Referat af afdelingsbestyrelsesmøde Den 4. februar 2016 kl i Afdelingsbestyrelsens lokaler

Transkript

1 Referat af afdelingsbestyrelsesmøde Den 4. februar 2016 kl i Afdelingsbestyrelsens lokaler Afdelingsbestyrelse: Britta Christensen, Beth Hørsted, Inge Nielsen, Karen Løvendahl Jensen, John Frederiksen, Marianne Salomonsen, Jørnanker Døpke, Rikke Støckel, Bo Andersen, Bjørn Rasmussen, Lis Wexøe. Medarbejdere: Beboerrådgiver John Rasmussen, driftschef Gert Wandahl Pedersen, driftsleder Ivan Stokie. KAB. Kundechef Annette Birkov deltog til og med pkt. 5a Dagsorden: 1. Godkendelse og underskrift (samtlige medlemmer) af referat fra sidste møde. 2. Nyt fra: a. Formanden b. Ejendomskontoret/KAB Opfølgning på afdelingernes regnskab Budgetopfølgning Vand El Varme c. Udvalg d. Beboerrådgiver 3. Opfølgning af tidligere sager/beslutninger 4. Opfølgning på klager, modtaget på kontaktdagen 5. Sager til drøftelse og beslutning a. Gennemgang af Budgetter 2016/2017 (KAB) b. Elektronisk bestilling af vasketure (Bo/Ejendomskontoret) bilag c. Kvalitetssikring, rengøring. Ejendomskontor (bilag) d. By Haver (Beboerrådgiver) bilag e. Hjemmesiden (Bjørn/Bo) bilag f. Kredsvalg 2016 i 9. kreds. Bilag g. Ny printer til udlejningen h. Mariannes computer (Jørnanker) i. Afd. Best./Org.best./Repræsentantskabs lister, bilag 6. Punkter til næste mødes dagsorden 7. Eventuelt 1. Godkendelse og underskrift (samtlige medlemmer) af referat fra sidste møde. Referatet blev godkendt og underskrevet 2. Nyt fra: a. Formanden Formand Marianne Salomonsen er tilbage fra orlov, og bliver i sit virke indtil afdelingsmødet den 8. marts 2016, hvor der er valg af ny formand. Helhedsplanen Der blev orienteret om på sidste afdelingsbestyrelsesmødet i januar, så har der ikke været afholdt følgegruppemøde siden december måned 2015, og dette udløste, at følgegruppemødet den 20. januar forløb over to dage; samlet ca. syv timer. 1

2 Der mangler en beskrivelse af, hvem der har ansvaret for, at kælderrum, som er aflåste og ikke tømt, bliver tømt, så det ikke forsinker renoveringen. Der udarbejdes en procedure. Der er endnu ikke klarhed over, hvornår affaldsstationerne kommer i jorden, og som tidligere oplyst, er skakterne lukket i etape 1 og blok 12. En beboer har rettet henvendelse, da beboerens forsikringsselskab ikke vil dække evt. tyverier fra lejemålet under renovering af boligen. De opsatte nøglebokse er forsikringsgodkendte. Det anbefales, at mobiltelefoner, smykker, tablets, bærbare pc'er mm. ikke er frit tilgængelige under renoveringen, altså almindelig omtanke. Hvis der er beboere, som får problemer med deres forsikringsselskab i forbindelse med udførelse af helhedsplanen, kan de rette henvendelse til beboerkoordinator Jens Peter Skaarup på telefon Der køres fortsat uhensigtsmæssigt stærkt i siksakken, og derfor etableres der vejbump, der opsættes 20 km/t skilte, og opsættes trafikspejl ved krydsende skolesti ved indgang til hovedbyggeplads. Der er allerede opstået problemer med en del opfugtede skabe på badeværelserne, hvilket ikke kunne forudses, og derfor kan beboerne ikke længere tilkøbe skabe. Skabene er af god kvalitet, men det fugtige miljø på badeværelserne, og udskæring til rørføringen er en dårlig kombination. Der udsendes en information til beboerne om dette. Blok 10 er blevet overdækket for ca. to uger siden, og håndværkerne er i gang med udskiftning af tag og vinduer. Der er forsinkelser på både det udvendige og indvendige arbejder, og når den endelige tidsramme kendes, vil beboerne blive informeret om dette. Følgegruppen har diskuteret, om det er mere hensigtsmæssigt, at beboere, hvor renoveringen er gået i gang på deres blok, kan benytte beboerlokalerne på Hvidovrevej 508 og senere på Hvidovrevej 512 til daglig aflastning. Det bliver så omstændigt i Oasen, hvor der skal være rum til afholdelse af følgegruppemøder og blokmøder. Møde for etape 3 afholdes i Medborgersalen den 24. februar. Driften giver en redegørelse for udbedring af vandskader under punkt 2.b. Boligselskabet Frihedens hjemmeside Der har været afholdt mødet i udvalget i tirsdag, og nuværende hjemmeside er gennemgået slavisk; der er slettet en del, så siden nu fremstår mere enkelt og overskuelig. Det formodes, at den nye hjemmeside er klar inden sommerferien. Husk at YouSee slukker for det analoge tv-signal den 9. februar Den 9. februar skal beboerne med et analogt tv fremover finde en ny løsning, hvis de fremover vil se fjernsyn. Hvis den enkelte beboer køber et nyt tv, eller vælger en digital tv-boks (DVB-C boks med MPEG-4) til deres nuværende tv, vil det åbne op for de 25 kanaler, som ligger i Grundpakken, og ikke som i dag, hvor beboere med analogt tv, kun har mulighed for at se fem ud af pakkens 25 kanaler. 2

