It-politikken skal medvirke til at sikre, at systemer, data og informationer:

Transkript

1 IT-politik for Capax Recruitment ApS 1. Introduktion 1.1 Baggrund og formål It-politikken dækker dels det hardware og software, som Capax stiller til rådighed for sine medarbejdere, dels den it-sikkerhed som brugen er forbundet med. Næsten al information, produktion og udveksling af data i Capax sker i dag elektronisk, det er derfor utroligt vigtigt, at it-sikkerheden opretholdes på tilfredsstillende niveau i hele virksomheden, da selskabets afhængighed af pålidelige it-systemer er meget høj. Formålet med It-politikken er at sikre, at it-sikkerheden i alle dele af selskabet er afpasset virksomhedens sikkerhedsprofil i øvrigt. It-politikken skal være den overordnede referenceramme for alle medarbejdere i deres bestræbelser på at beskytte Capax imod direkte eller indirekte tab som følge af ødelæggelser af udstyr, systemer eller data. Endvidere skal It-politikken sikre, at husets anvendelse af it overholder lovgivningens bestemmelser. It-politikken skal medvirke til at sikre, at systemer, data og informationer: Er korrekte og tilgængelige for dem, som bruger dem. Ikke forsvinder eller ændres som følge af fejl, nedbrud etc. Kun er tilgængelige for dem, som er godkendt til at anvende dem. 1.2 It-politikkens omfang Generelt omfatter It-politikken brug af hardware og software i huset samt uden for huset i det omfang, det foregår på husets it-udstyr. Politikken gælder for: Alt arbejde med og brug af elektroniske data. Alle it-installationer og brug af disse i Capax herunder serverrum, alt aktivt udstyr, alle pc er, kommunikationsudstyr og andet perifert udstyr, herunder også udstyr udlånt til medarbejdere, mobiltelefoner, PDA er og udstyr placeret udenfor virksomheden. Al elektronisk databehandling, herunder udveksling af data i huset. Ved anvendelse af eksterne konsulenter i længerevarende opgaver, skal det gøres klart for disse, hvilke krav der stilles til it-sikkerheden i Capax, og det skal sikres, at disse lever op til stillede krav. Disse konsulenter skal skrive under på erklæring som forefindes i receptionen. 2. Ansvaret for it-sikkerhed og rapportering Det er direktionen i Capax, som er ansvarlig for it-sikkerheden i selskabet. Direktionen og den it-ansvarlige samarbejder om:

2 At vedligeholde og forbedre husets it-sikkerhed. At rådgive brugere i spørgsmål vedrørende it-sikkerhed. At overvåge og rapportere til bestyrelsen om overholdelsen af it-sikkerheden. Alle medarbejdere skal informeres om deres forpligtelser vedrørende it-sikkerheden. Hver enkelt medarbejder er ansvarlig for it-sikkerheden vedrørende medarbejderens eget arbejde. Den it-ansvarlige skal sikre, at selskabet har ejendomsretten eller brugsretten til alle de itsystemer, som anvendes i virksomheden. Brugere, systemvedligeholdelse og driftsafvikling bør være adskilt for alle væsentlige itinstallationer for at sikre, at ingen enkelt person får fuld kontrol over virksomhedens it-proces. 3. Brug af husets it-systemer. Alle medarbejdere har adgang til en pc, som er tilkoblet husets netværk, hvor en standard maskine vil have mindst disse programmer: Windows 7 Microsoft Office 2010 Panda Antivirus Adobe Reader Google Chrome Google Apps (herunder Drev) og Backupify Zoho Recruit Zoho Projects Kommercielle medarbejdere har desuden: Zoho CRM Hertil kommer specielle programmer, der er knyttet til den enkeltes arbejdsfunktion. 3.1 Installation af programmer Det er ikke tilladt at installere piratsoftware, hvilket kan være bortvisningsgrund. Det er tilladt at installere gratisprogrammer, det er selvfølgelig også tilladt at installere programmer indkøbt f.eks. til løsning af en speciel opgave.

