UDKAST TIL RAMMEKONTRAKT

Transkript

1 UDKAST TIL RAMMEKONTRAKT DELAFTALE XX LEVERING AF UROLOGISKE PRODUKTER TIL REGION SYDDANMARK MELLEM REGION SYDDANMARK (HEREFTER BENÆVNT KUNDEN) OG XX (HEREFTER BENÆVNT LEVERANDØREN) Kunden og Leverandøren benævnes samlet Parterne De med blå markerede steder vil blive udfyldt i forbindelse med indgåelse af kontrakt. Region Syddanmark

2 Indholdsfortegnelse 1. Kontraktens Parter og kontraktgrundlag Kunden Leverandør Definitioner Kontraktgrundlag Kontraktperiode Kontraktperiode / ikrafttrædelse Prøveperiode Option på forlængelse af kontraktperioden Ekstraordinær opsigelse Kontraktens omfang Omfang Kvalitet og produktspecifikationer Understøttelse af målsætning Produktspecifikationer og gældende standarder og normer Mærkningsregler Kvalitetssikring Ændringer i sortiment/substituerende produkter Ændringer ved markedsføring af nye produkter Leverandørens service og support, uddannelse mv Konsulentbistand Brugsanvisning og anden form for vejledningsmateriale Instruktion i anvendelse af produkter Uddannelse, kurser, udvikling mv Pris Pris Prisregulering Dokumentation af prisreguleringer Reduktion af leverandørens pris Valutakursregulering Afgifter Gebyrer Godtgørelse Fakturering Elektronisk fakturering Ændringer i krav Betalingsbetingelser Leveringsbetingelser og logistiske forhold Leveringsbetingelser Leveringsadresser Ordreafgivelse og leveringstid Helligdage Hasteordrer mv Varemodtagelse og reklamationsfrist Logistikoptimering Statistik Samarbejde i øvrigt Leverandørens overdragelse af forpligtelser og tilgodehavender - underleverandører Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Produktansvar, erstatningsansvar og forsikringer Region Syddanmark Side 2 af 25

3 Indholdsfortegnelse 17. Ophævelse Kundens misligholdelse Force majeure Tavshedspligt Ændringer i Kontrakten Lovvalg og tvistigheder Øvrige betingelser Underskrifter Indeståelseserklæring Bilagsoversigt: Kontraktbilag 1 Kontraktbilag 2 Kontraktbilag 3 Kontraktbilag 4 Kontraktbilag 5 Kontraktbilag 6 Kravspecifikation / Løsningsbeskrivelse Tilbudsliste - pris- og produktoplysningsskema Leveringsadresser Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet E-handel Indeståelseserklæring Region Syddanmark Side 3 af 25

4 Præambel Denne rammekontrakt (Kontrakten) er indgået på baggrund af EU-udbud 20 / S -. Kunden har samtidig med indgåelsen af Kontrakten indgået rammekontrakter med [xx] andre leverandører om leverancer af [XX, fx en række andre XX produkter ], som ikke er omfattet af Kontrakten. Kontrakten fastlægger Parternes indbyrdes rettigheder og forpligtelser i dette samarbejde. 1. Kontraktens Parter og kontraktgrundlag 1.1. Kunden Region Syddanmark Damhaven 12 DK-7100 Vejle CVR nr Kontaktperson: Simon Høtoft Nielsen, Gregers Hansen Tlf. nr.: (+45) indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk 1.2. Leverandør xx CVR: xx Kontaktperson: xx Tlf. nr.: xx xx 1.3. Definitioner Institution Ved Institution forstås alle sygehuse samt øvrige institutioner i Region Syddanmark, jf. Kontraktbilag 3. Enhver henvisning til Kunden eller Parterne i Kontrakten er tillige en henvisning til de af Kontrakten til enhver tid omfattede Institutioner. Dette gælder dog ikke for så vidt angår adgangen til at opsige hele eller dele af Kontrakten, jf. punkterne 2.2 og 2.4, at forlænge Kontrakten, jf. punkt 2.3, at godkende og varsle sortimentsændringer, jf. punkt 4.5.2, at overdrage rettigheder eller forpligtelser, jf. punkt , at meddele tilladelse til brug af underleverandører, jf. punkt , at ophæve Kontrakten helt eller delvist, jf. punkterne , , , og , at ændre Kontrakten, jf. punkt samt at være part i tvister, jf. punkt og De rettigheder og/eller forpligtelser, som følger af de enkelte bestemmelser i Kontrakten, kan således påberåbes af hver Institution separat. Heraf følger blandt andet, at spørgsmål om forsinkelse og mangler bedømmes separat for den enkelte Institution. Udtræder en af Institutionerne af Kontrakten uanset grund, påvirker dette ikke de øvrige Institutioners vilkår i henhold til Kontraktens bestemmelser Hverdag Ved hverdag forstås mandag - fredag bortset fra helligdage, juleaften, nytårsaften og grundlovsdag. Region Syddanmark Side 4 af 25

