Tabulex Trio. Grunddata. Grønland

Transkript

1 Tabulex Trio Grunddata Grønland

2 Trio Grunddata Grønland Side 2

3 Indholdsfortegnelse Velkommen til Trio!... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Backup... 4 Dan backup... 4 Indlæs backup... 4 Send backup til Tabulex... 5 Kap 1 Grunddata... 6 Grunddata Institution... 7 Grunddata Institution Institution... 7 Normperiode... 8 Grunddata Institution Kalender... 9 Oversigt over dagstyper: Grunddata Institution Periode Grunddata Institution Ringetidssæt Grunddata Institution Aktivitetskategorier Grunddata Institution Status for timeforbrug Grunddata Personale Personale Grunddata Personale Historik Grunddata Personale Linjefag Grunddata Personale Grupper Grunddata Personale Stillinger Grunddata Basiskartotek Lokaler Grunddata Basiskartotek Fag Grunddata Basiskartotek Fraværskoder Grunddata Basiskartotek Aktivitetsbetegnelser Trio Grunddata Grønland Side 3

4 Backup Vi opfordrer dig til at tage backup som en daglig rutine, og inden du påbegynder indtastninger/opgørelser i Trio, som du er usikker på. I Trio er der ingen fortryd-knap. Backuppen er derfor din eneste mulighed for at: Gendanne data, som du har mistet Genskabe oprindelige data, hvis du fortryder nogle indtastninger/handlinger i Trio. Dan backup Klik på Ikonet. Nu ser du dette vindue: Trio foreslår et filnavn. Ønsker du et andet navn, kan du ændre navnet, men lad dato og tid blive stående. Dermed ved du altid, hvornår du har taget back-uppen, hvis du får brug for at indlæse den senere. Du kan selv udpege en anden backupmappe. Klik på Gem. Nu er din backup gemt. Trio foreslår at gemme backuppen i den mappe, der er angivet som backupmappe i menuen: Værktøj Opsætning systemstier. Indlæs backup Backuppen kan indlæses igen ved at vælge menuen: Filer Backup Indlæs backup. Udpeg den backup, du vil indlæse og klik på knappen: Åbn. Du skal være opmærksom på, at du ved indlæsning af en ny backup, vil få overskrevet de aktuelle data i Trio. Trio Grunddata Grønland Side 4

5 Send backup til Tabulex Du har mulighed for at sende en backup til Tabulex via denne menu. Når du vælger menuen Send backup til Tabulex, går du direkte i dit mailprogram, og der bliver automatisk vedhæftet en backup. Du har mulighed for at skrive en besked, før du sender din backup. For at kunne benytte dig af denne automatiske mail, skal du gå i menuen Værktøj Opsætning Mailserver. Opsætningen i mailserveren kan også bruges til at maile udskrifter til lærerne, fx deres aktivitetsplaner, som vi beskriver senere. Trio Grunddata Grønland Side 5

6 Kap 1 Grunddata I menuen Grunddata opretter du alle skolens grundoplysninger. De oplysninger og beregningsparametre, som du indtaster i Grunddata, er fundamentet for Trios automatiske beregninger af skolens ressourcer. Derfor er det vigtigt, at de er korrekt indberettet. Klik på ikonet til Grunddata. Nu ser du dette vindue: Grunddata er delt i 3 hovedgrupper med hver deres underfaneblade. Ved at klikke på de 3 hovedgrupper: Institution, Personale og Basiskartotek, kan du se alle underfanebladene. I Trio Grunddata Grønland Side 6

7 Grunddata Institution På de næste sider vil fanebladene: Institution, Kalender, Perioder, Ringetidssæt, Aktivitetskategorier og Status for timeforbrug blive gennemgået. Grunddata Institution Institution Når du skriver/udpeger et postnummer og tabulerer videre til næste felt, vil Trio automatisk skrive bynavnet. Du kan også starte med at skrive/udpege byen, så finder Trio postnummeret. Har du fx brug for at indtaste et tysk postnummer, kan du højreklikke på feltet Postnummer. Nu får du mulighed for selv at oprette et postnummer med tilhørende bynavn. Når du har indtastet skolens stamdata, klikker du på Gem. Trio Grunddata Grønland Side 7

