BESTYRELSESMØDE den 20 oktober 2014 kl 18.00

Transkript

1 BESTYRELSESMØDE den 20 oktober 2014 kl Deltagere: Alle i Bestyrelsen 1 Godkendelse af ref Mødereferat fra d 8 og 18 september 2014 OK godkendte 2 Indkommen post - formand Projekt nye jollehuse/referat fra stiftende generalforsamling i Andelsforeningen Jollehusene af 2014 vedtægter vil blive opdateret, bl.a. forslag til bestyrelsen omkring muligheder for både hal og jollehus på samme medlemsskab. Dette bør (skal) vente på fællesregler fra AS generalforsamling for godkendelse. Og dette er også oplægget til de øvrige /eksisterende foreninger. 3 Orientering-skriftlige indlæg Disse blev gennemgået og accepteret. Enkelte kommentarer nedenfor 3.1 Huset (Henrik) Låsesystemet er nu opdateret, de løse dækskinner er fastgjort, låsekasser er udskifter til en type, hvor det ikke kan lade sig gøre at skubbe riglen tilbage, med værktøj, når døren er lukket. Kasserer: Der er kommet en ekstra regning på godt Kr for skift af låsekasser. Dette for at sikre at de lukkes helt og ikke "brydes op". OK Ændring af faste åbningstider på udvendige døre, de har i sommer været fra 8.00 til 22.00, alle dage. Henrik foreslår, at de i vinterhalvåret ændres til 8.00 til 16.00, alle hverdage, lørdag - søndag lukket, ændres efter standerstrygning, og vil være således frem til standerhejsning. Det betyder, at man uden for dette tidsrum, skal bruge sit kort / brik, for at komme i huset, det vil dog fortsat være muligt, at bruge handicaptoilettet uden kort / brik. Efter standerstrygning, lukkes det sidste gæstebaderum, og åbnes først til standerhejsning, eventuelle gæstesejlere henvises til handicaptoilet. Godkendt og OK Div. specifikke ting for bygninger og dette blev henvist til et udvalgsmøde, som Luc og Henrik afholder Fredagsbar og byttepenge. Hvem sikrer at den passer? Havnefoged sikrer at der er byttepenge og at beløbet er der. Kasserer tager sig af indtægterne. Generelt man kan IKKE tage penge af kassen for div. udlæg. Muligvis har vi svind i kassen? 3.2 Havn (Palle) Der lukkes for vandet d 15 nov og sidste dag for lift er d. 14 nov

2 Gennemført havnesyn med ANF. Div. ting skal laves. Flyderen ved bro 1 skal laves. Propper i el standere ligeså Skal vi evt. have en ekstra lift kører Lennart er en mulighed. Godkendt 3.3 Aktivitetsudvalg (Sonja) Sonja orienterede om div. forhold. SUP- boards kan nok opbevares i Jollehuset ved Junior / Jolle afdeling 3.4 Kapsejlads udvalg. (Søren) Dommerseminar i Vejle (sammen med Klubkonference): Jens Juul vil gerne til det og klubben betaler for det. Ansøgning om tilskud via Aalborg kommune, og via Kapsejladsbudget 3.5 Junior og Jolle (Gunnar) Nordjyske kreds: Generalforsamlings- forslag fra Gunnar - forslag om at nedlægge nordøstjyske kreds. Frivilligt at være med i kredsene. Måske vi skal melde os ud? Vi har mere til fælles med dem i Limfjorden, så måske vi skal flytte til Limfjordskredsen. Dette gælder også kapsejlads. Dette punkt tages på bestyrelses seminar i dec Juniorudvalg i klubben er måske på vej 3.6 Undervisning (Hans Jørgen) Sejlerskolen: betalende til kursus. Godt på vej, 4 forventes at købe båd 2. Er der noget med undervisning / sejlerskole og forsikrings dækning Hans Jørgen undersøger om både ansvar og forsikring? Spørge Dansk Sejlunion 3. Problem at finde tid og person for afholdelse af duelighedsprøve - evt. flyttes den til foråret tilmeldte til næste år - og det er rigtigt godt! 5. Skal vi få sejlerskole certificeret? Spørge DS 3.7 Regnskab (Peder) Vi har 1.4 mio. kr. på bogen. Diesel lukkes ned til vinter. Liften til dato brugt ca kr Ikke de store forskelle på budget og realiseret (inkl. de aftalte ting). Budgetmøder snart, uge 46. dvs. fra d 11. november Afregninger skal følge kasserers forskrifter! Småregninger samles til borgføring.