5 1.4. Kontraktgrundlag De til Kontrakten hørende bilag anses for en integreret del af Kontrakten. Henvisning til Kontrakten eller til en bestemmelse deri omfatter også de til Kontrakten hørende bilag. Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem selve kontraktteksten og tekst i bilag, har selve kontraktteksten forrang. Ved uoverensstemmelse mellem bilagene gælder bilagene i den rækkefølge, som de står anført i bilagsoversigten. Hvis der i kontraktbilag 1 er uoverensstemmelse mellem leverandørens løsningsbeskrivelse og de af Regionen opstillede mindstekrav har de sidstnævnte forrang. 2. Kontraktperiode 2.1. Kontraktperiode / ikrafttrædelse Kontrakten træder i kraft den og er gældende til den , medmindre Kunden vælger at gøre brug af option(er) på forlængelse af kontraktperioden, jf. punkt Leverandøren skal være indstillet på, at Kontrakten vil være gældende på uændrede vilkår i en eventuel midlertidig udfasningsperiode efter kontraktudløb ved overgang til anden leverandør i efterfølgende kontraktperiode. Perioden kan ikke overstige 6 måneder Leverandøren er pligtig til, ved ophør af nærværende Kontrakt, at samarbejde med Kunden og en ny leverandør, som Kontrakt overdrages til, således at overgangen til ny leverandør sker med mindst mulig gene for Kunden Prøveperiode De første 6 måneder af Kontraktperioden er prøvetid. Hvis samhandlen efter Kundens vurdering forløber tilfredsstillende, fortsætter Kontrakten indtil udløb. I modsat fald kan Kunden opsige Kontrakten med et skriftligt opsigelsesvarsel på 30 dage til den 1. i en måned. Opsigelse skal være afsendt senest den dag, hvor prøvetiden udløber Option på forlængelse af kontraktperioden Kunden har ret til at forlænge kontraktperioden 2 gange, hver med op til 12 måneder. Kunden skal senest tage initiativ til eventuel forlængelse 3 måneder før Kontraktens udløb. En evt. forlængelse sker på uændrede vilkår, undtaget herfra er dog priserne, som reguleres i henhold til Kontraktens punkt Ekstraordinær opsigelse I tilfælde af at Kundens organisation nedlægges, eller at opgaven overgår til en anden offentlig organisation i forbindelse med omlægning af den offentlige struktur, er Kunden berettiget til at opsige Kontrakten med 6 måneders varsel Hvis udbudet vedrørende de af nærværende Kontrakt omfattede produkter indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Kundens beslutning om at tildele Leverandøren Kontrakten annulleres og/eller kontrakten erklæres for uden virkning, eller Kunden i øvrigt pålægges at bringe Kontrakten til ophør, kan Kontrakten opsiges af Kunden med 6 måneders varsel til den 1. i en måned Ved eventuelle ændringer i lovgivning, vedtagelse af nye EU-standarder eller strukturelle ændringer i organisationen af de af Kontrakten omfattede Institutioner, herunder som følge af Region Syddanmark Side 5 af 25

6 igangværende eller senere specialeplanlægning, og heraf følgende til- henholdsvis afgang af produktions-/forbrugssteder, som træder i kraft efter kontraktens indgåelse, og som medfører væsentlige ændringer i produktion, produktsammensætning eller Kundens behov for leverancer i henhold til kontrakten i øvrigt, forbeholder Kunden sig retten til at opsige leverancer og forpligtelser på de berørte områder med et 6 måneders skriftligt varsel Ekstraordinær opsigelse i henhold til punkt giver ikke Leverandøren ret til erstatning eller anden form for kompensation i anledning af opsigelsen. 3. Kontraktens omfang 3.1. Omfang Kontrakten vedrører levering af urologiske produkter anført i delaftale(erne) X, positionsnummer xx. xx, xx i henhold til Kontraktbilag 1 til Institutionerne. De anførte mængder er skønnet årligt forbrug og skal betragtes som vejledende, idet den faktiske drifts situation kan give anledning til ændringer. Kunden forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov Leverandøren skal i Kontraktperioden være indstillet på en dialog med henblik på til enhver tid at sikre Kunden optimering af det aftalte sortiment af hensyn til driften. 4. Kvalitet og produktspecifikationer 4.1. Understøttelse af målsætning Indkøbet skal understøtte Kundens overordnede målsætning om at kunne levere behandling på et højt niveau, og skal i særlig grad understøtte målsætning inden for inkontinens og urologisk behandling Produktspecifikationer og gældende standarder og normer Produkterne skal til enhver tid opfylde Kundens kravspecifikation, jf. Kontraktbilag 1, og Leverandøren indestår for, at produkterne til enhver tid opfylder mindstekravene i Kontraktbilag 1 samt gældende standarder og normer for markedsføring, salg og brug i Danmark, herunder bekendtgørelse om medicinsk udstyr Produktspecifikationer, forpakningsstørrelse og emballagespecifikationer skal til enhver tid opfylde kravene Kontraktbilag Leverandøren skal på Kundens anmodning være villig til at give uddybende og supplerende oplysninger om specifikation mv. af de af kontrakten omfattede produkter i yderligere dokumentationsbilag Leverandøren skal informere Kunden om alle forhold af betydning for kontraktforholdet, samt information om introduktion af nye varer mv Leverandøren fremsender på forlangende i god tid inden kontraktperiodens start varedeklarationer og produktbeskrivelser mv. på samtlige produkter omfattet af kontrakten. Materialet fremsendes til samtlige Institutioner. Region Syddanmark Side 6 af 25