8 Normperiode (Værktøj Basisopsætning Normperiode) Når du gemmer, får du denne besked: Du skal oprette en normperiode i Trio på et år, før du kan fortsætte med indtastningerne i programmet. Sig derfor OK. Nu kommer du direkte i menuen: Værktøj Opsætning, hvor du kan oprette din normperiode. Vær omhyggelig med din indtastning, da du ikke på et senere tidspunkt kan ændre normperioden! Ønsker du en anden normperiode end skoleår eller kalenderår, skal du sætte prik i Institution, der har en selvvalgt normperiode. Nu kan du selv vælge startdatoen for normperioden, der altid vil være på et år. Trio Grunddata Grønland Side 8

9 Grunddata Institution Kalender Kalenderen for normperioden skal indtastes hvert år. Kalenderen er afgørende for den korrekte beregning af skoledage, lærerdage, feriedage mv. Den blå ramme viser, hvilken dato du står på i kalenderen. Du bevæger dig rundt i kalenderen med piletasterne på tastaturet. Taster du begyndelsesbogstavet fra en af dagstyperne fx e, bliver dagen i den blå ramme en Elevfri dag. Taster du f bliver det en Feriedag. Som standard er alle hverdage uden dagstypetekst = Normal skoledag. Du har mulighed for at skrive en selvvalgt tekst i kalenderen på max. 17 tegn. Højreklik i kalenderen, hvis du fx ønsker en udskrift eller at få kalenderen overført til et regneark. Undervisning i weekenden kan indberettes i kalenderen. Skal der fx undervises på en lørdag, markeres dagen som Normal skoledag. Tilsvarende kan en hverdag gøres skolefri ved at markere for Weekend. Du får dog en advarsel, som du klikker Ja til. Trio Grunddata Grønland Side 9

10 Oversigt over dagstyper: Normal skemadag Elevfri dage Lærerdag Ferie dag Weekend Søgnehelligdag Dage hvor eleverne er i skole Dage uden elever, men lærerne kan kaldes på arbejde (fx møder, pædagogisk dag) Lærerens individuelle dage dage hvor de ikke kan kaldes på arbejde Dag hvor skolen holder lukket Weekend Helligdage, der ligger på hverdage Grunddata Institution Periode Normperioden er en kopi af skolens kalender. Normperioden dækker derfor hele skoleåret. Du kan selv oprette flere perioder. Vil du oprette en ny periode, på baggrund af en eksisterende periode, kan du kopiere perioden ved at højreklikke. Trio Grunddata Grønland Side 10

11 Grunddata Institution Ringetidssæt Vil du oprette et nyt ringetidssæt, skal du klikke på Wizarden og følge guiden. Har du oprettet flere ringetidssæt, kan du her udpege det ringetidssæt, du vil se. Sætter du flueben i Vis avanceret, har du mulighed for at lave et helt specielt ringetidssæt, fx til en bestemt ugedag. Du opretter lektioner ved at klikke på knappen Opret. Trio indsætter automatisk lekt.nr. Du skal skrive starttiden og klikke på return/enter-tasten eller knappen Gem. Trio indsætter selv sluttiden. Trio Grunddata Grønland Side 11

12 Grunddata Institution Aktivitetskategorier Under Aktivitetskategorier finder du grundindstillingerne for, hvordan Trio skal beregne lektioner, lejrskoler, kurser mm. Trio Grunddata Grønland Side 12

