FORDELENE VED AT LEASE:

Transkript

1 FORDELENE VED AT LEASE: HVORDAN FINANSIERING UNDERSTØTTER VIRKSOMHEDENS IT EN 3 STEP IT WHITEPAPER

2 VELKOMMEN TIL FORDELENE VED AT LEASE På flere og flere områder begynder vi at lease produkter og udstyrstyper i stedet for at købe dem. Fra ejendomme og biler til smartphones og husholdningsapparater, anskaffer mange af os udstyr for et mindre startbeløb, for herefter at betale et månedligt beløb over en kontraktperiode. Ved slutningen af kontraktperioden, vælger vi om udstyret skal købes for et fastsat engangsbeløb eller om udstyret ganske enkelt skal returneres. Leasing giver os mulighed for at få adgang til ny teknologi, uden at skulle betale den fulde pris upfront og kunne returnere enheden når den ikke længere skal anvendes. Kort sagt, brugsret er blevet mere vigtig end ejerskab. De samme principper gælder også i forretningsverdenen. Når udstyr bliver købt og anskaffet, er forudsigeligheden meget lille for hvornår omkostningerne for udskiftningen opstår. Derudover er der nedetid og vedligeholdelsesmæssige udfordringer når udstyr går i stykker og skal udskiftes. Men når udstyr er leaset, kan virksomheder bedre styre deres cashflow, undgå store uforudsete udgifter og sikre sig, at deres medarbejdere har nutidige og pålidelige værktøjer til at hjælpe dem med at udføre deres arbejde. På grund af den konstante teknologiske udvikling, har praksis for brugen af IT ændret sig markant gennem de seneste år. Det kan derfor være upraktisk, udholdbart og dyrt for mange virksomheder at skulle købe IT-udstyr kontant, da den teknologiske udvikling hurtigt gør udstyret forældet. Ved at lease IT-udstyr har virksomheden altid har adgang til nyt og teknologisk opdateret udstyr, som kan hjælpe virksomheden med at vækste og øge produktiviteten uden at lægge pres på budgetterne. Denne whitepaper beskriver baggrunden for hvorfor flere og flere vælger at lease IT, herunder vigtige overvejelser for fleksibel leasing samt hvordan virksomheder kan bruge leasing til at opdatere udstyr og samtidig reducere omkostninger. Sidst men ikke mindst beskriver den også, hvordan fordelene ved leasing kan sprede sig til alle virksomhedens områder, når leasing bliver implementeret som en del af en bredere løsning til administration af IT-livscyklussen. 02

