Vejledning i kasserapport i Excel Afdelingsbestyrelse

Transkript

1 Vejledning i kasserapport i Excel Afdelingsbestyrelse Når I åbner Excel filen får I denne dialog boks op og I skal vælge at åben filen med makroer, så de hjælpeværktøjer vi har lagt ind kommer til at virke.

2 Opstart af kasserapporten Indhold Kasserapporten består af årets 12 måneder samt en kontoplan med de konti, som kan benyttes i kasserapporten. Herudover er der nogle ark, som benyttes af administrationen til behandling af kasserapporten. Følgeskrivelse Dette ark skal udfyldes først, og når kasserapporten er udfyldt, skal den sendes til bogholderiet med de fysiske bilag. I dette ark er der lavet et tjek, om den optalte kassebeholdning stemmer med saldoen på kasserapporten. Samtidig fungerer den også som udbetalingsseddel. Der er vejledning til udfyldelse i selve arket.

3 Optælling af kasse Dette ark kan bruges til at optælle kassen. Man tæller antallet af de forskellige mønter og sedler, og så beregnes kassebeholdningen automatisk. Samtidig bliver beløbet hentet over i følgeskrivelsen, så det tjekkes op med saldoen på kasserapporten. Primo Man vælger arket for den aktuelle måned. Første gang man tager filen i brug, skal primo saldo indtastes for bank og kasse. Primo findes på den sidst afleverede kasserapport som beholdning aften. Uanset hvilken måned man starter med, skal primo altid tastes ind i arket for januar. Det skyldes, at der er låste formler i de øvrige ark. Afdeling Der er en rullemenu i højre side af cellen, hvor man kan finde sit afdelingsnavn. Når det er valgt, kommer afdelingsnummeret automatisk op. Kasserapportnummer Der skal indtastes det næste nummer i den rækkefølge, som allerede benyttes. Den står i øverste højre hjørne af den gamle kasserapport. Uanset hvilken måned man starter med, skal det sidste nummer, man har brugt, altid tastes ind i arket for januar. Det skyldes, at der er låste formler i de øvrige ark. Kasserapporten er opbygget, så der i hver måned bliver lagt et nummer til det, som man taster i januar. Hvis den første måned, man ønsker at bruge, fx er august, og man gerne vil have nr. 55, så skal man skrive 48 i januar. Brugen af kasserapport Indtastning af bilag Skemaet er opbygget som kasserapportbogen og bruges på samme måde. Bilag Hvert bilag skal nummereres, så det kan sammenholdes med indtastningerne i kasserapporten. Nummeret kommer automatisk, så det altid er fortløbende. Dato Indtast dato fra bilaget eller når beløbet er trukket fra bank eller kasse. Afdeling Hvis kasserapporten skal bruges af flere afdelinger i forbindelse med samarbejdsaftaler, er der mulighed for at indtaste en anden afdeling end den valgte i arket følgeskrivelse. Hvis man ikke skriver noget i denne kolonne, bruges den afdeling som står øverst i kasserapporten.

4 Fordelinger Det er endnu ikke muligt at bruge fordeling i vores integration med Unik. Vi arbejder på at få det løst. Indtil da beder vi jer skrive fordelingsnøglen i teksten med et stort F foran nummeret, så vil vi fordele manuelt i Unik. Kontonummer Der er en rullemenu i højre side af cellen, hvor der er en oversigt over de konti, som kan benyttes i kasserapporten. Er man i tvivl om, hvilken konto der skal bruges, er der en kontoplan med forklaringer under fanen kontoplan. Man kan også taste kontonummeret direkte i cellen. Bemærk, at når I får overført beløb fra 3B, skal I bruge kontonummeret Se forklaring under overskriften modtagne rådighedsbeløb. Når I overfører mellem kasse og bank, skal I bruge kontonummer Se forklaring under overskriften overførsel mellem kasse og bank. Tekst Her kan man give en kort beskrivelse af, hvad bilaget omhandler. I Unik, som er vores bogføringssystem, kan der maks. være 30 tegn i tekstlinjen. Teksten skal være sigende, så det giver mening for enhver, som ser på kontoen. Samtidig skal man være opmærksom på, at kontoen har et formål, og det behøver ikke blive gentaget i teksten. Vil man fx bogføre på beboeraktiviteter, så skal det ikke skrives i teksten, men fx sommerfest, fastelavnsfest og lignende. Kasse og bank Afdelingsbestyrelsen har mulighed for at have både en kontantkasse og en bankkonto. Når bilagene skal tastes ind, skal man være opmærksom på, at de bilag, som er betalt fra kassen, kommer under udbetalinger i Kasse, og de bilag, som er betalt fra bank, kommer under udbetalinger i Bank. Det samme gælder for indbetalinger. Modtagne rådighedsbeløb/indbetaling til 3B Når I modtager rådighedsbeløb fra 3B, skal I bruge kontoen , uanset om I modtager kontanter/check eller får en bankoverførsel. På linjen skriver I den dato, I har modtaget beløbet. I teksten kan fx stå modtaget rådighedsbeløb, i kontoen , hvis I har modtaget beløbet kontant, skal beløbet skrives under indsat i kassen, ellers skal det være under indsat i banken. Som bilag (dokumentation) kan I bruge den formular, I har udfyldt for at anmode om beløbet. I skal bruge konto for at sikre, at vi ikke får bogført beløbet dobbelt, idet vi allerede har bogført det overførte beløb i Unik, da vi udbetalte beløbet. Samme retningslinjer gælder, hvis I indbetaler beløb på 3B s konto for ikke at have for mange kontanter i kassen. Husk dog at give besked til bogholderiet, når I indbetaler, så vi kan placere beløbet, når vi modtager det.

5 Overførsel mellem kasse og egen bank Hvis I hæver penge fra jeres bank for at kunne betale med kontanter, eller I har modtaget mange kontanter for fx leje af selskabslokaler, som I ønsker at indsætte i banken, skal I bruge konto i kasserapporten. Teksten kan være overført fra bank til kasse eller overført til bank fra kassen. Som bilag (dokumentation) kan I bruge indsætnings-/hævningssedlen, I har fået i banken. Ændring af skema Der må ikke ændres i skemaets opbygning, som fx at indsætte linjer. Skemaet er opbygget, så det automatisk indsætter en ny linje, når der bliver skrevet på sidste linje. Hvis I selv indsætter linjer, kan formler og layout gå tabt. Upload-knap Den kan kun bruges af bogholderiet til at få bogført kasserapporten i Unik. Afstemning af kasserapport Når man er færdig med at taste bilag ind i kasserapporten, kommer der nederst i kolonner for kasse og bank en ultimo saldo. For kassens tilfælde skal saldoen stemme med det beløb, man har optalt i kontanter, og for bankens tilfælde skal det stemme med det beløb, som fremgår på bankkontoudtoget. Indsendelse af kasserapport Når kasserapporten er afstemt, skal den indsendes til 3B. Det gøres ved brug af fællesmail bogholderi@3b.dk. Husk at gemme kasserapporten lokalt også, da den skal bruges igen til næste indberetning. Når I gemmer kasserapporten første gang, skal I give den følgende navn: afdelingsnummer kasserapport Samtidig skal de fysiske bilag indsendes til 3B med post. De skal lægges i en kuvert sammen med en følgeseddel, hvoraf det fremgår hvilken afdelingen, de kommer fra og hvilket kasserapportnummer, de tilhører, og om I ønsker at få udbetalt et beløb.