Tilsynsrapport. Ringsted Kommune RIKOVA 2016

Transkript

1 Tilsynsrapport Ringsted Kommune RIKOVA 2016 Uanmeldt tilsyn November 2016

2 INDHOLD 1. Vurdering samlede bemærkninger og anbefalinger 3 2. Oplysninger Generelle oplysninger om tilbuddet Aktuelle vilkår og status 7 3. grundlag Faglige tilgange og metoder Det skriftlige grundlag Aktiviteter Hverdagens aktiviteter, herunder fokus på trivsel Selvstændighed og sociale kompetencer Medinddragelse og indflydelse Kommunikation og adfærd Omgangstone og omgangsform Magtanvendelse og konflikthåndtering Organisatoriske forhold Den daglige drift, samarbejde og kommunikation Kvalitets- og kompetenceudvikling Fysiske rammer formål og metode Formål med tilsynet Metode sskala Præsentation af BDO 16

3 Forord Rapporten er opbygget således, at læseren på de første sider præsenteres for tilsynets samlede af tilbuddet samt udviklingspunkter, bemærkninger, anbefalinger og evt. anbefalinger om påbud. Herefter følger en række faktuelle oplysninger om tilsynsbesøget (herunder deltagere og tidspunkt) samt om det konkrete tilbud. Sidste del af rapporten indeholder de data, som tilsynet har indsamlet ved hhv. interviews og observationer og ved gennemgang af dokumentation. For hvert tema foretager de tilsynsførende en ud fra den indsamlede data og øvrige indtryk. Disse er ligger til grund for den samlede, der som nævnt optræder indledningsvist i rapporten. form, indhold, metode og afvikling er afstemt med kommunen. Bagest i rapporten findes en kort beskrivelse af formål og metode samt kontaktoplysninger til BDO. Tilsynet Tilsynet er altid er altid udtryk udtryk for et for øjebliksbillede et og skal og derfor skal derfor vurderes vurderes ud fra ud dette fra dette. 1

4 1. TILSYNETS VURDERING 1.1 TILSYNETS SAMLEDE VURDERING BDO har på vegne af Ringsted Kommune foretaget et uanmeldt tilsyn på RIKOVA. BDO er kommet frem til følgende på baggrund af analysen af datamateriale, som er indsamlet gennem interviews, observationer og skriftligt materiale. Det overordnede indtryk af RIKOVA er, at forholdene på tilbuddet kan karakteriseres som værende: Mindre tilfredsstillende. På RIKOVA benævnes personer visiteret til enten Beskyttet Beskæftigelse, Afklaringsforløb, Udviklingsforløb mm. forskelligt. I nærværende rapport er benævnelsen udelukkende borgere, jf. at de alle modtager en indsats på stedet. Til grund for en ligger, at der forekommer en kommunikation samt en faglig og personlig tilgang til borgerne, som tilsynet vurderer er uhensigtsmæssig. Tilsynet vurderer, at der er problemer i stedets kultur, struktur og indbyrdes omgangstone og kommunikation - såvel blandt personale som fra personale til borgere. Tilsynet skal samtidig understrege, at borgergruppen udtrykker stor tilfredshed med at komme på RIKOVA. Her er det væsentligt at understrege, at til grund for en ligger også, at de fund, som tilsynet gør sig ved dette tilsynsbesøg, er forhold, som tilsynet tidligere har været observeret og beskrevet. Det skal samtidig understreges, at såvel borgere som personale oplever, at leder har taget godt hånd om en række punkter, som er forbedret. Men selv om tilsynet har noteret sig, at der i den mellemliggende periode er sket en positiv udvikling på flere områder, herunder: at der er sket udskiftning/opjustering i personalegruppen, ændret i organisering af ansvar og opgaver, indført et ugentligt møde med deltagelse af leder, at leder har indført en praksis, hvor personalet kommer til vedkommende, når der er problemer etc., så synes der alligevel ved dette tilsyn igen at være store udfordringer. Tilsynet tilskriver til dels dette med, at samme omstændigheder og problematik i personalegruppen igen er tilstede. Faglige tilgange og metoder Tilsynet vurderer, at den faglige referenceramme og tilgang fremstår mindre tydelig, og vurderer, at personalet vil have gavn af, at denne drøftes, præciseres og skriftliggøres. Dette med henblik på at løfte niveauet for italesættelse af den daglige praksis, hvilket efter tilsynets også kan bruges målrettet, fx i forhold til de pædagogiske planer og i forhold til overvejelser i forhold til kompetenceudvikling. Dette skal ses i lyset af, at den faglige referenceramme og metoder ved de tidligere tilsynsbesøg heller ikke fremgik tydeligt. Det skriftlige grundlag Tilsynet vurderer omkring det skriftlige grundlag, at der ikke eksisterer pædagogiske planer/udviklingsplaner, men i stedet en slags MUS-skema, der er udfyldt af borgerne selv. Således arbejdes der ikke målrettet og systematisk med personlige og faglige mål, delmål, opfølgning etc. Ligesom der heller ikke arbejdes med at beskrive, hvilke metoder eller aftaler, der på et fagligt grundlag vil egne sig til at udvikle borgeren arbejdsmæssigt, personligt og socialt. Tilsynet anbefaler, at RIKOVA tager hånd om at finde et egnet koncept, der som minimum indeholder ovenstående elementer. I forlængelse heraf vurderer tilsynet, at det vil være vigtigt at lave en handleplan for, hvordan personalet introduceres til at udarbejde disse, samt at arbejdet evalueres løbende i personalegruppen, alt for at sikre såvel fremdrift som intern faglig sparring. 2

