter sig til de meget konkrete emner. Der er fx ikke mange reaktioner på input til visioner, mens flere reagerer på hvad man kan gøre for fx at undgå muldvarper i haven. Endelig er der også plads til sjov på BKÅ Portalen: Vi er nemlig gode til at dele sjov og reagere på det! Vi vil løbende udvikle og forbedre BKÅ Portalen bl.a. ved at spørge brugerne hvad de ønsker på siden. Hjemmesider Stik i mod naturlove for større IT-projekter gik de ca. 100 afdelingshjemmesider i luften til tiden: 1. oktober Umiddelbart forinden fik Boligkontoret Århus og de fire organisationer også nye hjemmesider. Det hele er bygget op i et samlet og kompleks administrativt system forankret hos kommunikationsafdelingen i Boligkontoret Århus. Dvs. vi kan fra centralt hold gå ind og hjælpe til på en lokal hjemmeside, ligesom vi på alle afdelingshjemmesider vedligeholder standardinformationer om og for afdelingen. Vi har udviklet systemet sådan, at vi langt hen er uafhængige af ekstern support. Eksempelvis kan vi selv opbygge en ny, ekstra afdelingshjemmeside når der bliver behov for det. 5

6 Samtidig har vi opbygget en solid viden om systemet, der gør os i stand til at uddanne og løbende rådgive redaktører. Vi har udarbejdet en skræddersyet manual til håndtering af afdelingssider og holder løbende kurser i brugen af det administrative system. Endvidere har vi oprettet et forum hvor redaktører kan stille spørgsmål, hente viden og udveksle erfaringer. Der vil løbende være behov for (videre-) uddannelse af redaktører og kompetenceudvikling i forhold til hjemmesiderne, herunder også relaterede færdigheder i fx billedbehandling mv. Afdelingshjemmesiden er et tilbud til afdelingen. Afdelingen afgør selv hvor meget eller lidt den vil bruge siden. Man kommer i gang ved at finde en redaktør i afdelingen som kommer på kursus hos Boligkontoret Århus. Herefter har afdelingen selv ansvaret for at opdatere og vedligeholde indholdet på siden. I skrivende stund har ca. 25 afdelinger haft redaktører på kurser. Flere afdelinger har valgt at uddanne flere redaktører en god ide! Vi ser gerne at flere melder sig på banen, så der kommer liv i alle siderne til gavn for beboerne. 6

7 Personale Boligkontoret har siden sidste repræsentantskabsmøde taget afsked med direktør Steen Møller Andersen (andet arbejde), projektchef Kurt Kjeldgaard, inspektør Jørgen Holm (efterløn). Poul Ankersen der har taget sig af behandlingen af klagesager går på pension og har sidste arbejdsdag den 6. maj. Jens Dam Kofoed overtager behandlingen af klagesager. Jens har tidligere arbejdet i udlejningen og behandlet nogle klagesager. Vi har derfor ansat Lone Christensen i udlejningen. Helle Ikkala (løn) er på barselsorlov. Vi har ansat Merethe Lynge som vikar i kreditorbogholderiet. Udlejning Ligesom sidste år er det de nye udlejningsregler og fælles opnotering for familieboliger der har fyldt mest. Lovgivningen pålagde os at skrive til ca medlemmer i Aarhusbo hvis de vil beholde deres anciennitet inden fristens udløb den 31. maj Der var ca tilbage efter denne dato. Der var tilbage i Aarhusbo den 28/2 2011, altså lige før Aarhusbolig gik i drift. Der er nogle der har klaget til beboerklagenævnet på grund af den mistede anciennitet. Vi har fået medhold i de sager der er afgjort i nævnet. I forbindelse med ændring af vedtægterne blev det besluttet ikke at operere med medlemmer mere. Den har dog betydning for ancienniteten svarer til indmeldelsesdatoen for dem der er medlem. Lovgivningen har besluttet der skal opkræves et gebyr for at beholde sin anciennitet en gang årligt. Det koster 100 kr. (mail) eller 300 kr. (brev) for at bevare sin anciennitet. Det dækker også udgiften til at være aktivt søgende. Vi udsendte de første opkrævninger i december. Der var mange der ikke betalte og nu har mistet sin anciennitet. Her må vi også forvente en del sager i Beboerklagenævnet. Den fælles opnotering for familieboliger, Aarhusbolig, trådte i kraft den 1. marts Det har givet en del arbejde i Boligkontoret. Der er holdt mange møder inden etableringen, og det har givet anledning til en del arbejde med ændringer og beslutning om hvad der skulle gøres. Møderne fortsætter også efter starten på Aarhusbolig. Der vil løbende ske ændringer. Der er valgt en bestyrelse og Søren Høgsberg fra Højbo blev valgt som formand. AAB står for administrationen og Århus Omegn for projektledelsen i første periode. I næste periode varetages projektledelsen af Al2bolig. 7

