AB Tennis Bestyrelsesmøde

Transkript

1 Side 1 af 8 AB Tennis Bestyrelsesmøde REFERAT Møde AB Tennis Bestyrelse møde tirsdag d. 12. April 2016 kl Udarbejdet 22. Maj 2016 Foregående møde Tirsdag d 15. Marts kl Kommende møder Mandag d. 23. Maj 2016 kl i Taktiklokalet Mandag d. 20. Juni 2016 kl i bestyrelseslokalet Inviterede Referent Tennis Bestyrelse (TB): Allan Kloppenborg (AK) Formand Ulrik Grage (UG) Ungdom udvalgs formand Ulla Hvid (UH) Senior motion udvalgs formand Ole Gammelgaard (OG) Henrik Bruun (HB) Kaj Grünfelt Henrik Thue Hansen (HTH) Kasserer Gæster: Jesper Toustrup Ungdoms koordinator Henrik Thue Hansen 1. Godkendelse af seneste referater a. Bestyrelses møde 15/ Generelt: a. Nyheder fra HB (Allan) 3. Behandling af udvalgte Emner a. Standerhejsning søndag d. 24. april status. b. Ny Ungdomsformand ifm af Ulrik Grage træder tilbage pr 1. maj 2016 status. c. Træner kontrakt med Bjarne Sloth status. d. Nyt AB Tennis booking system baseret på fælles system WinKAS status og next steps. e. Webmaster/administrator for AB Tennis hjemmeside Ole s overdragelse af ansvarsområde til Henrik B - status og next steps. f. Renoverings aktiviteter ifm AB's udendørs tennisanlæg (se også Bilag A punkt 22) - status 4. og prioritering af projekter a. Gennemgang ift Bilag A Projekter & Fokus områder. b. TB roller og ansvarsområder 5. Økonomi status (Henrik TH) a. Økonomi status b. Spørgsmål til alle: Forventes der nye større udgiftsposter udover træner udgifter? 6. Ungdomsafdelingen (Ulrik) a. Siden sidst/kommende aktiviteter/beslutnings forslag

2 Side 2 af 8 7. Senior motions udvalget (Ulla) a. Siden sidst/kommende aktiviteter/beslutnings forslag 8. Øvrige Senior aktiviteter a. Holdturnering Senior b. Holdturnering Motion (Allan) c. Motions træning (Henrik B) 9. AB Tennis samarbejdspartnere a. AB Tennis venner b. Novo Tennis 10. Eventuelt

3 Side 3 af 8 1. Godkendelse af seneste referat 2. Generelt: Løst og fast Nyheder fra HB / FU 3. Behandling af udvalgte Emner A. Standerhejsning søndag d. 24. april status. B. Ny Ungdomsformand ifm af Ulrik Grage træder tilbage pr 1. maj 2016 status. C. Træner kontrakt med Bjarne Sloth status. D. Nyt AB Tennis booking system baseret på fælles system WinKAS status og next steps. E. Webmaster/administrator for AB Tennis hjemmeside Ole s overdragelse af ansvarsområde til Henrik B - status og next steps. F. Renoverings aktiviteter ifm AB's udendørs tennisanlæg (se også Bilag A punkt 22) - status Bestyrelses møde afholdt d. 15/ Ingen kommentarer referatet blev godkendt. Løst og fast Venskabskampen mellem tennisklubberne i Gladsaxe er fastsat til fredag d. 24/ kl Kampen afvikles på GTK s anlæg. Nyheder fra Hovedbestyrelsen / Forretningsudvalget: AB s nye Forretningsfører starter 1. maj Standerhejsning søndag d. 24. april Ungdomsafdelingen står for standerhejsning planlægningen er på plads. efter mødet 12. april 2016: Standerhejsning blev afholdt søndag d. 24/4. På trods af vejret - sol, regn og sne var arrangementet en stor succes. I alt deltog ca. 65 senior og ungdoms spillere. Der skal lyde en stor tak til Ungdomsudvalget for et vellykket arrangement. Ny Ungdomsformand ifm af Ulrik Grage træder tilbage pr 1. maj 2016 Ulrik Grage meddelte på seneste opstillingsmøde, at Ulrik senest ifm starten af udendørssæsonen (ultimo april) trækker sig som Ungdomsformand. I denne forbindelse er Ungdomsudvalget udvidet med Jesper Toustrup (far til Liva og David). efter mødet 12. april 2016: I første omgang udnævnes Jesper til Ungdoms koordinator i Ungdomsudvalget samtidig med at Henrik Bruun udpeges til Ungdomsformand indtil næste opstillingsmøde. Henrik Bruun har de sidste par år været medlem af både Tennis bestyrelsen samt Ungdomsudvalget. Tillykke til begge med deres nye roller. Træner kontrakt med Bjarne Sloth En revideret trænerkontrakt med Bjarne Sloth er forhandlet på plads i februar Denne trænerkontrakt er gældende fra 1. marts Kontrakten er pt. ikke underskrevet af Bjarne. Bjarne er rykket for en underskrift, så formalia kan komme på plads hurtigst muligt (hurtigst muligt = inden udgang af maj måned 2016). Pt. kører den gamle kontrakt videre indtil Henrik TH har modtaget den underskrevne udgave af den nye trænerkontrakt. Nyt AB Tennis booking system baseret på fælles system WinKAS Se status under punktet 4 Projekter Webmaster/administrator for AB Tennis hjemmeside Ole s overdragelse af ansvarsområde til Henrik B - status og next steps. Ole og Henrik B ønskede mere tid det blev aftalt at overleveringen skulle være gennemført i løbet af 2016 dvs senest 31. december 2016.

