KONTROLINSTRUKS DEL D

Transkript

1 Journalnummer: Dato: 24. marts 2017 ISBN: KONTROLINSTRUKS DEL D Kontrol af aktioner og referenceomsætning hos medlemmer ANVENDES VED KONTROL I 2017 AF DRIFTSPROGRAM 2016 AF PO ENS OVERHOLDELSE AF BESTEMMELSERNE I EU S MARKEDSFØRINGSPROJEKTER FOR FRUGT OG GRØNT HOS ANERKENDTE PRODUCENTORGANISATIONER Side 1/45

2 Indholdsfortegnelse Kontrol af aktioner og referenceomsætning hos medlemmer... 1 KONTROLINSTRUKS DEL D... 2 Kontrol af aktioner og referenceomsætning hos medlemmer... 2 SEKTION I: GENERELLE OPLYSNINGER OM KONTROL OG RESULTATER... 7 RÅDGIVGNINGS OG KONTROLAFTALER NYTTEDYR, FÆLDER OG FEROMONER REGISTRERING AF MISTANKE OM SVIG KONTROL AF MEDLEMMETS REFERENCEOMSÆTNING Kontrol af VMP DOBBELTSTØTTE/DEMARKATION Bilag I Krav til faktura Krav til betalingsdokumentation Eksempel på en korrekt faktura Eksempel på korrekt kontoudtog Information- og underskriftsblad til tilskudsmodtager Oplysninger om medlem af producentorganisation for producenter af frugt og grøntsager KONTROLINSTRUKS DEL D Kontrol af aktioner og referenceomsætning hos medlemmer OVERHOLDELSE AF BESTEMMELSERNE I EU S MARKEDSFØRINGSPROJEKTER FOR FRUGT OG GRØNT HOS ANERKENDTE PRODUCENTORGANISATIONER Anvendes ved kontrol på stedet af gennemførte aktioner hos medlemmer af producentorganisationer til kontrol af overholdelse af bestemmelserne i EU s markedsordning for frugt og grønt hos godkendte producentorganisationer. Kontrol af driftsprogrammet: - Ved behandlingen af de støtteansøgninger, udfører LFST kontrol på stedet hos producentorganisationerne for at fastslå, at betingelserne for at udbetale støtten eller saldoen er overholdt for det pågældende år. Kontrollen omfatter bl.a. : kontrol af, hvad driftsfonden er anvendt til i det pågældende år herunder hvilke udgifter der er anmeldt i anmodninger om forskud eller delvis betaling den afsatte produktions værdi Side 2/45

3 bidragene til driftsfonden og de afholdte udgifter dokumenteret ved hjælp af regnskabsbilag eller andre dokumenter1. - LFSTs kontrol på stedet af driftsprogrammernes foranstaltninger sigter navnlig mod at efterprøve; a) Gennemførelsen af de aktioner, der er omfattet af driftsprogrammet 2. b) At gennemførelsen eller den påtænkte gennemførelse af aktionerne er i overensstemmelse med den anvendelse, der er beskrevet i det godkendte driftsprogram 3. c) For et passende antal udgiftsposter, at de pågældende udgifter er i overensstemmelse med EU retten med hensyn til art og afholdelsestidspunkt og svarer til de godkendte specifikationer 4. d) At de afholdte udgifter kan dokumenteres ved hjælp af regnskabsbilag eller andre dokumenter 5, og e) Den afsatte produktions værdi 6. - Kontrollen skal omfatte et kontrolbesøg på stedet for den pågældende aktion eller, hvis aktionen er immateriel, et kontrolbesøg hos initiativtageren, medmindre der foreligger usædvanlige omstændigheder. I forbindelse med aktioner på individuelle bedrifter omfattet af den årlige kontrol, er det særlig vigtigt, at der aflægges mindst ét kontrolbesøg for at undersøge, om aktionerne er gennemført 7. - Medlemsstaterne kan dog beslutte at undlade at aflægge besøg, når det drejer sig om mindre aktioner, eller hvis der efter deres opfattelse er ringe risiko for, at betingelserne for at modtage støtte ikke er opfyldt, eller at aktionen ikke er gennemført i virkeligheden. Denne beslutning og begrundelsen herfor skal registreres 8. - Kontrollen på stedet omfatter alle de forpligtelser, som producentorganisationen eller dens medlemmer har, og som det er muligt at kontrollere på tidspunktet for kontrolbesøget 9. - Kun kontrol, der opfylder alle kravene i denne artikel, kan betragtes som en del af den årlige kontrol 10. Kontrol af den afsatte produktion: - Den afsatte produktions værdi kontrolleres på grundlag af det regnskabssystem, der er revideret og påtegnet i henhold til national ret LFST kan derfor beslutte, at anmeldelsen af den afsatte produktions værdi skal godkendes på samme måde som regnskabsoplysningerne Kontrollen af anmeldelsen af den afsatte produktions værdi kan udføres, inden den relevante støtteansøgning fremsendes. Den skal senest udføres, inden støtten udbetales KFO 543/2011, art. 106, stk. 1, litra b 2 KFO 543/2011, art. 107, stk. 1, litra a 3 KFO 543/2011, art. 107, stk. 1, litra b 4 KFO 543/2011, art. 107, stk. 1, litra c 5 KFO 543/2011, art. 107, stk. 1, litra d 6 KFO 543/2011, art. 107, stk. 1, litra e 7 KFO 543/2011, art. 107, stk. 3 8 KFO 543/2011, art. 107, stk. 3, andet afsnit 9 KFO 543/2011, art. 107, stk KFO 543/2011, art. 107, stk KFO 543/2011, art. 107, stk. 2, første afsnit 12 KFO 543/2011, art. 107, stk. 2, andet afsnit 13 KFO 543/2011, art. 107, stk. 2, tredje afsnit Side 3/45

4 For hver kontrol på stedet udarbejdes en kontrolrapport for at gøre det muligt at efterprøve de nærmere enkeltheder i forbindelse med den foretagne kontrol. Rapporten skal bl.a. oplysninger om 14 : a) Den kontrollerede støtteordning og ansøgning 15. b) De tilstedeværende personer 16. c) De kontrollerede aktioner, foranstaltninger og dokumenter 17 d) Kontrolresultaterne 18. Modtageren får mulighed for at underskrive rapporten for at bekræfte sin tilstedeværelse ved kontrollen og tilføje bemærkninger. Konstateres der uregelmæssigheder, kan der sendes en kopi af kontrolrapporten til modtageren 19. Kontrollen på stedet kan varsles på forhånd, når blot formålet med kontrollen ikke bringes i fare. Varslet begrænses til det absolut korteste tidsrum 20. Hvis det er muligt, foretages der kontrol på stedet i henhold til denne forordning, samtidig med at der foretages anden kontrol, som kræves i henhold til EU-reglerne om landbrugsstøtte 21. Alle kontrollerede bilag skal registreres på bilagsfortegnelsen og med entydig beskrivelse, således at en udefrakommende person nemt kan sætte sig ind i bilaget, problematikken eller løsningen. Der kan bruges skærmdumps, hvis dette letter bevisbyrden. Der kan vedhæftes filer i form af Excel ark eller andet, men kontrolrapporten er først færdig, når alle bilag er noteret på bilagsfortegnelsen, og det er muligt for en udefrakommende at genskabe det resultat, som du har konstateret ved kontrolbesøget. Kontrolrapporten skal underbygges af bilag, men det er i høj grad vigtigt at forklare, hvad de enkelte bilag beskriver, og hvad der kan læses af de enkelte bilag. Henvis i rapporten til relevante bilag og notér gerne på bilagene og skriv, hvad der ses, og hvordan bilaget evt. kan linkes sammen med andre bilag. Som udgangspunkt skal ethvert bilag have en henvisning og forklaring i bemærkningsfeltet, og der skal forefindes mindst et bilag for hvert spørgsmål. Bemærkningsfeltet skal i høj grad benyttes, særligt hvis producentorganisationen har en anden opfattelse af spørgsmålet end NaturErhvervstyrelsen tolkning. Du kan som kontrollør komme ud for, at du hverken kan svare JA eller NEJ til et spørgsmål du skal dog tage stilling til spørgsmålet, og så må du forklare i bemærkningsfeltet, hvorfor du har svaret JA eller NEJ. Der findes spørgsmål, hvor du som kontrollør skal anføre et tal eller anden form for reference, og i visse tilfælde beskrive det som producentorganisationen forklarer, eller det du ser. Der kan ligeledes være tale om, at du skal beskrive en fremgangsmåde for, hvorledes du kommer frem til en bestemt værdi eller konklusion. Du skal ikke konkludere, hvilken endelig afgørelse, der skal træffes som følge af eventuel manglende overholdelse af regelgrundlaget, men kun observere og nedskrive/forklare det du ser eller hører fra PO en/medlemmet og meget gerne understøtte din forklaring af et/flere bilag. Det er vigtigt at skrive så forklarende som muligt, så Team Areal og Erhverv, andre kontrollører, producentorganisationen, 14 KFO 543/2011, art. 103, stk KFO 543/2011, art. 103, stk. 1, a 16 KFO 543/2011, art. 103, stk. 1, b 17 KFO 543/2011, art. 103, stk. 1, c 18 KFO 543/2011, art. 103, stk. 1, d 19 KFO 543/2011, art. 103, stk KFO 543/2011, art. 103, stk KFO 543/2011, art. 103, stk. 4 Side 4/45

