Tips & Tricks nr Aktiviteter inden eksamensplanlægning i LUDUS Suite

Transkript

1 LUDUS Helpdesk T sc-ludus@dxc.com CSC Scandihealth A/S - en del af DXC Technology P.O. Pedersens Vej Aarhus N T Tips & Tricks nr Aktiviteter inden eksamensplanlægning i LUDUS Suite Opdateret den 7. marts CVR Copyright 2017 DXC Technology. All rights reserved.

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Hent udtræk af prøvefag hos XPRS til AGYM og EGYM Kontroller eksaminatorer på faggrupper og flerfaglige prøver Kontroller medtages/medtællende markeringer Udtræk til eksamen stx-, stk- og hhx-kursister Fortryd eksamensudtrækningen Tilbagerulning af kursistens udtræk Udtræk til eksamen 2hf-kursister Fortryd eksamensudtrækningen Tilbagerulning af kursistens udtræk Hent prøvekalender Planlæg skriftlig eksamen Alternativt censursprog og gsk mundtlig eksamen Opret grupper på eksamensmoduler Lokal eksamensperiode Oprettelse af eksamensmodulrestriktioner Opret/opdater begrænsninger på lokaleforbruget Opret/opdater fagcirkler Opret eksamensplan Side 2 af 35

3 1. Indledning Nr Aktiviteter inden eksamensplanlægning omhandler udtræk af prøvefag, kontrol af medtages/medtællende markeringer, udtræk til eksamen, oprettelse af grupper på eksamensmoduler, kontrol af skriftlige prøver, oprettelse af lokal eksamensperiode og eksamensmodulrestriktioner, fagcirkler, lokalebegrænsninger og oprettelse af eksamensplan. Skriftlige prøver. I LUDUS har du tidligere valgt datoer til de skriftlige prøver. Når prøvefagsudtrækket er hentet i XPRS, skal der kontrolleres for evt. konflikter for de skriftlige dage. For stx, stk og hhx skal kontrollen udføres efter, at prøvefagene er udtrukket. Konflikter skal løses, så eksamensplanen kan godkendes i XPRS. Lokal eksamens-restriktionsperiode. Det er muligt at oprette en restriktion for en gruppe eksamensmoduler, fx for alle moduler med kursister på trin 1 eller alle på en enkelt afdeling til en given termin. Derefter kan du tilknytte de eksamensmoduler, som ikke må placeres på bestemte dage. Således kan augusteksamen for gsk-prøver planlægges ved brug af lokal eksamens-restriktionsperiode. Inden planlægning påbegyndes, er det vigtigt, at der for stx-, stk- og hhx-kursister er registreret valgfag eller tilmeldt til undervisning i næste skoleår/kursusår. For 2HF-kursister er det en forudsætning for korrekt eksamensudtræk at der er registreret undervisnings- og eksamenstilmelding på eventuel opgradering af de tre fag i henholdsvis naturvidenskabelig faggruppe og i kilutr- og samfundsfaggruppen. Kontroller medtages/medtællende markeringer for stx-, stk- og hhx-kursister Evt. alternativ censursprog registreres på flerfaglige prøver eller eksamensmoduler. Samlet oversigt over alle Tips & Tricks til eksamensplanlægning Tips & Tricks Introduktion og tjekliste til eksamensplanlægning i LUDUS Suite Tips & Tricks Kontrol af eksamensgrundlag Tips & Tricks Planlægning af skriftlig eksamen Tips & Tricks Aktiviteter inden eksamensplanlægning Tips & Tricks Eksamensplanlægning af flerfaglige prøver Tips & Tricks Eksamensplanlægning af mundtlig eksamen i LUDUS Suite Tips & Tricks Frigivelse af eksamensplaner Tips & Tricks Udmelding af censurplaner og censoropgaver fra XPRS Tips & Tricks Tildeling af lokaler til flerfaglige prøver og eksamensmoduler i LUDUS Web Side 3 af 35

4 2. Hent udtræk af prøvefag hos XPRS til AGYM og EGYM Når prøvefagsudtrækket udmeldes fra XPRS, skal prøvefagsudtrækket hentes ind i LUDUS. I AGYM kalenderen hentes udtrækket for hf-e, 2hf, stx og stx EGYM kalenderen hentes udtrækket for hhx Vælg System >> XPRS >> XPRS Prøvekalender. Marker udmeldingen Udtræk af prøvefag og vælg Funktioner >> Hent udmelding. Side 4 af 35