5 Aktiviteter Tilsynet vurderer, at tilbuddet rummer en række arbejdsopgaver, som understøtter borgernes trivsel og personlige udvikling på en række områder. Der er tale om en genkendelig og fast struktureret hverdag, som borgerne har brug for - og trives med. Det er tilsynets, at personalet understøtter udviklingen af borgernes selvstændighed og socialisering både i forbindelse med arbejdsopgaver, i arrangementer og i det daglige samvær. Kommunikation og adfærd Idet der skal henvises til anbefalinger, og som nævnt indledningsvist, forekommer der en kommunikation og adfærd, som efter tilsynets indikerer, at der er problemer med stedets kultur, struktur og indbyrdes omgangstone og kommunikation - såvel blandt personale som fra personale til borgere. Tilsynet anbefaler, at punktet på mødet med borgerne vedrørende samarbejde i ledelsesgruppen udgår med den begrundelse, at det efter tilsynets er et personalemæssigt forhold, og som følge deraf bør drøftes i dette forum alene. Tilsynet bemærker en italesættelse af personalet som mor, far og onkel og anbefaler i den forbindelse, at der gøres op med disse begreber for at modvirke udviklingen af et ulige og uhensigtsmæssigt magtforhold. Organisatoriske forhold Tilsynet vurderer, at der er sket en positiv udvikling i det interne samarbejde. Der er daglige trivselsmøder for borgerne, leder har indført, at han kommer 1-2 gange hver 14. dag, hvor leder taler med såvel medarbejdere som borgere. Dog er der stadig forhold, som tilsynet vurderer, der skal handles på. Herunder, at det er ufrugtbart med de mange regler for, hvad man som personale må og ikke må for ikke at opildne til konflikt. Her mangler efter tilsynets en større faglig indsigt og tilgang til opgaven og rollen som personale. Tilsynet anbefaler, at der laves en handleplan for, hvordan RIKOVA får rettet op på de forskellige anbefalinger TILSYNETS BEMÆRKNINGER OG ANBEFALINGER Tilsynet giver anledning til følgende bemærkninger, anbefalinger og påbud: Bemærkninger 1. Tilsynet bemærker, at RIKOVAs ordensreglement, som også kaldes trafik-regler, er blevet revurderet. Der er udarbejdet et nyt i april 2016, som står for at blive præsenteret for borgerne. Tilsynet foreslår, at dette sker snarest, og foreslår samtidig RIKOVA at kalde det retningslinjer for fx god adfærd og omgangstone. Begreber som ordensreglement og trafikregler anser tilsynet ikke for at være værdige begreber for en ellers voksen og velfungerende borgergruppe. I den faktuelle høring oplyses det, at ny fremadrettet titel er Vejledning til god trivsel. 2. Tilsynet har bemærket, at leder har etableret samarbejde med en psykolog, der fremover skal fungere som supervisor. Tilsynet vil i den forbindelse foreslå leder at deltage, i hvert fald indledningsvis og over en periode, for at være tæt på den faglige og samarbejdsmæssige udvikling på RIKOVA. 3

6 Anbefalinger Tilsynet anbefaler, at der iværksættes en handleplan, der skal rette op på de uhensigtsmæssige forhold. Nedenfor oplistes tilsynets anbefalinger til en sådan genopretningsplan: 1. Tilsynet anbefaler, at leder og personale får drøftet, præciseret og skriftliggjort den faglige referenceramme og metoder. Efter tilsynets vil dette kunne bidrage til at styrke den faglige og pædagogiske praksis, og ikke mindst italesættelsen heraf, samt målrette eventuel kompetenceudvikling. Det er muligt, at et decideret undervisningsforløb eller lignende vil være gavnligt. 2. Tilsynet anbefaler, at RIKOVA tager hånd om at finde et egnet koncept for pædagogiske planer/indsatsplaner, der som minimum indeholder ovenstående elementer samt mål og delmål. I forlængelse heraf vurderer tilsynet, at det vil være vigtigt at lave en handleplan for, hvordan personalet introduceres til at udarbejde disse, samt at arbejdet evalueres løbende i personalegruppen, alt for at sikre såvel fremdrift som intern faglig sparring. Her kunne også overvejes undervisningsforløb. 3. Tilsynet bemærker, at et personalemedlem italesætter deres rolle som mor og far og anbefaler i den forbindelse, at der gøres op med disse begreber for at modvirke udviklingen af et ulige og uhensigtsmæssigt magtforhold samt at styrke borgernes værdighed som voksne borgere. Samtidig vil tilsynet understøtte, at det er personalets faglighed, der er i centrum såvel i adfærd og rolle som italesættelse heraf. 4. Tilsynet anbefaler i forhold til LMU-møderne, at punktet vedr. samarbejde i ledelsesgruppen udgår. Dette med begrundelse i, at det efter tilsynets er et personalemæssigt forhold, og som følge deraf bør drøftes i dette forum alene. 5. Tilsynet anbefaler, at leder i samarbejde med personalet tager alvorligt fat på personalets sprogbrug, adfærd og kultur- og at der skabes, beskrives og implementeres en ramme for det ideelle kodex herfor. Dette skal ses i lyset af udsagn fra personalet om at være autoriteter, markere os, at bruge høj stemmeføring etc.- og udsagn fra borgere, der beskriver skrækbilleder, ligesom tilsynets egne observationer af borgere, der virker noget skræmte for at sige noget forkert til tilsynet. 6. Tilsynet anbefaler, at det overvejes, at leder i genopretningsfasen indgår i en endnu tættere, styrende og udviklende relation med den daglige ledelse på RIKOVA. Anbefaling om påbud Ingen anbefalinger om påbud til kommunen. 4