8 Der var 228 flytninger i 2010 (256) svarende til 20,97 % i Bo83, 269 (310) svarende til 16,45 % i Fagbo, 269 (318) svarende til 15,70 % i Højbo og 475 (455) svarende til 16,89 % i Vesterbo. Det giver i alt flytninger i 2010 mod i Der er p.t aktivt søgende på AARHUSbolig.dk til orientering. Mange har valgt at skrive sig på ventelisten, da det var gratis i 2010, og da de mange medlemmer fra andre foreninger nu også kan søge ( vores ) aarhusbos boliger, har det betydet en væsentlig forøget ventelisteplacering i mange tilfælde for disse. Samtidig har vi konstateret, at mange får tildelt en bolig med en placering, der nu er noget højere end tidligere (f.eks. som nr. 16 mod før nr. 5). Bogholderiet Helle Ikkala er på barsel. Birgit varetager opgaverne om løn. Barselsvikaren Merethe tager sig primært af kreditorfunktionen. Arbejdsopgaver og løsning af dem er i stort omfang beskrevet og opgaverne er fordelt i bogholderiet. Løsningen af opgaverne gøres så vidt muligt ens uafhængig af hvilken boligorganisation der er tale om. Derved mindskes sårbarheden ved ferie og sygdom. Driftsafdelingen Den 1. maj 2010 startede Michael Andersen som ½ driftschef og ½ inspektør for Højbo afdeling 2, 4, 6 og 11. I forbindelse med dette var det nødvendigt at foretage en række omrokkeringer af afdelinger imellem inspektørerne. Inden ansættelsen af driftschefen blev det aftalt at 2 af inspektørerne, hver skal varetage en ½ stilling som inspektør, og en ½ stilling som projektmedarbejder. Der er hele året løbende arbejdet på at ensarte og ensrette de opgavetyper, der med fordel kan løses på samme måde i de 4 boligorganisationer. Planlægningen af at lægge opgaven med fraflytningssyn ud til ejendomsfunktionærerne pågår stadig, og det er aftalt mellem parterne, at ejendomsfunktionærerne skal have hjælp fra inspektørerne i de tilfælde, hvor det er interne flytninger, eller hvis der på forhånd kan være tvivl om der vil opstå en konflikt. I 2010 indkaldtes til det første fællesmøde, hvor ejendomsfunktionærernes sikkerhedsrepræsentanter deltog. Det blev bl.a. besluttet i 2010, at der skal igangsættes en første runde af en ny arbejdspladsvurdering (APV) i de 4 boligorganisationer i Det samme er tilfældet med arbejdspladsbrugsanvisninger (APB), som også skal implementeres i slutningen af Det er også drøftet at driftsafdelingen skal arbejde på, at der skal foretages indkøb af stoffer & kemikalier et eller to steder, for på den måde at sikre, at det som indkøbes er kemitestet af anerkendte firmaer, og så den økonomiske gevinst, der vil være forbundet med samlet indkøb. Der er blevet indgået en indkøbsaftale med Orloff Firmabeklædning A/S, hvor alle ejendomsfunktionærer nu køber deres arbejdsbeklædning og sikkerhedsfodtøj her er der mulighed for at bestille sine vare via eget login og password. 8