5 3. Kontroller eksaminatorer på faggrupper og flerfaglige prøver Når prøvefagsudtrækket er hentet fra XPRS, kan du udskrive rapporten Udmeldt censurfag fra XPRS [S], hvori du kan se censurfaget til: De flerfaglige prøver: Eksamensprojektet (EP) samt Almen studieforberedelse (AT) og studieområdet (DIO). Eksaminator-feltet behøves ikke at udfyldes på de flerfaglige prøver, da det er lærerne på underfagene, som medtages i eksamensplanlægningen. Kultur/samfundsvidenskabelig - og Naturvidenskabelig faggruppe (efter gammel bekendtgørelse) Ud fra denne oplysning, der beskriver hvilken kompetence censor kommer med, kan du redigere eksaminatorerne på det enkelte eksamensmodul. Side 5 af 35

6 Side 6 af 35

7 4. Kontroller medtages/medtællende markeringer Menupunktet er alene relevant for kursister med fuldtidsuddannelse. Når du har registreret valgfag for alle dine stx-, stk og hhx-kursister, kan du kontrollere medtages/medtællende markeringerne i protokollen. Kontrolkørslen gennemføres, efter der er indtastet valgfag eller der er sket tilmelding til fremtidig undervisning og inden du udtrækker kursister til eksamen. Derfor er der oprettet en dialog til vinduet Eksamensudtræk under System >> Udtrækning til eksamen, der minder dig om at kontrollen skal gennemføres. For at eksamensudtrækket kan gennemføres på korrekt grundlag, er det vigtigt, at du gennemfører kontrollen. Fx hvis en kursist har aflagt prøve i samfundsfag C-niveau efter 1.g og har valgt samfundsfag B-niveau i 3.g. Prøven i samfundsfag C-niveau skal ikke medtælle til de ni prøver inkl. studieretningsprojektet for at bestå en stx-, stk- og hhx-uddannelsen. Kontrolkørslen finder du via Kursist >> Kontroller medtages/medtællende markeringer... Kontrolkørslen validerer kursisters karakterer, hvor medtages og medtællende markeringerne i protokollen ikke ser ud til at være korrekte. Efter kontrollen er gennemført, vises en liste med der kursister, der blev fundet fejl på. For hver kursist vises nederst i vinduet en oversigt over fejl. For at få flere oplysninger om fejlen, kan du åbne kursistens protokol enten ved at dobbeltklikke på kursisten eller ved at højre klikke og vælge Åbn kursist og protokol. Side 7 af 35

8 Hvis du foretrækker at foretage kontrollen ud fra kursistens bevis, kan du højreklikke og vælge Åbn kursist og bevis. Du kan vælge at justere markeringerne i medtages/medtællende for hver kursist på listen ved at klikke på Juster markeringer nederst til højre i vinduet. Du kan dog også vælge at bladre kursisterne på listen igennem, markere kursisterne (evt. ved hjælp af A-knappen til højre over listen) og klikke på Juster markeringer. Når kontrolkørslen og justeringen er gennemført, skal du kontrollere, om der stadig er kursister med fejl. Sæt evt. kontrollen i gang uden søgekriterier. De kursister, som vises i listen, kan ikke justeres automatisk. Der foretages en manuel justering af kursistens protokol. Kursister med særlig adgangsvej, fx Team Danmark, omgængere, kursister som tidligere år har været på særlige vilkår og andre med særlige uddannelsesforløb, bør desuden kontrolleres manuelt. Side 8 af 35

