FRA MODARBEJDE TIL SAMARBEJDE

Transkript

1 FRA MODARBEJDE TIL SAMARBEJDE Side1 1 FRA MODARBEJDE TIL SAMARBEJDE Denne artikel er til projektlederen der er træt af, at ofre sin arbejdsglæde, fordi andre ikke samarbejder. Til projektlederen der vil lære at skabe samarbejde så projektet kan afleveres til aftalt tid, aftale kvalitet og til aftalt økonomi. Mit budskab: Det er projektets øverste ledelses ansvar, hvordan der samarbejdes på projektet og det er medarbejdernes ansvar at ytre sig, når samarbejdet ikke fungerer. Modarbejder I hinanden på projektet, mere end I samarbejder? Så implementer nedenstående 8 anbefalinger og du vil med garanti opbygge et effektivt og tillidsfuldt samarbejde, til glæde for medarbejderne, dig selv og ikke mindst projektets tid, kvalitet og økonomi. Læsetid: 6 minutter

2 FRA MODARBEJDE TIL SAMARBEJDE Side1 2 Stemningen kan hurtigt vende Alle ved, når man modarbejder hinanden, men ingen taler om det Alt ser fint ud på overfladen, når kontraterne underskrives af de firmaer som skal samarbejde om at bygge et stort projekt, men stemningen vender hurtigt når de første uenigheder melder sig. Inden man for set sig om, har konflikter hobet sig op og det som skulle være samarbejde er blevet til at man modarbejder hinanden. Konsekvenserne er store; projektet bliver forsinket og langt dyrere end budgetteret samt medarbejderne mistrives. Tabu Hvis du tror at Kejserens nye klæder kun er et eventyr, kan du godt tro om igen, det foregår også i den virkelige verden. Denne gang er emnet blot ikke kejserens tøj, men samarbejde på byggeprojekter. Hvis du ikke kan se, at vi samarbejder godt, så er du dum, synes projektdirektøren at have sagt til medarbejderne. Da ingen af medarbejderne vil føle sig dumme, eller opleve konsekvenserne ved at være ærlige om hvordan de oplever samarbejdet på projektet, så tier de. Med denne artikel har jeg valgt at påtage mig rollen som den lille dreng, der råber men der er jo ikke noget godt samarbejde!, i håb om at jeg kan få projektdirektørerne til at erkende at det er deres ansvar, hvordan der samarbejdes på projektet og motivere dem til at gøre noget ved det. Har I symptomer på modarbejde? Skal der skabes samarbejde er det nødvendigt at forstå de grundlæggende årsager Symptomerne Alle ved godt når samarbejdet ikke fungerer. Symptomerne er tydelige: Lav arbejdsglæde og dårlig stemning blandt medarbejderne på projektet! Magtkampe! Man skyder skylden på andre firmaer, når man ikke kan nå sine mål! Kommunikation mellem firmaer er præget af mistillid! Man snyder gerne andre firmaer, for at optimere sin egen økonomi! Suboptimeringer, jagt på syndebukken, diskussioner og illoyalitet De grundlæggende årsager Når alle ved det, hvad er så årsagen til at ingen gør noget ved det? Der kan efter min opfattelse være flere grundlæggende årsager: Tankesættet omkring at skabe resultater - man tror at den måde projektet bedst når sine overordnede mål, er ved at lave benhård opfølgning på de enkelte firmaer (siloer) Inkonsekvens - nogle medarbejdere får lov til at gøre som det passer dem, selvom deres adfærd strider imod projektets Leveregler for et godt samarbejde Konfliktskyhed - konflikter bliver ikke løst og så hober de sig op! Manglende kompetencer - man ved ikke hvad man skal gøre for at forbedre samarbejdet! Accept af dårligt samarbejde - man har lært at leve med diskussioner og konflikter, sådan har det altid været At modarbejde andre, har ingen konsekvenseruansvarlighed - der er ingen der påtager sig ansvaret for hvordan der samarbejdes på projektet