3 3.8 Sekretær / WEB (Michael) Nu når sejl sæson er ved at være afsluttet er det tid at kigge på vores web løsning og der er to forhold: 1) Ny web løsning, helt primært drevet af ønske om ikke at være proprietær som vores nuværende løsning 2) Bedre interface til vores medlemsadministrations - system (Winkas), f.eks. for kalender og medlemsfunktioner møde netop afholdt med Winkas (se også punkt 5.12) Normalt vil der være opdatering af hjemmeside og kalender mandag eller tirsdag 3.9 Formand (Luc) ANF / Marina Fjordparken / Aalborg kommune. Vi er ikke tilfredse med vedligehold på området. Der er indsendt en rapport om forholdene 4 ANF status Bestyrelsesmøde 1 okt havnesyn gennemført d 4 okt forhandlingsoplæg drøftet mm Kasserer redegjorde for situationen mht. økonomisk mellemværende 5 Indkomne forslag / drøftelser / beslutninger 5.1 Landpladsreglement og liftreglement rev OK. Henrik fremhævede at det måske er uhensigtsmæssigt at dem der kommer op med mast placeres tæt på beboelse? Det forsøger vi at tage hensyn til fremover 5.2 Debatmøde medlemmer 15. okt Endelig dagsorden fastlagt, kommer ud snarest muligt (Luc, Sonja) Luc. Vi har fem punkter fra BS og så hører vi salen mht. muligt input. Information - kort og præcist Debat! Under flere vinkler - dernæst forelæggelse i grupper, med en fra BS i hver gruppe Dagsorden på nettet snarest 5.3 Temamøde AK Gigantium Fond- raising - vi har 2 emner som cases. Ide er at blive klogere på området

4 5.4 DS NØ-kreds Drøftelse videre medlemskab mm. Flyttes til BS seminar 1 december Bestyrelses seminar OK. Flyttes til 1 dec kl Den 17. nov. er der alm. Bestyrelsesmøde 5.6 Liften Liften er kørende, men det er uomtvisteligt en ældre sag og vi skal passe meget på den! Derfor gerne flest mulige på mobile stativer / vogne. Dette går godt fremad! 5.7 Kapsejlads budgetrevision Oplæg fra Søren. Aktiviteter skal hvile i sig selv og uddannelse mm kan lægges oveni budgettet. Godkendt 5.8 Byggesager ny lokalplan Vi har fået uklart svar om hvor den er og hvorfor. Luc undersøger og håber på snarligt svar. Ny lokalplan? Hvis ja gerne snarest så vi kan komme videre. 5.9 Nye ramper ved Masteskure: Laves nu (onsdag), med sand / trækiler 5.10 Køkken. Brugerne foreslår at de selv køber ind idet det er mest praktisk Engang var der svind og det var derfor at det blev samlet under Husinspektøren.Beslutning: Aktivitets overtager ansvar for indkøb af drikkevarer Arbejdsfrie. Kører om onsdagen. Forslag om at nedlægge Husudvalget? Nej, Henrik beholder Husudvalget. Husudvalget kan hjælpe med udendørs opgaver.

5 5.12 Administrations system til Winkas Aalborg Sejlklub bruger et administrations og økonomisystem fra Winkas (firma / produkt navn) Vi fik i dag en Demo fra Winkas. Mulighed for flere moduler og der er mange og gode muligheder, fordelt på: 1) Administrations system (for superbrugere i klubben) 2) User: Klubbens egne medlemmer Pris incl. betalingsmodul (men excl. Aftale med betalingsformidling) er ca 300 kr / mdr --> 3600 Kr / år. Ca 6000 kr i opstart Kræver PC i klubhuset for at kunne udføre online bestillinger der. Besluttet at det må vi indføre. Peder og Michael har opgaven, men det skal lige undersøges om det kan integreres med vores nuværende og evt. fremtidige Web -løsning 6 Todo liste Intet 7 Eventuelt Intet 8. Næste møde d. 17. nov MBA /LG , v3