7 4.3. Mærkningsregler CE-mærkning Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning og overholde relevante harmoniserede standarder Holdbarhedsmærkning Alle produkter skal være mærket i henhold til gældende lovgivning og standarder på området Sterile produkter Sterile produkter skal være mærket med enten sterilisationsdato og angivelse af holdbarhed el ler med udløbsdato Kvalitetssikring Leverandøren er forpligtet til på Kundens anmodning at dokumentere, at kvalitetssikringssystemet følges. Herunder i særlig grad reklamations- og recall-registreringer samt forebyggende tiltag i den anledning. Leverandøren er desuden forpligtet til uopfordret én gang årligt at fremsende oversigt over antal reklamationer og evt. recalls, arten heraf, udledte mønstre og tendenser samt Leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag. Denne oversigt er ikke begrænset til kun at omfatte leverancer til Kunden, dog kan reklamationer fra andre anonymiseres Ændringer i sortiment/substituerende produkter Leverandøren skal sikre, at produkterne ikke udgår af Leverandørens sortiment Der må ikke leveres andre end de i Kontrakten omfattede modeltyper eller foretages ændringer i sortimentet i Kontraktbilag 2 (herunder også ændring af emballage og/eller mærkning) uden forudgående godkendelse fra Kunden, og indkøbsafdeling, og evt. godkendte substituerende produkter må ikke medføre forhøjelse af den aftalte pris Leverandøren skal i tilfælde af godkendte produktændringer dokumentere alle specifikationer på mindst samme niveau som for nærværende Kontrakt. Som en del af dokumentationen indgår, hvorvidt/på hvilken måde en ny kvalitet modsvarer kvaliteten af det produkt, der erstattes. Som en del af dokumentationen indgår tillige, at et substituerende produkt som minimum ikke må være mere miljøbelastende i produktets livscyklus end det produkt, der erstattes Hvis Kunden, som følge af ændringer i produktionsmetoder eller udstyr, har behov for sortimentsændringer, er Kunden pligtig til at varsle Leverandøren dette skriftligt 3 måneder forud for ændringerne. Begge Parter er pligtig til at indgå i et samarbejde med henblik på en løsning til begge Parters tilfredshed, jf. også pkt Godkendelse af substituerende produkter kan alene forventes givet i det omfang, det ikke strider mod gældende udbudsret Ændringer ved markedsføring af nye produkter Hvis Leverandøren indleder markedsføring i Danmark af nye produkter af tilsvarende art, som de af Kontrakten omfattede produkter, påhviler det Leverandøren at underrette Kunden Indledes markedsføringen i kontraktperioden, kan Kunden forlange det/de nye produkter leveret i stedet. Et sådant forlangende skal fremsættes af Kunden i rimelig tid efter, at det er kom- Region Syddanmark Side 7 af 25

8 met til Kundens kundskab, at en sådan markedsføring har fundet sted/vil finde sted. Dette giver ikke Leverandøren ret til ændringer i pris eller andre kontraktvilkår i øvrigt. 5. Leverandørens service og support, uddannelse mv Konsulentbistand Leverandøren er forpligtet til at sikre, at Institutionernes personale præsenteres for produkterne, herunder til korrekt og sikker brug heraf, og skal løbende vedligeholde denne præsentation Leverandøren stiller erfarne konsulenter til rådighed for Kunden vedrørende rådgivning og vejledning både telefonisk og personligt Leverandøren yder service og support, jf. Kontraktbilag 1, pkt og Brugsanvisning og anden form for vejledningsmateriale Brugsanvisning og anden form for vejledningsmateriale kan frit rekvireres af Kunden. Materialet er produceret med henblik på brug til patienter, læger, sygeplejersker eller sundhedspersonale Instruktion i anvendelse af produkter I forbindelse med Kontraktens ikrafttræden stiller Leverandøren nødvendige ressourcer til rådighed til instruktionskurser i nært samarbejde med Kunden Uddannelse, kurser, udvikling mv Uddannelse, konsulentbistand og øvrige service, rejser til kongresser og kurser og/eller rejser i forbindelse med træning i brugen af de tilbudte produkter er inkluderet i de i pkt. 6 anførte priser. 6. Pris 6.1. Pris Priserne angivet i Kontraktbilag 2 er nettopriser ekskl. moms i danske kroner men inkl. evt. øvrige afgifter (told mv.) Priserne dækker alle de med leverancerne forbundne omkostninger, herunder levering, service og support etc., med mindre andet er nævnt eksplicit i nærværende Kontrakt Prisregulering Priserne er faste i 12 måneder fra Kontraktstart og kan tidligst reguleres pr. den med virkning for perioden derefter. Herefter reguleres prisen hver 12. måned Regulering foretages på baggrund af den årlige udvikling i nettoprisindekset. Region Syddanmark Side 8 af 25