3 MARKEDSINDSIGT: VIGTIGHEDEN AF BRUGSRET FREM FOR EJERSKAB 03

4 MARKEDSINDSIGT: VIGTIGHEDEN AF BRUGSRET FREM FOR EJERSKAB Udstyret som dagligt anvendes i virksomheder, og måden hvorpå det anvendes, har udviklet sig markant de seneste år. Eksempelvis havde kun 1 ud af 8 virksomheder implementeret cloud computing i væsentlig grad tilbage i I dag er det normen. [1] Antallet af mobile og fleksible arbejdspladser er også vokset kraftigt, godt hjulpet på vej af de muligheder som laptops, tablets og smartphones giver. Mere end 66% af arbejdsgiverne forventer, at hovedparten af deres medarbejdere er mobile og omstillingsparate i 2025 [2], og det vil have en positiv forretningsmæssig effekt: Når virksomheder understøtter mobile og fleksible arbejdspladser, har 67% oplevet en stigning i produktiviteten. [3] Disse ændringer har skabt en større efterspørgsel på mobilt udstyr: i en stadigt mere konkurrencepræget verden, er virksomheder ofte nødsaget til at anskaffe nyt IT-udstyr for at holde trit med konkurrenterne. At anvende nutidigt udstyr hjælper nemlig også med at blive betragtet som dynamisk og fremadsynet. At holde trit med konkurrenterne er lettere sagt end gjort. Mindre end 10% af virksomheder forventer, at deres IT-infrastruktur er forberedt på moderne krav som mobilitet, Big Data, cloud og social business. [4] Det hænger sammen med den hastigt stigende udvikling af mobile og fleksible arbejdspladser, såvel som det hurtige tempo i at inkorporere cloud globalt. Mere end 40% af virksomheders arbejde forventes at være cloud-baseret inden 2020 [5], og det lægger et stigende pres på virksomheder som skal sikre, at deres IT er nutidig nok til at være kompatibel med den seneste software som samtidig kan håndtere den nyeste cloud-baserede data på sikker vis. HVORFOR BRUGSRET OVERGÅR EJERSKAB OMKOSTNINGER OG KONSEKVENSER VED EJERSKAB: Teknologi udvikler sig så hurtigt, at devices bliver forældede langt hurtigere end udstyrets reelle levetid. De virksomheder der køber udstyr kontant oplever ofte, at omkostningerne stiger, da nyt udstyr købes ind tidligere end forventet. Der er også tillægsomkostninger. Gamle devices skal bortskaffes på en måde der sikrer, at følsomme data ikke kan falde i de forkerte hænder. Samtidig kan devices heller ikke bare blive destrueret. De fleste enheder der bortskaffes virker stadig, og retningslinjer for bæredygtighed kræver, at de bliver genbrugt. Når devices bliver købt kontant, er det forbundet med ekstra omkostninger at opfylde disse kriterier. OPNÅ MINDRE BUDGETPRES: Det kan for en enhver virksomhed være vanskeligt at opfylde kravene til datasikkerhed ved bortskaffelse af IT-udstyr, men det kan være endnu vanskeligere i tider hvor omkostninger skal reduceres. Reducering af omkostninger på infrastrukur er blevet en topprioritet for mange IT-afdelinger, når de planlægger fremtidens budgetter og investeringer, og er ofte en finansiel nødvendigt frem for en menneskelig eller teknologisk. Det skyldes, at mere end 75% af IT-beslutningstagere er nødsaget til at skære i deres IT-budget [4]. HVORFOR KØBE NÅR DU KAN LEASE?: På forbrugerniveau demonstrerer selskaber som Airbnb og Spotify, at adgang er mere vigtig end ejerskab. De fleste der leaser en bil har samme tilgang: de vil hellere kunne køre i de nyeste biler, i stedet for at være bundet til en gammel bil der er købt kontant. Fra et forretningsperspektiv er opdateret teknologi en afgørende faktor for virksomhedens succes, uanset hvordan den er anskaffet. Sæt alle disse faktorer sammen og et godt spørgsmål er rejst: er det vigtigt at fastholde de traditionelle holdninger til ejerskab, når det er brugsretten der betyder noget? 04

5 EN BUSINESS CASE FOR LEASING

6 EN BUSINESS CASE FOR LEASING Med leasing opnår du to typer af fordele for virksomheden. For det første hjælper leasing med at få mere ud af et presset IT-budget og gør det nemmere at styre budgetfasen. For det andet kan effekten ved anvendelsen af leasing til at udskifte udstyr mærkes i hele virksomheden, og det reducerer IT-omkostningerne og øger medarbejdertilfredsheden. Til trods for, at virksomheder allerede benytter sig af forskellige finansieringsmuligheder (f.eks. firmabiler eller kopi og print), er brugen af leasing stadig forbundet med noget negativt. Dette gør, at mange virksomheder afholder sig fra at leasingfinansiere IT, men virkeligheden er en anden: HOLDNING VS VIRKELIGHED Leasing er dyrere end at købe Leasing fjerner ikke bare anlægsinvesteringen ved at anskaffe et nyt device. At udskifte IT-udstyr løbende giver også store besparelser i forhold til den totale omkostning ved ejerskab. At administrere finansieringen i en leasingaftale for mange devices er unødigt kompliceret. Leasing forenkler budgetteringen fordi leasingafgifterne for et device er forudsigelige gennem hele leasingperioden. Det gør det nemt at planlægge årets omkostninger når man lægger budget, og det er lettere at allokere omkostninger. Leasing gør det sværere at reagere hurtigt på pludselig opstået behov for nyt udstyr. I tilfælde af pludseligt opstået behov for nyt udstyr, giver leasinganskaffelser mulighed for at uforudsete omkostninger kan afskrives over en længere periode, hvilket reducerer den økonomiske indvirkning. Dermed undgår man, at udskiftningsplanerne køres af sporet af stramme budgetter, eller at allokeret og planlagt finansiering bliver flyttet til andre investeringer. Leasing øger kompleksiteten i processen for udskiftning af gamle devices med nye. Leasing gør overgangen fra gamle devices lettere: Når udstyr udskiftes, kan sikker sletning af følsomme data på det gamle udstyr inkluderes i end-of-lease proceduren. Leasing giver altid ekstra udgifter og gebyrer, som er gemt i teksten med småt. Med betalingen af en leasingafgift kan håndtering af datasletning, istandsættelse og videresalg være inkluderet. Indkøbte devices, som er opført i virksomhedens regnskab, repræsenterer en værdi og der er risiko for, at der kan stilles spørgsmålstegn til værdien, når der skal tages højde for datasletning og omkostninger til bortskaffelse. Leasing er ikke fleksibelt nok til at opfylde de krav, som en virksomhed i vækst har brug for Når individuelle devices skal anvendes i længere tid end den fastsatte leasingperiode, tilbyder nogle leasinggivere fleksibilitet omkring forlængelse eller køb til markedspris. 06

