Referat fra Bestyrelsesmøde 4/2012

Transkript

1 Referat fra Bestyrelsesmøde 4/2012 Dato: 4. august 2012 kl. 09:00 Sted: Gislavænget 2 st., 5210 Odense NV Fremmødt var: Aage Jakobsen aaja, Michael Johannesen mijo, Marie Louise Nielsen mani, Nina Dige Vinther, ndv, Connie Stisen cost, Thjelde Ravn Toft trto, Hanne Grøn Veggerby hveg. Siden sidst: Formanden bød velkommen, specielt til ndv og hveg, som er indtrådt i bestyrelsen som suppleant for Peter Laursen og Ulla Hvidberg. Ndv for resten af PeLa s valgperiode (på valg i 2014) og hveg for resten af UZH s valgperiode (på valg i 2013). Formanden minder alle om at bestyrelsen har tavshedspligt omkring alt, hvad der behandles af bestyrelsen. Ndv beder om at materiale udsendes som word-dokumenter, da der kan skrives kommentarer i disse. 1.AaJa 2.AaJa Godkendelse af dagsorden I forbindelse med godkendelse af dagsorden indføjedes nogle punkter og cost gjorde opmærksom på at postlisten skulle figurere længere nede i dagsordenen. Vedtagelse af forretningsorden for bestyrelsen Det udsendte forslag gennemgås og der foretaget tilføjelser og korrektioner. Cost renskriver og opdaterer denne i Håndbogen. Hveg foreslår en tilføjelse om at suppleanter kan træde i tilfælde at bestyrelsesmedlemmers længere fravær f.eks. i forbindelse med orlov el.lign. (jvf DKK s forretningsorden for kredse og specialklubber) Det besluttes at indføje dette i Klubbens nye vedtægter, som skal udarbejdes af det Lovudvalg, som vælges til dette arbejde. Det besluttes endvidere at fremtidige referater skal sendes til alle bestyrelsesmedlemmer for kommentarer, hvorefter de bliver endelig godkendt af formanden og offentliggjort. Ndv Inhabilitet ndv udbad sig forklaring på, hvordan og hvorfor hun og Trto blev erklæret inhabile i spørgsmål vedr. konfliktsituationen med Lydighedsfolket. Aaja forklarede at det foregik pr. mail og telefon og blev besluttet fordi ndv og trto var gift med 2 af mødedeltagerne. 4 bestyrelsesmedlemmer havde telefonisk besluttet dette. Hveg spørger om trto og ndv havde haft mulighed for selv at erklære sig inhabile, hvilket ikke var tilfældet. Aaja beklagede at han ikke havde spurgt, før beslutningen blev taget. Trto og ndv har ikke selv følt at de var inhabile, men måtte tage de øvrige 4 bestyrelsesmedlemmers beslutning til efterretning. Ndv ønskede at vide om hun fremover ville blive betragtet som inhabil i spørgsmål vedr. lydighedsarbejdet i klubben og fik det svar at hun ikke automatisk ville være inhabil i alle spørgsmål omkring lydighed, men at det helt ville komme an på det konkrete emne. 3.AaJa Status på møder med lydighedsudvalg/instruktører Aaja referer kort fra møderne med Lydighedsfolket. Stridspunkterne var den nye omkostningsinstruks, hvor procentsatsen var sat til 20% til klubbens kasse og reglerne om antal instruktører og medlemsvalgte i lydighedsudvalget Side 1

