Hvordan eksporterer jeg skemadata fra Untis til WebUntis?

Transkript

1 Hvordan eksporterer jeg skemadata fra Untis til WebUntis? Skoler med kun én afdeling (skemalægningsenhed/skole) kan springe det første trin over vedr. "Rigtig skole ID". Rigtig skole ID. Det første skridt skal kun gøres en gang (evt. en gang pr. år) og kan med fordel gøres af den lokale databaseansvarlige. For skoler, hvor der er flere afdelinger (selvstændige skemalægningsenheder/skoler), som vil eksportere til samme WebUntisdatabase, er det MEGET vigtigt, at det rigtige ID er anført for den enkelte skemalægningsenhed/afdeling (der i Multiuserdatabasen er benævnt 'skole'). Det har i praksis vist sig at være praktisk, at man benytter det ID, der svarer til det nummer, man har i Multiuserdatabasen. Det er under alle omstændigheder vigtigt, at de forskellige skoler (selvstændige skemalægningsenheder) har entydige og forskellige ID, da I ellers overskriver hinandens data, eller eksporterer dubletter etc. I WebUntis er det vigtigt, at der er oprettet en tilsvarende afdeling med et tilsvarende UntisId. Se næste skærmdump. Hvordan eksporterer jeg skemadata fra Untis til WebUntis? - 1

2 Menuen findes i Stamdata --> Afdelinger. En afdeling skal her forstås som en selvstændig skemalægningsenhed/skole. Eksporter skemadata til WebUntis I Untis åbner du menuen: Filer --> Import/Eksport --> WebUntis Hvordan eksporterer jeg skemadata fra Untis til WebUntis? - 2

3 1) Første gang skal du klikke på knappen: "Indstillinger" for at indtaste de korrekte oplysninger. Se sidste skærmbillede.fremover vil de står der default. 2) Inden du skal eksportere, skal du vælge den dato, der skal eksporteres fra. Se næste skærmbillede. 3 og 4) Klik på knappen Stamdata for at overføre stamdata, og på knappen Undervisning for at overføre undervisning. Stamdata skal du kun overføre igen, hvis du foretager ændringer i Untis --> Stamdata. Undervisning skal overføres hver gang, du laver skemaændringer, der skal kunne ses i WebUntis. Hvordan eksporterer jeg skemadata fra Untis til WebUntis? - 3

4 Vælg eksportdato I WebUntis skal du bestemme startdatoen for eksporten fra Untis til WebUntis. I de 3 første muligheder er der sat flueben ved "Startdato". 1. Du kan vælge en startdato (i dette eksempel er valgt datoen 24. august ). I feltet til højre vil der stå "Planlægningsdato". 2. Du kan i feltet til højre vælge "Skolestart", hvis du ønsker at eksportere fra startdatoen i det skoleår, du arbejder i (i dette eksempel 1. august). 3. Du kan vælge "Dagsdato", som almindeligvis er den, du har behov for at benytte. 4. Hvis du IKKE sætter flueben ved "Startdato", vælger Untis den kommende mandag. Sådan udfyldes eksport-indstillingerne 1. Webserver: WebUntis.dk 2. Port: 443 og flueben ved https 3. Skolenavn: Det navn, der står/eller skrives i feltet "Skolenavn", når du logger på WebUntis 4. Brugernavn: Untis og 5. Adgangskode: Untis Hvordan eksporterer jeg skemadata fra Untis til WebUntis? - 4

5 Ferie - hvis flere skoler eksporteret til én WebUntis Når der eksporteres fra Untis til WebUntis, bliver oplysninger om ferie taget med. Hvis I er flere skoler/afdelinger, der eksporterer til den samme WebUntis, skal I koordinere jeres feriekalender i Untis, så de bliver ens. I kan enten undlade at indtaste ferie eller oprette de samme ferieperioder. Hermed undgår I, at ferien i WebUntis ændres afhængigt af hvilken skole/adeling, der sidst har eksporteret. Elevgrupper og identificering af undervisning Fra version 2015 er der ændret i synkroniseringen mellem Untis og WebUntis. Tidligere blev undervisning synkroniseret mellem WebUntis og Untis efter undervisningsnummeret og nummeret på de mulige koblingslinjer. Dette har i nogle tilfælde ført til vanskeligheder med datasynkroniseringen - især når undervisning i forskellige perioder er koblet forskelligt. Derfor er mekanismen bag datasynkronisering grundlæggende blevet ændret. Identificeringen af en undervisning er nu baseret på en af kombinationen KLASSE og FAG. Hvis denne kombination ikke er entydig, er Untis-skemalæggeren nødt til at tilføje en Elevgruppe. Så vil sammenhængende undervisning være baseret på kombinationen af FAG og teksten i kolonnen ELEVGRUPPE. Hvordan eksporterer jeg skemadata fra Untis til WebUntis? - 5

6 Er undervisningen for WebUntis ikke entydigt identificerbar, får du en advarsel i Untis om, at du kan indtaste en elevgruppe, så undervisningen tydeligt kan identificeres. Samtidig får du også en liste over de undervisninger, der ikke er entydige. Hvis du ikke benytter fraværsregistrering i WebUntis, kan du vælge at forsætte eksporten uden at gøre mere. Du har dog mulighed for, at den "ikke entydige undervisning" kan blive vist anderledes i WebUntis, hvis du udfylder kolonnen Elevgruppe. I vejledningen "Eksport fra Untis til WebUntis viser vi nogle eksempler. Du finder vejledningen på untis.dk underfanebladet Support --> FAQ --> WebUntis eller Klik her OBS. For de brugere, der anvender Klasseprotokol i WebUntis, er det vigtigt af hensyn til fraværsregistreringen i WebUntis, at undervisningen er entydig. Hvordan eksporterer jeg skemadata fra Untis til WebUntis? - 6

7 Hvis der er noget i Untis, der ikke skal eksporteres til WebUntis Hvis du har stamdataelementer eller undervisninger, du har oprettet i Untis, som ikke skal eksporteres til WebUntis, kan du gøre følgende: Start med at trække kolonnen "Statistik" op. For stamdataelementernes vedkommende finder du kolonnen under fanebladet "Alment", og for undervisningen er det fanebladet "Undervisning". I eksempel 1-4, er det stamdataelementer, der ikke bliver eksporteret. 1) klassen 1B, 2) lærer BB, 3) lokale 12 og 4) faget BHK. I eksempel 5) er det undervisning nr. 93 (skemabrikkerne) med lærer NN, faget KRI, Klassen 5B og lokale 52, der ikke bliver eksporteret til WebUntis. Hvordan eksporterer jeg skemadata fra Untis til WebUntis? - 7