5 udenforstående personer, etc. har mulighed for, at kunne genskabe præcis de samme forhold og øjebliksbillede ved et senere kontrolbesøg. Det skal også være muligt for Team Areal og Erhverv at genskabe øjebliksbilledet, og efterfølgende kunne reagere over for producentorganisationen. I relation til nedenstående summering af kontrolresultaterne for alle kontrollerede aktiviteter, så kan en kontrolrapport ikke være OK, såfremt der har været anledning til bemærkninger. Side 5/45

6 Forbeholdt kontrolløren Kontrolresultat Ja Nej Er det OK-kontrolrapport? (Sæt X) Hvis Nej, er høringssvar vedlagt? (Sæt X) Punkter i rapporten, der har givet anledning til bemærkninger Aktionsnummer: (PO-ens aktionsnummer angives) Aktionsbeskrivelse/titel: (PO-ens beskrivelse af aktionen angives) OK-rapport (Angiv JA eller NEJ) Bemærkninger (Angiv de specifikke punkter, der har givet anledning til bemærkning for hver enkelt aktion) Øvrige bemærkninger Angiv her øvrige bemærkninger til kontrollen Side 6/45

7 SEKTION I: GENERELLE OPLYSNINGER OM KONTROL OG RESULTATER Kontrol af aktioner/investeringer 22 Udfyldes af Center for Erhverv (aktions nr. samt evt. titel) Materiel Rådgivnings- og kontrolaftaler Fugtstyring Nyttedyr, fælder og feromoner Medlemmets referenceomsætning Kontrolmateriale (bilagsoversigt): Udfyldes af Team Areal og Erhver Aktionsnummer og titel Beskrivelse af bilag Bilagsnummer/Captia dokument Oplysninger om medlem under PO Udfyldes af Center for Erhverv b.1 Tilskudsordning: Den ordning kontrollen omhandler b.2 Bekendtgørelse og forordning: Angiv nummer, dato og titel for den bekendtgørelse, som gælder for ordningen. Angiv link til bekendtgørelsen. b.3 Vejledning: Angiv den vejledning(er), som gælder forordningen. Angiv link til vejledning(er). 22 KFO 543/2011, art. 106, stk. 1, litra b Side 7/45

8 b.4 Sagens journalnummer: Sagens journalnummer fremgår af kontrolgrundlag. b.5 Producentorganisation: Angiv producentorganisationens navn. b.6 Medlemmets navn: Medlemmets navn fremgår af kontrolmaterialet b.7 Medlemmets nummer Medlemmets nummer fremgår af kontrolmaterialet b.8 Medlemmets adresse: Medlemmets adresse fremgår af kontrolmaterialet b.9 Kontaktperson: Markedsordninger, Projekttilskud angiver i denne rubrik navnet på kontaktperson b.10 Telefon: Markedsordninger, Projekttilskud angiver telefonnr. til kontaktperson. b.11 Markedsordninger, Projekttilskud angiver b.12 CVR/CPR nr.: Markedsordninger, Projekttilskud angiver CVR- nr. Oplysninger om driftsprogram Udfyldes af Center for Erhverv c.1 Dato for godkendelse af driftsprogram i NaturErhvervstyrelsen: Markedsordninger, Projekttilskud angiver dato for godkendelse i NAER. c.2 Periode for driftsprogram: Markedsordninger, Projekttilskud angiver dato for driftsprogramperioden c.3 Dato for godkendelse af driftsprogramåret?: Markedsordninger, Projekttilskud angiver dato for, hvornår godkendelse er opnået for driftsprogram. (herunder eventuelle godkendelser af ændringsanmodninger) c.3 Referenceomsætning: (kun relevant hvis medlem er udtaget til kontrol af referenceomsætning) Hvis der er afkrydset i pkt. A, at kontrollen omhandler kontrol af referenceomsætning, så angiver Markedsordninger, Projekttilskud den eller de omsætningstal og år, som er genstand for kontrollen. Evt. bemærkninger til brug for kontrollen: Udfyldes af Team Areal og Erhverv, hvis der er særlige observationer kontrolløren skal være opmærksom på. Varsling og tidspunkt for kontrolbesøget Udfyldes af kontrollør. Side 8/45

9 Varslingsdato: Den dato medlemmet er blevet kontaktet for at blive gjort opmærksom på kontrolbesøget. Kontrol på stedet kan varsles under forudsætning af, at formålet med kontrollen ikke bringes i fare 23. For generelle retningslinjer vedrørende varsling henvises til Den generelle kontrolinstruks, februar 2013, som findes på Landbrugs- og Fiskeristyrelsens hjemmeside (link: Dato for kontrolbesøg: Starttidspunkt for kontrolbesøg: Sluttidspunkt for kontrolbesøg: Den dato kontrolbesøget finder sted Det klokkeslæt kontrolbesøget starter på (ankomst hos medlemmet) Det klokkeslæt kontrolbesøget slutter på (afgang fra medlemmet) Deltagere i kontrolbesøget Udfyldes af kontrollør. Fra Fødevareministeriet: Deltager(e) fra medlem: Navn/-e på den eller de personer der deltager i kontrolbesøget fra Fødevareministeriets side (NaturErhvervstyrelsen) Navn/-e på den eller de personer der deltager i kontrolbesøget fra medlemmets side. Resultater af kontrol Udfyldes af kontrollør på baggrund af den gennemførte kontrol: JA NEJ Bemærkninger Er oplysninger på det fremsendte kontrolgrundlag i overensstemmelse med den forelagte dokumentation, og er aktionerne gennemført som beskrevet med evt. senere ændringer? Er alle faktiske udgifter tilskudsberettigede? Hvis Nej, angiv de punkter i rapporten, hvor der er uoverensstemmelser. Endvidere skriv her de eventuelle bemærkninger, som ikke fremgår af de øvrige punkter i kontrolrapporten. Hvis "Nej", angiv, hvilke udgifter der ikke er tilskudsberettigede, og henvis til relevant 23 KFO 543/2011, art. 103, stk. 3 Side 9/45

10 punkt i kontrolrapporten, hvor problemstillingen er dokumenteret nærmere. Kontrollør navn og dato Navn: Dato: Side 10/45

11 Kontrol af aktioner/investeringer hos medlemmerne For at udføre denne kontrol skal der foreligge regnskabsbilag i form af en kontoudskrift fra po ens driftsfond i kontrolgrundlaget. Bankkontoudtoget dokumenterer driftsfondens afholdte udgifter, dato for afholdelse, finansiering 24. Det er muligt at genfinde alle transaktioner, som kan relateres til driftsprogrammet på denne udskrift. Kontoudtoget skal anvendes til at kontrollere, om udgifter reelt er afholdt fra driftsfonden, og hvorvidt medlemmet reelt har overdraget midler til driftsfonden konto 25. Det skal være en autoriseret udskrift fra en bank eller pengeinstitut. Det må ikke være producentorganisationens eget system, fx Navision eller andet regnskabssystem. Det skal fremgå tydeligt, at alle punkter i kontrolinstruksen er kontrolleret for hver enkelt aktion, der er udtaget til kontrol. Der skal udarbejdes én samlet kontrolrapport. De enkelte tabeller kan anvendes én gang til kontrol af flere aktioner, hvis blot det fremgår, at der er taget stilling til alle spørgsmål for hver enkelt aktion, og det tydeligt fremgår, hvilke bemærkninger, der relaterer sig til hver enkelt aktion (alternativt skal tabellerne kopieres, så der er én tabel for hver kontrolleret aktion). Derudover skal ovenstående tabel udfyldes med resultaterne af kontrollerne af hver enkelt aktion (under punktet punkter, der har givet anledning til bemærkninger ). 24 Bek 944 af 26/08/2014, 10, stk KFO 543/2011, art. 106, stk. 1, litra b Side 11/45

12 Kontrol af dokumentation, faktura herunder betaling Formålet med kontrollen er at afgøre, hvorvidt de anmeldte udgifter er afholdt reelt, og at de reelt vedrører den eller de pågældende investeringer/aktioner: Denne del af kontrolrapporten udfyldes uanset typen af investering (som anført under pkt. A) Nr. Spørgsmål JA NEJ Bemærkninger h.1 Kan medlemmet fremvise en faktura for investeringen? Du skal anmode om investeringens faktura. Medlemmet kan have en kopi af fakturaen. h.2 Er fakturaen original og ægte? Er der tale om kopi eller en original det er producentorganisationen som ligger inde med originalen. Er fakturaen ægte kan du som kontrollør konstatere, hvorvidt fakturaen er korrekt du kan evt. ringe til leverandøren og undersøge hvorvidt fakturadato, kontonummer, fakturanummer, etc. stemmer overens med leverandørens oplysninger. Det skal sikres, at leverandøren modtager betalingen for investeringen og at medlemmet/producentorganisationen ikke har justeret fakturaen til at stemme overens med egne oplysninger eller andre konti. h.3 Er de afholdte udgifter i overensstemmelse med de underliggende regnskabsbilag? Hvis nej, beskriv uoverensstemmelsen. Er de afholdte udgifter, som PO en søger støtte til i overensstemmelse med de regnskabsbilag, som foreligger fra PO og hos medlemmet? Følgende skal kontrolleres: Dokumentation for opkrævning for betaling fra PO til medlem. Det kan være en form for faktura hvoraf det fremgår at et givent medlem erlægger Side 12/45