9 5. Udtræk til eksamen stx-, stk- og hhx-kursister Institutioner som har 2hf skal også læse kapitlet om Udtræk til eksamen for 2hf-kursister. Institutioner som udelukkende har hf-e-kursister kan springe direkte til kapitelet om Hent prøvekalender. For elever der er begyndt deres gymnasiale uddannelse før 1. august 2017 gælder: Kursister uden ekstra A-niveaufag er antallet af prøver ni, inkl. studie-retningsprojektet. Kursister med ekstra A-niveaufag, der er påbegyndt eller påbegynder deres sammenhængende gymnasiale uddannelse (stx/stk/hhx) august 2011 eller senere, skal aflægge et tilsvarende antal ekstra prøver. Ved prøvefagsudtrækket er det afgørende, at den enkelte kursist ikke på forhånd kan regne ud, hvilke prøver, der ikke kan komme i udtræk, hverken ved den aktuelle eller kommende termin. For at sikre dette må en kursist normalt højst indstilles til prøve i 4 ordinære prøveterminer - typisk 3 sommerterminer og 1 vintertermin. Denne regel håndteres ikke i LUDUS. Det er dermed skolens administration, som ved planlægningen af undervisningens forløb sikrer, at denne regel håndteres. Den enkelte kursist skal aflægge minimum tre skriftlige og tre mundtlige prøver. Inden du foretager udtrækningen, skal du have registreret valgfag på alle dine stx-, stk- og hhx-kursister. Hvis kursisterne skal have obligatoriske fag på højere niveau, skal de tilmeldes til denne undervisning. Desuden skal du, som tidligere beskrevet, have gennemført Kursist-menuen >> Kontroller medtages/medtællende markeringer INDEN du udtrækker kursister til eksamen. Når eksamensudtrækket gennemføres, tages der stilling til, om et fag skal udtrækkes til eksamen i forhold til valgfag til det efterfølgende år. Det vil sige, at for kursister i 1.g kigges der kun på valgfag til 2.g (tastet på Kursist >> Uddannelse >> Valgfag 2.år) uanset, hvor vidt der også måtte være tastet valgfag til 3.g. Er kursister tilmeldt undervisning, tages der hensyn til dette, når eksamensudtrækket afvikles - uanset hvor langt frem i tiden undervisningen måtte begynde. For kursister som inden afviklingen af eksamensudtrækket, har fået markeringen Særlige vilkår enten via Prøver >> Eksamensmoduler >> Funktioner >> Sæt særlig vilkår eller via Undervisning >> Undervisningsmoduler >> Funktioner >> Vilkår >> Mundtlig særlige vilkår / Skriftlig særlige vilkår foretages eksamensudtrækket som for alle andre kursister. Dvs. under selve udtrækningen sættes markeringen UE (udtrukket til eksamen) og markeringen Medtælles ved alle fag, som udtrækkes iht. det prioriterede eksamensudtræk. Hvis kursisten har markeringen Særlige vilkår, som beskrevet ovenfor, bliver de ikke udtrukne fags eksamenstilmeldinger - ikke slettet og der oprettes ikke en BO-karakter (bortfaldet karakter). Hvis kursisten ikke har markeringen Særlige vilkår på faget og faget ikke udtrækkes, slettes eksamenstilmeldingen og der oprettes en BO-karakter. Prøvefagsudtrækket foretages på følgende måde. Udtræk ved afsluttende termin ved uddannelsernes afslutning for hhx, stx og stk (for elever der er begyndt deres gymnasiale uddannelse før 1. august 2017). 1. Først sikres, at antallet af skriftlige prøver er tilstrækkeligt, om muligt fire. Med udgangspunkt i antallet af tidligere aflagte skriftlige prøver udtrækkes fra kursistens prøvefagsrække (udmeldt af XPRS), de først forekommende skriftlige prøvefag, således at det samlede antal skriftlige prøver bliver fire. I de tilfælde, hvor det ikke er muligt at opfylde alle fire, udtrækkes tre. Side 9 af 35

10 2. Det sikres, at alle aflægger mindst én af prøverne i A-niveaufag med både skriftlig og mundtlig prøve, ved at supplere med manglende fag i den først forekommende prøveform i prøvefagsrækken. 3. Der kontrolleres, om antallet af aflagte mundtlige prøver er mindst tre. Såfremt det ikke er tilfældet, udtrækkes det først forekommende mundtlige prøvefag. 4. Kursister med mere end det krævede antal A-niveaufag udtrækkes om muligt fra prøvefagsrækken, det antal skriftlige prøver, som kursisten har ekstra A-niveaufag. 5. Til slut sikres det tilstrækkelige antal prøver i forhold til det samlede antal prøver ved at udtrække det nødvendige antal af først forekommende, ikke udtrukne prøvefag i prøvefags-rækken uanset prøveformen. Udtræk ved øvrige terminer. 1. Såfremt der er fag/prøver i gruppe 1 (g1-fag) i kursistens prøvefagsrække (udmeldt af XPRS), udtrækkes den først forekommende prøve. 2. Forekommer der herefter i prøvefagsrækken et fag på B-niveau med både skriftlig og mundtlig prøve, og er faget ikke udtrukket under pkt.1, udtrækkes fagets først forekommende prøveform. Er antallet af fag på B-niveau med både skriftlig og mundtlig prøve, der ikke er udtrukket efter pkt. 1, større end ét, udtrækkes kun det første. 3. Antallet af prøver ved den pågældende termin bliver således nul, en eller to. 4. Ved udtræk af prøvefag til sommerterminen 2g sikres, at kursisten efter terminen har aflagt minimum to prøver. Prøvefagsudtrækket foretages på følgende måde. Udtræk ved øvrige terminer ved uddannelserne hhx, stx og stk (for elever der er begyndt deres gymnasiale uddannelse 1. august 2017 eller senere). 1. Såfremt der er fag/prøver i gruppe 1 (g1-fag) i kursistens prøvefagsrække (udmeldt af XPRS), udtrækkes den først forekommende prøve. 2. Forekommer der herefter i prøvefagsrækken et fag på B-niveau med både skriftlig og mundtlig prøve, og er faget ikke udtrukket under pkt.1, udtrækkes fagets først forekommende prøveform. Når prøvefagene er hentet fra XPRS, kan du gennemføre eksamensudtrækket for kursisterne. Det gør du via System >> Udtrækning til eksamen Side 10 af 35