9 Første regulering sker med udviklingen fra oktober måned 2012 til september måned Dokumentation af prisreguleringer Den i punkt 6.2 angivne prisregulering skal meddeles Kunden i god tid og senest 30 dage før ikrafttræden med henblik på godkendelse af reguleringens størrelse. Sammen med meddelelsen fremsendes dokumentation, der skal være af en sådan karakter, at Kunden kan kontrollere prisreguleringens berettigelse (eksempelvis udskrift af indekstal) Ingen prisregulering kan få gyldighed uden Kundens skriftlige godkendelse, som skal foreligge inden 30 dage efter modtagelse af meddelelsen Reduktion af leverandørens pris Hvis Leverandøren i Kontraktperioden reducerer listeprisen eller sit generelle prisniveau, skal Kundens pris fra samme dato reduceres procentuelt tilsvarende Leverandøren er forpligtet til at informere Kunden og Institutionerne, hvis Leverandøren i Kontraktperioden i forhold til tredjemand har tilbuds-/kampagnepriser på produkter omfattet af Kontrakten, hvis disse priser er lavere end priserne i Kontraktbilag 2. Kunden er berettiget til at indkøbe produkterne til de lavere priser, så længe Leverandøren i forhold til tredjemand opretholder sit tilbud Hvis Leverandøren har tilbuds- og kampagnepriser på produkter, som ikke er omfattet af Kontraktbilag 2, er Kunden ligeledes berettiget til at indkøbe sådanne varer til de pågældende tilbuds- og kampagnepriser, så længe Leverandøren i forhold til tredjemand opretholder sit tilbud Valutakursregulering Der kursreguleres ikke Afgifter Ved ændringer af danske afgifter reguleres priserne med den økonomiske nettokonsekvens heraf, således at Leverandøren stilles uændret Gebyrer Kunden betaler ikke gebyrer af nogen art, medmindre dette fremgår eksplicit af nærværende Kontrakt Godtgørelse Kundens køb i henhold til Kontrakten må ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, gebyrer, rabatandele eller anden form for godtgørelse til andre end Kunden. 7. Fakturering Region Syddanmark Side 9 af 25

10 7.1. Elektronisk fakturering Faktura fremsendes elektronisk til rekvirenten med angivelse af ordrenummer, EAN-nummer, personreferencenummer, leveringsdato, leveringssted, varebetegnelse, priser og kvantum, jf. Kontraktbilag Ændringer i krav Hvis der sker ændringer i den lovgivning, der danner grundlag for disse krav, eller der i øvrigt sker ændringer i anvisninger eller anbefalinger for anvendelse og/eller behandling af elektroniske handelsdokumenter for offentlige myndigheder, er Leverandøren forpligtet til at acceptere ændrede krav som følge af sådanne ændringer. 8. Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er 30 dage netto efter levering og Kundens modtagelse af fyldestgørende elektronisk faktura. 9. Leveringsbetingelser og logistiske forhold Levering af produkter omfattet af nærværende Kontrakt skal som minimum være i overensstemmelse med EUCOMED Position Paper Good Distribution Practice (GDP), 1997, revideret (kan ses på eller tilsvarende Leveringsbetingelser Frit leveret til Institutionerne Levering har fundet sted, når de bestilte produkter er leveret i ubeskadiget emballage på det af Kunden anviste sted og er accepteret af Kunden, på hvilket tidspunkt risikoen for leverancens hændelige undergang overgår til Kunden Leveringsadresser Levering skal ske direkte til de i Kontraktbilag 3 anførte adresser Kunden forbeholder sig ret til at udvide eller indskrænke antallet af leveringssteder i Kontraktperioden efter nærmere aftale med Leverandøren Ordreafgivelse og leveringstid Levering sker efter fremsendelse af sædvanlig indkøbsordre fra de omfattede Institutioner Leverandøren er forpligtet til at kunne levere 2 dage efter ordremodtagelsen Leverandøren forpligtes til at opretholde et sikkerhedslager svarende til Kundens samlede forbrug på 6 uger. Sikkerhedslageret må ikke være disponeret til anden side. Region Syddanmark Side 10 af 25

11 Hvis Leverandøren ikke kan opfylde en ordre fuldstændigt, skal dette meddeles den ordregivende Institution senest 24 timer efter ordrens fremkomst på en hverdag og senest kl på den følgende hverdag ved fremkomst andre dage Restordre kan kun modtages efter aftale med den enkelte Institution, og Leverandøren skal i tilfælde af restordre give den enkelte Institution mulighed for at bestille et alternativt produkt, jf. herved dog Kontraktens punkt Kunden har ved fejlbestilling ret til at levere leverancen tilbage til Leverandøren, hvis produkt og emballage er intakt. Tilbageleveringen aftales konkret. De tilbageleverede varer krediteres Kunden senest 5 dage efter, at returvaren er overdraget til Leverandøren Helligdage Ved højtider og helligdage, hvor Leverandøren har ændret sin udkørsel, skal der sikres levering i overensstemmelse med Kundens behov ved konkret aftale Hasteordrer mv Leverandøren skal kunne yde akut leveringsservice ved hasteordrer. Hasteordrer skal dog være at betragte som undtagelser Ved hasteordrer forstås først kommende hverdag ved bestilling dagen før inden kl. 12:00, dog inden for normal arbejdstid, hvilket vil sige kl på hverdage Leverandøren skal på Kundens anmodning være villig til i relevant omfang at fremkomme med forslag til faste leveranceplaner Varemodtagelse og reklamationsfrist Leverancerne skal ledsages af en følgeseddel, der klart angiver modtagende afdelings adresse, ordrenummer, varebetegnelse og kvantum. Der skal kvitteres af Kunden for varemodtagelsen på følgesedlerne. Kundens kvittering for modtagelsen gælder kun som kvittering for modtagne kolli Kunden har 5 arbejdsdage til at kontrollere, om leverancen opfylder Kontraktens krav, herunder mængder og kvalitet. Ved beskadiget emballage eller manglende kolli skal modtageren straks påtale dette over for transportøren og gøre påtegning herom på fragtbrev eller følgeseddel, og Kunden informerer Leverandøren herom umiddelbart herefter Logistikoptimering Leverandøren skal i Kontraktperioden være indstillet på at samarbejde om optimering af logistikken til gavn for begge Parter. 10. Statistik Leverandøren skal på opfordring, hver 6. md., fremsende statistik til Simon Høtoft Nielsen og/eller Gregers Hansen med oplysning om omsætning og mængde (kr./enheder/stk.) pr. Leverandørens varenummer pr. leveringsadresse, samt pr. leveringsadresse totalt. Den konkrete udformning af statistikken Kontrakts nærmere af Parterne. Region Syddanmark Side 11 af 25

