Referat fra 2. møde i bestyrelsen den 30. september 2008

Transkript

1 1 Referatfra2.mødeibestyrelsenden30.september2008 Tilstede: CarstenToftNielsen,CELF MichaelBang,CELF AstridDahl,EUCSjælland BeritBirkelund,Handelsskolen SjællandSyd HenrikHolmer,KKRSjælland TimChristensen,KøgeHandelsskole JorunBech,RoskildeHandelsskole JørgenSloth,RoskildeHandelsskole JørgenJensen,Selandia Afbud/fraværende: JohnnyStorm,EUCSjælland SteenSørensen,Handelsskolen SjællandSyd PrebenKnorrenborg,Selandia ElseErikstrup,Slagteriskolen SvendBlankholm,Slagteriskolen UllaKoch,UCSJ SteenR.Hillebrecht medarbejderrepræsent AndersChristiansen, studenterrepræsentant Udenforbestyrelsen: PrebenThisgaard,somsekretærfor bestyrelsen HenningFougt,RegionSjælland LeneAndersen,KøgeHandelsskole 1. Velkomst, gennemgang af dagsordenen, og konstatering af bestyrelsens beslutningsdygtighed Tim Christensen (TC) bød velkommen til mødets deltagere, og rettede en speciel velkomsttildetonyemedlemmerafbestyrelsen:anderschristensen(repræsentant for de studerende udpeget af Selandia) og Steen Hildebrandt (repræsentant for medarbejderneudpegetafkøgehandelsskole.) Dagsordenenblevkortgennemgåetoggodkendt.TCnævnte,atmanoprindeligttil dette møde havde planlagt en drøftelse af en formel udviklingsplan, som skulle ledehenimodtildelingaf Globaliseringsmidler fraundervisningsministeriet.dette punkt havde han imidlertid flyttet til næste møde da man manglede forskellige oplysninger, som var nødvendig for at drøfte dette spørgsmål på et forsvarligt grundlag. TCkonstateredeatbestyrelsenvarbeslutningsdygtig. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 11. september og plan forbestyrelsensarbejde Referatetblevgodkendtmedetparenkelteredaktionellerettelser.Detvilforeligge tilunderskriftpånæstemødeogudsendesiendeligudgave. Denrevideredeplanforbestyrelsensarbejdeblevgodkendt.

2 2 3.Rektoratetsarbejde Konstitueret rektor Preben Thisgaard gennemgik kort det udsendte notat. Han fremhævede, at der til hvert møde i bestyrelsen ville være en rapport af samme karakter. Rektorsrapportblevtagettilefterretning. 4. Formelle beslutninger i overensstemmelse med de af Undervisningsministeriet meddeltevedtægter 4.a.Suppleringafbestyrelsen(elev oglærerrepræsentanter) opfølgning påsidstemøde. TC bragte beslutningen på sidste møde i erindring, hvorefter Roskilde Handelsskole/Slagteriskolenifællesskabkunneudpegeenelevrepræsentant til bestyrelsen, samt at CELF kunne udpege en medarbejderrepræsentant, såledesatbestyrelsenkunneblivekomplet. Der blev givet tilsagn fra begge institutioner om, at dette ville blive bragt i ordenindennæstemøde. 4.b.Forretningsordenforbestyrelsensarbejde(beslutning/godkendelse) Det udsendte reviderede udkast til forretningsorden blev godkendt med en ændringaf 2stk2 hvorefterbestyrelsenaftalerenmødekalender ikketre måneder menetårfremitiden. 2stk2harherefterfølgendeformulering: aftalersåvidtmuligtenmødekalenderétårforudmeddatoog tidspunktfordeenkeltemøder. 4.c.Eventuelvederlagtilbestyrelsen(drøftelse) TCintroduceredeemnetvedatgiveetresumeafderegler,dervargældende påområdet. besluttede,at: Derprincipieltikkeskulleudbetaleshonorarfordeltagelseibestyrelsens arbejde Dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste efter bestyrelsens konkrete beslutningihvertenkelttilfældekunneudbetales Kørselsgodtgørelse efter Statens takster kunne ydes, hvis det enkelte bestyrelsesmedlem ikke naturligt fik eventuelle dokumenterede udgifter dækketafdenorganisationmanrepræsenterede.dettekunneeventuelt væretilfældetformedarbejder ogstudenterrepræsentanter Statens generelle regler og takster i øvrigt for vederlag, tabt arbejdsfortjenesteogkørselvargældende Anmodning om udbetaling af ovenstående skulle fremsættes af det enkelte bestyrelsesmedlem overfor rektor, der på baggrund heraf skulle overtageanmodningentilvidereforanstaltning. 4.d.Valgafrevisor(drøftelse)