4 Side 4 af 8 4. fokus områder / tennis projekter Renoverings aktiviteter ifm AB's udendørs tennisanlæg Ulrik Grage orienterede om at FU har godkendt 7 af de 13 renoverings forslag ift udendørs anlægget. Forslagene vil blive gennemført under hensyntagen til AB s Personalets øvrige opgaver. Det er TB s forventning, at alle 7 forslag er gennemført inden start af sommerferie perioden dvs før 31. maj Se status under punktet 4 Projekter. Se også bilaget AB renovering af udendørs tennisanlæg samt Bilag A punkt 22. for de enkelte fokus områder & tennis projekter er medtaget i den samlede oversigt i bilag A AB Tennis PROJEKTER (fremsendt separat med dette referat). Oversigten er opdelt i følgende hovedområder: Del 1: Tennis samarbejde Del 2: Bedre baner Del 3: Bedre forståelse Nedenfor er vist status for udvalgte fokus områder / tennis projekter. Udvalgte fokus områder / Tennis projekter: Tennis samarbejde i Gladsaxe Kommune (se bilag A punkt 11) o Opstartsmødet - for samarbejds projektet er fortsat i vente position. o Den årlige AB Tennis, BTK, GTK holdkamp er planlagt til fredag d. 24/6 kl hos GTK. Forslag til renovering/forbedringer af tennis anlægget (se bilag A punkt 22) o AB Tennis har udarbejdet en liste med 13 renoverings/forbedrings ønsker til/af AB s udendørs tennisanlæg. o De 13 forslag er behandlet på et FU-møde 7 forslag blev GODKENDT 6 forslag blev defineret som WAIT. Nedenfor ses konklusionen pr forslag: 1. Renovering - Vandingsanlæg ved bane 1 -> bane 6 (Vanddysser hæves på tennisbaner 1-6.) - GODKENDT 2. Renovering - Vandingsanlæg ved bane 10 & 11 (Tryk til banevand ved bane 10+11) - GODKENDT 3. Renovering Gangstier (Renovering og genopretning af gangstier mellem tennisbaner) - GODKENDT 4. Renovering - Ved bane 10 & 11(Ukrudt i perlesten ved bane planlagt en flisebelægning) - GODKENDT 5. Renovering - Trappe til bane 1 (Trappe til bane 1 da den er skæv og usikker at anvende) - WAIT 6. Renovering - Gelænder ved trappe til bane 2 (Trappen op til tennisbane 2 har behov for mindst et gelænder) - GODKENDT 7. Tennisanlæg Sikring (Borde & Stole) - WAIT 8. Tennisanlæg Information (Skiltning til og på anlægget m.m.) - WAIT 9. Tennisanlæg Forbedring (WIFI-net adgang ved skuret m.m.)

