1 Bestyrelses møde d 19 jan v3

Transkript

1 1 Bestyrelses møde d 19 jan v3 Deltagere: Alle 1.1 Dagsorden: Fra formanden (Luc): 1. Referater: godkendelse 17. Nov. (BS-møde) + 1. december (BS-seminar) 2. Post formand 3. Orientering: Udvalg sekretær-kasserer- Formand (Lokalplan-Sponsoraftale- Byggeprojekter-Havnefoged-Blå flag-støj fra både - orientering på mødet) 4. ANF: status vedr. Forhandlingsmøder Udkast nye vedtægter 5. Beslutninger vedtagelser: 1) Formand: Retningslinjer for deltagelse i kurser, seminarer o.l. forslag bilag 2) Formand: oprettelse af PR-udvalg forslag- bilag 3) Junior/Jolleudvalg:?? 4) Aktivitetsudvalg: prisliste Baren SUP-arrangementer- DS-Åben Havn? Fredagsbar/madhold(anvendelse af overskud) - principbeslutning 5) Kapsejladsudvalg: kandidat dommerkursus? 6) Uddannelsesudvalg/Sejlerskolen/ Handicapudvalg:?? 7) Husudvalg: Aktiviteter under Onsdagsgruppen- PNA 8) Havneudvalg: forslag vedr. lift i efteråret 2015 (GF ) 9) Sekretær: Hjemmeside- principbeslutninger. Årsskrift - principbeslutning 10) Kasserer: regnskab budget 2015 (V2) Takstblad Generalforsamling 12 marts 2015 kl 1900: checkpunkter (se nedenfor) 7. Cafemøde / bestyrelsesseminar opfølgning handlingsplan forslag bilag 8. Eventuelt bl.a. Nytårskur afvikling-tilmeldinger-drikkevarer-hjælpere- valg af ÅRETS FRIVILLIGE? 9. Næste møde: 1. feb marts 16 marts? Checkliste for Generalforsamling: a) Indkaldelse deadline b) Dagsorden c) Indkomne forslag: Bestyrelsen, vedr. liftkørsel efteråret 2015, Bestyrelsen vedr. Fællesregler for haller, grejhuse, jollehuse m.m. d) Forslag fra medlemmerne: afvente e) Årsskrift- tidsfrister m.m. f) Dirigent g) Valg: på valg er Kandidater fra bestyrelsen. h) Check-ind stemmesedler m.m. i) Øvrige punkter? 1.2 Referat. Tillæg udsendt i forbindelse med sidste møde fra Gunnar og Sonja er lagt som separat bilag under sidste bestyrelsesmøde. Luc påpeger at dette skal rundsendes til hele BS. Michael sikrer dette.

2 2 Post Luc: Intet nyt 3 Orientering udvalg Dette rundsendes inden mødet og det har langt hovedparten fra BS gjort disse findes som bilag sidste i referatet. Derfor er nedenstående under dette punkt blot kommentarer til mødet 3.1 Junior / jolle Vintertræning den 13. december måtte aflyses pga. stormen Træning i svømmehal d 18 Januar gennemført, ca deltagere. 3.2 Aktivitetsudvalg Vin smagning aflyst dårlig annoncering, der var 25 tilmeldte, vi skulle være 35 for at det kunne løbe rundt. Mangler måske mere information via mail? 3.3 Kapsejlads Trim sejlads igangsættes med Elvstrøm Sails inkl. opfølgning på vandet ud fra følgende: 1. Den 25/3 afholdes i samarbejde med Elvstrøm Sails trim seminar for tur- og kapsejlere. Alle er velkomne 2. Den 9/5 afholdes en trim workshop på vandet i egne både, hvor Elvstrøm stiller op med nogle trim eksperter,og hjælper medlemmer med at få trimmet sejl og rig korrekt ind 3.4 Uddannelse Ikke noget nyt 3.5 Husudvalg Onsdags holdet kører godt, pt 14 mand og det er godt og der er nok at se til Nye døre, til uge 8 Ny kølekompressor på baren Ny PC ved cash loader og den kører

