Afdelingsbestyrelsen Referat af afdelingsbestyrelsesmøde Torsdag d. 6. december 2018 kl Oasen, Strandmarksvej 18, 1.

Transkript

1 Referat af afdelingsbestyrelsesmøde Torsdag d. 6. december 2018 kl Oasen, Strandmarksvej 18, 1. sal Dagsorden: Afdelingsbestyrelse: Bo Henrik Andersen, Bjørn S. Rasmussen, Gitte Fammé, Karen Løvendahl Jensen, Lis Wexøe, Bettina Lind, Randi Outzen, Rikke Dall Nielsen, Nanna Brit Karlsen, Daniel Egholm og Rikke Støckel. Medarbejdere: Driftschef Gert Wandahl Pedersen, serviceleder Lars Holm og beboerrådgiver John Rasmussen. Annette Birkov fra KAB deltager ved pkt. 6 a, som blev behandlet først på mødet. Referent: Randi Outzen. 1. Godkendelse, og underskrift (samtlige medlemmer, der deltog) af referat fra sidste møde. 2. Godkendelse af forretningsorden. 3. Nyt fra a. Formanden Den 21. november var der repræsentantskabsmøde i Boligselskabet Friheden, og hermed valg til organisationsbestyrelsen (OB). Nyvalgt blev Daniel Egholm og Bjørn Rasmussen. Lis Wexøe blev genvalgt og det samme blev formand Marianne Salomonsen. Organisationsbestyrelsen består ud over de nævnte af Britta Christensen, Christian Thode, Dennis Lykke Nielsen (langhusene) Randi Outzen, Richard Taube (udpeget af medarbejderne) og Bo Henrik Andersen. Da Bjørn og Daniel blev valgt til OB og beboerdemokratiet tilbage på marts-mødet 2018 ikke har givet mandat til, at afdelingsbestyrelsen selv kan udpege medlemmer til repræsentantskabet, er der to pladser ledige indtil næste afdelingsmøde i marts 2019, hvor medlemmer til repræsentantskabet vælges. Herudover er der to ledige suppleantposter til repræsentantskabet i hver af afdelingerne. Vi skal i afdelingsbestyrelsen overveje, om vi fremadrettet skal bede afdelingsmødet om mandat til at udpege medlemmer til repræsentantskabet, såfremt der i mellem de to valgmøder (marts/marts) opstår vakance. KAB har også afholdt repræsentantskabsmøde, og her blev det til to af slagsen, for at få godkendt vedtægtsændringer. og Organisationsbestyrelsen har, i samarbejde med KAB, afsendt høringssvar på lokalplan 338, udvidelse af Frihedens Butikscenter. Hovedpunkter der er fokus på i høringssvaret, er de områder der har betydning for vores beboere tæthed i bebyggelsen, parkeringsforhold for biler/cykler og trafikudfordringerne omkring centeret. b. Ejendomskontoret/KAB Driftschef: To servicemedarbejderstillinger har været slået op og de er begge blevet besat. Asfalt: Der er konflikt med rådgiverne omkring huller i vejene pga. økonomien. Forskellige problemstillinger i området afdeling I blev fremlagt. Der planlægges en mørkevandring i januar, hvor mangler vil blive observeret, vurderet og derefter udbedret. 1