13 et beløb svarende til den medfinansiering som investeringen kræver. Bogføringen/regnskabssystemet hos medlemmet samt medlemmets kontoudtog. Det skal kunne konstateres, at medlemmet har overført sin betaling til driftsfondens konto Tilstedeværelsen af en kopi af PO ens faktura fra leverandøren (således, at det fremgår, at medlemmet tydeligt er opmærksom på, hvad der er betalt for. Medlemmet skal have indbetalt sit individuelle bidrag til driftsfondens konto. Bidraget skal fremgå direkte af medlemmets kontoudtog, og beløbet skal stemme overens med det beløb, som figurerer i medlemmets regnskab. Du skal kontrollere, at medlemmet via sin konto har indbetalt et beløb svarende til det som skema J (E) beskriver, at medlemmet skal indbetale der kan være tale om, at medlemmet skal indbetale 45 pct. eller 50 pct. driftsfondens konto. Du skal sikre, at der er indbetalt et reelt beløb via en transaktion til driftsfondens konto det må under ingen omstændigheder være indbetalt til producentorganisationens konto. h.4 Er de anmeldte udgifter blevet afholdt til aktioner, som er i overensstemmelse med driftsprogrammet? Du skal kontrollere om aktionen er gennemført som beskrevet i projektbeskrivelse/aktionsbeskrivelse med evt. senere godkendte ændringer Side 13/45

14 Ved at gennemlæse projektbeskrivelsen og sammenligne med investeringen, så skal det kunne lade sig gøre at vurdere, hvorvidt producentorganisationen har gennemført aktionen i overensstemmelse med formålet. Investeringerne og projektbeskrivelsen skal passe sammen hvis der er fejl eller mangler, så skal dette registreres. Uoverensstemmelser kunne være, at medlemmet har investeret i en større og dyrere maskine eller fået tilsluttet flere elementer end beskrevet i projektbeskrivelsen. Du skal især lægge mærke til, hvorvidt der fx er påsat andre delelementer. Der kan fx være tale om, at visse investeringer kun er støtteberettiget, såfremt der er påsat en GPS til styring af redskabet. Der kan også være tale om, at der på kølerum er påsat termologgere, så temperaturen hele tiden registreres og kontrolleres. Investeringen vil ikke være støtteberettiget, hvis disse ledsageinvesteringer ikke er påsat redskabet. Hvis du observerer, at investeringen ikke er påsat redskabet, så vil dit svar være NEJ det kan ikke lade sig gøre at få forevist investeringen et andet sted eller påsat en anden investering. En ledsageinvestering skal være påsat den investering som den er påregnet Hvis nej, opgør hvis muligt - de udgifter, som ikke er i Side 14/45

15 overensstemmelse med driftsprogrammet. Beskriv endvidere den konstaterede uoverensstemmelse. h.5 Er udgiften/investeringen i overensstemmelse med faktura? h.6 Har medlemmet modtaget opkrævning på sin del af investeringsbeløbet og er beløbet betalt 26? h.7 Har medlemmet en underskrevet ejendomsforbeholdserklæring/ ejererklæring Du skal kontrollere, at investeringen og fakturaen stemmer overens. Hvis der er tale om, at fakturaen lyder på et bestemt mærke med et bestem antal hestekræfter eller modeltype, så skal den fysiske investering stemme overens. Fakturaen være udspecificeret i overensstemmelse med bilag I Hvis nej, angiv fakturanr., og beskriv forskel på investering og faktura, og vedlæg dokumentation og evt. fotodokumentation. Der kan foretages investeringer i eller iværksættes aktioner, der bidrager til at nå driftsprogrammets mål på individuelle bedrifter og/eller i bedriftslokaler tilhørende producenter, som er tilsluttet producentorganisationen eller sammenslutningen af producentorganisationer, også når aktionerne udliciteres til medlemmer af producentorganisationen eller sammenslutningen af producentorganisationer. Medlemmerne medfinansierer driftsfonden og dermed investeringerne. Medlemmernes finansielle bidrag til driftsfonden/investeringen skal derfor kontrolleres KFO 543/2011, art. 60, stk KFO 543/2011, art. 106, stk. 1, litra b Side 15/45

16 MATERIEL Udfyldes kun, hvis Team Areal og Erhverv har anmodet om kontrol af materiel, jf. pkt. A: Nr. Spørgsmål JA NEJ Bemærkninger h.7 Er aktionen placeret som oplyst af PO en 28? Du skal kontrollere, om aktionen er placeret som oplyst af producentorganisationen i forbindelse med gennemførelsen af aktionen, hvis aktionen er et fysisk aktiv. h.8 Fungerer aktionen/investeringen som den skal 29? Hvis du som udgangspunkt skal kontrollere investeringen på producentorganisationens bedrift, så skal den være placeret på den matrikel. Producentorganisationen oplyser overfor NaturErhvervstyrelsen at investeringen er placeret på dette skal således kunne konstateres. Investeringen skal være mærket med producentorganisationens mærke, så det kan ses, at investeringen tilhører producentorganisationen. Hvis nej, oplys adresse på placering for det fysiske aktiv. Hvis nej, angiv årsag til evt. manglende funktion. Er investeringen aktiv investeringen skal fungere og kunne startes op. Den skal have et formål den må fx ikke være pakket sammen og være placeret på en hylde i så fald har den ingen værdi og vil ikke være støtteberettiget, da den af den grund ikke er i overensstemmelse med projektbeskrivelsen, eller bidrager til at nå et mål, hvis den er pakket ned. Det er vigtigt at investeringen er blevet anvendt/anvendes. Der kan i visse tilfælde være tale om, at producentorganisationerne foretager proforma-investeringer, og dette er ikke tilladt, da investeringen dermed ikke bidrager til at nå målet med programmet eller National Strategi. 28 KFO 543/2011, art. 60, stk KFO 543/2011, art 107, stk. 1, litra b Side 16/45

17 h.9 Har aktionen/investeringen et stelnr.? Investeringen skal ligeledes kunne fungere test i givet fald om investeringen kan anvendes, fx startes op. Er der krav om ledsageinvestering, skal dette også kontrolleres, da investering ellers ikke er støtteberettiget, f.eks. GPS til styring. En ledsageinvestering skal være påsat den investering, som den er påregnet. Hvis det ikke er muligt at finde et stelnr., angiver kontrolløren dette. Kontrollér, at investeringen er registreret med et stelnummer. Undersøg maskinen og se, om der er et autoriseret stelnummer og registrer dette. h.10 Er der foretaget effektmålinger og kan der forelægges dokumentation herfor 30? Sammenlign faktura med investering. Der kan være noteret et stelnummer på fakturaen, og det skal så stemme overens med det, der findes på investeringen Producentorganisationen skal opsamle data om investeringen. Der er tale om indikatorer for investeringens virkningsgrad. Ved strømbesparende investeringer kan der fx være påsat en elmåler, således at det hele tiden er muligt at registrere, om investeringen overholder målet i forhold til projektbeskrivelsen. Hvis der ikke direkte er påsat måleinstrumenter på investeringen, så kan du efterspørge den procedure, hvormed medlemmet registrerer de indikatorer, som det er pålagt at registrere. Medlemmet kan fremvise Excel dokumenter, skabeloner eller andet, som dokumenterer, at de mindst én gang om året registrerer effekten/indikatorerne af investeringerne. Medlemmet skal have en procedure, som de kan fremlægge. Det er ikke tilstrækkeligt, at producentorganisationen har en ad hoc metode til registrering. Proceduren skal være skrevet ned, og registreringen skal foregå systematisk. EU-støtten afhænger i høj grad 30 KFO 543/2011, art. 126, stk. 1 og art. 96, stk. 3, litra a Side 17/45

18 h.11 Hvis investering til økologisk produktion: Anvendes investeringen primært i forbindelse med den økologiske produktion 31? af den statistik, som investeringerne bidrager til at realisere. Hvis der ikke er tale om en miljøinvestering, vil et NEJ ikke skulle medføre en høring. [Se evt. Den Nationale strategi, 2011, ver. 2, s. 25 samt s. 27.] Enkelte investeringer kan opnå et højere tilskud såfremt de kun anvendes til økologi. Kan denne investering anvendes udelukkende til økologi? Vil det være rentabelt at anvende investeringen i såvel økologi som konventionel produktion? Hvis den kan anvendes til både konventionel og økologisk produktion skal der registreres et NEJ. h.12 Anvendes investeringen primært og mere end 50 pct. til de produkter som aktionen er godkendt i forhold til 32? h.13 Har investeringen været anvendt af andre medlemmer 34? [se evt. NS, s. 25] Er der risiko for, at investeringen anvendes til produkter som den ikke er godkendt til 33? Der kan være tale om at fx sorteringsmaskine står et sted, hvor den både kan anvendes til kartofler og gulerødder, der kan også være tale om, at en gaffeltruck anvendes både til flytning af løg og korn, der kan være tale om, at en marksprøjte anvendes både til korn/majs og samtidig selleriproduktion. De følgende spørgsmål drejer sig om kollektivitet. Forklaringen på spørgsmålene er samlet i denne boks. Investeringerne skal være kollektive så flest mulige medlemmer eller alle har en mulighed for at udnytte investeringen. Er det muligt for alle medlemmer at anvende investeringen hvilken strategi er valgt for netop denne investering. 31 RFO 1308/2013, art. 34, stk. 3, litra c 32 KFO 543/2011, art. 60, stk KFO 543/2011, art. 60, stk KFO 543/2011, art. 53, stk. 2 og art. 34, stk. 2, litra b Side 18/45