7 EN BUSINESS CASE FOR LEASING Det er nødvendigt, at kontrakter og vilkår for udløb af leasingperioden er enkle og gennemsigtige. Dermed kan virksomheder udnytte finansieringsmuligheder og lettere planlægge udskiftninger. Leasing kan være en hjælp til at få mere ud af budgettet, give stabilitet og kontrollere økonomien. Og ved at udnytte disse fordele til at udskifte devices, kan der være andre forhold som er af betydning for virksomheden. REDUKTION OG FORDELING AF OMKOSTNINGER: Leasing fjerner ikke kun opstartsomkostningerne ved køb af et nyt device: at anvende finansiering på nye devices kan være væsentligt billigere end at købe kontant. TOTAL COST OF OWNERSHIP (TCO) AF ÉN PC-ANVENDELSE OVER SEKS ÅR: Leveringstype Samlet TCO (USD) Årlig TCO (USD) En købt pc, anvendt i 6 år To leasede PC ere, anvendt i 3 år hver Denne graf, som er baseret på en analyse foretaget af IDC [6] viser, at udskiftning af PC ere hvert 3. år reducerer omkostninger med 24% i forhold til at anvende en enkelt PC i dobbelt så lang tid. Det skyldes, at vedligeholdelse og supportomkostninger i stigende grad øges år efter år, når enheden anvendes i længere end den normerede tid. Det giver en 12,9% stigning mellem det 3. og 6. års brug. [7] MULIGGØR MERE MOBILT OG FLEKSIBELT ARBEJDE: Leasing gælder ikke bare desktops og laptops samt adgang til det nyeste udstyr; bærbare devices gør det nemmere at udstyre medarbejdere, så de kan udføre deres arbejde når de er på farten. Med en leasingaftale kan IT-chefer anskaffe de nødvendige smartphones, laptops og andet udstyr, uden at belaste IT-budgettet med uforudsete opstartsomkostninger. AT ØGE PRODUKTIVITETEN OG FASTHOLDE MEDARBEJDERNE: At vedligeholde en moderne, pålidelig portefølje af IT-devices vil øge produktiviteten på tværs af virksomhedens medarbejdere. Omkring 53% af medarbejderne siger, at de ville være mere produktive, hvis deres arbejdsgiver forsynede dem med bedre teknologi. [8] At udlevere udstyr af en kvalitet der som minimum matcher det udstyr medarbejderne anvender privat, giver dem også en følelse af at være mere værdsat af deres arbejdsgiver. 07

