Retningslinier for brug af it i Aalborg Kommune, tilrettet til lærerbrug

Transkript

1 Retningslinier for brug af it i Aalborg Kommune, tilrettet til lærerbrug Udviklingen på området gør, at disse retningslinier vil blive revideret løbende

2 Indhold: Indledning...3 Adgang til skolens net...3 Personlige kodeord...3 Pas på dit kodeord...3 Adgang til skolens net udefra...3 Brug af data udenfor skolen...3 Virus, spyware, spam m.v...4 Hvad du kan gøre for at undgå virus, spyware, spam m.v...4 Dit personlige drev...4 Deling af data...4 Hjemmelicenser...5 Ved fratrædelse...5 Materialer der henvises til i dokumentet eller som indeholder relevant vejleding: til lærerbrug 2/5

3 Indledning Dette sæt af retningslinier beskriver nogle grundlæggende forhold, som er gældende for lærere, der bruger computere i forbindelse med forberedelse og efterbehandling af undervisningen. Ligeledes gælder den brug i forbindelse med skole-hjemsamarbejdet og samarbejdet mellem lærere indbyrdes. Selve undervisningen, hvor elever arbejder med computeren, er ikke omfattet af disse retningslinier; men naturligvis skal man også i undervisningssituationer være opmærksom på virus, spyware, spam m.m. Retningslinierne omhandler forhold, man som it-bruger skal være opmærksom på omkring hensigtsmæssig og sikkerhedsmæssig forsvarlig anvendelse af skolens netværk, systemer og data. SkoleIntra giver mulighed for en sikker kommunikation, hvorfor det anbefales, at al kommunikation mellem personer tilknyttet den samme skole herunder forældresamarbejde og samarbejde med PPR mv. for tiden foregår i SkoleIntra; mens øvrig kommunikation med personer udenfor skolen sker i SkoleKom. Retningslinier for brug af it i Aalborg Kommune tilrettet lærerbrug skal ses i sammenhæng med til lærerbrug. Generelt vil det være en god ide at rådføre sig med skolens it-vejleder om disse forhold og om lokale regler og rammer, som man har lokalt på skolen. Adgang til skolens net Som it-bruger på en skole i Aalborg Kommune har du adgang til skolens interne net og standardsystemer, f.eks. SkoleIntra, SkoleKom, internet og værktøjsprogrammer (Microsoft Office, OpenOffice el. lign.) Brug af skolens net og systemer er forbundet med sikkerhedsregler. Det sker for at sikre datas fortrolighed, troværdighed og tilgængelighed. Bl.a. Lov om behandling af personoplysninger (Persondataloven) stiller krav til omgangen med de personhenførbare data, man som lærer kommer til at arbejde med, men også skolens afhængighed af it-systemerne generelt stiller krav om et højt sikkerhedsniveau. Desuden skal man være opmærksom på de etiske regler, som skolen har for brug af it. Personlige kodeord It-sikkerheden er bl.a. bundet op i det/de personlige kodeord, alle brugere skal benytte for at koble sig på nettet og diverse systemer. Dine kodeord er personlige og må ikke kendes af andre end dig heller ikke af dine kollegaer. Har du mistanke om, at andre kan have fået kendskab til dit kodeord, skal du straks ændre det. Henvend dig til skolens edb-vejleder. Pas på dit kodeord Hvis en anden benytter systemerne i dit navn (v.h.a. dine kodeord) bærer du ansvaret for de handlinger, der er foretaget. Derfor er det vigtigt at forhindre, at andre kan få adgang til dine kodeord eller til en pc, hvor du er logget ind som bruger. Husk derfor at logge af, når du forlader maskinen og at ændre dit kodeord med jævne mellemrum. Adgang til skolens net udefra Du kan altid komme i forbindelse med SkoleIntra udefra. Derudover har du mulighed for at få adgang til skolens interne netværk, hvis skolen har åbnet mulighed for dette. Brug af data udenfor skolen En del af dit arbejde ligger naturligt udenfor skolen. Her vil du måske have behov for at benytte arbejdsrelevant data, f.eks. hvis du skal skrive et notat færdigt hjemme, hvis du skal deltage i skolehjem samtaler eller forældremøder, eller hvis du skal forberede dig til et møde. 3/5

