DenmarkDirect - national oplevelsesbooking - øget digital tilgængelighed af danske natur- og kulturoplevelser

Transkript

1 DenmarkDirect - national oplevelsesbooking - øget digital tilgængelighed af danske natur- og kulturoplevelser Indledning Analyser viser, at et stigende antal turister søger inspiration om og køber deres rejse på nettet via computer, smart devices mv. Blandt det turisterne i Danmark helst vil booke online er adgang til attraktioner, museer, guidede ture mv. Nogle turister booker allerede inden afrejse. Andre vælger destination efter, hvor de kan se, at der findes konkrete bookbare oplevelsesprodukter, og vælger først at gennemføre bookningen senere. Bookingmuligheder er dermed også en væsentlig beslutningsfaktor. Begivenheder, transport og overnatning er det nemt at booke i hele verden, men også citybreak-pakker og temaferier à la ski-, golf- og cykelferier er det nemt at booke. Derimod er det svært at finde og booke en lang række øvrige oplevelsesmuligheder online. Det danske turistprodukt består af forholdsvis mange små, spændende oplevelser, som man desværre ikke kan booke online. Så selv om man kan booke danske citybreaks, hoteller og feriehuse, så mister Danmark markedsandele i forhold til lande med let bookbare produkter. Denne udfordring har en lang række destinationer i Danmark taget fat på. I løbet af de sidste 3-4 år er der opbygget min. 4 forskellige oplevelsesbookingsystemer. Nogle af systemerne benyttes af flere destinationer, men for turisten er det ikke muligt i samme omgang at booke oplevelser på tværs af destinationsgrænser også fordi hele Danmark langtfra er dækket. VisitDenmark har sammen med de lokale turistbureauer gennem de seneste 20 år opbygget en unik database, GuideDanmark, med information om over turistprodukter, der hentes fra mange forskellige kilder, fx Natur- og Kulturstyrelsen. GuideDanmark-data kanaliseres allerede i dag videre på andre informationsplatforme, men det er ikke muligt at booke GuideDanmark-oplevelsesprodukterne. Beskrivelse af opgaven Der skal etableres et fælles nationalt oplevelsesbookingsystem i Danmark. I systemet skal der først og fremmest være mulighed for at booke attraktioner og aktiviteter indenfor kultur og natur, men det skal også være muligt at pakke disse produkter og inkludere overnatning og bespisning. Der skal ikke udvikles en ny bookingplatform, men oplevelsesbooking skal baseres på et allerede eksisterende bookingsystem. Det centrale omdrejningspunkt vil være de kommunale, danske turistorganisationer. Det vil være deres opgave at organisere de lokale produktejere og sørge for, at deres produkter bliver lagt ind i systemet og løbende vedligeholdt. Det skal ligeledes være muligt for flere kommuner at slå sig sammen om denne opgave og organisere den for et større geografisk område. Hvis produktejerne ønsker selv at påtage sig opgaven med at vedligeholde bookingsystemet og allotment, skal dette også være muligt. Bookingsystemet skal give turistorganisationerne mulighed for at registrere og vedligeholde alle salgbare produkter samt tilhørende udbydere i et let tilgængeligt og Side 1

2 overskueligt system. Turistorganisationerne skal kunne vedligeholde de enkelte produkter med beskrivelser, tilkøb, priser samt allotment, og de enkelte udbydere med stamdata, provision, kontooplysninger mm. Turistorganisationerne skal kunne sammensætte produktpakker ud fra egne produkter, men også ved at inddrage produkter fra andre områder, som de ikke er direkte ansvarlige for Turisten skal kunne booke de pakkede produkter, men der skal også være mulighed for, at turisten selv kan sammensætte pakker og betale samlet for hele pakken i en enkelt transaktion Det skal være muligt at pakke produkter i forhold til ruter, som skal kunne vises på kort Bookingsystemet skal integrere med GuideDanmark, så alle stamdata, geokoordinater, billeder etc. hentes i GuideDanmark, og alle bookinglinks sendes retur til GuideDanmark Booking af produkter skal kunne ske online som en integreret del af en hjemmeside, og derfor skal oplevelsesbooking kunne integreres på eksisterende hjemmesider (både asp-løsninger og andre hjemmesider). Det skal også være muligt at sammensætte booking af flere mindre geografiske områder til ét større samlet område. Der skal ligeledes leveres én samlet, landsdækkende platform, hvor alle bookbare produkter er samlet og kan pakkes på tværs af alle områder og betales samlet. Den landsdækkende bookingportal skal på en inspirerende og intuitiv måde give adgang til at udvælge og booke produkter på mange forskellige parametre. Den landsdækkende bookingportal kan baseres på en tilrettet asp-løsning. Der skal være integrationsmuligheder til andre eksisterende oplevelsesbookingsystemer, således at alle ikke nødvendigvis skal samles bag et fælles system, men kan vælge at fortsætte med det system, de i forvejen benytter, og så alligevel deltage i den fælles platform på salgsog distributionssiden. Der skal være grænseflader (widgets, api mv.) til andre salgs- og distributionssystemer, så bookingmuligheden spredes videst muligt. Bookingsystemet skal fungere optimalt på en mobil platform. Afregning og fordeling af provision skal ske elektronisk til alle parter. Det skal være mulighed for forskellige provisionsmodeller for at skabe indtægt i systemet, og de deltagende turistorganisationer og salgskanaler skal individuelt kunne vælge mellem disse. Platformen skal som minimum kunne håndtere booking på dansk, engelsk og tysk. Backend administration skal være på dansk. Ved integration af oplevelsesbooking på websites skal der være mulighed for optimal søgeordsoptimering. Bookingsystemet skal kunne levere den nødvendige statistik. Side 2

