Afdelingsbestyrelsen Referat af afdelingsbestyrelsesmøde den 4. oktober 2018 kl Oasen, Strandmarksvej 18, 1 sal

Transkript

1 Referat af afdelingsbestyrelsesmøde den 4. oktober 2018 kl Oasen, Strandmarksvej 18, 1 sal Dagsorden: Afdelingsbestyrelse: Bo Henrik Andersen, Gitte Fammé, Karen Løvendahl Jensen, Lis Wexøe, Randi Outzen, Daniel Egholm, Rikke Støckel og Bjørn S. Rasmussen deltog indtil kl Medarbejdere: Driftschef Gert Wandahl Pedersen og beboerrådgiver John Rasmussen. Referent: Randi Outzen. Fraværende: Rikke Dall Nielsen, Bettina Lind og Nanna Brit Karlsen. 1. Godkendelse, og underskrift (samtlige medlemmer, der deltog) af referat fra sidste møde. 2. Nyt fra Formanden IT-udvalget var samlet mandag den 2. oktober, hvor vi i samarbejde med rådgiver og Yousee gennemgik projektet og tidsplan for opdatering af tv-signal. Arbejdet forventes at ha opstart november 2018 og i drift april Det er vigtigt at understrege, at man ikke skal ha adgang til boligerne i forbindelse med dette arbejde. Yousee vil gerne lave kampagner med henblik på mersalg, hvor IT-udvalget har trukket i håndbremsen og sagt, at det skal koordineres med Bolignet-Aarhus, så vi sikre at beboerne ikke får købt dyrere internetforbindelse hos Yousee i god tro om, at det er vores nye udbyder. Den 27. september afholdt vi en workshop med aktivitetsgrupperne om Oasens fremtid. Et godt konstruktivt møde, med mange gode forslag og ideer. Plancherne fra aftenen hænger på flipover til afdelingsbestyrelsens information. En god ide, der kom på bordet, var, at såfremt Oasen skal bibeholdes, så skal den være centrum for beboeraktiviteterne. Følgegruppen har den 19. september afholdt statusmøde med beboerne i etape 4. Der var en gennemgang af status på renoveringen i etapen. Efterfølgende var der plads til spørgsmål. Det var de gængse ting som varslinger, støj, sikkerhed, lys m.m. som beboerne stillede spørgsmål om og til. Det hele foregik på en god og rolig måde. Mødet startede kl. 18:00 og sluttede kl. 19:15. Det er det mest rolige møde, jeg har været med til i forbindelse med helhedsplanen. Udvidelse af Frihedens butikscenter er på vej igennem hos Hvidovre Kommune, og vi må forvente, at der snart igangsættes høring om ny lokalplan. Organisationsbestyrelsen og KAB vil fremsende høringssvar. Jeg vil opfordre til, at vi som afdelingsbestyrelse gør det samme, vedr. de punkter, hvor vi kan se udfordringer. 1