4 Hvis de data, du skal benytte, indeholder følsomme og/eller fortrolige oplysninger jvr. til lærerbrug, skal du være opmærksom på følgende: - Det er ikke tilladt at opbevare/transportere følsomme og fortrolige oplysninger f.eks. personhenførbare data - på cd, diskette, USB-enhed eller andre flytbare medier. - Følsomme/fortrolige data må ikke sendes over internettet, med mindre det sker i krypteret form (i sikre moduler i SkoleIntra). - Følsomme/fortrolige oplysninger må ikke sendes til/opbevares på en privat eller offentlig tilgængelig pc. Hvis du har brug for at anvende sådanne oplysninger, skal du derfor bruge de sikre moduler i SkoleIntra (i øjeblikket er det Beskedsystemet, Samlemapper, Klasselog og Udviklingsplaner). Derved sikres den nødvendige beskyttelse. Du kan derefter senere hente dem igen fra SkoleIntra og arbejde med dem på en computer, der er udenfor skolen. Du skal dog være opmærksom på at slette oplysningerne fra den computer, som du anvender. Virus, spyware, spam m.v. Virus, spyware (små spionprogrammer, der f.eks. benyttes til at aflure kodeord m.v.) o. lign. udgør en trussel mod sikkerheden i computere og netværk. Derfor er det vigtigt at forhindre virus, spyware o. lign. i at komme ind på skolens netværk. Teknisk er der iværksat sikkerhedsforanstaltninger i form af f.eks. virusscanner og firewall. Spam (en fælles betegnelse for uønsket mail f.eks. tiggerbreve, reklamer o. lign.) er ikke ødelæggende i sig selv, men det er en belastning på netværket og kan være til stor irritation for modtageren. Hvad du kan gøre for at undgå virus, spyware, spam m.v. Uanset hvor mange tekniske foranstaltninger, der sættes i værk for at forhindre virus, spyware, spam m.v. i at komme ind på skolens netværk, vil den bedste beskyttelse altid være, at den enkelte bruger er opmærksom og agtpågiven. I SkoleKom er der opsat et spam-filter, der giver mulighed for at sorterer en lang række af disse mail fra. Brug af web-mail kan være en kilde til f.eks. virus. Hvis du har en privat web-mail adresse (f.eks. hotmail, yahoo, gvdnet, stofanet el.lign.) må du gerne tjekke din indbakke fra en computer på skolens netværk. Her er yderligere nogle gode råd, du bør være opmærksom på: 1. Oplys kun din mailadresse til kommunikationsparter, du har tillid til (oplys den f.eks. ikke alle mulige steder på internettet) 2. Undlad at åbne mails, vedhæftede filer og links, der ser mystiske ud (fra en afsender, du ikke kender, engelsk afsender/tekst o. lign.) Slet i stedet mailen - eller spørg evt. afsenderen, hvis det er en, du kender. 3. Undlad så vidt muligt at besvare og videresende spam-mails. Og undlad at benytte links i spam-mails f.eks. links, hvor du kan framelde dig fremtidige mails (på den måde bekræfter du overfor afsenderen, at din mailadresse eksisterer, og at du benytter den). Dit personlige drev Den computer, som du bruger på skolen, er ikke en personlig computer; men bruges også af mange andre. De fleste skoler har sat systemet op, så der er mulighed for at gemme både på et personligt drev og et fælles drev. Du skal derfor være opmærksom på hvor du gemmer dine data, især hvis det er følsomme og fortrolige data og hvis de skal dels med andre. Følsomme og fortrolige data skal enten skrives ud og arkiveres i papirarkiv eller gemmes i SkoleIntra s sikre moduler. Deling af data Dokumenter, der skal deles med andre, skal gemmes på en sådan måde, at de er nemme at finde frem til, samtidig med at sikkerhed m.m. overholdes. SkoleIntra er et rigtig godt værktøj til deling af dokumenter. Hvis du ønsker at dele dokumenter eller andre data med hele personalet på din skole, kan du anvende dokumentarkivet eller åbne samlemapper. Er der tale om dokumenter eller oplysninger, som kun en gruppe skal have adgang til, skal man 4/5

5 opbevare dem i gruppesamlemapper eller Klasselog. Såfremt der skal opbevares følsomme eller fortrolige oplysninger, skal det sikres at kun relevante personer har adgang til dem - fx ved hjælp af kodeordsbeskyttelsen på Klasselog. Hjemmelicenser Som lærer har du mulighed for at låne en licens til Microsofts Windows- og Office-programmer til brug på din private pc. Skolens licens-ansvarlige fører regnskab med disse licenser, idet der kun må installeres et antal hjemmelicenser, der svarer til antallet af skolens licenser. Ved fratrædelse Når du forlader skolen, skal der ryddes op i dine data og adgangen til systemer m.v. skal lukkes. Både du og skolen har et ansvar for, at det sker. Skolen skal sørge for at slette dig som bruger af skolens systemer, når du forlader skolen. Som lærer skal du: - slette evt. private data fra skolens udstyr - sikre at arbejdsrelaterede data placeres et sted, hvor andre har adgang til dem også de mails, der måtte blive sendt til dig efter fratrædelsen Har du gjort brug af hjemmelicensordningen, har du endvidere pligt til at afinstallere de udlånte licenser (hjemmelicens programmerne på din private pc). Du vil dog stadig have mulighed for at bruge SkoleKom, idet man her har etableret en pensionistordning. 5/5