12 11. Samarbejde i øvrigt Leverandøren skal i kontraktperioden indgå i et fleksibelt og smidigt samarbejde med Kunden, og såvel Kunden som Leverandøren er forpligtet til at informere hinanden om forhold, der skønnes at kunne vedrøre Kontrakten Leverandøren skal søge at afhjælpe såvel miljø- som arbejdsmiljøproblemer, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt Leverandøren skal aktivt medvirke til, at mængden af emballage mindskes mest muligt Leverandøren skal aktivt medvirke til fortsatte forbedringer af miljø, teknologi og økonomi i forbindelse med opfyldelse af Kontrakten. 12. Leverandørens overdragelse af forpligtelser og tilgodehavender - underleverandører Leverandøren er eneansvarlig over for Kunden Leverandøren kan kun med Kundens skriftlige samtykke helt eller delvis sætte en anden i sit sted. Kunden kan ikke nægte at give samtykke uden saglig grund Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører, som er oplyst ved Kontraktindgåelse, men ansvaret for korrekt opfyldelse af leverancen påhviler Leverandøren fuldt ud. Hvis Leverandøren i Kontraktperioden ønsker at skifte underleverandører, skal dette godkendes af Kunden. Kunden kan ikke nægte godkendelse uden saglig grund Leverandøren kan kun med Kundens skriftlige samtykke helt eller delvis diskontere eller overdrage sit tilgodehavende til tredjemand. 13. Tredjemandsrettigheder Leverandøren indestår for, at Leverandørens ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Leverandøren overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Kunden skadesløs Hvis tredjemands rettigheder hindrer Leverandørens opfyldelse af Kontrakten i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for Kunden, er Kunden efter forudgående skriftligt varsel berettiget til at hæve Kontrakten med omgående virkning, og Leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Kunden lider som følge af denne ophævelse. 14. Forsinkelse Hvis Leverandøren må forudse en forsinkelse i leveringen, skal Leverandøren straks give meddelelse til Kunden med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin kan på baggrund heraf aftales, forudsat at Kunden accepterer en sådan. Region Syddanmark Side 12 af 25

13 Kunden anser enhver forsinkelse for væsentlig. Hvis Leverandøren ikke leverer til aftalt tid, er Kunden berettiget til efter eget valg at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvis, uanset overskridelsens varighed, Hæves ordren helt eller delvis, er Kunden berettiget til at foretage dækningskøb for Leverandørens regning Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som ikke skyldes force majeure, er Kunden berettiget til at ophæve Kontrakten helt eller delvis med omgående virkning, og Leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Kunden lider som følge af denne ophævelse. 15. Mangler Leverandøren er ansvarlig for mangler ved de af Kontrakten omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler. Leverandøren yder herudover funktionsgaranti for produkterne Leverandøren har i minimum 2 år fra levering ret og pligt til at yde vederlagsfri afhjælpning af mangler. Leverandøren er forpligtet til at påbegynde afhjælpningen 24 timer efter, at Kundens reklamation er kommet frem til Leverandøren Ved Kundens konstatering af generelle mangler ved et produkt eller lots deraf, som indebærer, at produktet eller særlige lot-numre skal tilbagekaldes, skal recall-procedure og levering af andre antagelige varer påbegyndes straks efter, at informationen er kommet frem til Leverandøren Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning. Hvis Leverandøren tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke Kunden bærer risikoen, afholder Kunden alle omkostninger Hvis Kunden og Leverandøren enes om lokal reparation i forbindelse med Leverandørens afhjælpningsforpligtelse, bærer Leverandøren alle omkostninger forbundet hermed. Reparation er dog kun acceptabel, for så vidt angår flergangsartikler, hvorimod afhjælpningen af engangsartikler altid skal bestå i ombytning eller prisdekort, alt efter Kundens valg Leverandøren kan vælge i stedet for at foretage afhjælpning at levere andre antagelige varer til erstatning for de mangelfulde varer. Sådan omlevering skal foretages senest 48 timer efter, at Kundens reklamation er kommet frem til Leverandøren Undlader Leverandøren, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er Kunden berettiget til efter eget valg at lade afhjælpning foretage af tredjemand for Leverandørens regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller at foretage dækningskøb for Leverandørens regning Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis Leverandøren gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er Kunden berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at hæve Kontrakten med omgående virkning, og Leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Kunden lider som følge af denne ophævelse. 16. Produktansvar, erstatningsansvar og forsikringer Leverandøren er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for Kunden for den skade, som leverancen eller Leverandøren påfører Kunden, Kundens ejendom og/eller personale Leverandøren er pligtig til at holde Kunden skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod Kunden af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller Region Syddanmark Side 13 af 25