5 Side 5 af 8 - WAIT 10. Tennisanlæg - Forbedring Tennisskur (Enkelt og dobbeltdør i tennisskur m.m.) - GODKENDT 11. Tennisanlæg - Forbedring Bane (Aflukning ved overdækning bane 10+11) GODKENDT 12. Tennisanlæg - Forbedring Overdækning (Hegn, stolper og sejl ved siden af tennisskuret - mod bane 10) - WAIT 13. Renovering & Forbedring af Tennisbaner i Tennistrekanten (Oprensning og genetablering af bane 7 & 8 gerne til minitennis) - WAIT o AB Fælles drift dækker udgifterne for forslag: 1, 2, 3, 4 og 6. o AB Tennis dækker udgifterne for forslag: 10 og 11. Nyt Tennis booking system baseret på WinKAS (se bilag A punkt 34) o Siden sidste TB møde har Allan, Henrik B samt Henrik TH afholdt en række møder med WinKAS udviklerne. Det må konstateres, at WinKAS ikke har noget der minder om et tennis bookingsystem, og at den Henrik TH udarbejdet beskrivelse med krav og ønsker til et tennis booking system ikke er forstået som forventet. o Det må konstateres at der er et stykke vej før vi er i mål. Vi må gå på kompromis med mange af vores krav og ønsker, så det vi i bedste fald kan få i første omgang er en første udgave af et tennis bookingsystem. o Efter en samlet vurdering af fordele og ulemper ved det nye booking system, har TB grundet administrative lettelse valgt at satse på det nye system. 5. Økonomi status Foreløbigt budget 2016 (pr 18 nov 2015): Indtægter: 620 Tkr / Udgifter: 605 Tkr / Budgetteret overskud: 15 Tkr 6. Nyt fra Ungdomsafdelingen Junior udvalg 2016 består af: - Henrik Bruun (formand) - Jesper Toustrup (Ungdoms koordinator) - Jesper M. Sørensen - Line Brogaard Hede 30. April 2016 (pr 18 nov 2015): Indtægter: 369 Tkr / Udgifter: 169 Tkr / Budgetteret overskud: 200 Tkr ligger indenfor det planlagte budget. Input til 2016 budgettet: Der er godkendt et tilskud på kr ifm senior tennis turen til Ungarn primo maj Der er bevilliget kr til indkøb af møbler til tennisskuret ved bane 2. Ulrik tilbød at donere ca. 20 ketcher til AB Tennis. Ketcherne skal have friske opstrengninger denne udgift betales af AB Tennis. Ulrik sikre opstrengning inden overlevering af ketcher. Generelt: Medlemsstatus ca. 80 ungdomsmedlemmer. Generelt er der tilfredshed med nuværende træningstilbud. Ungdomsafdelingen har anmodet om accept for at indkøb af klubtøj til ungdomsspillere hos Z&Match (uden tilskud fra AB Tennis). Allan spurgte til om man havde undersøgt mulighederne hos AB Tennis s samarbejdes partner CC Sportwear i Bagsværd. Dette er undersøgt ønsket er at vælge tøj fra Z&Match. Forudsat at indkøb at tennis til ungdomsspillere er uden tilskud fra AB Tennis har Ungdomsafdelingen fået OK til indkøb.

