Bestyrelsesmødet startede med rundvisning på nyt hovedkontor. Herefter behandlede bestyrelsen den formelle del af den udsendte dagsorden.

Transkript

1 Til: Bestyrelsen Fra: Klaus Nørlem Journal nr.: GR,2 Vedr.: Referat af bestyrelsesmøde lørdag den 8. februar kl. 12:00 18:00 Sted: Dansk Folkehjælp, Brovejen 4, 4800 Nykøbing F. Afbud: - Ditte G. Jensen - Heidi Winther Kramer - Mads Lund deltog i mødet fra kl. 13:15. Bestyrelsesmødet startede med rundvisning på nyt hovedkontor. Herefter behandlede bestyrelsen den formelle del af den udsendte dagsorden. Pkt. 01. Godkendelse af dagsorden - Pkt. 03, netværksmøder udgik af den udsendte dagsorden og ville blive behandlet under pkt. 06. efterretninger. Pkt. 02. Godkendelse af referat fra sidste møde - Referatet blev godkendt og underskrevet. Pkt. 03. Årsmøde 2014, ændringsforslag og kandidater - TEP bad om, at organisationsbestyrelsen inden næste bestyrelsesmøde, gav en tilbagemelding på hvorvidt man overvejede at genopstille til organisationsbestyrelsen. Følgende er på valg: ML (ikke tilstede under behandlingen af dette punkt), PK (genopstiller ikke), NA (genopstiller), DGJ (ikke tilstede under behandlingen af dette punkt), HWK (ikke tilstede under behandlingen af dette punkt) er på valg. - TEP forslog at der indstilles rettelse i lovene vedr. medlemskab (redaktionel ændring), tiltrådt af bestyrelsen. Pkt. 05. Pkt. 06. Lukket punkt på dagsorden Efterretninger Daglig ledelse: - Besøg Norsk Folkehjelp, KN/TEP orienterede om netop afholdt besøg hos Norsk Folkehjelp, der er aftalt genvisit i Danmark senere på året. - Brovejen, Industriparken og Københavnsvej, KN gav status for de nævnte bygninger. - Fundraising, hovedkontoret er netop nu i gang med udsendelse til private fonde og offentlige puljemidler. - Receptionen i forbindelse med indvielse af nyt kontor var en stor succes. Der var 100 gæster til receptionen og det er vurderingen at 200 personer lagde vejen forbi ifm. åbent hus arrangementet samme dag. - Beretning og handlingsplaner, hovedkontoret går nu i gang med udformning af den skriftlige beretning og efterfølgende handlingsplaner på baggrund af dagens visionsdrøftelse i bestyrelsen. - Personalesituationen, KN orienterede om at der igangsættes søgning efter ny leder til National afdeling.

2 National afdeling: - Feriehjælp, hovedkontoret afventer fortsat tilbagemelding fra AFF, herefter udsendes meddelelse til afdelinger vedr. niveau for området Julehjælp, der bliver afholdt evalueringsmøder netop nu med samarbejdspartnere, herunder drøftelse af eventuelle samarbejdsaftaler for Som nyt initiativ er hovedkontoret i gang med at undersøge mulighederne for at samarbejde med reklamebureau omkring julehjælp Netværksmøder MLJ/TEP, efterretning. Netværksgruppen omkring det sociale arbejde, ønsker at der afholdes 2 møder årligt, netværksmøder afholdes igen i april/maj måned. - FPM, SAH orienterede om dårlige erfaringer fra sidste år omkring at der var mange som ikke dukkede op til kurserne. SAH forslog derfor, at der opkræves et gebyr på kurserne. KN orienterede om, at man i 2014 i stedet arbejde med en overbooking af kurserne for at imødekomme de mange udeblivende kursister. Den nuværende kampagne må vise om det løser problemet med udeblevne kursister. International afdeling: - Tanzania, KN orienterede om, at der netop nu gennemføres en monitoreringsrejse til Tanzania og at CISU har meddelt at det gennemfører et projektbesøg i april/maj måned. - Afghanistan, KN orienterede om de drøftelse man har haft med UNICEF siden de rejste kritik af kvaliteten af vores rapportering og kontraktforpligtigelser ift. samarbejdet mellem dem og DAARTT. - Netværksmøder vedr. involvering af lokalafdelinger i internationalt arbejde, TEP udtrykte glæde over den positive modtagelse mødet med afdelinger havde omkring deres involvering i det internationale arbejde. En række afdelinger meldte sig på mødet til at indgå aktivt i netværk for IA. - Kenya, KN orienterede om at der snarest gennemføres partner- og projektidentificeringsrejse til landet. - Fillippinerne, KN orienterede om at vores funding udløber ultimo februar måned såfremt der ikke identificeres ny donor til vores genhusningsprogram. I følger FN er der mange midler til netop dette område og hovedkontoret er i gang med en opfølgning på vores fremtidsmuligheder i området. Lykkedes det ikke at finde ny donor lukker afslutter vi med udgangen af måneden vores aktiviteter i regionen. - Libanon, KN orienterede om at konceptnote er fremsendt til UNHCR. Hovedkontoret forventer en tilbagemelding ultimo marts måned på konceptnoten som omhandler genhusning af syriske flygtninge i Libanon. Økonomi, administration og service: - ØAS er netop nu i gang med afslutning af regnskab Dette forventes at foreligge ultimo april måned. Forventede resultat afhængig af størrelsen på afskrivninger vil være mellem 0-1 mio. kr. - Tips- og Lotto 2013, hovedkontoret modtog støtte på kr. 2.1 mio. Pkt. 07. Eventuelt: - næste møde 4. maj kl (midt Danmark), afbud fra SAH. Efter den formelle dagsorden startede bestyrelsen på visionsdrøftelsen for organisationen. I plenum blev følgende elementer identificeret. GRUPPEN INTERNATIONALT (i prioriteret rækkefølge): Hurtig aktivering af ERT Synliggørelse af vores internationale arbejde (i Danmark)