3 3 TC redegjorde kort for princippet om revision af Erhvervsakademi Sjælland somenstatsligselvejendeinstitution. besluttede, at forretningsudvalget på bestyrelsens vegne skulle træffe de fornødne foranstaltninger til at opfylde revisionsforpligtelsen, og herunderindgåaftalermedenrevisorforetregnskabsårafgangen. 4.e.Navnoglogo(drøftelse/beslutning) Med udgangspunkt i det foreliggende notat drøftede bestyrelsen dette spørgsmål. Rektor bekræftede, at man ville lade beslægtede domænenavne registrerehoseasjietpassendeomfang.tctilsagde,atkøgehandelsskolei givet fald ville lade domænet: overgå til Erhvervsakademi Sjællandudenberegning. besluttede,at: ErhvervsakademiSjælland medforkortelsen EASJ anvendesofficielt, medtilsvarendedomæne: ZealandInstituteofBusinessandTechnology medforkortelsen ZIBaT anvendessomdenengelsksprogedeudgaveafovenstående,med domænet: Rektorforetagerrelevantregistreringafovennævntetonavneog forkortelser AfventerErhvervsskolernesBestyrelsesforeningsviderearbejdeomkring logo,ogtagerstillingtildettespørgsmålpåetseneretidspunkt Rektorbemyndigestilatudformeenenkeldesignhåndbogtilbrugfor Akademietsviderearbejde Rektoranmodesomattagerelevanteskridttilatsikre,atderkunsker anvendelseafdetoførstnævntebetegnelserafpersoner,somer bemyndigethertilog/ellerkananvendedissebetegnelserautoritativt (p.t.kunrektorog/ellerformandenforbestyrelsen,nårdeagererpå Akademietsvegneog/ellerunderskriversigsomhenholdsvisrektor og/ellerformandforbestyrelsen). 5.Rektoratetsopbygning 5. a. Rektoratets arbejdsprincip, organisering og ansættelser i 2008 (Beslutning) Rektor uddybede kort det udsendte notat og svarede på forskellige uddybendespørgsmål. besluttede,at: Rektor kan fortsætte opbygningen af Erhvervsakademiet Sjællands administration i overensstemmelse med det udsendte notat, og i samarbejde med forretningsudvalget tage skridt til de nødvendige ansættelser,nårdeøkonomiskeforudsætningeriformafdriftsmidlerfra Undervisningsministerietertilvejebragt. Placeringen af administrative opgaver, der kræver særligt uddannet personale og speciel hard ware, (som for eksempel økonomisk/bogføringsmæssig administration af EASJ) kunne