2 Konflikten anses nu for at være løst og man venter med at udarbejde en ny forretningsorden til efter næste generalforsamling, hvor klubbens love er blevet revideret. Der er indkaldt til ekstraordinært Instruktørmøde søndag d. 19. august, hvor der skal vælges et nyt Lydighedsudvalg. Procentsatsen skal rettes i omkostningsinstruksen til 10%. Derefter en lille snak om udvalg generelt og man enedes om at bestyrelsen skal være mere opmærksom på alle aktivitetsudvalgene, at disse bliver mere ansvarlige økonomisk og mere aktive/udfarende. 4.MiJo Status på udstillingsudvalg Mijo forelægger materiale vedr. udstillingsudvalget. Materialet udsendes til udvalget for kommentarer. Udvalgsmedlemmerne har udtalt ønske om at få beagleklubmailadresser, men da det vil være temmelig bekosteligt at give til alle, besluttes det at tildele udvalget 3 klub-mailadresser, som skal følge de 3, der bruger mailkorrespondance mest. F.eks. Dommerkontakt, udstillingsleder og hal- og personalekontakt. Således at det ikke er nødvendigt for disse personer at benytte deres private mail til officiel korrespondance Vedr. Januarfest Ndv, som er kontakt til Januarfesten kontakter snarest udstillings-udvalget for beslutning om hvor og hvordan arrangementet skal afholdes. Det ønskes at der kan blive mulighed for LP og Rally-Lydighed sideløbende med udstillingen om lørdagen, så der også er en anledning for lydighedsfolket til at deltage i festlighederne. Derefter skal der findes medlemmer, som vil være behjælpelige med arrangementet. Vedr. Juniorhandler-hitliste Hveg vil gerne have mere orden på tilmelding og resultatliste på juniorhandling og udarbejder et skema til brug for dette. Hveg har konstateret at der i hitlistereglerne står at man skal være medlem af klubben for at blive registreret på hitlisten. Desværre er det i år sket at et ikke medlem har deltaget og derfor ikke kan hitliste føres trods gode resultater. For at undgå lignende i fremtiden, skal dette pointeres at man skal være medlem for at kunne hitliste føres. 5.AaJa 6.AaJa Nedsættelse af Lovudvalg Aaja har forslag om følgende medlemmer til lovudvalget, som skal revidere klubbens love efter de skeletlove DKK har fremsendt: Aage Jakobsen, Michael Colding-Jørgensen og Lene Marie Seitzberg. Efter en kort debat besluttes det at Aaja skal meddele udvalget at vi selvfølgelig må være sikre på deres fulde loyalitet. Det forventes at der kommer udkast til de reviderede love inden udgangen af 2012/først i 2013, således at de kan blive klar til generalforsamlingen Der er udarbejdet forslag til Forretningsorden for Lovudvalget. Denne gennemgås og vedtages Aaja rundsender DKK s skeletlove til alle. Fordeling af udvalgsposter Vedr. bestyrelsesrepræsentant til udvalg m.v., besluttes det at der skal udpeges en bestyrelses repræsentant til alle udvalg m.v. Side 2

3 Denne bestyrelsesrepræsentant skal holde sig orienteret om udvalgets arbejde ved referater fra møderne og ved deltagelse i udvalgsmøder, hvor det er specielt vigtigt. Følgende poster besættes: Vss 2013 Januarfest 2013 Udstillingsudvalg Lydighedsudvalg Agilityudvalg Marchudvalg Schweiss Lovudvalg Sundhedsudvalg Regioner Hvalpeliste/opdræt Medieudvalg Webudvalg Hveg ndv Mijo Hveg Hveg Trto Mani Aaja Mani/Mijo ndv mijo mijo mijo 7.MiJo 8.Mani Referat fra Medieudvalget. Mijo orienterer om møde i Medie-udvalget. Følgende deltog: Annette Petersen Per Guldberg Gerner Sørensen Afbud fra Anne Thygesen og Lisa Hughes Der foreslås en masse nye spændende tiltag for at gøre Magasinet mere spændende. Ndv nævner at det ikke er medlemsvenligt at der er så lang tid mellem Magasin nr. 2 og 3. Mijo udtaler at det forhåbentlig kun er i 2013, det igen vil være på denne måde, for derefter vil den elektroniske udsendelse af generalforsamlings-materiale forhåbentlig være på plads. Status på økonomi Mani orienterer om regnskabet. Det ser umiddelbart godt ud, men det er vanskeligt at få overblik på dette tidspunkt af året. Vedr. økonomi i forbindelse med Magasin nr. 2/12, hvori generalforsamlingsmaterialet blev udsendt, kan det nævnes at dette kostede kr mere end nr. 1/12 og mere end gennemsnittet for 2011 p.g.a forøget sidetal. Dette ekstra beløb skal selvfølgelig ikke belaste Magasinets økonomi. Det skal endnu engang overvejes om det kan betale sig at bruge Magasin nr. 2 til udsendelse af Generalforsamlingsmateriale, når man også ser på ulempen ved det forskudte tidspunkt. Telefonpenge til bestyrelsesmedlemmer. Ndv spørger hvorfor der kun er udbetalt telefonpenge til 3 bestyrelsesmedlemmer. Mani kan meddele at det er fordi, bestyrelsesmedlemmerne skal huske at bede om telefonpenge, da de ikke overføres automatisk 9.TrTo Status på medlemskartotek Der er 691 medlemmer, deraf 257 husstande, 13 udlændinge, 25 frimedlemmer (dommere, dyrlæger og DSS-klubber m.fl.) og 3 fri/æresmedlemmer. (totalt: 948 medlemmer 691 aktive medlemsnumre). Side 3

