Bestyrelsesmøde den 19 jan 2016 Deltagere: Peder, Christian, Palle, Hans Jørgen, Luc, Michael. Afbud: Søren, Per

Transkript

1 AS BS møde d 19 jan 2016 kl v2 Dagsorden Bestyrelsesmøde den 19 jan 2016 Deltagere: Peder, Christian, Palle, Hans Jørgen, Luc, Michael. Afbud: Søren, Per 1 Godkendelse af dagsorden OK 2 Referat af møde den 16 dec OK 3 Orientering Udvalg 3.1 Havnen (Palle): Palle søger aktivt en ekstra liftfører og har muligvis fundet en der gerne vil. Ulovligt parkeret mindre jolle på trailer, ingen kender noget til den. Vi bliver nødt til at få den fjernet 3.2 Junior / Jolle, Per har meldt afbud, der mangler nogle dokumenter, Per har lovet at færdiggøre inden næste møde 3.3 Huset (Christian). Vi har haft to indbrud, sidste d 23 dec der er ikke rigtig stjålet noget væsentligt. Der kommer stålskinner på de vigtigste døre, selv om vi ikke har noget der er værd at stjæle. Vi har selvrisiko på ca kr. Vi overvejer video overvågning, det er billigt og effektivt, incl. Skilte. Ca kr for 8 kameraer mm. Besluttet! Telefon / internet snak aht. Pris og hastighed, så vi får 2-3 trådløse netværk, hvoraf et er lukket og 1-2 åbne. Det nuværende er ret langsomt

2 3.4 Kapsejlads Søren fraværende, men ikke mange aktiviteter i løbet af vinter 3.5 Uddannelse (Hans Jørgen) God aktivitet og interessere og allerede nu venteliste til sejlerskolen for elever til duelighedsprøve. Med nye H-Både bliver der mulighed for flere både, men der mangler måske instruktører? De kan dog evt. hentes fra Kølbådsafdelingen og deres instruktører? 3.6 Aktiviteter Intet nyt 4 Orientering: 4.1 Kasserer (Peder) Regnskab 2015/ budget 2016: Regnskab 2015 udsendt. Overskud på kr. Der er hensat kr. til nyt grejhus og kr. til nye kølbåde, totalt er hensat til brug i 2016: kr. I alt over 1 MDKK stående på bankkonti fra klub og havn. Største afvigelse fra budget 15 er Junior/ jolle afdelingen der har et underskud på kr mod budget på ca. minus kr. Vi indfrier nu kreditforeningslån for ca kr til forfald i april, dette medfører et plus til klubdrift i 2015 på ca kr. (god forrentning af kapitalen). For havnen har ændring i liftkørsel medført et kraftigt nedsat omkostninger til lift. F.eks. i 2013 var det: kr. plus moms og i 2015 har det været ca plus moms. Altså stor succes med nyt system, hvor liften ikke belastes på samme måde Der har jo været rygter om medlemsflugt det kan med fakta vises at det ikke har noget på sig tværtimod: I en to års periode, har vi i 2014 og 15 har vi haft en tilgang på 107 medlemmer og en afgang af 81, altså netto tilgang 26 Information: Post bakkerne flyttes ind til BS lokalet/depotrum.

3 4.2 Sekretær/WEB Hjemmeside arbejdet er gennemført og skiftet sker nu (er sat i gang). Nogle kommentarer: 1. Nogle ting mangler, men ikke i forhold til det gamle 2. Der mangler div. reglementer at få dem lagt op sker snarest muligt 3. Vær opmærksom på at der kan blive bøvl, specielt med 4. Christian fra WEB gruppen vil gerne overtage webmaster, men skal potentielt være medlem? MBA løser dette problem 4.3 Formand. Nytårs kuren 70 tilmeldte Aalborg Vandcenter flytter 4 containere til Jollepladsen den 19 jan Genhusning Aalborg Havkajakklub skal genhuset på pladsen ved Vandrehjemmet (S1 ), med 4 containere + evt. 5. i maj 2016 (se senere) 5 ANF-bestyrelsesmødet den Luc og Peder orienterede ANF vil kun betale 50% af belysning på pladserne (anslået kr.) og det må vi så leve med. Luc og Palle finder løsningen (antal) og meddeler dette til ANFadministrator. 6 Drøftelser /beslutninger: 6.1 Budget 2016 Budget gennemgang, ender med et pænt rundt nul som resultat 6.2 Prislister 2016 og div Vi fastholder uændrede kontingenter Div. mindre ting bliver opdateret.