3 3.6 Havneudvalg Intet 3.7 Kasserer Havnefoged fratræder pr ultimo februar Formand Bådhaller: For at kunne bygge nye bådhaller skal der laves en ny Lokalplan for Marina Fjordparken. Vi har ønsket en ny plan som en simpel revision af hovedpunkterne i den nuværende lokalplan og et nyt bilag 4 med flere og større byggefelter med plads til flere bådhaller. Nu melder kommunens planlægger ud med, at de overvejer en større planændring og for et udvidet område i koordinering med andre lokalplaner for områder i Vestbyen. Det frygter vi vil tage flere år at gennemføre. Gunnar kontakter Mette Kristoffersen med henblik på at få en simpel og begrænset planændring. Sponsor aftale med Spar Nord, udløber nu, men evt. projekt orienteret, løber til 1 marts Skal gerne afklares, hvis muligt i løbet af forår. Pr-udvalget har opgaven, evt. projektorienteret hovedsponsoraftale. Byggeprojekt JOLLEHUSENE har fået byggetilladelse, Gunnar er i gang med at projektere. Hytterne søges opført i samarbejde med Tech College i Aalborg. Forventet byggestart til foråret. Diskussion af projektet Blå flag. Vi skal gennemføre mindst tre aktiviteter for at opretholde det. Det bliver så: Stander hejsning biolog om miljø, samme med oprydning og åbent hus arrangement. Skal vi evt. droppe blå flag fra og med næste år? (2016) Støj fra både? Måske ikke så stort problem, så vi gør ikke noget her og nu. 4 ANF Luc orienterede om status og hvad der sker. Der er et stykke vej endnu. Vi forhandler fortsat 5 Til beslutning 5.1 Retningslinjer Oplæg fra Luc. Bruges som intern vejledning (rundsendt af Luc). Lægges i Dropbox (PNA)

4 5.2 PR udvalg Oplæg fra Luc. Vi skal have 1-2 fra BS plus nogle udefra. Sonja: Hjælp kan hentes fra DS, branding af AS Kommissorium er at lave en plan for det her Udvalget nedsættes og består af Luc, Gunnar og Hans Jørgen PLUS nogen fra AS Og gerne sammen med hovedsponsor 5.3 Junior / Jolle Intet 5.4 Aktivitetsudvalget Prisliste: En del diskussion, men nu OK, Sonja fastlægger og vi skal have LIGE priser, så vi ikke skal håndtere småmønter, det skal være nemt at håndtere, runde tal 10 kr! Mad bliver med flydende pris og uden for prisliste SUP arrangement: Luc prøver at finde en rimelig pris med sportshøjskolen Vild med Vand: Diskussion af, hvad der giver mening og hvornår alternativ til åbent hus DS giver så annoncering mm. Hele klubben skal være med dvs. frivillige. Økonomi i det? Dato? Midt i sommerferie? Overskud fra fredagsmad på selvstændig konto, så vi kan se, hvad der kommer ud af det og gerne forslag til hvad vi kan gøre mere. Sofagruppe flyttes ned, køb af cafe borde (overskud fra fredagsmad) TV indkøbes bl.a. for gæster. Betales af sejlklubben - se husudvalget. Indkøb af drikkevarer mm. er via Sonja 5.5 Kapsejlads Dommer / kapsejlads deltager, måske ikke en i år, men fortsat på budget 5.6 Sejlerskole / handicap / Uddannelse Intet 5.7 Husudvalg TV købes via husudvalget Henrik afløses via Michael og Peder, husnøgle via Peder. I praksis kan udefrakommende booke med 2 måneders varsel via Michael, som putter i vores hjemmeside kalender og orienterer