13 Grunddata Institution Status for timeforbrug Fanebladet Status for timeforbrug er en hjælp til dig, hvis du vil se, hvad du har fordelt af timer. Har du ikke behov for denne hjælp, kan du blot springe fanebladet over. Markerer du for: prognose, får du optalt både fordelte og ikke-fordelte aktiviteter kun fordelte, kan du udpege den eller de personalegrupper, som du ønsker at se det aktuelle forbrug for. Husk at klikke på hver gang du skifter fra en visning til en anden. Trio Grunddata Grønland Side 13

14 Grunddata Personale Personale Her kan du se de lærere, som du har oprettet. Du kan få flere kolonner frem, hvis du holder musen hen over sidelinjen, indtil du ser:. Venstreklik og træk nu med musen. Venstre halvdel af vinduet er personens grundoplysninger. Feltet Ansættelsesdato angiver, hvornår personen begyndte på skolen. Først når personen fratræder sin stilling, kan du udfylde feltet Fratrædelsesdato. En person, hvor feltet Fratrædelsesdato er udfyldt, bliver ikke fremskrevet til næste normperiode. Klik på for at få mere hjælp om login og rettigheder. Højre halvdel af vinduet drejer sig om personens ansættelsesforhold i indeværende normperiode. Start- og slutdato er altid i den aktuelle normperiode. Derfor er det ikke nødvendigt at angive årstallet. Stillingsbetegnelserne kommer fra registret i menuen Grunddata Personale Stillinger. Her har du mulighed for at oprette nye stillingsbetegnelser. Ekstra ciffer angiver antallet af ansættelsesforhold. Står der 0, har personen ét ansættelsesforhold. Er en lærer på orlov, har du mulighed for at skjule personen i oversigtsskemaet. Sætter du flueben, får du mulighed for at skrive et datointerval. Trio Grunddata Grønland Side 14

15 Grunddata Personale Historik I dette faneblad kan du oprette og gemme noter vedrørende læreren. Læreren kan ikke se noterne på opgaveoversigten eller i Trio Web. Når du fremskriver til næste skoleår, har du mulighed for at få fremskrevet historikken. Trio Grunddata Grønland Side 15

16 Grunddata Personale Linjefag Klik her, hvis du vil oprette et fag. Nu ser du i højre side af feltet Er der endnu ikke oprettet fag i Grunddata, vil du få denne meddelelse: Klik på pilen. Nu ser du en fagliste. Udpeg det fag, du ønsker. Klik Ja og OK til at du vil tilpasse dit fagregister. Skriver du begyndelsen af det fag, du ønsker fx da., så får du faget: Dansk Har læreren tilsvarende kompetencer, markerer du dette ved at sætte et flueben. Vil du se en oversigt over alle dine fag, kan du klikke på feltet/linjen. Trio Grunddata Grønland Side 16

17 Grunddata Personale Grupper De oprettede grupper benyttes udelukkende til sortering/visning. De har ingen indflydelse på beregningerne i programmet. Trio Grunddata Grønland Side 17

18 Grunddata Personale Stillinger Programmet har fra starten nogle stillingsbetegnelser. Ønsker du flere, kan du selv oprette disse. Kategorien er lig med den aftale, der er knyttet til stillingen fx Lærer = læreraftalen og Leder=lederaftalen. Du må ikke fjerne kategorier eller omdøbe dem, da Trio bruger dem til beregninger af tjenestetiden. Trio Grunddata Grønland Side 18

