Møde i Hovedbestyrelsen i Diabetesforeningen Mandag den 24. september 2018, kl Sted: Diabetesforeningen, Toldbodgade 33, København

Transkript

1 Møde i Hovedbestyrelsen i Diabetesforeningen Mandag den 24. september 2018, kl Sted: Diabetesforeningen, Toldbodgade 33, København 1. Godkendelse af dagsorden Med afsæt i Hovedbestyrelsens årsplan og nuværende situation er der udarbejdet dagsorden. Hovedbestyrelsen godkendte dagsordenen. 2. Opfølgning på Hovedbestyrelsesmøde/seminar af udvidet hovedbestyrelsesmøde/seminar den august blev udsendt den 31. august 2018 og godkendt den 5. september 2018 uden kommentarer. Hovedbestyrelsen tog referatet til efterretning. 3. Opfølgning på Formandskabsmøde Der havde været afholdt møder i Formandskabet den 15. august (forberedelse af udvidet HB-møde) og 11. september Hovedbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4. Økonomi halvårsregnskab status Peer Steensbro gav en status på halvårsregnskabet 2018 suppleret med månedsresultatet for august samt forecast Hovedbestyrelsen tog status til efterretning. Hovedkontoret kommer med forslag til, hvordan regnskaberne fremadrettet gøres mere overskuelige for så vidt angår bunden og fri arv. 5. Udviklingen i medlemstallet herunder 1. evaluering af Callcentret - status Hovedbestyrelsen havde ønsket en gennemgang af udviklingen af medlemstallet bl.a. set i forhold til starten af året, hvor medlemstallet faldt. Derudover blev der fremlagt en 1. evaluering med erfaringerne af et internt Callcenter. 1

2 Medlemsudvikling 2018: Callcentret har siden afslutningen af landsindsamlingen arbejdet fokuseret på medlemshvervning, og det har betydet, at kurven er dog knækket henover sommeren. Medlemstallet pr. 30. august er og årsmålsætningen på medlemmer er realiserbar. Det er nu klarlagt, at medlemmer hvervet til 75 kr. desværre ikke er loyale, og de er årsagen til det kraftige dyk, vi så i foråret. Det er derfor besluttet, at 75 kr. tilbuddet ophører. Evaluering af Call centret 2018: Der løses i dag gennem det interne Call center væsentlig flere opgaver end tidligere. De ansatte er modne og erfarne voksne mennesker. Kvaliteten i samtalerne er høj, og medlemmerne oplever, at der bliver lyttet og hjulpet, såfremt der er behov for at tale med andre i organisationen. Call centret er backup på medlemsservicen ved spidsbelastninger, og Call center og medlemsservice vil, når vi flytter til Glostrup blive sammenlagt til en mere fleksibel enhed. Hovedbestyrelsen tog status til efterretning. Medlemstallet følges løbende og kan justeres efter behov, ligesom Call centret følges tæt. 6. Foreningsudvikling, herunder principper for bæredygtig ressourcemodel beslutning På baggrund af drøftelserne i HB på mødet den august fremlægges hermed en justeret sag om færdiggørelse af Foreningsudvikling. Sagen skal ses i sammenhæng med sagen med forslag til dagsordener til de udsatte RM-møder og det kommende fællesmøde for HB/RU den 3. november. Afsættet fra den hidtidige proces er positivt Som følge af den økonomiske situation og beslutningerne i HB, så giver det anledning til at gentænke foreningsudviklingsprocessen frem mod repræsentantskabsmødet i maj Organisationsmodellen tager sit afsæt i en klassisk organisationsmodel og tilføjer fleksibiliteten fra en projektorganisation. En projektorienteret organisationsmodel kan gennemføres uden eller med begrænsede vedtægtsændringer. I den forgangne proces har dialogen med de frivillige, på regionsmøder og ved stormødet vist, at korpset er moden og åben for forandringer. Som altid er der mange holdninger og ønsker, men hovedkontoret vurderer, at der af processen kan trækkes nogle hovedbudskaber, som går igen på tværs af landet: Et stærkt ønske om fortsat lokal forankring Et behov for klarere rollefordeling mellem RU, LF, grupper, netværk og HK Fokus på aktiviteter i form af projekter baseret på fælles temaer og koncepter Styrket støtte fra HK i form af materialer, kompetenceudvikling, rådgivning og støtte Mindre bureaukrati, mere os samt styrket tillid og dialog mellem HK og de frivillige Med afsæt i disse hovedbudskaber lægges op til en videre proces, hvor fokus er på, hvordan foreningen skal moderniseres med fokus på handling og projekter i mellem-modellen, jf. HB-mødet den 19. april. Forankringen for projekter skal ske ude i landet, men i højere grad være baseret på fælles koncepter, klar rollefordeling samt koordination/projektledelse fra hovedkontoret. Forslag til principper og mål for den videre proces Der er to præmisser som er afgørende for en succesfuld videreførelse og færdiggørelse af foreningsudviklingsprocessen ikke mindst set i lyset af den økonomiske situation: 1. transparenthed og klarhed over retning og formål med processen (tillid), og 2