2 Ejendomskontoret/KAB Driftschef: Komfurer er fundet til mindre pris, men uden stikkontakt i panelet. Ikke godkendt. En beboer fra Lille Friheden har søgt om at få tilladelse til, at beboerens el scooter kan få tilslutning til opladning inde i opgangen ved elevatoren. Ikke godkendt. Opfølgning på afdelingernes regnskab Budgetopfølgning ultimo september: Konto 114 Renholdelse omfatter hovedsagelig løn til personale og drift af ejendomskontor. Konto 115 Almindelig vedligeholdelse er reparationer, som ikke er planlagt. Konto 116 Planlagt vedligeholdelse er planlagte aktiviteter på langtidsbudgettet, som skal udføres i budgetåret. På nuværende tidspunkt er ca. 3/12 af budgetåret gået og forbrugene på kontiene 115 og 116 kan derfor sammenholdes med ca. 25 % af de afsatte budgettal. Lønnen på konto 114 er ikke udgiftsført for september måned 2018, mens øvrige udgifter er. Kontoens forbrug skal derfor sammenholdes med ca. 2/12 3/12 af budgetåret svarende til ca. 16,7 % 25 %. Friheden I Konto 114 Renholdelse: Der er et samlet forbrug på kr. svarende til 17,7 % af budget. Budgettallet er på kr. Der resterer kr. Konto 115 Almindelig vedligeholdelse: Der er et samlet forbrug på kr. svarende til 18,8 % af budget. Budgettallet er på kr. Der resterer umiddelbart kr. Konto 116 Planlagt vedligeholdelse: Der er et samlet forbrug på kr. svarende til 21,0 % af budget. Budgettallet er på kr. Der resterer kr. Friheden VI Konto 114 Renholdelse: Der er et samlet forbrug på kr. svarende til ca. 24,7 % af budget. Budgettallet er på kr. Der resterer kr. Konto 115 Almindelig vedligeholdelse: Der er et samlet forbrug på 350,07 kr. svarende til 0,57 % af budget. Budgettallet er på kr. Der resterer umiddelbart ,93 kr. 2

3 Konto 116 Planlagt vedligeholdelse: Der er et samlet forbrug på kr. svarende til 52,3 % af budget. Budgettallet er på kr. Der resterer kr. I regnskab er der et samlet mindre forbrug på kr. Det skyldes hovedsagelig, at renovering af baldakinen blev udskudt til Der vil blive en merudgift til faldstammer og stigstrenge over en 3 årig periode på grund af, at afdelingsmødet besluttede, at udskifte på faldstammer og stigstrenge. Det giver en merudgift det første år på kr. og samlet over 3 år på kr. Lille Friheden Konto 114 Renholdelse: Der er et samlet forbrug på kr. svarende til ca. 18,8 % af budget. Budgettallet er på kr. Der resterer kr. Konto 115 Almindelig vedligeholdelse: Der er et samlet forbrug på 0 kr. svarende til 0 % af budget. Budgettallet er på kr. Der resterer kr. Konto 116 Planlagt vedligeholdelse: Der er et samlet forbrug på kr. svarende til 26,3 % af budget. Budgettallet er på kr. Der resterer kr. Vand vi er gode til at sende nedkølet vand tilbage til fjernvarmen, så der ikke bliver påført ekstraregning. El Varme Udvalg Nytårskur det undersøges om, grupperne vil deltage. Beboerrådgiver Familieferie Regnskab og statistik for Boligselskabet Frihedens andel af Foreningen Familieferie er afsluttet og sendt til foreningen. Forbrug og deltagerantal er følgende: Forbrug ,00 kr. Deltagere Opfølgning på tidligere sager/beslutninger. Maling af bestyrelseslokalet starter næste uge. 3