11 I vinduet Eksamensudtræk vælges Uddannelse og Trin og der klikkes på Find kursister. For at sikre, at du ikke glemmer, at der skal foretages en kontrol af kursistens medtages/medtællende markeringer, vises en dialog, når du trykker på Find kursister. Klik på Ja/Yes for at åbne vinduet Kontrol af medtages/medtællende markeringer. Læs nærmere beskrivelse af funktionen på side 14. Hvis du tidligere har gennemført kontrollen af medtages/medtællende markeringerne, kan du klikke på Nej/No, hvorefter de fremsøgte kursister listes i oversigten. Det afgørende ved prøvefagsudtrækket er, at den enkelte kursist ikke på forhånd kan regne ud, hvilke prøver, der ikke kommer i udtræk, hverken ved den aktuelle termin eller ved kommende terminer. I LUDUS kan du derfor tjekke, hvor mange prøver kursisterne har tilbage til fri udtrækning senere. Det er især aktuelt for 2.g-kursister, hvor der tjekkes for antal prøver, som kursisten har aflagt i 1.g, skal aflægge i 2.g samt hvor mange fag kursisten har på A-niveau, hvor mindst én af prøverne skal aflægges Side 11 af 35

12 som skriftlig eller mundtlig prøve. Antallet af disse fratrækkes de 7 prøver, som kursisten skal aflægge for at bestå stx/stk/hhx, som vises i kolonnen Prøver til udt. senere. Kursister med ekstra A-niveau fratrækkes en pr. ekstra A fag. Hvis der er 0 prøver tilbage til fri udtrækning farves linjen rød. Skolen bør undersøge dette inden udtrækningen foretages. Det kan være nødvendigt at tage kontakt til Undervisningsministeriet, Kvalitetsog Tilsynsstyrelsen for eventuelt at afklare, hvorvidt kursisten skal udtrækkes til færre prøver i 2.g/1.kl. Når kursisterne listes i vinduet, kan du skabe dig et overblik over hver enkelt kursists aktuelle mundtlige/skriftlige prøver, valgfag, fremtidige prøver og den prioriterede liste af prøvefag. Nu skal eksamensudtrækket for den enkelte kursist kontrolleres. Kontrollen kan du foretage i vinduet eller ved at eksportere indholdet og kontrollere det. Man skal være specielt opmærksom på, at kursister med særlig adgangsvej, fx Team Danmark, omgængere, kursister som tidligere år har aflagt prøve i alle fag (særlige vilkår) og andre kursister med særlige uddannelsesforløb, bør kontrolleres manuelt. Den eksporterede fil skal du gemme for evt. senere at kunne se alle prøver, er i betragtning til eksamen. Når du har kontrolleret, at kursisterne har det korrekte antal medtællende prøver, udtrækker du kursisterne til eksamen via Funktioner >> Udtræk. Såfremt du har kursister med 0 prøver tilbage til fri udtrækning, vises vinduet: Side 12 af 35

13 Hvis du ikke har kursister med 0 prøver tilbage til fri udtrækning, vises vinduet: Klik på Ja/Yes for at foretage eksamensudtrækket. Klik på Nej/No hvis du ønsker at afbryde eksamensudtrækningen. Når eksamensudtrækket er gennemført, kan du vælge at eksportere eksamensudtrækket. Klik på Ja/Yes for at eksportere udtrækket eller Nej/No for at lukke vinduet. Kursisterne er nu udtrukket til eksamen. Eksamenstilmeldingerne, som ikke er udtrukket, er bortfaldet, og fremstår af kursistens karakterprotokol med en bortfalden karakter. Når udtrækningen er gennemført, vil kolonnen Udtrukne prøver være udfyldt med de samme prøver, som er vist i kolonnen Prøver til udt. Udtrækning foretages for alle de uddannelser og trin, du har på din skole. Hvis du vælger at lave prøvefagsudtræk for trin 1, skal du huske også at udtrække de øvrige trin. Eksamensudtræk for kursister med særlig adgangsvej, fx Team Danmark, omgængere, kursister, som er eller har været på særlige vilkår og andre med særlige uddannelsesforløb, bør kontrolleres manuelt. Vi anbefaler, at du eksporterer listen med udtrukne prøver. Du skal eksportere listen til en anden mappe end den tidligere benyttet, ellers overskrives den tidligere eksporterede fil. Side 13 af 35