19 Har andre medlemmer anvendt investeringen? Der skal oprettes en logbog for investeringen [eventuelt elektronisk], der kan dog dispenseres herfra, jf. nedenstående regler. Kontrolløren kan anføre om der er tale om, at der er givet dispensation fra kravet om at føre logbog og om nedenstående alternative regler til opfyldelsen af kollektivitetskravet gør sig gældende eller alternativt om det rent praktisk ikke vil være muligt at stille den konkrete investering til rådighed for andre medlemmer. Hvis investeringen i øvrigt lever op til det af Landbrugs- og Fiskeristyrelsen godkendte, men ikke opfylder disse krav til kollektivitet, skal dette bemærkes. Dette vil ikke nødvendigvis betyde, at der er tale om en ikke-ok rapport. Dette kræver dog, at forholdet kan forklares. Vejledning om tilskud, Kollektive investeringer Hovedformålet med markedsordningen for frugt og grønt er, at udbuddet koncentreres gennem producentorganisationerne for at styrke producenternes markedsposition over for aftagerne. Producentorganisationerne skal koncentrere udbuddet og afsætningen af de af medlemmernes produkter, som producentorganisationerne er anerkendt for. Målet er, at producentorganisationens medlemmer står sammen som en kollektiv enhed. Investeringer skal derfor i høj grad være kollektive. For yderligere info og vejledning om emnet, men dog ikke lovfastsatte krav kan følgende afsnit gennemlæses: National Strategi, s, 32 [aktion 1.1, 2.2, ] For at godtgøre kravet om udlån af investeringer eller i relation til investeringernes anvendelse, så kan PO erne anvende en logbog for investeringerne. Ved starten af hvert kalenderår, registreres det i Side 19/45

20 logbogen, hvor maskinen er placeret, hvem der anvender den, samt alle produkter den anvendes i sammenhæng med. Flyttes, udlånes eller udlejes maskinen i årets løb, opdateres logbogen. National Strategi s. 52 Alle investeringer på medlemmers bedrifter skal stå til rådighed for andre medlemmer. Til dette formål og af hensyn til kontrolkrav, opretter PO en en logbog, hvor det noteres, hvilke investeringer PO en har placeret hos medlemmer, hvor investeringerne befinder sig og hvilke produkter den anvendes i sammenhæng med. Logbogen opdateres årligt eller når oplysningerne omkring anvendelse ændrer sig 35. Da der er praktiske begrænsninger for, hvor mange medlemmer der kan anvende samme investering, gælder følgende krav for at en investering placeret hos et medlem kan betragtes som kollektiv: 1) Kapacitet og geografi: Hvis investeringen har en kapacitet der er stor nok til, at omfatte mindst 50 % af producentorganisationens medlemmer med samme produktion. Hvis en PO finder det nødvendigt at lægge en investering på en enkelt bedrift, fx et sorteringsanlæg, så skal sorteringsanlægget som udgangspunkt være stort nok til at omfatte minimum 2 medlemmer, hvis producentorganisationen har 3 medlemmer med samme slags produkter. Kravet vil dog være afhængigt af medlemmernes geografiske spredning. 2) Hvis den overordnede strategi i producentorganisationen er, at hovedparten af medlemmerne indenfor driftsprogrammet løbetid (3 eller 5 år) skal have foretaget investeringer. Her kan være tale om at alle tomatavlere indenfor en 3-årig periode skal have en tildelt en ny/nyere sprøjte. Hvis den ene tomatavler ikke har midler til 35 KFO 543/2011, art. 53, stk. 2 Side 20/45

21 finansiering af sprøjten, vil det være producentorganisationen og dermed de resterende medlemmer der finansiere medlemmets egenbetaling - Det er PO ens ansvar at alle medlemmer deltager og inddrages i driftsfonden. 3) Der kan gives dispensation fra kravet om logbog, hvis de andre medejere bor mere end 350 km. fra den fysiske placering af investeringen. h.14 Er der oprettet og vedligeholdt en logbog? h.15 Foreligger der en ejendomsforbeholdserklærin g 36? Se instruktionen ovenfor Medlemmet skal kunne fremvise dokumentation på, at investeringen er producentorganisationens ejendom. Det kan være en ejendomsforbeholdserklæring, hvor både medlem og producentorganisation har skrevet under på, at alle parter er indforstået med, at det er producentorganisationens ejendom, til investeringen er fuldt afskrevet. Producentorganisationen skal sikre, at investeringen forbliver deres ejendom, også selvom der evt. sker en konkurs. Hvordan sikres dette er investeringen evt. tinglyst eller andet? Det må ikke være muligt for udefrakommende at få pant i investeringen. Kontrolløren kan også være opmærksom på, om investeringen kan betragtes som fast inventar i en ejendom. I så fald kan den være svært at flytte og inddrive restgæld, hvis po en/medlemmet går konkurs. Investeringen kan betragtes som en fast del, hvis den fx er boltet fast i ejendommen, hvis den ikke kan flyttes ud af ejendommen uden bygninger skal rives ned, at ejendommen ikke giver mening uden netop denne investering, hvis investeringen ikke giver mening at flytte, etc. Investeringen må med andre ord ikke være omfattet af tinglysningslovens 37 og 38 som bevirker at investeringerne kan tilhøre 36 KFO 543/2011, art. 60, stk. 6 Side 21/45

22 ejendomme/bedriften og ikke producentorganisationen. h.16 Er der vedlagt billede/-r af materielet Opret et fotoalbum (PowerPoint) og vedhæft de billeder, som er taget v. kontrolbesøget. RÅDGIVGNINGS OG KONTROLAFTALER Hvis aktionen er udtrukket til kontrol for en given avler, er det på baggrund af PO ens oplysning om deltagelse, og aktionen skal derfor kontrolleres hos avleren. For den enkelte avler gælder den rammeaftale, som PO en har indgået med konsulentvirksomheden. Hvis aktionen ikke udføres hos medlemmet, men fx som en kvalitetskontrol på PO ens matrikel er det vigtigt, at kontrollere hvorvidt medlemmet er bevidst om denne kontrol fx har modtaget respons fra PO en om kvaliteten af produkterne. Medlemmet kan have modtaget kontrolrapporter i forhold produkternes kvalitet eller anden dokumentation for udført kontrol i forhold til rammeaftalen med konsulentvirksomheden. Udfyldes kun, hvis Center for Erhverv har anmodet om kontrol af Rådgivnings- og kontrolaftaler, jf. pkt. A: Nr. Spørgsmål JA NEJ Bemærkninger h.17 Kan medlemmet fremvise faktura for ydelsen/rådgivningstjenesten? Samt en faktura på sin andel af investeringen h.18 Foreligger der dokumentation for, at der har været besøg i henhold til rammeaftalen? Investeringen skal være underbygget af en rammeaftale/formålsbeskrivelse med leverandøren Både det realiserede beløb mellem faktura og rammeaftale skal stemme overens, men også indholdet på faktura og rammeaftale skal stemme overens. Det skal fremgå af rammeaftalen, hvilke ydelser der forventes leveret, og det skal fremgå af fakturaen, hvilke ydelser der er leveret. Rammeaftalens indhold skal stemme overens med fakturaen. Det er nødvendigt at anmode om at se alle fakturaer, og kontrollere at indholdet af disse stemmer overens med rammeaftalen. Er faktura først betalt efter levering af ydelsen? Der udarbejdes som regel rapporter/journaler i forbindelse med hvert rådgivningsbesøg. Er det muligt at genfinde samtlige journaler/rapporter i underskrevet tilstand fra leverandør og medlem. Anmod om at se journaler/rapporter for leveret ydelse. Der kan være tale om mange journaler og rapporter, men de skal alle ses efter, og det skal registreres, hvis der ikke er Side 22/45