9 Der blev i 2010 foretaget screening af arbejdsmiljø & sikkerhed for ejendomsfunktionærerne i BO83, Højbo og Vesterbo med et meget tilfredsstillende resultat til følge. En mobbepolitik gældende for ansatte i Boligkontoret, afdelingsbestyrelser og ejendomsfunktionærerne, blev også udarbejdet i Der blev i 2010 opstartet et 2-årigt samarbejde imellem Boligkontoret Århus, AAB og Ejendomsfunktionærernes Fagforening, hvor der blev givet tilsagn fra Forebyggelsesfonden til at udvikle et redskab/uddannelsesværktøj, som skal medvirke til, at give den enkelte medarbejder et værktøj, som kan anvendes i dagligdagen på at minimere en risiko for en mulig konflikt med en beboer eller når der opstår en konflikt, at forsøge at hindre, at den løber af sporet. Projektafdelingen Konkrete (større) projekter afsluttet det seneste år: Bo83: Afd. 1 og 2: Vindue- og dørudskiftning gennemført. Gennemgang af byggeriet med henblik på udarbejdelse af rapport til Byggeskade- Afd. 13: fonden. Afd. 20: Afd. 22: Der er afholdt møde med Landsbyggefonden Cowi har udarbejdet økonomisk overslag på afhjælpning af fugtproblemer, forslagene er sendt til Landsbyggefonden og Århus Kommune - afventer svar. Afventer svar fra Byggeskadefonden. Vesterbo: Afd. 19: Der er udarbejdet en rapport til Byggeskadefonden vedr. skader. Fagbo: Højbo: Afd. 3: Vindue- og dørudskiftning gennemført. Afd. 3: Tidligere institutioner ombygget til 4 handicapvenlige boliger. Afd. 11: Ombygning og indretning af nye beboerlokaler blev udskudt til

10 Teknisk afdeling (inspektører) Følgende projekter er igangsat eller afsluttet siden sidste repræsentantskabsmøde: Bo83: Afd. 6 og 9: Udskiftning af vinduer Afdeling 6: Udskiftning af køkkener Højbo: Afd. 1 Afd. 5: Afd. 6: Afd. 7 Udskiftning af vinduer Udskiftning af vinduer Nye badeværelser, køkkener og rørinstallationer. Udskiftning af køkkener Fagbo: Afd. 6 Afd. 9 Afd. 11 Afd. 12 Renovering af gavle og udskiftning af entredøre Udskiftning af tag Udskiftning af 13 køkkener Renovering af badeværelse Vesterbo: Afd. 1 og 2 Afd. 5 Afd. 9 Afd. 13 Afd. 14 Afd. 23 Udskiftning af 6 køkkener Renovering af badeværelser inkl. udskiftning af vandrør og faldstammer Udskiftning af 16 køkkener Udskiftning af 28 køkkener Udskiftning af vinduer og entredøre Udskiftning af tag 10