14 mangler ved leverancen, en produktskade eller Leverandørens skadevoldende adfærd. Dette gælder uden begrænsning Leverandøren er ikke erstatningsansvarlig for Kundens indirekte tab Rejses krav imod Kunden begrundet i forhold omkring leverancen, er Leverandøren pligtig samtidig at lade sig sagsøge ved den domstol, som behandler kravet rejst mod Kunden Leverandøren er i hele Kontraktens løbetid forpligtet til at opretholde sædvanlig erhvervsansvars- og produktansvarsforsikring. Leverandøren skal på Kundens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 17. Ophævelse Udover det i punkt anførte, kan Kunden ophæve Kontrakten i tilfælde af væsentlig misligholdelse fra Leverandørens side med 30 dages varsel fra udgangen af en kalendermåned, dog med omgående virkning i grove tilfælde eller i gentagelsessituationer, hvis misligholdelsen ikke er ophørt efter påkrav. Som væsentlig misligholdelse betragtes blandt andet: at Leverandøren erklæres konkurs, træder i betalingsstandsning, åbner forhandling om tvangsakkord eller Leverandørens økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at Leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde Kontrakten hvis Leverandøren er et aktie- og anpartsselskab, som Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kræver opløst at Leverandøren trods skriftlig advarsel gentagne gange misligholder sine øvrige forpligtelser i henhold til denne Kontrakt i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for Kunden. 18. Kundens misligholdelse Hvis Kunden på aftalt leveringstidspunkt ikke kan modtage leverancen helt eller delvis, bærer Kunden alle Leverandørens dokumenterede merudgifter herved Det påhviler Kunden skriftligt at meddele Leverandøren forsinkelsen, så snart det anses for udelukket, at Kunden kan modtage leverancen til aftalt tid. Ny leveringsdato skal straks herefter aftales Betaler Kunden ikke rettidigt, påløber der fra forfaldsdagen at regne renter i henhold til rentelovens bestemmelser. 19. Force majeure Leverandøren er ansvarlig for misligholdelse af kontrakten, med mindre misligholdelsen skyldes forhold, Kunden bærer ansvaret eller risikoen for, eller skyldes force majeure Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af Kontrakten er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som Leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset så som krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer Leverandørens virksomhed. Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab Kunden er ansvarsfri under samme betingelser som Leverandøren, jf Region Syddanmark Side 14 af 25

15 Hver part afholder egne omkostninger / bærer egne tab som følge af en force majeure begivenhed Hvis opfyldelsen af Kontrakten helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 60 dage eller i mere end 100 dage i en periode på 1 år, kan Kunden vælge at ophæve kontraktforholdet. I så fald gælder pkt Tavshedspligt Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Kundens eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af denne kontrakt Leverandøren må bruge Kunden som almindelig reference Leverandøren må ikke uden Kundens forudgående, skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om Kontrakten eller offentliggøre noget om Kontraktens indhold, ligesom Leverandøren ikke må anvende Kunden i reklamemæssig sammenhæng uden Kundens forudgående skriftlige samtykke. 21. Ændringer i Kontrakten Enhver ændring eller tilføjelse til Kontrakten skal aftales skriftligt mellem Kunden og Leverandøren og vedhæftes Kontrakten som tillæg. 22. Lovvalg og tvistigheder For denne Kontrakt gælder dansk ret Uoverensstemmelser i forbindelse med den indgåede Kontrakt søges afgjort ved forhandling mellem Parterne. Hvis Parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af Parterne i fællesskab Kan uoverensstemmelserne ikke afgøres ved forhandling eller mægling, er hver af Parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort af domstolene ved Kundens værneting. 23. Øvrige betingelser Leverancerne skal ske med respekt for nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption, det vil sige: FN s deklaration om menneskerettigheder ILO s deklaration om arbejdstagerrettigheder Rio deklarationen om miljø og udvikling FN s konvention mod korruption Dette indebærer bl.a., at hverken Leverandøren eller dennes eventuelle underleverandører må benytte sig af konventionsstridig børne- og voksenarbejdskraft. Kunden forbeholder sig ret til at kræve dokumentation herfor ved Kundens eventuelle begrundede mistanke om overtrædelse heraf. Region Syddanmark Side 15 af 25

16 24. Underskrifter Regionshuset Vejle og dato xxx (Leverandøren) Regionshuset Vejle og dato Simon Høtoft Nielsen Region Syddanmark Regionshuset Vejle og dato Annette Bjørn Indkøbschef Indkøbsafdelingen Region Syddanmark Nærværende Kontrakt er udfærdiget i to enslydende eksemplarer, hvoraf Leverandør og Kunden har et eksemplar hver. Region Syddanmark Side 16 af 25

17 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation / Løsningsbeskrivelse Redegørelse for den tilbudte leverance Region Syddanmark Side 17 af 25

18 Kontraktbilag 2 Tilbudsliste - pris- og produktoplysningsskema Region Syddanmark Side 18 af 25

19 Kontraktbilag 3 Leveringsadresser SYDVESTJYSK SYGEHUS Esbjerg Brørup Grindsted SYGEHUS LILLEBÆLT Vejle Give Kolding Fredericia Middelfart SYGEHUS SØNDERJYLLAND Aabenraa Haderslev Sønderborg Tønder PSYKIATRI CENTRE Psykiatricenter Vest Psykiatricenter Midt Psykiatricenter Øst ODENSE UNIVERSITETSHOSPITAL Odense Faaborg Nyborg Ringe Svendborg Ærøskøbing Region Syddanmark Side 19 af 25