5 Peder der så udleverer nøgle hvis nødvendigt. Dette sikrer prioritet på klubbens egne arrangementer Rettes ind i offentliggjorte regler på hjemmesiden - Michael 5.8 Havneudvalget To forslag: 1) Ansvarsfraskrivelse, nødvendigt fordi vi ikke tager ansvar for medlemmernes vogne. Dette er rent administrativt 2) To forslag (det der er udsendt som et forslag) fra Peder og Palle: a. Dem der har vogn skal SELV køres i vognen ned til liften, således at liften kun skal køre frem og tilbage. Vogne hentes af truckfører- fra foråret 2015 b. Fra efteråret 2015 vil vi slet ikke køre ud på pladserne Der var en diskussion omkring punkt 2 og specielt 2.b er måske tvivlsom mht. tempo sættes til afstemning blandt medlemmerne, spørgsmål om at levetidsforlænge liften. 5.9 Web / Sekretær (Michael) Hjemmeside/administration Diskussion af hjemmeside og der er enighed om at det nuværende system, udviklet af tidligere BS medlem (Bo) for så vidt er godt og effektivt, men vi har behov for en mere generel løsning, der er baseret på en standard WordPress er bragt ind som forslag og det er ok. Michael har etableret en prototype, der konceptuelt er ok, men diskusion omkring layout, f.eks. som. VB s, der er meget informativ og nem at tilgå kasse formet. Michael kigger på det. Nuværende prototype ligger her: Derudover diskussion omkring valg af forskellige administrative IT løsninger. Beslutningen er: 1) Klubbens hjemmeside (altså udvikles i WordPress (eller lign.), men gøres mere firkantet og dermed nem at tilgå Michael 2) Administration. Winkas vil fortsat være klubbens primære administrations og regnskabs platform Peder 3) Kalender. Winkas vil vi gerne bruge til kalender styring og booking givet det har funktionerne 4) Integration. Winkas og hjemmesiden skal integreres. I første omgang via nogle simple link imellem hjemmesiden og de relevante funktioner i Winkas. Der er følgende: a. Medlems administration så vores medlemmer selv kan varetage det her b. Båd optagning / isætning skal være via en web løsning (Winkas) c. Huset og anden reservation, via Winkas d. Aktiviter i klubben, også via Winkas

6 Der blev også diskuteret risikoen ved at have alle funktioner (minus hjemmeside) hos Winkas, men den risiko tager vi Årsskrift Fra og med i år går vi væk fra den lidt tunge hæfteform og til en elektronisk løsning i word / PDF format. Alle leverer input til Michael for deres området iløbet af en uge (d 28 januar 2015) 5.10 Kasserer Gennemgang af regnskab Vi nående totalt MINUS kr, mod et mindre overskud i budget ca Havnen har et underskud der er ca værre end budget og dette er hovedårsagen til underskud. Vi har ingen gæld og har pt. en mindre formue. Samlet set må siges at vi har styr på økonomien. Bestyrelsen kan hermed godkende regnskabet Kontingent kan derfor sænkes både for medlem og for bådplads. Dette skal kommunikeres til vores medlemmer godt budskab! Vi bør sætte noget på hjemmesiden med den gode historie? Faldet 1100 kr siden Michael og Peder Budget: vi fik for meget tilskud fra kommunen I 2013, vi skal nok tilbagebetale ca kr, det skal lige justeres. Derudover godkendt Prisliste (2015 v2) oplæg blev diskuteret og den er ok. Enkelte fejl rettes og den lægges på hjemmesiden Enkelte priser skal konsekvensrettes på hjemmesiden mht kr. Generelt bør vi UNDGÅ at have priser stående andre steder end i prislisten 6 Generalforsamling Vi skal have gjort følgende: 1) Varsel: Michael udsender 6 uger før INCL std. Dagsorden (gjort) 2) Forslag: Vi har flere forslag, Michael samler sammen 3) Dagsorden: Michael udsender 2 uger før 4) Årsskrift 28 jan modtages FØRSTE udkast fra ALLE 5) På valg: Henrik, Søren, Gunnar og Peder. Henrik genopstiller ikke. 6) Vi skal finde en ny kandidat til bestyrelsen Luc har muligt emne. 7) Peder sikrer check in og laver stemmesedler 8) Palle, HJS og havnefoged laver checkin