4 4 gennemføres som IDV af den institution, som husede rektors kontor. Under den forudsætning, at man var i stand til at løfte opgaven tilfredsstillende,ogatmanberegnedesigenrimeligogpassendelavpris herfor. I modsat fald måtte opgaven placeres efter et udbud og/eller varetagespåandenvisvedrektorsforanstaltning. Detblevfrafleresidernævnt,atmanmåttesenærmerepå,ihvilkegrupper og samarbejdskonstellationer, EASJ burde repræsenteres af EASJs rektor og ikkeafenrepræsentantfraenafskolerne. Desuden,atdetfortsattearbejdemedenfællesvisionogstrategiburdeføre tilplaceringafenrækkefællesfunktionerietstærktcentraltrektorat,ogat dette sandsynligvis var forudsætningen for en effektiv decentralisering. Rektoratetsrollesomendriverifællesudviklingsprocesserblevfremhævet. 5.b.Økonomiogbudget2008(drøftelseogbeslutning) På basis af det foreliggende notat og rektors mundtlige redegørelse diskuteredebestyrelsenøkonomiogbudgetforholdfor2008. besluttede: atforelæggelsenafetdetaljeretbudgetudskydesforeløbigttilnæste møde atrektorisamrådmedformandenogforretningsudvalgetkanafholde udgiftertiletableringaferhvervsakademietindenforenrammeaf foreløbig50.000kroner(femtitusindekroner) atforretningsudvalgetaftalerløn ogarbejdsvilkårmedden konstituerenderektorioverensstemmelsemeddenyligtmodtagne udmeldingerheromfraundervisningsministerietogforelæggerdissetil endeliggodkendelsepånæstemøde atderudbetaleslønacontoforseptember2008tildenkonstituerende rektoradovenstående atrektorafklarerihvilketomfangydelserfrakøgehandelsskoletil ErhvervsakademiSjællandskalprissættes,aftalesogafregnesog forelæggereneventuelaftaleheromforbestyrelsensåvidtmuligtpå næstemøde atalledeerhvervsuddannelsesinstitutioner,somformeltharudpeget medlemmertilerhvervsakademietsbestyrelse,påanfordringudbetaleret beløbpå25000kronertildenforeløbigedriftaferhvervsakademi Sjælland.Beløbettilbagebetalespåforanledningafbestyrelsen,når tilstrækkeligemidlerermodtagetfraundervisningsministeriet. 5.c.Nedsættelseafeventuelansættelsesudvalg(drøftelseogbeslutning) KonstitueretrektorPrebenThisgaardgjordeopmærksompå,athanhavdetil hensigtatsøgestillingensomrektorforeasj,ogderforbetragtedesigsom inhabil i forbindelse med behandlingen af dette og det følgende punkt. Det skaljvfforretningsordenennoteresatprebenthisgaardforlodlokaletunder punkt5.cogd.

5 5 besluttede,atansættelsesudvalgetbestodafforretningsudvalget oghenrikholmer,suppleretmedénafmedarbejderrepræsentanterneogén af repræsentanterne fra de studerende. Begge grupper skulle i enighed indstilleenrepræsentant.hvisenighedikkekunneopnås,måttebestyrelseni givetfaldudpegerepræsentanterne. 5.d.Stillingsprofil(indledendedrøftelse) drøftede indholdet af en stillingsprofil. Det blev besluttet, at ansættelsesudvalgetskulleudarbejdeenendeligprofiltildrøftelseogendelig godkendelse jvf den foreliggende plan for bestyrelsens arbejde. Det var desudenenighedom,atstillingenskulleopslåsbredti relevantemedier for attiltrækkekvalificeredekandidateristørstmuligtomfang. 6. Udmelding til uddannelsesstederne vedrørende budgetlægning og økonomimodelfor2009 herundervinteroptagpåuddannelserne På baggrund af det notat, der forelå fra rektor, diskuterede bestyrelsen en række spørgsmålomkringøkonomiogbudgetlægningidenaktuellesituation. Jørgen Sloth fremhævede, at denne model kunne skabe væsentlige uligheder mellem de forskellige udbydere af Erhvervsakademi Sjællands uddannelser. Nogle ville have et meget stort overskud, som de ikke kunne anvende på andre uddannelser på samme uddannelsessted, andre ville have et underskud som skulle dækkes fra andre aktiviteter. Han nævnte endvidere nødvendigheden af en fælles økonomimodel,derogsåtoghensyntil,hvordanmanberegnedeforskelligeformer forudgifter. Formanden opsummerede debatten ved at konkludere, at man på det nuværende grundlag måtte prioritere at skabe klarhed over uddannelsesstedernes budgetlægningvedatmeldeudsomanførtinotatet.enudmelding,deriøvrigtvar konsistent med princippet om pengene følger aktiviteten. Men at der samtidig ikkekunneværetvivlom,atbestyrelsenmåttesepådekonkreteberegninger/følger af denne politik, når relevante konkrete oplysninger kunne udmeldes fra de deltagendeinstitutionerieasj. Derforbesluttedebestyrelsen,at: AlleudbetalingersomErhvervsakademiSjællandfårfraUndervisningsministeriet,påbaggrundafaktivitetudførtafetuddannelsesstedi2008 og/eller2009,bliverudbetaltfuldtud(dogmednedennævnteforbehold)til detpågældendeuddannelsessted forbeholdersigrettilatfådækketomkostninger,dereren direktefølgeafdenpågældendeaktivitet,lovgivningog/eller transaktionsomkostninger Atundervisningsstedetkanforeliggerelevantdokumentationsommåtte blivekrævetiforbindelsemedundervisningsministerietsudbetalinger Atundervisningsstedetindestårforeteventueltseneretilbagebetalingskrav, dermåtteblivestilletfraundervisningsministeriet Rektorbemyndigestilatanmodeomderelevanteøkonomiskeoplysninger hosdedeltagendeinstitutioner,ogatdettespørgsmålskalforelægges

