Vejen til udskiftning

Transkript

1 Vejen til udskiftning Vigtigheden ved lifecycle management af IT En e-bog af ADMINISTRATION AF IT-UDSTYR OPTIMERING AF ØKONOMIEN UDBYDER AF IT-SERVICES 3StepIT.dk/refresh eller kontakt os på telefon FORRIGE

2 Fordele ved udskiftning af IT Forestil dig, at du på dit arbejde endnu engang er utilfreds med din gamle PC, fordi den er langsommelig at arbejde med. Pludselig bryder PC en sammen og kan ikke genstartes. Nu har du mistet flere måneders vigtigt arbejde og data, og din virksomhed skal nu bruge penge på at investere i en ny PC. Sådanne arbejdsvilkår kan gøre dig frustreret, stresset og utilfreds på jobbet, og kan derved påvirke din arbejdsglæde. Og det er heller ikke godt for virksomhedens IT-budgetter: Ud over de udgifter som er forbundet med udskiftningen af PC en, vil selvsamme PC allerede have været en omkostningstung udgift inden den brød sammen, da gamle PC ere ofte kræver meget support fra virksomhedens IT-afdeling. Ifølge Robert Half Technology bruger ansatte i gennemsnit 22 minutter om dagen hvilket er mere end to ugers arbejdstid årligt - på at håndtere tekniske problemer [1]. Det kan være alt fra at lede efter filer på en server, at vente på en printer der varmer op eller at hjælpe kollegaer med at løse deres tekniske problemer, og det betyder, at medarbejderne i sidste ende bruger tid på at få teknologien til at fungere i stedet for at udføre deres arbejde. Over hele verden står ansatte og arbejdsgivere over for disse situationer dagligt. Hvorfor? Fordi mange virksomheder har en reaktiv og ikke optimal IT-løsning: de køber hvad de har brug for, anvender det til det er nedslidt, og tænker først herefter på at udskifte det. Andre gange planlægges udskiftningen, men når tidspunktet for udskiftningen så kommer er budgettet brugt... og udskiftningen udskydes. Det kan umiddelbart virke som om der foretages besparelser, men i virkligheden øges IT-udgifterne til support. Dette er ikke optimalt. Det bæredygtige, omkostningseffektive alternativ er en IT lifecycle management løsning der sikrer, at hver eneste IT-enhed udskiftes efter en fastsat levetid og før den er nedslidt, for langsom, eller ikke længere er kompatibel med den nyeste software. Kombineret med en fleksibel finansiering, opnår din virksomhed en pris per bruger per måned for den definerede levetid. Samtidig sikrer du, at det udstyr der anvendes af brugerne fungerer optimalt. I denne e-bog forklarer vi hvorfor en løbende udskiftning af IT-enheder er fordelagtig, hvilke væsentlige faktorer der er ved planlægningen af en udskiftning samt hvilken indvirkning en udskiftning vil have for din virksomhed. I sidste del af bogen kan du få mere at vide om 3 Step IT s tilgang til lifecycle management, herunder hvordan brugen af vores services kan hjælpe dig med at opnå og vedligeholde en IT-løsning, som understøtter din fremtidige vækst og gør din forretning mere bæredygtig. Tak fordi du tager dig tid til at læse denne e-bog. Vi håber, at dette vil være starten på en rejse, som hjælper din virksomhed fremadrettet. 2

3 Indhold Markedsindsigt: Derfor er en planlagt udskiftning vigtig for din virksomhed 4-5 Forhold at overveje ved din udskiftning 6-7 Hvordan vil en udskiftning af IT hjælpe din virksomhed 8-9 Hvilken indvirkning vil en udskiftning af IT-udstyr have på dine medarbejdere? 10 Meget enkelt: Administration af IT-udstyrets livscyklus med 3 Step IT En kundereference om udskiftning: Wedlake Bell