3 Leverandøren skal varetage opgaven med at stille den nødvendige økonomiske garanti for, at bookingsystemet kan leve op til de krav der stilles af Rejsegarantifonden. Model for landsdækkende oplevelsesbooking Nedenstående model viser, hvordan et projekt med indførelse af et landsdækkende system for oplevelsesbooking kan gennemføres. Figur. Landsdækkende oplevelsesbooking Modellen beskriver de forskellige elementer, som skal indgå i et landsdækkende bookingsystem: Produkterne Destinationerne Administrationen Bookingmaskinen Andre bookingmaskiner Salgs- og distributionskanaler Modellen tager udgangspunkt i, at der allerede i Danmark er etableret forskellige oplevelsesbookingsystemer. Side 3

4 Derfor er det nødvendigt at arbejde med en model, som kan inddrage de eksisterende systemer i et samlet landsdækkende system og samtidig få de destinationer, som endnu ikke er omfattet af et bookingsystem, med i systemet. De oplevelsesbookingsystemer, der allerede er etableret, hænger ikke sammen, og derfor er det ikke muligt at booke på tværs af systemerne. Der er heller ikke muligt at gennemføre en samlet landsdækkende markedsføring af oplevelsesbookingen. Det vil ikke være muligt at udpege og vælge et af systemerne og gøre det landsdækkende, uden at der tages højde for de øvrige. Alle systemer også selv om et af dem på baggrund af et udbud vælges som det landsdækkende skal indgå i et landsdækkende system, og det er blandt andet dette, modellen giver anvisning på. Det betyder, at de oplevelsesbookingsystemer, som allerede er udviklet og i drift kan fortsætte og alligevel blive en del af det landsdækkende bookingsystem. I det følgende gennemgås og beskrives de enkelte dele af modellen og afsnittet efterfølges med forslag til en ejerskabsmodel og mulig finansiering. Produkterne Produkterne er udgangspunkt for hele oplevelsesbookingen. Som det tidligere har været påvist har Danmark et bredt og meget varieret udbud af mange, men små produkter. Produkterne tilbyder oplevelser, som kan medvirke til at gøre en ferie i Danmark til en særlig oplevelse. De mange produkter kan være svære at lokalisere og endnu sværere at booke. Et landsdækkende bookingsystem vil forbedre tilgangen til produkterne og forøge salget. Det skal være destinationernes opgave og ansvar at lokalisere og sørge for at alle produktudbydere kontaktes og opfordres til at deltage på bookingplatformen. Bookingsystemet skal give produktudbyderne mulighed for selv at anvende bookingsystemet til at administrere og sælge produktet online. Det er destinationernes opgave at sørge for, at produktudbyderne modtager den nødvendige undervisning og support. Produktudbyderne lægger selv det aktuelle allotment ind i systemet og sørger for løbende at vedligeholde det. Systemet skal kunne administrere tilkøbsydelser til det egentlige oplevelsesprodukt ligesom det skal kunne håndtere produktpakker. Afhængig af den prismodel som vælges, kan der tages betaling for produktudbydernes deltagelse og egen brug af systemet (abonnement). Afregning for bookinger foretages af den centrale administration. Destinationerne Destinationerne er ansvarlige for produkterne indenfor et afgrænset geografisk område. Det er destinationernes opgave at sikre, at alle potentielle udbydere af bookbare oplevelsesprodukter indenfor området kontaktes og opfordres til at deltages i bookingsystemet. Det er erfaringsmæssigt meget vigtigt, at denne funktion er tæt på produkterne, da det kræver nærhed og løbende kontakt. Destinationerne skal kunne argumentere overfor produktudbyderrne, hvilke fordele der er ved at deltage i systemet. Det er ligeledes destinationerne, der står for undervisning og support i forhold til produktudbyderne. Der skal i destinationen være en forståelse for, at oplevelsesbooking ikke kan forventes at være en indtjeningskilde for destinationen, men selvfølgelig på sigt for oplevelsesudbyderne. Side 4