23 overensstemmelse mellem rammeaftale, faktura og rapport/journal. Såfremt medlemmet ikke kan fremvise en journal/rapport, skal der anmodes om en anden form for dokumentation for gennemførslen af den afholdte ydelse. Det kan for eksempelvis være en fra konsulenten. Hvis rådgivningen kun har været mundtligt overleveret, anføres dette. h.19 Er journaler/rapporter dateret? Journaler og rapporter skal være dateret. Rapporter/journaler er dokumentation for at ydelsen er leveret og dateringen skal stemme overens med fakturerings- og betalingsdato. Dvs. en betaling kan først finde sted efter leveringen af ydelsen er sket. h.20 Stemmer indhold af journaler/rapporter overens med rammeaftalen? h.21 Kan revisionsaftalens bilag genfindes ved medlemmet? h.22 Forefindes der udfyldte besøgsrapporter eller afrapporteringsskemaer ved medlemmet. Er det tydeligt at se, hvilke ydelser leverandøren har ydet og har leverandøren underskrevet? Rammeaftalen skal stemme overens med rapporter/journaler og det skal fremgå af fakturaen, at rammeaftalen er overholdt. Kontrollér endvidere, at rammeaftalerne ikke bare er en copy/paste dokumentationen kan dermed være opdigtet. De enkelte journaler/rapporter skal helst adskille sig individuelt. Revisionsaftalens fakturaer er en del af kontrolgrundlaget. Er det muligt, at genfinde de samme fakturaer ved medlemmet? I forbindelse med konsulentaftalerne skal der udarbejdes en besøgsrapport, som dokumenterer konsulentens arbejde hos medlemmet. NYTTEDYR, FÆLDER OG FEROMONER Udfyldes kun, hvis Center for Erhverv har anmodet om kontrol af nyttedyr, fælder og feromoner, jf. pkt. A: Det er muligt at opnå støtte til nyttedyr, fælder og feromoner i forbindelse med mere miljøvenlig produktion 37. Nr. Spørgsmål JA NEJ Bemærkninger 37 KFO 543/2011, art. 60, stk. 2, litra c Side 23/45

24 h.21 Hvilket/hvilke produkter har medlemmet? h.22 Anvendes tilskuddet i forbindelse med økologi? h.23 Er medlemmet IPcertificeret? h.24 Har medlemmet en fuld fortegnelse over, på hvilke arealer nyttedyr, fælder og feromoner anvendes? h.25 Måles investeringens effekt/indikatorer i overensstemmelse med retningslinjer fra NaturErhvervstyrelsen 38? Angiv produkt/produkter: Der skal være en liste over, hvilke produkter som medlemmerne søger om nyttedyr, fælder og feromoner til. Den fulde liste skal vedlægges som bilag det er ikke alle produkter, der kan ydes støtte til i henhold til denne investering. Er medlemmet økologicertificeret anvendes investeringen i forbindelse med økologi. Investeringen vil være begrænset støtteberettiget i økologiske produktioner. Hvis medlemmet er økologicertificeret, skal/kan støtten begrænses. Det er kun IP-certificerede producenter, som kan få støtte til nyttedyr, fælder og feromoner. For en senere evaluering af investeringen, så skal producentorganisationen have en fuld fortegnelse over, hvor store arealer og hvor mange nyttedyr, fælder og feromoner der anvendes. Listen skal være fordelt per produkt, som produceres på det givne areal. Det skal således være muligt at kunne finde ud af, hvor stort et areal der anvendes, og hvor store udgifterne til nyttedyr, fælder og feromoner er til det pågældende areal, og det skal være per produkt, som produceres på det givne areal. Det vil hermed senere være muligt at kunne estimere en højere/lavere støttesats for en fremtidig lignende investering. PO en skal registrere effekterne af investeringerne/aktionerne/foranstaltningerne i overensstemmelse med retningslinjerne i vejledningen for anvendelse af nyttedyr. 38 KFO 543/2011, art. 126, stk. 1, Side 24/45

25 REGISTRERING AF MISTANKE OM SVIG 39 I forbindelse med kontrolbesøg kan kontrolløren støde på ting, der tyder på, at en støttemodtager bevidst forsøger at få udbetalt støtte, han ikke er berettiget til. Svig er vanskeligt at opdage og endnu sværere at bevise, fordi ansøgeren bevidst forsøger at skjule de faktiske omstændigheder for os. Det er vigtigt at registrere mistanke om svig, så der kan følges op på mistanken ved en særskilt undersøgelse. Desuden skal NaturErhvervstyrelsen kunne dokumentere, at vi opfylder vores pligt til at bekæmpe svindel med EU-midler 40. Kontrolløren må ikke oplyse tilsagnshaveren om, at vi har en mistanke om svig. Se også afsnit om svig under punkt 2.4 under generel kontrolinstruks sidst i kontrolinstruksen. Definitioner Svig er en form for uregelmæssighed. Det, der adskiller svig fra andre uregelmæssigheder, er at man bevidst omgår betingelserne for, hvordan støtte opnås eller anvendes. Der kan være tale om en bevidst handling, som at give falske oplysninger om støtteberettigelse, eller en bevidst undladelse, som at tilbageholde oplysninger, der ville påvirke retten til støtte. Uregelmæssighed: Enhver overtrædelse af en støttebetingelse, der fører eller kunne føre til en uretmæssig udbetaling 41. Svig: En forsætlig handling, der påvirker retten til støtte eller omfanget af støtte. Det kan være ukorrekte erklæringer eller dokumenter, tilsidesættelse af en oplysningspligt eller anvendelse af midler eller investeringer til andet formål end de var bevilget til 42. Mistanke om svig: En uregelmæssighed, som det er nødvendigt at følge op på for at undersøge, om der er tale om svig 43. Fremgangsmåde Hvis du under en kontrol får en konkret mistanke om svig, skal du dokumentere de forhold, der giver anledning til mistanken. Efter kontrollen sender du en særskilt besked til Center for Erhverv. Denne mail, vedrørende mistanke om svig skal ikke i høring, da vi på dette tidspunkt ikke skal oplyse tilsagnshaveren om mistanken. Det er fagkontoret der sender mistanke om svig i høring, efter at mistanken om svig er vurderet og evt. supplerende oplysninger er indhentede. Du kan kopiere og udfylde denne mailskabelon, som du sender til kontaktpersonen i Center for Erhverv, Projektdesign: Støtteordning: Kontrollør: Sagsnummer: Hvori består mistanken om svig? 39 KFO 543/2011, art Jf. bilag I, stk. 1, litra b), punkt iv i Kommissionens delegerede forordning 907/2014 (til Rådsforordning 1306/2013). 41 Jf. art. 2, nr. 1 i Kommissionens forordning 1848/ Jf. art. 1, stk. 1, litra a) i Konventionen af 26. juli 1995 om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser (PIF-konventionen). 43 Jf. art. 2, nr. 4 i Kommissionens forordning 1848/2006. Side 25/45

26 Hvilke dokumenter/billeder er fremsendt for at understøtte mistanke om svig? Der er vigtigt, at mistanken kan dokumenteres, da dette er grundlaget for at følge op på sagen. Du vil ofte se, at en uregelmæssighed er til fordel for støtteansøger. Det er ikke i sig selv grund nok til at behandle sagen som mistanke om svig. Der skal være konkrete tegn på, at "fejlen" er begået med vilje, ellers behandles sagen som en uregelmæssighed (hvilket stadig ofte vil medføre reduktion eller bortfald af støtte). Husk at beskrive baggrunden for din mistanke og gerne hvilke forhold der skal undersøges, for at mistanken kan af- eller bekræftes. Henvendelser om svig fra borgere Under en kontrol kan det ske at ansøger eller andre personer fortæller dig om svig med EU-midler, der ikke vedrører den kontrol, som du skal udføre. Du skal opfordre personen til at gå videre med sin mistanke. Henvis til vores hjemmeside om eksterne henvendelser ( Vedkommende kan også henvende sig på svig@naturerhverv.dk eller NaturErhvervstyrelsen, Center for Tilskudsudbetaling, Nyropsgade 30, 1780 København V. Hvis de oplysninger du får fra borgeren, er så konkrete, at man kan identificere den støttemodtager og støtteordning/udgift, der muligvis har begået svig i forbindelse med, skal du give besked til det fagkontor, der forvalter ordningen. Se "Fremgangsmåde" ovenfor. Side 26/45

27 KONTROL AF MEDLEMMETS REFERENCEOMSÆTNING 44 Udfyldes kun, hvis Center for Erhverv har anmodet om kontrol af medlemmets referenceomsætning, jf. pkt. A: Hvad er VMP? Ved referenceomsætning forstås den afsatte produktionsværdi for et givent år (VMP). Medlemmets referenceomsætning består af den værdi, som PO en har registreret som værdi ved videresalg af anerkendte varer. PO ens registrering er således baseret på det fakturerede beløb ab PO, dvs. produktets værdi når den forlader PO en. Produkterne kan sælges emballerede og klargjorte eller have gennemgået første bearbejdning. Dog skal værdien af den første bearbejdning beregnes ud fra en fast procentsats. I referenceomsætningen skal moms og omkostninger til intern transport fratrækkes. Derudover må omkostninger til tilkøbte vare og afgifter ikke medregnes og det skal sikres, at der i omsætningen ikke indgår omsætning fra andre ikke-godkendte produkter. Ved afstemning af referenceomsætningen anvendes den omsætningspecifikation, som PO en har udarbejdet til brug for den administrative kontrol. Uden den kan kontrollen hos medlemmet ikke gennemføres. Omsætningsspecifikationen består af: PO ens registrerede omsætning for det konkrete medlem i det kontrollerede år. Hvis denne ikke stemmer med medlemmets årsregnskab skal PO en fremsende liste over samtlige vareudbetalinger for den kontrollerede periode, som tilsammen giver VMP en. Producentorganisationens referenceomsætning består af den værdi, som po en har registreret som solgt. Producentorganisationens registrering er baseret på det fakturerede beløb ab producentorganisation, dvs. produktets værdi når den forlader producentorganisationen. Produkterne kan sælges emballerede og klargjorte eller have gennemgået første bearbejdning. Dog skal værdien af den første bearbejdning beregnes ud fra en fast procentsats. I referenceomsætningen skal moms og omkostninger til intern transport fratrækkes. Derudover må omkostninger til tilkøbte vare og afgifter ikke medregnes. Det skal sikres, at der i omsætningen ikke indgår omsætning fra andre ikke-godkendte produkter 45. Opgørelsen skal omfatte udgifterne til følgende: Omsætning Emballage Salgsafgift Oplagring Herfra trækkes udgifterne til følgende: Import Ikke godkendte varer (eksempelvis kartofler og majs) Opkøb fra 3. part (danske underleverandører) Intern handel (mellem PO ens egen medlemmer). Tilbagekaldelse Kasserede varer Andre forretningsaktiviteter ved PO en (eksempelvis udlejning, salg af blomster etc.). 44 KFO 543/2011, art. 106, stk. 1, litra b, art. 107, stk. 1, litra e, og art. 107, stk KFO 543/2011, art. 50 Side 27/45