4 Markedsindsigt: Derfor er en planlagt udskiftning vigtig for din virksomhed At anvende sit IT-udstyr til det er nedslidt påvirker din virksomhed mere end du tror. I sidste ende kan dårligt udstyr betyde forringet arbejdsglæde blandt dine medarbejdere, og dét kan hindre virksomhedens bestræbelser på vækst og målopfyldelse. Konkurrencefordel: I alle brancher er teknologi en differentiator og en nødvendighed for at opnå succes. Du vil have svært ved komme i mål uden IT-udstyr der understøtter den nyeste teknologi. Omkostninger: Udtjent udstyr medfører uforudsete omkostninger, vedligeholdelse og support. Det er omkostninger som er nødvendige for at holde forældet udstyr funktionelt og det kræver høj involvering af IT-afdelingen. Produktivitet: Når IT-udstyr virker som det skal, bliver dine medarbejdere ikke distraheret af at skulle have hjælp til IT-problemer og kan derved være mere produktive. Forventninger fra medarbejdere: Såfremt at medarbejderne dagligt skal leve med gammelt og forældet udstyr, er det mindre sandsynligt, at de er motiverede, og mere sandsynligt, at de føler, at arbejdsgiveren nedprioriterer dem. Derudover kan det medføre, at nye potentielle medarbejdere ikke søger ansættelse såfremt det IT-udstyr som anvendes ikke lever op til forventningerne. Kunders forventning: Hvis du deltager i et vigtigt møde eller ønsker at få en potentiel kunde i hus, og det udstyr du anvender i din præsentation ikke fungerer optimalt, kan det påvirke deres indtryk og oplevelse af dig og din virksomhed. Sikkerhed: Brug af forældet udstyr udgør en større sikkerhedsrisiko, og når udstyret afskaffes, kan dårligt udført datasletning medføre, at følsomme data lander i de forkerte hænder. [2] 4

5 Markedsindsigt: Hvad er status på dit IT-udstyr? Figuren til højre viser de mest gængse problemstillinger for IT-udstyr på baggrund af 2 centrale faktorer: hvor lang tid I anvender udstyret og hvor meget I betaler for det. Med mindre du allerede er i den øverste højre del af figuren, ville en ny struktur sandsynligvis være en fordel for virksomheden. UDTJENE UDSTYRET UDSTYR ANSKAFFET MED FINANSIERING LAVERE PRODUKTIVITET HØJE OMKOSTNINGER TIL SUPPORT, DEMOTIVEREDE MEDARBEJDERE, HØJ SIKKERHEDSRISIKO OPTIMAL UDNYTTELSE AF UDSTYRET, BALANCE I PRODUKTIVITET OG OMKOSTNINGER SKJULTE OMKOSTNINGER PÅ EFTER ENDT LEVETID AFSKRIVNINGER OG AFSKAFFELSER UDSKIFTNING AF UDSTYR UDSTYR KØBT KONTANT 5

6 Forhold at overveje ved din udskiftning Nu hvor du har fået mere at vide om hvordan udtjent udstyr kan påvirke forskellige dele af din virksomhed, er det tid til at vurdere dine krav for dit IT-udstyr, og hvordan løsningen sammensættes mest optimalt. Begynd med at definere hvad du præcist vil opnå med din teknologi. Konkret betyder det, at du skal vurdere medarbejdernes adfærd, og hvilke værktøjer de anvender for at arbejde mest effektivt. Derefter kan du vurdere mere specifikke forhold som f.eks. agilt og fleksibelt arbejdsmiljø. Stigende mobilitet i markedet betyder, at arbejdsforhold og rutiner bliver mere effektive og medarbejderne kan derved arbejde der hvor de opholder sig uden nødvendigvis at befinde sig på kontoret. For at muliggøre dette, skal deres udstyr være bærbart og teknologisk opdateret og være kompatibel med cloudbaserede applikationer, så dine medarbejdere har adgang til data uanset hvor de befinder sig. Det er også vigtigt at tænke uden for virksomhedens rammer, bl.a. i forhold til hvordan teknologi hjælper dig med at interagere og samarbejde med kunder og partnere. Såfremt du sikrer dig, at din IT-løsning er nutidig og opdateret, vil du kunne undgå tekniske udfordringer og derved minimere sikkerhedsrisici for kunder, partnere og din virksomhed. Derudover er der den menneskelige effekt som ny teknologi har på medarbejderne, da kløften mellem det udstyr som anvendes privat og det som virksomheden anvender udlignes. Og til sidst er spørgsmålet, hvad man skal gøre med det brugte udstyr, når det ikke længere kan anvendes. Hensynet til datasikkerhed betyder, at udstyret ikke bare kan bortskaffes eller opbevares på lageret for altid, og at skrotte det vil være uhensigtsmæssigt for miljøet. En bæredygtig og sikker udskiftning løser disse udfordringer på effektiv vis. Når du har tænkt disse forhold igennem, kan du begynde at evaluere det udstyr du har nu, og afgøre hvilket der skal udskiftes. Det kan være, at du blot skal opgradere noget af udstyret og ikke alt på en gang. 6