14 Side 14 af 35

15 6. Fortryd eksamensudtrækningen Hvis der ved eksamensudtrækningen konstateres fejl i prøvefagsudtrækket, har du mulighed for at rulle eksamensudtrækket tilbage. Hvis det bliver aktuelt, anbefaler vi, at Alle trin rulles tilbage. Vælg System >> Udtrækning til eksamen >> Funktioner >> Rul udtræk tilbage Markér alle eksamensudtrækkene og vælg Rul tilbage. På bjælken kan du følge med i, hvor langt LUDUS er kommet i processen. Når tilbagerulningen er gennemført, vises en meddelelse på skærmen. Klik på OK for at lukke. Du er nu tilbage på vinduet for tilbagerulning af eksamensudtrækket. Når fejlen er rettet og evt. nyt udtræk modtaget fra XPRS, skal udtrækningen startes forfra. Side 15 af 35

16 7. Tilbagerulning af kursistens udtræk Hvis det efter eksamensudtrækningen kan konstateres, at en kursist skal til eksamen i alle fag, har du mulighed for at rulle eksamensudtrækket tilbage for den pågældende kursist. Vælg System >> Udtrækning til eksamen >> Funktioner >> Rul udtræk tilbage for kursist Marker kursisten og vælg funktionen Rul udtræk tilbage. Når tilbagerulningen er gennemført, kommer der en meddelelse på skærmen. Klik OK for at lukke meddelelsen. Det er ikke muligt at få kursisten udtrukket igen. Hvis dette ønskes, skal HELE udtrækket rulles tilbage, hvorefter udtrækket kan køres igen for alle kursister. Side 16 af 35

17 8. Udtræk til eksamen 2hf-kursister Prøvefagsudtrækket foretages på følgende måde for 2hf (for kursister der er begyndt deres hf uddannelse 1. august 2017 eller senere). Udtrækket foretages for den termin, hvor undervisningen i kultur- og samfundsfaggruppe henholdsvis naturvidenskabelig faggruppe afsluttes. Den enkelte faggruppes prøvefag udtrækkes fra XPRS udmeldte prøveholdsrække, som det først forekommende af de tre fag i faggruppen. Hvis kursisten har valgt at opgradere faget på et højere niveau udtrækkes det næst forekommende fag fra den udmeldte prøveholdsrække. Det er en forudsætning for korrekt eksamensudtræk, at der er registreret undervisnings- og eksamenstilmelding på eventuel opgradering af de tre fag i henholdsvis naturvidenskabelig faggruppe og i kultur- og samfundsfaggruppen. Når prøvefagene er hentet fra XPRS, kan du gennemføre eksamensudtrækket for kursisterne. Det gør du via LUDUS Web >> Eksamensudtræk: Der vælges Uddannelse og Trin og der klikkes på Find kursister. Når kursisterne listes i vinduet, kan du skabe dig et overblik over hver enkelt kursist. Du skal kontrollere at kursistens fag i kolonnen Prøver til udtr. er korrekt i forhold til fagene i kolonnen Prioriteret udtræksliste evt. under hensyntagen til fag i kolonne Valgfag. Fagene i kolonnen BO er de fag, som kursisten ikke udtrækkes i. Det er alene fagene fra de 2 flerfaglige faggrupper, hvor kursisten er tilmeldt undervisnings- og eksamensmodul og som dermed har konsekvenser for eksamensudtrækket, der vil blive vist i kolonnen Valgfag. Side 17 af 35

18 Kontrollen kan du foretage i vinduet eller ved at eksportere indholdet og kontrollere det. Vinduets indhold SKAL eksporteres og du skal gemme filen for evt. senere at kunne se den prioriterede udtræksliste. Når du har kontrolleret, at alt er korrekt, udtrækker du kursisterne til eksamen ved at klikke på Udtræk. Kursisterne er nu udtrukket til eksamen. Eksamenstilmeldingerne slettes i de øvrige fag i faggruppen, som kursisten ikke blev udtrukket i rækkes og der oprettes en BO-karakter. Når udtrækningen er gennemført, vil kolonnen Udtrukne prøver være udfyldt med de samme prøver, som er vist i kolonnen Prøver til udt. Hvis du senere vender tilbage til menupunktet Eksamensudtræk, vil en del data, som kunne fremsøges FØR udtrækket blev gennemført, ikke længere fremsøges og dermed heller ikke vises. Det er derfor vigtigt, at du eksporterer vinduets indhold som nævnt ovenfor. Side 18 af 35