7 9) Michael, Egon og Gunnar: Check medlemmer hvis der mangler oplysninger 10) Vi mangler standere fra DS? Action: Luc 11) Søren kører PCen, input via USB stick 7 Cafe møde / opsamling Luc har lavet en Handlingsplan for det. Og dette er oplæg til den nye bestyrelse se bilag. Handlingsplan er godkendt. Efterårs- medlemsmøde Skal vi have dato på nu? 7. nov det bliver så fast efterårsmøde I sejlklubben. Skal vi have et forårs medlemsmøde måske ad-hoc? Intromøder: når vi har tilstrækkeligt med nye medlemmer indkalder vi dem til et times møde, Vi laver en vagtplan, BS-medlemmer på skift. 8 Eventuelt Vi er 75 tilmeldte til nytårskuren Nogle praktiske ting: 1) Vi mangler Champagne glas.luc indkøber 2) Billedshow, Gunnarkl ) Oprydning: søndag morgen kl ) Lodtrækning- se nedenfor 5) Vælge en bordformand og denne skal hente drikkevarer til bordet og indstille en frivillig til lodtrækning om 6 stk. God rødvin 6) Dernæst åbner baren kl frivillige: Palle -Luc 7) Køkkenhjælp : 2 piger er hyret til servereing,afrydning mm kl ) Borddækning lørdag kl ) Oprydning næste morgen søndag, Michael og Peder, Kaffeautomat, vi kan måske få noget billigt, hvis vores kort kan bruges til BEAS automat Luc prøver det af. Vi mangler måske en ekstra liftfører? Gerne en I klubben der er arbejdsramt Vi mangler en opmærkning af joller og trailere - Gunnar Overnatning I skure det må man ikke, men der er formodning om, at det sker alligevel. Dette skal via de aktuelle BS Luc. NÆSTE MØDER : 1. feb marts 16 marts

8 9 Bilag Følgende er rundsendt inden mødet fra de enkelte BS medlemmer 9.1 Kasserer / Fartøjsinspektør Bilag for beslutning: færdigredigeres og udsendes til BS PNA /PK 1) Ansvarsfraskrivelse for transport med ikke standard stativer / vogne 2) Begrænsning af traveliftens brug for ikke standard stativer (se nedenfor og det skal tilrettes): Forslag til generalforsamlingen den Vedligeholdelsen på traveliften har igen i år været for høj kr eks. moms. I budgettet for 2015 er der afsat kr til vedligeholdelse af traveliften. For at denne forventning kan holde, må vi have de sidste gamle stativer, ca. 70 stk., over på de mobile stativer, og de medlemmer med egne vogne kørers ned til rampen, så traveliften til efteråret kun skal fungere som en elevator, og løftevogn og truck flytter rundt med bådene. Når vi ønsker dette tiltag, er det fordi, vi forventer, at når vi skåner traveliften, kan den holde de næste 5 til 10 år med lave driftsomkostninger. Om 5 år er vi ude af leasingkontrakten på de nye stativer. Vi vil derefter få råd til at tænke på erstatning af traveliften, uden at det af den grund vil påføre medlemmerne stigning i vandpladslejen. Medlemmer med bådvogn, som ønsker båden flyttet med havnes truck, skal underskrive en ansvarsfraskrivelse. Aalborg Sejlklub påtager sig ikke noget ansvar for bådvognens egnethed til transport af både. Forslag: Forår 2015 De både der kan transportens ned til søsætningsrampen kører traveliften ikke med. Traveliften optager kun både til mobile stativer eller bådvogne der kan køres fra rampen.

