Dagsorden for møde i Beagle Klubbens udstillingsudvalg 29. september 2012 i Ålborg

Transkript

1 Dagsorden for møde i Beagle Klubbens udstillingsudvalg 29. september 2012 i Ålborg Punkter: 1. Orientering fra BEK s bestyrelse, v. bestyrelsens repræsentant Michael 2. Mailadresser beagleklubadresser, v. Michael 3. Vandrepokaler udstilling Af bestyrelsen (BEK) ref. af 4. august 2012 fremgår det, at bestyrelsen har modtaget fundats til to nye vandrepokaler fra henholdsvis Chenette og Freddy Rosenbeck og Kennel Fairytosh v. Myrna Christiansen. Fundats er endnu ikke modtaget i udstillingsudvalget og ej heller hos pokaladministrator! Michael har den fremsendt mail vedr. pokalerne, denne er vedhæftet. 4. Dommerinvitationerne for 2013 er på plads. Det er imidlertid konstateret at en dommer inviteret af BEK også har sagt ja til at dømme beagler i en kredsudstilling. Drøftelse af denne situation! 5. Afregning for dommere. I forbindelse med afregning af dommer først i 2012, gør dommeren opmærksom på, at denne kun skal have afregning efter FCI taksterne, hvilket er lavere end de takster BEK opererer med jfr. DKK taksterne. Dette er undersøgt nærmere, og DKK har intet imod af BEK benytter FCI reglerne for udenlandske dommere, men skal benytte DKK taksterne for danske dommere. Drøftelse af afregning, idet der er økonomisk fordel for udstillingsudvalgets stramme budget, herunder rettelse af takstbladet i BEK s håndbog. Mail fra Birgitte af 13. juni 2012 vedhæftet. 6. Udstillingskalender for 2014, forslag vedhæftet v. Marianne 7. Drøftelse af hvor lagt tid der primært skal gå mellem dommerne inviteres til at dømme i DK!, v. Birgitte 8. Valg af dommere for Der skal vælges til BEK udstilling inkl. reserve, samt ønsker som vi kan sende til DKK. Bruttoliste er vedlagt. 9. VSS Drøftelse af henvendelse til BEK s bestyrelse i forhold til afklaring af VSS 2014 i forhold til endelig planlægning af udstillingerne placering i landdsdelene. 10. Økonomi

2 Af budgetopfølgningen pr fremgår udgifter til VSS ærespræmier og deltagerpræmier på i alt kr. (Budgetopfølgningen er tidligere udsendt, medbring den venligst) Drøftelse af status for økonomien, og mulige tiltag, hvis der kommer ekstraordinære udgifter i 2012 VSS deltagerpræmier og ærespræmier. Iflg. BEK s kasserer fordeler det sig således: Deltagerpræmier 120 stk. á 85 kr. = kr. Ærespræmier 29 stk. á 125 kr. = kr. Udstillingen modsat dag VSS kostede i værdikuponer kr. Drøftelse af beløbet til VSS Ærespræmier og deltagerpræmier, set i forhold til udstillingsudvalget stramme budget. Lena s side På januarudstillingen er der tradition for konkurrencen Lena s side. Der udtrækkes 2 vindere og gevinsten er 2 tilmeldingen til VSS udstillingen. I kr. Drøftelse af om der stadig skal være denne konkurrence og dermed en udgift til tilmeldinger til VSS udstillingen. VSS 2014 udgift for VSS udstillingsareal. Udstillingsudvalget har til brug for budget 2013 kontakter VSS arbejdsgruppen for Bornholm, for at få oplyst, hvilken udgift der vil være til leje af udstillingsareal. Modtaget besked om, at der i deres budget er regnet med et tilskud fra udstillingsudvalget, som der hidtil har været praktiseret, nemlig kr. for 2 dage. VSS arbejdsgruppen udtrykker håb om, at udstillingsudvalget kan finde plads i budgettet til denne udgift. Imidlertid er denne udgift kr. pr. dag højt sat, idet de græsarealer, der lejes til andre udendørs udstillinger ligget i et billigere prisleje. Drøftelse af hidtidig praksis og af beløbets størrelse. 11. Budget Drøftelse af nødvendige tilpasninger af udgifterne i forhold til indtægter. Forslag vedhæftet v. Marianne 12. Evt. 13. Næste møde i udstillingsudvalget.