7 Forhold at overveje ved udskiftning Hvor ofte bør du udskifte? Selvom det umiddelbart nedbringer de årlige omkostinger at beholde et device, giver det også ekstra udgifter til administration, reparation og nedetid. Disse omkostninger stiger efterhånden som udstyret bliver ældre. Denne tabel, der er baseret på en Gartner-analyse, skitserer den anslåede levetid af forskelligt udstyr, afhængigt af virksomhedens tilgang til udskiftning: Disse tal kan bruges som generel vejledning til udskiftning, men skal ikke ses som en rettesnor, da alle virksomheder er forskellige og derved har forskellige behov. Nogle virksomheder vil have medarbejdere som har behov for den nyeste teknologi. For eksempel har ingeniører, som udfører designarbejde, brug for den nyeste teknologi for at kunne udføre deres arbejde, mens en mobil medarbejder i højere grad sætter pris på levetiden på batteriet og en stærk ydeevne på en nyere laptop. Omvendt vil der også findes medarbejdere som i højere grad kan udføre deres arbejde på en ældre laptop f.eks. en receptionist. Desktop Bærbar Tablet Smartphone Hyppig udskiftning 4 år 2 år 2 år 2 år Gennemsnitlig updatering 4,5 år 3 år 3 år 2,5 år Omkostningsbegrænset udskiftning 5 år 4 år 3 år 3 år Fælles for alle disse eksempler er, at fysiske påvirkninger og intensiv brug af udstyret forkorter den planlagte levetid, og regelmæssig udskiftning af udstyret kan derved være en vigtig faktor for din virksomhed. Såfremt din virksomhed ønsker at planlægge den ideelle udskiftningsfrekvens for IT-udstyret, kan råd og vejledning fra eksperter i administration af livscyklussen være værdifulde for jeres videre planlægning. 7

8 Hvordan vil en udskiftning af IT hjælpe din virksomhed Øgede omkostninger efter 3 år Disse to grafer, som er baseret på en analyse af Gartner (4), beskriver de årlige omkostninger på en PC der anvendes i 6 år og for en medarbejders laptop som anvendes i 4 år. Tallene tager både direkte og indirekte omkostninger i betragtning, hvilket inkluderer hardware, software, sikkerhed, administration m.m Forventet omkostning på en PC som anvendes i 6 år Gennemsnitlige omkostninger for en medarbejders laptop som anvendes i 4 år I de tidligere afsnit så vi på hovedårsager og faldgruber som skal tages i betragtning når udskiftning af teknologi planlægges. TCO i USD Dollars TCO i USD Dollars Nu vil vi se på de generelle fordele der er for din virksomhed, herunder kvaliteten og kvantiteten i din produktion, dine medarbejderes arbejdsglæde og din bundlinje. År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 Begge grafer viser, at når en PC først er brugt i 3 år, begynder de årlige vedligeholdelsesomkostninger at stige år efter år. Det skyldes de ekstra omkostninger på sikkerhed og reparation, som er nødvendige for at vedligeholde udstyret. Ligeledes vil der også være stigende omkostninger ved udløb af produktgarantien. Selvom virksomheder er forskellige, bekræfter disse tal hvordan det at udtjene sit IT-udstyr og forlænge levetiden giver en dyr og uhensigtsmæssig økonomi. År 1 År 2 År 3 År 4 8

9 Hvordan vil en udskiftning hjælpe din virksomhed? Effekten af ny teknologi på produktiviteten Produktivitet og trivsel på arbejdspladsen Uanset om det drejer sig om at sikre sig, at IT-udstyr fungerer som det skal, eller at give de ansatte den nødvendige teknologi der gør det muligt at arbejde mobilt, må fordelene ved en udskiftning af teknologien på arbejdspladsen ikke undervurderes. Af medarbejdere siger, at de ville være mere produktive såfremt deres arbejdsgiver forsynede dem med bedre teknologi Af arbejdsgivere, som har implementeret fleksibel arbejdstid, oplever en væsentlig stigning i produktiviteten Stigning i produktiviteten kan opnås ved at forbedre arbejdsmiljøet og teknologien som anvendes Statistikkerne til højre viser [1][5][6][7] hvordan en forbedring af kvaliteten, stabiliteten og fleksibiliteten i virksomhedens IT giver fordele og motivation til arbejdsgiverne, medarbejderne og den overordnede økonomi: Af medarbejdere siger, at tekniske problemer hindrer dem i at udføre deres arbejde ordentligt Af medarbejdere ville skifte job såfremt deres arbejdsgivere ikke tillod dem at arbejde hjemmefra 9

