Deltagere: Lin (LS), Helle (HDB), Mathias (MVN), Birgitte (BH), Martin (ML), Lars (LB), Jacob (JDB).

Transkript

1 REFERAT FRA BESTYRELSESMØDE MØDE: Ordinært bestyrelsesmøde DATO: Mandag d. 3. august 2015 kl STED: Mødelokale 3, Grøndal MultiCenter VERSION: v5 (godkendt) Deltagere: Lin (LS), Helle (HDB), Mathias (MVN), Birgitte (BH), Martin (ML), Lars (LB), Jacob (JDB). DAGSORDEN 0. Evt. snak med MIG/KIG-ansvarlige trænere Marian Rizan (MR) og Sidsel Lynge (SL) Intet at bemærke. 1. Godkendelse af dagsorden. Godkendt med tilføjelse af Åben skolesamarbejde (nyt punkt 4.8). 2. Godkendelse af referat fra det seneste bestyrelsesmøde Udskydes til næste bestyrelsesmøde. 3. Orientering fra udvalg 3.1. Eliteudvalg a. Der er fastsat udvalgsmøde d. 17/ Hal- og materialeudvalg a. Der er fremkommet ønske om indkøb af supplerende Redskaber til springholdene b. Højtaler er blevet repareret. c. Der er opsat afkrydsnings-computer (i hal F/G) og reservecomputer (på kontoret) Forældreudvalg a. Rengøringsdag er udskudt. Ny dato skal findes (LS skal følge op) Uddannelses-, coaching- og sponsorudvalg a. Trænerkursus (se punkt 13). b. Vi bør se på betaling af kontingent og aflønning af instruktører i juli måned. Dette omhandler primært elite/talent/tops holdene (nyt punkt inden næste sommer). 4. Orientering fra hold 4.1. MIG a. Talent og Talent+ er startet op på den nye sæson i august. b. JDB informerer (jvf bilag Nyt fra afdelingerne august 2015 ) 4.2. KIG a. Hollandstur (SVOD Open) var godt planlagt og gik godt. Der deltog 7 gymnaster, to trænere, en dommer og nogle forældre. Det var første gang for flere gymnaster og de klarede det alle godt. [1]

2 b. TOPS 2 er nu rykket til KIG Elite BMG (Freestyle) a. Der har været træning to gange om ugen i juli måned Spring 4.5. GLH (Gym Leg Hold) 4.6. Svømning 4.7. Støtteklubber a. Vi har fået kontakt til Nivå og regning er fremsendt. De ønsker at træne på samme tider i kommende sæson. b. JDB informerer. En skole har kontaktet os for træning i nogle uger før og efter jul. c. Vi skal have udformet en oversigt over kriterier for lån af hallen (ny opgave, FU/HDB skal følge op) Åben skolesamarbejde a. Det nærmer sig med arrangementer til afholdelse efter efterårsferien og 6 uger frem (3 x 2 lektioner/timer pr. uge). Vi mangler muligvis trænere til dette initiativ (LS skal følge op). 5. Orientering fra kasserer 5.1. BL gennemgår økonomisk oversigt (Se bilag m økonomisk oversigt) Aftalen med ROG er blevet reduceret til en måneds varighed I forbindelse med ændring af kontingentopkrævning (via Klubmodul) opkræver systemet fejlagtigt ikke administrationsgebyr på 50 kr pr. medlem. Dette betyder en mindre-indtægt ifht. budgettet. Dette skal tages med i betragtning til næste års planlægning (ny opgave, BH skal følge op). 6. Orientering fra FU 6.1. Der er afholdt FU-møde i den sidste uge før skolernes sommerferie (HDB, BH, ML). Hovedformålet med mødet var at få de sidste ting på plads mht. holdene til den nye sæson, trænere og kontingentstruktur (5 rater). Der er planlagt dato for trænermøde til søndag d. 30/ kl. 13:30 (JDB tjekker med MR og melder tilbage til HDB). (FU/HDB skal følge op). 7. Gennemgang af kritiske opgaver v/lb, MVN, ML Link til opgaveark er udsendt til bestyrelsen. 8. Planlægning af næste sæson (2015/16) v/ml m.fl Status på hold, trænere, udstyr, afkrydsningslister, udestående opgaver, hvem gør hvad a. Mangler træner til Tumlingehold på Korsager skole (ny opgave, HDB skal følge op) Planlægning af "Kigge på uger" til sæson 2015/16 (samme uger som sidste år - 36, 41, 49, 5, 10, 17, 24) a. Ugenumre vedtages som angivet. b. Svømning burde være startet en uge senere så HDB kunne være i hallen ved opstart. [2]