3 FRA MODARBEJDE TIL SAMARBEJDE Side1 3 Find modet til at bryde mønsteret Modarbejde skaber aldrig bedre resultater end samarbejde Er du enig så læs videre. 1. skridt til at skabe et godt og tillidsfuldt samarbejde, er at indarbejde følgende 2 holdninger: Det er projektdirektørens ansvar, hvordan der samarbejdes på projektet. Skal modarbejde ændres til samarbejde, må projektdirektøren tage det første skridt Det er medarbejdernes ansvar, at ytre sig når de oplever at samarbejdet ikke fungerer, for projektdirektøren er ikke tankelæser 8 anbefalinger der med garanti skaber et tillidsfuldt samarbejde Her følger 8 konkrete anbefalinger til hvordan du med garanti etablerer et effektivt og tillidsfuldt samarbejde på dit projekt. Silo-tænkning er en forhindring for samarbejde Anbefaling nr. 1: Opstil fælles mål og skab transparens En af hovedårsagerne til at firmaer modarbejder hinanden, handler om penge. På trods af at alle kender vigtigheden af at samarbejde på tværs, så er de inkonsekvente, når det kommer til opfølgning. Problemet er at der i mange byggeprojekter ikke er opstillet nogen fælles mål, som firmaer skal arbejde sammen om at nå. Konsekvensen bliver at projektdirektøren kun følger op på de enkelte firmaers resultater (læs: siloer), hvor overholdelse af kontrakt og økonomisk budget i sidste ende er det vigtigste. Så længe projektdirektøren gør det, vil lederne for de enkelte firmaers adfærd være styret af at tjene flest mulig penge til eget firma og ikke skabe resultater for det fælles projekt. Så er fronterne trukket op til modarbejde mellem firmaer. Opstil derfor fælles mål, som understøtter samarbejde. Følg op på målene i fællesskab og gør regnskabet transparent for alle, det fjerner fristelsen til at suboptimere. Vær særligt opmærksom på grænsefladerne Anbefaling nr. 2: Entydigt aftalegrundlag med klare grænseflader Skab et entydigt aftalegrundlag og gør det tydeligt hvilket firma, der har ansvar for at levere de enkelte ydelser. På denne måde skabes der samtidig sammenhæng til de underliggende delkostpriser for projektet, hvilket øger sikkerheden for den samlede kostpris og risiko. Vær særlig opmærksom på at kortlægge grænsefladerne mellem de enkelte firmaers ydelser, det er ofte her uenigheder og diskussioner opstår. Der vil komme ændringer, vær klar til at håndter dem Anbefaling nr. 3: Spilleregler for håndtering af ændringer, på forhånd Til enhver opgave, vil der komme ændringer, både i tilbuds-, produktions- og driftsfasen. Ændringerne kan typisk opdeles i følgende kategorier: Ændring i kvalitetsniveauet - dyrere eller billigere Ændring i mængder - mere eller mindre Ændring i tid - hurtigere eller senere