3 Bærbare computere må gerne bruges til private formål, hvilket også betyder installation af privat software, men det skal ske med omtanke. Se punkt Data på pc er Der må ikke forefindes data alene på en brugers pc, som er vitale for husets daglige drift. Alle vitale data skal gemmes på et netværksdrev (eller Google Drev), så disse er omfattet af den daglige backup. Det er ikke tilladt at lave en share (deling) på sin arbejds-pc. Det er ikke tilladt at have filer liggende på sin arbejds-pc, der kan virke stødende på en kollega. Hvis pc'en indleveres til reparation hos it-afdelingen, vil pc'en som udgangspunkt blive slettet og geninstalleret. Derved forsvinder alle data på den. Derfor skal alle vitale data gemmes centrale steder, der tages backup af. Det er ikke tilladt at have følsomme data som tilbud til kunder eller budgetter på sin bærbare pc, hvis denne tages med ud af huset. I så fald skal disse data placeres på en krypteret partition, som it-afdelingen sætter op. Det samme gælder for USB-nøgleringe og andre bærbare medier. Der må godt være private data som digitale billeder på brugerens pc, men man skal være opmærksom på, at der ikke bliver taget backup af disse data. Bliver computeren repareret eller reetableret, bliver disse data slettet. 3.3 Filer på husets it systemer Hvis man ønsker at høre musik igennem sin pc, kan man høre netradio, en medbragt musik cd eller lovligt købt musik. Musik (og film m.v.) må ikke ligge på husets servere, da it-afdelingen ikke har ressourcer til backup af dette. Hvis der findes musik og film på husets servere, vil det blive slettet uden varsel, med mindre materialet er led i journalistisk research. Det er heller ikke tilladt at hente ulovlig musik, film m.m. og det kan være bortvisningsgrund, med mindre materialet er led i journalistisk research. Der er i princippet ikke adgang til områder på servere, der er private. Hvis du har behov for privat lagerplads ud over din pc, så anbefales det, at du bruger et system som Microsoft SkyDrive, Dropbox eller lignende. Du kan ikke bruge Google Drev privat, da der kun være én Drev ad gangen, og Capax bruger denne. Du kan godt have en privat Google-konto kørende ved siden af Capax, men du kan så ikke installere en klient til Drev. 3.4 Brug af internettet.

4 I dag er brugen af internettet et arbejdsredskab, som husets medarbejdere ikke kan undvære, men i dag kommer størstedelen af alt spyware og virus fra internettet. Derfor er det vigtigt at visse enkle regler overholdes, når man bruger internettet. Vær opmærksom på, hvilke hjemmesider man besøger. Lad være med at klikke på alle mulige tilfældige sidehenvisninger eller pop-up vinduer, de kan indeholde virus og spyware. Det er ikke tilladt at besøge pornografiske sider. Det er ikke tilladt at besøge sider, som opfordrer til ulovlige handlinger. Det er ikke tilladt at downloade ulovligt materiale. Det er ikke tilladt at bruge fildelingsprogrammer til filer, som er anskaffet på ulovlig vis. Det er ikke tilladt at forbinde og starte eget netværksudstyr som routere eller lignende på husets netværk. Dette gælder, med mindre handlingerne er led i journalistisk research. Hvis der er tale om dette, skal it-afdelingen informeres inden det gøres. Al trafik på nettet bliver logget og der vil jævnligt blive foretaget en analyse af disse data for at sikre at der ikke bliver foretaget ulovlig trafik på husets internetforbindelse. 3.5 Brug af e er et arbejdsredskab, som stilles til rådighed for medarbejdere og som primært forventes anvendt til arbejde eller arbejdsrelaterede formål. Capax foretager sikkerhedskopiering og logning i et omfang tilpasset udviklingen og konkrete behov. I tilfælde af berettiget interesse, dette kan eksempelvis være behov for at sikre modtagelse af annoncemateriale, breve eller redaktionelt stof, kan s blive åbnet, sikkerhedskopier blive genindlæst og logninger blive gennemgået. Beslutning om og tilladelse til åbning af en medarbejders og gennemgang af sikkerhedskopi eller logning kan kun træffes af direktionen, idet det dog for redaktionelle medarbejdere gælder (som følge af særlige krav om kildebeskyttelse), at åbning alene kan finde sted med chefredaktørens tilladelse. Eventuelle private s bør placeres i en folder der hedder Privat, hvorefter de ikke vil blive læst. Forud for åbning af en medarbejders vil medarbejderens godkendelse så vidt overhovedet muligt blive indhentet. Capaxs politik på dette punkt følger retningslinjerne og udtalelserne fra Datatilsynet.