5 Oplevelsesbooking skal ses som et salgssystem for produktudbyderne og et forbedret servicetilbud i destinationen. Det skal være destinationernes opgave at pakke de produkter, som skal kunne bookes gennem systemet. Da der er tale om ét samlet system skal pakkerne skal også kunne pakkes på tværs af destinationerne. Bookingmaskinen Bookingmaskinen skal samle alle salgbare produkter og pakker i det samme landsdækkende bookingsystem med en ensartet brugergrænseflade og dermed fungere som en paraply for alle danske oplevelsesbooking-systemer. Alle produkter og produktpakker skal kunne sælges frit på tværs af destinationer og uafhængigt af geografien. Systemleverandøren skal levere en komplet bookingmaskine med et administrationsmodul, og med en standardiseret grænseflade til salgskanalerne. Der skal gennemføres et udbud for at finde den bedste systemleverandør. Der skal udarbejdes en række evalueringskriterier, som skal danne grundlag for valg af leverandør. Udvælgelseskriterier afklares ved opstart af projektfasen. Systemet skal sikre, at produkter og destinationer kan oprette og vedligeholde de produkter, som skal sælges via systemet. I tillæg til et produkt skal der kunne købes tillægsydelser. Produkter skal kunne samles i produktpakker på tværs af destinationer. Der skal være et administrationsmodul, hvor betaling og afregning af alle transaktioner skal kunne administreres elektronisk. Der skal være en standardiseret grænseflade med et API, som sikrer en let og enkel integration til eksterne salgs- og distributionskanaler. Systemet skal kunne modtage og behandle bookingdata fra andre bookingsystemer og integrere dem, så de overfor brugerne fremtræder med en ensartet grænseflade der gør, at systemet i det hele ser ud som ét landsdækkende bookingsystem. Systemleverandøren skal stå for hosting og den løbende vedligeholdelse af systemet. Finansiering af driftsudgift sker via provision og eventuel betaling fra produkterne. Andre bookingmaskiner For at blive integreret i det fælles landsdækkende bookingsystem skal bookingsystemet kunne levere og modtage strukturerede bookingdata i forhold til et standardiseret API. Projektet er i etableringsfasen ansvarlig for udvikling af API til eksisterende bookingsystemer. Salgs- og distributionskanaler Der etableres et web site for oplevelsesbooking (fx Dette er hovedsitet for oplevelsesbooking i Danmark og sitet oprettes som en del af etableringsprojektet. Bookingsitet udvikles i HTML5, så det også kan tilgås på en brugervenlig og enkel måde på en smartphone eller tablet. Sitet skal tilbyde en inspirerende og sælgende tilgang til alle bookbare oplevelser i hele Danmark. Det skal være muligt at finde oplevelser geografisk og tematisk. Side 5