4 Mulighed for Kontingent med Studiekort? I princippet OK, besluttet med forbehold for godkendelse via rev vedtægter på GF den Udlånsregler for huset, strammes lidt op og vi dropper fremover serviceafgiften ( kr ) som har givet noget besvær med administrationen ( begrænset indtægt) Udlån af lokaler til private /samarbejdspartnere / eksterne brugere skal følge reglerne og undtagelser fra reglerne kan kun ske efter BS- beslutning (frem for husinspektør). 6.3 Personal ansættelser: Administrator pr 01 feb og overvejelser om servicemedarbejder fra 15 feb (afklares). Gitte har et rigtigt godt samarbejde med BS, specielt Peder, det forventes at tage op mod et år før hun helt kan overtage alt administrativt arbejde. 6.4 Kølbådsudvalget Godt gang i det Vil lave samarbejde med sponsorer for at sikre højt niveau uden alt for højt brugerbetalings niveau. Størst chance for at få tilskud til et større projekt, så kølbådsafdelingen er nok mest oplagt. BS godkender at evt. aftale med hovedsponsor bruges på kølbådsafdelingen. 6.5 Retablering Jolleplads mm. Luc redegjorde for sagen. Enighed om at selvfølgelig skal hal- og hyttebyggerier rydde op efter sig og retablere arealerne. Volden med fyld fra De Røde Haller udføres af DRH og iht. et godkendt projekt fra AK. Det grønne område syd for volden (legeplads /bålplads) laves af DRH med overskudsmuld og arealets finish udføres af Jollehusene. Bufferområdet syd for volden udføres af AS med fyld fra ny Grejhal, inkl. afslutning med muld og græs. Tidsmæssigt kan retableringerne af de 3 områder udføres uafhængigt af hinanden ( Jollehusenes omgivelser, Volden og Bålpladsen, Bufferområdet. Det kan under ingen omstændigheder blive klubben der skal betale for retablering af private projekter. Luc orienterer interessenterne. Godkendelse af retableringsskitse afventes fra AK. 6.6 Principdrøftelse vedr. Gaver til frivillige Hvis med i budgettet er vingaver OK, dvs. del af driften for afdelingen, max 350 kr./år/ person. Besluttet.

5 6.7 Medlemsmøde den program- se særskilt dagsorden OK, dagsorden er på plads 6.8 Aalborg Regatta 18 juni 2016-programforslag kontaktperson m.m. Handicap, Kølbåde og Kapsejlads og SUP har givet tilsagn. Kontaktperson findes. LUC styrer ind næste GF. 6.9 DS-medlemskab- vilkår, orientering. Luc redegjorde for status, vi afventer DS-udspil på kontingentstruktur jf. udtalelse fra Generalsekretæren, specielt for passive og andre billige kontingent typer. Beslutning: Vi afventer indtil udgangen af 2016 og gør ikke noget nu. Vi betaler ca. 111 kr. pr medlem til DS Mentorudvalg eller Broformænd? Drøftelse Mentor udvalg er foreslået som alternativ til broformænd for at sikre indslusning af nye medlemmer. Enighed om at det er en god ide, men det giver ikke mening at den nuværende BS sætter det i gang. Der afholdes et ekstra intromøde for nye medlemmer fra Luc afholder, PNA leverer liste og indkalder efter aftale. Broformænds initiativet virkede ikke ret godt, muligvis pga. dårlig forberedelse eller modstand fra nogen i gruppen Blå Flag ansøgning 2016? Nej for meget og bøvlet administration (kommuner melder også fra). Besluttet Aalborg Havkajakklub-genhusning, drøftelse med klub og kommune den Vi blev forespurgt om genhusning på MFP, ca. 100 medlemmer i Aalborg havkajak, aftale om møde i morgen. Skal ind i klubben med medlemskab hvis de skal bruge klubhusets faciliteter. Afventer udfald af mødet.

6 6.13 Andelsforeninger- færdiggørelse af aftaler (frivilligt) Indbydelse til alle foreningerne for at få det hele på plads før GF 7 Generalforsamling den : Planlægning: 1. Varsling (med standarddagsorden den 04 feb.), Standard dagsorden 2. MBA laver mail og opslag på hjemmeside 3. D 29 feb. skal det endelige lægges op og på hjemmesiden. 4. Indkaldelse / dagsorden og bilag (beretninger, forslag, regnskab, budget) den 02 marts 5. Beretninger: Alle leverer input til LUC medio feb. 15 feb. 6. Årsskrift: MBA, evt. hjælp udefra. Det bliver meget svært at opnå samme niveau som sidste år (Gunnar). Det er acceptabelt med alm dokumenter, hvis ikke vi kan hente hjælp udefra 7. Peder bestiller vimpler til GF 8. Rev vedtægter: vi foreslår at 3 vedr. medlemskaber udgår idet der så kan tages beslutninger herom på GF uden at det kræver vedtægtsændringer. Forslag til rev vedtægter fra BS PLUS forslag omkring studie kort - Luc og Peder 9. Beslutning til GF (afstemning) afholdes pr. afsnit. 8 Eventuelt Luc indkalder frivillige til arbejdsgruppe vedr legeplads snarest via hjemmesiden. 9 Næste møde : 09 febr 2016 kl 18 /Michael Bondo Andersen d 20 januar 2016