Vagtplanlægning i dagtilbud

Transkript

1 Vagtplanlægning i dagtilbud Business case Projektets formål Formålet med projektet er, at skabe et grundlag for effektiv udnyttelse af ressourcerne i daginstitutionerne ved at indføre et vagtplanlægningssystem. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft x Effektivisering Projektets mål er, at: 1. Udnytte personaleressourcerne effektivt 2. Spare tid på personaleadministration 3. Sikre gennemskuelighed og overblik over de samlede arbejdstidsplaner 4. Større forudsigelighed og indsigt i arbejdstidsplaner for personale og ledere 5. Større medarbejderindflydelse i arbejdstidsplanlægningen Succeskriterier I 2015: Tidsforbruget til vagtplanlægning reduceres med 20% Afskaffelse af uudnyttede timer - alle medarbejdere arbejder den fulde arbejdstid Forbruget af løse vikarer reduceres samlet set med 10% Vagtplaner er synlige for medarbejderne minimum 4 uger frem i tiden Medarbejderne betjener sig selv ift. ferieønsker, ønske om vagtbytte mv. Godkendes af leder Vagtplanlægningen er papirløs Lokalaftaler er kortlagte og gerne synlige for planlæggerne Forudsætninger og usikkerheder I forbindelse med projektet har vi sammen med daginstitutionsledere, pædagoger, administrativt personale, HR m.fl. drøftet nedenstående organisatoriske, funktionelle og økonomiske forudsætninger og ønsker som muligheder ved implementering af et nyt system for vagtplanlægning i dagtilbud. De endelige forudsætninger fastsættes inden udbuds- eller kontraktskrivning. Projektets afgræsning Medarbejdere i de selvejende institutioner skal ikke omfattes af projektet. Side 1

2 Økonomiske forudsætninger Samtlige økonomiske forslag i dette dokument er baseret på, at vi implementer en udvidelse af kommunens eksisterende koncernaftale med Silkeborg Data kaldet SD Tjenestetid, SD MinTid og SD Vikarbooking. Nærværende business case er baseret på at løsningen udrulles til de kommunale daginstitutioner. I beregningerne er der kalkuleret med følgende nøgletal: 35 institutioner 450 ansatte 50 ledere 100 planlæggere, svarende til 2-3 planlægger pr. institution Ud over undervisningen ved implementeringen, budgetteres der med et ½-årligt udbud af en 2-dages uddannelse til nye planlæggere i institutionerne. Effekten fordeles på både de kommunale og selvejende institutioner, idet de selvejende institutioner vil have samme mulighed for opnåelse af en effektivisering ved indførelse af et vagtplansystem. Gevinstopgørelse Tabel 1: Kvalitative gevinster Kvalitetsløft til brugerne Kvalitetssikring Lettelser for personalet = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Budgethenførbare gevinster (opgørelse af mindreudgifter): Erfaringer fra andre kommuner, der har indført digital vagtplanlægning viser, at det er muligt at skabe et bedre, hurtigere og mere sikker udnyttelse af personaleressourcerne. Lederne vil derigennem få frigivet mere tid til eksempelvis styrket ledelse og faglig sparring med personalet eller forældrekontakt. Effektiviseringerne hentes på både de kommunale og selvejende institutioners lønbudgetter idet den administrative arbejdsbyrde i den enkelte institution reduceres. Effektiviseringen vil blive fordelt på baggrund af institutionernes størrelse idet det forudsættes at større institutioner med mere personale vil få en større grad af administrative lettelser. Mere præcist vil lettelsen i forhold til de administrative opgaver være: Færre manuelle arbejdsgange i relation til vagtplanlægning Bedre og hurtigere overblik over tilgængelige ressourcer Mere effektiv udnyttelse af ressourcer Side 2

3 Besparelse af tid ved vikarbooking Mindre usikkerhed omkring egen vagtplan (adgang til opdaterede personlige vagtskemaer via webportal) Større fleksibilitet for medarbejderne i relation til egen arbejdstidstilrettelæggelse (medarbejderne vil via webportaler kunne tilkendegive vagt- og ferieønsker) Tabel 2: Budgethenførbare gevinster Arbejdstidsbesparelse Total Investeringsopgørelse Idet vi i vores eksisterende fastprisaftale med Silkeborg Data allerede har en række brugerlicenser vi kan gøre nytte af uden ekstra omkostninger for projektet, er investeringsomkostninger til selve brugerlicenser mindre, end hvis vi skulle ud og vælge alternative løsninger på markedet. Anlægsmidlerne går derfor primært til undervisning af brugerne. Tabel 3: Specifikation af investeringer Undervisning Tjenestetid (3 dg. Pr planlæggere á /10 pr. hold ved i alt 100 planlæggere)** MinTid e-læringsprogram * MinTid opfølgning (½ dag) Opstartsmøde Vikarbooking** Undervisning vikarbooking af planlæggere (100 stk i 1 dag, 10 pr. hold) Undervisning vikarbooking af planlæggere (100 stk i 1 dag, 10 pr. hold) Undervisning af vikarerne (1 dag) Snitflade inkl. (fra tjenestetid til SD Løn) Total * I tilbuddet vil de kun undervise 6 af gangen. Vi kan risikere at undervisningen bliver dyrere. ** Det skal være repræsentanter fra "grupper" af inst. til opsætning Side 3

4 Driftsopgørelse I vores eksisterende fastprisaftale med Silkeborg Data har vi en ca. 450 licenser på Tjenestetids løsningen, som vi kan få lov til at anvende på de kommunale daginstitutioner, hvilket er med til at holde driftsudgifterne nede for projektet og dagtilbudsområdet. Der er lige akkurat ikke nok og vi kan derfor nøjes med at supplere op med 2 licenser svarende til 100 medarbejdere. Den absolutte dyreste driftsudgift er licensudgifterne til de to øvrige moduler, der er nødvendige for at medarbejdere og ledere får den største gavn af løsningen. Dertil kommer udgifter til løbende undervisningsudbud for nye planlæggere og medarbejdere. Vi har således i business casen kalkuleret med et fast beløb til at varetage undervisningen af planlæggere og medarbejder ved en medarbejderomsætning svarende til nuværende niveau. Tabel 4: Specifikation af afledt drift SD Tjenestetid ( kr. pr ansatte ved 500 ansatte) SD MinTid SD vikarbooking Licens SMS-løsning (eksl. stk. pris ved afsendelse) Afsendelse af SMS'er ca. X stk. á X????? kr.? Løbende udgifter til undervisning (e-læringsprogram MinTid) Løbende udgift til undervisning i SD tjenestetid (2 dage, hvert ½ år) Total Side 4

5 Sammenfatning På trods af det er muligt at effektivisere de administrative arbejdsgange i daginstitutionerne betydeligt, påfører projektet nye driftsudgifter til afvikling og vedligeholdelse af systemet som overstiger effektiviseringen. Der er således ikke tale om et reelt effektiviseringsprojekt, men et projekt som sikrer en effektiv udnyttelse af personaleressourcerne og samtidig sparer tid på udførelsen af de administrative opgaver. Tabel: Økonomisk oversigt Investeringer Afledt drift Mindreudgifter heraf lønsumsreduktion Total Akkumuleret total Måltal Restudfordring (manko) Sidst men ikke mindst vil der hurtigt opleves fordele ved anvendelsen af løsningen for både ledelse, planlæggere og personale idet der skabes hurtigere og bedre overblik over vagtplanerne. Tabel 1: Kvalitative gevinster Kvalitetsløft til brugerne Kvalitetssikring Lettelser for personalet = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Side 5