6 Side 6 af 8 - Henrik Rosenfeldt - Jesper Erichsen + - Bjarne Sloth 7. Nyt fra seniorafdelingen (Ulla) Senior udvalg 2016 består af: - Ulla Hvid (formand) - Henrik Jepsen - Frederic Quenee - Bent Randbøll - John Jørgensen - Kaj Grünfelt 8a. Øvrige Senior aktiviteter Holdturnering Siden sidst møde/ efter mødet 12. april 2016: På vegne af Ungdomsudvalget har Jesper Toustrup anmodet om følgende: o Betaling for forplejning til hjemme og udehold ifm. holdkampe på hjemmebane dette har høj prioritet. Samlet estimat: Sandwich og pastasalat skiftevis inkl. en kildevand så bliver det ca kr. for en samlet udendørssæson for 9 juniorhold. o Tilskud op til kr 1000 til grillarrangement for juniorerne den 3. juni. Da anmodningen ikke kunne afvente et bestyrelsesmøde er anmodningen behandlet og godkendt af AB Tennis Formand samt AB Tennis Kasserer Kommende aktiviteter: JT nævnte, at man i Ungdomsafdelingen i 2016 vil sætte fokus på hold samt hold miljø. Turneringer vil blive prioriteret. Der er udarbejdet en Opgaveliste for Holdkaptajner, så flere kan inddrages i denne rolle. Hold: - Licensspillere / efter mødet 12. april 2016: I 2016 har AB Tennis 38 spillere med licens status. Dette er det højeste antal gennem mange år. I 2015 havde AB Tennis 20 spillere med licens status. AB Tennis ikke ønsker at betale for spillere der ikke repræsentere AB. Listen reviewes hvert år i april måned listen er reviewet med Bjarne Sloth. Bjarne sikre, at alle nye som gamle - licensspillere lever op til kravene. Generelt: Senior udvalget har udarbejdet et Årshjul for motionister. Siden sidst møde: - Kommende aktiviteter: Nyt tiltag Torsdag træning m Kasper er under opstart. Tilbuddet baseres på at minimum 12 tilmelder sig. Prisen for hele sæsonen er kr 300 per deltager. Nyt tiltag: Lørdags doubleturnering - 21/5-4/6-18/6 kl 10:00-12:00. Tilmelding foregår på hjemmesiden Novo Træning der er et par ledige pladser. Kommentarer: Ulla tager kontakt med Novo Tennis for koordinering af kommende AB/Novo arrangementer. SLTU Senior holdturnering: UÆNDRET STATUS Senior ændringer: Ulrik og Allan følger op. SENIOR: Ude 2016: Senior: 3 hold o HS1: Bjarne S o HS2: Bjarne S o DS1: Bjarne S SLTU Motions holdturnering: primo maj 2016: AB Tennis har i motions hold. Allan har afholdt et koordinerings møde med de 3 holdkaptajner for at aftale rammer for holdturneringen herunder regler for fordeling af spillere.

7 Side 7 af 8 Inde : Senior: 3 hold o HS1: Bjarne S o HS2: Bjarne S o DS1: Bjarne S MOTION: Ude 2016 Motion: 3 hold o H1: Henrik J, o H2: Bent R o H3: John J/ Jesper C, Inde : Motion: 1 hold o H1: Bent R 8b. Øvrige Senior aktiviteter Træningstilbud (Henrik B) 9-a. AB Tennis samarbejdspartnere AB Tennis venner (ABTV) (Medlemskaber: 4 helår) Forplejning i o For 2016 er det aftalt en pakke løsning med AB restauranten. I 2016 serverer AB restauranten kold mad (f.eks 3 håndmadder) og en drikkevare som serveret i ungdomslokalet når AB restauranten er lukket. Prisen er kr 100 pr person dvs i alt max kr i løbet af udendørssæsonen. o Da anmodningen ikke kunne afvente et bestyrelsesmøde er anmodningen behandlet og godkendt af AB Tennis Formand samt AB Tennis Kasserer. o Tak til Bent Randbøll for indgåelse af aftalen med AB restauratøren. DGI Motions holdturnering UDE: UÆNDRET STATUS AB har mulighed for at deltage i DGI s motions holdturnering som afvikles søndage morgener. Hvis der er interesse planlægges at tilmelde 1 hold. ACTION:?? Senior/Motions træning INDE: IKKE BEHANDLET Motions træning tilbud er fordelt som følger: A. Nils Crone: lørdage kl 9-11 bane 2 B. Martin Kahl: lørdage kl bane 4 C. Nils Crone-EKSTRA: udvalgte lørdage kl bane 2 Tennis Clinic det planlægges at tilbyde en Tennis Clinic afviklet over 2 gange med Kasper som koordinator. Pris ide for 2 gange = kr 600 pr deltager. Allan koordinerer med Kasper. Senior/Motions træning UDE: IKKE BEHANDLET Henrik B udleverede et oplæg til motions træning for den kommende udendørssæson. Oplægget blev diskuteret forskellige spørgsmål blev afklaret. Tilbuddene er tilpasset målgrupperne: Rutinerede, Øvede, Let øvede samt Begyndere. IKKE BEHANDLET Se Bilag A punkt 12. ABTV-kontaktperson: Nils Crone AB-kontaktperson: Henrik TH 9-b. AB Tennis samarbejdspartnere Novo Tennis (Medlemskaber: 8 helår + 12 sommer) IKKE BEHANDLET Se Bilag A punkt 14. Novo-kontaktperson:

8 Side 8 af 8 Christian Isak Jørgensen (formand) & Steen B Mortensen (kasserer) Tovholder (aftale): Allan/Henrik TH 10. Eventuelt Ingen punkter