4 4. Opfølgning på henvendelser, modtaget på kontaktdagen. En beboer fra Lille Friheden henvender sig med følgende: a) Ansøgte om oprettelse af en gruppe. Der skal ansøges gennem aktivitetsudvalget. John Rasmussen tager kontakt. b) Træer trænger til udtynding, så lys til lejligheder bliver bedre. EK undersøger. c) Kan beboere få nøgle til lågen for adgang til vinduespudser? EK administrerer forsøgsvis. d) Kan man lukke af med låge ved nr. 2, så skolebørn ikke har daglig gennemgang og ophold i Lille Friheden? Der skal stilles forslag til et afdelingsmøde. e) Larm fra jerntrapper pga. meget trafik fra hjemmehjælp ved de lejligheder, der har jerntrapperne op til væg. Der henvises til kommunen. f) Flextrafik slukker ikke motor, når beboere hentes. Der henvises til kommunen. En beboer Strandmarksvej nr. 16 henvender sig pga. elevatordørene ikke fungerer ordentligt EK svarer. En beboer fra afd. VI henvender sig pga. det meget affald ved højhuset, Lidl lægger ikke net på deres affald, som Super Best gjorde. EK tager kontakt til centerets driftsmand. Beboer fra afd. VI spørger ind til rengøring på bagtrappen? EK undersøger. En beboer henvender sig, da der er udstedt en parkeringsbøde ved kortvarigt ophold. Henvendelsen sker på opfordring af en anden beboer, der mente at afdelingsbestyrelsen kunne hjælpe Nuværende parkeringsregler er vedtaget på et afdelingsmøde og derfor skal afdelingsbestyrelsen ikke ændre ved noget i den forbindelse. Skal vi gøre noget for at tydeliggøre parkeringsforholdene? Evt. med et supplement inde i bebyggelsen udover skiltningen ved indkørslerne? Behandling af skiltning om parkeringsforhold genoptages ved decembers møde. 5. Sager til drøftelse og beslutning Ekstraordinært afdelingsmøde Lille Friheden aflyst pga. forskellige praktiske omstændigheder. To planlagte forlag stilles ved afdelingsmødet i november. Ordinært afdelingsmøde 14. november (regnskabsmøde) Huske- og aktivitetsliste, ok Indkaldelsen skal være omdelt senest d. 10. okt. Dirigent forslag, ok. Forslag deadline d. 24. oktober. Omdeles senest d. 7. november. Gitte og Randi printer. s beretning Godkendt med mindre korrektioner. Vaskeri belastningstimer, punktet udsættes. Maling opgange en beboer har klaget over farvevalget. Det er undersøgt og farvevalget fastholdes. Ansøgning Juletræsfest 2. december. Godkendt. Rikke, Gitte og Karen deltager som frivillige. 4

5 Ansøgning Julearrangement Godkendt Ansøgning Fastelavn Godkendt Ansøgning symaskine der ønskes uddybning af begrundelsen for ansøgning. Tilstanden af nuværende symaskiner. Besøgsvenner i Friheden ansøgning af telefon ikke godkendt. Adgang til bestyrelseslokale 3 forslag stillet af formandskabet. Afgivelse af højskab i mellemgangen til organisationsbestyrelsen. Omkostning for omkodning af lås, afholdes af organisationsbestyrelsen. Godkendt. deler kontor med organisationsbestyrelsen for en prøveperiode på 2 år. Godkendt. Låsene i dørene fra vinkeltrappen/elevator til og med døren ud til mod de to toiletter optimeres/omkodes og dobbeltdøren ind til udlejningslokalet fjernes og der blændes med en væg. Godkendt. s habilitet der ønskes bedre selvdisciplin i forbindelse med behandling af sager, hvor afdelingsbestyrelsesmedlemmer har eller har haft tilknytning. En beboer har henvendt sig med ønske om, at afdelingsbestyrelsens vil tage stilling til og eventuelt støtte beboeren i en sag om at søge refundering af husleje på baggrund af lejeloven 11 stk. 2. Formanden vil med afdelingsbestyrelsens godkendelse svare beboeren. Lokal-tv ansøger om: Antivirusprogram. Der skal søges en løsning, der inkluderer samtlige pc ér. Godkendt. Ny router. Godkendt. Ny administrationscomputer med Office pakke. Godkendt. 6. Punkter til næste mødes dagsorden. a. Vaskemaskiner b. Forslag (afdelingsmøde). c. Regnskab (afdelingsmøde). d. s regnskab fremlægges. 7. Eventuelt Dialog omkring brug af udlejningens service i udvalg, grupper, afdelingsbestyrelse og organisationsbestyrelse. Mødet sluttede kl

6 Medlemmer af afdelingsbestyrelsen Bo Henrik Andersen Formand Bjørn Schrøder Rasmussen Næstformand Randi Outzen Sekretær Lis Wexøe Kasserer Karen Løvendahl Jensen Bettina Lind Rikke Støckel Rikke Dall Nielsen Gitte Fammé Daniel Egholm Nanna Brit Karlsen 6