7 2. OPLYSNINGER 2.1 GENERELLE OPLYSNINGER OM TILBUDDET Adresse Rønnedevej 5, 4100 Ringsted Leder Overordnet leder Michael Merle: Tilbudstype og juridisk grundlag SEL 103 samt LAB-loven Antal pladser 18 pladser ( 103), 3 pladser til afklarings- og udviklingsforløb, 2-3 praktik/socialpraktik pladser103), 3 pladser til afklarings- og udviklingsforløb, 2-3 praktik/socialpraktik pladser. Takst pr. døgn Taksten pr. døgn er kr. 204, ift. 103 Antal ansatte og personalesammensætning Ud over leder består personalegruppen aktuelt af tre ansatte Dato og tidspunkt for tilsynsbesøg Den 21. november kl. 10 til Deltagere i interviews Ledelse: Overordnet leder: Michael Merle, Billedkunstner, stud.theol. ansat som overordnet leder af MAC (Midtsjællands Aktiverings Center) siden 2009, hvor RIKOVA hører til. Personalegruppen: Borgere: Personale som er uddannet beskæftigelsesvejleder. Har været ansat som værkstedleder gennem 18½ år. Vedkommende har været sygemeldt i et lille års tid pga. en arbejdsskade. Personale som er udlært klejnsmed. Har været ansat gennem 22 år. Har diverse kurser indenfor psykiatrifeltet og er pt. ved at uddanne sig som hypnoterapeut. Personale som er uddannet inden for detailhandel og med lang erfaring fra arbejde i det sociale felt, herunder med Nytteindsatsen i Ringsted Kommune samt indenfor misbrugsområdet. Har været ansat siden september 2015, i starten som vikar og siden december på fuld tid. Borger: Har været tilknyttet siden februar 2011 Borger, Har været tilknyttet i 22 år Borger: Har været tilknyttet i 7 år Borger: Har været tilknyttet i 9 år BDO blev vist rundt på stedet af: Borgere og personale Tilsynsførende Helen Jønsson (Director, Cand.pæd.pæd, socialpædagog) Rikke Due (Senior Manager, cand.pæd., PD og socialpædagog) 5

8 Opfølgning på foregående tilsyn Ved det foregående anmeldte tilsyn, oktober 2015, foretaget af BDO, blev der givet nedenstående syv anbefalinger. 1) Tilsynet anbefaler, at omgangsform og tone forbliver et fortløbende opmærksomhedspunkt for personalet og deres ledelse. Personalemedlem oplyser, at de som personale er blevet bedre til at takle indbyrdes konflikter. Videre, at man i personalegruppen hele tiden kan lære noget af hinanden. Der uddybes ikke konkret i forhold til fx tiltag eller hvordan den fortløbende opmærksomhed har været i spil, men det beskrives, at når tonen bliver for skarp, så hiver man fx fat i vedkommende og siger at den der, den skal du lige ha fat i på en anden måde. 2) Tilsynet anbefaler, at der iværksættes procedure for, hvordan det kan undgås at borgerne inddrages i personalets uoverensstemmelser Overordnet leder oplyser, at han har indført et ugentligt møde med personalegruppen, hvor forhold og eventuelle uoverensstemmelser og konflikter i borgergruppen og personalegruppen drøftes. Der er ikke nedskrevet en procedure med fx mødets formål. Personalemedlem oplyser, at de har haft drøftelser, hvor de bl.a. har indgået aftale om, at de som personale skal være opmærksomme på, at trække sig ind på kontoret og lukke døren, mens de taler deres uenighed igennem. Videre har en fra personalegruppen været sygemeldt, hvilket har givet anledning til, at man i denne periode ikke har haft det samme konfliktniveau som tidligere. 3) Tilsynet anbefaler, at personalet drøfter tavshedspligt jf. at personalet har talt direkte med en borgers praktiserende læge uden om borgeren. Personalemedlem oplyser, at der er udarbejdet en skabelon, hvori borgerne via deres underskrift, kan give deres samtykke til, at personalet må viderebringe personlige oplysninger, såfremt personalet vurderer, at det er relevant. Borgerne er informeret om, når der indhentes oplysninger. Et eksempel er en borger, som har psykiske vanskeligheder; her er det aftalt, at personalet kan kontakte vedkommendes hjemmevejleder eller mor, hvis de er bekymrede. 4) Tilsynet anbefaler, at leder i samarbejde med personalet finder frem til en fælles tilgang, idet borgerne for nuværende oplever stor forskel. Ved dette tilsyn gives anbefalingen igen, da der nok er sket en række gode tiltag, men at man alligevel ikke er helt i mål. 5) Tilsynet anbefaler, at lederen drøfter sprogbrug og omgangsform med personalet, og eventuelt udarbejder nogle retningslinjer herfor. Overordnet leder oplyser, at temaet er drøftet flere gange, herunder også i LMU. Oplevelsen er, at man er godt på vej, men at der fortsat skal arbejdes på at få skabt en overordnet ramme, herunder også for den tryghed der er nødvendig, når problematiske forhold skal drøftes. Siden sidste tilsyn er der arbejdet værdier og værdisæt som fx at der skal være åbenhed og at man kan gå direkte til overordnet leder, hvilket i denne sammenhæng er et tiltag, der nu er ved at slå igennem i personalegruppen. 6) Tilsynet anbefaler, at det interne samarbejde stadig er et fokus område eventuelt med sparring fra en ekstern leverandør. Det interne samarbejde har, som det fremgår, været genstand for drøftelse og forskellige tiltag. Personalemedlem oplyser at strukturen skal op at stå igen efter, at vedkommende er kommet tilbage fra en længere sygeperiode. I den forbindelse er overordnet leder fast på RIKOVA en gang ugentligt. Der er ikke gjort brug af ekstern spar- 6