6 Det skal være muligt at købe færdigpakkede ture, og det skal være muligt at pakke sine egne produkter med tillægsydelser. Systemet skal fungere på minimum dansk, engelsk og tysk og med mulighed for udvidelse med andre sprog. Betaling skal kunne foretages med alle gængse betalings- og kreditkort. Alle pakker og produkter købes samlet og afregnes i én transaktion, og administrationsmodulet skal kunne håndtere, at betaling automatisk fordeles individuelt til de produkter, som indgår i pakkerne. Der skal afsættes midler til markedsføring af systemet. Derudover skal der udvikles grænseflader, så oplevelsesbooking kan integreres på mange forskellige platforme (iframes, API etc.): produkternes egne hjemmesider destinationernes hjemmesider (som en del af asp-løsningerne) visitdenmark.com Overnatningssteder (feriehusudbydere, hoteller, camping, vandrerhjem etc.) Transportører Oplevelsesbooking skal integreres med produkterne i GuideDanmark (Tellus), så der bliver adgang til booking af produkterne fra alle systemer som bruger GuideDanmark (standerløsninger, apps, den kommende Feel Like platform etc.) Det skal ligeledes være muligt at tilbyde bookingdata til større udenlandske bookingsystemer som fx Expedia. Generelt skal projektet og den efterfølgende driftsorganisation søge at sikre den bredest mulige distribution af systemet. Organisering Landsdækkende oplevelsesbooking i Danmark baserer sig på den vækstplan, som regeringen har besluttet at gennemføre. Den organisatoriske model for landsdækkende oplevelsesbooking fremgår af modellen på side 3. Modellen tager udgangspunkt i de mange og små produkter, som det i dag er vanskeligt at lokalisere og svære at booke. Det vil derfor typisk være turistorganisationen i en kommune, som vil være ansvarlig for at etablere oplevelsesbooking lokalt og turistorganisationen vil være ansvarlig for organiseringen lokalt og for løbende at vedligeholde produkterne i bookingsystemet. Den økonomiske model for etablering og løbende drift skal derfor tage udgangspunkt i kommunerne som den mindste enhed. Det skal ligeledes være muligt, at produktejeren efter aftale med den lokale turistorganisation kan overtage vedligeholdelsen af den pågældendes egne produkter i systemet. Eventuel betaling afgøres mellem turistorganisationen og produktejeren. Det skal være muligt for flere lokale turistorganisationer at slå sig sammen i et større geografisk område og varetage opgaverne omkring organisering af produktejerne og vedligeholdelse af produkterne i fællesskab. Den økonomiske model for etablering og årlig drift skal afspejle denne mulighed på en retfærdig måde i forhold til den kommunale løsning. Det skal ligeledes på forskellige geografiske niveauer (kommunal, destination, region, landsdækkende) være muligt alene at få adgang til at distribuere bookbare produkter på en integreret platform. Det skal således på forskellige niveauer være adgang til at sælge alle produkterne, men ikke til at vedligeholde dem. Side 6

7 Tidsplan I forbindelse med etablering af landsdækkende oplevelsesbooking er der nedsat en projektgruppe i VisitDenmark. I tilknytning til projektgruppen vil der ligeledes blive etableret en ekstern projektgruppe med medlemmer udpeget af Dansk Turismefremme, Danske Destinationer, WonderfulCopenhagen og to medlemmer fra turisterhvervet. Særligt i perioden med udarbejdelse af udbudsmaterialet vil projektgruppen sikre den nødvendige dialog med turisterhvervet og relevante offentlige institutioner. Projektgruppen vil sikre, at den nødvendige ekspertise inddrages i udarbejdelsen af udbudsmaterialet. Projektgruppen vil ligeledes sikre den nødvendige koordinering med Horestas projekt Pakketilbud for friluftsaktiviteter og bidrage til den lokale kompetenceudvikling. Gennemførelse af begrænset EU-udbud Opstart september 2014 Etablering af tids- og aktivitetsplan Udarbejdelse af udbudsmateriale Prækvalifikation oktober 2014 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse Prækvalificering Afslag til ikke kvalificerede Tilbudsgivning november/december 2014 Udsendelse af udbudsmateriale til prækvalificerede Besvarelse af spørgsmål Frist for modtagelse af skriftlige tilbud (min. 52 kalenderdage) Tilbudsevaluering december 2014/januar 2015 Behandling af indkomne tilbud og valg af leverandør Valg af leverandør Skriftlige afslag til fravalgte tilbudsgivere Indgåelse af kontrakt februar 2015 Kontraktmøde og indgåelse af kontrakt Offentliggørelse Etablering af oplevelsesbooking marts-maj 2015 Systemudvikling Åbning maj 2015 VisitDenmark håber, at omkring 40 kommunalt baserede turistorganisationer vil være med fra starten. Fuldt udbygget, når alle er med vil deltagerantallet baseret på de kommunale turistorganisationer være omkring 70. Flere af de deltagende vil være destinationer bestående af flere kommuner. Side 7

8 Projektgruppen vil i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmateriale lægge vægt på, at tilbudsgiveren på fordelsagtige vilkår har mulighed for at løse den lokale opgave med oplevelsesbooking, således at der i tilknytning til det nationale bookingsystem findes en optimal lokal løsning. Dog stadig således, at det står lokale turistbureauer frit for at vælge lokal løsning. Side 8