19 9. Fortryd eksamensudtrækningen Hvis der ved eksamensudtrækningen konstateres fejl i prøvefagsudtrækket, har du mulighed for at rulle eksamensudtrækket tilbage. Hvis det bliver aktuelt, anbefaler vi, at Alle trin rulles tilbage. Vælg Eksamensudtræk og klik på Rul udtræk tilbage. Når tilbagerulningen er gennemført, er kolonnen Udtrukne prøver tom. Når fejlen er rettet og evt. nyt udtræk modtaget fra XPRS og indlæst, skal udtrækning startes forfra. Se beskrivelseovenfor. Side 19 af 35

20 10. Tilbagerulning af kursistens udtræk Hvis det efter eksamensudtrækningen kan konstateres, at udtrække for en enkelt kursist er forkert, har du mulighed for at rulle eksamensudtrækket tilbage for den pågældende kursist. Vælg Eksamensudtræk, udpeg kursisten og klik på Rul udtræk tilbage for kursist. Når tilbagerulningen er gennemført, er kolonnen Udtrukne prøver tom for den pågældnede kursist. Det er ikke muligt at få kursisten udtrukket igen. Hvis dette ønskes, skal HELE udtrækket rulles tilbage, hvorefter udtrækket kan køres igen for alle kursister. Kursisten kan udtrækkes manuelt i LUDUS kerne. Side 20 af 35

21 11. Hent prøvekalender Når du har gennemført eksamensudtrækket, er du klar til at begynde eksamensplanlægningen. Start planlægningen med at hente prøvekalenderen, da kursisternes skriftlige eksamensdage kontrolleres op imod XPRS s datoer og tidspunkter. Vælg System >> XPRS >> XPRS Prøvekalender >> Funktioner >> Hent Prøvekalender. Side 21 af 35

22 12. Planlæg skriftlig eksamen Når eksamensudtrækket er gennemført, skal det tjekkes, hvorvidt der er overlappende skriftlige prøver for kursisterne. For at en prøveplan kan godkendes af XPRS, skal alle konflikter på skriftlige prøver være løst. Vælg System >> Eksamensplan >> Planlæg skriftlige eksamensmoduler Brug ikke funktionerne: Gem ved 1 mulig dato Gem 1 af 2 mulige datoer pr. trin Gem 1 af 2 mulige datoer pr. niveau Tildel skriftlig eksamensdato da eventuelle ændringer ikke kan fortrydes. Funktionerne blev benyttet i januar/februar første gang inden XPRS-indberetningen af Elever til prøve. Indberetningen anvendes til skriftlig opgavebestilling. Vælg Funktioner >> Kontroller overlap Efter gennemført eksamensudtræk vises en liste med de kursister, som stadig har overlappende skriftlige prøver. Side 22 af 35

23 Hvis kursistens skriftlige prøver ikke kan placeres i den aktuelle termin uden konflikt, anvendes funktionen Udmeld fra konflikt modul 1 for at udmelde kursisten fra prøven i den viste termin. Kursisten kan efterfølgende tilmeldes skriftlig prøve i sygeeksamensterminen. Tilsvarende anvendelse har funktionen Udmeld fra konflikt modul 2. Hvis kursistens overlappende skriftlige prøver kan undgås ved at flytte kursisten til et andet eksisterende skriftligt eksamensmodul, eller ved at oprette et nyt hold og eksamensmodul på en anden dato, anvendes funktionen Flyt tilmelding fra konflikt modul 1 til andet modul. Kursisten udmeldes fra det hidtidige eksamensmodul og tilmeldes det nye. Tilsvarende anvendelse har funktionen Flyt tilmelding fra konflikt modul 2 til andet modul Hvis du opretter et nyt hold/eksamensmodul, skal du huske at indtaste initialerne på eksaminator. Klik på det nye hold i oversigten, indtast initialer og Gem ændringen. Side 23 af 35

24 Hvis der i oversigten med skriftlige eksamensmoduler er linjer markeret med rødt, skal eksamensdagen redigeres manuelt. Dobbeltklik på linjen og vælg Funktioner >> Eksamensdage. Foretag redigering. Gem og Luk. Situationen kan fx forekomme ved ugyldige datoer, tidspunkter mv. HUSK at kontrollere om du efter redigering har det rigtige antal skriftlige opgavesæt pr. prøvedag. Det tjekker du ved at eksportere indholdet af den skriftlige eksamensmoduloversigt og sammenholde oplysningerne med kontrollisten fra XPRS. Side 24 af 35