3 Bestyrelsen var enig i, at benyttelse af beboerlokalerne 508 og 512 var en god idé, især fordi man må tage sit husdyr med. Ejendomskontoret og Jørnanker sørger for hvordan det praktiske med nøgler og udsendelse af information til beboerne ordnes. Når dette er indført bliver der ikke mulighed for at benytte Oasen til aflastning for beboerne under renoveringen. b. Ejendomskontoret/KAB Hætterne på lamperne Hvidovrevej 476/478 og 470/472 skiftes, pris kr. Det blev oplyst at der manglede lys flere andre steder. Ivan tager sig af det. En trailer udskiftes fordi den er udtjent. Pris kr. Der er tre steder, hvor kælderramperne er for stejle når affaldscontainere skal transporteres og Arbejdstilsynet kan ikke forventes at have tålmodighed til at undgå at give påbud for det. Det nye affaldssystem er forsinket. Det blev godkendt at affaldsskakterne i blok 3 og 5 vil blive lukket snarest. (Der blev vist billeder af de stejle ramper). Der udsendes information. I forbindelse med gennemgang af et nyt betalingssystem til vaskerierne har Elektrolux fundet, at der sandsynligvis er 6 vaskemaskiner der er over 18 år gamle. Det viste sig dog ved en senere gennemgang, at der kun var 2 vaskemaskiner, der var over 18 år gamle, og de vil blive udskiftet. Der har været en rokade iblandt ejendomsfunktionærerne. Der etableres et mere moderne alarmsystem i Oasen. Iflg. Aktionslisten af 26. januar Der males 20 opgange i Etape I området når etapen er færdig. Brian Kaarsberg deltager i afdelingsbestyrelsesmødet den 3. marts 2016 vedrørende genforhandling med YouSee eller eventuelt nyt udbud. Opfølgning på afdelingernes regnskaber Budgetopfølgning Vand El Varme c. Udvalg Der er ingen særlige bemærkninger til de løbende budgetudgifter, der er dog overskud på vandforbruget i Friheden I, Friheden VI og i Lille Friheden. Ordstyrermødet er flyttet fra 7. februar til 29. februar Der søges om en ny nøgleansvarlig person, Anni Jønsson, Hvidovre Enghavevej 60, som kan afløse Beth i specielle tilfælde i håndarbejdsgruppen. Anni Jønsson henvender sig på Ejendomskontoret. 3

4 Der har været afholdt nytårskur og det gik fint. Der har været møde i lokal-tv gruppen med Jens, Bo og Gert. Aftalen blev: at man vil søge om fast ip. adresse til kommunikation med internet. Det skal dog først godkendes af YouSee. Skala 5 kan ikke bruges endnu. Beboerrådgiver Sommerfest lørdag den18 juni. Sommerfestarrangørgruppen holder det første møde 15. februar Fastelavn 2016 Frivillige og beboerrådgiver er klar til at holde fastelavn på søndag den 7. februar. Ansøgning afsendt Beboerrådgiveren har lavet en ansøgning, hvor formålet er: At medvirke til, at Boligselskabet Frihedens vanskeligt stillede børnefamiliers sundhed og trivsel ikke forringes. Målet er at den enkelte familie i praksis har muligheder for At spise sund mad. At deltage i positive fritidsaktiviteter. Indsigt i betydningen af motion. At udvikle et større netværk. Der er ansøgt om ,00 kr. og projektet påtænkes, at løbe over 3 år. Ansøgningen er lavet med godkendelse af beboerrådgiverens styregruppe. 3. Opfølgning på tidligere sager/beslutninger Der var intet til dette punkt 4. Opfølgning på klager modtaget på kontaktdagen En beboer i Højhuset har klaget over en hund der gør når den er alene hjemme. Det tages til efterretning af ejeren. En beboer i Lille Friheden, Ove Jensen, klager over, at elevatorerne i opgang 7-9 ikke bliver gjort rent. Ivan kontakter Ove Jensen og rengøringsfirmaet. 5. Sager til drøftelse og beslutning a. Gennemgang af budgetter 2016/2017 v/ Annette Birkov og Marianne Salomonsen De, af økonomiudvalget gennemgåede og tilrettede budgetter for Friheden I og Friheden VI blev udleveret. De rettelser, som økonomiudvalget havde påpeget blev gennemgået, hvorefter budgetterne blev godkendt. 4