9 ring eller supervision, men leder oplyser, at der skal iværksættes et eksternt supervisionsforløb v/psykolog. Denne har netop indgået i et forløb med personalegruppen i RIKOVA. Tilsynet har noteret sig informationerne og har ikke yderligere kommentarer. 2.2 AKTUELLE VILKÅR OG STATUS Personalegruppen har siden sidste tilsyn haft en fast vikar, idet én af de faste personalemedlemmer har været sygemeldt i knap et år, som følge af en alvorlig arbejdsskade. Den sygemeldte er nu raskmeldt og er tilbage igen. Leder oplyser, at det personalemedlem, der har været ansat i den midlertidige periode, fortsat vil skulle indgå i én eller anden form. Ved tilsynets ankomst præsenterer en fra personalet borgergruppen overfor tilsynet. Her observerer tilsynet, at denne taler til såvel tilsynet som borgerne i en meget bestemt, høj og skarp tone. Da tilsynet vil bløde tonen op ved at beskrive tilsynsbesøget og formålet med dette overfor borgerne, bliver tilsynet bedt om at holde sig udenfor den snak, da alle borgere er blevet informeret om reglerne for tilsyn, forud for besøget. Reglerne går ifølge personalemedlemmet ud på, at kun de borgere der har lyst til at tale med tilsynet, rækker hånden i vejret, og hvis man ikke bryder sig om at skulle tale med tilsynet, så er det helt i orden at sige fra. Tilsynet observere en trykket stemning. De borgere som tilsynet interviewer efterfølgende, underbygger den noget trykkede stemning med: at der er skabt et skræmmebillede af tilsynet. En fra personalegruppen uddyber efterfølgende dette udsagn med, at borgerne ikke synes, at tilsynsbesøgene de forrige år har været rart, faktisk rigtigt, rigtigt væmmeligt, formuleres det. Vedkommende oplyser dertil, at de som personale har medgivet borgerne fuld forståelse herfor, idet de som personale har haft samme indtryk af tilsynet. Fire borgere vil gerne tale med tilsynet. De virker indledningsvis noget beklemte, og udtaler, at de jo nok har fået sat det her skræmmebillede op. Men de understreger dog også, at de godt ved at tilsynet sådan set er for vores eget bedste. Da tilsynet oplever en forskellighed i personalets tilgang, og oplever et konfliktniveau som tilsynet vil undgå, kommer til at præge personaleinterviews foreslår tilsynet, at vi taler med de tre fra personalegruppen hver for sig. Et personalemedlem siger til en start, at dette ikke kan lade sig gøre, men ved nærmere uddybning fra tilsynets side, bliver dette aftalen. Tilsynet vurderer, at der er tale om en særlig situation, hvor stemningen er præget af forhold som ikke er gennemskuelige til en start og hvor stemningen er noget trygget. Dette betyder, at tilsynet prioriterer at tale med de tre personaler hver for sig. 7

10 3. DATAGRUNDLAG 3.1 FAGLIGE TILGANGE OG METODER Den faglige referenceramme beskrives som den anerkendende og narrative tilgang. Personalet beskriver noget forskelligt om denne faglige tilgang og metoder i praksis. Lige fra, at den anerkendende tilgang er helt hen i vejret og at det ikke betyder så meget andet end, at der skal være respekt for hinandens holdninger over til, at det handler om at have fokus på de ting, der går godt og være positive ved bl.a. at være lyttende og tage de udfordringer op, der er. Når det kommer til de konkrete metoder i arbejdet er personalegruppen mere tydelige; her tales der bl.a. om sidemandsoplæring, hvor borgerne indbyrdes lærer af hinanden, at disse forløb foregår strukturerede, om genkendelig og fast struktur for arbejdsopgaverne og i hverdagen, om visuel understøttelse som redskab til, at borgerne kan udføre flere arbejdsopgaver selvstændigt. Den faglige referenceramme og metoder uddybes ikke yderligere, men der gives udtryk for, at det er et område som nogle fra personalegruppen har brug for mere sparring på. De vil gerne kunne sætte deres daglige praksis ind i en referenceramme ikke mindst fordi, at borgere og personalet levere en rigtig god indsats i hverdagen. Tilsynet vurderer, at den faglige referenceramme og tilgang fremstår mindre tydelig, og vurderer, at personalet vil have gavn af, at denne drøftes, præciseres og skriftliggøres. Dette med henblik på, at løfte italesættelsen af den daglige praksis, hvilket efter tilsynets også kan bruges målrettet fx i forhold til de pædagogiske planer og i forhold til overvejelser i forhold til kompetenceudvikling. Denne anbefaling skal også ses i lyset af, at den faglige referenceramme og metoder ved de tidligere tilsynsbesøg, heller ikke fremgik tydeligt. 3.2 DET SKRIFTLIGE GRUNDLAG Personalet bruger ikke det ny IT-system i dagligdagen, men der udarbejdes rapporter til sagsbehandlerne jf. et personalemedlemsoplysninger. Borgerne beskriver, at de holder MUS-samtaler og at de selv har mulighed for at vælge, hvem fra personalegruppen som de vil tale med. Borgerne redegør for hvordan det foregår, og beskriver, at de er godt tilfredse med, at de bliver hørt i forhold til deres ønsker. Borgerne giver udtryk for, at det er rart, at der nu er tre personaler man kan gå til, både i forhold til MUS, men også i dagligdagen. Tilsynet beder om at se tre pædagogiske planer/udviklingsplaner og modtager disse. Disse består af et spørgeskema med temaerne Trivsel, Samarbejde, Ideudvikling. Hertil er der underliggende emner med dertil hørende spørgsmål. Borgerne har svaret på disse spørgsmål. Der er en smule handlingsrettet i forhold til, hvad borgeren selv kan gøre og hvilke forslag borgeren har til, hvad personalet eller leder kan gøre. Alt er beskrevet fra borgernes side. Der fremgår ingen aftaler, mål eller delmål, ligesom der heller ikke fremgår, hvilke metoder der i givet fald skulle til for at nå målene. Skemaet har karakter af at være et udmærket spørgeskema til MUS-samtaler med borgerne, og handler i højere grad om arbejdsmiljømæssige og trivselsspørgsmål. 8