3 2. større inddragelse af de frivillige i det videre forløb frem mod repræsentantskabet. Der lægges op til, at følgende konkrete produkter udarbejdes i dialog med de frivillige frem mod Repræsentantskab 2019: - Opdateret og moderniseret frivillighedspolitik med bud på rolle- og ansvarsfordeling og bæredygtig ressourcemodel for støtte til drift og udvikling af frivillighedsindsatsen - Projektmodel (udvikles med input fra familieprojektet, som Diabetesforeningen har fået finansieret gennem National Handlingsplan for Diabetes og som gennemføres i tæt samarbejde med BFG) - Toårig national aktivitetsplan, som prioriterer temaer for fælles projekter, aktiviteter og kampagner - Evt. vedtægtsændringer til vedtagelse Forslag til videre proces frem mod Repræsentantskabet 2019 Med afsæt i ovenstående principper og produkter, som aftales med HB, så lægges en proces med tæt inddragelse af de frivillige. Formålet er at få de frivilliges input og ideer bringes i spil, sikre forankring i hele organisationen samt at styrke samarbejdet og tillid på tværs af foreningen. I forhold behovet for vedtægtsændringer, så lægges op til, at hovedbestyrelsen på et møde i foråret 2019 drøfter behovet for vedtægtsændringer, herunder med inddragelse af drøftelserne fra HB-mødet i april 2018 aftaler evt. konkrete forslag til ændringer. Drøftelser: Hovedbestyrelsen havde en drøftelse af ressourceforbrug. Det gælder både økonomi, mandtimer på hovedkontoret og i frivilligbaglandet. Fremadrettet skal der ses på roller og opgaver på frivilligområdet og vægtningen heraf: Aktiviteter for medlemmer og mennesker med diabetes eller i risiko herfor Medlemsdemokrati Synlighed og lokal/regional brugerinddragelse Præmisserne for en succesfuld videreførsel af foreningsudviklingen er maksimal åbenhed og transparenthed. På opfordring fra Formandskabet drøftede Hovedbestyrelsen omfanget for gennemførelsen og timingen. Kan hovedkontoret løfte opgaven rent ressourcemæssigt, og er frivilligbaglandet klar til ændringer? Formanden påpegede i den forbindelse vigtigheden af, at ressourcer og timing afstemmes. En anden ting er den kommende ny sundhedsreform, som vi skal forholde os til. Hvis regionerne nedlægges skal vores organisation tilpasses, og vi skal have fokus på vores medlemmers interesser. Hovedbestyrelsen roste oplægget og godkendte følgende: Principper, der skal gælde for udvikling af frivilligheden og som fremlægges på efterårets regionsmøder, samt forslag til produkter af processen Hovedkontoret udarbejder til HB-mødet den 29. november et justeret oplæg og procesplan på, hvad det er muligt at gennemføre med de ressourcer, vi har i den aktuelle situation, vi er i. Afsættet er, at processen skubbes og kan strækkes forbi Repræsentantskabsmødet i maj. Der fokuseres primært på afprøvning af projektorganisation via det nationalt projekt rettet mod børnefamilier med type 1 børn finansieret af National Handlingsplan, som starter op i oktober med inddragelse af børnefamiliegrupperne. Projektet er et pilotprojekt, der efterfølgende evalueres Procesplanen opdateres med korrekte datoer og tilrettes i forhold til ressourceoplægget. Det er vigtigt, at vi får beskrevet og fortalt til baglandet, hvad der sker og om den kommende proces 3