20 Sygehus Lillebælt Adresse By Telefon Telefax Vejle Sygehus Kabbeltoft Vejle Give Sygehus Tykhøjetvej Give Fredericia Sygehus Dronningensgade Fredericia Kolding Sygehus Skovvangen Kolding Middelfart Sygehus Østre Hougvej Middelfart Odense Universitetshospital Adresse By Odense Universitetshospital Sdr. Boulevard Odense Ringe Sygehus Lindevej Ringe Telefon Telefax Sydvestjysk Sygehus Adresse By Telefon Esbjerg Sygehus Finsensgade Esbjerg Brørup Sygehus Fredensvej 3A 6650 Brørup Grindsted Sygehus Engparken Grindsted Telefax Sygehus Sønderjylland Adresse By Telefon Aabenraa Sygehus Kresten Philipsens Vej Aabenraa Haderslev Sygehus Skallebækvej Haderslev Sønderborg Sygehus Sydvang Sønderborg Tønder Sygehus Carstensgade Tønder Telefax Psykiatri Centre Adresse By Telefon Psykiatricenter Vest Gl. Vardevej Esbjerg N Psykiatricenter Midt Palævej Augustenborg Psykiatricenter Øst Bjergegade 15, 1 sal Odense Telefax Region Syddanmark Side 20 af 25

21 Kontraktbilag 4 Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet Region Syddanmark Side 21 af 25

22 Kontraktbilag 5 E-handel Vejledning til elektronisk samhandel med Region Syddanmark. Region Syddanmark ønsker at tænke e-handel og NemHandel ind i måden, vi samarbejder med vores leverandører på. Vi tager vores afsæt i nationale standarder og i sikker udveksling af e-handels dokumenter, hvilket fører til procesbesparelser for både udbydere og leverandører. Vi understøtter e-handel og NemHandel standarderne. Sidstnævnte er obligatorisk fra 1. maj Vi vil gerne: 1 Kunne understøtte hele indkøbsprocessen elektronisk. 2 Benytte fælles overordnede standarder for elektronisk handel. 3 Være i tæt samarbejde med vores leverandør og deres brancheorganisationer, om udviklingen af elektronisk handel. Og der er gevinster ved at indføre e-handel f.eks.: 1 Bedre mulighed for effektiv indkøbsstyring, da der skabes mulighed for dokumentation, overblik og synliggørelse af regionens indkøbsaftaler. 2 Enklere og mere effektiv varesøgning for de daglige brugere. 3 Elektronisk sagsstyring og elektronisk udveksling af dokumenter f.eks. elektronisk ordreafgivelse og elektronisk fakturering. 4 Systematisk opsamling af information om regionens indkøb. 5 Færre pris- og varefejl. For et imødekomme dette, har vi lavet denne vejledning, som beskriver udgangspunkt for dette samarbejde. Er der tale om en aftale, der ikke benytter katalogudveksling, ses der bort fra afsnit Hovedregel 1.1 Al indkøb og betaling herfor samt levering af katalogdata, skal foregå elektronisk og papirløst. Dog skal følgesedler og lignende forsendelsespapirer indtil videre leveres i papirformat sammen med varerne. 1.2 Grundlaget for e-handel er de varer og serviceydelser, der er indgået indkøbsaftale om, eller der i øvrigt er aftale om. De skal være tilgængelige i Region Syddanmarks varekatalog. Leverandøren leverer elektronisk information om disse varer og serviceydelser til dette varekatalog. 1.3 Der udstedes indkøbsordre fra Region Syddanmark på den ønskede leverance indeholdende de nødvendige informationer for bestilling, levering og betaling af de ønskede varer/serviceydelser. 1.4 Leverandøren udsteder elektronisk faktura/kreditnota i henhold til lovgivningen om offentlige betalinger og elektronisk faktura til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder. Ligeledes her skal leverandøren anvende NemHandel. Udenlandske leverandører er ikke omfattet af denne lovgivning. 1.5 Den elektroniske faktura sendes til Region Syddanmark, som herefter behandler og betaler den elektronisk. Fakturaen skal være påført korrekt endepunkt (f.eks. GLN / EAN lokationsnr.), ordrenr. og personreference for, at blive betalt rettidigt. Region Syddanmark Side 22 af 25