11 Tilsynet vurderer omkring det skriftlige grundlag, at der ikke eksisterer pædagogiske planer/udviklingsplaner, men i stedet en slags MUS-skema, der er udfyldt af borgerne selv. Således arbejdes der ikke målrettet og systematisk med personlige og faglige mål, delmål, opfølgning etc. Ligesom der heller ikke arbejdes med at beskrive hvilke metoder eller aftaler der på et fagligt grundlag vil egne sig til at udvikle borgeren arbejdsmæssigt, personligt og socialt. Tilsynet anbefaler, at RIKOVA tager hånd om at finde et egnet koncept, der som minimum indeholder ovenstående elementer. I forlængelse heraf vurderer tilsynet, at det vil være vigtigt at lave en handleplan for, hvordan personalet introduceres til at udarbejde disse samt at arbejdet evalueres løbende i personalegruppen, alt for at sikre såvel fremdrift som intern faglig sparring. 3.3 AKTIVITETER Hverdagens aktiviteter, herunder fokus på trivsel I hverdagen afholdes der dagligt et Trivselsmøde, som har til formål at høre til, om borgerne har noget som de ikke trives med i forhold til dagens arbejde eller dagligdagen. Er der noget, bliver det drøftet. Et eksempel kan være, at en borger gør opmærksom på, at en kasse har stået i vejen, eller står det forkerte sted. I det hele taget er der et stort fokus på sikkerhed, hvorfor dagligdagens observationer i den henseende, er vigtige at få med. Et personalemedlem understreger, at der også kan være forhold som skal drøftes i enrum; det kan være hvis én borger påtaler, at en anden spiser grimt. Et andet personalemedlem redegør for, at vedkommende har fokus på at inddrage borgerne i at formulere sig om, hvad har de lyst til og at de oftest får mulighed for at prøve kræfter med nye typer af opgaver. Her gælder først hensynet til borgeren og dernæst til produktionen. Når det er sagt, så er der meget sjældent problemer i forhold til leverancer; kunderne informeres altid om, at der kan ske overskridelse af deadline, men samlet set leverer de dog altid til tiden. Nogle borgere kommer i praktikforløb, virksomhedspraktiker som kombineres med selvudvikling og arbejdsmarkedsparathed. Borgerne redegør for, at man hver morgen skrives op på en fælles tavle i forhold til, hvilke opgaver man skal varetage den pågældende dag. Oftest giver det sig selv, idet nogle opgaver er fortløbende i en periode, men der kan være ændringer, hvis en borger giver udtryk for - og begrunder et andet ønske. Borgerne redegør fint for hvilke opgaver og arbejdsprocesser de indgår i. Endelig beskriver en fra personalegruppen, at der er en forholdsvis stram styring af hverdagen. Denne formuleres dels som nødvendig og god for borgerne jf. at flere borgere har gavn af en forudsigelig hverdag. Og dels formuleres den som, at borgerne ifølge personalet opfatter dem som far og mor. Adspurgt om, hvad dette betyder i praksis, så beskrives, at en borger først kan finde på at spørge den ene, og hvis borgeren får et afslag, så spørger borgeren den anden ligesom i børnefamilier. I forlængelse af dette formulerer vedkommende, at så bliver man nødt til at sætte en ramme, ikke nødvendigvis med stram styring og konsekvenser, men dog en fast ramme. Borgerne oplever, at der er sket noget positivt efter at deres overordnet leder har hjulpet med, at personalets opgaver er tydeliggjort. Der er ifølge borgerne lavet nogle retningslinjer og opgaverne er fordelt mellem de tre personaler, hvilket opleves som positivt og har ifølge en borger gjort hverdagen lettere. Tilsynet vurderer, at tilbuddet rummer en række relevante tilbud og arbejdsopgaver, som understøtter borgernes trivsel og personlige udvikling på en række områder. Der er tale om en genkendelig og fast struktureret hverdag som borgerne har brug for og trives med. Tilsynet bemærker en italesættelse af personalet som mor og far og 9