4 FRA MODARBEJDE TIL SAMARBEJDE Side1 4 Opstil på forhånd klare spilleregler for, hvordan disse ændringer principielt håndteres økonomisk og ansvarsmæssigt mellem firmaerne. På denne måde vil en sikker kilde til mistro og mistillid være fjernet og projektet vil blive mere fleksibel ift. at tilpasse sig ændringer. Stil krav om at aftaler skal overholdes Lær lederne at optræde konsekvent Anbefaling nr. 4: Indgå aftaler og overhold dem Tillid skabes, når aftaler overholdes. Opbyg en aftalekultur ved, at stille krav til alle medarbejdere om, at de skal overholde de aftaler, som de indgår. Træn og støt medarbejderne i en opstartsfase så de lærer at leve op til kravet. Fyr de medarbejdere der ikke er villige til at lære at overholde aftaler.effektivt og tillidsfuldt samarbejde på dit projekt. Anbefaling nr. 5: Optræd konsekvent når aftaler ikke overholdes Når aftaler og spilleregler ikke overholdes, skal der være en konsekvens, ellers bliver samarbejdet aldrig effektivt og risikoen for modarbejde øges. Udvikl ledere på projektet så de lærer at optræde konsekvent. Denne lederadfærd vil med sikkerhed sørge for at I får opbygget en aftalekultur (anbefaling nr. 4) samt at loyaliteten på projektet øges. Der er ingen, der er tankelæsere Anbefaling nr. 6: Indfør ytringspligt Stil krav til medarbejderne om at de skal ytre sig, når de oplever at samarbejdet ikke fungerer. Acceptér at det i begyndelsen kan være sårbart for medarbejderne, at begynde at sige deres mening på dette område. Brug indførelsen af ytringspligten til at sende et signal om, at det er OK at være uenige, men at uenigheder skal løses inden de bliver til konflikter. Det gør I ved at indgå aftaler der understøtter samarbejde, når der er uenighed. Kan dette ikke lade sig gøre, har medarbejderne pligt til at ytre sig til projektdirektøren, som herefter er ansvarlig for at løse konflikten. Hvad vil det betyde for projektet og for dig selv, hvis du lærer at løse konflikter? Anbefaling nr. 7: Løs konflikter ellers hober de sig op Uløste konflikter øger modarbejde og påvirker trivsel og resultater negativt. Det tror jeg vi alle har en rationel forståelse af. Men dem af os der kender til at være konfliktsky, vi ved at vores følelser fortæller os, at vi skal holde os fra konflikter. Hvis dine følelser, i denne situation, for lov at bestemme, vil du blive ved med at udskyde og undgå konflikter, og så vil de hobe sig op med de negative konsekvenser, det har for projektet og for dig selv. Acceptér i stedet, at der i ethvert samarbejde mellem mennesker kan opstå uenigheder og konflikter, det er et vilkår. Beslut dig for at lære at løse konflikter. Det gør du ved at tale åbent om de konflikter som du oplever. Vælg en af disse konflikter som du vil træne på og kom i gang. Det er den eneste måde at lære at håndtere konflikter. Erkend at jo før du lærer at løse konflikter, jo hurtigere kan der etableres et godt og tillidsfuldt samarbejde på projektet.

5 FRA MODARBEJDE TIL SAMARBEJDE Side1 5 Vores erfaringer kan stå i vejen for at skabe et godt samarbejde Tager ledelsen det første skridt, så skal medarbejderne nok følge med Anbefaling nr. 8: Tal ud og giv det tillidsfulde samarbejde en ny chance Hvis der er mistillid og uafsluttede konflikter mellem to parter, kan det være urealistisk at etablere et samarbejde. Saml de parter som har svært ved at arbejde sammen, og lad dem tale ud om deres erfaringer, og om hvordan disse erfaringer påvirker dem, når de prøver at samarbejde. Målet er at de skal få talt ud, således at det er muligt for dem at indgå et samarbejde, hvor de lever op til anbefalingerne i denne artikel. Fyr de medarbejdere der ikke er villige til at lære at samarbejde. Det er projektdirektørens ansvar at tage det første skridt Det er projektdirektørens ansvar, hvordan der samarbejdes på projektet. Hvad vil det betyde for dit projekt og for dig selv, hvis I bliver bedre til at samarbejde? Som i Kejserens nye klæder ville det sikkert have være befriende for en masse mennesker hvis kejseren havde sagt: Jamen, jeg har jo ikke noget tøj på! Erkend hvis samarbejdet på dit byggeprojekt kan blive bedre. Brug din ytringspligt og implementer de af mine anbefalinger som er relevante - dine samarbejdspartnere og medarbejdere vil elske dig for det.