3 Referat udstillingsudvalgsmøde Til stede: Marianne Steinmann Bach (MSB), Birgitte Søndergaard (BS), Per Hergott Petersen (PHG), Lotte Berg Jensen (LBJ), Annette Pedersen (AP) Bestyrelsens repræsentant: Michael Johannesen (MIJO) Afbud: Lea Wesselhoff (LW) Ad 1. Orientering fra MIJO og spørgsmål til MIJO MIJO sendte mail til udstillingsudvalget med 3 dokumenter. Forretningsorden for udstillingsudvalget En korrigeret forretningsorden for udstillingsudvalget, hvoraf det fremgår at den er godkendt af BEK s bestyrelse på bestyrelsesmøde den MIJO foreslog at den kan blive drøftet på mødet, hvis udstillingsudvalget har spørgsmål eller kommentarer til denne. Den korrigerede forretningsorden blev ikke drøftet yderligere, da den allerede er godkendt af bestyrelsen. Om 2 nye pokalfundatser, behandles under pkt. 3. Juniorhandling Af bestyrelsens referat af kan udstillingsudvalget læse, at bestyrelsen behandler spørgsmål om juniorhandling, som reelt ligger i regi af udstillingsudvalget. Samtidig fremgår det, at Hanne Veggerby vil udarbejde et skema til brug for registrering af resultater til juniorhandling. Udstillingsudvalget undrer sig, idet bestyrelsen har behandlet spørgsmål fra en bestyrelsesrepræsentant, og ikke sendt det videre til udstillingsudvalget, idet spørgsmålet hører under udstillingsudvalgets arbejdsområde. Samtidig har udstillingsudvalget ikke modtaget henvendelse fra bestyrelsesrepræsentanten, og heller ikke modtaget det omtalte skema. Udstillingsudvalget ønsker, at indgå i arbejdet om skemaets brug. MIJO oplyser, at udstillingsudvalget bliver kontaktet af Hanne Veggerby. Betaling for juniorhandling Udstillingsudvalget vil gerne genindføre betaling på 100 kr. pr. juniorhandler. Tilmelding stadig på dagen, juniorhandleren behøver ikke være medlem af klubben for at juniorhandle, men skal være det for at det kan udløse diplom og roset til årskonkurrencen. Udvalget kan ikke selv træffe afgørelse, idet det er bestyrelsen der oprindeligt traf beslutning om at tilmelding til juniorhandling skal være gratis. MIJO vil drøfte dette med bestyrelsen. Vedr. computer Udstillingsudvalget er af den tidligere formand for BEK blevet spurgt, om udstillingsudvalget er interesseret i at overgå fra alm. skrivemaskine til brug af computer, når der skal skrives kritikker. Dette er udvalgt