2 Serviceleder: Dørtelefoner: Der er søgt modeller hos forskellige mulige leverandører. Siedel havde leveret en kuffert med forskellige modeller til gennemsyn. Forskellige forslag til modeller, også fra andre firmaer undersøges nærmere til næste møde. Et nyt arbejdsredskab testes for tiden. En app, der hedder IOpgaver. Servicemedarbejderne kan bl.a. modtage opgaver ude i området, fremfor at gå tilbage til kontoret for at få en ny opgave. Der er en beboerapp på vej, som gør processen i kontakten mellem ejendomskontor og beboer hurtigere. Der kan også sendes varsler og anden nyttig information ud til de beboere, der vælger at benytte appen. Formanden vil undersøge om, dette system kan benyttes uden godkendelse fra Boligselskabet. KAB, som boligselskabet betaler for at administrere udlejning og regnskab, kan ikke beslutte om, beboerne skal anvende dette redskab. c. Udvalg Ansøgning til nytårskur på kr. Der planlægges arrangement for frivillige i afdeling I, VI og Lille Friheden. Godkendt. d. Beboerrådgiver Juletræsfest Vi har afholdt møde med frivillige og beboerrådgiver. Juletræsfesten bliver afholdt søndag den 2. december og alt er klar til festen. Sommerfest 2019 Der er afholdt det første planlægningsmøde den 22. november. Der er lavet et skriv fra mødet. Det er medsendt Boligsocial strategi i KAB KAB har en boligsocial strategi. Den skal fornyes, ikke mindst fordi 3B og KAB er blevet slået sammen. Beboerrådgiveren er med til at lave dette stykke arbejde og har derfor bl.a. været med på et internat den 13. og 14. november. Der var ingen udgifter for boligselskabet i forbindelse med internatet. Jellingstenen Jellingsten kopien, der står ved ejendomskontoret, trænger til en overhaling. Det skal undersøges om, der kan bevilges noget via en fundraiser. John undersøger videre omkring muligheder for økonomien i dette projekt. 4. Opfølgning på tidligere sager/beslutninger YouSee er gået i gang med at trække kabler i forbindelse med opdatering af TVmodtagelsen. 5. Opfølgning på henvendelser, modtaget på kontaktdagen. 6. Sager til drøftelse og beslutning a. A/B ordning. Annette Birkov redegjorde for de to ordninger og anbefalede, at Lille Friheden vil blive holdt udenfor et eventuelt skift. De ældre kan have fysiske udfordringer og derfor have svært ved selv at istandsætte. 2

3 Ved nuværende A ordning sættes lejligheden i stand i en 14 dages periode mellem fra- og indflytning. Huslejen i de 14 dage afholdes af fraflytter. Når man har boet i sit lejemål i 100 mdr., sættes vægge og lofter i stand uden udgift for fraflytter. Karme og gulve istandsættes ved misligholdelse for fraflytters regning, fordi det i A ordning er lejer, der skal stå for den indvendige vedligeholdelse i boperioden. Denne ordning er nemmest at håndtere og er mindst ressourcekrævende for ejendomskontoret. Ved B ordning er der både fra-og indflytning samme dag og ejendomskontoret skal derfor afholde syn med fraflytter og kort tid efter udlevere nøgle til indflytter. Ved eventuel misligholdelse fra fraflytters side, har ejendomskontoret 14 dage til at udbedre skaderne det kan nogle gange medføre at en indflytning forsinkes. Angående økonomien ved et skift til B ordning har Friheden I et indestående beløb på ca. 2,3 millioner kr., som kan fordeles til en vedligeholdelseskonto alt efter bo periode og antal m 2. Her efter skal ske en månedlig opsparing til vedligeholdelseskontoen. Hvis det nuværende henlæggelsesniveau skal fortsætte altså ingen huslejestigning vil der erfaringsmæssigt blive henlagt for lidt. Der må derfor påregnes en stigning i henlæggelserne over nogle år, hvis afdelingen skifter til B ordning. b. Ordinært afdelingsmøde 14. november (Evaluering af mødet) Nogenlunde tilfredshed med afvikling af mødet med få undtagelser. Mere plads til dialog. Fastholdelse af fremvisning af legitimation på trods af enkelte protester ved mødet. Der er stadig forvirring omkring hvilke og hvor mange drikkevarer, de 2 billetter udløser. En løsning kan være, at der kun udleveres kildevand. Aktionsliste mht. forslag: Forslag 1: Økonomi omkring låge ved Lille Friheden skal undersøges og det skal afklares ved kommunen om, det er lovligt at afspærre. Forslag 2: Økonomien for etablering af de sidste 3 minihaver i Lille Friheden blev godkendt ved afdelingsmødet. Gert tager kontakt til beboerne i de 3 lejemål. Forslag 3: Postkasser der var lidt usikkerhed om udfaldet, så optagelsen lyttes igennem. Det konstateres, at forslaget blev vedtaget med 8 stemmer for og 6 stemmer imod. Forslag 4:Oasen males som det første. En arbejdsgruppe nedsættes for udvikling af Oasen. Finansieringen skal undersøges via Annette Birkov, Marianne Salomonsen og Bo Henrik Andersen. Arbejdsgruppe: Nanna B. Karlsen Bjørn S. Rasmussen Bo H. Andersen Gitte Fammé Forslag 6 A og 6 B: EK sørger for at vaskeritiderne bliver omstillet. Forslag 7: EK undersøger økonomi og mulighed for udførelse af forslaget, så afdelingsbestyrelsen får et grundlag at arbejde videre med. I forhold til tidligere stillet forslag (november 2016) omkring termostater, skal der undersøges yderligere om, hvordan problemet med for lavt placerede termostater i ældreboligerne i Lille Friheden kan afhjælpes. 3

4 c. Baldakin Højhuset. Ejendomskontoret indstiller, at udskiftningen af baldakin udføres samtidig med vinduespartierne i og korrigeres i det kommende budget. Dette skyldes, at baldakinen kan være i vejen for udskiftning af de kommende vinduespartier. Der er udført midlertidige reparationer af tagbelægningen. Godkendt. d. Nedgravet affaldssystem afd. 1 og VI sortering af affald. Det nedgravede affaldssystem i Friheden I består i dag af 1-2 beholdere til restaffald og 1 opdelt beholder til glas og papir. Der er forberedt for endnu en beholder ved alle affaldsstationer. Det samme vil gælde i Friheden VI. Hvidovre Kommune stiller krav om, at madaffald sorteres fra oktober Miljøudvalget og driften mødtes den 28. november og indstiller, at den sidste beholder opdeles og bruges til sortering af madaffald og plast. Det er også drøftet med Hvidovre Kommune og rådgiver Orbicon, der er enig i valget. Der skal også etableres beholdere til madaffald i Lille Friheden. Samtidig blev det drøftet på mødet, at det skal vurderes, hvad beboerne skal have til sortering af affald i boligerne i form af sorteringsstativer. Driften kommer med forslag til muligheder til mødet. Kommunen leverer små beholdere og poser til sortering af madaffald. Driften undersøger kommunens tilskud til nedgravede beholdere. Godkendt. e. Bænke og affaldskurve i afd. 1 Bænke er en bygherre leverance og betales via helhedsplanen. Affaldskurve og askebægre er ikke inkluderet. Der er medsendt forskellige muligheder for affaldskurve, 4 stk. fra Bolind og 1 stk. fra Falco, som leverer bænkene. Der er angivet afrundede priser for de forskellige muligheder. Vi kan muligvis få en rabat ved forhandling. Vi får en rabat fra Falco på ca kr., hvis vi vælger deres system. Dette skyldes at de også leverer bænkene og fundamenterne hertil. Driften indstiller, at der opsættes affaldskurve samtidig med bænke og at afdelingsbestyrelsen vælger affaldskurven fra Falco (type 5). Arbejdet udføres af Frihedens medarbejdere. Udgiften foreslås taget fra planlagt vedligeholdelse konto Terræn, inventar. Det vurderes, at der ikke umiddelbart er plads i det gældende budget til udgiften, men der er en samlet saldo på planlagt vedligeholdelse pr. 1/ på kr., så udgiften kan dækkes af henlæggelserne. Kan ikke godkendes på grund af usikkerhed på om, budgettet overskrides. Det skal desuden undersøges om, der på sigt kommer andre udgifter til afdeling I som følge af helhedsplanen, ligesom asfaltbelægningen o.a. f. Lokal-tv oplæg til brugerundersøgelse som kan besvares både på papir og digitalt. Dette er også fremvist for kommentarer til Lokal TV. Svarfrist vil være 20. december d.å., så resultatet kan indgå i beslutning omkring, hvordan og/-eller hvorvidt Lokal Tv skal fremstå. Brugerundersøgelsen godkendes. g. Cykelsortering der varsles og beboerne har derefter 6 uger til at markere deres aktive cykler, barnevogne og andre effekter. I starten af januar effektiveres selve oprydningen. h. Sommerfest 2019 planlægning omkring sommerfesten, invitation til frivillige sættes i opgange og lægges på hjemmesiden. i. s regnskab udsættes til næste møde, så det fremlægges i samme kvartal som driftens regnskab. Udsættelsen blev godkendt. j. Billeder til opsætning i bestyrelseslokalerne Rikke Støckel og Gitte Fammé hænger billederne op. 7. Punkter til næste mødes dagsorden. a. s regnskab 4

5 b. Driftens regnskab c. Affaldsstativer ved de nye bænke d. Lokal-tv - svar på meningsmåling e. Dørtelefoner f. Afdelingsmøde marts 8. Eventuelt Mødet sluttede kl Medlemmer af afdelingsbestyrelsen Bo Henrik Andersen Formand Bjørn Schrøder Rasmussen Næstformand Randi Outzen Sekretær Lis Wexøe Kasserer Karen Løvendahl Jensen Bettina Lind Rikke Støckel Rikke Dall Nielsen Gitte Fammé Daniel Egholm Nanna Brit Karlsen 5