12 anbefaler i den forbindelse, at der gøres op med disse begreber for at modvirke udviklingen af et ulige og uhensigtsmæssigt magtforhold samt at styrke borgernes værdighed som voksne borgere. Samtidig vil tilsynet understøtte at det er personalets faglighed som er i centrum såvel i adfærd som italesættelse Selvstændighed og sociale kompetencer Foruden produktion har RIKOVA også fokus på socialisering og andre typer af aktiviteter. Her er borgerne altid involveret, idet de selv kan komme med ønsker, ligesom de bliver spurgt til disse. Her er der nedsat et aktivitetsudvalg, hvori der aktuelt er fire aktive borgere. Seneste aktivitet var RIKOVAS halvårs tur, hvor man valgte et naturområde, bookede en bålhytte og grillede pølser og lavede kaffe og the. Med hensyn til selvstændighed, så har borgerne mulighed for at vælge og ønske sig forskellige arbejdsopgaver. Dette sker som tidligere nævnt i dagligdagen ved trivselsmøderne og ved MUS-samtaler. Det er tilsynets, at personalet understøtter udviklingen af borgernes selvstændighed og socialisering både i forbindelse med arbejdsopgaver, i arrangementer og i det daglige samvær Medinddragelse og indflydelse Borgerne redegør for, at der foruden det daglige trivselsmøde også er et Fællesmøde hver 3 mdr. Her taler man om arbejdsopgaver, om der er noget nyt fra ledelsen, lige som indkomne punkter fra borgere og personalet, drøftes. Det kan være en sommerudflugt, eller ønske om at vores arbejdsborde bliver lakeret etc. Mødet er formelt og således er der også dagsorden og referat. LMU- møde (Lokalt Medarbejder Udvalgsmøde) er et velfungerende møde. AMR (arbejdsmiljørepræsentant) deltager og her tales der om der er noget nyt fra ledelsen, sikkerhed fx sikkerhedssko på, når man kører med paller etc. Et nyt initiativ her er, at det er borgerne, der laver dagsordenen hertil og ikke personalet. Et af punkterne til LMU møderne er Samarbejde i ledergruppen. Adspurgt om hvad punktet omhandler, redegør et personalemedlem for, at der ikke skal være noget fordækt ligesom der heller ikke skal være dette i en stor familie. Tilsynet forholder personalemedlemmet, at man jo også i en stor familie må tale alene sammen som voksne en gang imellem, hvilket vedkommende anerkender og siger, at de netop derfor selv vælger hvad der skal siges og ikke. Tilsynet vurderer, at borgerne i vid udstrækning sikres indflydelse og medinddragelse i alle relevante forhold. Tilsynet anbefaler, at punktet vedr. samarbejde i ledelsesgruppen udgår med den begrundelse, at dette efter tilsynets er et personalemæssigt forhold, og som følge deraf bør drøftes i dette forum alene. 3.4 KOMMUNIKATION OG ADFÆRD Omgangstone og omgangsform Adspurgt til om der er retningslinjer for god omgangstone og form redegør et personalemedlem for, at der nærmere er et ordensreglement, som ifølge vedkommende i daglig tale kaldes trafikregler. Her står bl.a. at man skal have en høflig tone. Det har lige været til debat, idet der ikke er ændret i det siden det blev lavet i Det blev af personalet opdateret d. 1 april, men er endnu ikke blevet præsenteret for borgerne, som heller ikke har været involveret i processen. 10

13 I den faktuelle høring beskrives det, at reglementet revideres en til to gange årligt jf. de aftaler som der indgås på tilbuddets fællesmøder med borgerne. Der forekommer herved en divergens i oplysningsgrundlaget fra tilsynet og den faktuelle høring. Borgerne beskriver, at det kan ske, at man bliver vred eller har en uenighed indbyrdes, men at dette er noget der forekommer sjældent. Når det sker, så oplever borgerne, at der bliver taget godt hånd om det bl.a. ved at man sætter sig sammen på kontoret og får talt og lyttet og dermed også løst uenigheden. Borgerne oplever, at de i det hele taget er gode til at støtte og passe godt på hinanden. Adspurgt til om noget kunne være bedre beskriver borger, at vedkommende ind imellem oplever at aben bliver sendt videre eller at man selv står med ansvaret/skylden, hvis man er den, der har sagt noget/haft kritik af noget. En anden borger oplever at en fra personalegruppen kan have en tendens til at trække noget ned over hovedet på dem fx nogen eksterne ting. Tilsynet observerer, at borgerne har en god indbyrdes dialog, og at de giver indtryk af at respektere hinandens udsagn og kan kommentere på dem. Borgerne bemærker positivt, at trivselsmødet har en god funktion med hensyn til at udrede eventuelle konflikter. Som noget nyt er borgerne også begyndt at gå direkte til leder, hvis de har brug for en snak med ham, hvilket de påskønner. Tilsynet observerer, at et personalemedlem har høj stemmeføring overfor borgerne. Adspurgt hertil begrundes dette af vedkommende med, at en borger har høreapparat ligesom det begrundes med, at man som personale ind imellem må bruge sin autoritet til at markere sig og sætte rammen. Personalet beskriver, at man slår godt igennem med høj stemmeføring, når man som leder (personale) skal give en besked så ved alle hvad der skal ske. Tilsynet observerer, at borgerne ind imellem virker beklemte, og i interviewet sker det, at de retter på hinanden, hvis der siges noget, der kan opfattes som negativt. Det er tilsynets, at der er en god omgangstone og omgangsform blandt borgerne. I den forbindelse anerkender tilsynet RIKOVAS tiltag, hvor de har et dagligt trivselsmøde, som foruden planlægning af dagen også indeholder trivsel. Tilsynet bemærker, at RIKOVAS ordensreglement, som også kaldes trafikregler, er blevet revurderet. Der er udarbejdet et nyt i april 2016, som endnu ikke er blevet præsenteret for borgerne. Tilsynet anbefaler at dette sker og foreslår samtidig RIKOVA at kalde det retningslinjer for god adfærd og omgangstone. I den faktuelle høring oplyses det, at reglementet nu er omdøbt til Vejledning til god trivsel Magtanvendelse og konflikthåndtering Personalet kan redegøre for lovgivning og retningslinjer for magtanvendelse og konflikthåndtering. Det tidligere nævnte daglige trivselsmøde er et godt forum med hensyn til at forebygge udvikling af eventuelle konflikter. Tilsynet vurderer, at der generelt er fokus på at konflikthåndtering, herunder ved det daglige trivselsmøde, hvor der er god mulighed for at forebygge udvikling af potentielle konflikter. Det vurderes dertil, at personalet har kendskab til procedure og rette formalia i forhold til magtanvendelse. 11