28 Varesalg fra PO medlemmer som ikke er medlemmer af driftsfonden. Kontospecifikationen anvendes til at afstemme de konkrete registreringer vedrørende indtægter og omkostninger. Bemærk, at selvom den fra PO en oplyste referenceomsætning er udgangspunktet for støtteberegningen, kan differencer mellem PO ens registrerede referenceomsætning og medlemmets registrerede referenceomsætning skyldes fejl i PO ens registreringer. EU s støtte til driftsprogrammerne afhænger af VMP, er det essentielt at fastslå præcis hvilken værdi organisationens afsatte mængde udgør. Det skal sikres, at der ikke er usikkerheder i kontrollen. Organisationen kan ved en fejl medtage elementer som ikke kan medregnes i VMP, hvilket vil medføre en kunstig høj VMP og dermed støttegrundlag. Fx kan omsætning af kartofler og majs være fejlårsag. En udfyldende liste over godkendte VMP produkter kan ses i kontrolinstruks B (bilag 1). Kontrol af VMP betragtes som en hovedkontrol og såfremt PO en opgiver en kunstig høj referenceomsætning, vil det betragtes som svig. Jo højere en VMP PO en kan fremvise jo højere støttegrundlag. PO en kan derfor have en god grund til, at forhøje VMP kunstigt. Det er derfor vigtigt at kunne konstatere, at PO en har udregnet referenceomsætningen på korrekt grundlag, og har et system, der gør det muligt at kontrollere VMP. Kontrol af VMP For at sikre, at der ikke er uoverensstemmelse mellem oplysningerne hos medlemmet og producentorganisationen, er det vigtigt, at de oplysninger som producentorganisationen leverer, også stemmer overens med det, som medlemmet får oplyst af producentorganisationen, og skal efterleve. Denne del omhandler kontrol af medlemmets bidrag til referenceomsætningen det er bagudrettet. Dvs. at det er en kontrol af gamle regnskaber for at kunne konstatere, at medlemmet reelt har den produktion, som producentorganisationen har oplyst som sit støttegrundlag. Kontrol af VMP via årsopgørelse Du vil som kontrollør komme ud for, at medlemmernes regnskab er opbygget forskelligt. Set fra en kontrols synspunkt, er det nemmest hvis regnskabet omsætning er sammenfaldende med VMP ens elementer. I de tilfælde er det uproblematisk at aflæse VMP en direkte i regnskabet. I andre tilfælde er regnskaberne minimale og regnskabets omsætning vil ikke være sammenfaldende med VMP en. I de tilfælde har du mulighed for at rekonstruere VMP en ud fra de parametre der er registreret i regnskabet (bogførte elementer). Det kan være registreret forskelligt. Nogle gange er vareomsætningen tilstrækkelig, andre gange skal emballage, salgsafgift og lagerafgift lægges til. Side 28/45

29 Kontrol af VMP via udbetalingsspecifikation fra PO til medlem Det er nødvendigt at gennemse hele medlemmets regnskab. Hvis omsætningen af godkendte produkter ikke kan læses direkte af årsrapporten fra medlemmet, skal du som kontrollør summere alle afregninger fra producentorganisationen, som medlemmet ligger inde med. Det skal ske enten ved at afstemme fakturaerne i forhold til bogføringen i medlemmets regnskab eller ved at afstemme fakturaerne i forhold til medlemmets bankkonto. Det er en 100 pct. kontrol, og beløbet mellem PO og medlem skal stemme overens. Revisionssporet skal vedlægges sagen som dokumentation, på en sådan måde, at en tredjeperson kan følge det. Medlemmet skal anmodes om at udtrække en råbalance fra økonomisystemet begrænset til opgørelsen af referenceomsætningen. Medlemmet forventes, at have bogført indtægter og omkostninger relateret til referenceomsætning med en given dimension, fx et særligt delregnskab, bogføringskreds, stednummer mv. Alle uoverensstemmelser skal registreres. Dvs. at du skal kunne forklare og beskrive, hvilke konklusioner du kommer frem til. Det skal blandt andet være muligt, at genskabe præcis de tal du kommer frem til i din konklusion. Du kan vedlægge skærmdumps, cd-rom, filer eller andet det skal bare sikres, at præcis det samme revisionsspor som du udfører, kan genskabes ved en senere kontrol. Ved afstemning af referenceomsætningen anvendes den kontospecifikation som producentorganisationen har udarbejdet til brug for den administrative kontrol. Kontospecifikationen anvendes til at afstemme de konkrete registreringer vedrørende indtægter og omkostninger. Bemærk, at selvom den fra producentorganisationen oplyste referenceomsætning er udgangspunktet for støtteberegningen, kan differencer mellem producentorganisationens registrerede referenceomsætning og medlemmets registrerede referenceomsætning for eksempel skyldes fejl i producentorganisationens registreringer, periodiseringer i medlemmets regnskab kontra PO ens regnskab eller at medlemmet har forskudt regnskabsår. Hvis du ikke har mulighed for at genfinde VMP en for avleren, skal kontrolsagen sendes i høring ved POén Definition af den afsatte produktions værdi (VMP), Beregningsgrundlag (se også økonomikontrol hos PO) Kontrollen skal gå i dybden med producentens regnskab. Regnskabet skal sorteres på baggrund af følgende elementer: 1. Kun PO ens godkendte produkter kan indgå i beregningen. Produkter som po en ikke er godkendt til at afsætte må ikke medregnes. Undersøg medlemmets regnskab og sorter alle ikke-godkendte produkter fra. MAJS, KARTOFLER, JORDSKOKKER, etc. er ikke godkendte produkter under frugt og grønt. 2. Overholdelse af handelsnormerne. Produkter som er underlagt handelsnormerne skal overholde handelsnormerne såfremt de skal medregnes. Produkter som ikke overholder handelsnormerne kan medregnes, hvis disse normer ikke gælder ifølge artikel 4, jf. artikel 50, stk. 1, i KFO 543/ I beregningen må ikke indgå værdi af forarbejdede produkter. Alle afregninger for forarbejdede produkter fjernes fra beregningen. 4. Medlemsstaten kan tillade at po en medregner værdien af biprodukter. Med mindre PO en/medlemmet kan fremvise en særskilt tilladelse for dette, så skal biprodukter ikke medregnes. 5. MOMS. Det er ikke tilladt at medregne moms. Alle beregninger af produktionsværdien skal være eksklusiv moms. Side 29/45

30 6. Udgifter til intern transport. Alle udgifter til intern transport mellem PO en og og medlemmet skal trækkes fra fsva. transportdistancen overskrider 350 km Kun producentorganisationens og/eller de tilsluttede producenters produktion, som afsættes af producentorganisationen, medregnes i den afsatte produktions værdi. Produkter købt fra anden producent (nabo, import, etc.) må ikke regnes med i beregningen af omsætningen. 8. Import. Importprodukter kan kun medregnes såfremt de ikke allerede er inkluderet hos en anden po. Medlemmet skal kunne dokumentere, at importprodukterne ikke medregnes i en anden PO s referenceomsætning. 9. Tilkøb. Produkter som tilkøbes kan ikke medregnes. Det er kun produkter produceret af producentorganisationens egne medlemmer. 10. Klargjort og emballeret. Produkterne kan være klargjort og emballeret hos medlemmet og denne værdi kan medregnes i værdien af produktionen. 11. Bonus og rabatter. I beregningen må ikke indgå rabatter, bonusser eller anden lignende fakturering. 12. Tilbageleverancer. Leverancer som tilbagekaldes eller som sælger har kasseret skal ikke medregnes. 13. Afsætning uden om po en. Salg af egne produkter uden om po en må ikke indgå i referenceomsætningen. Tabel 1. Listen over elementer som der skal tages højde for ved beregning af referenceomsætningen er ikke udtømmende. Der kan være flere elementer og det er vigtigt at nedskrive disse elementer ved kontrollen. Andre elementer vil kun kunne fastslås ved en grundig gennemgang af medlemmets regnskab. Ex: for en æbleproducent Post Bemærkning Omsætning Medlemmets årsrapport angiver totalt Salg af korn Salg af agurker Salg af majs Salg af inventar Udlejning af lejligheder Salg af æbler uden for handelsnormerne Total omsætning som opgivet til SKAT. Se efter i momsregnskab og dermed virksomhedens indberetning til SKAT Findes ikke på listen over KN-koder som po en kan godkendes for og skal derfor trækkes fra omsætning. Po en er kun anerkendt for æbler og agurker skal derfor trækkes fra omsætning. Findes ikke på listen over KN-koder som po en kan godkendes for og skal derfor trækkes fra omsætning. Medlemmet sælger investeringer, maskiner, landbrugsjord og læhegn. Der er ikke tale om salg af anerkendte produkter og denne omsætning skal derfor ikke medregnes. Medlemmet udlejer lejligheder, hvilket ikke skal medregnes. Æblerne overholder ikke handelsnormer og skal derfor ikke medregnes. PO en har endvidere oplyst, at den alene producerer produkter som overholder handelsnormerne kr kr kr kr kr kr. Salg af cider Forarbejdede produkter skal ikke medregnes kr kr. 46 Bek. 944 af 26 august 2014, 17, stk. 2, nr. 4 Side 30/45