9 Efteråret 2015 Traveliften fungerer som elevator. Løftevogn og truck flytter rundt med bådene. Traveliften kører kun i særlige tilfælde ud på landpladserne. 9.2 Sejladsleder input Lars kan ikke deltage på dommeruddannelsen i år, så jeg har hørt Jacob om han kunne være interesseret i dommerdelen (har allerede regelkursus) Så her jeg dialog med Elvstrøm Sejl om et trim foredrag for alle medlemmer 25/3, samt en tilsvarende workshop på vandet 9/5, hvor de stiller med nogle hårde halse, som ved alt om rig og sejltrim Dette kan også give ikke kapsejlere en stor gevinst da et korrekt opsat jo giver en noget mere kontrollerbar båd. (ved ikke om noget sådant burde høre under aktivitetsudvalget? men nu har jeg kontakten) Til info har vi en lille diskussion kørende med MRD som vi lånte Match Racere af ifm Aalborg Regatta. De mener at den ene båd er blevet skadet som følge at dårlig fortøjning (de skulle ligge på vest siden af molen ved den fede ælling og dagene efter vi havde bådene bød på 13m/s fra vest) Vi mener alt lå behørigt med stramme fortøjninger da vi forlod dem i fint vejr. Derfor har vi indtil videre frasagt os alt ansvar. Søren Sanggaard Knudsen 9.3 Aktivitetsleder (Sonja) Fint Søren har aftalt Rig og Trim, jeg prøvede sidste år, men fik besked om, der var aftaler med folk fra AS Aktivitetsudvalget: Der er aftalt med Ole Hansen AS og Lars fra GateHouse, at de kommer den 3. marts og laver en aften VHF, UHF, MF/HF, NAVTEX, Iridium, Inmarsat samt, AIS. Aftale omkring overskuddet fra fredagsspisningen. Herunder har man ønsket at få købt 3 ståbord fra noget af overskuddet. De skal stå i nærheden af baren. Deres ønske om at få sofa i klublokalet, medfører at sofaerne fra undervisningslokalet flyttes ned i klublokalet. Der har været banko, mange meget pæne sponsorpræmier. Rigtig hyggelige og sjov aften. God respons på salg af juleøl samt gløgg og æbleskiver. Søren og undertegnede mødes tirsdag formiddag og begynder på en brochure omkring SUP. Brev fra Dansk Sejlunion.

10 9.4 WEB Prototype: Jeg har opbygget en prototype, findes her: hvor målet var at vise, hvad man kan med et moderne web redigerings system, såsom WordPress, som er en af de to store der findes på markedet. Kig gerne på det Beslutning OK (eller kommentarer) Kravsspecifikation Vi har nogle store udfordringer foran os, det første er at blive enige om hvad den skal kunne og dette fremgår af en kravsspecifikation, som ligger her: nederst som Tilhørende download (jeg forventer ikke i læser det) Det vigtige her, er at hver enkelt ansvarlig (formand, næstformand, joller leder osv) får sit eget afsnit i kapitel 4 og dem skal vi have udfyldt. Beslutning OK med formen og ville levere input Peder og jeg har været lidt i diskussion om vi skal vælge at satse på en Winkas løsning (vores admin system) mht. booking og opdatering af medlemsoplysninger VIA vores nye hjemmeside. Fordelen er at det umiddelbart integrerer med vores administrative system, men ulempen er så at vi får en proprietær løsning. Der er reelt tre beslutninger i det her: Beslutning: 1. Medlems opdatering via en Winkas løsning OK 2. Booking af ressourcer via Winkas (huset / lokaler, bådoptagning, bådplads osv) OK 3. Web løsning via en standard løsning, dvs. enten WordPress eller Joomla OK Årsskrift 2015 Jeg er I dialog med Bo, og vi genbruger nok setup fra sidste år, kan ses her: og hver enkelt forventes så at levere et indlæg. Jeg regner med at tage en dialog med formand og næstformand meget snart for at få initial layout på plads. Bemærk jeg har IKKE Bo s evner inden for det her (hvis nogen var i tvivl ) Beslutning OK med formen og alle vil levere input 9.5 FORMAND

11 9.5.1 Forslag til Fællesregler for Haller, Grejhuse, Jollehuse o.l Retningslinjer for deltagelse i kurser, seminarer m.m Cafemøde opfølgning handlingsplan Pr-udvalg udkast til kommissorium m.m. 9.6 Referat 17 nov tillæg Notat fra årsmøde 2014 i DS Nordøstjysk Kreds.