3 Katastrofearbejde, DFH skal have mere fokus på det humanitære område Mere kontakt mellem afdelinger/partnere i syd Internationalt arbejde skal være grundfæstet i det lokale arbejde DFH har brug for flere partner og stærk netværk Styrke samarbejde med EU, lobbyarbejde og funding Opsamling fra gruppen - Befolkningen skal vide hvad vi gør og kende os for det. Forhindringen for at nå det er os selv, vi skal kende vores aktiviteter bedre. Der skal være fokus på succeshistorierne. Vi skal blive bedre til at fortælle om resultaterne af vores indsats. - I katastrofearbejdet skal vi have stærke partnere eksempelvis Røde Kors. Via ERT kan vi samarbejde med andre organisationer eksempelvis Læger uden Grænser. Området afhængig af vi kan finde partnere, vi overvinder forhindringerne ved at stå ved det vi siger og gør. - Fælles kendt kurs og fyrtårne, alle som arbejder med DFH skal kende vores mål og arbejde mod indfrielse af disse. Der er måske en kulturforhindring ift. at nå vores mål på enkelte områder. - Styrkelse af lokalafdelinger, hvis en afdeling får en opgave skal de kunne løse den. Vigtig at kende ressourcerne i afdelingerne, der mangler generelt ressourcer og kompetencer i afdelingerne, der skal derfor ske en tilgang af disse ude i afdelingerne. - Vi skal være bedre til at fortælle om de resultater vi når, vi skal i højere grad tænke nyt og ikke som alle øvrige, og det vi siger vi kan skal vi stå ved. GRUPPEN NATIONALT (i prioriteret rækkefølge): Bedre samarbejde på tværs af afdelinger Heller færre aktive instruktører end mange inaktive instruktører (i afdelingerne) Fælleskabsfølelse på tværs af organisationen (arbejde med OS begrebet og ikke VI) Fokus på at følge samfundstendenser i lokalafdelingerne Lokalafdelinger i beredskab, eksempelvis eftersøgning af forsvundne Lokalafdelingerne skal sætte dagsordenen i deres respektive lokalsamfund Flere fællesskabsarrangementer for frivillige (socialt samvær) Bedre uddannelse af samaritter, gøre det mere attraktivt at blive samarit DFH har brug for flere partner og stærk netværk Afklaring omkring julehjælp, bør vi have det om 10 år Afklaring omkring feriehjælp, bør vi have det om 10 år Fadder/Folkehjælper (kunne være det indsamlernetværk) Bedre støtteberedskab til ildsjæle Opsamling fra gruppen: - Vi skal arbejde på at styrke fællesskabsfølelsen i DFH, dette skal ske på tværs af organisationen - Vi skal blive bedre til at imødegå plejer, fordomme. - Endvidere skal vi bruge de personlige oplevelser til at danne skole over for andre frivillige/ildsjæle, vi skal blive bedre til at kende hinanden og udnytte kompetencer på tværs af organisationen, og så skal vi helt konkret arbejde på at styrke dialogen i organisationen på tværs af afdelingerne. - Der er brug for at lave introduktionsforløb for nye medlemmer, vi skal arbejde på at højne det faglige niveau, der skal mere fokus på fællesarrangementer, der skal være et beredskab til at støtte syge afdelinger, og endelig skal vi blive bedre til den fælles fortælling. ORGANISATION (i prioriteret rækkefølge): Vi skal have en målsætning om at være medlemmer Fast INTRO forløb nye afdelinger Synlig afdeling i hver kommune Synlighed (mere synlighed nationalt og organisatorisk)

4 Etablering af erhvervspanel alle steder vi har en afdeling Lokale ambassadører i afdelingerne Central medlemsopkrævning Udarbejde koncept omkring FOLKEHJÆLPER i Danmark og mere forankring i samfundet Styrkelse af lokalafdelinger Styrke relation til kollektive medlemmer Vidensbank Beredskab for syge afdelinger Resultatkontrakter med afdelinger Fyrtårne (fælles fodslag) Folkeligt faderskabs system Opsamling fra gruppen: - Vigtigt alle kender vores mål og arbejder mod samme. - Vi skal blive bedre til at klæde afdelingerne på til at kunne løse de opgaver de påtager sig. - Vi skal arbejde mere med vores interne kultur, og blive bedre til at have en god dialog afdelingerne imellem, endvidere skal vi finde løsninger for hvordan vi får større kapacitet og ressourcer ind i det lokale arbejde sammen med stærkere kompetencer. - Vi skal arbejde på den fælles forståelse i Dansk Folkehjælp og vi skal finde løsninger på hvordan vi kan tilføre lokalafdelingerne nogle flere ressourcer. Herefter rundede TEP op på dagen, bestyrelsen var enige om at betragte dagen som en proces som løbende tages op til vurdering. Der var enighed om, at dagens konklusioner sammenskrives og indarbejdes i organisationens handlingsplaner i videst mulige omfang. Bestyrelsen skal løbende sikre sig målene i vores vedtagne handlingsplaner nås, eksempelvis ved at bestyrelsen ved valg af nye bestyrelse har en opfølgning på handlingsplaner og visioner. Godkendt den:

5 Thomas E. Pedersen Morten L. Jensen Peer Kristjansen Carl-August Paulsen _ Mads Lund Erik Sørensen Svend Aage Hansen Heidi V. Cramer Ditte G. Jensen Ninna Ø. Andresen _ Klaus Nørlem, referent