25 13. Alternativt censursprog og gsk mundtlig eksamen Inden planlægning af mundtlig eksamen skal du sikre dig følgende: Evt. alternativt censursprog er registreret på Afvikling på de eksamensmoduler, hvor eksaminationssproget ikke er dansk. At der er oprettet gsk-eksamensmoduler, der svarer til det antal, der afholdes i august måned og at der er sat en fiktiv eksaminator på, så der ikke kommer konflikter med hf-e, 2hf og stx, stk, hhx planlægning. Der skal mindst én kursist på eksamensmodulet, før der kan eksamensplanlægges, tilmeld derfor en fiktiv kursist, hvis tilmeldingerne endnu ikke kendes. Har skolen allerede tilmeldte kursister på gsk-moduler med eksamen i august, anvendes disse. Side 25 af 35

26 14. Opret grupper på eksamensmoduler Hvis kursisterne indsættes i grupper på eksamensmodulet vil eksamensplanlægningskørslerne forsøge at placere kursisterne i samme gruppe, samme dag. Gælder kun ved planlægning i LUDUS Web. Inden de mundtlige eksamensmoduler indlæses i eksamensplanen skal der være oprettet gruppe på eksamensmodulerne og kursisterne skal være indsat i grupperne. Opret grupper på eksamensmoduler via Hold >> Eksamen >> funktion Grupper Indsæt dernæst kursisterne i grupperne. Hold >> Eksamen >> funktion Kursisters eksamensdage og vælg en gruppe. Klik på Gem og dernæst på Luk Side 26 af 35

27 15. Lokal eksamensperiode Før du kan gå i gang med selve eksamensplanlægningen, skal planlægningsperioden afgrænses. Du kan vælge at anvende funktionen Lokal eksamensperiode og funktionen Eksamensmodul restriktioner. Når du opretter en eksamensplan, oprettes den for en lokal eksamensperiode. Efterfølgende er det muligt at redigere datoerne i eksamensperioden. Det er nødvendigt at redigere, da der udmeldes reservedage i uge 20/21. Ligesom hele august er udmeldt til gsk-prøver. Vi anbefaler, at du kopierer den officielle eksamensperiode fra XPRS til sommereksamen og enten laver eksamensmodulrestriktioner for de dage, der ikke må anvendes (se næste afsnit) eller sletter datoerne i den lokale eksamensperiode: Fjern reservedagene med mindre du har fået særlig tilladelse af ministeriet til at anvende disse. Fjerner hele gsk-perioden, hvis du ikke har gsk kursister. Fjern grundlovsdag, den 5. juni. Ministeriet udmelder ikke censorer til denne dag. Bemærk: Hvis det senere viser sig, at du er nødt til at anvende reservedagene, kan du altid vende tilbage til den lokale eksamensperiode og tilføje datoerne. Vælg System >> Eksamensplan >> Lokal eksamensperiode Vælg XPRS termin og klik på Kopier fra XPRS. Klik på Gem. Bemærk, at der i Prøvekalenderen for de gymnasiale uddannelser skoleåret 2014/2015 er nævnt, at først mulige prøvedag er den 21. maj så du skal ikke slette den 21 og22 reservedag fra den lokale eksamensperiode. Side 27 af 35

28 16. Oprettelse af eksamensmodulrestriktioner Med planlægningsværktøjet i LUDUS Web, kan du planlægge sommereksamen i maj og juni, samtidig med gsk-eksamen i august, når der er oprettet eksamensmodul-restriktioner. I vinduet Lokal eksamens-restriktionsperiode i LUDUS kan du oprette og redigere restriktioner, som skal gælde for en gruppe eksamensmoduler. Fx alle eksamensmoduler med kursister på trin 1, eller alle eksamensmoduler på en enkelt afdeling til en given termin. Vælg System >> Eksamensplan >> Eksamensmodul-restriktioner Rammen Restriktion: Indtast Navn for restriktion og evt. Bemærkning. Klik Gem. Rammen Tilføj periode: Indtast Startdato og Slutdato og klik på knappen Tilføj for at tilføje alle hverdage mellem de to dage til oversigten Restriktionsdatoer. Husk at gemme ændringerne. Rammen Tilføj dato kan bl.a. anvendes til grundlovsdag. I oversigten Restriktionsdatoer vises en liste med datoer, hvortil du kan tilknytte eksamensmoduler, der ikke skal medtages i eksamensplanlægningen på de udvalgte datoer. Tilføj de berørte eksamensmoduler til den oprettede restriktionsperiode via Funktioner >> Tilknyt eksamensmoduler: Side 28 af 35