11 Nybyggeri Vesterbo er i gang med opførelsen af 23 familieboliger i Sabro. Der er tale om tæt-lav byggeri. Byggeriet kom i gang med nogen forsinkelse. Det skyldes sagsbehandlingen hos kommunen tog længere tid end forventet. Der er tale om energiklasse 1. Det er Teglhuse der ophører boligerne i totalentreprise. Udlejningen er påbegyndt. Der er indflytning 15. juli Bo83 er i gang med opførelsen af 20 familieboliger i Mårslet. Det er næsten energiklasse 1. Sagsbehandlingen hos kommunen har taget meget lang tid. Det skyldes flere faktorer. Det er Dansk Boligbyg der opfører boligerne i totalentreprise. Der er tale om tæt-lav byggeri. Højbo har haft licitation den 7. april 2011 på opførelsen af 65 familieboliger i Hjortshøj. Der er også tale om tæt-lav byggeri. Den er udbudt i 7 fagentrepriser. Denne sag har trukket meget længe ud. Det skyldes blandt andet købsaftalen, byggemodning og arkæologiske undersøgelser. Det er ikke helt afklaret hvornår byggeriet kan gå i gang. Det er meget usikkert hvornår der skal bygges i Lisbjerg. Højbo og Vesterbo har underskrevet en betinget købsaftale på køb af en grund i Elev. Der er i begge tilfælde regnet med ca m 2. Det vil dog vare nogle år inden det måske bliver aktuelt. Den boligsociale indsats Fællessekretariatet er sikret kommunal medfinansiering når Landsbyggefondens bevilling udløber ved udgangen af Det vil betyde boligorganisationerne må forvente de skal betale kr. pr. lejemålsenhed i 2013 mod 25 kr. i dag. Denne udgift dækkes af dispositionsfonden. Som nævnt i beretningen sidste år er der lavet en beboerundersøgelse vedrørende trivsel i Vandtårnsområdet. Det omfatter afdeling 5 i Fagbo, Afdeling 7 i Højbo og afdeling 8 (Nydamsparken), afdeling 9 (Reginehøj) og afdeling 11 (Lindholmparken). 11

12 Vesterbo har holdt møde med repræsentanter for de 3 afdelingsbestyrelser i Vesterbo. Rapporten blev gennemgået i hovedtræk og det blev drøftet om der var behov for iværksættelse af tiltag på grund af rapporten. Rapporten er lavet i samarbejde med Fællessekretariatet. Kursusudvalget Kursusudvalget har i den forløbne periode planlagt og afviklet to arrangementer for repræsentantskabet. Et aftenarrangement den 14. oktober 2010, og et heldags arrangement den 22. januar De to arrangementer har i overensstemmelse med udvalgets kommissorium været både oplysende, politiklæggende og sociale. Aftenarrangementet den 14. oktober havde overskriften 3 år med BKÅ hvad har vi nået? Hvor skal vi hen?. Formålet var at se tilbage på vores oprindelige visioner, og det forløb vi havde været igennem. Debat blive skudt i gang med et 3x3 spil der kunne sikre at alle kom til orde. Mødet gav anledning til at mange erfaringer og problemer kom frem i det åbne og kunne danne grundlag for fremadrettet handling. Heldagsarrangementet den 22. januar afholdtes i Udstillingsstedet Spanien 19c s lokaler på Aarhus havn. Vi tog udgangspunkt i arrangementet 14. oktober og de overvejelser omkring en fusion som allerede var godt i gang. Vi debatterede beboerdemokrati med udgangspunkt i et oplæg fra formand Helle Hansen i Brabrand Boligforening afdeling 4 (Gellerup). Inden vi gik i gang med formuleringer til Visionspapir 2.0 for de næste ti år, fik vi skabt forbindelse til den kreative hjernehalvdel gennem en maleworkshop under ledelse af kunstneren Klaus Bahnsen. Dagen sluttede med middag leveret at Chili Kompagniet og efterfølgende samtaler på kryds og tværs. Bestyrelsens har siden arbejdet videre med resultaterne fra de to arrangementer og brugt dem konstruktivt i formuleringer og afklaringer i forhold til ansættelse af direktøren og i forhold til Vision 2020, som fremlægges på repræsentantskabsmødet den 5. maj Bestyrelse og administrationschef, Boligkontoret Århus Robert W Thorsen Søren Høgsberg Olav Bertelsen Formand Næstformand Bestyrelsesmedlem Chris Cully Lars Hansen Margrethe Skou Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Carl Danielsen Administrationschef 12