10 Hvilken indvirkning vil en udskiftning af IT-udstyr have på dine medarbejdere? HR-ANSVARLIG Jeg er glad for at have hjulpet personalet med at være mere tilfreds i det daglige, fordi de kan udføre deres job med udstyr som fungerer og som de er glade for at anvende. IT-CHEF Jeg ser lyst på fremtiden fordi belastningen ved at vedligeholde og supportere nu er reduceret væsentligt for mig og mit team, takket være nyere udstyr som er mere pålideligt. FLEKSIBEL MEDARBEJDER Jeg føler mig stærkere fordi jeg kan udføre mit job, uanset hvor jeg befinder mig, og fordi jeg anvender den teknologi som er nødvendig for mit arbejde. DIREKTØR Jeg er tryg ved produktiviteten og medarbejdernes velvære. Nu taler vi om hvad IT kan gøre for os i stedet for hvorfor IT er et problem for os. FINANSDIREKTØR Jeg føler mig tryg og mere sikker på de kommende måneder og år: nu kan jeg lettere budgettere og allokere IT-udgifter, og risikoen for at støde ind i uforudsete udgifter er reduceret, fordi vi har det nyeste udstyr. BESTYRELSESFORMAND Jeg er glad for, at ny teknologi gør, at virksomheden trives samtidig med, at vores gamle IT-udstyr bliver genbrugt af nye brugere, hvilket dermed opfylder vores krav om bæredygtighed. KONTORMEDARBEJDER Jeg føler mig glad hver dag jeg skal møde på arbejde, ud fra viden om, at vi anvender nyere udstyr. Det viser at firmaet værdsætter de ansatte. 10

11 Meget enkelt: Administration af IT-udstyrets livscyklus med 3 Step IT Såfremt udskiftningen virker som en uoverskuelig opgave, kan 3 Step IT`s løsninger og services til administration af livscyklusser hjælpe dig med at administrere hvert device fra ét sted. Vores erfaring med kunder på tværs af forskellige brancher, giver os værdifuld viden og et solidt datagrundlag til at kunne planlægge og understøtte udskiftningen for din virksomhed. Vi hjælper i dag vores kunder med at administrere omkring 2 millioner devices som anvendes rundt omkring i verden. Vi kan hjælpe dig og dine ansatte med at vælge hvilket udstyr som skal anskaffes. Om det er en desktop eller laptop, skærm eller mus, smartphone eller andre mobile devices vil vores services hjælpe dig med administrationen i udstyrets levetid. Du kan også tilføje gammelt udstyr som din virksomhed ønsker at beholde, og du kan derved opnå følgende fordele: Et enkelt overblik over dit udstyr, så du ved hvem der anvender det, hvor det er og hvilken software der anvendes. Værktøjer til at gøre budgettering lettere, så du kan forudsige dine IT-udgifter og allokere udgifterne til afdelinger, costcentre eller projekter. Status på udstyrets tilstand, hvilket giver dig mulighed for at se oplysninger om opstartstider, hardware og software nedbrud, som gør det muligt at gribe ind og udskifte udstyret inden det begynder at belaste brugeren. Certificeret datasletning så du kan være sikker på, at følsomme data slettes korrekt. Tekniske og økonomiske rapporter efter behov, således at du kan overvåge dit udstyr og kontrollere økonomien. Vores løsninger gør automatisering og finansiering til en enkel proces. Vi hjælper dig med at få sammensat den optimale IT-løsning før den nødvendige leasingramme fastsættes, hvorefter du kan bestille din virksomheds nye IT-udstyr. Efter du har leverancegodkendt udstyret, fremgår udstyret i vores online asset management portal. Du kan tracke udstyret og se hvor det anvendes og få overblik over de løbende betalinger (leasingydelser). Ved udløb af leasingperioden kan du vælge at beholde udstyret eller returnere det til os, hvorefter vi foretager certificeret datasletning. For at få mere at vide om hvordan vi kan hjælpe dig med udskiftning af teknologi til fordel for din virksomhed, kan du klikke her og komme i dialog med os allerede i dag! 11