8 FIRE ÅRSAGER TIL AT LEASING OG ADMINISTRATION AF IT LIVSCYKLUSSEN GÅR HÅND I HÅND Fra et IT-perspektiv giver leasing fordele, som er mere end blot finansiering. Det kan også ses som et værktøj der understøtter IT-administrationen og en del af en lifecycle management strategi. En sådan strategi er ikke let at udforme, implementere eller opretholde. Derfor kan et samarbejde med en serviceudbyder af IT-administration, med udgangspunkt i en livscyklus tankegang, sikre, at leasing og regelmæssig udskiftning giver værdi for hele virksomheden. 1. PLANLÆGNING En serviceudbyder af lifecycle management løsninger kan være behjælpelig med rådgivning omkring udformning af en optimal udskiftnings-og leasingstrategi. Serviceudbyderen vil hjælpe med et detaljeret overblik over det IT-udstyr som virksomheden anvender, således at udskiftningsfrekvensen af udstyret kan planlægges. En god strategi vil tage udgangspunkt i de specifikke krav og behov som en medarbejder i virksomheden har. Samtidig tages der højde for de økonomiske forhold som eksempelvis budgettering og planlægningen af fremtidige anskaffelser. Det giver et godt grundlag for at sammensætte et bedre budget. 2. FLEKSIBILITET Selvom der måske er planer om at udskifte et device, kan planer ofte ændre sig. Portalen til styring af IT-udstyr og devices er også det ideelle værktøj til at administrere anskaffelser og kontrollere hvad der skal ske med udstyret efter endt levetid. Leasingen skal give fleksibilitet, således udstyr kan returneres, leasingperioden kan forlænges eller udstyret kan købes til markedspris. 3. ADMINISTRATION Så snart leasingaftalen er startet op, kan en portal til administration af IT-udstyr give et detaljeret overblik over virksomhedens IT-udstyr. Dette vil ikke kun være udstyr som er leaset, men også ældre udstyr som virksomheden ejer. Dermed opnås et totaloverblik over al udstyr som anvendes. Udover at give IT-afdelingen mulighed for at se på alderen af et device, hvor stabil det er og hvilken software der er installeret på den, kan portalen også tracke udstyret og synliggøre pris per bruger per måned, hvilket hjælper i budgetplanlægningen og omkostningsfordelingen for IT-afdelingen. 4. BÆREDYGTIGHED En komplet løsning for administrationen af livscyklussen bør også omfatte en sikker og bæredygtig bortskaffelse af IT-udstyr. Dette kan inkludere indsamlingen af leaset udstyr i slutningen af livscyklussen (administreret via online portalen), certificeret datasletning og genbrug af devices hvor det er muligt. Såfremt devices ikke kan genanvendes er alternativet, at udstyret opdeles og sorteres for at indgå som genbrug i ny produktion af IT. Samlet set giver disse services optimal datasikkerhed og understøtter virksomheders strategi omkring bæredygtighed - forhold der har betydning for hele virksomheden. 08

9 KONKLUSION I en stadig mere konkurrencepræget verden, kan det være en udfordring at finde de rigtige medarbejdere og IT-budgettering kan være vanskeligt at forudse. Virksomheder må finde ud af hvordan de på bedst mulig vis kan udstyre deres medarbejdere med nutidig og sikker teknologi. Kontantkøb af IT-udstyr er ikke nødvendigvis den bedste måde at bruge pengene på; Hvis kontantkøbet udgør en stor del af IT-budgettet, kan det forstyrre prioriteringen og begrænse muligheden for at finansiere andre investeringer. Der er dermed klare ulemper ved kontantkøb. Leasing derimod er en mere fleksibel løsning til at udstyre en moderne og fleksibel virksomhed med den teknologi der skal bruges for at kunne levere maksimalt. I modsætning til fordommene der findes omkring leasing, kan denne form for finansierig være en hjælp til at strække et IT-budget over længere tid og være bedre rustet mod uforudsete hændelser. Når leasing anvendes til at anskaffe IT-udstyr, følger der ligeledes andre fordele med: Selvom der planlægges en klar udskiftningsplan kan uforudsete hændelser komme i vejen for de planlagte udskiftninger. En løsning til at administrere livscyklussen for IT kan hjælpe med at fastholde den planlagte udskiftning. En lifecycle management løsning til administration af IT-udstyr giver tracking og overblik over udstyr der anvendes, sikker datasletning og bæredygtig genanvendelse af udstyret efter brug. Leasing og administration af livscyklussen komplementerer hinanden, og en specialist i IT lifecycle management er i stand til at levere løsninger til den enkelte virksomhed for herefter at hjælpe med implementeringen. En god strategi for IT-udstyrets livscyklus giver virksomheden mere end bare budgetkontrol. Målet er bedre IT-services, leveret mere bæredygtigt og til en lavere pris. Fordele der kan mærkes i hele virksomheden. Kontakt os for at drøfte din planlagte udskiftning. Omkostningerne for administration og support af udstyr reduceres; Det bliver nemmere at indføre mobilitet på arbejdspladsen, hvilket kan hjælpe med at øge produktiviteten; Ved at udstyre medarbejdere med devices, der er lige så funktionelle som deres private, føler de sig værdsat, hvilket er med til at fastholde dem længere. 09

10 REFERENCER [1] [2] [3] Use These Recommended Life Spans to Guide Mobile, PC and Other Device Replacement Strategies, Gartner. [4] Toolkit: Age Matters When Considering PC TCO, Gartner. [5] [6] Agile working improves productivity and recruitment, HR Magazine, October [7] Defining and Measuring Productivity In Offices, British Council for Offices, November [8] See the Wedlake Bell video case study at Copyright 3 Step IT Step IT A/S Vandtårnsvej Søborg Denmark csdk@3stepit.com