3 9. Trænermøde inden sæsonstart v/ FU (ML, HDB) a. Dato skal undersøges (se opgavelisten) b. Træner-T-shirts kan prøves på trænermødet. c. ML har udformet liste der ses på i FU. 10. Gennemgang af Terminslister MIG Terminsliste (fremsendt af HDB d. 16. juni til bestyrelsen) a. MR vil gerne at Gefion afholder Senior individuel DM samt første runde af 1. division (se bilag terminsliste) KIG Terminsliste. Er denne modtaget? a. DGF plejer ikke at udforme en terminsliste for KIG. LS vil spørge SL om der er KIG arrangementer som Gefion ønsker at afholde. Derunder om der er oprykningskonkurrencer eller lignende Gefion Classic afholdes ikke i denne sæson Forårsopvisning dato skal fastlægges evt. maj måned. FU undersøger mht. mulig dato. 11. KIG Farum Elite som ny støtteklub v/ MVN Beslutning om optagelse af KIG Farum Elite som støtteklub (beslutningspunkt v/ MVN) a. Bestyrelsen er positiv over for deres optagelse men skal sikres at det fungerer på sigt. Der skal bl.a. aftales klare rammer. LS, HDB og MVN skal tage en snak med SL og MR omkring et muligt samarbejde og under hvilke betingelser Tider for træning (er ons, fre, søn en mulighed?) a. Det skal aftales med SL og MR om præcist hvilke træning-dage og -tider der kan passe (LS, HDB og MVN skal følge op). b. HDB skal tage kontakt til Farum for at tale økonomi (efter møde med SL og MR) Præsentation af holdoversigt v/ml a. ML fremviser holdoversigt opsat grafisk så der kan fås overblik over booking/belastning i hal F/G. 12. Betaling af trænere v/ ML Forslag om kompetencetillæg så der skelnes mellem om træner er over/under trin 7. a. Det handler om et incitament for de instruktører, som er på højere niveau (dette punkt tages op næste gang vi ser på lønstruktur) Forslag om at instruktørbørn kan blive oprettet som "gratister" mod at instruktøren får modregnet de "omregnede" timer til 'Frivilligt arbejde', så længe barnet er gratis. a. Dette er omkostningsneutral løsning for Gefion og bestyrelsen er positiv over for dette. BH har videresendt forslaget til revisor og afventer svar (ny opgave, BH skal følge op). HDB skal tage kontakt til DGI for at verificere denne model (ny opgave, HDB skal følge op) Skatteregler ift. betaling af trænere per kamp i DGF regi skal undersøges. a. (springes over da det er allerede behandlet på forrige bestyrelsesmøde). 13. Hjælpetrænerkursus den 3/ Muligheder skal undersøges. v/bh a. Vi skal skrive til DGF om mulighed. LS undersøger hvem på KIG der har lyst til at deltage i et sådant kursus på et tidspunkt (Ny opgave, LS skal følge op). [3]

4 14. Udlån af projektor v/lb Ønske om udlån til LB (beslutningspunkt v/lb) a. Det vedtages at LB kan låne projektor Ramme for udlån af projektor i fremtiden a. Det glæder kun for medlemmer af bestyrelsen b. Bestyrelsesmedlemmet der ønsker lån skriver en mail til bestyrelsen om ønske og dato. c. I tilfælde af skade på projektor vil ansvarsforsikring typisk dække dette ellers hæfter låner for eventuelle skader. 15. Ønske om lån af bom til filmoptagelse (beslutningspunkt v/ MVN) a. De skal blot bruge bom (denne flyttes ikke fra hallen) b. Disse forespørgsler skal (ifølge vedtægterne) videresendes til formand. c. Dette vedtages og der fastsættes en pris på 500 kr for dette udlån. 16. Optagelser til kongerigets klogeste (skal også bruge gymnaster) v/mvn a. Dette vedtages. b. Opslag skal udformes (ny opgave, MVN skal følge op). 17. Nøglekort (til trænere og nye bestyrelsesmedlemmer - samt inddragelse af gamle) v/bh a. Oversigt over adgangsnøgler har HDB (årlig opgave, HDB skal følge op). b. Nye instruktører skal have nøgler (HDB skal følge op). 18. Afmelding af tider i småferier for de træningssteder, hvor det er relevant? v/bh a. Grøndal, Svømning (HDB skal følge op). b. Korsager skole er nøgleskole (så ikke relevant) men ringe og aftale (HDB skal følge op). 19. Verserende Personsager (fortroligt udenfor offentligt referat) 20. Gefions 50 års jubilæum (fast punkt) i maj Skal der nedsættes et jubilæumsudvalg? a. Det tager tid at arrangere et sådant arrangement. Gode ideer skal løbende skrives ned og arkiveres i dokument/liste (dokument i OneNote). b. Udvalg nedsættes på senere tidspunkt Tidligere Gefion medlemmer skal inviteres. 21. Kommende møder Bestyrelsesmøde a. Som udgangspunkt afholdes bestyrelsesmøder første mandag i hver måned. b. Næste møde fastlægges til d. 7. september kl. 18:15 c. Og dernæst d. 5. oktober, 9. november og 7. december Eliteudvalgsmøde a. Er tidligere fastsendt som mail til bestyresen Øvrige udvalgsmøder [4]

5 22. Eventuelt a. Netop kommet mail med ønske om noget Calisthenics-træning i hallen og om der kan laves en aftale. (MVN skal videresende mail til JDB, som skal følge op). b. Der er kommet ønske om statistrolle (ny opgave, mail videresendes til SL, MVN skal følge op). [5]