14 3.5 ORGANISATORISKE FORHOLD Den daglige drift, samarbejde og kommunikation Siden sidste tilsyn er der tiltrådt et nyt personalemedlem, som erstatning for en kollega der blev sygemeldt på grund af en alvorlig arbejdsulykke. Dette personalemedlem er nu kommet tilbage, og de har indtil videre fået mulighed for at være ansat alle tre altså en opnormering. I det forløbne år er der sket en omstrukturering i opgavefordelingen således at én fra personalegruppen har ansvar for alle samtaleforløb (ressourceforløb) og den nye kollega er i gang med en uddannelse som bl.a. kvalificerer vedkommende til at have de længere og udredende samtaler med borgerne. Vedkommende er desuden tilknyttet Macvirk, hvor der arbejdes på at få borgerne i praktikforløb. Sidste personalemedlem har ansvar for en række administrative opgaver. En fra personalegruppen redegør for, at det interne samarbejde har været inde i en positiv udvikling inden for det seneste år. Der har været en mere afslappet og let tone og der har været plads til lidt sjov. En række dagligdags systemer er blevet opdateret, hvilket har været brugbart og givet god energi på arbejdsopgaven. Samtidig er samarbejdet kendetegnet ved, at personalet ikke blander sig indenfor hinandens område længere (værksteder) - dette for at imødegå, at man kommer op at diskutere. I forlængelse af dette opleves der at være en bedre tone indbyrdes, end tidligere. En anden fra personalegruppen formulerer det sådan, at der er nogle ting, man simpelthen bare ikke skal sige, idet det opildner konflikter. Det er personalets oplevelse, at leder har godt hånd om personalegruppen samt at han oftere er fysisk tilstede, hvilket har en positiv effekt på det interne samarbejde og på borgernes mulighed for at have en direkte kontakt til leder en mulighed som borgerne sætter stor pris på. Tilsynet vurderer, at der er sket en positiv udvikling med hensyn til organisering af opgaver, roller og ansvar samt i det interne samarbejde. Dog er der stadig forhold som tilsynet vurderer, der skal handles på. Herunder, at det er ufrugtbart med de mange regler for, hvad man som personale må og ikke må for ikke at opildne til konflikt. Her mangler efter tilsynets en større faglig indsigt og tilgang til opgaven og rollen som medarbejder Kvalitets- og kompetenceudvikling Punktet drøftes ikke særskilt ved tilsynet, idet tiden ikke gjorde det muligt. Blot skal det næves, at et personalemedlem giver udtryk for, at vedkommende ikke vurdere, at der er specifikke områder som kalder på kompetence og kvalitetsudvikling. Et andet personalemedlem giver udtryk for at vedkommende i forhold til kompetenceudvikling kan se, at der kan være et udviklingspunkt her. Tilsynet har noteret sig, der er forskelle i personalegruppen i forhold til, om der er brug for kvalitets og kompetenceudvikling. 3.6 FYSISKE RAMMER De fysiske rammer er uforandrede. 12

15 Dog er der især taget hånd om sikkerheden og enkelte forhold er ændret, herunder er loftslemmen nu blændet og loftet er blevet ryddet op, så der ikke ligger noget særligt jf. den arbejdsulykke der skete for ca. et års tid siden. Tilsynet har ingen bemærkninger. 13

16 4. TILSYNETS FORMÅL OG METODE 4.1 FORMÅL MED TILSYNET I henhold til Retssikkerhedslovens 16 og Servicelovens 148a er kommunalbestyrelsen forpligtet til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, herunder at sikre kommunalbestyrelse, brugere og pårørende indsigt i den pædagogik, omsorg og trivsel, der leveres på det enkelte tilbud. Jf. lovgivningen er formålet med tilsynet: At påse at borgerne får den hjælp, de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. At hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde. At forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Tilsynene skal dermed bidrage til at sikre kvaliteten i tilbuddene, herunder at der er overensstemmelse mellem gældende lovgivning, tilbuddets beskrevne pædagogik og praksis. BDO s tilsyn er tilrettelagt med udgangspunkt i ovenstående lovgivning og retningslinjer på området, og omfatter tilsynet med de pædagogiske, organisatoriske og personalemæssige forhold på de enkelte tilbud. Tilsynet sætter fokus på hverdagslivet for borgerne og således også på, hvordan hjælpen efter deres opfattelse fungerer. De fysiske rammers egnethed i forhold til borgernes behov indgår ligeledes i tilsynet. Med udgangspunkt i omfattende erfaringer med at føre tilsyn på hhv. ældre- og det socialfaglige område har BDO udviklet koncepter for tilsynsområderne, som gør det muligt at lade kontrol og læring gå op i en højere enhed. BDO lægger vægt på, at den dokumentation, der indhentes i forbindelse med tilsynene, er anvendelig i det fremadrettede arbejde med kvalitets- og kompetenceudviklingen indenfor både ældreområdet og det socialfaglige område. Det økonomiske tilsyn dvs. tilsynet med forbrug, budget, kapacitetstilpasninger etc. indgår efter aftale med kommunen ikke i BDO s tilsyn. 4.2 METODE BDO s tilsynskoncept kombinerer en række forskellige metoder til indsamling af viden, som alle tager afsæt i den anerkendende metode og en konstruktiv tilgang. Den anerkendende og værdsættende tilgang handler om at fokusere på og lade sig inspirere af dét, der virker på det enkelte tilbud. Dette indebærer, at man i fællesskab søger at identificere tilbuddets ressourcer, styrker og gode erfaringer. Metoden er særlig velegnet til det fremadrettede arbejde med henblik på at få overensstemmelse mellem borgernes og pårørendes ønsker og forventninger og medarbejdernes og ledelsens muligheder og rammer. Den anerkendende tilgang kan ses som det ene ben i tilsynskoncepterne, mens det andet ben er struktureret og stringent metodeanvendelse. Alle former for dataindsamling, som benyttes i tilsynet, har udgangspunkt i gennemarbejdede og afprøvede skabeloner. De anvendte metoder er henholdsvis kvalitative interviews, fokusgruppeinterviews, observation og gennemgang af dokumentation. Tilsynet giver et øjebliksbillede baseret på dialog, udsagn, observationer samt det foreliggende baggrundsmateriale. Tilsynet er derfor ikke nogen garanti for, at alle forhold på tilbuddet til enhver tid lever op til de lovgivningsmæssige krav og kommunalbestyrelsens forventninger. 14

17 4.3 VURDERINGSSKALA Bedømmelse Særdeles tilfredsstillende Meget tilfredsstillende Tilfredsstillende Mindre tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende Definition Bedømmelsen særdeles tilfredsstillende opnås, når forholdende kan karakteriseres som fremragende, og hvor tilsynet har konstateret ingen, få eller mindre væsentlige mangler. Bedømmelsen meget tilfredsstillende opnås, når forholdende kan karakteriseres som gode, og hvor tilsynet har konstateret få mangler, som relativ nemt vil kunne afhjælpes ved en målrettet indsats. Det meget tilfredsstillende resultat kan følges op af tilsynets anbefalinger. Bedømmelsen tilfredsstillende opnås, når forholdende kan karakteriseres som tilstrækkelige og hvor der er konstateret mangler, som vil kunne afhjælpes ved en målrettet indsats. Det tilfredsstillende resultat følges op af tilsynets anbefalinger. Bedømmelsen mindre tilfredsstillende opnås, når forholdene på flere områder kan karakteriseres som utilstrækkelige, og hvor der er konstateret en del og/eller væsentlige mangler, som vil kræve en bevidst og målrettet indsats for at kunne afhjælpes. Det mindre tilfredsstillende resultat følges op af tilsynets anbefalinger, fx anbefaling om udarbejdelse af handleplan. Bedømmelsen ikke tilfredsstillende opnås, når forholdene generelt kan karakteriseres som utilstrækkelige og uacceptable og hvor der er konstateret mange og/eller alvorlige mangler, som vil kræve en radikal indsats for at afhjælpes. Det ikke tilfredsstillende tilsynsresultat følges op af tilsynets anbefalinger om, at problemområderne håndteres i umiddelbar forlængelse af tilsynet samt at der udarbejdes handleplan, eventuelt i samarbejde med forvaltningen. Det ikke tilfredsstillende tilsynsresultat følges altid op af kontakt til forvaltningen. 15

18 5. PRÆSENTATION AF BDO BDO er en privat leverandør af rådgivning til de danske kommuner. BDO gennemfører i dag tilsyn på såvel ældreområdet som på det sociale område i en lang række kommuner over hele landet. På ældreområdet omfatter tilsynene plejecentre, hjemmepleje samt trænings- og rehabiliteringscentre. På det sociale område omfatter tilsynene både handicap- og psykiatriområdet, herunder aktivitets- og samværstilbud, beskæftigelsestilbud og alkoholbehandling. BDO s rådgivningsafdeling løser ud over tilsynsopgaver en lang række forskelligartede rådgivningsopgaver inden for alle sektorer i den kommunale virksomhed. BDO s rådgivningsafdeling beskæftiger i dag godt 90 konsulenter med kompetencer, der dækker bredt både i forhold til de kommunale sektorområder og tværgående kompetencer, som fx økonomi, ledelse, evaluering mm. BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Havneholmen 29 DK-1561 København V Tlf.:

19 KONTAKT HELEN HILARIO JØNSSON Director og leder af BDO Tilsyn m: e: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet rådgivnings- og revisionsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne. BDO i Danmark beskæftiger godt medarbejdere, mens det verdensomspændende BDO netværk har godt medarbejdere i 154 lande. Copyright - BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, cvr.nr