5 I budgettet 2016/2017 er der afsat kr. til lokal-tv til dækning af daglige driftsudgifter og indkøb af nye computer de næste pr. år. Godkendt. b. Elektronisk bestilling af vasketure (Bo/Ejendomskontoret) Ivan oplyste, at afdelingsbestyrelsen tidligere har besluttet, at etablering af nyt betalingssystem skal undersøges, idet det nuværende system ikke længere kan kommunikere med alle vaskemaskinerne i Frihedens vaskerier. P.t. betyder det, at der i nogle vaskerier vaskes gratis. Man havde indhentet et tilbud på Elektrolux ELS Vision betalingssystem. Det nuværende system skal skiftes og der er henlagt kr i budgetårene 2017/2018 til et nyt elektroniske system. Det blev godkendt, at de henlagte midler kr. rykkes frem til budgetårene 2016/2017. Tilbud på Elektrolux Vision indeholder: Demontering af LM10 Betalingssystem Montering af betalingssystem ELS Vision Ombygning, indkøring og tilpasning af nuværende maskiner til ELS Vision. Tilbudspris kr. ekskl. tillægspris for bl.a. adgangsbrik mm. Endnu vides ikke hvor mange tillægsydelser man vil erhverve. Man arbejder på, at man kan bruge samme brik til vaskerier, opgangsdøre og kælderdøre. Det blev godkendt at der bestilles og indkøbes ELS Vision. Derudover udarbejder Bo et forslag til at bestille vasketur, via Internet booking til afdelingsmødet den 8. marts c. Kvalitetssikring, rengøring. Ejendomskontoret. (Bilag) Kvalitetssikring af rengøring Ivan og Gert har afholdt møde med Dansk Servicerådgivning (DSR) for at få skitseret, hvordan der kan foretages en kvalificeret kontrol af rengøringen. Der er 2 forslag: 1. Der udtages 25 enheder (opgange, elevatorer, fælleslokaler m.v.). Dette gøres 1 gang. Pris: kr. inkl. moms 2. Der udtages i alt 100 enheder til de 4 årlige kvalitetskontroller svarende til ca. 25 enheder pr. stikprøvekontrol. Pris: kr. inkl. moms eller kr. pr. kontrol. 5

6 Ejendomskontoret indstiller, at forslag 2 godkendes af afdelingsbestyrelsen. Argumentet er, at DSR over en længere periode sikrer, at rengøringsfirmaet Strøyer+Strøyer leverer den forventede rengøringskvalitet. Finansiering: Det samlede årlige honorar til Strøyer+Strøyer for rengøring er efter EU-udbuddet væsentlig mindre end det beløb, der er afsat i budgettet. Der er således plads til finansiering af kontrollen. Der vil blive max 24 timers varsel til tjekfirma. Første tjek gennemføres inden beboerne informeres. Afdelingsbestyrelsen fulgte ejendomskontorets indstilling forslag 2. d. By haver (Beboerrådgiver) Beboerrådgiver John Rasmussen fremlagde følgende oplæg: Dette er et oplæg til by-haveregler til Boligselskabet Frihedens afdelingsbestyrelse fra boligselskabets beboerrådgiver. Oplægget er tænkt som inspiration til afdelingsbestyrelsen og forsøgt lavet således, at det kort og præcist fortæller beboere, hvorledes adfærden kan være omkring by-haverne. Beboere kan ved henvendelse til xx (beboerrådgiver, senere byhavegruppebestyrelse) søge om by-have. En by-have består af to højbede (ca. 120 cm, bredde 80 cm, højde 50 cm, så vidt det er muligt at fremskaffe kasser i disse mål). På det afmålte område er der plads til 12 (x 2 højbede) i alt. Er der flere der er interesserede i at deltage laves der en venteliste. Der er mulighed for en by-have pr. lejemål (a 2 højbede). Med mindre der ikke er en venteliste. Højbedene indkøbes hos ejendomskontoret/beboerrådgiver og haveejeren bekoster selv udgifterne. Regler Boligselskabet Frihedens by-haver er overordnet underlagt almindelig dansk lovgivning om brug af offentlige arealer. By-havernes afgrøder er beregnet til beboernes eget forbrug. Det er ikke tilladt at benytte sprøjtemidler i by-haverne. Ved misvedligeholdelse af by-haven: Kan by-haven inddrages og nøgle til redskabsrum inddrages. Haveejeren kan ikke forvente godtgørelse af boligselskabet. Overdragelse af by-haver foregår gennem beboerrådgiveren eller når det er blevet en By-have gruppe gennem dennes bestyrelse. Overdragelsen foregår ved, at den næste på ventelisten overtager den afstående by-have. 6