4 10.(UZH) Status på Schweiss I.a.b, da UZH er trådt ud af bestyrelsen. 11.MaNi Status på VSS 2012 Det endelige resultat er endnu ikke færdigt, men det ser fint ud bl.a. p.g.a arrangørernes ihærdige indsats med bankospil, lotteri m.v. 12.MiJo 13.MaNi 14.AaJa Status på sag omkring et medlem, som har haft hvalpe til salg i den blå avis u/stambog samtidig med hvalpe på hvalpelisten. Der er taget kontakt til Dansk kennel Klub s kennelkontakt, som er opmærksom på sagen. Webannoncer Trto forlader mødelokalet, da hans husstand er involveret. Nogle medlemmer har haft aftale om web-annoncer i forbindelse med køb af annoncer i Magasinet. I 2008 kunne der sættes web-annoncer på. Fra indtil kunne dette ikke lade sig gøre, derfor tilbydes de implicerede medlemmer annonce i Magasinet for det beløb, de har tilgode. Disse annoncer skal bringes inden udgangen af De medlemmer der på nuværende tidspunkt har meldt ud i forhold til tilgodehavender, kontaktes af kassereren. Word-skabelon til brevpapir Aaja ønsker at alle bruger det nye brevhoved på al udgående post. Cost og ndv udtaler tilfredshed med det gamle brevpapir. Det besluttes at lave brevhovedet mindre og kun bringe det på side 1 i dokumentet. Aaja retter det til og udsender det til alle. 15.Trto/ ndv St. Hestedag i Roskilde 1.2 september 2012 Det besluttes at Trto og ndv tager sig af denne mulighed for at promovere vore beagler for offentligheden. Lone Dejrup Christensen og Annette Petersen har tilbudt at være behjælpelige. 16.NDV 17.NDV Indstiftelse af vandrepokal fra Freddy Rosenbeck og Myrna Christiansen Mijo tager disse sponsorater med til udstillingsudvalget. Hvis der umiddelbart er problemer med fundatserne, fordi pokalerne er tiltænkt dansk-ejede hunde, vil der blive taget kontakt til sponsorerne med henblik på en eventuel ændring af fundatsen. Indgående postliste Postlisten skal kun indeholde ekstern post til orientering og eventuel kommentarer fra Brian Seitzberg klage fra medlem i forbindelse med Schweissprøver Taget til efterretning Mani svarer fra Stinne Kjær Nielsen BLIV SET I MØRKET Side 4

5 - Er sendt til redaktionen fra Heidi Taymyr DKK Liste over DKK autoriserede mentalbeskrivere. Arkiveret af Sundhedsudvalget Medio Juli 2012 Tilbud om sponsorat fra Chenette og Freddy Rosenbeck: Mijo overdrager til udstillingsudvalget 29.juli VSS på Bornholm 2013 Hveg tager kontakt 31. juli fra Linda Laursen udmeldelse af Agility udvalget I alt 5 mails fra hhv Linda, Lone og Aage Hveg tager kontakt 30. juli :00 Fra: Vibeke Knudsen Store hestedag 1.-2 september Ndv/trto tager aktion 31.juli Ulla Hvidberg udtrædelse af bestyrelse I alt 5 mails hhv fra Ulla, Aage og Thjelde Taget til efterretning. 1. august Kennel Fairytosh v/myrna Christiansen Vedr. vandrepræmie fundats. Mijo overdrager til udstillingsudvalget 3. august Jette Ramvad, Emne: ansøgning dommeruddannelse Aaja tager kontakt og indstiller 18.NDV Udgående postliste Skal indeholde svar på extern post. I.a.b 19. Diverse: Opdrætterseminar Mijo lejer et forsamlinghus på Fyn og kommer med oplæg/budget i samarbejde med Mani. Side 5

6 Cost orienterer om at hun har klubbens guldnåle liggende i sit pengeskab. Trto spørger til den gruppe, der skaber kaos.(jvf tidligere mail fra formanden) Hveg undrer sig over at hun ikke blev orienteret om at hun var rykket op som 1.suppleant. Mani spørger om klubben er forpligtet til at invitere nye dommere. Iflg. Udstillingsudvalgets Forretningsorden kan klubben kun invitere dommere, der er ønsket af medlemmerne, hvilket kan blive problematisk i forhold til nye dommere. Ndv og trto mener at vi har pligt til at invitere nye dommere, som vi selv har indstillet. Cost foreslår at vi kigger i DKK s regler Mani orienterer om et tilbud fra OK Benzin til klubbens medlemmer, som kan give procenter til klubben. Mani orienterer om at Danske Bank har meddelt at klubben, fordi den er en virksomhed, ikke er forsikret med elektronisk indbrud. Danske Bank tilbyder en forsikring på kr. 815 årligt med en selvrisiko på kr Alle syntes at det var en god ide at tegne en sådan forsikring. trto udtalte dog at han synes, det virker forkert at banken på denne måde signalerer, at de ikke kan passe på vores penge. Mani spørger om ndv kan hente gave til Pia Ahlen hos Peter Laursen, som har købt den og fået betaling. 19.AaJa Fastsættelse af næste møde Førstkommende møde afholdes hos Trto Lørdag d. 6. oktober kl Næste møde forsøges afholdt i forbindelse med opdrætterseminaret. 11. eller 18. November Side 6