4 HB/RU fællesmødet den 3. november aflyses/skubbes til 2019, da mødedeltagerne vil gå igen ude på regionsmøderne. Alle Hovedbestyrelsens medlemmer deltager så vidt muligt i regionsmøderne øst og vest den november Forslag til dagsordener for Regionsmøder efterår 2018 og HB/RU fællesmøde beslutning Som aftalt på HB-mødet den 25. august, så er efterårets regionsmøder udsat til november på grund af det ekstraordinære Repræsentantskabsmøde den 6. oktober. Som udgangspunkt fastholdes det planlagte HB/ RU fællesmøde den 3. november. Både HB/RU fællesmødet og regionsmøderne var på forhånd tiltænkt at være trædesten i foreningsudviklingsprocessen. Derudover giver udsættelsen af regionsmøderne nu mulighed for at orientere foreningens frivillige om den nuværende alvorlige økonomiske situation og de forestående forandringer og konsekvenser heraf. Formålet med både HB/RU fællesmødet og regionsmøderne er at imødekomme de frivilliges forventning om information og inddragelse og i den forbindelse sikre, at de frivilliges input og ideer til foreningsudvikling for alvor bringes i spil i den forandringsproces, som i endnu højere grad nødvendiggøres på grund af den økonomiske situation. Et væsentligt mål er således at styrke samarbejdet og understøtte gensidig tillid på tværs af foreningen. Med afsæt i drøftelser og beslutning under pkt. 6 besluttede Hovedbestyrelsen følgende: HB/RU fællesmødet aflyses/skubbes til 2019 Regionsmøderne fastholdes - programmet tilpasses revideret procesplan i forhold til foreningsudviklingen. Hovedbestyrelsen godkender opdateret program Hovedbestyrelsens medlemmer deltager i så vidt muligt i regionsmøderne. 8. Hovedkontorets samling på en ny adresse status Peer Steensbro og Henrik Fagerholt gennemgik resultatet fra de afsluttede forhandlinger pr. 21. september med alle berørte medarbejdere i Odense. Forhandlingsperiode: Hovedkontoret har gennemført forhandlinger i tre uger med de berørte medarbejdere, hvor alle er blevet tilbudt en stilling i Glostrup. Resultat: 13 medarbejdere tager med 20 medarbejdere inkl. tre studentermedhjælpere tager ikke med. Alle fritstilles den 31. december, idet to medarbejdere har fået en fratrædelsesaftale med henblik på færdiggørelse af årsregnskab Forhandlingerne er udskudt for to medarbejderes vedkommende grundet længerevarende sygefravær. Outplacementforløb: Der er igangsat et outplacement forløb med ekstern konsulent. Det vil bl.a. indeholde fællesmøder, individuelle coaching- og sparringsforløb, opsøgende kontakt til potentielle virksomheder m.m. Medarbejderne har taget meget positivt imod tilbuddet om at blive hjulpet videre i deres arbejdsliv. Organisatoriske tilpasninger: Der vil være særlig fokus på oprettelse af et nyt kontaktcenter ved sammenlægning af medlemsservice og Call centret, samt på genopbygning af rådgivningsteam, frivillighedsteam og web-team. 4