5 Det er tilladt at bruge private browser-baserede mailsystemer som Gmail og Hotmail. 3.6 Trådløst netværk Capax har tre trådløse netværk, der er beskyttet med kodeord. De er beregnet til henholdsvis medarbejdere, gæster og mobile enheder. Disse netværk er dokumenteret separat. 3.7 Brug af chat programmer MSN Messenger, Google Talk og lignende programmer kan med fordel bruges i arbejdsøjemed. Bemærk, at en del virus spredes gennem chat-programmer, så vis omtanke, når der klikkes på links i disse programmer. 3.8 Netværkspassword på pc er Da it-sikkerhed hører under firmaets revision og har sit eget punkt i årsregnskabet, så er det et krav fra vores revisor at der bliver indført et regelmæssigt skift af password. Derfor vil husets itsystemer bede dig om at skifte password hvert halve år. Det er kun password til at logge på husets netværk, det drejer sig om. it-afdelingen vil være behjælpelige med råd til at lave et system, som ikke gør skift af password til et problem. 4. Hjemmepc. Capax sørger for, at det er muligt at arbejde hjemmefra, hvis medarbejderen ønsker det. Det er frivilligt. 4.1 Brug af hjemmepc. Medarbejderen skal huske, at det er firmaets pc og ikke ens egen, derfor har firmaet intet ansvar for de data, som medarbejderen har liggende lokalt på pc en og som i tilfælde af reinstallation eller nedbrud forsvinder. 4.2 Privat e og software på pc. Medarbejdere må bruge den bærbare pc til private formål, men det skal ske med omtanke. Installér kun software, som du har tillid til. Det er ikke tilladt at have ulovligt materiale på pc en såsom piratkopieret musik. Det er heller ikke tilladt at installere eller bruge fildelingssoftware til deling af ulovligt materiale. Det er medarbejderens ansvar, at privat software og private data ikke er i strid med husets itpolitik og ikke skaber problemer for medarbejderen, kollegaerne eller husets systemer.

6 Det er ikke tilladt at stoppe antivirus, firewall, windows update eller udføre andre handlinger, der reducerer sikkerheden. 4.3 Adgang til Capaxs s netværk Adgang til husets netværk hjemmefra foregår via VPN. Det er kun tilladt at få adgang til husets netværk via de systemer, som it-afdelingen leverer. 5. Kommunikation og ADSL De medarbejdere, der har hjemme-adsl, kan få en USB-dongle fra TDC. Den bruger mobilnettet og er ikke afhængig af telefonlinjer. Du kan alternativt vælge at købe og løbende betale for en ADSL-linje (fiber-linje eller andet) privat og komme med regninger hver måned, som Capax herefter betaler. Capax dækker den reelle pris dog maksimalt 300 kroner pr. måned inklusive moms. USB-donglen kan kun benyttes på én bærbar pc, men har den fordel, at den kan tages med på farten fx i toget. Vælger du en privat ADSL, vil du kunne få bedre hastighed end de to ovenstående giver, men ADSL kan ikke tages med på farten. Det er ikke tilladt at anvende Capax internet-forbindelser til ulovlige formål såsom at hente piratkopieret musik heller ikke selvom det foregår på pc er, der ikke er ejet af Capax. 5.1 Mobil De medarbejdere, der skal have mobiltelefon, får en model, der er forbundet til husets servere, så man kan modtage og sende s samt bruge sin kalender. Det er ikke muligt at vælge andre telefoner end den, som it-afdelingen køber. Hvis du har mobil i din kontrakt, kan du vælge at købe en mobil privat og bruge Capaxs simkort i den. Man må gerne bruge mobilen til private opkald, men man må ikke bruge telefonen som kreditkort heller ikke til arbejde. Man må ikke købe for eksempel togbillet med mobilen. Man må ikke købe produkter eller ydelser, der er baseret på overtakserede sms er eller lignende. Opkald til udlandet tages fra en fastnettelefon på kontoret. Ikke fra mobiltelefonen.