23 1.6 Såfremt der sker ændringer i ovennævnte lovgivning, eller der i øvrigt sker ændringer i anvisninger eller anbefalinger for anvendelse og/eller behandling af elektroniske handelsdokumenter for offentlige myndigheder, er leverandøren forpligtet til at acceptere ændrede krav som følge af sådanne ændringer. Herunder også NemHandel standarden. 2. Katalogdata. 2.1 Vi forventer, at leverandøren af de varer og serviceydelser, der er indgået aftale om, vil være i stand til at forsyne Region Syddanmarks elektroniske varekatalog med relevante og korrekte varedata senest 14 dage før ikrafttrædelse af en indkøbsaftale. Håndteringen af varedata vil ske i dialog mellem leverandøren og regionens koordinatorer for e-handel. Vi sørger herefter for, at varekataloget er tilgængeligt for regionens sygehuse og institutioner på aftalens ikrafttrædelsesdato, såfremt data svarer til det, der er aftalt med den indkøbsområdeansvarlige. Leverandøren skal således tage højde for Region Syddanmarks arbejdsgang i forbindelse med tidspunktet for leveringen af katalogdata. 2.2 Leverandøren leverer katalogdata for hver vare/serviceydelse, som imødekommer bestillerens behov for information i henhold til Region Syddanmarks Katalog design guide. Designguiden kan hentes på Katalogdata skal være angivet med kategorisering i henhold til den internationale UNSPSC-standard version Der henvises til for den danske udgave og for den international udgave. 2.3 Katalogdata som f.eks. artikelnummer, priser og mængdeenheder skal leveres med samme indhold, som leverandøren anvender i sin fakturering og i øvrigt være i overensstemmelse med den indgåede samhandelsaftale. 2.4 Katalogdata kan udveksles i tabulatorsepareret tekst-format, Excel regneark eller i XML format. I forbindelse med indgåelse af indkøbsaftale med leverandøren udarbejdes der en dataudvekslingsaftale for levering af katalogdata. Region Syddanmark vil ligeledes benytte OIOUBL katalog formatet, når standarden for dette, er på plads via NemHandel. 2.5 Hvis katalogdata skal opdateres/ændres skal Region Syddanmark have 10 arbejdsdage til processen inden kataloget træder i kraft, såfremt data svarer til det, der er aftalt med den indkøbsområdeansvarlige. 3. Ordre 3.1 Ordre på levering af ønskede varer/serviceydelser afgives elektronisk. 3.2 Ordren vil indeholde information om den ønskede vare/serviceydelse jf. de leverede katalogdata, samt angivelse af den ønskede mængde, leveringstidspunkt, leveringssted og andre relevante ordredata. Hvis ikke ordren er baseret på de leverede katalogdata, vil ordren indeholde en beskrivelse af den ønskede vare med angivelse af antal m.v. 3.3 Den elektroniske ordre afgives som OIOUBL ordre, hvis leverandøren har mulighed for at benytte NemHandel. 3.4 Der kan i en overgangsperiode, indtil leverandøren er klar til NemHandel, sendes ordre via fax eller e- mail. 4. Faktura/kreditnota 4.1 Leverandøren udsteder elektronisk faktura/kreditnota i OIOUBL format jf. NemHandel standarden fra 1. maj Region Syddanmark Side 23 af 25

24 Den elektroniske faktura/kreditnota sendes til Region Syddanmark, som herefter behandler og betaler den elektronisk. 4.2 Faktura, der udstedes med reference til en ordre, skal udformes i overensstemmelse med god skik for anvendelse af Ordre-faktura match. Der stilles derfor krav om, at der udstedes en og kun en faktura pr. levering. Ved levering forstås en sammenhængende leverance svarende til f.eks. varer angivet på følgeseddel. Der kan udstedes flere fakturaer pr. ordre, såfremt ordren leveres delvis f.eks. i forbindelse med restordre leverance. 4.3 Såfremt der ikke foretages levering i overensstemmelse med specifikationer på ordren udstedes særskilt faktura/kreditnota, for sådanne leveringer uden angivelse af ordrenummer, men med angivelse af reference til ordren i notefeltet og med samme personreference som på ordren. Dette vil som oftest være tilfældet ved f.eks. erstatningsvarer og tillægsvarer. 5. Fakturastatus 5.1 Region Syddanmark foretager validering af modtagne fakturaer/kreditnotaer i overensstemmelse med gældende lovgivning og udarbejdede retningslinjer. 5.2 Fakturaer/kreditnotaer, der ikke overholder de i lovgivningen fastsatte regler og retningslinjer, vil blive vurderet. Såfremt dokumentet indeholder væsentlige fejl og mangler, vil det medføre, at dokumentet vil blive afvist uden yderligere behandling, og dokumentet bliver betragtet som ikke korrekt fremsendt. Valideringen af fakturaer/kreditnotaer sker i overensstemmelse med de strenge schematron valideringskrav til elektronisk faktura, og leverandøren vil automatisk modtage en skriftlig begrundelse for afvisningen. 5.3 Fakturaer/kreditnotaer skal modtages i OIOUBL format jf. NemHandel standarden fra 1. maj Yderligere information Såfremt der er behov for yderligere information omkring katalogdata og opsætning af e-handel eller NemHandel, kan Region Syddanmarks e-handels koordinatorer kontaktes på telefon eller eller indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk Region Syddanmarks e-handelshotline kan kontaktes, hvis der er spørgsmål til fakturastatus på telefon eller ehandel@regionsyddanmark.dk Indkøbstekniske spørgsmål rettes til den indkøbsområdeansvarlige for de enkelte aftaleområder på telefon eller indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk. April 2011 Region Syddanmark Side 24 af 25

25 Kontraktbilag 6 Indeståelseserklæring Indeståelseserklæring (Udfyldes i givet fald, og medsendes tilbudet) Undertegnede Navn Adresse CVR nr. (Indestående selskab/virksomhed) erklærer herved, at vi i tilfælde af, at Navn Adresse CVR nr. (Tilbudsgiver) (i det følgende benævnt Tilbudsgiver ) indgår kontrakt om levering af urologiske produkter til Region Syddanmark i henhold til EU-udbud nr. XXXXXXX (sæt kryds): Indestår solidarisk for Tilbudsgivers opfyldelse af samtlige sine forpligtelser i henhold til den indgåede kontrakt. Den i udbudsbetingelserne efterspurgte dokumentation/de efterspurgte oplysninger vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet, jf. også udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) vedlægges vedrørende indestående selskab/virksomhed. Stiller følgende tekniske ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver med henblik på dennes opfyldelse af aftalen: Den i udbudsbetingelserne efterspurgte dokumentation/de efterspurgte oplysninger vedrørende teknisk kapacitet, jf. også udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) vedlægges vedrørende indestående selskab/virksomhed for så vidt angår den tekniske kapacitet, som indestående selskab/virksomhed skal bidrage med. Den 2012 Region Syddanmark Side 25 af 25