12 Meget enkelt: Administration af IT-udstyrets livscyklus med 3 Step IT Om 3 Step IT Vi er en førende udbyder af løsninger og services til administration af livscyklussen for IT-udstyr. Vi er stiftet i Finland i 1997, med internationalt fokus og aktiviteter, og er i løbet af to årtier blevet eksperter i at hjælpe vores kunder med at administrere deres IT-udstyr mere effektivt. Vores kunder verden over anvender vores løsning til lifecycle management til at forenkle deres anskaffelser, administration og udskiftning af IT-udstyr. Vores services hjælper såvel private som offentlige virksomheder med at udskifte deres teknologi på bæredygtig vis. Når virksomheder opdager, at de både får mere for pengene og bedre teknologi, forbliver mange af virksomhederne kunder gennem flere livscyklusser, hvilket understøtter vores internationale vækst. 12

13 En kundereference om udskiftning: Wedlake Bell 13

14 En kundereference om udskiftning: Wedlake Bell Wedlake Bell, som er et veletableret advokatfirma i London, brugte en flytning af deres kontor som anledning til at undersøge deres IT-infrastruktur og rutiner. Tidligere var deres udskiftning af IT sket ad hoc og uden nærmere planlægning. Som et resultat af at udstyret blev udtjent, fandt IT-afdelingen frem til, at support og vedligeholdelse af forældet hardware gav dem store udfordringer. Med hjælp fra 3 Step IT fik Wedlake Bell defineret en fast udskiftningsfrekvens med mange fordele. Som Martin Arnold, deres administrerende partner forklarer: for at fastholde og tiltrække medarbejdere forventes det, at den seneste teknologi anvendes, og de forventer at kunne arbejde hvor de har lyst. Så der er ingen anden mulighed for os end at være på forkant med teknologien som anvendes i markedet. 3 Step IT har en meget fleksibel fremgangsmåde til hvordan finansiering kan sammensættes, og deres portal til registrering og administration af IT-udstyret var også afgørende for os. Ud fra IT-afdelingens synspunkt lettede det presset på teamet at anvende 3 Step IT s løsninger og services til administrationen af livscyklussen på IT-udstyret. Det gav også tryghed i relation til datasikkerhed på gammelt hardware, og havde en afgørende betydning i advokatbranchen, hvor fortrolig information håndteres dagligt. David Hymers, Wedlake Bells IT-chef, siger: Uanset hvad vi gør i IT-afdelingen har vi altid fokus på sikkerhed. Når vi bortskaffer IT-udstyr vil vi være helt sikre på, at kundedata eller virksomhedsdata slettes. Som en del af sine services leverer 3 Step IT dette: vi afleverer udstyret til dem, og de håndterer det på forsvarlig vis. Foruden kontoret har en udskiftning af Wedlake Bells IT-udstyr hjulpet firmaet med at fastholde sit omdømme som et velrenommeret advokatfirma, der er professionelle og agile til at understøtte en bred kundeportefølje, store som små. Den nye teknologi har været virkelig fordelagtig siger Lucy Phoenix, en af Wedlake Bells advokater. Det er meget hurtigere, vi kan stole på ydeevnen, udstyret er mere pålideligt og det gør arbejdsrutinerne mere fleksible. Jeg tror det generelt giver det rigtige indtryk til kunderne, at Wedlake Bell anvender den seneste teknologi i markedet. Løsningen hjælper mig med at administrere mit IT-udstyr fra start til slut og som den ansvarlige for IT gør det mit job en hel del lettere. David Hymers, IT-ansvarlig, Wedlake Bell 14

15 Tag kontrol over livscyklussen på dit IT-udstyr For at få mere at vide om 3 Step IT s løsninger til administration og håndtering af livscyklussen, og for at begynde din rejse til at opnå den bedst mulige IT-løsning for din virksomhed, kan du klikke her. Referencer [1] [2] [3] Use These Recommended Life Spans to Guide Mobile, PC and Other Device Replacement Strategies, Gartner. [4] Toolkit: Age Matters When Considering PC TCO, Gartner. [5] [6] Agile working improves productivity and recruitment, HR Magazine, October [7] Defining and Measuring Productivity In Offices, British Council for Offices, November [8] See the Wedlake Bell video case study at Copyright 3 Step IT Step IT A/S Vandtårnsvej Søborg Denmark csdk@3stepit.com 15 NÆSTE