4 positive overfor, men aktuelt er der ikke udviklet programmer, der kan overføre resultater/kritikkerne fra en computer direkte til DKK. Det forlyder, at DKK barsler med et system, og udvalget er enige om at vente på DKK. Imidlertid foreslår udstillingsudvalget, at BEK bestyrelsen kontakter DKK med tilbud om, at BEK og udstillingsudvalget tilbyder at være pilotklub. MIJO vil tage udstillingsudvalgets forslag med til bestyrelsen. Ang. manuelle tilmeldinger U-udvalget drøftede punkt fra udstillingssekretæren ang. manuelle tilmeldinger. Udstillingssekretæren har i mange år bestridt denne post. En udstilling tager ca. tre aftener af hendes tid at klargøre. Udstillingssekretæren har gennem flere år praktiseret, at tilmelde egne hunde manuelt, når hun laver de øvrige manuelle tilmeldinger til udstillingen, hvilket der altid er. Samtidig overfører hun betaling for sine hunde via banken til BEK. Denne praksis påfører ikke klubben nogen ekstraudgifter og klubben går heller ikke glip af penge og kasserer har ikke ekstra opgave ved denne betaling. Udstillingslederen har imidlertid af kassereren fået besked om, at denne fremgangsmøde vil kassereren fremover ikke acceptere, der skal tilmeldes on-line via hundeweb. Udstillingsudvalget finder ikke denne udmelding rimelig. Udstillingsudvalget er af den opfattelse, at hvis klubben ikke mister penge ved denne handling, det ikke kræver merarbejde, så er det ønskeligt at bestyrelsen/kassereren udvise fleksibilitet overfor de/den medlemmer af klubben, som gerne vil gøre et stykke frivilligt arbejde for klubben, og f.eks. ikke gå op i om f.eks. udstillingssekretærens hunde bliver tilmeldt manuelt eller online. MIJO drøfter punktet med bestyrelsen, og deres beslutning sendes direkte til udstillingsudvalget. Flytning af hunde fra én til en anden udstilling MIJO præciserer, at man ikke må flytte hunde fra én udstilling til en anden, hvilket ikke er nyt udstillingsudvalget. Udstillingsudvalget er også bekendt med, at det er BEK s bestyrelse der tidligere har truffet beslutning om at følge DKK s regler. Udstillingsudvalget beklager, at det ikke kan lade sig gøre at overflytte hunde på BEK s udstillinger. Udvalget vil gerne kunne have overføre en eksempelvis halt hund til første efterfølgende udstilling (fremvisning af en erklæring el. hund fremvist til udstillingslederen på dagen). Denne fleksibilitet kunne medvirke til at fastholde udstillerne. Magasinet sendes i elektronisk form til danske dommere. Magasinet er gennem årerne blevet udsendt til alle danske dommere og udgiften er posteret med beløb som friabonnementer. Grundet beløbet størrelse på denne post, har udstillingsudvalget i deres første møde den bedt bestyrelsen repræsentant om en anden løsning og foreslog, at dommerne fik mulighed for at få adgang til BEK s hjemmeside med kode, og dermed kunne læse Magasinet. Dette vil spare udgiften til selve det fysiske blad og porto, de såkaldte friabonnementer. Udstillingsudvalget har flere gange rykket for svar, men har ikke kunne få en afklaring. Udstillingsudvalgets alternativ til, at dommerne får adgang til BEK s og kan læse Magasinet der også de historiske er, at Magasinet hver gang det udkommer sendes i mail til dommerne. Udstillingsudvalget er bekendt med, at lydighedsudvalget også får udsendt en del Magasiner pr. post, og foreslår at denne praksis

5 benyttes i hele BEK s regi, og dermed spare alle udvalgene penge. Enighed om at dette er en god løsning, og det aftales, at det er formanden for udstillingsudvalget, der på vegne af udstillingsudvalget vegne, hver gang mailer Magasinet ud til de danske dommere. MIJO vil sende adresserne til Marianne, som vil sørge for udsendelse, herunder hvem i DKK regi der ønsker Magasinet i elektronisk form samt afklarer, om DKK vil have et enkelt eksemplar på tryk. MIJO tager udstillingsudvalgets forslag med til bestyrelsen i forhold til de øvrige udvalg. Ad 2. Mailadresser Drøftelse af hvilke arbejdsopgaver udstillingsudvalgets medlemmer har, hvor det vil være hensigtsmæssigt, at det er en beagleklub mailadresse forbundet til de individuelle arbejdsområder, sådan at medlemmerne ikke skal benytte deres egne mailadresser. Hver af udstillingsudvalgets medlemmer har adskillige udadrettet opgaver, hvor udvalget benytter billigste kommunikationsvej, nemlig mail. Udvalget vil derfor gerne have én mailadresse pr. medlem. Vi har en formand, udstillingsleder vest, udstillingsleder øst, udvalgssekretær, dommerkontakt og en udstillingssekretær. MIJO drøfter på ny udvalgets behov med bestyrelsen. Ad 3 Vandrepokaler Udstillingsudvalget har den fra BEK s bestyrelsen modtaget fundats på de to pokaler som fremgår af bestyrelsens referat af 4. august Fundats til to nye vandrepokaler er fra henholdsvis Chenette og Freddy Rosenbeck og Kennel Fairytosh v. Myrna Christiansen. Fundats er kort gennemgået. Et par uhensigtsmæssigheder skal drøftes med giverne. Pokaladministrator tage sig af dette. Hvis BEK s sekretær en anden gang modtage fundats vedr. udstillingen, beder udstillingsudvalgt om, at disse straks sendes videre til udvalget, da det i flg. forretningsordenen er udstillingsudvalgets ansvarsområde. Ad 4 Dommerinvitationer for 2013 Det er konstateret, at en dommer inviteret af BEK også har sagt ja til at dømme beagler i en kredsudstilling. Udstillingsudvalget er enigt om, at denne situation ikke er ønskelig. Samtidig fremgår det at den dommeraftale, som der fremsendes til de respektive dommere, følgende forbehold Såfremt du, efter indgåelse af nærværende aftale, accepterer en invitation til at dømme beagler på en af DKK s udstillinger i sammen kalenderår, forbeholder BEK sig ret til at annullere denne aftale. Aftalt at Birgitte kontakter dommeren, og får afklaret hvilken en af udstillingerne vedkommende ønsker at dømme. MIJO har et tilbud med fra Region Fyn, som har vist interesse for at få et arrangement op at stå omkring en dobbeltudstilling i Det må gerne være udstillingen den 6. og 7. april 2013, som så rykker fra Jylland til Fyn. Udstillingsudvalget ser positivt på dette. MIJO kontakter Region Fyn, samt sørger for, at der bliver en kontakt til Per i forhold til halspørgsmål.

6 AD 5. Afregning af dommere. Drøfter fremtidig afregning af dommere, hvor der er mulighed for at benytte de lavere FCI takster for udenlandske dommere, hvorimod de lidt dyrere DKK takster skal benyttes ved danske dommere. Da DKK ikke har noget imod at vi benytter forskellige takster og det er en økonomisk fordel for udstillingsudvalgets stramme budget, beslutter udstillingsudvalget, at benytte FCI taksterne for afregning af udenlandske dommere og DKK takterne for afregning med danske dommere. Birgitte sørger for at tilrette takstbladet i BEK s håndbog med de sidste nye takster fra FCI. Rettelserne skal sendes til Connie Stisen, c.c. det øvrige udstillingsudvalg. MIJO orienterer bestyrelsen. Ad 6 Udstillingskalender for 2014 Forslag fra MSB drøftes, og flertallet godkender forslaget. Der mangler endeligt afklaring af udstillingerne i forbindelse med VSS 2014 AD 7 Hvor lang tid skal der gå, mellem dommerne inviteres til at dømme i BEK Punktet blev drøftet. BS ønskede 4 år, LBJ ønskede 4 år, AP ønskede 0 år, MSB ønskede 3 år, PHG4 ønskede 4år Flertallet var for 4 år. D.v.s. dommere, som har dømt i DK fra og med 2010 medtages ikke i udvælgelsen. AD 8 Valg af dommere 2014 Nye til VSS, VSS spec., juleudstilling og januarfest: Gisela Schicker, D - VSS Gert Christensen, DK - VSS Erwin Deutscher, A Januarfest Annuka Paloheimo, FI - Juleudstilling Øvrige til klubbens udstillinger Jan Davies, GB Maggie Martegani, CH Gitte Finnich Petersen, DK Wiebke Warneke, D Paulo Dondina, I

7 Wera Hübenthal, N Patience Walden, GB Reserver til klubbens udstillinger 1.p. Hassi Assenmacher-Feyel, D 2. p. Eleanor Bothwell, SCOT 3. p. Lenne Finne, FIN 3. p. Serena Parker, GB 4. p. Ligita Zake, L 5. p. Andreas Derscheid, D 6. p. Eeva Resko, FIN Der er to med 3. prioritet. Ønsker sendes til DKK: David Hiltz, USA Lesley Hiltz, USA Hassi Assenmacher, D Eleanor Bothwell, GB Lenne Finne, FIN Senera Parker, GB Ligita Zake, L Eeva Resko, FIN Andreas Derscheid, D AD 9 VSS 2014 Punktet drøftet. Der er endnu ingen udmelding fra BEK s bestyrelsen om hvem/hvor VSS 2014 skal afvikles. Udstillingsudvalget mener at erindre, at ifølge der turnus for afholdelse af VSS, der er udarbejdet at bestyrelsen, er det måske i Østjylland den skal holdes. MIJO bringer punktet med retur bestyrelsen. AD 10 Økonomi

8 Budgettet/forbruget balancerer, men der er ikke overskud når 10% af indtægterne skal fratrækkes og går til BEK s fællesudgifter. Der blev drøftet hvilke mulige tiltag der kan være for at reducerer udgifterne, både for yderligere i 2012 men ikke mindst for 2013 og årerne fremover. Udvalget ser der tre udgiftsposter, hvor udgiften skal reduceres. Imidlertid har udstillingsudvalget til trods for økonomien er udlagt udstillingsudvalget, ikke kompetence til at ændre på 2 af udgiftsposter. Herudover er der afholdt tre møder i udstillingsudvalget i 2013, hvoraf det første burde kunne være afholde i 2011 kort efter at der havde været valg til udstillingsudvalget, sådan at budgettet kun blev belastet af to møder. De tre udgiftsposter er Lena s side Udstillingsudvalget besluttede at spare Lena s side væk allerede fra VSS deltagerpræmier og ærespræmier. (her har udstillingsudvalget ingen indflydelse) Talte en del om æres- og deltagerpræmier, hvilket er en stor post på udvalgets regnskab. I 2012 beskar udstillingsudvalget omkring 10 stk. ærespræmier af. Men det er stadig en stor og dyr post for udstillingsudvalgets budget. Det er samtidig en post, som i tiderne morgen er besluttet af bestyrelsen, og før der den nye forretningsorden var indført, herunder uddelegering af økonomi. Det er naturligvis også et stort emne, som jo involverer alle udvalg. Et forslag kunne være, at der kun give én deltagerpræmie pr. hund, lige meget hvor mange aktiviteter den deltager i. Hvordan dette så regnes ud til de forskellige udvalg, har vi aktuelt ikke noget bud på nu, men det kunne give en besparelse ikke alene på udstillingsudvalgets konto. VSS 2014 udgift for VSS udstillingsareal (her har udstillingsudvalget ingen indflydelse). Når udvalget normalt lejer et udendørsområde, betaler vi mellem 500 kr. og op til 1500 kr. Vi ved godt, det er sædvane at VSS udvalget, som udgangspunkt tager 2500 kr. pr. dag pr. udvalg for leje af udendørsareal. I de gode gamle dage med masser af tilmeldte hunde på årets udstillinger, ville det normalt heller ikke være noget problem. Imidlertid er vi kede af, at skulle betale dette for udstillingsudvalget store beløb for leje af en græsplæne. Det belaster budgettet, selvom vi ser det over alle årets udstillinger. Udstillingsudvalget mener, at som konjekturerne er p.t., bør leje af VSS arealer svare til det vi normalt betaler for udendørsareal. En del af udvalget vil gerne have der sker en ændring her og nu, så det træder i kraft allerede fra AP mener at det er for sent til VSS2013, at lave ændringerne nu. VSS-budgettet er formodentlig godkendt allerede af bestyrelsen, og VSS-udvalget - går vi ud fra har vel kalkuleret med denne leje. Dette gælder naturligvis også for præmierne, VSS udvalget er formodentlig også i gang med disse. Udstillingsudvalget ønsker at bestyrelsen behandler ovennævnte punker, for så kan det træde i kraft i 2013 alternativt fra Såfremt bestyrelsen ikke kan gå ind for at det allerede træder i kraft for 2013, da beder vi bestyrelsen om at se på en kompensation. Det kunne være at bestyrelsen krediterede

9 udstillingsudvalgets konto for differencen på 2000 kr. i alt for begge dage samt et beløb som tilskud til deltagerpræmier/ærespræmier eller nedsættelse af procenten til fællesudgifter fra 10% til 7,5%. MIJO bringer dette tilbage til bestyrelsen AD 11 Budget 2013 Budget 2013 afhænger af tilbagemelding fra punkt 10. Når tilbagemelding foreligger udarbejdes revideret budget for AD 12 Eventuelt Udgik p.g.a. tidsnød AD 13 Næste møde i udstillingsudvalget. Marianne sender forslag til ny mødedato.