6 6 bestyrelsenigen,hvisderertegnpåatovenståendebeslutningharåbenlyst uhensigtsmæssigekonsekvenserforerhvervsakademisjælland. 7.Markedsføring besluttede: Der vil ikke foregå nogen central markedsføring af Erhvervsakademi Sjællanduddannelseriefteråret2008 De enkelte uddannelser opfordres til at foretage deres egen vurdering af behovet for markedsføring af uddannelser i 2008 og gennemfører denne i deresegetnavn Rektorkoordinererenprojektgruppebeståendeafenrepræsentantfrahver afdetilknyttedeuddannelsesinstitutioner,derhurtigstmuligtgennemfører: o en kortlægning og beskrivelse af de hidtidige markedsføringsaktiviteter for uddannelser som efter 1. januar 2009 overføresmedudbudsrettilerhvervsakademisjælland o deneksisterendevidenommålgruppernesamt o de direkte og indirekte økonomiske ressourcer anvendt i 2008 på markedsføringsaktiviteterafdeenkelteuddannelsessteder. Alleomkostningerdækkesafdeinvolveredepartersomenin kindydelsetil ErhvervsakademiSjælland,somikkerefunderes De enkelte udannelsessteders direktører udmelder deres repræsentant i arbejdetindenfredagden5.oktober2008tilrektor Medhenblikpåeventueltatigangsættearbejdetmedenmarkedsføringsplan for Erhvervsakademi Sjællands uddannelser i 2009 skal ovenstående kortlægningmedetoplægtildetviderearbejderapporterestilbestyrelsen påmødetden28.oktober Kvalitetssikring og kvalitetsstyrings aktiviteter Drøftelse/beslutning af Erhvervsakademietsfremtidigerolleiscreeningogakkrediteringsprocesser Fra flere sider blev der givet udtryk for bekymring, over det magre resultat af den netopgennemførtescreeningsrunde.mandrøftedenødvendighedenafigivetfaldat rejsepolitiskmedbetydeligkraft,atsituationenvaruholdbarforregionsjælland. Dervarenighedom,atformandenogrektorskullerejserelevantespørgsmåloverfor Undervisningsministeriet og søge afklaret, hvad den reelle baggrund var for det magre resultat. I givet fald også lægge betydelig vægt på at påvise de egentlige faktuelle fejl og misforståelser som en række repræsentanter fra de enkelte uddannelsesstedervaroverbevisteom,måttehavespilletenrolle. Imidlertidfremhævederektor,atenforudsætningforatmankunnetageensådan kontakt og drøftelse i Undervisningsministeriet var, at det fra skolerne indsendte materialevarientenformandenellerrektoratetsbesiddelse.hanfandtdetdirekte utilfredsstillende, at hverken han eller formanden havde modtaget en kopi af det