31 Salg af Forarbejdede produkter skal ikke medregnes kr. æblemarmelade og babymos Salg af æblekerner til Biproduktet er ikke tilladt og skal derfor trækkes fra kr. avl Udgifter til intern Distancen overskrider ikke 350 km. Omkostningen kr. transport kan derfor medregnes i referenceomsætningen Køb af nabo Medlemmet har købt æbler af naboen som et kr. supplement til egen produktion. Denne produktion kan ikke medregnes i omsætningen af godkendte produkter Import af æbler Medlemmet har importeret sydlandske æbler som et kr. supplement til egen produktion. Importen kan ikke regnes med i omsætningen. Tilkøb af pakkede Medlemmet har tilkøbt pakkede æbler fra 3. mand kr. æbler Disse produkter kan ikke medregnes i omsætningen. Klargjort Æblerne er blevet vasket og sorteret. Denne værdi kr. kan medregne i omsætningen Emballeret Æblerne er emballeret i poser og pakket i kasser kr. Denne værdiforøgelse kan medregnes Bonus Medlemmet har fået en bonus for overholdelse af kr. leverancer til aftager. Der er ikke tale om afsætning af produkter og skal derfor ikke medregnes. Rabatter Medlemmet har givet rabat til aftageren kr. efterfølgende som månedsrabat/årsrabat. Denne værdi skal trækkes fra produkternes værdi og dermed omsætningen. Kassering/ Medlemmet har fået 3 leverancer af æbler kasseret kr. tilbageleverancer Produkterne er således ikke solgt. Moms og afgifter Moms og andre statslige afgifter kan ikke medregnes. Dette ville medføre, at kr. referenceomsætningen bliver kunstig høj afhængig af statens afgiftssystem Stalddørssag Salg uden om po en direkte til forbrugeren Omsætning af anerkendte produkter kr. Medlemmet har således en omsætning på kr. af æbler og dette er medlemmets referenceomsætning. For korrekt afstemning til PO ens afsætning skal po en oplyse hvilken faktor/avance/værdiforøgelse PO en tillægger medlemmets produkter. Herved kan der afstemmes direkte til po ens regnskab. Der er tale om en hovedkontrol i forhold til ordningens ophæng og derfor er det vigtigt, at der ikke er uoverensstemmelser i omsætningen. Det er medlemmet som skal sørge for at fremlægge alt dokumentation for afsætning af produkterne. Hvis omsætningen udgør kr., men medlemmet kun kan fremlægge bilag for kr. i omsætning, så vil det være kr. som skal registreres som referenceomsætning. Side 31/45

32 Efter gennemgang af regnskabet skal det endvidere kunne konstateres, hvorvidt medlemmet overhoved har en produktionsmæssig kapacitet svarende til omsætningen. Medlemmet kan evt. kunne forevise produktionsplaner godkendt af po en, produktionskontroller udført af po en eller anden instruktion fra PO en som dokumenterer, at po en kender til produktionsapparatet og har mulighed for at styre produktionen. Der er udarbejdet en afstemningsskabelon til brug for afstemning mellem PO ens referenceomsætning og det pågældende medlems referenceomsætning. Nr. Spørgsmål JA NEJ Bemærkninger h.26 Er den opgivne referenceomsætning for medlemmet i overensstemmelse med medlemmets egne bogførte oplysninger? Referenceomsætning skal kunne findes hos medlemmet gennemgå alle afregninger fra producentorganisationen til medlemmet og se om det ikke stemmer overens med det anførte og medlemmets regnskabssystem. Hvis det ikke stemmer overens hvad skyldes det så hvad findes der ellers af indtægter, foruden det som producentorganisationen overfører til medlemmet. Du skal især lægge mærke til, om der findes andre indtægter fra firmaer, som ikke er producentorganisationen. Hele medlemmets produktion skal afsættes gennem producentorganisationen, med mindre medlemmet har fået tilladelse til andet, og i så fald skal medlemmet kunne dokumentere dette. Der skal ligge en godkendelse fra producentorganisationen på, at det er muligt for medlemmet at afsætte produkter via andre kanaler til andre firmaer. h.27 Ved kontrollen på stedet, vurderes det da, at medlemmet har en produktionskapacitet, som svarer til referenceomsætningen? Hvis medlemmet har fået tilladelse til dette, så skal det være muligt at kontrollere i regnskabet, at der sker et salg uden om PO en. Producentorganisationen skal endvidere have det under kontrol og have opsat et system til at forbygge, at medlemmerne kan afsætte større dele udenom PO en. Er der noget, som tyder på at medlemmer importerer eller på anden måde tilkøber produkter, og sælger som egne produkter. Ser bedriften ud til at kunne producere den mængde, som skal til, for at kunne have den relevante referenceomsætning? Det kan være svært at vurdere, men hvis du eksempelvis er på kontrol i et parcelhus midt i Side 32/45

33 h.28 Har medlemmet tilladelse til at afsætte dele af sin produktion uden om producentorganisationen 47? h.29 Afsætter medlemmet mere end 49 % af sin produktion direkte til den endelige forbruger 48? byen, og medlemmet samtidig omsætter for 75 mio. kr., så kan det lade til, at der er et misforhold. Har medlemmet en tilladelse til at afsætte produkter udenom producentorganisationen producentorganisationen skal have en liste over medlemmer, som benytter sig af denne mulighed. Medlemmer af en producentorganisation må ikke sælge deres egen produktion. Alt hvad de producerer skal leveres til producentorganisationen, med mindre medlemmet kan dokumentere, at de har fået godkendelse af producentorganisationen til at sælge deres produkter efter reglerne til andre aftagere. Der er tale om, at medlemmerne kan få lov til at afsætte max 25 pct. af deres produktion til anden side, men dette skal være fastsat i producentorganisationens vedtægter. Der er ligeledes yderligere den begrænsning, at medlemmet kun må afsætte 10 pct. til en anden en gros eller cvr-registreret virksomhed. Hvis producentorganisationen/medlemmet benytter sig af denne begrænsning, så må medlemmet kun afsætte 15 pct. til den endelige forbruger. Hvis producentorganisationen ikke benytter sig af denne mulighed, så må medlemmet afsætte op til 25 pct. af sin produktion til den endelige forbruger. Lige meget, hvilken mulighed producentorganisationen benytter sig af, så skal det kunne dokumenteres via medlemmets regnskaber. h.30 Afsætter medlemmet mere end 10 % af sin produktion via Hvis kontrollen skal udføres effektivt, kan den evt. dokumenteres ved sammenhold af hektar og afsat produktion i forhold til forventet. 49 Medlemmer af en producentorganisation må ikke sælge deres egen produktion. Alt hvad de 47 KFO 543/2011, art. 26a 48 KFO 543/2011, art. 26 og 26a 49 Rapport fra EY 17. december 2015 Side 33/45

34 en anden producentorganisation eller direkte til et andet engrosled 50? producerer skal leveres til producentorganisationen, med mindre medlemmet kan dokumentere, at de har fået godkendelse af producentorganisationen til at sælge deres produkter efter reglerne til andre aftagere. Der er tale om, at medlemmerne kan få lov til at afsætte max 25 pct. af deres produktion til anden side, men dette skal være fastsat i producentorganisationens vedtægter. Der er ligeledes yderligere den begrænsning, at medlemmet kun må afsætte 10 pct. til en anden en gros eller cvr-registreret virksomhed. Hvis producentorganisationen/ medlemmet benytter sig af denne begrænsning, så må medlemmet kun afsætte 15 pct. til den endelige forbruger. Hvis producentorganisationen ikke benytter sig af denne mulighed, så må medlemmet afsætte op til 25 pct. af sin produktion til den endelige forbruger. h.31 Hvor mange procent af medlemmets omsætning omsættes via producentorganisationen? h.32 Har producentorganisationen godkendt en gros og cvrregistrerede aftagere 51? Lige meget, hvilken mulighed producentorganisationen benytter sig af, så skal det kunne dokumenteres via medlemmets regnskaber. Angiv procent: Hvor mange pct. af medlemmets omsætning sker via producentorganisationen tag udgangspunkt i den omsætning som du er kommet frem til ved at gennemgå de fakturaer, som producentorganisationen har afregnet medlemmet i forhold til resterende indtægter hos medlemmet. Dermed kan en pct. sats hurtigt beregnes noter tallet i bemærkningsfeltet i kontrolrapporten. Medlemmet skal have en liste over, hvilke cvrregistrerede aftagere der må afsættes til fra dette medlem. Der er tale om en tilladelse fra producentorganisationen, som skal stemme overens med den liste, producentorganisationen har, hvoraf det 50 KFO 543/2011, art. 26a, stk KFO 543/2011, art. 26a, stk. 1 og 2 Side 34/45