29 Vinduet Restriktioner for eksamensmoduler anvendes følgende søgefelter: Termin, Institution, Vis kun eksamensmoduler med kursister på trin og Holdtype. - Angiv søgekriterierne og klik på knappen Find mulige eksamensmoduler. - De fremsøgte mundtlige eksamensmoduler vises i oversigten Mulige eksamensmoduler. - Udvælg og tilføj mundtlige eksamensmoduler til oversigten Valgte eksamensmoduler og dermed til den lokale eksamens-restriktionsperiode. - Eksamensmoduler oversigten Valgte eksamensmoduler kan nu kun placeres på datoer uden for restriktionsperioden. Hvis du angiver en termin, er det kun eksamensmoduler i pågældende termin der fremsøges, ellers fremsøges til alle terminer, der endnu ikke er afholdte. Du kan bl.a. anvende eksamensmodul-restriktioner ved oprettelse af eksamensperioder. Nedenstående eksempel en udmelding fra XPRS med en mundtlig eksamensperiode fra den til den , fordelt på følgende perioder for sommereksamen 2014: 5 reservedage fra den til og med den normale eksamensdage fra den til og med den Ingen eksamensdag den Kristi himmelfartsdag og grundlovsdag. Ingen eksamensdage fra den til den gsk/august eksamensdage fra den til den Side 29 af 35

30 Eksamensperioderne kan illustreres med nedenstående tidslinje. I eksemplet oprettes en restriktion for mundtlig sommereksamen 2014 og en restriktion for gsk/august: Restriktionen for mundtlig sommereksamen 2014 kan oprettes således: Restriktionsnavn: Mundtlig eksamen 2014 Den mundtlige sommereksamen 2014 fra den til den oprettes ved at fjerne muligheden for at lægge eksamensmoduler ind på følgende restriktionsdatoer: perioden fra reservedagenes start den til den og perioden fra den til den og grundlovsdag den Når restriktionerne er angivet, tilføjes eksamensmoduler til ovennævnte perioder. Side 30 af 35

31 Vælg Funktioner >> Restriktioner for eksamensmoduler for at tilknytte eksamensmoduler til ovennævnte restriktionsdage: Vælg Termin og Institution. Klik på Find mulige eksamensmoduler og eksamensmodulerne listes i oversigten Mulige eksamensmoduler. Marker de ønskede eksamensmoduler og klik på knappen >> for at overføre eksamensmoduler til oversigten Valgte eksamensmoduler. Det er ikke muligt at afholde eksamen for de pågældende eksamensmoduler på de tilføjede restriktionsdatoer. Restriktionen for gsk/august sommereksamen 2014 kan oprettes på følgende vis: Restriktionsnavn: gsk mundtlig eksamen. Side 31 af 35

32 For at kunne planlægge eksamen i august måned fra den til den skal gsk eksamensmoduler tilføjes en restriktionsperiode, der dækker perioden fra reservedagenes start den til den Når restriktionerne er angivet, tilføjes eksamensmoduler til ovennævnte perioder. Vælg Funktioner >> Restriktioner for eksamensmoduler for at tilknytte eksamensmoduler til ovennævnte restriktionsdage: Vælg Termin og Institution. Klik på Find mulige eksamensmoduler. Fra oversigten Mulige eksamensmoduler flyttes alle gsk-moduler til Valgte eksamensmoduler. Resultatet af ovenstående er, at GSK-modulerne kun bliver placeret i august perioden. Side 32 af 35

33 17. Opret/opdater begrænsninger på lokaleforbruget Hvis eksamensplanlægningen skal tage hensyn til lokaleforbruget, skal du angive lokaleforbruget på hver enkel fagkode/eksamensmodul OG oprette en begrænsning på det totale lokaleforbrug på institutionen. Vælg System >> Eksamensplan >> Lokalebegrænsninger... Side 33 af 35

34 18. Opret/opdater fagcirkler Med fagcirkler kan du sætte begrænsninger for den automatiske eksamensplanlægning. Du kan fx angive: hvor mange samtidige eksamener, der må være på afdelingen. hvor mange eksamener - som samtidigt må bruge en bestemt type faglokale - der må være på én gang osv. Vælg System >> Eksamensplan >> Fagcirkler Side 34 af 35

35 19. Opret eksamensplan Opret eksamensplan for afdelingen/hele institutionen. Ved oprettelse af eksamensplanen skal du medtage alle de terminer, du anvender i sommerperioden - også gsk-hold der har prøver i august med termin Vælg System >> Eksamensplan >> Eksamensplan for at oprette din eksamensplan. Indtast oplysningerne og klik på Gem. Fortsæt med eksamensplanlægning af de flerfaglige prøver, som er beskrevet i Tips & Tricks Eksamensplanlægning af flerfaglige prøver Side 35 af 35