7 7 indsendtemateriale,ogderforikkevaristandtilatdannesigetkonkretbilledeaf kvalitetenafdetindsendte. Der var enighed om, at Direktørerne skulle drage omsorg for, at rektor fik en komplet kopi af det fra de enkelte skoler indsendte materiale. Man var også fra bestyrelsen bekymret over, at det ikke var lykkedes, at indsende materialet samlet ogatmanderforkunnekommetilatfremståuprofessionelt.dissespørgsmål,ogi øvrigt processen frem med afleveringen af screenings materialet, ville man ved en senerelejligheddrøftenærmereidirektørgruppen. Somenkonklusionpådiskussionenbesluttedebestyrelsen,at: Derifremtiden,kunskalskeensamlet,koordineretogensartetindsendelsefra AkademiSjælland,somerbehandletafrektoratetoggodkendtafErhvervsakademiSjællandsbestyrelse.Uddannelsessteder,dermåtteindsendemateriale udenomerhvervsakademisjælland,kannæppeforhindresheri;menmåvære indstilletpå,atderikkefraerhvervsakademisjællandvilblivegiveten udlægningsaftalevedrørendedetindsendtetildenpågældendeskole/institution. Samt,atdettevilblivemeddeltEvalueringsinstituttetogUndervisningsministeriet. Beslutningentagesoptilvurderingiforåret2009eftergennemførelseaffebruar 2009rundenforscreeningetc. 9.PartnerskabsaftalemedUCSJ(Professionshøjskolen) TCogUllaKochopsummeredebeggekortsituationenomkringsamarbejdetmellem UCSJogEASJ.Beggefremhævededetgodeogpragmatiskesamarbejde;menogsåat manhavdenogleområdersomomkringbacheloruddannelser,somskullefindeen løsning, og som på mange måder var et produkt af ændringen i Erhvervsakademiernesrolleogmulighederforathaveudbudsrettentildennetype afuddannelse. TC orienterede om det positive samarbejde man allerede havde på basis af den foreløbige samarbejdsaftale. Desuden at konstitueret rektor Preben Thisgaard naturligtvarindtrådti styregruppen fordettesamarbejde. Man drøftede herefter en række relevante spørgsmål, ideer og principper for den kommendeaftale. besluttede,at: Bemyndigeforretningsudvalgetogrektortilatpåbegyndearbejdet Løbendeatrapporteretilbestyrelsen Forelægge den endelige aftale til godkendelse, så vidt muligt senest på mødet den20.november Næstemøde Det blev besluttet, at næste møde planlagt til den 28. oktober 2008 skulle fremrykkes til klokken 8,00 til 10,00 samt at det skulle finde sted på Køge Handelsskole.

8 8 11.Eventuelt TCorienteredeom,atRoskildeTekniskeSkole(RTS)såudtilatkunnefågodkendten uddannelse som Have og Park ingeniør på bachelor niveau i Undervisningsministeriet. Denne ville i givet fald blive placeret med udbudsretten hos EASJ i gensidig forståelse med UCSJ, og i overensstemmelse med, at denne uddannelse havde et større fagligt fællesskab og synergieffekter med de øvrige tekniske og merkantile uddannelser i EASJ. I så tilfælde ville RTS skulle indtræde i bestyrelsenforeasj. Preben Knorrenborg og Else Erikstrup fandt situationen omkring, at Undervisningsministeriet åbenbart havde foretrukket at godkende denne uddannelsehosrtsogikkehosselandiauheldigogvanskeligatforstå. UllaKochfremførte,støttetafTCogPT,atmanisådannetilfældemåttelæggeen afgørende vægt på, at sikre nye relevante uddannelser til regionen, og herefter prøveatfådetbedsteudafsituationenietpositivtsamarbejde. Dervargenereltenighedom,atmanskullesøgeatfremmeenprocesibestyrelsen dermuliggjordeendiskussionevtfaciliteretgennemen lukketblog ellerlignende. Eventueltkunnemanogsåudveksle sometgivetemne,somalleibestyrelsen kunnerejsetildebat. PT tilsagde, at oprettelsen af et lukket Intranet indgik i planerne for EASJs kommende hjemmeside. JSl nævnte, at man allerede på kunne have sådannedebatter. TC orienterede om, at han ville bede rektor om at undersøge mulighederne for et samarbejde med Region Sjælland og specielt mulighederne for en egentlig formel rammeaftale. Referant: Preben Thisgaard Konstitueret rektor Godkendelsenafreferatetbekræftes: