2 Godkendelse af referat den 18 maj Orientering udvalg-kasserer-sekretær

Transkript

1 Bestyrelses møde d 4 juni 2015 v3 Deltagere: Alle minus Palle (Ferie) og Christian (Afbud) I det følgende: AS = Aalborg Sejlklub, BS = Bestyrelse, GF = General forsamling 1 Godkendelse af dagsorden OK 2 Godkendelse af referat den 18 maj 2015 OK 3 Post-orientering formand Luc: 1. Sender løbende ud hvad der modtages, så ikke noget større opsamlingsheat i dag 2. Skolereform - princip forespørgsel hvad betyder det for os? Luc svarede på 13 spørgsmål i DS-undersøgelse. Det har ikke den store påvirkning på vores aktiviteter. Måske mulighed for samarbejde med en skole i fremtiden? 3. Undersøgelsesrapport Havets Motionister fra Dansk Sejlunion Lagt på hjemmesiden til medlemmerne 4. Vindmøller konflikt med sejlsport: DS har indtil videre svigtet sejlerne? De placeres ofte tæt på kysten og påvirker den rekreative anvendelse af farvandet Vi mener DS bør have en holdning til det her. Send støtteerklæring til en sejlklub som hat taget emnet op. 4 Orientering udvalg-kasserer-sekretær 4.1 Undervisning: 1. Skolebåden: Det kører bare! 2. Mangler en instruktør en nuværende instruktør tager to hold, det dur ikke på den lange bane Instruktør søges via opslag 3. Nyt kursus omkring duelighedsprøve i oktober annonceres efter sommerferien 4.2 Junior / Jolle (Per): 1. Bruger Winkas (administrations system) til opdatering mm. Og det virker fint. 2. Næste punkt er udlejning kontrakter ikke helt på plads, men det planlægges at komme på plads inden sommerferien 3. Peder: Og der er næsten styr på økonomien, og resten forventes på plads inden ferien 4. Honda motor har et problem / ikke låst. Havnefoged kigger på det. Action: Luc 5. Gunnar hjælper også til og videregiver erfaring / viden meget positivt

2 4.3 Sejlads (Søren) Onsdagssejladser kører, flere både deltager. 4.4 WEB / Sekretær Peder: Husk at sende forespørgsel til Egå omkring booking De kører det helt adskilt, altså ingen integration 4.5 Aktivitetsudvalg (Sonja) Søren Arbejde i Norge. Han har kontakt til dem, der har været ved åbent hus. Han tager det op, når han er hjemme. Vi mangler instruktør. Jeg har forsøgt at kontakte juniortræneren Christian, der også kan SUPPE, men han har ikke ved tilbage. 4.6 Kasserer (Peder) Ændret kontortid fra aht. gæste sejlere Periode: 01 juni 01 sept..lægges på Hjemmesiden (MBA) 4.7 Fartøjsinspektør ( Palle, Peder): Mht. Liftkørsel, Jan Svensen, er interesseret i at være afløser. Han har de nødvendige certifikater. Uddannelse kan ske ved næste bådoptagning i efteråret, så vi har backup for Havnefoged fra næste sæson. 5 ANF- status Luc: BS møde sidste gang, Luc og Peder. Kommunen deltog ikke i mødet. Fordrageligt møde. Nævnte ANF/ AS brugsaftaler vedr. landarealer. ANF er enig i at de skal laves, AS laver udkast. Referat er udsendt Dernæst vedtægtsændringer: Ikke helt enige endnu, men meget er på plads. Vi har to større ting, vi ikke er tilpas med, det er: 1) Større afvigelse (over 10 %) fra investeringsplanen og udvidelse af kapacitet- der ønsker vi 2/3 flertal for 2) De vil afregne blokleje med vandareal-m2 mellem pælene og vi vil afregne pr båd -m2. Hvad er AS BS holdning til det her? Diskussion i BS, Luc og Peder tager den op med ANF efter ferien.

3 6 Drøftelser beslutninger: 6.1 Opstillingspladser tilpasninger principper Foranlediget af medlemsmødet og div. diskussion er det besluttet at vi vil have en debat om emnet på et BS møde og det er så nu. Følgende er essensen og synspunkter: 1. Vores landarealer tillader ikke faste pladser til alle og slet ikke mulighed for hal til alle. 2. For nuværende med ca. 300 både går det rimeligt ved at stille bådene i 3 lag, men hvis vi kommer op på maksimal antal medlemmer (ca 400 både) skal vi tage alt areal i brug inkl. areal imellem hallerne. 3. Michael: Synes generelt vi ikke skal have haller, og hvis vi skal have bådhaller, burde man betale arealleje for dem, men nu er de her og de har da klart en positiv effekt for dem der har hallen og dermed også for klubben. Men hvad gør vi for at få alle gjort (rimeligt) tilfredse? 4. Luc forslag: Vi skal have en struktur, som gør at vi kan få mere (relativt) faste pladser, så folk kan stå sammen, dvs. reservering af en række (3 både?). Palle skal nok kigge på en metode for at opnå dette. I hvert fald mulighed for at have fast plads i et område. 5. Per: Men vi skal også bruge pladserne så der er mulighed for div dimser på pladserne, f.eks. stativer for polering, slibning, maling osv. 6. Luc: helt bestemt, men vi vil ikke tilbage til rodet fra tidligere pladser og derfor behov for frie pladser kan ikke have rod liggende! Aht kommunen som klipper hæk mm. Og klubben som renholder grus arealer ved årlig skrabning fremover. 7. Søren: Rart med miljø på pladserne arealerne kan bruges af andre når de er ledige. Dette er også et ønske fra kommunen. 8. Per: Opbevaring af effekter kan blive et problem, depositum måske mindre? 9. Michael: Måske folk bare ikke har set muligheden (web og mail) for at kunne opbevare? Derfor smider folk tingene hvor de nu engang var og finder først senere ud af at muligheden var der? Ingen tvivl om at det kom sent på hjemmesiden (min fejl) 10. Luc: Mere kommunikation! Husk også info til GF. 11. Luc: direkte Mail og WEB er vigtigt og det er der enighed om 12. Åben for speciel behov, f.eks. midlertidig let hal /overdækning (står allerede i Landpladsregler- ansøges hos Fartøjsinspektør) 13. I det hele taget behov for bedre kommunikation! Konklusionen er KOMMUNIKATION, alt skal i brug. Derudover har vi behov for at øve os, både medlemmer, havnefoged og bestyrelse, så det hele bliver noget nemmere i løbet af et år eller to. Generel enighed i BS om ovenstående, dvs. diskussionen er nu gennemført og afsluttet 6.2 Nye haller - ny placering status Luc orienterede: 1. Kommunen er ikke tilpas med antal (14) og byggefeltet. Boligforeningen er heller ikke med på placeringen for tæt på (plads 14) boligerne, selv om der kun bygges 8 haller. 2. Vi og ABF foreslår så plads 8 (9 haller) 3. Peder: kræver det for meget landplads? Luc: Næppe, der inddrages ca 8 alm pladser i begge løsninger.

4 4. Luc: Vil vi anbefale det? 5. Søren: kan bedst lide placering ved siden af de andre (plads 8) 6. Sonja: Er de for store (5 x 14 meter haller - nuværende er 4.4 x 14 meter), er det for meget i bredden? Peder: der kan ikke opnås plads til 1 ekstra hal ved at reducere bredden med f.eks. 50 cm! 7. Luc: Vi har vel ca. 400 bådpladser på land, dvs. vi kan godt være der, selv med flere haller. Vi er pt. ca. 330 både i vandet. Men der bliver fyldt hvis alle pladser er udlejet. 8. Michael: Synes principielt ikke vi skal bygge flere haller! 9. Luc / Peder: Næppe sandsynligt at vi får lov til at bygge flere bådhaller, så næppe noget problem 10. Resten: OK, dvs. flertal for begge løsninger (plads 8 eller 14). 11. Konklusion: vi afventer på kommunens svar på ABF s skrivelse. 12. På grund af det reducerede antal haller får klubben ikke adgang til en hal (på venteliste). Vi må løse opbevaringsproblem for grej på anden vis. 6.3 Evaluering medlemsmøde Hans Jørgen opsummerer: 1. Godt og konstruktivt møde. Dog et par enkelte lidt trælse udmeldinger. Godt fremmøde. Formen er nok den bedst mulige. Måske til efterårs møde: invitere medlemmerne til input til dagsorden? 2. Sonja: Fremover måske I papirformat på opslagstavlen? Ja god ide, men vi vil også have input som ? 3. Luc: Dagsorden lidt svær? 4. Generelt OK og alle enige 5. Deltagere: Glade for kaffe og kage (fremfor øl) 6.4 Reglementer principper: Michael har fremhævet at kommunikation måske kan gøres bedre, så opfattelse af div reglementer ændres fra firkantede til mere bløde, hvis de suppleres med motivering, både med en indledning ( Hvorfor skal vi have et landpladsreglement ), men også en kort forklaring på hver punkt ( du kan ikke have fast el-stik, fordi der ikke er 400 el-stik på pladserne vi skal dele ). Dette gav en god diskussion: 1. Luc: Motivering / Indledning er OK, men ikke opblødning I slutningen fylder for meget og kommer til at virke vattet 2. Peder: OK med om formulering, men vigtigt at meningen ikke udvandes 3. Luc: Næppe plads til den lange forklaring, men måske bedre at tage dette op til medlemsmøder, GF mm? 4. Luc og Peder: OK med mere forklaring, men gerne I indledningen og MAX 2 sider 5. Beslutning: Vi prøver på Havnereglement, Landplads- og Liftreglement 6. Peder og MBA tager det med Palle efter ferien

5 6.5 Større vandplads mod merbetaling? Peder motiverer: 1. Nu passer bådene nogenlunde til pladserne og man betaler per m2 bådareal. Vi afregner per m2 vandareal til ANF. 2. Nogle vil gerne have en anden plads, der er større end båden kræver, kan vi gøre noget der? 3. Peder forslag: vi giver ca 70 kr / m2 vandareal til ANF (plus moms). Hvad med at tilbyde ekstra vandareal mod betaling, så længe vi har plads nok? Enighed om at 100 kr er OK for alt ud over normal plads (svarer til omkostning til ANF). Generelt har vi behov for oprydning mht. at få bådene til at passe til pladserne specielt på bro 9, hvor nogle måske skal flyttes (dem der har for store pladser) eller betale for tillægsarealer. På sigt skal vi have løst opgaven idet det koster penge for alle medlemmer at have for store pladser ift. bådene. 6.6 Liftkørsel faste tider Luc forklarer: 1. Luc: Det er lidt rodet for medlemmerne med hvordan det virker og havnefogeden kan hurtigt bruge mange timer spredt ud over en uge på at håndtere liften. 2. Princip: ca-tider betyder at der kan tilpasses efter Vejret. Vi forlænger booking i lift- bogen indtil medio juni Hjemmesiden. Vi skal dog samle ekspeditionstider så Havnefogeden også kan løse andre opgaver 3. Uge: Liften er lukket pga. ferie Hjemmeside ingen afløser 4. Luc / Peder: vi skal have web -booking det gør mange ting nemmere 6.7 Ferieplan Opdateret. Vi har behov for en ansvarlig i BS der kan kontaktes. MBA opdaterer! Og genudsendes plus Kim 6.8 Oprettelse af ad-hoc-grupper Luc: Der er behov for forskellige aktiviteter der skal i gang i klubben, så derfor bør vi finde nogle frivillige til arbejdet, der er følgende forslag: 1. Vi laver en legeplads gruppe lige efter sommer ferien 2. Bådhold, vi skal have to stk. givet at vi får pengene til 2 H-Både 3. Vi mangler frivillige / driftsgruppe til div. ting på havnen. Måske en frivillig gruppe mere? Ud over onsdagsholdet. Enighed om det er en god ide og det skal sættes i gang efter ferien Peder: fremhæver det kan være vanskeligt at finde frivillige. Michael fortalte om tvangsarbejde i f.eks. SHS, altså at hvert medlem er forpligtiget til at yde en vis indsats, men dette er næppe en vej frem og det er der enighed om

6 6.9 Leasing kontrakt Peder: Leasing kontrakt er lavet, klar til underskrift. Giver kr / måned i 5 år og det giver kr her og nu. Besluttet og godkendt 7 Vedtægtsudvalget status brugsaftaler møder Andelsforeninger- handlingsplan Luc og Peder: i det store og hele på plads. Mangler en vigtigt punkt: Tvister imellem AS- BS og andels- BS skal kunne afgøres på en AS- GF. Derudover er venteliste og prisregulering et problem i 1 forening. Vi skal også huske at aftalen kun løber 25 år mere. Ingen garanti for forlængelse. Vi må påregne at der skal ske afskrivninger, medmindre vi kan garantere forlænget brugsaftale med kommunen- dette vil AS-bestyrelsen forpligte sig til at indlede senest i 2031 ( normalt skulle det være i 2041 ) BS: Enig om at vi skal i mål med brugsaftaler inkl brugsaftale med ANF, samt have afklaret det klubpolitiske, så det hele afsluttes samtidig. I udgangen af okt forventes via ekstraordinær GF i AS som afslutning på arbejdet i vedtægtsgruppen. 8 PR-udvalget: status Sponsoransøgning Hjemmesiden, nyt layout/principper PR udvalget har afholdt WEB møde (Hans Jørgen og Luc), med Michael som deltager. Det lykkedes at blive enige om grovskitsen til en ny hjemmeside, hvor Skive Sejlklub er model. Det er IKKE nemt at blive enige der er mange meninger, så der laves en prototype (Michael), hvor Hans Jørgen og Luc er første testere. Senere får hele BS buddet. Hovedprincip som Skive Sejlklub, plus gruppering og login for medlemmer og alle i BS der er relevante skal kunne lave direkte opdatering / indlæg. SparNord-Sponsor- ansøgning: kr Fonden, kr tilsagn fra Kommunen og kr egenfinansiering (eget arbejde). Projekt i alt: kr til H-både og kr til 10 SUP-brætter. H-Både anvendes til div. aktiviteter for ungdommen, sejlerskolen, taskesejlads, PR-sejlads mm. Søren: vi har måske allerede et par mand til et bådhold Sonja: Dvs. vi kan købe ind når pengene er bevilliget? JA, Luc giver besked. 9 Eventuelt Indkøb af Øl og vand huset / Aktivitetsudvalget. Sonja finder ud af det, incl. til depot. Dette koordineres med Christian som står for Automater og indkøb hertil. Sonja: ok at bruge havnefoged til at hjælpe med Sct. Hans-bålet.

7 10 Næste møde (r) Evt. ekstraordinært møde i ferien - indkaldes hvis nødvendigt (Peder som næstformand) Kommende møder, alle kl 18.00: 14 sept okt nov /Michael Bondo Andersen, d 4 juni 2015 og endelig d 9 juni 2015