7 OBS her skal der tages stilling til, om den der overdrager/opsiger by-haven skal have godtgørelse? Haveejerne forventes at passe på de fællesindkøbte haveredskaber og sætte dem på plads efter brug. Der var følgende kommentarer: Der skal lægges godt stabilt grus. Boligselskabet stiller kasser til højbed til rådighed således, at området bliver ensartet. Eventuelt 1 kasse på bolig. Der skal/kan ikke betales godtgørelse ved overdragelse/opsigelse af By-have, da Boligselskabet stiller plantekasser til rådighed. Godkendt. e. Hjemmesiden (Bjørn og Bo) Bjørn og Bo havde udarbejdet materiale, som beskrev hjemmesidens indhold og overblik over dette. Bjørn gennemgik materialet. Kommunikations flow og Sitemap blev diskuteret og Bo og Bjørn går videre med strukturering af hjemmesiden. Marianne oplyste, at helt basale aftalte ting ikke var blevet gjort af henholdsvis Karen Andersen, KAB og Jens Peter Skaarup, beboerkoordinator, som tidligere har været med til at udarbejde hjemmesiden. Det blev besluttet, at Bo, Bjørn, Karen A, Jens Peter og Gert arbejder videre med hjemmesiden og med de tidligere aftalte punkter. Senere skal flere have undervisning i opdatering af hjemmesiden efter forskellige områder fx lokal-tv, håndarbejde, fællesspisning mv. f. Kredsvalg 2016 i 9. kreds den 6. april Der var bilag til Indkaldelse til BL s valg til diverse organer. Medlemmerne tilmelder sig selv til mødet. g. Ny printer til udlejningen Pris kr. Bevilget h. Marianne computer (Jørnanker) Marianne Salomonsen deltog ikke i behandlingen af dette punkt. Marianne har lånt en computer af afdelingsbestyrelsen i den periode, hvor hun har været formand for afdelingsbestyrelsen. Marianne ønsker at beholde computeren nu da hun udgår af afdelingsbestyrelsen. Jørnanker oplyste, at der tidligere havde været en lignende sag, hvor computeren ikke var blevet købt. Mariannes computer er afskrevet med 20% årligt og er mere end 5år gammel, den har ingen salgsværdi. Godkendt at Marianne beholder computeren. 7

8 i. Afd.best./Org.best./Repræsentantskabs lister (Bilag) De forelagte lister var til orientering. 6. Punkter til næste mødes dagsorden Brian Kaarsberg, KAB (vedrørende nyt udbud eller genforhandling med YouSee) Gennemgang af aktionslisten Gennemgang af forslag til afdelingsmødet den 8. marts Eventuelt Der skal tages et billede af Marianne Salomonsen til Formandsvæggen i Afdelingsbestyrelsens lokale. Inge takkede John og Beth for hjælp efter nytårskuren. Til Blokmødet den 20. januar for blok 11 kom der meget få beboere. Blok 11 vil blive geninviteret til Blokmøde den 2. marts til mødet for Blok 13. I sommeren 2015 har frivillige beboere gjort hovedrengøring i Oasen og tilstødende lokaler samt i billardlokalet. Inge blev bedt om at sørge for en middag for disse frivillige personer. Det skal foregå inden udgangen af februar 2016, således at regnskabet kan blive afsluttet inden næste afdelingsmøde. Mødet sluttede Referent: Beth Hørsted 8

9 Medlemmer af afdelingsbestyrelsen Marianne Salomonsen Formand Jørnanker Døpke Næstformand Beth Hørsted Sekretær Inge Nielsen Bo Henrik Andersen John Frederiksen Rikke Støckel Karen Løvendahl Jensen Britta Christensen Bjørn Rasmussen Lis Wexøe Rasmussen 9