5 Nyansættelser: Ledelsen har prioriteret hvilke stillinger, der i første omgang skal genbesættes, og de slås op snarest, således der i december kan ske en overlevering af opgaver. Flytning: Det er planen, at indflytning i Glostrup sker primo december. Der vil være en mindre bemanding på Rytterkasernen i december måned med henblik på tømning og oprydning. Fjernlageret forbliver indtil videre i Odense. Hovedbestyrelsen tog redegørelsen til efterretning. 9. Forberedelse af ekstraordinært repræsentantskabsmøde herunder Q&A Hovedbestyrelsen har valgt at indkalde til ekstraordinært Repræsentantskabsmøde d. 6. oktober 2018 for at fremlægge Diabetesforeningens økonomiske situation og forslag til vedtægtsændring (at punkt 1.2. og 1.3 om hjemsted udgår af 1). Hovedbestyrelsen drøftede det kommende ekstraordinære repræsentantskabsmøde. 10. Politikkatalog - drøftelse Diabetesforeningens seneste politikpapir fra 2015 er forældet. Samtidig er der, på baggrund af ny situation i Diabetesforeningen og i diabeteslandskabet, behov for, at foreningen markerer vores nye politiske identitet til eksterne samarbejdspartnere. Derfor er der udarbejdet et politikpapir, som kan anvendes i forbindelse med kommunikation af foreningens politiske og strategiske arbejde til vores interessenter. Det nye politikpapir tager udgangspunkt i Diabetesforeningens strategi Overordnet er formålet med et nyt politikpapir: 1. At kommunikere Diabetesforeningens strategi til interne og eksterne, samt at have en klar rød tråd i Diabetesforeningens arbejde de kommende år. 2. At kommunikere til eksterne, at Diabetesforeningen vil samarbejde, samt at vise hvad foreningen allerede gør via udvalgte eksempler, hvor det er relevant. 3. At påvirke politik med udgangspunkt i og til gavn for mennesker med diabetes. Politikpapiret vil, efter Hovedbestyrelsen har givet deres besyv med, blive layoutet og trykt, samt lagt på hjemmesiden. Det vil således herefter fungere som et baggrundstæppe for foreningens politiske virke i den kommende tid i dialogen med eksterne samarbejdspartnere, presse og medier. Hovedbestyrelsen bidrog med relevante kommentarer og tog politikpapiret til efterretning. Politikpapiret opdateres og afventer lancering af sundhedsreformen, hvorefter det lægges på hjemmesiden. 5

6 11. Eventuelt Orienteringssager: JDRF Rock the Cure JDRF lukker ned i Danmark, og de har derfor tilbudt Diabetesforeningen at overtage deres arrangement Rock the Cure i Herefter tages der stilling til, om vi ønsker at køre det videre. Michael Manniches løn dækkes af JDRF i år, og overskuddet går ubeskåret direkte til os. SDC Sjælland underskriftceremoni Formanden fortalte om sin deltagelse i underskriftsceremonien, hvor Novo Nordisk Fonden have informeret om at de overvejer at etablere et Steno Center på Grønland. Novo Nordisk Møde med Novo d.d., hvor der blev set på mulighederne for samarbejde i fremtiden. Persondataforordning Processen er en anelse forsinket. Diabetesmail til bestyrelsens medlemmer er p.t. i testfase og følger snarest. Der er igangsat systematisk oprydning og sletning på hovedkontoret. 12. Næste møde Kommende HB-møder: Lørdag den 6. oktober 2018 ca Vi mødes til en kort opsamling på resultatet af det ekstraordinære Repræsentantskabsmøde i Diabetesforeningen, Rytterkasernen 1, Odense. Torsdag den 29. november 2018, kl Mødet afholdes i eksterne lokaler lokation afklares på mødet. 6