19 Grunddata Basiskartotek Lokaler Det er ikke nødvendigt at oprette lokaler af hensyn til tjenestetidsberegningen, men skal fagfordelingen overføres til et skemalægningsprogram, er det en fordel at oprette lokaler. Vil du oprette lokaler, er det kun nødvendigt at indsætte navnet/betegnelsen på lokalet. Det er frivilligt, om du vil lave en beskrivelse af lokalet. Automatisk tildeling af lokaler I de næste 2 faneblade Klasser/Hold og Fag, har du mulighed for at knytte stamlokale til en klasse og stamlokale til et fag. Eks.: 1.A s klasselokale er lokale: 36 Faget IDR er i lokale: Idr. Hvis du i fanebladet Klasser/Hold sætter 1.A s stamlokale til 36 og i fanebladet Fag markerer, at idræt har stamlokale idr, vil Trio automatisk sætte stamlokalerne på, når du senere i Tjenestetid Lektioner opretter 1.A s lektioner. 1.A DAN vil automatisk få tildelt lokalet 36, mens 1.A IDR vil få tildelt lokalet idr. Trio Grunddata Grønland Side 19

20 Skal Trio automatisk tilføje stamlokaler, må du IKKE selv indtaste lokalet, når du opretter en lektion. Når du gemmer en oprettet lektion, ved at klikke Return/Enter eller på, bliver stamlokalet tilføjet. Har du selv tilføjet lokale 8 på en lektion i 1.A DAN, kan Trio IKKE tilføje et stamlokale. Ønsker du, at Trio automatisk skal tilføje lokale 36 (stamlokalet), er du nødt til først at slette lokale 8, som du selv har indsat. Nu er lokalefeltet tomt, hvilket gør, at Trio automatisk kan tilføje stamlokalet. Grunddata Basiskartotek Klasser/Hold Det/de ringetidssæt, som du tidligere har oprettet, skal nu tilknyttes til dine klasser/hold. Har du hold på din skole, kan du tilknytte de klasser til holdet, som det er sammensat af. Når du gemmer, sætter Trio automatisk flueben i feltet Hold. Klassetilknytninger til et hold betyder, at skemalæggeren vil få en skemabrik, ikke bare som en holdbrik, men en skemabrik, hvor klasserne er tilknyttet. Trio Grunddata Grønland Side 20

21 Når du opretter en klasse, skal du knytte et ringetidssæt til klassen. Vil du oprette et hold, fx 4ab, kan du tilknytte de klasser til holdet, som det er sammensat af. Venstreklik på feltet 2 gange. Nu ser du: Venstreklik på. Nu har du mulighed for at tilføje klasser til holdet. Markér de klasser, du vil tilføje i venstre side. Klik på den blå pil i midten. Nu flyttes de markerede klasser til højre side. Klik på OK-knappen. Nu er klasserne 4a og 4b blevet tilknyttet til holdet 4ab. Den valgte klassetype afgør, om Trio pr. automatik knytter tillæg til klassen. Trio Grunddata Grønland Side 21

22 Grunddata Basiskartotek Fag I de fag, hvor eleverne skal være i et fag-lokale i stedet for deres klasselokale, kan du indsætte stamlokalet. Trio tilknytter automatisk stamlokalet til lektioner med det pågældende fag. Trio Grunddata Grønland Side 22

23 Grunddata Basiskartotek Fraværskoder Trio har fra start disse fraværskoder: Trio Grunddata Grønland Side 23

24 Grunddata Basiskartotek Aktivitetsbetegnelser Aktivitetsbetegnelser er et opsamlingskartotek, hvor alle de betegnelser, du har benyttet gemmer sig. Det betyder, at du fremover kan plukke fra dette register, når du har brug for samme betegnelse, som du én gang har benyttet. Man kan importere og eksportere listen over betegnelser til andre skoler. Det kan fx anvendes, hvis en kommune ønsker en ensretning af skolernes aktivitetsbetegnelser. Tryk på for yderligere oplysninger. Importer standard aktivitetsbetegnelser. 1) Klik på knappen Importer 2) Dobbeltklik på mappen scripts_databaser Trio Grunddata Grønland Side 24

25 3) Klik på filen aktivitetsbetegnelser.csv og klik på Åbn. Trio Grunddata Grønland Side 25

26 I Trio kan du komme direkte til supportsiden ved at klikke på i menulinjen: Telefon: Mail: [email protected] Trio Grunddata Grønland Side 26