35 fremgår, hvilke afsætningsmuligheder de enkelte medlemmer har. Kontrol af gamle aktioner Udfyldes kun hvis gamle aktioner er udtaget til kontrol I.1 Forefindes den gamle aktion endnu i funktionel stand på stedet? I.2 Genfindes den en opdateret logbog for den gamle aktion på stedet? I.3 Genfindes de originale dokumenter på den gamle aktion på stedet: - Fakturaer - Betalingsoversigter - Ejererklæringer - Medlemmets egenbetaling JA NEJ Bemærkninger Medlemmet er forpligtet til at opretholde gammel aktion skal opretholdes i 5½ år efter etablering. Du skal ved kontrol af gamle aktioner kontrollere, at denne findes i fuld funktionel stand på stedet. Du skal fotodokumentere aktionen. Der er fortsat krav om at aktionen skal deles og anvendes af flere medejere. Dette skal dokumenteres i form af en logbog som skal fremvises. Logbogen skal dokumentere aktionens fysiske placering og hvem som har anvendt den. Du skal ikke fotodokumentere at logbogen findes, men angive om du har set den i afkrydsningsfeltet i rapportens felt I.2 Denne kontrol handler ikke om at afstemme de enkelte dokumenter, men blot at konstatere, at de er på stedet. Der er krav om, at medlemmet opbevarer relevante fakturaer under afskrivningsperioden. Medlemmet skal kunne dokumentere den konkrete betaling, enten via udskrift eller netbank. Side 35/45

36 DOBBELTSTØTTE/DEMARKATION 52 Kontrol af, at den samme udgift ikke indgår i flere projekter som finansieres via projektordninger som administreres af NaturErhvervstyrelsen (dobbeltfinansiering) u.1 Hvis tilskudsmodtager har andre projekter, som finansieres via projektordninger, som administreres af Natur- Erhvervstyrelsen, kontroller da at den samme udgift ikke indgår i flere projekter Hvis tilskudsmodtager har flere lignende projekter, som finansieres af offentlige midler, skal det sikres, at den samme udgift ikke indgår i flere projekter. u.2 Hvis tilskudsmodtager har andre projekter, som finansieres via ordninger som administreres af andre offentlige tilskudsgivere (myndigheder, fonde mv.), JA NEJ Bemærkninger Hvis der er periodesammenfald, skal alle lignede projekter indgå i kontrollen for at sikre, at samme udgift ikke er medtaget i flere projekter. Center for Erhverv sørger for kontrolgrundlag for de projekter, som er sammenfaldende i tid (overlappende). Der udvælges en stikprøve af udgiftsbilag til krydsreference med det/de øvrige projekter. I projekter med op til 30 bilag, kontrolleres alle bilag. Projekter mere end 30 bilag, udvælges en stikprøve, således at der kontrolleres min. 30 bilag, der dækker over min. 50 % af projektudgifterne. Bilag 2 Oversigt over krydskontrollerede udgifter udfyldes samt kopi af relevante bilag vedlægges. Virksomheden skal bogføre projektudgifter for de enkelte projekter under eget kontonummer. Kontrollen skal foretages til tilskudsmodtagers bogholderi, herunder afdækning af risiko for besvigelser (svig/bedrageri), fx hvor en betalt faktura, efterfølgende er tilbagebetalt til leverandør, selvom fakturaen indgår i tilskudsgrundlaget, eller hvis der er en kreditnota til samme leverandør med tilbagebetaling af det oprindelige beløb. Hvis det i stikprøven konstateres, at fakturaen er bogført i flere projekter, skal alle projektets udgifter krydskontrolleres. Spørg ind til, om tilskudsmodtager har andre projekter, som finansieres via ordninger som 52 KFO 543/2011, art. 59, c, II og art. 143, c Side 36/45

37 kontroller at den samme udgift ikke indgår i flere projekter. Hvis tilskudsmodtager har flere lignende projekter, som finansieres via ordninger som administreres af andre offentlige tilskudsgivere (myndigheder, fonde mv.), skal det sikres, at den samme udgift ikke indgår i flere projekter. administreres af andre offentlige tilskudsgivere (myndigheder, fonde mv.) Hvis der er andre projekter spørg efter en balance indeholdende indtægter, udgifter, aktiver og passiver for de relevante regnskabsperioder, der er dækkende for hele projektperioden. Ved gennemgang af balancen, skal der fremvise kontospecifikation og bilagsdokumentation for poster, som mistænkes for at være bogført dobbelt. En liste over kreditorer kan eventuelt gennemgås. Risikoen for dobbeltfinansiering er særlig høj, hvis projekterne har et lignende formål og lignende timing. Tjek på grundlag af projektansøgninger, godkendte beslutninger om tilskud og udgiftsanmeldelser/ansøgninger om udbetaling. Der udvælges mindst 10 % af udgiftsbilag til krydsreference med det/de øvrige projekter. Bilag 2 - Oversigt over krydskontrollerede udgifter udfyldes samt kopi af relevante bilag. Hvis der konstateres sammenfald, skal alle projektets udgifter krydskontrolleres. Side 37/45

38 Bilag I Krav til faktura For at NAER skal kunne godkende en faktura, er det vigtig, at de påkrævede oplysninger fremgår. Det betyder, at det skal være muligt for os at se, at der er overensstemmelse mellem oplysningerne på din faktura og på din betalingsoversigt. En faktura skal indeholde: Navn og din adresse på po en Fakturaudsteders navn, adresse og CVR-nr. Fakturadato Beskrivelse af leverancen, inkl. mængde og art af de leverede varer, så det er muligt at se sammenhængen til det projekt, der er givet tilsagn om tilskud til Betalingsdato Bankoplysninger Betalings ID - betalingsinformation om fakturaudsteders kontonummer og faktura nr. Momsgrundlaget, dvs. beløb ekskl. moms, momsbeløbet og beløb inkl. moms Eventuelle rabatter og prisnedslag Hvis der er tale om indkøb i supermarkeder, transportudgifter i form af togbilletter, færge/flybilletter eller parkeringsbilletter, hvor det ikke er muligt at få udstedt en egentlig faktura, kan billetten eller kassebonen accepteres som dokumentation. Vi kan kun udbetale tilskud til udgifter, som er afholdt af tilsagnshaver inden for projektperioden. En udgift er afholdt, når leverandøren har udstedt en faktura til tilsagnshaver. Udgifter er kun tilskudsberettigede, hvis de er betalt af tilsagnshaver tidligst ved projektperiodens start, og hvis de er betalt af tilsagnshaver, inden ansøgning om udbetaling af tilskud indsendes. En udgift er først betalt, når pengene er hævet fra tilsagnshavers konto. Varer må ikke være leveret på din adresse, før du har fået igangsætningstilladelse til projektet, da dette også betyder, at du er gået i gang før projektperioden er begyndt. Du finder slutdatoen for dit projekt i dit tilsagnsbrev. Udgifter, som er anført på fx et dags dato bilag, kan ikke godkendes. Krav til betalingsdokumentation Betalingsdokumentationen skal vise, at en betaling er sket til den leverandør, der har udstedt fakturaen. Betalingsdokumentationen kan være i form af et kontoudtog udstedt af din bank eller oplysninger fra din netbank. Det er vigtigt, at din betalingsdokumentation indeholder nogle specifikke oplysninger, om hvem der har modtaget din betaling. Betalingsdokumentationen skal indeholde: Dine bankoplysninger og kontooplysninger Dato på betaling Betalings ID fakturaudsteders kontonummer Overført beløb Side 38/45

39 Side 39/45

40 Eksempel på en korrekt faktura Marina A/S Telefon Roskildeskovvej Telefax Mesing Internet: (*Jf. Udbetalingsskemaet) Morgens Firmanavn A/S Gammelvej Prøvetoft Danmark Faktura Nummer.: Dato : Side.: 1 Vor kontakt..: Danni Nielsen Antal Nummer Beskrivelse Enhedspris Marina vægt ,00 Ikke momspligtigt Momspligtigt 0, ,00 Forklaring: Grøn: Fakturanummer findes øverst på din faktura Rød: Nummer på leverandør findes på Side 40/45

41 Eksempel på korrekt kontoudtog Byens Bank Hovedgaden 6. DK-4700 Ringsted Telefon (+45) Telefax (+45) SWIFT-BIC: BYBADKKK Konto: IBAN: BIC/SWIFT: Kontohaver: Periode: Morgens DKK DK BYBADKKK Morgens Saldo pr Sum hævet Sum indsat Saldo pr , , , ,08 Bogføringsog rentedato Tekst Beløb i DKK BAHNE -199, Marina A/S ,50 Bilag 1* Side 41/45